Arquivologia
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Teoria e Exercícios
Prof. Adilson Santos
Data de impressão:06/11/2010
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Arquivologia
Noções de Arquivologia
Definições:
Arquivo I
Um arquivo é todo e qualquer local em que são custodiados documentos, formados a partir da atividade de uma
organização. Os documentos, também chamados de informação arquivística, são a geração espontânea da empresa.
O arquivo constitui um repositório de informações que pode provar alguma coisa, é fonte de evidências de atividades
e eventos ocorridos. Isso o diferencia da biblioteca, que é um repositório de informações que tem por função instruir o
usuário acerca de algum assunto.
Existem três tipos de arquivos, assim conceituado segundo tabela de temporalidade, são eles: o arquivo
permanente, o arquivo intermediário e o arquivo corrente.
Arquivo
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os
mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo
arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. O termo arquivo pode também designar: o móvel onde se guarda o
acervo, o local onde os documentos são mantidos, a instituição responsável pela guarda do acervo.
No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq),
órgão ligado ao Arquivo Nacional.
A Arquivologia é a disciplina que estuda os arquivos.
Etimologia
Do latim archívum, arquivo, lugar onde se guardam os documentos.
1. Lugar onde se guardam documentos
2. Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.
3. Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.
Arquivo Temático da biblioteca da 'Università di Graz
Documentação
• É o processo de receber, coletar, classificar, avaliar e expor documentos.
• Conjunto de documentos ou de informações que tratam de determinado assunto, que elucidem certos fatos ou
servem para comprová-los.
• Disciplina que trata da coleta, organização e processamento de informações ou dados contidos em documentos
incluindo identificação, análise, armazenamento, recuperação e circulação, para informação de usuários.
• Em processamento de dados, conjunto organizado de documentos descritivos do sistema operacional e do
software básico.
Arquivologia
• É a ciência que estuda os arquivos.
• Disciplina que tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e dos princípios e técnicas a serem aplicados na sua
constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
Arquivística
• São as normas técnicas e procedimentos utilizados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização de
arquivos.
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Arquivologia
• Disciplina que trata dos princípios e técnicas da organização e utilização dos arquivos.
Documento
• É o objeto que transpõe uma idéia, pensamento ou acontecimento, ou seja uma informação.
• Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
Gestão de doucumentos
• Denomina-se Gestão de documentos o conjunto de procedimentos visando o controle dos processos de produção,
utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária
O termo arquivo pode ser usado para designar:
•Conjunto de documentos;
•Móvel para guardar documentos;
•Local onde o acervo documental deverá ser conservado;
•Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; títulos
de periódicos geralmente no plural, devido a influência inglesa e francesa.
IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a
mesma utiliza no exercício de atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e eliminação de
documentos,quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite
não apenas a localização eficiente da informação desejada mas ,também a economia de recursos para a instituição.
FINALIDADE DO ARQUIVO
Podemos destacar como finalidade do arquivo:
•Guarda dos documentos que circulam na instituição , utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente;
•Garantir a preservação dos documentos , utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em
consideração temperatura,umidade e demais aspectos que possuam danificar os mesmos;
•Atendimentos aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da
instituição , de forma a atender rapidamente a demanda de informações ali depositadas.
Além dessas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da
correspondência , criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da instituição .
Para alcançar esses objetivos,é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:
•Contar com pessoal qualificado e em numero suficiente;
•Estar instalado em local apropriado;
•Dispor de instalações e materiais adequados;
•Utilizando sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;
•Contar com normas de funcionamento;
•Contar com dirigentes qualificados, preferencial, mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos mesmos,
formando em Arquivologia.
Para Marilena Leite Passos ''a principal finalidade dos finalidade dos arquivos é servir a administração , constituindose,com o decorrer do tempo ,base do conhecimento da história''.
Destaca ainda que a ’função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental
sob sua guarda
“.Observa-se,portanto, que o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos , mas em servir de
fonte de pesquisa para toda a administração, sendo base para eventuais tomadas de decisões.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
PRINCÍPIOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA
CONFEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
O arquivo da instituição funcionará como guardião das informações ali existentes. Assim,para entendermos o
conceito de arquivos ,devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área :informação, suporte e
documento.
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Informação: pode ser definida como idéia e conhecimento.
Suporte: meio no qual a informação é registrada.
Estende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado,
mais não é o único. No passado ,tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de
novas tecnologias ligadas a informática, cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir suporte de
informação. Dentre os meios mais utilizados,podemos destacar o disquete,CD,DVD,e fita VHS.
Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa
, pois comprova fatos ,fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
No momento que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da
escrita , o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas
que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário .A
partir de então,surgiram os primeiros arquivos .
Quanto a conceituação moderna, Solon BucK ,arquivista dos EUA , assim definiu:´´Arquivo é o conjunto de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo , organização, ou firma,no decorrer de sua
atividade, arquivados e ativados por si e seus sucessores para efeitos futuros´´.
Heloisa Almeida Prado, ainda define arquivo como sendo ´a reunião de documentos conservados, visando a
utilidade que poderão oferecer futuramente`,destacando que para ser funcional,um arquivo deve ser planejado,instalado
, organizado e mantido de acordo com as necessidades e inerentes ao setores ´´e que´´ para realizar o trabalho de
arquivamento , o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue ´´
Desse conceito é importante destacar:
•Os documentos de arquivo , alem de serem produzidos pela instituição , podem também ser recebidos pela
mesma.
•Os documentos de arquivos podem ser registrados em variados suportes e ser de vários
tipos(textual,iconográfico,audiovisual,etc.),ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam
basicamente na forma textual e em suporte papel.
•Alguns documentos , inclusive têm seu suporte alterado pelos arquivos visando garantir a permanência das
informações ali depositadas (processos de microfilmagem, mudança de mídia de documentos digitais, etc.).
•Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades , podemos destacar que os documentos de
arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de
uma atividade realizada pela organização , de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela
organização .Assim ,ao se estudar os documentos de um arquivo , pode-se ter uma idéia clara das atividades
realizadas por aquele órgão.
•Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias
desnecessárias, podendo ele sugerir a criação e extinção de modelos de formulários
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS:
TEORIAS PRÁTICAS
Tipo de documento Quanto ao Gênero
Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informações foi registrada.
Podemos destacar:
- Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual.
Ex.:contatos,atas,relatórios e certidões.
- Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma estática. Têm suporte sintético, em
papel emulsionado ou não.
Ex.:fotografias(documentos fotográficos)negativos, dispositivos(slides), desenhos e gravuras.
- Documentos audiovisuais:documento cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em movimento.
Ex.:filmes,registro sonoro e fita cassete.Nesse tipo de documento, encontra-se documentos sonoros(cuja informação
está em forma de som)e filmográficos(cuja informação está contida em filme).
-Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem de computador para que sejam lidos.
Ex.:arquivo em mp3, arquivo do Word.
-Documentos cartográficos: documentos que representem,de forma reduzida, uma área maior.
Ex.:mapas, plantas e perfis(tipo de planta).
-Documentos micrográficos:documentos em micro-formas.
Ex.:microfilmes e micro-fichas.
É importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima não exclui a possibilidade
de o mesmo estar inserido em outro tipo.Alguns documentos possuem características que lhe permitem figurar em dois ou
mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo que é um documento
digital,é também um documento fotográfico e ainda, um documento iconográfico.
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA.
Embora arquivo,museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso aos documentos),seus
objetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata.Poderíamos assim definir cada
instituição:
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ARQUIVO: é o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa , no exercício de sua
atividade , preservados para garantir a consecução de seus objetivos.
BIBLIOTECA: é o conjunto de material em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está
inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente, é constituída de coleções temáticas e seus
documentos são adquiridos por meio de doação, compra ou permuta diferentemente dos arquivos, cujos documentos são
produzidos ou recebidos pela própria instituição.
MUSEU: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar, e colocar á
disposição do público conjuntos de peças objetos de valor cultural.
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas dos museus é
essencialmente cultural, embora o arquivo também possa adquirir, com o tempo,caráter cultural a partir do caráter histórico
que alguns de seus documentos podem adquirir.
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de
cópias, enquanto os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma de atender suas
necessidades.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:
•As entidades mantenedoras(públicos ou privados);
•A natureza dos documentos(especial ou especializado);
•Aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário,permanente);
•A extensão de sua atuação(setorial e central);
CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO AS ENTIDADES MANTEDORAS
Os arquivos podem ser classificados, segundo a instituição em que estejam inseridos na seguinte forma:
Arquivos Públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera estadual,federal ou
municipal.Ex.:arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal.
Arquivos Privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular . Ex.:arquivo do Bradesco, arquivo
das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.
CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivos especiais:chama-se arquivo especial aqueles que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconográficos,cartográficos,audiovisuais - ou de
suportes específicos - documentos em CD, documentos em
DVD,documentos em microfilme - e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
armazenamento,como também ao registro acondicionamento, controle, conservação,etc.
Arquivo especializado: é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente
da forma física que apresentam, como por exemplo os arquivo médicos, os arquivos jornalísticos e arquivos de engenharia.
O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Diagnóstico
É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição de forma a identificar as
falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.
O DIAGNÓSTICO PROPORCIONA INFORMAÇÕES COMO:
1. Instalações físicas (infiltrações, goteira, poeira, luz solar, etc.);
2. Condições ambientais(temperatura, umidade, luminosidade, etc.);
3. Condições de armazenamentos;
4. Estado de conservação do documento;
5. Espaço físico ocupado;
6. Volume documental;
7. Controle de empréstimos(freqüência de consultas);
8. Recurso humanos(número de pessoas,nível de escolaridade, formação profissional);;
9. Acesso a informação;
10. Gênero dos documentos( escritos ou textuais,audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micro gráficos,
e informáticos);
11. Arranjo e classificação dos documentos (método de arquivamento adotados);
12. Tipos de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados,etc.);
De posse dos dados acima citados, o Arquivista está habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços
de arquivos e fazer seu diagnóstico para propor as alterações e mediadas mais indicadas, em cada caso,a serem adotadas
no sistema a serem implantado. O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da Tabela de
Temporalidade do documento como veremos depois.
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DOCUMENTOS SIGILOSOS OSTENSIVOS
Quanto á natureza do assunto,os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos .
A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudicará a administração.
Considera-se sigilosos os documentos que,por sua natureza devem ser de conhecimento restrito, portanto ,
requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
GRAUS DE SIGILO
Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extenção do meio em que pode circular, são quatro os grau de sigilo e
as correspondentes categorias de ordem maior para menor grau de sigilo:
- ultra-secreto
- secreto
- confidencial
- reservado
A classificação de:
ULTRA-SECRETO: é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou
características só devem ser de reconhecimento de pessoas intimamente ligados ao estudo ou manuseio. São assuntos
normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de estado.
SECRETOS: Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou
características podem ser do conhecimento de pessoas que , sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou seu manuseio
, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento,funcionalmente.
São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da
matéria original , necessitam de maior difusão , tais como:
planos ou detalhes de operações financeiras ;aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes ;dados de
elevado interesse sob aspectos físicos,políticos,econômicos, psico-sociais e militares de países estrangeiros e meios de
processos pelos quais foram obtidos ; materiais criptográficos importantes que tenham recebido a classificação inferior.
CONFIDENCIAL é dada aos assuntos, que embora não requeiram alto grau de segurança seu conhecimento de
pessoas não-autorizadas pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
São assuntos em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,material,finanças e outros cujo
sigilo deve ser mantido por interesse das partes,como por exemplo informações sobre atividade de pessoas e entidades,
bem como as respectivas fontes:radiofreqüência de importância especial ou aqueles que devam ser usualmente
trocadas;cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança
nacional.
RESERVADOS são os assuntos que não devam ser do conhecimentos do público, em geral. Recebam essa
classificação entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução:carta, fotografias
aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor,
quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico.
VALOR ADMINISTRATIVO: o valor administrativo, também chamado de primário,refere-se ao valor que o
documento apresenta para o funcionamento da instituição.É o valor pelo qual o documento foi criado e por isso está
presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário ,ou seja, todo documento em determinado
momento de sua existência , perderá seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades, que se possam esperar
do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado por alguns autores de valor funcional,em
virtude de suas características
VALOR HISTÓRICO: também chamado de secundário, refere-se a possibilidade de uso dos documentos para fins
diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, uma vez que passa ser considerado fonte de pesquisa em
informação para terceiros e para própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não
adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, ele se torna definitivo,ou seja, o documento jamais o perderá.
Enquanto o documento tiver valor administrativo, ele será arquivado em uma instituição que aplique a Teoria das
Três Idades nas fases correntes ou intermediárias. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser
eliminado,desde que não adquira valor histórico, ou ser recolhido á fase permanente, quando adquirir este valor.Uma vez
que o valor histórico que é definitivo,podemos concluir que o documento permanente ou de terceira idade,jamais será
eliminado ou destruído.
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TEORIA DAS TRÊS IDADES
Arquivo Temático da biblioteca da 'Università di Graz
A Teoria das três idades é baseada no Ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três
fases: corrente, intermediária e permanente.
A analise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de
destinação, ou seja a onde os documentos devem permanecer com base na legislação pertinente e nas necessidades
administrativas.
Arquivo corrente: (Primeira idade) Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é
o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e
recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de
sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento,
sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda.
Arquivo Intermediário: (Segunda idade), “conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso
pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p.
7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção
temporária que se dá por razões de precaução.
Arquivo permanente : (Terceira idade), “conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em
função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas
instituições administrativas públicas ou privadas.
A descrição, uma das atividades desenvolvidas no arquivo permanente, é concretizada com a elaboração de
instrumentos de peaquisa e permite a identificação de documentos.
APLICAÇÃO DE INSTRUMENTOS E CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Arquivos correntes intermediários e permanentes
A arquivologia adota a teoria chamada Teoria da Três idades ou ciclo vital dos documentos para classificar os
estágios ou fases que os documentos possam passar pela instituição.
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette(1973) com essas três idades de arquivos:
• corrente,
• intermediária e
• permanente, e assim são descritas:
1."Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em cursos (emprestados em outros setores
em relativa freqüência) ou , conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram em
dependências próximas de fácil acesso".Por documentos em curso entenda-se que ,nessa fase, os documentos tramitam
bastante de um setor para o outro,ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual
foram criados, o que não quer dizer que,necessariamente , esses documentos devam estar tramitando todo o tempo.
2."Arquivo de segunda idade ou intermediário,constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente
consultados, mas cujos órgãos que os receberam, e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos
idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.Não há necessidade de serem conservados próximos aos
escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São, por isso,também chamados de limbo ou
purgatório".Cabe destacar que o termo <<ARQUIVO MORTO>> , bastante utilizado na prática das instituições, não é aceito
pela teoria arquivística, por se tratar de termo pejorativo que, de certa forma, desvaloriza a área arquivística.
3."Arquivo de terceira idade ou permanente,constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e constitui os meios de conhecer o
passado e sua evolução.Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma
definitiva".
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SÃO CLASSIFICADOS COMO PERMANENTES OS DOCUMENTOS:
- que revelam a origem e a constituição da instituição;
- que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
- normas e regulamentos;
- demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.
Ainda hoje há aqueles que confundem as funções e práticas das bibliotecas , museus e arquivos, visto que estas três
instituições se ocupam da guarda, conservação e processamento de documentos para uso futuro ou corrente. No entanto, a
natureza do documento e a finalidade de cada instituição diferem e caracterizam cada uma delas distintamente. Estas três
de entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser chamadas de órgãos de documentação.
O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTO APLICADA AOS ARQUIVOS
GOVERNAMENTAIS
Arquivos Correntes e Intermediários
GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES
O estabelecimento de normas para o tratamento dos documentos em fase corrente permite aproveitar o máximo a
informação disponível e necessária é tomada de decisões, bem como os recursos humanos e materiais existentes.
Essas formas visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação mais rápida dos documentos e/ou
informações nele contidas e racionalizar sua guarda e conservação.
O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição
e, por conseqüência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle de tramitação,
expedição e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas. Esse conjunto de operações
técnicas caracteriza serviços de gestão dos documentos correntes. Nas administrações pública e privada, as unidades
responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviços de
comunicações,
etc.
GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS
Encerrando o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente,
desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituição, mas uma parte relativamente importante destes
haverá ser conservado por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Nesse caso, não se
justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois esses documentos ocupariam um espaço em locais
onde o metro quadrado é extremamente caro. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo
objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários, racionalizando espaço físico,
equipamentos e recuperação da informação.
Responsáveis pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente, os arquivos intermediários:
•Atendem ás consultas feitas pelos órgãos depositantes;
•Coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos ;
•Procedem á aplicação de tabelas de temporalidade por meio de seleção de documentos para eliminação ou
recolhimento;
•Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para arquivo de terceira idade.
Os documentos só podem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido:
• o conteúdo,
• o prazo de guarda e a
• data da eliminação ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva seus direitos sobre os
mesmos, podendo consultá-lo ou tomá-los por empréstimo. Dessa forma, é correto afirmar que, segundo as normas
arquivísticas, apenas os setores detentores da posse dos documentos poderão solicitá-los aos arquivos liberar sua
consulta e outros setores que não aqueles que o enviaram.
O atendimento ás consulta e empréstimos deve ser rápido e preciso. A consulta por parte de terceiros, como já
citados, só é permitida com a autorização da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os
depósitos de arquivamento Intermediário são localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais
de acesso fácil e rápido. A construção e os equipamentos são simples, mas devem permitir a conservação adequada do
acervo documental contra elementos que possam danificá-los como:incêndios, inundações, poluição atmosférica, excesso
de umidade e luz solar.
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ARQUIVÍSTICA
A Arquivologia ou Arquivística é uma disciplina que se relaciona com a Ciência da Informação.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por
objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu.
A arquivística é um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção,
organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.
A Arquivistica ou Arquivologia é um campo de conhecimento que estuda a informação arquivistica, isto é, informação
ligada a processos de trabalho.
As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a arquivística pode ser abordada de três maneiras:
uma maneira unicamente administrativa (records management) cuja principal preocupação é ter em conta o valor
primário do documento;
uma maneira tradicional que põe a tonica exclusivamente no valor secundário do documento;
por último, uma maneira nova, integrada e englobante que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor
primário e do valor secundário do documento.
TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVO ÀS ATIVIDADES-MEIO E FIM.
1 - INTRODUÇÃO
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define
quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser
eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que
apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do
século passado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de
documentos públicos não é recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a
Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9° dispõe que "a eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de caráter público ser: realizada mediante autorização de instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência".
2 - CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos :
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso á informação a
quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
a destinação final - eliminação ou guarda permanente -, além de um campo para observações necessárias à sua
compreensão e aplicação.
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:
1. Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de
acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo Tribunal. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da
informação, utilizou-se funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos,
agrupados segundo um plano de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos
documentos.
2. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, para
atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, contado a partir da data de produção do
documento. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente
consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em
que o documento ainda se necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para
depósito em outro local, embora à disposição desta.
3. Destinação final
Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta
valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são
'consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. '
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e Arquivos Públicos
estaduais, municipais e do Distrito Federal), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações
neles contidas. O Tribunal mantém seu arquivo permanente, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo
0 intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.
4. Mudança de suporte
Neste campo são registradas informações complementares, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se,
ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação (microfilme ou disco ótico).
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5. Observações
Neste campo são registradas informações complementares, necessárias à correta aplicação da tabela e aspectos
elucidativos quanto à destinação dos documentos segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
Tabela de Temporalidade
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos que determinará o prazo de guarda dos
documentos nas fases correntes e intermediárias (período em que o mesmo será guardado nestas fases) bem como sua
destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).A tabela de temporalidade será elaborada por uma
comissão permanente de avaliação de documentos ou comissão de análise de documentos e será aprovada por
autoridade competente do órgão para que possa ser aplicado na constituição.
Cada instituição criará sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.Uma
vez concluída e aplicada na Tabela de Temporalidade, eventuais alterações e inclusões deverão ser submetido á comissão
que a criou,a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela cada documento terá seu próprio prazo para as fases correntes
e intermediárias, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há
prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu
próprio prazo, de acordo com estabelecimento pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela.
Veja á seguir a estrutura da tabela de temporalidade com alguns dados hipotéticos:
Prazo de Guarda dos Documentos
Prazo de guarda: é período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário.
O prazo de guarda vincula-se á determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores.
• freqüência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos(prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações(documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas(prazos
precaucionais).
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de
guarda corrente e , naturalmente, o período para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda intermediaria.
O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase, será, portanto, a soma das duas fases em questão.
Não há de se falar em prazo de guarda permanente, uma vez que, na 3ºfase, não há prazo de guarda, o documento é
guardado de forma definitiva.
Destinação Final dos Documentos
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado á sua destinação final, que ocorrerá no
momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser:
eliminação ou guarda permanente.
- Eliminação: quando o documento não tiver mais valor histórico.
- Guarda Permanente: quando o documento tiver valor histórico.
Convém destacar que, na eliminação, os processos mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O processo
de incineração, por não ser ecologicamente correto, deve ser evitado.
Tabela de Temporalidade
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos que determinará o prazo de guarda dos
documentos nas fases correntes e intermediárias (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua
destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
A tabela de temporalidade será elaborada por uma comissão permanente de avaliação de documentos ou
comissão de análise de documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicado
na constituição.
Cada instituição criará sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.Uma vez
concluída e aplicada na Tabela de Temporalidade, eventuais alterações e inclusões deverão ser submetido á comissão que
a criou,a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela cada documento terá seu próprio prazo para as fases correntes e
intermediárias, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
Portanto,não há prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases correntes e intermediária; cada
documento terá seu próprio prazo , de acordo com estabelecimento pela Comissão de Análise quando da elaboração da
tabela.
Veja á seguir a estrutura da tabela de temporalidade com alguns dados hipotéticos:
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Os prazos acima variarão de acordo com os documentos, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de
guarda na fase corrente e intermediária, bem como documentos destinados á eliminação é a guarda permanente.Em geral,
documentos que demonstram a origem, da instituição bem como a forma como esta funciona(normas regulamentos e
outros)têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.
A partir dos dados acima, podemos,verificar as quatro situações em que o documento pode passar ao ser inserido
nas chamadas Teoria da 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos, que seriam as seguintes:
-1*situação(exemplo do documento classificado no codigo 021.1)
Neste caso, o documento é criado na fase corrente onde permanecerá durante determinado período (no exemplo
acima,o prazo de guarda na fase corrente da requisição de material é de 2 anos)e será eliminado sem passar pelas fases
seguinte.Assim podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, dede que a tabela
de temporalidade assim defina.Conclui-se ainda que o arquivamento nas tres fases não é condição obigatória para todos os
documentos.Naverdade, a unica fase que todo o documento passará, é a fase corrente pois é nela que ele será criado.
-2*situação(exemplo do documento classificado no código 023.2)
Neste caso, o documento é criado na fase corrente,cumprirá seu prazo de guarda na fase corrente(no exemplo é
de 5 anos) e posteriormente, será transferido para a fase intermediária , cumprirá o prazo de guarda na fase
intermediária (que no exemplo será de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediária é
chamada de Tranferência.No exemplo passados os 95 anos na fase intermediária ,o documento poderá ser eliminado sem
chegar á fase permanente . Verificamos assim, que o documento poderá ser eliminado tanto na fase corrente quento na
intermediária.O prazo da fase intermediária variará de documento para documento , de acordo com o definido na Tabela de
Temporalidade.
-3*situação(exemplo do documento classificado no código 045.4)
Neste caso,o documento é criado na fase corrente,no qual permanecerá por algum tempo (no exeplo o prazo de
guarda na fase corrente é de 5 anos), sendo tranferido para a fase intermediária no qual cumprirá novo prazo (no
exemplo o prazo de guarda na fase intermediária é de 10 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente , o que
demonstra que,para a instituição em questão, tal documento tem valor histórico e jamais será eliminado.Observando-se que
a passagem do documento para a fase permanente é chamado de recolhimento e, por seguinte, apenas documentos
históricos são recolhidos.
-4*situação(exemplo do documento classificado no código 050.1)
Neste, caso o documento será criado na fase corrente, onde permanecerá por determinado período(no exemplo
enquanto vigorar)e, depois será recolhido ao arquivo permanente ,sem passar pela fase intermediária.Observe-se que
determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo permanente)sem serem transferidos(passare,
para o arquivo intermediário).
A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos e seus detalhes têm sido constantemente
inseridos em questões de concursos públicos, razão pela qual recomenda-se especial atenção neste assunto.
Tabela de Temporalidade de Documentos
Anexo II, do Ato Normativo nº 428-PGJ/CGMP, de 21 de fevereiro de 2006.
A tabela de temporalidade resulta do mapeamento da produção documental do Ministério Público e da análise
criteriosa de cada tipo documental identificado
Os principais objetivos da Tabela de Temporalidade de Documentos são:
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1) Indicar para cada tipo de documento produzido pelo Ministério Público, os Prazos de Guarda necessários para o
arquivamento na Unidade Produtora e no Arquivo Central:
2) Apresentar a Destinação final de cada tipo de documento, que determina o encaminhamento do documento para
Eliminação ou para Guarda Permanente:
3) Apresentar Observações complementares sobre cada documento identificado:
pense em sua responsabilidade e compromisso com o MEIO AMBIENTE
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PROTOCOLO
Resumo
Serão apresentadas situações que identificam a necessidade da adaptação de uma instituição com relação aos
protocolos. Um breve comentário inicial delimitará os termos usados a fim de esclarecer o assunto a ser tratado. Ações
cotidianas serão apresentadas para que sirvam de ponto de partida para a discussão do problema das massas
documentais acumuladas. Erros dentro do gerenciamento dos arquivos também serão expostos, como forma de
exemplificar algumas vantagens da implantação de um sistema de protocolo. “Normas” de procedimentos servirão como
base para que, se implantado, o protocolo não se torne um setor de difícil e inadequada manutenção.
Palavras – chave: protocolo; arquivo corrente; documentos; tramitação.
Introdução
É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há
algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de
importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas
documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde
o valor probatório até o cultural. É justamente para isto que serão apresentadas informações que possam auxiliar numa
melhor compreensão do que se trata, ou mesmo até que ponto um sistema de protocolo pode auxiliar ou prejudicar a
tramitação documental.
PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle de documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo, a assegurar a imediata localização e a recuperação dos mesmos, garantindo assim o acesso á
informação.A atividade de protocolo é típica de fase corrente pois é nessa idade que os documentos tramitam
bastante.
Desenvolvimento
Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para
uma melhor compreensão do tema proposto.
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991).
Protocolo: é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do :
•
•
•
•
Recebimento;
Registro;
Distribuição; e,
Movimentação dos documentos em curso;
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( denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos
recebidos e/ou expedidos)
(PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluemse as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de
documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado
nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação
de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os
arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de
um sistema de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao
Protocolo.
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de
alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas
que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o
documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema
de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os
documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal
ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua
tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam
problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas
que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro.
(SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite.
Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se:
ATIVIDADES DO PROTOCOLO
As atividades de protocolo caracterizada pela fase de utilização, sendo:
- Recebimento;
- Registro e Autuação;
- Classificação;
- Expedição/Distribuição;
- Controle/Movimentação
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que esse passe a
controlar a tal atividade.É a etapa de recebimento dos documentos , tanto ao produzirmos internamente quanto aos
encaminhados a instituições por outras empresas.
Registro e Autuação
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle(informatizado ou manual),
atribuindo ao mesmo numero de acompanhamento (autuação ou protocolização).
Classificação
Uma vez recebidos os documentos,o protocolo efetuará analise a fim de identificar os assuntos dos documentos,
classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da Instituição. Os documentos que,
porventura foram recebidos em envelopes fechados , deverão ser abertos pelo protocolo,para que seja realizada a
classificação dos mesmos desde que não sejam particulares(documentos não endereçado a instituição e sim a um
funcionário em particular )ou sigilosos (ultra secretos, secretos, confidenciais e reservados).Tais, documentos,(particulares
e sigilosos)deverão ser encaminhados diretamente ao seu respectivo destinatário, sem a necessidade de serem
protocolizados ou classificados,pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosa nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os
de acordo com o assunto tratado , antes de serem encaminhados a seus destinatários.
Expedição/Distribuição
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.Chama-se distribuição quando é interna, e
expedição quando direcionada a outro instituição.
Controle de Tramitação e Movimentação
É atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam a identificar os documentos, de forma á
recuperá-los com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.
Cabe ainda ao protocolo verificar se não houve erro na numeração das páginas dos processos que deram entrada no
mesmo , devolvendo para correção se necessário.Tal numeração é importante ,pois não se admite a retirada de folhas de
processos, devendo as mesmas serem corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.
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ƒ Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter
particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra,
devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário.
(SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite.
Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):
ƒ Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos
seus respectivos destinatários;
ƒ Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivo por meio da leitura, requisitando a existência de
antecedentes, se existirem;
ƒ Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, carimbando-o em seguida;
ƒ Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
ƒ Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
ƒ Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
ƒ Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas
da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais,
como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição.
Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como
a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua
eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica
mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do
documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
ƒ Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
ƒ Separar as cópias, expedindo o original;
ƒ Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas
tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos
para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso
deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de
dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham
diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar
essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido.
Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A
própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que
necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais
comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode
ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44.
DESTAQUE PARA AS SEGUINTES INFORMAÇÕES:
1)Todo documento será criado na fase corrente;
2)A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os
documentos, e pelo arquivo central,também chamado de arquivo geral localizado próximo aos setores.
3)Após cumprir seu prazo na fase corrente os documento poderão de acordo com a tabela (para a faze
intermediária) ou recolhimento(para a fase permanente).
4)Após cumprir se prazo na fase intermediária, os documentos poderão de acordo com a tabela de temporalidade da
instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente );
5)Os documentos históricos serão recolhidos á fase permanente, onde jamais serão eliminados.
6)A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediário) e na
terceira(permanente).
Tipos de Arquivos Correntes
Os arquivos correntes são aqueles que guardamos documentos mais recentes e frequentemente consultados. Por
isso,tais documentos devem estar localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou
próximos a estes. A instituição optará pela centralização( utilização do arquivo central ) ou não (utilização dos arquivos
setoriais) destes arquivos de acordo com as características de funcionamento da empresa Independente da centralização,
as normas de atividades controle e orientação,devem necessariamente ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de
critérios diferenciados de modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.
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Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores que produzem e recebem os documentos ,
guardando documentos muito utilizados por estes,ou seja, são, arquivos correntes.
Os arquivos gerais ou centrais são os que destinam a receber documentos correntes provenientes dos diversos
setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extenção daqueles . No funcionamento do arquivo
central , devem ser tomadas medidas especiais para controle dos documentos emprestados aos setores, como a
identificação dos funcionários solicitantes de seus respectivos setores de trabalho e da data de empréstimo dos
documentos.
Seleção de documentos
É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediário por técnicos previamente orientados, seguindo o
estabelecimento na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação.A seleção é a separação física dos
documentos de acordo com a sua destinação.
• eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume , podendo
ser levada e feito manualmente ou por meio de trituradores.
• transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados na listagem, onde aguardarão
cumprimento dos prazos de guarda e destinação final;
• recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente .Nessa fase, o arquivo deve elaborar
instrumentos de recuperação da informação,com vistas á guarda permanente a seu acesso público.No arquivo permanente,
o tratamento técnico dos documentos é feito por conjuntos documentais , denominados fundos, que poderão ser
subdivididos em séries e sub-séries.
•
Avaliação do Documentos
É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a
destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática é o ato de se criar a Tabela
de Temporalidade realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
A complexibilidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de documentos de
arquivo requere, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas
profissionais .
Como justificativa para essa exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informações
contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar deve-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que
conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição:
• arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;
• autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o
setor responsável pela guarda dos documentos;
• profissionais da área jurídica profissionais da área financeira;
• objeto de avaliação (historiados, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico,etc.)
Com base na teoria das três idades ,a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se
distinguiram os documentos de valor eventual(de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se
evitar a transferência para arquivos intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o
desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nessa fase de arquivamento é extremamente oneroso de ponto de
vista técnico e gerencial.
Vantagens da avaliação para a instituição:
• - possibilitará a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário, trazendo para a instituição
ganho considerável espaço físico;
• - diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que não haverá necessidade de se conservar
tantos documentos inúteis;
• - facilita a recuperação das informações contidas no arquivo, uma vez que o volume dos documentos guardado
será menor, facilitando a busca.
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS:
POLÍTICA, PLANEJAMENTO E TÉCNICA
Preservação e Conservarão de Documentos
Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da
instituição.
A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos.
O principal objetivo da conservação é o de estende a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo
possível do estado físico em que foram criados.
A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.
O Alisamento é uma operação de restauração de documentos, que consiste em expor o documento a uma forte
porcentagem de umidade para facilitar a planificação do mesmo.
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A Laminação é uma técnica de restauração e reforço aplicada à documentação em suporte de papel para evitar
fungos.
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS FÍSICOS:
-Luminosidade:a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos,por
isso deve-se evitar a exposição dos documentos a luz natural(luz solar) e á reprodução, pois tais fatores causam o
envelhecimento do papel.
-Temperatura:temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na casa
aproximada dos 22° sua temperatura ideal.
-Umidade:o excesso de umidade, bem como o clima muito seco também contribui para a aceleração do processo de
envelhecimento do documento.
Esses dois últimos fatores(temperatura e umidade) são extremamente comuns a nossa realidade de país de clima
tropical.A umidade é o conteúdo de vapor d´agua presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos fenômenos de
evaporação e condensação d´agua que estão diretamente relacionados a temperatura do ambiente.
Todo o papel possui uma característica comum o seu caráter higroscópio, ou seja,toda a fibra de papel absorve água e
perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local em que está sendo mantido.Essa oscilação de umidade
faz com que as fibras se dilatem ao absorver o excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade.Esse movimento
brusco de contração e dilatação ocasiona rupturas nas estruturas do papel causando seu enfraquecimento.
A taxa adequada para a manutenção de um acervo é a seguinte:temperatura de 22° a 25°C , umidade relativa de 55%.A
medição da temperatura se faz com o uso de termômetros e da umidade com higrômetros podendo-se utilizar também o
termoigrômetro (junção dos dois equipamentos).
QUÍMICOS:
-Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada
normalmente por poeira e pela fumaça.
-Tintas: a própria tinta utilizada para escrever seus documentos contribui para sua deterioração.
-Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los pois as mãos deixam
oleosidade nos mesmos.Alguns documentos , como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum,
sendo recomendada a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los.
-Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos,clipes e colchetes, pois os mesmos
tendem a enferrujar , e consequentemente,acabarão a danificar os documentos.A opção sempre que possível, deverá
recair sobre clipes e colchetes(hastes)de plásticos que não causam tais problemas.
-BIOLÓGICOS:
-insetos: vários são os insetos que atacam os documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes
podemos destacar as baratas, traças e brocas.
-microorganismos: fungos.
-roedores: ratos
-homem: danifica os documentos, por utilizá-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de
conservá-los.
A MELHOR ESTRATÉGIA PREVENTIVA PARA EVITAR A PRESENÇA DE INSETOS E ROEDORES:
•
•
•
•
•
•
Manter o local de fontes e acervo longe de fontes de alimentos;
Evitar comer alimentos na guarda do acervo;
Evitar que a cantina e refeitório fiquem em sala ao lado do acervo;
Retirar o lixo do dia após o final do expediente , evitando a pernoite do lixo;
Substituir os vidros quebrados das janelas;
Arejar os armários aonde os livros estejam guardados , abrindo suas portas por algumas horas;
CUIDADOS GERAIS NA CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS
DOCUMENTO EM PAPEL
• As estantes de arquivo devem ser de metal revestido ,de pintura(para evitar ferrugem);
• Devem-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos;
• Evitar qualquer tipo de comida ou líquidos ao manusear os documentos;
• Não utilizar fitas adesivas tipo durex, e fitas crepes e cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de
um volume de degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicados;
• Não escrever nos documentos;
• Não dobrar as páginas;
• Não apoiar os cotovelos ao ler e consultar;
• Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido;
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• Para remoção de pó das lombadas e partes externas dos livros pode-se usar os aspirador com escova circular
especial para livros, adaptada com tecido de filó ou gaze para maior proteção dos documentos;
• Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão;
• Durante a limpeza removem-se os grampos metálicos, etiquetas adesivas, papéis e cartões ácidos;
Quando houver mais necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis que não agridem tanto o papel
quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções se necessário.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.O
método de arquivamento corresponderá á forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura.
Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha o guardado.
Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um
código. É o caso da utilização de fichários.
Podemos identificar como métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichários.
a)método alfabético (organiza a partir de nomes);
b)método numérico, que se divide em numérico simples(organiza por um número relativo ao documento),
cronológico(organiza por data) ou dígito-terminal;
c)método geográfico( pelo local de produção);
d)método ideográfico( pelo assunto do documento).
Vejamos detalhadamente cada um desses métodos.
MÉTODO ALFABÉTICO
É o método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética, utilizando-se desse
mesmo nome para localizar o referido documento, quando necessário. A ordenação alfabética utiliza todas as letras do
nome, a fim de diferenciar os documentos que começam com as mesmas letras. O método alfabético é um período
DIRETO, pois não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se dá diretamente no
documento.
REGRAS DA ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a algumas chamada regras de alfabetização e que são as seguintes:
01.Nos nomes pessoas físicas,considera-se o último sobrenome depois o prenome.
Exemplo:
Franck Menezez
Edson Pereira dos Santos
Marcos Roberto Araújo da Silva
Arquivam-se:
Menezes, Franck
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Araujo da
obs:
Quando
houver
sobrenomes
iguais,
prevalece
a
ordem
alfabética
do
prenome.
Exemplo:
Carmem Corrêa Miranda
Fabio Corrêa Miranda
Daniele Firme Miranda
Veneza Firme Miranda
Arquiva-se
Miranda, Carmem Corrêa
Miranda, Daniele Firme
Miranda, Fábio Corrêa
Miranda, Veneza Firme
02.Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ligados por hífem não se separam, quando
transpostos para o início.
Exemplo:
Joaquim da Boa Morte
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Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Arquiva-se.
Boa Morte, Joaquim da
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
03.Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos de um adjetivo e um substantivo,ou seja, quando transpostos devem ser acompanhados dos nomes
que se sucedem:
Exemplo:
Ricardo Santa Rita
João do Santo Cristo
José Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita. Ricardo
Santo Cristo, João do
São Paulo, José Carlos
04. As iniciais abreviaturas de pronomes têm procedência na classificação de sobrenomes iguais:
Exemplo:
E.Silva
Estevão Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
Silva,E.
Silva,Estevão
Silva,Everaldo
05.Os artigos e preposições, tais como a,o,de,d´,da,do,e,um,uma,não são considerados.
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d´Andrade
Lúcia de Câmara
Arnaldo de Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d´
Câmara, Lúcia da
Couto,Arnaldo do
Ou Ainda:
José Ferreira Silva
José dos Santos Silva
Arquivam-se:
Silva, José Ferreira
Silva, José dos Santos.
Observe que a partícula dos não foi considerada no momento em que os nomes foram organizados.
06-Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos
acompanhados pelo sobrenome que os antecede.
Exemplo:
Edison Miranda Júnior
Osório Miranda Neto
Márcio Cerqueira Sobrinho
18 Atualizada em 06/11/2010
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Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Márcio
Miranda Júnior, Edison
Miranda Neto, Osório.
07.Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Coronel Emerson Pontes
Doutor Raimundo Torres
Arquivam-se:
Cardoso Jorge (Ministro)
Fernandes Carlos (Professor)
Pontes Emerson (Coronel)
Torres Raimundo (Doutor)
08.Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e
orientais (ver também regras nº 11 e 10).
Exemplos:
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:
Bush ,George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
9. As particulas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considera-las
como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula.
Exemplos:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
10- Os nomes espanhóis (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, que,
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo:
Eurico Gutierrez Salazar
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Gutierrez, Salazar Eurico
Pereira de la Fuente Maria
Puentes Hernandez Pablo
11.Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes)são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Li Yutang(chinês)
Osama Bin Laden(árabe)
Sasazaki Yonoyama(japonês)
Arquivam-se:
Li Yutang(chinês)
Osama Bin Laden(árabe)
Sasazaki Yonoyama(japonês)
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12.Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam não se considerando, porém para fins de ordenação , os artigos e preposições que o
constituem.Admite-se para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o
nome.
Exemplo:
Embratel
Antonio e Silva & CIA
A Tentação
Arquivam-se:
Antonio e Silva & CIA
Embratel
Tentação (A)
13.Nos últimos títulos do congresso, conferências e reuniões,assembléias e assemelhados os números
arábicos romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim entre parênteses.
Exemplo:
II- Encontro Nacional dos Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (quinto)
Encontro Nacional de Arquivistas(II)
Verifique alguns exemplos:
01- Neste exemplo vamos utilizar o método alfabético(organização a partir dos nomes dos mesmos). Para tanto,
foram organizados os seguintes nomes.
I-Alfredo Maia Rodrigues
II- Severino Alves dos Santos Júnior
III- Joaquim Pereira da Boa Morte
IVMaurício Soares Filho
V- Maria Alves Villas Boas
VI- Fenanda Moreira Aguiar
A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes acima postos?
a) I-VI-III-V-VI-II
b)VI-V-IV-II-III-I
c)II-V-I-VI-III-IV
d)VI-III-I-II-IV-V
e) I-II-III-IV-V-VI
02- No segundo exemplo usaremos o método alfabético (por nome das empresas ).Foram organizadas as seguintes
pastas:
I- Supermercado Baratão
II- A Feminina
III- Colégio Abolição
IV- O Globo
V- Madeireira Cupim
A seu ver qual seria a ordem correta dos nomes acima expostos?
a) III-I-V-II-IV
b) II-III-V-IV-I
c) III-II-IV-V-I
d) I-II-III-IV-V
e) V-IV-III-II-I
3. Neste exemplo vamos proceder o arquivamento de documentos relativos aos eventos que a empresa organizou a partir
dos nomes dos referidos eventos, utilizando-se do método alfabético.Dessa forma, organizadas as fitas dos seguintes
eventos:
I- Primeiro Seminário de Arquivologia
II- 3º Simpósio de Biblioteconomia
III- XV Congresso de Direito
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IV- Quinto Encontro de Contadores do DF
V- 75º Curso de Medicina Alternativa
A seu ver, qual seria a ordem correta dos eventos acima expostos?
a) I-II-IV-III-V
b) I-II-IV-III-V
c) III-I-IV-V-II
d) III-V-IV-I-II
e) V-IV-III-II-I
As respostas corretas, ainda que pareçam estranhas á primeira vista, seriam:
1.d
2.c
3.d
Isso porque, apesar de um primeiro momento, organizar nomes em ordem alfabética parecer bastante simples, a
tarefa é um pouco mais complicada do que parece.
Quando as palavras chaves forem termos comuns não há qualquer mistério, devendo-se simplesmente aplicar a
ordenação alfabética simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem
representadas por nomes de pessoas , instituições ou eventos, há uma série de regras a serem consideradas, que,
eventualmente, são objetos de questões aplicadas em concursos públicos, como veremos adiante.
MÉTODO NUMÉRICO
Método numérico simples
Quando ao principal elemento a ser considerado em um documento é o seu NÚMERO, a escolha deve recair
sobre o método numérico simples.
Neste método, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos.
Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice
alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá identificar o numero de cada documento, e, assim, possibilitar
sua
localização.
Os
métodos
que
se
utilizam
de
índices
são
chamados
de
INDIRETOS.
Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda
o arquivamento de contatos, quando estes são organizados por seus números.
Método numérico-Cronológico
Neste método, os documentos serão organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, mas, não
necessariamente, é a data de produção do documento ou período a que este se refere. É o método ideal para se arquivar,
por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar /receber depois que estas já foram
agrupadas por credor/devedor.
Podemos citar, por exemplo, de utilização de método númerico-cronológico a organização de prontuários médicos
feita por instituições de saúde que, normalmente, se utilizam de data de nascimento do paciente, informação está que será
necessária quando da locação referidos documentos.
MÉTODO NUMÉRICO-DÍGITO-TERMINAL
Algumas instituições ,ao organizar os documentos a partir de números a eles atribuídos, deparam-se com o seguinte
problema:muitas vezes tais números são extremamente grandes e difíceis de trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a
recuperação do documento, é indicado o uso do método dígito-terminal.
Este método consiste em decompor o número do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir dos
dois últimos dígitos.
Vejamos o exemplo a seguir:
Número do documento: 834695
Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46-95.
Este documento será arquivado na pasta relativa aqueles terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminarão
em 95, os documentos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores.
Este método apresenta como vantagem maior rapidez na localização dos documentos, uma vez que dispensa a
necessidade de se trabalhar com números difíceis de serem memorizados.
MÉTODO GEOGRÁFICO
Neste método, os documentos serão de acordo com o local ou setor em que foram produzidos(procedência). È o
caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os
documentos separando-os por cidade, quando estas pertencerem ao mesmo estado, em que esta localizada a filial.Neste
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caso,estará sendo utilizado o método geográfico. Recomenda-se que, em caso de organização de nomes de cidades esteja
feita iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabética das demais cidades.
Exemplo:
Pasta do Estado de Minas Gerais:
- Belo Horizonte
- Araguari
- Juiz de Fora
- Uberaba
- Uberlândia
Note-se que a primeira cidade do arquivo foi Belo Horizonte, por ser a capital, ainda que não fosse a primeira numa
ordem alfabética.
Já no caso de cidades de estados diferentes organizados sob uma mesma pasta/gaveta, há que se observar
somente a ordem alfabética das cidades, sem a preocupação da precedência das capitais com relação ás demais cidades.
No entanto , há de se destacar, entre parênteses , ao final de cada cidade, o estado a que esta pertence, pois é
comum a existência de mais de uma cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo:
- Anápolis(Goiás)
- Belém(Pará)
- Campinas(São Paulo)
- Campinas(Tocantins)
- Fortaleza(Ceará)
- Guarulhos(São Paulo)
- Lages (Santa Catarina)
- São Paulo(São Paulo)
Nos caso em que a organização geográfica tenha como objeto a separação de cidades pertencentes ao mesmo país
, deve-se observar a precedência da capital em relação ás demais cidades , que virão ordenadas alfabeticamente .
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
- Washington
- Chicago
- Dallas
- Los Angeles
- New York
- San Francisco
Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da empresa , que centralizará os documentos dos diversos setores da
instituição separando-os por local de produção.
MÉTODO IDEOGRÁFICO(POR ASSUNTO)
O
método
ideográfico
é
aquele
que
separa
os
documentos
por
assunto.
Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser aplicados levando-se em consideração seus nomes ou números a eles
atribuídos. Desta forma, veremos que o Método Ideográfico pode ser ALFABÉTICO ou NUMÉRICO. Estes por sua vez
,separam-se em dicionário ou enciclopédico,no caso dos alfabéticos e decimal ou duplex, no caso dos numéricos.Em
qualquer tipo o método ideográfico caracteriza-se por ser indireto, pois exige a adoção de um índice alfabético que permita
localizar o documento desejado.
Vejamos
a
aplicação
destes
métodos
tomando-se
por
base
o
exemplo
seguinte:
Suponha-se que determinada empresa identificou como assunto passíveis de existência de documentos em arquivos em
seguintes temas:
- Férias
- Abono
- Contas a Pagar
- Contas a Receber
- Controle de Estoque
- Admissão de Pessoal
- Demissão de Pessoal
- Salários
- Compra de Material
Aplicando-se o método ideográfico alfabético dicionário, os temas a seriam organizada levando-se em
consideração apenas sua ordenação alfabética, como seria feito em um dicionário, daí sua denominação. Desta forma, a
organização seria o seguinte:
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- Abono
- Compra de Material
- Contas a Pagar
- Contas a Receber
- Controle de Estoque
- Demissão de Pessoal
- Férias
- Salários
No método ideográfico alfabético enciclopédico, no entanto,os assuntos serão agrupados sob títulos gerais, sendo
estes últimos organizados alfabeticamente.Assim , os assuntos serão organizados hierarquicamente dentro de cada área.
Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos já apresentados.
FINANCEIRO
Contas a Pagar
Contas a Receber
MATERIAL
Compra de material
Controle de estoque
PESSOAL
Abono
Demissão de pessoal
Férias
Salários
Observe que os assuntos foram agrupados hierarquicamente dentro de cada título geral , que, por sua vez, foram
organizados alfabeticamente. Cada assunto poderá, por sua vez ser subdividido em subtemas caso seja necessário.
Afim de facilitar o arquivamento,o método ideográfico poderá ser utilizado a partir de códigos atribuídos a cada
assunto, caso em que estarão presentes os métodos DUPLEX ou DECIMAL.
Em ambos os casos,os assuntos seriam organizados em títulos gerais,dentro dos quais estarão presentes, de forma
hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo do método enciclopédico visto anteriormente. A diferença básica entre
hierarquicamente métodos duplex e o decimal resiste no fato de que, enquanto o método duplex permite a criação de
infinitas classes, o método decimal limita a criação de classes a 10.
No exemplo em questão, poderíamos exemplificar a utilização do método duplex:
1- FINANCEIRO
1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber
2-MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Controle de estoque
3- PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Demissão de Pessoal
3-3 Férias
3-4 Salários
APLICAÇÃO PRATICA DO MÉTODO IDEOGRÁFICO
Não existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificação por assunto como ocorre em relação a
Biblioteconomia-Classificação Decimal de Dewey(CDD) e
Classificação Decimal Universal(CDU).
Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades elaborar seu próprio plano de classificação, em que os
assuntos devem ser grupados sob títulos principais a estes subdivididos em títulos específicos partindo-se sempre dos
conceitos gerais para os particulares.
O plano de classificação servirá para organizar os documentos a partir de seus assuntos,o que facilitará a aplicação
da tabela de temporalidade que como já foi visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de guarda específicos.
A elaboração do plano de classificação exigirá um estudo completo da organização(suas finalidades
,funcionamento,etc.),além
de
um
levantamento
minucioso
da
documentação
arquivada
por
esta.
Tomemos como exemplo alguns códigos de classificação com respectivo assuntos constantes no pano de classificação
desenvolvido pelo CONARQ e sugerido ás instituições públicas do poder Executivo Federal:
Neste plano de classificação foi utilizado o método decimal, que divide cada assunto de até 10 classes derivadas a
cada uma destas poderá ser dividida em no máximo mais10 sucessivamente de acordo com a necessidade de cada
instituição.
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020- Pessoal
022- Aperfeiçoamento e treinamento
022.1- Cursos
022.12- Promovidos por outras instituições
022.121- No Brasil022.122- No Exterior
Este Plano de Classificação servirá de base a Tabela de Temporalidade, que indicará os prazos de guarda e a
destinação final de cada documento. Desta forma, a ordenação ideográfica quando combinada com a cronológica, facilitará
a etapa de eliminação, transferência, ou recolhimento dos documentos uma vez que estes estarão organizados por
assunto,
e
cada
assunto
estará
com
sua
temporalidade
definida
na
Tabela
em
Questão.
Na prática, os documentos serão classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus códigos
de classificação (a lápis), que servirá para identificar o prazo de guarda e a destinação final de cada um. Assim, antes de
serem arquivados, os documentos deverão ser classificados com o código de classificação da instituição.
COMO DETERMINAR O MÉTODO A SER APLICADO
Apesar de existirem várias formas de se organizar documentos,não é possível identificar determinado sistema tema
como sendo mais adequado , sem antes conhecer a documentação a ser tratada.Em suma ,o melhor método de
arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão.Determinados tipos de
documentos,se organizados com métodos inadequados, dificilmente serão localizados no futuro.
O método de arquivamento é determinado, portanto pela natureza dos documentos a serem arquivados pela estrutura da
entidade , podendo a instituição adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos .
OBS: O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado é a
procedência.
– No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral para o particular.
– O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos
documentos.
No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar, também, a data dos
documentos.
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Aspectos Legais e Exercícios seguem no complemento.
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