Título:
Procedimento para emissão, classificação e efetivação de documentos.
Código:
Edição:
Páginas:
PR-COM001-P
1
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Controle de distribuição de documento
Área de competência
Revisão
06/08/2012
Silvio
Nome
R.A.C.I.
Aprovação
11/07/2012
Comitê
Data
Assinatura
Efetivação
11/07/2012
Título:
Procedimento para emissão, classificação e efetivação de documentos.
Código:
Edição:
Páginas:
PR-COM001-P
1
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Objetivo:
1.1. - Estabelecer o sistema de documentação da TI, desde a identificação da necessidade do documento até a
sua atualização ou descarte.
Abrangência:
2.1. - Este procedimento se aplica a TI.
Definições:
3.1. - Sistema de Documentação - É o conjunto de documentos necessários para a gestão da TI;
3.2. - Manual da Gestão - Abrange toda a TI e define o sistema de gestão;
3.3. - Instruções de Trabalho - Descreve determinadas atividades ou funções;
3.4. - Procedimentos – Formaliza um determinado processo;
3.5. - Registros – São as evidências das atividades realizadas;
3.6. - Documentos Externos - Normas, regulamentos, legislações, práticas, acordos, requisitos, informações de
fornecedores, parceiros e outros documentos emitidos por organizações externas;
3.7. – COMPLIANACE MANAGEMENT (Gerenciamento de Conformidade) – Conjunto de disciplinas para fazer
cumprir as normas legais e regulamentares, as politicas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para
as atividades da Instituição, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que
possa ocorrer;
3.8. - Informação Pública – Podem ser acessados por colaboradores da instituição, fornecedores, prestadores
de serviços e público em geral;
3.9. - Informação Interna - Possui grau de confidencialidade que pode comprometer a imagem da instituição e
pode ser acessada por colaboradores ou terceiros autorizados;
3.10. - Informação Confidencial - Pode ser acessada somente por usuários da instituição indicados pelo nome ou
por área a que pertence A divulgação não autorizada pode causar impacto financeiro, de imagem,
operacional ou estratégico para a instituição ou para seus parceiros;
3.11. – LMD – Lista Mestra de Documentos e Registros – Controle gerencial do sistema de documentos da TI;
3.12. “R” - Revisor;
3.13. “A” - Aprovador;
3.14. “C” - Consultado;
3.15. “I” – Informado.
Atividades:
4.1 - Identificação da necessidade
4.1.1 Os responsáveis pela melhoria dos processos da TI certificam-se da necessidade de criação e
armazenamento de um novo documento ou registro, visando padronizar o processo e manter o
COMPLIANCE MANAGEMENT desejado.
4.1.2 Antes de elaborar um documento, o responsável certifica-se de que não exista documento
existente com o mesmo objetivo e se necessário procede com a elaboração.
4.2 - Elaboração
4.2.1 O responsável acessa o formulário FR-COM001-P e procede a escrita do documento respeitando o
processo a seguir
4.2.2 Cabeçalho:
4.2.2.1 Logomarca padrão da FJ;
4.2.2.2 Título;
4.2.2.3 Codificação, por exemplo, PR-COM001-P
4.2.2.3.1 Tipo de documento
 AP – Apresentações;
 AT – Atas;
 CT – Cartas;
 DG – Diagramas;
 FR – Formulários;
Revisão
06/08/2012
Silvio
Aprovação
11/07/2012
Comitê
Efetivação
11/07/2012
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Código:
Edição:
Páginas:





PR-COM001-P
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IT – Instruções de Trabalho;
MQ – Manual da Qualidade;
PR – Procedimentos;
RG – Registros.
SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade
4.2.2.3.2 Área que elaborou o documento
 TI – Gerência de Tecnologia da Informação.
4.2.2.3.3 Área de competência
 CEF – Contratos e Fornecedores;
 COM – Comitê da Gestão;
 CFG – Configurações;
 DEC – Disponibilidade e Continuidade;
 FIN – Financeiro;
 INC – Incidentes;
 LIB – Liberações;
 MUD – Mudanças;
 PRO – Problemas;
 REL – Relacionamento;
 SEG – Segurança;
 SLA – Nível de Serviço.
4.2.2.3.4 Número sequencial (3 dígitos)
4.2.2.3.5 Permissão de acesso
 C – Confidencial (pessoas nomeadas);
 I – Interna (empresa);
 P – Pública (www);
 R – Restrita (área da empresa).
4.2.2.4 Número da edição.
4.2.2.5 Número de páginas.
4.2.3 Rodapé:
4.2.3.1 Nome de quem elaborou
4.2.3.2 Data de elaboração
4.2.3.3 Nome de quem aprovou
4.2.3.4 Data de aprovação
4.2.3.5 Nome de quem efetivou
4.2.3.6 Data de efetivação
4.2.4 Objetivo
4.2.4.1 O elaborador descreve neste campo qual a finalidade do documento.
4.2.5 Abrangência
4.2.5.1 O elaborador informa neste campo qual a abrangência de aplicação do documento na
empresa, áreas funcionais, partes interessadas, etc.
4.2.6 Definições
4.2.6.1 O elaborador explica neste campo o significado das as siglas, palavras, nomenclaturas e
demais expressões necessárias à compreensão do documento.
4.2.7 Atividades
4.2.7.1 O elaborador descreve as atividades necessárias para execução do processo, identifica seus
executores e informa os dados de entrada e de saída de cada tarefa.
4.2.8 Registros
4.2.8.1 O elaborador relaciona neste campo os registros que evidenciam a realização das
atividades.
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4.2.9 Referências
4.2.9.1 O elaborador relaciona neste campo os padrões, normas, leis, instruções de trabalho e
documentos complementares à execução do procedimento.
4.2.10 Anexos
4.2.10.1 O elaborador relaciona neste campo os fluxogramas, formulários, manuais, textos, tabelas,
ilustrações, etc. que acompanham o documento.
4.3 Revisão, aprovação e publicação.
4.3.1 O elaborador grava o documento em pasta temporária e solicita a aprovação do gestor da área.
4.3.2 O gestor da área revisa o documento e caso aprovado, emite cópia impressa, rubrica as vias,
publica em pasta eletrônica específica, cadastra na lista mestra de documentos e solicita a
efetivação ao responsável.
4.3.2.1 Em caso de reprovação o gestor solicita a revisão ao elaborador.
4.4 Efetivação e armazenagem
4.4.1 O responsável pela efetivação do documento de posse do impresso rubricado, procede a
efetivação junto às partes interessadas, coleta as assinaturas na lista de distribuição, anexa ao
documento e encaminha ao gestor do sistema de documentação da TI para armazenagem.
4.4.2 O gestor do sistema de documentação da TI armazena o documento físico em pasta específica,
atualiza a LMD informando o tempo de retenção do documento, a forma de descarte e alterando
o status para efetivado.
Registros:
5.1. – SGQ-COM002-P- LMD - Lista Mestra de Documentos e Registros.
5.2. – Pasta física do sistema de gestão de documentos da TI
5.3. – Servidor de arquivos eletrônicos.
Referências:
6.1. – ABNT / ISO / IEC
6.2. – DG-COM002-P – Diagrama do processo para emissão, classificação e efetivação de documentos.
Anexos:
7.1. – FR-COM001-P – Formulário para emissão de documentos da TI.
7.2. - SGQ-COM002-P- LMD - Lista Mestra de Documentos e Registros.
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