Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 01/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência Elaborado por: 07/01/2008 Silas Sampaio Moraes Junior – ASQ/MTZ Revisado por: 07/01/2008 Silas Sampaio Moraes Junior – ASQ/MTZ Aprovado por: 07/01/2008 Silas Sampaio Moraes Junior – ASQ/MTZ Objetivos: Registrar ocorrências do SGQVito relatadas ou detectadas por diversas fontes para implementar ações corretivas ou preventivas para eliminar a(s) causa(s) básica(s) real(ais) ou potencial(ais) de irregularidades ou não-conformidades e outras situações indesejáveis. a d Documentação Referência: MQ-VITO EP-GQA000 EP-GQA100 Manual da Qualidade – Sistema de Gestão da Qualidade VITO Especificação de Processo – Gestão da Qualidade – Planejamento Especificação de Processo – Gestão da Qualidade – Controle da Qualidade a l o r Abrangência: Matriz e Filiais t n o Responsável pela Execução: Gestores e Executores dos Processos do SGQVito. Definições: C a Para os propósitos deste documento, são aplicáveis as definições abaixo: • Ação Preventiva: ação para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação indesejável. i p (ABNT NBR ISO 9000:2005) • Não-conformidade: não atendimento a um requisito. (ABNT NBR ISO 9000:2000) • Correção: ação para eliminar uma não-conformidade identificada. (ABNT NBR ISO 9000:2005) • Ação Corretiva: ação para eliminar a causa de uma não-conformidade identificada ou outra situação indesejável. ó C (ABNT NBR ISO 9000:2005) • ROC – Registro de Ocorrência: formulário utilizado para registrar ocorrências (oportunidade de melhoria, irregularidades ou não-conformidades) acontecidas (reais) ou que poderão acontecer (potenciais) nos processos, além de permitir o controle de eventuais ações corretivas ou preventivas que venham a ser propostas para serem implementadas visando a eliminação da(s) causa(s) básica(s) das ocorrências. Descrição das Instruções: Irregularidades (anomalias, variações inerentes aos processos, observações de auditorias) e não-conformidades são dois tipos de ocorrências que acontecem ou que podem acontecer quando os processos planejados são executados. Em ambos os casos torna-se necessário uma análise preliminar para identificar as reais necessidades de registrá-las, o que dará início ao processo para estudo e diagnóstico de sua(s) causa(s) básica(s), promovendo, quando aplicável, proposições e implementações de ações corretivas para a eliminação da(s) mesma(s). 1) Critérios para o registro de ocorrências: As ocorrências observadas e referentes ao sistema da qualidade, processos internos ou produtos e serviços internos (ou de terceiros) que devem ser registradas são: _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Controle de Cópias nº visto Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 02/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência • oportunidade de melhoria ou irregularidades: somente as pertinentes aos processos executados, cujas correções ou prevenções possam proporcionar melhorias aos mesmos ou evitar que os resultados de processos não-conformes sejam detectados pelos clientes. • não-conformidades ou reclamações de clientes: todas. Todos os colaboradores da Organização devem proceder ao registro das informações no formulário ROC – Registro de Ocorrências. As cópias deste formulário estão dispostas em todas as áreas da Organização, podendo também serem obtidas na área Assessoria da Qualidade. 2) a d Instruções de preenchimento do formulário ROC – Registro de Ocorrências: a) Preenchimento do cabeçalho: o cabeçalho deve ser preenchido de maneira clara, devendo-se descrever nos campos correspondentes a data de abertura do formulário, o nome do responsável pelo registro, a sua área de alocação, a unidade de negócio (MTZ, BDI, OPO, BDO, SPO, etc.) a que pertence e o número seqüencial do formulário, atribuído e controlado individualmente por cada área da Organização. b) Descrição da ocorrência – campo : neste campo deve-se descrever, de maneira clara, detalhada e precisa, todas as informações disponíveis referentes à ocorrência que se está registrando, de modo a facilitar o entendimento e a compreensão dos envolvidos nas atividades realizadas para diagnosticar, se necessário, a(s) causa(s) básica(s) da mesma. c) Fonte apropriada de informação para o registro da ocorrência – campo : neste campo deve-se marcar com um “X” uma das opções relacionadas de fontes apropriadas que gerou as informações para o registro da ocorrência, podendo ser: • • • • • • • a l o r t n o relatório de auditorias internas/externas, manifestação de clientes (reclamações procedentes, etc.), resultado de reunião de análise crítica pela direção ou entre áreas, indicador de desempenho dos processos, demais análise de dados referentes ao SGQVito, resultado da análise de benchmarking realizadas, outras fontes (por exemplo: um relato de um Motorista, documentos externos, etc.). C a i p Em qualquer um dos casos, deve-se identificar a fonte escolhida da seguinte maneira: ó C • • • d) Sistemas de Gestão – campo • • • e) caso sejam oriundas de relatório de auditorias internas ou externas, deve-se relacionar qual o número do relatório, o número do requisito da norma NBR ISO 9001:2000 e/ou o número da observação que se relaciona com a ocorrência, caso sejam reclamações de clientes, deve-se identificar qual a empresa/área, telefone/fax/e-mail e nome da pessoa para contato, nos outros casos, deve-se registrar, por exemplo, um nº de documento do SGQVito, identificação do processo, ou qualquer outra identificação que possa identificar efetivamente a fonte. : neste campo deve-se marcar com um “X” uma das opções: SAS - sistema de gestão da saúde e segurança do trabalho: implantação em estudos – favor aguardar, AMB – sistema de gestão ambiental: implantação em estudos – favor aguardar, QUA: sistema de gestão da qualidade: quando relatada ou detectada na execução dos processos definidos para o SGQVito. Relação com o Cliente – campo : deve-se marcar com um “X” uma das opções: • Pesquisa: se a ocorrência tiver origem numa pesquisa de satisfação do cliente, • Reclamação: se a ocorrência tratar de uma reclamação de cliente. Obs: estas duas situações estão destacadas para proporcionar facilidade no monitoramento dos indicadores _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 03/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência f) Tipo – campo • • g) : deve-se marcar com um “X” uma das opções: (POT) potencial: quando se tratar de uma ocorrência que ainda não aconteceu, mas que poderá acontecer. Neste caso, assinalar com um “X” e atribuir valor “0” para o item VT, ou seja, VT=0. (REAL) real: quando se tratar de uma ocorrência que realmente tenha acontecido. Neste caso, assinalar com um “X” no campo e atribuir valor “1” para o item VT, ou seja, VT=1. Monitoramento – campo • • • : deve-se marcar com um “X” uma das opções: OM: quando a ocorrência relatada ou detectada tratar-se de OPORTUNIDADES DE MELHORIAS do sistema da qualidade e nos processos internos. Normalmente estas oportunidades são registradas pelos auditores durante a realização de auditorias internas/externas ou em função de sugestões formuladas pelos colaboradores da Organização, OB: quando se tratar de uma OBSERVAÇÃO registrada em auditorias internas/externas, NC: quando se tratar de uma NÃO-CONFORMIDADE registrada em auditorias internas/externas, ou seja, quando a ocorrência relatada ou detectada tratar-se de um não atendimento de um requisito, seja ele de sistema da qualidade, processos ou produtos (serviços). a d a l o r h) Incidência – campo : neste campo deve-se registrar a incidência da ocorrência, informando com que freqüência e período ela aconteceu. Para se obter estas informações, é recomendável uma verificação em ROC´s preenchidos anteriormente ou uma consulta junto a área Assessoria da Qualidade para apurar se a ocorrência que está sendo registrada é inédita (se nunca aconteceu) ou o número de vezes que aconteceu (freqüência) em determinado período (por dia, mês, ano, viagem, carregamento, descarregamento, auditoria, visitas, etc.) i) Procedência – campo • • j) t n o : neste campo deve-se marcar com um “X” uma das opções: (IMPRO) improcedente: quando as informações que descrevem a ocorrência não forem comprovadas com base em evidências objetivas obtidas através de observações, inspeções, medições ou ensaios. Neste caso, assinalar com um “X” e atribuir valor “0” para o item VP, ou seja, VP=0. (PRO) procedente: quando as informações que descrevem a ocorrência forem comprovadas com base em evidências objetivas obtidas através de observações, inspeções, medições ou ensaios. Neste caso, assinalar com um “X” e atribuir valor “1” para o item VT, ou seja, VP=1. C a i p Justifique aqui a improcedência ou procedência da ocorrência – campo : caso a ocorrência registrada for analisada e avaliada como “improcedente” ou “procedente”, as justificativas devem, obrigatoriamente, serem registradas neste campo. ó C : registrar o resultado do estudo da abrangência da k) Estudo da abrangência – atual e histórico – campo ocorrência. l) Data, Área e Responsável – notificação da ocorrência: nestes campos devem estar relacionadas todas as áreas que podem ou estão envolvidas com a ocorrência, cabendo ao responsável pela abertura do ROC – Registro de Ocorrências notificar os responsáveis das mesmas, solicitando a cada um deles que assinem o formulário para que conheçam a situação ocorrida, estabelecendo-se assim maior comprometimento e envolvimento para o estudo, diagnóstico e solução da mesma. m) Pontuação de Conceitos (PC) e Cálculo Índice Criticidade (IC) – campo : neste campo é realizada e registrada a análise crítica da ocorrência em questão, permitindo definir se a ocorrência será somente registrada e monitorada ou se será necessária a implementações de ações. Desta forma, temos as seguintes situações: • • Atribuir o valor do item VT e VP nos respectivos espaços. Responder a cada questão nos respectivos espaços da forma como segue: Interpretação das questões: • AFETA a qualidade planejada?: permite avaliar se a ocorrência registrada afeta diretamente a qualidade planejada e descrita no Sistema da Qualidade para a prestação de serviços executada pela Organização, podendo ser constatadas pela ausência de um ou mais requisitos estabelecidos para a execução dos _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 04/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência processos internos, utilização de produtos (insumos para estoque ou aplicação direta) e produtos e serviços de terceiros. • AFETA a imagem da Organização?: permite avaliar se atrasos (de qualquer natureza), sinistros, acidentes, autuações e infrações, quebra de equipamentos, extravios, danos ou contaminações de cargas, não-atendimento aos requisitos contratuais estabelecidos ou apresentação pessoal dos Motoristas, entre outras situações, afetam a imagem da Vito. • CONSIDERO grave pela incidência?: permite analisar o número de vezes (freqüência num determinado período) que uma ocorrência foi registrada (registros iguais ou similares) para apurar sua gravidade. • DEMANDA tempo para a correção ou prevenção?: permite analisar eventuais prazos para a correção ou prevenção da ocorrência registrada. • ENVOLVE custos para a correção ou prevenção?: permite analisar níveis de custos que podem estar envolvidos na correção ou prevenção da ocorrência. • ENVOLVE mudanças nos processos?: permite analisar a quantidade de alterações eventualmente necessárias a serem implementadas nos processos para os quais foram registradas ocorrências. a d a l o r Em cada um dos campos deve-se atribuir pontos (“0, 1 ou 2”), considerando-se os significados (“NÃO, POUCO e MUITO”). Para tanto, deve-se escolher aquele que melhor se adequar à questão que está sendo analisada, traduzindo de forma mais coerente a realidade dos fatos. t n o O valor do IC é calculado da seguinte maneira: IC = VT+VP+ n) • se 0 ≤ IC ≤ 5 • se IC ≥ 6 ∑(PC) = a ocorrência é registrada e monitorada C a = deve-se estudar as causas básicas da ocorrência e abrir RACP Causa(s) básica(s) da ocorrência – campo : neste campo deve-se registrar a(s) causa(s) básica(s) que está(ão) relacionada(s) com a ocorrência registrada. Para se obter esta informação é recomendável a utilização, quando aplicável, de ferramentas da qualidade (Brainstorming, Fluxograma, 5W 1H, Matriz GUT, Diagrama de Causa e Efeito, Lista de Verificações e Gráfico de Pareto) para ajudar nas atividades planejadas e desenvolvidas para se diagnosticar a(s) causa(s) básica(s) da mesma. i p ó C O responsável pelo ROC pode, a seu critério e dependendo da abrangência e complexidade da ocorrência, analisar a possibilidade de se formar uma equipe de trabalho para atuar na solução da ocorrência. Formação da equipe de trabalho: a equipe deve ser composta por colaboradores da Organização cujas áreas estejam direta ou indiretamente relacionadas com a ocorrência. Deve-se definir um coordenador para a equipe com responsabilidade pela condução das reuniões e elaboração dos registros das atividades da mesma (cronograma de reuniões e atividades programadas ou desenvolvidas).Todos os formulários de ferramentas da qualidade utilizados para o estudo e diagnóstico da(s) causa(s) básica(s) da ocorrência devem ser anexados ao ROC. o) Reparo e/ou Correção do efeito – campo : neste campo deve-se registrar, quando aplicável, o reparo e/ou correção que foi implementada no sentido de conter os efeitos aparentes decorrentes da ocorrência registrada. Neste caso, o responsável pela implementação deste tipo de ação, que pode não ser o mesmo colaborador que registrou a ocorrência, assina e data o ROC nos campos específicos para esta finalidade. p) Registro ROC: O campo “Registro do ROC” deve conter a data e assinatura de colaboradores da Assessoria da Qualidade que farão o cadastro e validação do ROC no sistema de acompanhamento e rastreamento q) Fechamento ROC: este campo deve conter a data de encerramento e a assinatura do responsável pelo ROC. _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 05/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência 3) Instruções de preenchimento do formulário RACP – Relatório de Ações Corretivas/Preventivas: a) Ações planejadas para Implementação – (Campo A): Nesta etapa torna-se necessário definir e propor quais ações corretivas ou preventivas serão implementadas de forma a eliminar a(s) causa(s) básica(s) da ocorrência relatada ou detectada. Para defini-las e quando necessário, recomenda-se ao responsável pelo relatório/equipe realizar uma Sessão de Brainstorming para gerar idéias com vistas à eliminação da ocorrência. Outras ferramentas como o Fluxograma, 5W 1H ou Diagrama de Causa e Efeito podem auxiliar na correlação entre possíveis ações corretivas ou preventivas e a(s) causa(s) básica(s) identificada(s). Todas as ações corretivas identificadas pela equipe deverão ser submetidas a uma análise quanto à viabilidade prática de utilização e seu custo de implementação, devendo ser testadas dependendo da(s) causa(s) básica(s) e do processo onde a mesma está presente. a d Geralmente o teste mais efetivo e eficaz consiste na aplicação das ações corretivas ou preventivas no processo, verificando a eliminação ou não da(s) causa(s). Para a sua execução, as atividades devem ser planejadas com antecedência e devem levar em conta os recursos necessários e a efetiva participação de todos os colaboradores envolvidos. Para tanto é necessário a elaboração de um plano de ação, podendo ser utilizada a ferramenta da qualidade 5W 1H onde são definidos e registrados: a) b) c) d) e) t n o a l o r a descrição das ações corretivas ou preventivas a serem implementadas e suas etapas, a data da implementação, os responsáveis pela implementação e suas atividades, o local da implementação, a data de início e término de cada uma das etapas de implementação. No campo “C/P” deve estar identificado se a ação proposta tem caráter corretivo (C) ou preventivo (P). No campo “Descrição” devem estar definidas e descritas quais ações foram propostas para serem implementadas e no campo “Prazo e Responsável” devem estar definidos e registrados os prazos necessários para a implementação das respectivas ações propostas e o nome/assinatura do responsável pela implementação das ações propostas. b) i p C a Acompanhamento da Implementação – (Campo B): Após os registros das ações propostas, deve-se dar início ao acompanhamento da implementação das mesmas, em cujos campos: ó C c) • “Evidências”: devem estar registradas quais evidências foram observadas e que demonstram a efetiva implementação das ações propostas, • “Data e Responsável”: devem estar registradas as datas nas quais foram observadas as evidências de implementação das ações propostas, bem como o nome/assinatura do(s) responsável(eis) pelas observações. Análise da Efetividade e Eficácia das Ações – (Campo C): Após a implementação das ações corretivas, é necessário acompanhá-las no sentido de verificar se as mesmas foram efetivas e eficazes na eliminação da(s) causa(s) básica(s) apontada(s) no formulário ROC. Para tanto deve-se comparar os resultados coletados antes e após a implementação, observando se a(s) causa(s) básica(s) da ocorrência foi(ram) realmente eliminada(s). Neste caso deve-se utilizar os campos relacionados abaixo para realizar este acompanhamento e comprovar a efetividade e eficácia das ações: • no campo “Item” devem estar registrados os números seqüenciais (1,2,3,4,5...) das evidências observadas. • no campo “Evidências” devem estar registradas quais evidências foram observadas que comprovam a efetividade e eficácia das ações implementadas. No campo “Data e Responsável” devem estar registradas as datas nas quais foram observadas as evidências e o nome/assinatura do(s) responsável(eis) pelas observações. _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 06/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência d) Análise crítica dos resultados e encerramento do RACP – (Campo D): Neste campo são registrados os resultados da análise crítica, devendo-se marcar com um “X” se: a) as ações propostas e implementadas mostraram-se efetivas e eficazes, justificando o encerramento do RACP. Neste caso, deve-se avaliar se as ações implementadas promoveram alguma alteração nos processos que justifiquem alterações nos documentos do sistema da qualidade que os descrevem. Caso afirmativo, deve-se registrar a identificação dos documentos que devem ser ou que foram alterados. b) as ações propostas e implementadas não se mostraram efetivas e eficazes, justificando o encerramento do RACP e a abertura de um novo ROC para uma nova análise da(s) causa(s). a d O campo “Fechamento RACP” deve conter a data de encerramento e a assinatura do responsável pelo ROC. O campo “Registro RACP” deve conter a data e assinatura de colaboradores da Assessoria da Qualidade que farão o cadastro e validação do RACP no sistema de acompanhamento e rastreamento. a l o r OBS: não estão definidos prazos para o preenchimento dos campos anteriormente descritos em função da grande variedade de características que estão envolvidas até à conclusão pela efetividade e eficácia das ações propostas. Recomenda-se, porém, que os mesmos sejam preenchidos em tempo hábil, possibilitando-se assim melhorias contínuas nos processos executados internamente. t n o Registros da Qualidade: Identificação ROC - Registro de Ocorrência Armazenamento pasta suspensa (meio físico) Proteção armário fechado acesso restrito Tempo de Retenção ó C Disposição C a i p Recuperação ordem numérica ativo: 06 meses passivo: nenhum (A) não aplicável _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 07/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência Anexos: ROC Data Abertura Registro de Ocorrências Descrição da ocorrência Responsável Área Unidade Nº ROC Pontuação de Conceitos (PC) e Cálculo Índice Criticidade (IC) Pontuação dos Critérios ¨ Conceitos (PC) ¨ 0 - NÃO 1 - POUCO 2 - MUITO ª VALOR TIPO VT - campo AFETA a qualidade planejada AFETA a imagem da Organização CONSIDERO grave pela incidência VALOR PROCEDÊNCIA VP - campo DEMANDA tempo para a correção ou prevenção ENVOLVE custos para a correção ou prevenção ENVOLVE mudança nos processos Índice de Criticidade (IC) VT VP PC a d IC ≥ 6 IC a l o r 0 ≤ IC ≤ 5 VT + VP + Σ(PC) = IC abrir RACP registra e monitora É necessária a implementação de ações corretivas (RAC) ou preventivas (RAP), devendo ser usado o verso deste formulário para o registro. NÃO é necessária a implementação de nenhuma ação em função da magnitude e risco da ocorrência, que está registrada e será monitorada. t n o Fonte apropriada de informação para o registro da ocorrência auditorias interna ou externa empresa/área telefone/fax C a reunião ACD/áreas indicador de desempenho i p outras fontes Sistemas de Gestão SAS AMB QUA ó C nº item ¨ o cliente manifestou ou reclamou Monitoramento OM OB nº relatório NC análise de dados identificação Relação com o Cliente Pesquisa Reclamação Incidência freqüência período/evento Causa(s) básica(s) da ocorrência nº om ob nc contato bench marking Tipo POT REAL VT=0 VT=1 Procedência IMPRO PRO VP=0 Reparo e/ou Correção do efeito Resp/Data VP=1 Justifique aqui a procedência ou a improcedência da ocorrência Estudo da Abrangência - atual e histórico ROC Rev G - 30/03/06 Data Registro ROC Fechamento ROC data e assinatura responsável ASQ data e assinatura responsável ROC Área Responsável _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA151 B 08/08 Ação Corretiva e Preventiva – Registro de Ocorrência RACP - Relatório de Ações Corretivas/Preventivas A - Ações propostas para implementação C/P item Data e Responsável Evidências a l o r C - Análise da Eficácia das Ações Data e Responsável Evidências Fechamento RACP As ações implementadas mostraram-se efetivas e eficazes, justificando o encerramento deste RACP. Os documentos do SGQ Vito que descrevem os processos com ações implementadas dever ser ou foram alterados a d t n o C a i p ó C B - Acompanhamento da Implementação Prazo e Responsável Descrição Registro RACP As ações implementadas NÃO se mostraram efetivas e eficazes, justificando o encerramento deste RACP e a abertura de um novo ROC. data e assinatura responsável ROC obs: todos os formulários de ferramentas utilizadas para o estudo da(s) causa(s) e ações devem ser anexados neste documento data e assinatura responsável ASQ _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade.