FACULDADE JOSÉ LACERDA FILHO DE CIÊNCIAS APLICADAS - FAJOLCA
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE:
NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e
IPOJUCA / PE
Setembro / 2007
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MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE:
NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e
Monografia apresentada pela aluna Maria Osana
Floriano de Oliveira, sob a orientação do Professor
Adilson Martins Demosthenes, como requisito para
obtenção do título de Bacharel em Ciências
Contábeis
IPOJUCA / PE
Setembro / 2007
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MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE:
NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NF-e
Esta monografia foi julgada adequada e aprovada em sua forma final pelo Curso
Superior de Bacharel em Ciências Contábeis da Faculdade José Lacerda Filho de Ciências
Aplicadas – FAJOLCA, Ipojuca / Pernambuco.
Aprovada em, 18 de setembro de 2007
Banca Examinadora:
____________________________________
Adilson Martins Demosthenes
Orientador do Trabalho
____________________________________
José dos Anjos Teixeira Bastos Filho
Professor da Instituição - FAJOLCA
____________________________________
Elyrouse Cavalcante de Oliveira
Coordenador do Curso
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DEDICATÓRIA
Dedico a todos aqueles que acompanharam minha
jornada para a conquista de mais um título. À
minha mãe Maria Severina da Conceição, que
apesar de ausente, sempre norteou minhas atitudes.
Ao meu pai José Floriano de Oliveira, pelo
incentivo. Ao meu filho Vinicius Floriano de Melo,
que soube superar minha ausência diária com meus
estudos e outras obrigações, destacando a minha
Irmã Maria Cristina “ Nininha”, Rafael meu
cunhado pelo apoio sempre presente, a Valdir Melo
meu esposo que faz parte desta conquista. Enfim a
todos aqueles que direta ou indiretamente
contribuíram para a realização desse trabalho.
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AGRADECIMENTOS
Primeiramente a força maior, o Deus onipotente e onipresente, que acompanha
nossas vidas e traça nossos destinos.
A Maria Santíssima Mãe de Deus e nossa Mãe, que tenho como modelo de mulher
forte, determinada e obediente a vontade Deus.
Aos meus pais, que souberam me educar e contribuíram significativamente para
minha formação acadêmica.
Aos professores que, acima de educadores, tornaram-se amigos e se fizeram
presentes nos momentos de dúvida, especialmente aos meus orientadores: Elyrouse
Cavalcanti e ao professor Adilson Martins Demosthenes. Sem esquecer a eterna saudade da
Professora Roseclery Gomes Queiroz que semeou frutos de conhecimentos e conquistas
nesta minha graduação.
A todos os amigos e colegas que me incentivaram, com sua paciência e
compreensão durante a realização desta pesquisa científica.
A professora Laís Lacerda e ao seu Pai José Correia de Lacerda Filho (Sr. Zezito)
que acreditaram na cidade de Ipojuca e nos “seus filhos que tem sangue de guerreiros neste
solo brasileiro terra de santa cruz”, (Estrofe do Hino de Ipojuca, Maestro Marinho Alves)
instalando esta faculdade no nosso município.
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................9
1.1. CONSIDERAÇÕES INICAIS............................................................................9
1.2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA..........................................................................11
1.3. OBJETIVOS........................................................................................................11
1.3.1. Geral .....................................................................................................11
1.3.2. Específicos ...........................................................................................12
1.4. JUSTIFICATIVA................................................................................................12
1.5. METODOLOGIA...............................................................................................13
2. REFERENCIAL TEÓRICO...........................................................................................13
2.1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL,
DOCUMENTAÇÃO DIGITAL.........................................................................13
2.1.1. Documentação .....................................................................................13
2.1.1.1. Suporte material......................................................................14
2.1.1.2. O novo modelo........................................................................16
2.1.2. Documentação Contábil ......................................................................17
2.1.2.1. Normas de utilização dos documentos na contabilidade.......18
2.1.3. Documentação Digital ........................................................................20
2.1.3.1. A autenticidade.......................................................................22
2.1.3.2. Escrituração fiscal..................................................................24
2.1.3.4. Certificação digital.................................................................29
2..2. NOTA FISCAL ELETRÔNICA......................................................................31
2.2.1.Histórico do Projeto NF-e...................................................................31
2.2.2. Conceitos da NF-e..............................................................................31
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2.2.3.Modelo Operacional.............................................................................31
2.2.4.Documentação Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANF-e.......................33
2.2.5.Implantação do Projeto NF- ...............................................................34
2.2.6.Benefícios Esperados...........................................................................39
2.2.6.1.Benefícios para o contribuinte comprador...............................39
2.2.6.2.Benefícios para sociedade.........................................................39
2.2.6.3.Benefícios para o contribuinte vendedor..................................40
2.2.6.4.Benefícios para as administrações tributárias...........................40
2.2.7.Desvantagens........................................................................................41
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS.........................................................................................47
REFERÊNCIAS..............................................................................................................48
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LISTAS DE FIGURAS
Figura 1.1- Recepção Antes da ocorrência do Fato Gerador.................................................42
Figura 1.2- Validação da NF-e Recebida...............................................................................42
Figura 1.3- Validação e Autorização......................................................................................43
Figura 1.4- Retransmite NF-e ...............................................................................................43
Figura 1.5- Autorização da NF-e DANFE.............................................................................44
Figura 1.6- Trânsito Autorizado............................................................................................44
Figura 1.7- Validação da NF-e Código de Acesso...............................................................45
Figura 1.8- Pós-validação dos Dados....................................................................................45
Figura 1.9-Modelo do DANFE.............................................................................................46
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1. INTRODUÇÃO
1.1.CONSIDERAÇÕES INICIAIS
A competitividade do mundo globalizado exige mudanças e constantes inovações
tecnológicas, requisitando grande capacidade de processamento das empresas. Há décadas a
tecnologia vem ditando a forma como se realizam transações comerciais. Não faz muito
tempo que os computadores, fax, copiadoras, celulares e outros artefatos eletrônicos
encontram-se integrados nos ambientes das empresas e são usados como diferencial
competitivo para manter ou mesmo aumentar o seu percentual de participação no mercado.
Atualmente, as organizações públicas e privadas enfrentam a tarefa de migrar seus
procedimentos burocráticos para o mundo digital, todos os dias grandes volumes de
informações digitais são produzidos: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravações
sonoras, material gráfico, páginas da Internet, etc. O século XXI chega trazendo uma forte
dependência da informática como uma forma de armazenar os registros das atividades
individuais e coletivas.
A Tecnologia da Informação é mais uma ferramenta usada pelas empresas, mais do
que uma forma de trocar dados, está mudando radicalmente a forma tradicional das
operações contábeis, tornando os processos mais eficientes e proporcionando melhores
serviços em todos os níveis. Documentos digitais, assinaturas eletrônicas e a infinidade de
endereços virtuais dedicados ao comércio, são alguns exemplos desses avanços que estão
sendo utilizados para disponibilizar informações e serviços e estão, definitivamente,
mudando a forma de fazer negócio.
Observa-se que a evolução digital tem impactado, sobretudo, a maneira de praticar
contabilidade. A Tecnologia da Informação continuará influenciando as empresas,
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proporcionando inovações nas tramitações contábeis, bem como criando novas alternativas
para usuários de informações recolherem e analisarem a informação. Neste quadro destacase o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que propõe mudanças radicais. Espera-se um
ambiente de trabalho “enxuto”: um servidor, uma impressora de qualquer modelo abastecida
com papel A4 comum.
Um certificado digital irá assegurar a validade jurídica do que for assinado via
internet. Caso a nota seja de produtos e eles precisem cruzar as cidades de caminhão, basta o
portador carregar um DANF-E (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) que conterá
um código de barras, para que os agentes do Fisco dos postos de fronteira possam verificar a
autenticidade das informações via internet. Tudo isso acordado entre a Secretaria da Fazenda
e a Receita Federal. Estas são algumas das mudanças prometidas pela Nota Fiscal
Eletrônica.
O Projeto NF-e veio para implantar um padrão nacional de documento fiscal
eletrônico que substituirá, gradativamente, a forma atual de emissão de documento fiscal em
papel, simplificando as obrigações dos contribuintes e favorecendo o acompanhamento, em
tempo real, das transações pelo Fisco.
Mesmo sendo um tema bastante atual, a questão relativa ao tratamento dos
documentos eletrônicos no meio contábil ainda que, abordada com freqüência, gera certa
polêmica e receio para os interessados em tal assunto.
Baseado-se em abordagens técnicas e esclarecimentos sobre os documentos
eletrônicos, trâmite e sua importância para a contabilidade, procura-se mostrar neste trabalho
a importância e as vantagens propostas por este novo modelo de documento.
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1.2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
Diversos projetos em tecnologia, ainda que recheados de ótimas intenções, nem
sempre conseguem atingir os objetivos esperados. Portanto, a integração e compartilhamento
de informações tem o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária
brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das
obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o
controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações
tributárias.
Se no setor corporativo, o documento digital está se tornando uma questão de
sobrevivência, no setor público ele será um instrumento de grande valia para reduzir fraudes
e aumentar a transparência dos processos.
Como toda medida facilitadora, a documentação digital é uma tendência mundial
irreversível. Para se ter uma idéia, países da América Latina, como México e Equador, já
têm processos de digitalização em andamento. A emissão de documentos fiscais eletrônicos
é apenas o início de um modelo que deve se estender a todos os documentos de quaisquer
natureza.
Diante desse contexto, faz-se o seguinte questionamento: como a documentação e a
Nota Fiscal eletrônica utilizada pelas empresas e na contabilidade pode reduzir a burocracia
e os custos ?
1.3. OBJETIVOS
1.3.1 Geral
A implantação de documentos eletrônicos na contabilidade tem como meta a
adoção de um modelo nacional que venha substituir a sistemática atual de emissão de
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documento fiscal em papel com a validade jurídica garantida pela assinatura digital do
remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo
tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
Para responder ao questionamento proposto a presente pesquisa tem como objetivo
geral analisar como a documentação e a nota fiscal eletrônica utilizada pelas empresas e na
contabilidade pode auxiliar na redução da burocracia e de custos.
1.3.2. Específicos
Visando atingir o objetivo geral deste trabalho delineou-se os seguintes objetivos
específicos:
a) Identificar um referencial teórico acerca de documentações, documentação
contábil e documentação digital.
b) Descrever a documentação digital utilizada pela contabilidade.
c) Analisar os benefícios oriundos da documentação digital utilizada na
contabilidade.
d) Destacar o novo modelo da Nota Fiscal Eletrônica.
1.4. JUSTIFICATIVA
Esse trabalho justifica-se a medida que surge a necessidade de debater sobre a
integração e cooperação entre administrações tributárias, especialmente naqueles países que,
como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal. Nesses países, a autonomia
tributária tem gerado, tradicionalmente, multiplicidade de rotinas de trabalho, burocracia,
baixo grau de troca de informações e falta de compatibilidade entre os dados econômico-
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fiscais dos contribuintes. Para os cidadãos, o Estado mostra-se multifacetado, ineficiente e
moroso. Para o governo, o controle apresenta-se difícil porque falta a visão integrada das
ações realizadas pelos integrantes do sistema. Para o País, o custo público e privado do
cumprimento das obrigações tributárias torna-se alto, criando um claro empecilho ao
investimento e geração de empregos. Visando o novo modelo da NF-e Nota fiscal
Eletrônica e seus benefícios ao Contribuinte e ao órgão arrecadador.
1.5. METODOLOGIA
No trabalho em tela, utilizou-se técnicas de documentação indireta, através de
pesquisa bibliográfica e documentada, em livros, artigos, revistas, páginas da Internet, que
tratam do assunto em questão.
A metodologia utilizada foi o método dedutivo; quanto ao objetivo foi exploratória;
quanto ao procedimento foi uma pesquisa bibliográfica e quanto à abordagem foi
qualitativa.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL E
DOCUMENTAÇÃO DIGITAL
2.1.1. Documentação
Toda a informação contida em um suporte material, por meio de signos gráficos e
que tenha a propriedade de ser comunicada é um documento. É qualquer base de
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conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para
consulta, estudo, prova, etc, como está definido em dicionário.
Todavia, é mais valioso do que um suporte material que recebeu símbolos gráficos
com teor informativo, visto que representa o pensamento de determinada manifestação do
pensamento humano. Baseando-se nesse conceito, temos obrigatoriamente a presença de um
receptor do fenômeno comunicativo, sem o qual não teríamos propriamente o documento.
Neste sentido, podemos considerar o documento como fonte segura e constante de
informações, e não podemos ignorar o fato de que o conceito de documento deriva da
necessidade de transmitir informações e não propriamente da forma como o processo ocorre.
2.1.1.1 Suporte material
Dada a importância da documentação das ações, principalmente como meio para
posterior auditagem, observa-se que praticamente todas as formas como os documentos
estão previstos em lei fazem uso do papel. De fato, as exigências de forma “escrita”,
exigidas para atos comerciais, partem do pressuposto de que os atos jurídicos são registrados
tendo o papel como suporte material
Portando a maneira tradicional de se coNF-eccionar e arquivar o documento
emprega o papel e utiliza detalhes impressos ou anexos para garantir sua procedência.
Podemos afirmar que esta forma tradicional, parte da premissa que qualquer modificação do
documento em papel pode ser identificada e que os itens usados para identificar o emissor
são únicos e são impossíveis de ser reproduzidos por outrem, a não ser pelo próprio emissor
do documento.
Um documento em papel tem varias funções: garantir uma tangível evidência da
existência da vontade contratual das partes; permitir que possa ser lidos por todos os
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envolvidos ou interessados na ação; possibilitar que permaneça inalterado ao longo do tempo
e fornecer um permanente registro da transação, permitindo sua reprodução por meio de
cópias; possibilitar a autenticação; favorecer o arquivamento dos dados de forma a facilitar o
controle e permitir o acesso em auditagem para fins de contabilidade, tributação e outros fins
regulatórios. Assim, a exigência de apresentação de documento em papel na forma escrita,
que pode ser combinada a outros requisitos para autenticação, visam emprestar maior
confiabilidade e segurança jurídica ao documento.
Em virtude da necessidade de manter os documentos em perfeito estado por vários
anos e até décadas, as empresas dedicam espaços físicos exclusivamente a arquivos que não
param de crescer fisicamente, exigindo cuidados nas instalações e o emprego de pessoal
dedicado e especializado em seu manuseio. Impressoras matriciais carregadas com notas
fiscais em formulários contínuos de várias vias, ocupam boa parte do espaço esperando o
comando para imprimir uma nova série de comprovantes. Arquivos de metal também
ocupam uma boa fatia do espaço enquanto aguardam a sua vez de receber o material tão
importante para o governo quanto para a empresa. Equipes de funcionários carimbam e
separam as notas, dando o destino de direito a cada uma delas. A tecnologia da informação
veio para modificar este cenário.
O papel não é o único suporte possível para o documento, em conseqüência a forma
e os símbolos usados para representar o pensamento humano também mudam. A informação
pode ser armazenada, por exemplo, em fitas magnéticas ou discos ópticos, ou seja, de forma
digital. Em conseqüência os símbolos passam a ser compostos por elementos básicos de
informação eletrônica. O documento digital é então o documento que tem como suporte
material o meio eletrônico.
Esta alteração do suporte material de papel para o meio digital, traz a vantagem da
rapidez e agilidade no tramite dos processos, pois a informação na forma de bits (menor
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unidade de informação digital) pode viajar, praticamente, na velocidade da luz, reduzindo os
custos e principalmente os espaços para sua conservação. No entanto este novo suporte deve
oferecer, pelo menos, o mesmo grau de segurança oferecido pelos tradicionais arquivos de
papel, o que deve ser alcançado com o emprego de alguns recursos técnicos.
2.1.1.2. O novo modelo
Com o advento da sociedade da informação os agentes econômicos aumentaram a
sua mobilidade, exercendo ações em todo o território nacional e deixando de estar restritos
ao conceito de jurisdição territorial. Em decorrência, é comum que empresas sejam
contribuintes, simultaneamente, de diversos governos, em nível federal, estadual ou
municipal. A conseqüência direta deste modelo é que os bons contribuintes acabam
penalizados pela burocracia, pois tem que lidar com procedimentos e normas diversas em
cada unidade da federação ou município.
As administrações tributárias enfrentam o grande desafio de adaptarem-se aos
processos de globalização e de digitalização do comércio e das transações entre
contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados
crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à
necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.
No que se refere às administrações tributárias, há a necessidade de despender
grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre
as operações realizadas pelos contribuintes, administrando um volume de obrigações
acessórias que acompanha o surgimento de novas hipóteses de evasão.
Portando, a integração e compartilhamento de informações têm o objetivo de
racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves
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burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de
impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de
intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.
Para atender a estas necessidades, a Emenda Constitucional No. 42 introduziu o
Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias
da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a atuar de forma integrada,
inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.
De modo geral, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público
voltado para a redução de burocracia do comércio e dos entraves administrativos enfrentados
pelos empresários do País, exigindo a modernização das administrações tributárias nas três
esferas de governo.
O projeto prevê ainda o investimento em tecnologia de forma a modernizar o
parque tecnológico e os sistemas de informação, ampliando a capacidade de atendimento das
unidades administrativas.
Com a assinatura digital, o emitente realiza, basicamente, quatro ações: intenção,
afirmação, evidência e cerimônia. O primeiro gesto está ligado ao compromisso do individuo
com o conteúdo do documento. O segundo é a confirmação que a transação foi consumada.
O terceiro deixa claro o vinculo entre o individuo e o documento. Com o quarto gesto o
individuo assume todas as conseqüências legais da ação.
2.1.2. Documentação Contábil
Em contabilidade não devemos buscar um conceito minucioso de documento, e sim
o emprego de elementos básicos para construir um possível conceito de documento no
sentido contábil, com itens que possam garantir à informação contábil a característica
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qualitativa de confiabilidade, dando relevância ao aspecto probatório (autenticidade) do
documento.
A forma tradicional de verificação da autenticidade de um documento está baseada
na consistência original de seu conteúdo e na identificação de sua procedência. Para garantir
a originalidade de seu teor, devemos levar em consideração a materialidade de seu suporte e
verificar detalhes obrigatórios por força de lei como assinaturas manuscritas, selos,
numerações, carimbos, marcas d’água, etc.
Independentemente da base material (suporte) em que o documento esteja impresso,
para analisar o valor probatório do mesmo, é necessário que o suporte seja indelével, não
permitindo que ocorra qualquer tipo de adulteração ou modificação, e caso ocorra tais
eventos, permitir que seja identificados tais fatos. Há ainda a necessidade da identificação da
procedência da informação de forma segura. Tradicionalmente é feita a análise de assinatura
manuscrita que se presume única para cada individuo e difícil de ser reproduzida ou verificase códigos que representam entidades como CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) ou
CPF (Cadastro de Pessoa Física). Em outras palavras, estes itens bem como outros detalhes
que permitam aferir a procedência devem, necessariamente, fazer parte do documento. Na
contabilidade, é evidente a relevância de tais meios de identificação para que se possa
assegurar a procedência do documento.
2.1.2.1. Normas de utilização de documentos na contabilidade
Como explicado anteriormente, o documento é qualquer fonte de informação,
fixada em um suporte e material e disponível de forma a permitir consulta, estudo, prova,
etc. Documento contábil é toda informação oriunda do conhecimento contábil além dos
documentos usados para realizar a escrituração.
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Os documentos contábeis assumiram várias formas físicas no decorrer da história,
desde símbolos gravados em peças de argila, pedaços de madeira com marcas de cortes que
possuíam sentido numérico e cordas com nós. Estes artefatos representam registros
primitivos do controle exercido pelo homem sobre coisas ou objetos. Não se tem aqui a
intenção de esgotar todas as formas de documento contábil existentes na historia da
humanidade, mas acredita-se que é possível perceber o uso de diversos suportes materiais na
representação do pensamento humano, principalmente no conhecimento contábil.
A fim de identificar com mais clareza os documentos contábeis, destacam-se as
seguintes definições das Normas Brasileiras de Contabilidade:
NBC T 2.2 – Da Documentação Contábil.
2.2.1 – A Documentação Contábil compreende todos os documentos,
livros, papeis, registros e outras peças, que apóiam a escrituração contábil.
2.2.1.1 – O Documento contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os
atos e fatos que originam lançamento(s) na escrituração contábil da
Entidade.
2.2.2 – A Documentação Contábil é hábil, quando revestida das
características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação,
na técnica contábil ou aceita pelos “usos e costumes”.
2.2.3 – A Documentação Contábil pode ter origem interna quando gerada
na própria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.
2.2.4 – A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação
contábil.
Conclui-se, então, que a documentação contábil é composta pelos documentos
gerados pela própria empresa (lançamentos contábeis, balanços, demonstrativos financeiros,
etc.) bem como os oriundos de terceiros (documentos que comprovam lançamentos
contábeis, também conhecidos como documentos probatórios).
Analisando a Lei n. 486, de 03/03/1969 em seu artigo 2º., percebe-se o interesse do
legislador no aspecto de integridade do documento contábil gerado pela empresa:“Art. 2º. – A
escrituração será completa, (...), com clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem
intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transporte para as margens”
O valor probatório do documento contábil é tratado no Decreto-Lei n. 24.337, de
4/01/1948, no artigo 1º., encontra-se a definição de requisitos:
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Art. 1º. – Os balanços, demonstrações de contas de lucros e perdas,
extratos, descriminações de contas ou de lançamentos e quaisquer outros
documentos de contabilidade, exigidos pelas repartições fiscais, para fins
do imposto de renda ou para quaisquer outros fins, só poderão fazer prova
na conformidade da legislação, quando assinados por contador ou guardalivros registrado em Conselho Regional de Contabilidade, com a indicação
do número do registro.
O requisito da assinatura do contador no documento contábil emitido pela empresa
para que o mesmo tenha valor probatório, foi ratificado pela resolução CFC n. 825/98, de
30/06/1998, artigo 20, parágrafo 2º;
“Art. 20...
(...)
2º. – Os documentos contábeis somente terão valor jurídico quando
assinados por contabilista com a indicação do número de registro e da
categoria.
(...)”
Pode-se afirmar que o documento contábil é aquele que comprova os atos e fatos
que geraram os lançamentos contábeis, bem como os documentos gerados pelo contador no
exercício de suas atividades profissionais.
2.1.3. Documentação Digital
A informática tem causado a quebra de inúmeros paradigmas, em todas as áreas do
conhecimento humano, inclusive no setor tributário. Um exemplo marcante dos novos
tempos é o documento eletrônico, gerado, transmitido, armazenado e acessado na forma de
bits, dispensando a necessidade da impressão em papel.
O homem vem buscando alternativas ao papel como forma de perpetuar suas
informações. Inicialmente pela baixa resistência do papel às ações do tempo.
Toda a sociedade – pelo menos nos seus elementos mais delicados e
essenciais – está ligada à matéria mais frágil que existe: o papel... nada de
resistente e duradouro: um pouco de pasta de madeira e de cola, substâncias
deterioráveis e combustíveis, é a que confiam os bens e direitos dos
homens, os tesouros da ciência e da arte. A umidade, o fogo, a traça, os
ratos, podem desfazer e destruir essa massa imensa de papel sobre que
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repousa o que há de mais caro no mundo. Símbolo de uma civilização que
sabe será efêmera, ou de incurável imbecilidade..”
AMARAL,2006,p..22)
Além da vulnerabilidade, há dificuldade em recuperar documentos, principalmente
quando acondicionados em grandes volumes. Outro ponto relevante é o alto custo para
guardar os documentos em papel, obrigando o Estado e o setor privado a manterem grandes
espaços para sua guarda. Finalmente, a consciência ecológica despertada nos últimos anos é
outro grande motivo para a busca de novas alternativas.
O documento digital é um conjunto de símbolos representados em modo binário,
assim como um texto. Para garantir que o conteúdo deste conjunto não será adulterado e
identificar a sua procedência, o mesmo deverá ser assinado digitalmente, porém essa
afirmativa somente será verdadeira se a assinatura digital possuir as seguintes propriedades:
ser única e exclusiva para o documento assinado; ser passível de verificação; ser gerado sob
controle exclusivo do signatário; estar de tal modo vinculada ao documento digital, que se
este for alterado, a assinatura seja invalidada e não tenha sido gerada posteriormente à
expiração, revogação ou suspensão das chaves. A assinatura digital é definida como “um
conjunto de caracteres alfanuméricos resultante de complexas operações matemáticas de
criptografia efetuadas por um computador sobre um documento eletrônico (um texto, uma
imagem, um som ou qualquer outro arquivo digital)”.
Criptografia (kriptos = escondido; grápho = grafia) é a técnica de escrever através
de símbolos ou códigos de forma que apenas um destinatário possa decifrar ou compreender.
Quase sempre o destinatário necessita de uma chave ou senha para proceder a leitura dos
dados criptografados. Podemos afirmar que a criptografia transforma os dados de tal forma
que se tornem ilegíveis para qualquer individuo sem o uso da chave ou senha. O objetivo
desta técnica é a privacidade, negando acesso a informação para qualquer pessoa, exceto
para o destinatário.
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A autenticação de um documento digital, consiste em vincular uma assinatura
digital a este documento. Refere-se a um método pelo qual o receptor de uma mensagem
eletrônica pode se certificar quanto a identidade do emissor e/ou quanto ao conteúdo da
mensagem.
Para exemplificar de forma prática o uso da assinatura digital em um documento
eletrônico, pode-se imaginar a concessão de um empréstimo por um banco a uma pessoa que
está em sua residência. O banco X envia, pela internet, o contrato criptografado para o
cliente Y, este cliente Y, ao receber a mensagem eletrônica criptografada aplica a sua senha
de acesso privativo, se a verificação for positiva, o cliente Y passa a ter certeza de que a
mensagem provém do banco X e que não sofreu qualquer tipo de adulteração, seja por erro
de envio ou alteração no texto, assim temos duas verificações: identificação do remetente e
integridade dos dados. Ao analisar o contrato e decidir aceitar o empréstimo, o cliente Y
envia, pela internet, o contrato criptografado e assinado digitalmente. O banco X, ao receber
o contrato aplica sua senha de acesso e faz as verificações de identificação do remetente
(cliente Y) e consistência dos dados. Finalmente o cliente Y não poderá negar que analisou e
enviou o contrato e o banco X poderá liberar o empréstimo.
Outro aspecto relevante da assinatura digital é que através dela é possível garantir a
privacidade do documento, ou seja, no exemplo citado, somente o banco X e o cliente Y
terão acesso as informações contidas no contrato de empréstimo.
2.1.3.1. A autenticidade
Uma das exigências básicas é que a informação contida no documento eletrônica
esteja acessível para consulta posterior. O termo “acessível” ressalta a necessidade de que a
informação possa ser lida ou reproduzida, a qualquer momento, a exemplo do que acontece
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em arquivos tradicionais, ou seja, de uma forma universal permitindo a democratização da
informação. Outro requisito básico de segurança é a identificação da procedência, ou seja,
identificar o autor e indicar que o mesmo aprovou a informação contida no documento. A
garantia da consistência do conteúdo é outro ponto fundamental. Vale lembrar a figura do
documento original deixa de existir, pois todo documento eletrônico é original, ou seja, é
único. Assim o que se busca garantir é consistência da informação quando do envio da
mesma para o destinatário.
Estes requisitos estão relacionados com a autenticidade do documento. Como visto,
o valor probatório do documento está em garantir a consistência de seu conteúdo,
identificando procedência e assegurando a originalidade do mesmo. Para assegurar a
consistência do documento digital, foi desenvolvida a tecnologia da firma ou assinatura
digital. Com a utilização de tal recurso, é possível garantir que o teor original do documento
não será burlado através de alterações não autorizadas bem como certificar a origem do
mesmo, atingindo assim a plena eficiência probatória.
Pode-se afirmar que o documento digital, devidamente assinado, é seguro e
totalmente confiável, além de proporcionar melhores condições de arquivamento e
recuperação, oferecendo facilidades para uma comunicação rápida, eficiente e segura.
Em relação a tributação, a busca pela integração e modernização da Administração
Tributária está relacionada à forma federativa adotada pelo estado brasileiro. Neste contexto,
a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios são dotados de autonomia política,
administrativa e financeira, estando suas atribuições, limitações e competências previstas na
Constituição Federal, que concede a cada esfera de governo a competência de instituir e
administrar os respectivos tributos.
23
2.1.3.2. Escrituração fiscal
A Medida Provisória 2.200-2, de 17/08/2001, criou a Certificação Digital e tornou
possível a criação sistema basicamente digital disposto a eliminar o uso do papel nas
atividades fiscais. A autenticidade, integridade e validade jurídica do documentos eletrônicos
foram asseguradas com a instituição do ICP Brasil, que é definido como:
Um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a ser implementado
pelas organizações governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de
estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de
certificação
digital
baseado
em
chave
pública.
<http//www.icpbrasil.gov.br> )
O SERPRO (Serviço Federal de Processamento de Dados), valendo-se da
experiência no desenvolvimento de sistemas e soluções no ambiente e-gov (governo
eletrônico), iniciou o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). De forma
mais objetiva, podemos nos referir ao SPED como um software (programa de computador)
que será oferecido pela Receita Federal a todas as empresas para que elas possam manter e
enviar a este órgão informações de natureza fiscal e contábil, a partir de arquivos eletrônicos
mantidos em seus computadores, bem como informações previdenciárias, Livros Fiscais,
Comerciais e Contábeis gerados através de escrituração, além de Demonstrações Contábeis.
Ao contribuinte será permitido validar, assinar digitalmente, visualizar o conteúdo destes
arquivos e enviar, através da internet, seus dados para os diversos órgãos que tratam do
registro e fiscalização nas várias esferas.
Visando alcançar um alto grau na integração dos fiscos federal/estaduais e,
posteriormente, municipais, bem como integrar todo o processo relativo às notas fiscais, o
SPED propõe a padronização, racionalização e compartilhamento das informações contábil e
fiscal digital, além de minimizar os custos com armazenamento e despesas com o
cumprimento de obrigações acessórias.
24
Os benefícios serão relevantes para as administrações tributárias e para os
contribuintes, visto que o projeto do SPED deverá abrir um leque de debates e ações com
medidas conjuntas em seus três campos de atuação: Nota Fiscal Eletrônica, Escrituração
Contábil e Fiscal Eletrônica.
Atualmente são muitas as dificuldades para que uma empresa possa se manter em
dia com as receitas fazendárias. O arquivamento de documentos pelo período exigido pela
legislação requer a utilização de pessoal, cuidados e gastos significativos. Quando há a
necessidade de recuperar um desses documentos, seja por imposição do Fisco ou para fins de
auditagem, o contribuinte geralmente tem um imenso trabalho para localizá-lo no grande
volume de papeis armazenados. Algumas empresas envolvidas no projeto piloto da Nota
Fiscal Eletrônica chegam a emitir quase um milhão de NFs por mês.
Além dessa dificuldade na guarda, manuseio e recuperação de documentos, as
empresas são obrigadas a prestar contas aos diferentes níveis de fiscos (federal, estadual e
municipal) fornecendo informações de forma e conteúdos variados e em momentos distintos,
aumentando consideravelmente a possibilidade de erro.
Com as funcionalidades que estão sendo incluídas no SPED, ao invés de
vários PGDs (Programas Geradores de Declarações), as empresas passarão
a entregar um único arquivo com a escrituração fiscal e também um só
arquivo com a escrituração contábil. O projeto unifica diversas solicitações
de informações a que o contribuinte está sujeito hoje, o que acaba gerando
conflito entre um PGD e outro. A partir da unificação dessas demandas
numa fonte, com toda segurança da assinatura digital, a expectativa é obter
dados mais confiáveis, diminuindo a necessidade de auditorias posteriores.
(Machado,2007,p.17)
Grandes vantagens são esperadas para as empresas e para a administração pública.
Segundo (Bruno,2007,p22) Nós costumamos dizer, internamente, que esse
é um projeto ‘ganha-ganha’, pois ele é de alto interesse para o fisco, por
permitir um maior controle da arrecadação e um acompanhamento mais
preciso do contribuinte; e, ao mesmo tempo, é um projeto do maior
interesse para as empresas, porque simplifica muito os seus trabalhos
burocráticos internos e o cumprimento da legislação, além de oferecer
grande redução de custos.
.
25
A proposta é fazer com que todo o volume de informações possa ser compartilhado
entre os fiscos federal e estaduais, e posteriormente, pelos fiscos municipais através de dados
compatíveis entre si. Todo esse processo feito de forma automática, com os dados viajando
em uma grande rede digital, com a segurança garantida pela tecnologia da certificação
digital.
O SPED é um projeto que vem atender a uma demanda antiga da
administração pública fazendária: como fazer para agilizar os processos de
negócio em que há a participação das três camadas do Estado. Isso
realmente é algo perseguido há muito tempo, pois a troca dessas
informações é extremamente complexa e volumosa. Tanto os governos
quanto as empresas só têm a ganhar com a adoção desse sistema,
ANDRÈ,Superintendente de Relacionamento com Clientes– Administração
Tributária do Serpro. <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>
O conjunto de valores agregado pelo SPED chegará diretamente ao bolso dos
consumidores finais.
O grande problema do modelo vigente são as inúmeras obrigações
acessórias que o contribuinte é obrigado a prestar junto ao fisco. Hoje, nas
três esferas tributárias, são quase 100 dessas obrigações. Ao tempo em que
facilita a vida dos contribuintes, o SPED também vai ajudar a combater a
sonegação, reduzindo a concorrência desleal. Então a base de tributação
aumenta, crescendo a arrecadação do Estado. As empresas, pelo fato de
terem menores gastos, poderão diminuir o preço final de seus produtos e
serviços para os cidadãos.SUSSUMU, membro da Coordenação de
Fiscalização da Receita Federal, e Supervisor Geral do Projeto na SRF,
<http//www.receita.fazenda.gov.br>
Quando uma Nota Fiscal Eletrônica for emitida relativa a uma venda interestadual,
tanto o estado de origem como o estado de destino tomarão ciência da transação em tempo
real, e poderão fiscalizar com rigor o devido cumprimento das obrigações tributárias.
A Receita Estadual já identificou casos em que fornecedores de São Paulo,
onde a alíquota para esse produto é de 16%, registravam a venda de lotes
para a Bahia, que tem alíquota de 5%. Mas o produto permanecia em
território paulista para ser vendido à população. Ou seja, havia uma
sonegação de mais de 2/3 do imposto devido”. SUSSUMU, membro da
Coordenação de Fiscalização da Receita Federal, e Supervisor Geral do
Projeto na SRF, <http//www.receita.fazenda.gov.br>
26
No sentido de obter uma visão de “construção coletiva” e banir a idéia de uma
“legislação impositiva”, o fisco convidou para o projeto representantes da sociedade, demais
órgãos e autarquias envolvidos e empresas-piloto de grande porte.
O primeiro passo foi dado em 2004, durante o ENAT (Encontro Nacional de
Administradores Tributários), em Salvador. Durante o evento, foi celebrado um
compromisso para o cumprimento de uma emenda constitucional que determinou a troca de
informações tributárias entre estados. Um ano mais tarde, no segundo encontro em São
Paulo, os participantes chegaram a um acordo para a criação do SPED e da Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e).
Dentro do governo federal existe o PPI (Projeto de Investimentos do
Governo Federal), no qual são priorizadas as ações que darão condições de
melhoria ao ambiente de negócios do país e de redução do custo Brasil.
Dentro dele existe o Projeto de Modernização da Administração Tributária
e Aduaneira. São vários projetos dentro desse escopo do PPI. É aí que está
inserido o Sped. SUSSUMU , membro da Coordenação de Fiscalização da
Receita Federal, e Supervisor Geral do Projeto na SRF,
<http//www.receita.fazenda.gov.br/speed/>
.
Em virtude da grande complexidade técnica e operacional requisitada pelo SPED, a
tarefa de desenvolvimento do sistema foi dividida em três frentes de trabalho. Em cada uma
dessas frentes, atuam grupos de trabalho com papéis bem definidos. A Receita Federal em
conjunto com as Secretarias Fazendárias Estaduais (Sefaz), se empenham no sentido de
concretizar um “ambiente integrado”, em nível nacional, para as áreas de Escrituração Fiscal
e Escrituração Contábil. Este “ambiente integrado” também funcionará como um grande
arquivo de Notas Fiscais Eletrônicas emitidas em todos os estados, sendo útil como espaço
de contingência em enventuais falhas nos sistemas estaduais. O suporte tecnológico ficará a
cargo do SERPRO.
É uma forma muito diferente e nova de trabalhar, na qual estados e
empresas sentam-se à mesa de reuniões junto com a Receita Federal para
discutir qual a informação, a periodicidade, e como essa informação vai ser
apresentada. Quinze estados têm representantes no grupo da Escrituração
27
Fiscal, que é a parte arrecadatória. Já na contábil, que tem impacto maior
na área de auditoria, são apenas dois estados, mas nessa Escrituração temos
a participação de vários outros órgãos de controle, como Banco Central, a
Susep (Superintendência de Seguros Privados) e a CVM (Comissão de
valores Mobiliários), <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>
O projeto da NF-e é coordenado pelas Sefaz através do ENCAT (Fórum dos
Administradores Tributários das Secretarias de Fazenda Estaduais – Encontro Nacional dos
Coordenadores e Administradores Tributários), a Receita Federal será a responsável pelo
processo de integração da NF-e.
Nesse projeto está atribuído à Receita Federal o importante papel de prover
um ambiente nacional, com tecnologias aplicadas ao projeto SPED como
um todo, que será compartilhado com os fiscos dos estados. As Secretarias
de Fazenda Estaduais irão implementar as ferramentas tecnológicas para
interagir com seus respectivos contribuintes, e também com o ambiente
nacional da Receita. TEXEIRA, gestora do SPED no SERPRO.,
<http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>
O interesse mostrado pelas várias instituições envolvidas no projeto, destaca a
importância estratégica do SPED para cada um desses setores.
Projetos muito grandes, que têm participação dos estados, que têm de ter a
concordância e também o incentivo da administração federal, tendem às
vezes a não acontecer por um motivo ou outro. O Sped não corre esse risco,
porque as empresas têm interesse, a sociedade tem interesse, o governo tem
interesse. Isso vai empurrar para que o projeto aconteça.
CESERO <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>.
A padronização dos requisitos necessários ao bom funcionamento do sistema nas
várias esferas tributárias, tem sido o tema dominante nas reuniões dos grupos de trabalho,
visto que os diversos ambientes que formam a arquitetura do SPED deverão ser integrados
através de recursos tecnológicos diversos.
Cada SEFAZ poderá decidir qual a solução, em Tecnologia da Informação, mais
viável para aplicar junto aos contribuintes em sua área de atuação. As SEFAZ serão
integradas ao SERPRO através de web service, desenvolvido pelo SERPRO. Em se tratando
das Escriturações Fiscais e Contábil, o SERPRO ainda está planejando uma maneira para
28
recepção dos dados, este planejamento exige o máximo de cuidado em virtude do grande
volume de dados em questão.
A expectativa é de que, em seis anos, o ambiente nacional conte com 400
Terabytes de armazenamento. Entendemos que se trata de um desafio de
referência internacional, e o Serpro está empenhado em usar recursos
tecnológicos e processos de gerenciamento adequados a essa grandeza,
para entregar o resultado que a Receita espera. TEXEIRA, gestora do
SPED no SERPRO., <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>
Todos os documentos recebidos deverão ser assinados digitalmente. Em razão das
propriedades de segurança do SPED, todos os aplicativos da Receita Federal deverão sofrer
um amplo processo de revisão.
O desenvolvimento do SPED, sem dúvida, marca uma revolução para a
administração pública em suas diferentes áreas, trazendo consigo a promoção da
desburocratização, o incentivo ao setor produtivo e a transparência do Estado. Uma inovação
tecnológica em favor do Brasil repleta de benefícios.
2.1.3.3. Certificação digital
A assinatura digital é o resultado do uso do método criptográfico de chaves
públicas, gerando uma cadeia de bits que, dependendo do sistema, um conjunto em separado
ou ser parte integrante do documento de tal forma que se ele sofrer qualquer alteração a
assinatura se tornará inválida. A assinatura digital é gerada a partir de determinada chave
privada, sendo que somente poderá ser coNF-erida pela chave pública a ela correspondente.
A denominação privada tem o significado de confidencial e a pública, de conhecimento
público.
Nota-se que a assinatura digital, tal como descrita, não é única por pessoa, como o é
a assinatura física. Ela é única por documento, visto que é gerada a partir de seu conteúdo.
Sendo único por pessoa o par de chaves que criará e coNF-erirá a assinatura.
29
Se uma assinatura digital for validada por determinada chave pública é porque foi
gerada pela chave privada a ela relacionada, pois os sistemas criptográficos tem como base
cálculos algorítmicos complexos, de tal forma que confirmam o relacionamento das duas
chaves, ou seja, somente a chave pública gerada simultaneamente com a privada pode
validar uma assinatura e impedem que, a partir da chave pública, se possa calcular a privada.
Deve-se ressaltar que o mundo digital é um mundo globalizado, em que contratos
são firmados entre pessoas que não raras vezes nunca se viram. Assim, é comum a situação
de alguém receber um documento assinado digitalmente e não ter como coNF-erir se o
emissor é realmente quem se apresenta ser. No documento tradicional, pode-se recorrer a
alguém possuidor de fé pública para atestar a titularidade da assinatura.
Para a certificação digital, também é possível recorrer a um terceiro elemento para
atestar a titularidade de determinada chave pública. A este elemento dá-se o nome de
Entidade Certificadora ou Autoridade Certificadora.
A certificação não recai sobre a assinatura, mas sim sobre a chave pública. Fazendo
uma analogia com o mundo físico, é como se a certificação recaísse sobre a caneta, e não
sobre a assinatura. Por essa razão, sempre que alguém com certificado assinar digitalmente
um documento, ele já estará automaticamente certificado, como se toda a assinatura que
saísse de determinada caneta já contivesse reconhecimento de firma.
As certificadoras utilizam um conjunto de equipamentos, sistemas e profissionais
capacitados, estruturados por procedimentos de segurança, para emissão e controle de
validade dos certificados. Esse conjunto é chamado Infra-Estrutura de Chave Pública, ou
simplesmente ICP.
Basicamente, a ICP assegura que os certificados sejam emitidos de forma adequada,
dentro dos parâmetros a que se propõem. Para tanto, são adotadas medidas de segurança
30
visando assegurar o sigilo da chave privada da certificadora, que assinará os certificados,
para impedir que outros o façam em seu nome.
2.2. NOTA FISCAL ELETRÔNICA
2.2.1. Histórico do Projeto NF-e
A organização das Secretarias de Fazenda, através do ENCAT, deu origem à
definição de um padrão nacional para a Nota Fiscal Eletrônica. O modelo promulgado
através do ATO COTEPE 72 prevê padrões de segurança e estrutura de mensageria tão
sofisticados, que o tornam um projeto dos mais sofisticados do mundo. Apesar da
complexidade da legislação tributária do país, a definição do Governo foi clara e precisa: a
nota fiscal brasileira será eletrônica, substituindo o tradicional modelo impresso.
Um passo tão importante, que irá mexer com as estruturas contábeis, fiscais e
produtivas das empresas não poderia avançar sem que o mercado pudesse manifestar suas
questões, seus temores e suas sugestões de aprimoramento. Neste momento surge o CONFEB (Conselho Privado da Nota Fiscal Eletrônica do Brasil), uma iniciativa da Associação
Brasileira de e-Business, que possui o objetivo de organizar a participação da comunidade
empresarial, de modo a fazerem-se ouvir suas palavras e opiniões nas decisões que
determinarão o êxito do projeto.
2.2.2. Conceitos da NF-e
A NF-e é um arquivo com as informações relacionadas a transação em questão, este
arquivo é assinado digitalmente garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor,
passando a ter validade jurídica. A partir de então, a NF-e é enviada através da internet para
31
a SEFAZ do estado onde a empresa de origem está instalada, para validação com tempo de
resposta estimado em três minutos.
Documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente,
com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias
ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida
pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção,
pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.
A implantação da NF-e constitui grande avanço para facilitar a vida do contribuinte
e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributárias pelo Imposto sobre a
Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos
Industrializados (IPI). Inicialmente a NF-e será emitida apenas por grandes contribuintes e
substituirá os modelos, em papel, tipo 1 e 1A.
2.2.3. Modelo Operacional
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico
contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado
digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este
arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então
transmitido, pela Internet, para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdição do
contribuinte emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização
de Uso, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
Após o recebimento da NF-e, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizará
consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a
chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda
32
transmitido, pela Secretaria de Fazenda Estadual,para a Receita Federal, que será repositório
nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a
Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação.
Para acobertar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica
simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANF-E (Documento Auxiliar da Nota
Fiscal Eletrônica), em papel comum, e única via, que conterá impressa, em destaque, a chave
de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que
facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais. O DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar
para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao
detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, através do site da
Secretaria de Fazenda Estadual na Internet. Apesar disto, no primeiro momento de
implantação do projeto, o contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar
este documento, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos
arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo.
2.2.4.Documentação Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica-DANF-E
O DANF-E é um documento fiscal auxiliar impresso em papel com o objetivo de:
•
Acompanhar o trânsito de mercadorias;
•
Colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das
mercadorias ou prestação de serviços;
•
Auxiliar a escrituração da NF-e no destinatário não receptor de NF-e.
33
O DANF-E não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas
como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e,
que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do
Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos
no DANF-E para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva
existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo,
comprovada através da emissão da Autorização de Uso.
O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e
recebidas.
2.2.5.Implantação do Projeto NF-e
O projeto da NF-e vem sendo desenvolvido em parceria com 19 empresas, que se
habilitaram para participar do Piloto do projeto, a partir do convite que foi formulado para
diversas empresas.
Visando a possibilitar uma adaptação gradativa dos contribuintes e da sociedade a
este novo modelo, a NF-e será implantada em duas etapas:
1ª Fase (Fase Pré-operacional)
Na primeira fase de implantação do projeto, prevista para ocorrer a partir de abril até
julho de 2006, dezenove empresas estarão emitindo NF-e que serão autorizadas por seis
Secretarias de Fazenda dos seguintes Estados: Bahia, São Paulo, Rio Grande do Sul, Santa
Catarina, Goiás e Maranhão. Nesta fase, as NF-e serão emitidas de forma simultânea às suas
tradicionais notas fiscais em papel, modelo 1 e 1A, nesta fase as NF-e e respectivos DANFES não terão validade tributária.
34
Para a implantação da NF-e, em setembro de 2005, um grupo de 20 empresas foi
convidado ou mostrou interesse em participar do projeto piloto. No contexto do SPED, a
NF-e representa a fase mais avançada e conta com a adesão de empresas sediadas em
praticamente todas as regiões do país. Atualmente um segundo grupo de empresas encontrase em fase de homologação. Vamos citar o exemplo de quatro empresas que participaram do
primeiro grupo, listando as vantagens encontradas na prática com o uso da NF-e. Vejamos o
caso da Dimed, atacadista do Rio Grande do Sul, Wickbold, empresa do ramo de alimentos,
Eurofarma, indústria farmacêutica, e D’avó, rede de varejo.
'O maior emissor de notas do tipo 1 e primeira empresa em emissão no Rio Grande
do Sul é a Dimed, com cerca de 150 mil notas expedidas por mês no setor atacadista e 50 mil
em operações de varejo. Distribuidora de medicamentos e perfumaria e possuidora de uma
significativa fatia no mercado varejista através das lojas PanVel, a empresa optou por
realizar a adaptação da sua infra-estrutura pela equipe interna de tecnologia, escolhendo
apenas um fornecedor para a solução em certificação digital. Em se tratando de economia, os
resultados foram imediatos.
Segundo DOTTORI (2007,p.20) a nota em papel custa 18 centavos por unidade. Já a versão
eletrônica fica em 3 centavos cada
Quando todo o processo de adaptação estiver completo, ou seja, quando todas as
notas forem expedidas em formato digital, a economia será de aproximadamente 200 mil
reais por ano.
Não podemos limitar os benefícios da NF-e à mera redução de custos, o retorno vai
mais além. Os ganhos são economicamente consideráveis, porém não podemos descartar o
final da questão de manuseio de documentos em papel, o pessoal antes envolvido nesta
tarefa, pode se dedicar e ganhar tempo em outras atividades. As empresas que participaram
do projeto piloto também desempenham o papel de fomentadoras da tecnologia. Estas
corporações colocam-se a disposição, na medida do possível, para esclarecer dúvidas. Todos
35
que participaram deste primeiro grupo, estão plenamente convictos que a NF-e vai beneficiar
o País de forma geral com mais transparência e segurança, diminuindo o tempo nos tramites
legais e promovendo a desburocratização.
A Wickbold, grande emissora de notas fiscais, empresa do ramo de alimentos,
também apóia o projeto da NF-e. A empresa foi uma das convidadas pela Secretaria da
Fazenda para participar do projeto piloto. A redução de custos foi uma resposta rápida.
Segundo SILVIA,(2007,p.21) das nossas 140 mil notas fiscais mensais,
implementamos a NF-e em 4 mil delas. Tivemos uma economia com custos
de impressão de 30 centavos por nota.
A empresa pretende, até o fim de 2007, estender o uso da NF-e para todas as 50 mil
notas fiscais que acompanham os caminhões, promovendo assim uma economia de
aproximadamente 15 mil reais. Também há planejamento no sentido de levar a NF-e para
operações de venda ambulante, que atualmente são representadas por cerca de 90 mil notas
por mês, para tal finalidade a empresa deve entrar com um pedido de registro especial junto
ao Fisco.
Na Wickbold, observou-se uma mudança que atingiu os funcionários e a rotina
corporativa, houve ganho de agilidade no processo, os funcionários não precisaram mais
dedicar duas horas diárias para gerenciar as notas em papel, as filiais ganharam, em média
meia hora por dia. Também não há mais a necessidade de dedicar um espaço físico para o
arquivamento das notas por seis anos, tempo mínimo exigido pela legislação. Os vários
metros quadrados, que abrigam grandes volumes de papel, serão aos poucos substituídos por
mídias como fitas e DVD’s. Consequentemente tais mudanças representam um ganho
ecológico com menor emprego do papel.
Acima de tudo a NF-e abriu uma nova era no relacionamento entre o Fisco e o setor
privado
SILVIA(2007,p.21) diz que “Foi a primeira vez em que a Receita Federal
solicitou a participação do contribuinte para construir um novo modelo. Foi
36
a quebra de um paradigma. A forma de concepção do projeto foi muito boa,
nascendo de uma parceria, não de uma imposição”.
A Eurofarma, empresa do ramo farmacêutico, tem um volume de emissão abaixo da
média das empresas participantes do projeto piloto. Assim a economia da troca da nota
tradicional pela versão digital não foi o principal motivo para a empresa pleitear sua
participação no projeto. Emissora de, aproximadamente, 30 mil notas mensais a empresa
buscou agilidade com a adoção da nova tecnologia.
SALOMAO(2007,9.21)diz que: “O objetivo é usar a tecnologia para
evoluir na burocracia. Investimos 400 mil reais para implementar o projeto.
O retorno do investimento vai acontecer em 16 meses”.
A economia direta alcançou 25 mil reais, porém a redução nos custos é apenas um
dos aspectos observados na empresa, houve por exemplo, um estreitamento no
relacionamento com os clientes, estes passaram a procurar diretamente a Eurofarma para
esclarecer suas dúvidas. Atualmente está usando a NF-e em todas as suas transações.
Além da mudança de comportamento no trato com a clientela, a empresa também
registra benefícios com relação aos postos fiscais em região de fronteira. Antes da
implantação da NF-e, os caminhões perdiam muito tempo em filas de espera além de serem
obrigados a esperar pela verificação dos dados na nota de papel. Este problema foi
eliminado, a Receita Federal equipou os postos de fiscalização com leitores de código de
barra oferecendo grande agilidade ao processo. Além disso, como os dados são validados
antes pela Secretaria da Fazenda, não há risco de que a carga seja retida pela fiscalização.
Acreditar em uma tecnologia que propõe a redução de custos, economia de tempo e
redução da burocracia pode ser uma boa idéia. Principalmente se se levar em consideração
que a Nota Fiscal Eletrônica se tornará uma obrigação para contribuintes de grande porte em
todo Brasil, em curto prazo, mesmo sem uma definição por parte da Receita Federal sobre o
tema. Para a rede de supermercados D’Avó, o interesse surgiu da busca por maior
37
transparência no mercado. O setor de varejo tem uma imagem negativa relacionada as
tradicionais ações de sonegação fiscal.
Segundo ROCHA(2007,p,23) “Temos que concorrer com empresas
pequenas que, algumas vezes, atuam ilegalmente. É fundamental para nós
que todos trabalhem de maneira legal para uma competição igual”.
A empresa entendeu que o investimento para se adaptar a nova tecnologia estava
muito além da economia relacionada com o fim dos tradicionais documentos fiscais
impressos em papel. A NF-e tem muitas exigências, porém abriu um vasto leque de
oportunidades, principalmente para empresas fornecedoras de solução em segurança digital.
A Nota Fiscal Eletrônica pode ser apontada como o inicio de relacionamento mais
afinado entre as empresas clientes do setor de varejo e seus fornecedores. Na forma
tradicional, o pedido era enviado, o fabricante processava e devolvia o espelho da nota
fiscal, alguns dias depois a mercadoria chegava, às vezes com erro causado por falha de
comunicação. A empresa acredita que o novo processo trará lucros no relacionamento
cliente fornecedor. No novo modelo a transação é bem mais transparente, com respostas
mais acuradas.
As empresas pioneiras arcaram com um custo alto para se adequar ao novo modelo.
Os investimentos em viagens, eventos, treinamentos e estadias de profissionais envolvidos
no projeto foram altos, porém esse ônus é justificado quando pensamos nos benefícios
futuros. Esta tecnologia é o que temos de mais moderno e com perspectiva de ganho para o
País.
Hoje, talvez, a Nota Fiscal Eletrônica ainda não represente fonte de lucro para os
fornecedores de software, o negócio se tornará rentável quando a escala começar a crescer
para as grandes organizações do País. Todavia as empresas do setor precisam investir agora,
sob pena de se tornarem obsoletas e perderam as oportunidades que certamente virão. As
possibilidades de lucro com o projeto não estão somente no futuro, é possível conseguir bons
38
resultados antes mesmo da massificação da tecnologia. A Nota Fiscal Eletrônica pode
também atuar como um multiplicador da certificação digital, visto que o tema, mesmo com
as vantagens intrínsecas tem uma adoção tímida nas corporações.
2.2.7.Benefícios Esperados
O Projeto NF-e instituirá mudanças significativas no processo de emissão e gestão
das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e as
administrações tributárias, conforme descrito a seguir:
2.2.7.1.Benefícios para o contribuinte comprador
•
Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
•
Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da
informação da NF-e;
•
Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas
fiscais;
•
Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores B2BBusiness to Business
2.2.7.2.Benefícios para sociedade
•
Redução do consumo de papel, com impacto em termos ecológicos;
•
Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
•
Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
39
•
Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de
serviços ligados a Nota Fiscal Eletrônica.
2.2.7.3.Benefícios para o contribuinte vendedor
•
Redução de custos de impressão;
•
Redução de custos de aquisição de papel;
•
Redução de custos de envio de documentos fiscais;
•
Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
•
Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
•
Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
•
Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B).
2.2.7.4.Benefícios para as administrações tributárias
•
Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
•
Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor
intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
•
Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela
fiscalização de mercadorias em trânsito;
•
Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
•
Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria
da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).
40
2.2.8. Desvantagens
•
Investimentos em equipamentos e solftware;
•
Comunicação de web e internet precária ;
•
Ação de contingência limitada;
•
Falta de infra-estrutura e conhecimento técnico das operações;
•
A falta de definição final do lay-out
•
Suporte Técnico da Secretária da Fazenda Inadequado;
41
Modelo Operacional
Envio NF-e
Figura 1.1
Comprador
Vendedor
Em cada operação o
vendedor deve
solicitar autorização
de uso da NF-e à
SEFAZ
Envia
NFE
Recepção antes da
ocorrência do Fato
Gerador
Secretaria Fazenda
Figura 1.2
Modelo Operacional
Envio NF-e
Vendedor
Comprador
A SEFAZ procederá à
validação da NF-e
recebida.
Envia
NFE
Validação Recepção:
• Assinatura Digital
• Esquema XML
Validação
• Numeração
• Emitente Autorizado
Secretaria Fazenda
42
Figura 1.3
Modelo Operacional
Envio NF-e
Se a análise for
positiva, autorizará o
uso de NF-e ...
Vendedor
Envia
Devolve
NFE
Autorização
de Uso NFNF-e
Comprador
Validação Recepção:
• Assinatura Digital
• Esquema XML
Validação
• Numeração
• Emitente Autorizado
Secretaria Fazenda
Figura 1.4
Vendedor
Envia
NFE
Modelo Operacional
Envio NF-e
... e retransmitirá a
NF-e para a
Secretaria da
Fazenda de destino
Devolve
e para a Receita
Autorização
Federal.
de Uso NFNF-e
Comprador
Retransmite NF-e
SEFAZ (Destino)
Secretaria Fazenda
e Receita Federal
43
Figura 1.5
Modelo Operacional
Envio NF-e
Trânsito Autorizado - DANFE
Vendedor
Envia
Devolve
NFE
Autorização
de Uso NFNF-e
Autorizado o uso da
NF-e naquela
operação, o DANFE
acompanhará o
trânsito da
mercadoria ...
Secretaria Fazenda
Figura 1.6
Comprador
SEFAZ (Destino)
e Receita Federal
Modelo Operacional
Envio NF-e
Vendedor
Trânsito Autorizado - DANFE
Comprador
NFNF-e
Secretaria Fazenda
... e se o comprador
também for credenciado
a emitir NF-e, o
vendedor enviará
também o arquivo da
NF-e.
SEFAZ (Destino)
e Receita Federal
44
Figura 1.7
Modelo Operacional
Envio NF-e
O destinatário deverá
então consultar a
existência e validade da
NF-e por meio do código
de acesso
Vendedor
Comprador
SEFAZ (Destino)
Secretaria Fazenda
Figura 1.8
e Receita Federal
Modelo Operacional
Envio NF-e
Vendedor
Com as informações, a
SEFAZ poderá efetuar
pós-validação dos dados
e proceder às fiscalizações
necessárias
Comprador
Fiscalização
Pós - Validação:
• Coerência
Informações
• Cruzamento de
Dados
Secretaria Fazenda
45
Figura1.9
46
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Uma das grandes preocupações atuais refere-se ao armazenamento de dados de
forma ordenada e segura, visto que a humanidade está produzindo informações em um ritmo
crescente. Neste aspecto, entidades públicas e privadas do Brasil devem enfrentar o mesmo
problema, pois grande parte de suas documentações não integra um banco de dados. Com
métodos de arquivamento precário, Muitos documentos podem ser extraviados dificultando
a prestação de contas por parte dos gestores. Ferramentas de GED (Gerenciamento
Eletrônico de Documentos) permitem apenas a digitalização e o controle de documentos. Já
o modelo proposto pelo SPED, em especial a NF-e, integra as necessidades dos gestores com
as exigências legais, usando atuais tecnologias de digitais.
Livrar os contribuintes das filas e reduzir o excesso de papel é o que pretende a
Receita Federal ao incentivar a adoção de documentos eletrônicos, inclusive Cadastro
Nacional de Pessoa Jurídica e Cadastro de Pessoa Física, mais conhecidos como e-CNPJ e eCPF, motivação que vem na forma de redução de custos, desburocratização e simplificação
dos processos. Por isso, apesar de ainda não haver uma data limite para a adoção da nova
tecnologia, espera-se uma corrida por parte dos fornecedores de soluções visando melhor
atender aos clientes e conquistar novas posições no mercado.
O uso de documentos digitais nos processos contábeis é um caminho sem volta. O
processo veio para coroar a era da informação, possibilitando a comunicação rápida e direta
entre os contribuintes e os órgãos governamentais, além de oferecer segurança e validade
jurídica.
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REFERÊNCIAS
SALAMÃO, Tacyana. Revista COMPUTERWORD. Abril, 2007.
DOTTORI,Carlos. Revista COMPUTERWORD. Abril, 2007.
PASA, Eduardo César. Revista Contabilidade&Finanças FIPECAFI,FEA USP, Janeiro,2006
SANTOS,Cláudia,Jornal do Comércio 03 de julho,2007,especial
convergenciadigital.com.Br/cgi/
CONFEB-Conselho Privativo da Nota Fiscal Eletronica do Brasil
www.nfe.org.br
www.nfe.fazenda.gov.br
www.sepro.gov.br
<http//www.icpbrasil.gov.br> acesso em 15/08/2007
<http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/> acesso em 15/08/2007.
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