MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaboração:
22/01/2013
Código:
PRH-03
Área Responsável:
Recursos Humanos
Revisão:
1
Elaborado por:
Monica Viveiros Correia
Gerente de Recursos
Humanos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo e
Financeiro
PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DE FREQUÊNCIA
1. INTRODUÇÃO
A “Política de Apuração de Frequência” tem por objetivo estabelecer as regras para falta e
atraso, além de estabelecer controles relativos à apuração de informações de frequência de
colaboradores efetivos.
2. ESCOPO
Falta, atraso e controle de frequência.
3. CAMPO DE APLICAÇÃO
Todos os funcionários da Melhoramentos CMPC Ltda.
4. DEFINIÇÃO

CLT - Consolidação das Leis do Trabalho
5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Carta Ponto – Vide Anexo I

Formulário Troca de Escala – Anexo II

Cartão de Ponto
6. PROCEDIMENTOS
6.1. Controle de Frequência
É realizado controle de frequência de todos os colaboradores, com exceção dos amparados
pelo Artigo 62 da CLT assim entendidos os Diretores, Gerentes, Chefes, Supervisores e
Coordenadores, bem como os que exercem atividade externa incompatível com a fixação de
horário de trabalho.
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Coord. de Auditoria Interna
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Diretor de Administrativo e
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PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DE FREQUÊNCIA
O registro do ponto deve ser feito através de cartão, com código de barras, em relógio
eletrônico alocado nos departamentos. Já nas filiais comerciais, deve ser utilizado o cartão de
ponto manual.
Para efeito de cálculo da folha de pagamento será considerado o período do dia 16 do mês
anterior ao dia 15 do mês atual. Salvo exceção, previamente comunicada a todos os
funcionários.
6.2. Apontamento de Frequência
Todos os colaboradores estão cadastrados no relógio eletrônico, exceto nas unidades
comerciais, onde o registro é realizado por meio de cartão de ponto manual.
6.3. Apuração dos Registros
Diariamente, o analista de Administração Pessoal deve realizar a coleta das marcações dos
relógios, através do sistema KZREPDIMEP e exportado pelo sistema KZ Config para o sistema
de ponto Antares.
O arquivo é gerado em txt., através do sistema KZ Config, com a descrição “Ponto”, onde se
define os dias que devem compor o arquivo, para posteriormente ser importado para o controle
de frequência no sistema Antares.
No sistema Antares, copia-se o arquivo txt. e processa a importação. Em seguida, devem-se
apurar as marcações através da função “Apuração do Ponto Diário e Mensal”, disponibilizandoas para manutenção no Portal de RH pelos gestores.
6.4. Ajustes
Para faltas injustificadas, serão aplicadas as medidas disciplinares cabíveis, de acordo com o
Procedimento de Medidas Disciplinares.
Diariamente, os gestores deverão acessar o Portal de RH e realizar as manutenções diárias,
como: aprovação de Hora Extra, análise de faltas e atrasos e saídas antecipadas, incluindo as
respectivas justificativas.
Posteriormente, o analista de Administração Pessoal deve executar a emissão dos “Espelhos
de Ponto” individual de cada colaborador e encaminhar para os funcionários que deverão
conferir, assinar e devolver a área de Recursos Humanos no prazo de 4 (quatro) dias.
Mensalmente, o Relatório de Banco de Horas e Horas Extras deve ser encaminhado aos
gestores das áreas de negócio para ciência do volume de horas extras e programação de
descanso.
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Diretor de Administrativo e
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PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DE FREQUÊNCIA
Nos casos de ausência de marcação de ponto, deverá ser emitida a Carta Ponto assinada pelo
empregado e Gestor responsável. A Carta Ponto deve ser encaminhada à Administração
Pessoal em até 24 horas da data da ocorrência.
Se a ausência de marcação for em decorrência de problemas técnicos do relógio (defeito ou
queda de link), os horários deverão ser registrados pelo próprio funcionário em Lista Coletiva,
por departamento e data. Essa lista deverá ser enviada à Administração Pessoal em até 48
horas após a ocorrência.
As trocas de horário deverão ser previamente comunicadas a área de Recursos Humanos
através do formulário Troca de Escala, devidamente assinado pelo funcionário e gestor
responsável.
Nas unidades com ambulatório médico, todos os atestados deverão ser validados pelo médico
do trabalho no prazo de 24 horas após a ocorrência.
Diariamente, o médico do trabalho deverá encaminhar os atestados validados a área de
Recursos Humanos.
Nas demais unidades, os atestados deverão ser enviados diretamente para Recursos
Humanos.
Todos os comprovantes para abono de faltas legais deverão ser encaminhados a área de
Recursos Humanos no prazo de 24 horas após a ocorrência.
6.5. Conferência das Informações de Frequência em Folha de Pagamento
Mensalmente e por amostragem aleatória, o analista de Administração Pessoal deve realizar a
conciliação das informações de frequência apontadas no sistema KZ Config, com as
informações do sistema da Folha de Pagamento (Antares), validando os cálculos e
parametrizações do sistema referentes a verbas de horas extras, banco de horas, adicional
noturno e de turno, descanso semanal remunerado - DSR e ausências.
Os testes no “Demonstrativo de Pagamentos” devem ser formalizados e arquivados no
movimento do Ponto, devidamente assinado e datado pelo revisor.
Caso seja identificado algum lançamento indevido ou necessidade de correção, o analista de
Administração Pessoal deve realizar a correção no sistema Antares no mês corrente ou
subsequente, conforme solicitação do gestor responsável. Essa solicitação deve estar
devidamente formalizada e aprovada.
Observação:
Apenas os funcionários do Departamento de Recursos Humanos possuem acesso para corrigir
informações de frequência no sistema Antares.
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Diretor de Administrativo e
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PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DE FREQUÊNCIA
7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS
7.1. Diretores e Gerentes

Garantir o cumprimento da Legislação Trabalhista Brasileira, Política e Procedimentos
Internos;

Orientar, divulgar e praticar a Política de Apuração de Frequência;

Orientar, divulgar e praticar a Política e Procedimento de Jornada de Trabalho;

Aplicar as medidas disciplinares cabíveis nos casos de ausências injustificadas e
realização de horas extras sem aprovação;

Estabelecer e cumprir metas e orçamentos máximos a serem atingidos.
7.2. Chefes / Supervisores / Encarregados / Coordenadores e Líderes

Garantir o cumprimento da Legislação Trabalhista Brasileira, Política e Procedimentos
Internos;

Orientar, divulgar e praticar a Política e Procedimento de Jornada de Trabalho;

Aprovar, gerir, controlar e justificar, diariamente, todas as horas extras realizadas pela
equipe, atendendo aos prazos determinados pela área de Recursos Humanos.
7.3. Recursos Humanos

Garantir o cumprimento da Legislação Trabalhista Brasileira, Política e Procedimentos
Internos;

Orientar, divulgar e praticar a Política de Apuração de Frequencia;

Acompanhar a evolução e divulgar para os Supervisores, Gerentes e Diretores;

Validar todos os horários de trabalho praticados;

Garantir a integridade de todos os documentos impressos ou eletrônicos que registram
a jornada de trabalho dos funcionários.

Levantar as horas extras não aprovadas e as ausências injustificadas e aplicar medidas
disciplinares cabíveis aos gestores que descumprirem a política.
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7.4. Funcionários

Garantir o cumprimento da Legislação Trabalhista Brasileira, Política e Procedimentos
Internos;

Comunicar previamente ao Gestor a necessidade de realização de horas extras e
necessidade de ausências;

Realizar apenas as horas extras autorizadas.
8. LEGENDA
N/A
9. EXCEÇÕES
N/A
10. VIGÊNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última
revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no
processo.
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Diretor de Administrativo e
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PROCEDIMENTO DE APURAÇÃO DE FREQUÊNCIA
ANEXO I – CARTA PONTO
Local e data
Eu______________________________cod ______________, no dia __/___/____, não registrei o meu
ponto no horário de ___:___, por motivo ___________________
Assinatura funcionário
Assinatura Chefia
Assinatura R.H. recebido em _____/____/___
_____________________________________________________________________________
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ANEXO II – FORMULÁRIO TROCA DE ESCALA
Para: Adm. Pessoal
_____/_____/_______
De:
data:
DPA
Ref.: Mudança de escala
Nome: _________________________________________________________ Matricula:
__________
Turma Anterior: ____________________________ Turma Atual: ____________________________
Motivo:
__________________________________________________________________________
Período:
_________________________________________________________________________
__________________________________
Assinatura do empregado
_____________________________
Assinatura da Chefia
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