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Aula 04
SPED – Sistema Público
de Escrituração Digital
Dando continuidade à nossa aula de gestão tributária, nesta nova aula do
Mapa da Obra falaremos sobre SPED: Sistema Público de Escrituração Digital.
O que é o SPED
É um sistema público que busca a integração tributária entre as empresas e os governos Federal,
Estadual e Municipal. Ele começou a operar em 2008 para substituir a escrituração em livros e
documentos em papel pela forma digital.
Possui atualmente, três bases de atuação, com a meta de total implantação até 2013:
• EFD – Escrituração Fiscal Digital, ou SPED Fiscal. Substitui as obrigações fiscais que hoje são
elaboradas pelos contribuintes em documentos por um processo digitalizado. Utilizado, por
exemplo, para apuração do ICMS e do IPI devido;
• ECD – Escrituração Contábil Digital, ou SPED Contábil. É a versão digital do Livro Diário,
do Livro Razão e do Livro de Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamentos.
• NF-e – Nota Fiscal Eletrônica, para substituir a nota fiscal impressa.
O SPED vem sendo implantado aos poucos. Para saber se sua empresa ou seus fornecedores estão enquadrados em cada uma das bases do SPED, consulte seu contador, pois a legislação é
ampla, com diferenças significativas para os diversos tipos de empresa. Além disso, também é
possível consultar o site www.sintegra.gov.br para checar as empresas obrigadas usar o EFD e
Nota Fiscal Eletrônica.
Atualmente as empresas tributadas pelo regime de lucro real estão enquadradas. O próximo
passo é a apuração do PIS e do Cofins. As empresas tributadas pelo regime de lucro presumido
vêm a seguir.
As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional ainda estão
dispensadas da adesão ao ECD. Até o momento, elas também estão dispensadas da utilização da
EFD, exceto nos Estados de Alagoas e Mato Grosso.
Quanto à Nota Fiscal Eletrônica, de forma geral as empresas optantes pelo Simples já estão enquadradas, porém é necessário verificar a legislação de seu Estado.
Requisitos e pontos de atenção
A implantação do SPED modifica todos os processos de seu negócio e não apenas a área fiscal ou
contábil. Para um bom funcionamento do SPED na sua loja, alguns pontos de atenção devem ser
monitorados. Vamos aos principais.
• O primeiro passo é adequar seus registros ao layout previsto em cada modalidade. Isso envolve seu
fornecedor de software de gestão e seu contador. Converse com eles para se preparar.
• No site do SPED (www1.receita.fazenda.gov.br) existem instruções, dicas, manuais e programas para
auxiliá-lo nessa implantação, vale a pena conferir.
• Além disso, a Receita Federal também disponibiliza programas próprios para a validação (ECD ou
EFD), a transmissão (Receitanet) ou a visualização da escrituração já transmitida (Receitabx). Estas
funções geralmente estão incorporadas nos softwares de Gestão, consulte seu fornecedor.
• Mantenha os documentos organizados. Pela lei, você é obrigado a manter em dia a escrituração e os
arquivos eletrônicos por um prazo de cinco anos.
• Mantenha sempre cópias digitais de segurança, gravando-as em CDs, por exemplo. Como os processos são digitais e utilizam a internet, avalie se seu sistema de gestão, banco de dados e provedor de
acesso à internet estão adequados a esta realidade. Tudo deve funcionar on-line!
• A adequação do negócio é um projeto importante. Defina a responsabilidade dos seus gestores e
colaboradores, comunique e treine a equipe sobre as mudanças e os novos procedimentos.
• Aproveite para rever e melhorar os seus processos de negócio, aumentar o seu controle e a integração com seus clientes e fornecedores.
• Um ponto importante é a exatidão das informações. O cadastro de sua empresa e as informações
exigidas pelo Fisco precisam estar corretas. Emitir documentos com informações incorretas pode
gerar multas, e dependendo do caso, configurar fraude fiscal. Consulte os manuais disponibilizados
pela Receita Federal para saber quais informações são obrigatórias e em que formato devem ser geradas. Zele pela exatidão das suas informações!
•A
autenticidade da emissão dos documentos fiscais é dada pela assinatura digital. Ela é obrigatória e dá
validade jurídica à Escrituração Fiscal Digital. Para obtê-la é necessário procurar uma empresa autorizada
pela Receita Federal do Brasil. Consulte informações detalhadas no site www1.receita.fazenda.gov.br.
• Vale lembrar que o DANFE não é a nota fiscal eletrônica, é apenas o documento que acompanha a
mercadoria durante o transporte. A Nota Fiscal Eletrônica é encaminhada ao seu e-mail cadastrado,
em arquivo eletrônico, formato XML.
• O projeto do SPED está em construção, outras obrigatoriedades envolvendo transportes, serviços,
demonstrações contábeis e outros estão em andamento, mantenha-se informado e atualizado.
Acesse sempre o site www1.receita.fazenda.gov.br .
Vantagens da adoção do SPED
Conheça os principais benefícios que a adoção do SPED traz para sua empresa:
• Substituição dos arquivos em papel por versões digitais, reduzindo custos com movimentação, busca
e armazenamento de documentos.
• Padronização das informações que sua loja precisa prestar ao governo.
• Simplificação e maior agilidade dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária.
Redução de custos administrativos graças a esse aumento de eficiência.
• Mais segurança com a NF eletrônica. Se houver algum erro ou mesmo se a nota for indevida, você
ficará sabendo com antecedência.
• Além disso, com a implantação do SPED, empresários, empresas e contadores passam a utilizar assinatura digital com uma certificação que aumenta a confiabilidade dos documentos. Isso reduz a
possibilidade de fraudes conta a sua empresa.
• Rapidez no acesso às informações.
• Possibilidade de cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais.
• Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um layout padrão.
• Disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e simultâneos.
• Aperfeiçoamento do combate à sonegação.
• Não aceite documentos emitidos incorretamente por seus fornecedores. E atualize sua base de dados
a cada mudança da legislação.
• Certifique-se, antes de receber o produto, se o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica),
foi autorizada pelo Fisco, consultando o site www.nfe.gov.br. Com o número da chave de acesso de
44 dígitos é possível verificar sua autenticidade. E guarde a prova desta consulta, pois ela evita que
você receba mercadorias com documentos fiscais não autorizados ou cancelados.
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