MINISTÉRIO DEFESA
EXÉRCITO BRASILEIRO
DECEx - DFA - DEPA
ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO E COLÉGIO MILITAR DE
SALVADOR
1º Ten Al ALEX SANDER DA COSTA LIMA
GESTÃO DE MATERIAL DE CONSUMO NO ALMOXARIFADO DA ESCOLA DE
ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO/COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR.
Salvador
2010
1º Ten Al ALEX SANDER DA COSTA LIMA
GESTÃO DE MATERIAL DE CONSUMO NO ALMOXARIFADO DA ESCOLA DE
ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO/COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Comissão de Avaliação de Trabalhos
Científicos da Divisão de Ensino da Escola
de Administração do Exército, como
exigência parcial para a obtenção do título de
Especialista em Aplicações Complementares
às Ciências Militares.
Orientador: Cap QCO Helton Carneiro de
Castro
Salvador
2010
1º Ten Al ALEX SANDER DA COSTA LIMA
GESTÃO DE MATERIAL DE CONSUMO NO ALMOXARIFADO DA ESCOLA DE
ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO/COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Comissão de Avaliação de Trabalhos
Científicos da Divisão de Ensino da Escola
de Administração do Exército, como
exigência parcial para a obtenção do título de
Especialista em Aplicações Complementares
às Ciências Militares.
Aprovado em: 03/11/2010
_______________________________________
JORGE DA SILVA FILHO – Maj – Presidente
Escola de Administração do Exército
____________________________________________________
FÁBIO DE MELO TORRES TEIXEIRA – Maj – 1º Membro
Escola de Administração do Exército
_______________________________________________
HELTON CARNEIRO DE CASTRO – Cap – 2º Membro
Escola de Administração do Exército
Dedico
este
trabalho
compreensiva
e
Danielle,
sempre
a
dedicada
minha
esposa,
disposta
incondicionalmente a ajuda e a meu
filho, Alex Sander, presente em todos os
momentos, proporcionando alegria e
felicidade.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, pois sem ELE nada seria possível, tudo vem
DELE e tudo para ELE.
A meus familiares, em especial a Irene da Costa Lima, minha Mãe, pela
educação e dedicação dispensadas na minha formação; Daniel fontes Rodrigues e Leila da
Silva, meus sogros, pelo auxílio prestado em todos os momentos, Danielle Ribeiro Rodrigues
Lima, minha esposa, pelo apoio, essencial na minha trajetória, especialmente nos momentos
mais difíceis; a Alex Sander Rodrigues Lima, meu filho, pelo incentivo, o sorriso, a alegria, a
felicidade, proporcionados por sua simples presença.
Ao Cap QCO Helton Carneiro de Castro, meus agradecimentos pela brilhante
orientação dispensada na elaboração deste trabalho.
E agradeço a todos aqueles que contribuíram para a conclusão deste trabalho.
RESUMO
Os estoques são produtos armazenados na própria instituição, necessários para o
desenvolvimento de suas atividades cotidianas e representa segurança contra impossibilidades
de fornecimento do material no mercado. Inúmeros são os custos produzidos na manutenção
de estoque (luz, espaço físico, pessoal, capital paralisado e etc.) que são diretamente
proporcionais à quantidade de material estocado e a permanência do material no estoque. O
presente trabalho objetivou realizar um estudo sobre a possibilidade de redução da quantidade
de estoque de material, referenciando o material de consumo, em virtude de sua grande
rotatividade, materiais estes armazenados no almoxarifado da Escola de Administração do
Exercito/Colégio Militar de Salvador. Foram utilizadas como fontes de consulta, bibliografias
específicas em gestão de materiais, manuais do Exército Brasileiro, legislações específicas,
internet e principalmente a Instrução Normativa n.º 205 de 08/04/1988 da Secretaria de
Administração Pública, que apresenta equações matemáticas para definição de níveis de
estoques em órgãos públicos. Através de levantamentos de dados referentes a evoluções dos
saldos de estoque dos itens pré-selecionados dos meses de janeiro a dezembro de 2009,
constatou-se a existência de grande possibilidade da redução da quantidade de material no
estoque e consequentemente a diminuição do custo de estoque no almoxarifado da Escola de
Administração do Exercito/Colégio Militar de Salvador. Conclui-se apresentando propostas
para aplicação de técnicas de redução do custo de estoque.
Palavras-chave: Estoque. Almoxarifado. Material de consumo. Administração de Material.
Recursos Públicos. Planejamento.
ABSTRACT
Inventories are stored products in the institution itself, necessary for the development of their
activities, minimgind tisks in the products supply chain. The maintenance of stock haver
many costs (light, physical space, personnel, capital employed etc..). That cost is directly
proportional to the amount of stored material and the permanence of this material in stock.
This study aimed to conduct a study on the possibility of reducing the amount of stock
material, based on the material consumption stored in the warehouse of the Escola de
Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador. There were used as reference source
materials management bibliographies, Brazilian Army manuals, specific laws, Internet articles
and Instrução Normativa n.º 205 de 08/04/1988 da Secretaria de Administração Pública,
which presents mathematical equations to define ideal inventory levels in public institutions.
Through a review of data on developments in the inventory balances of pre-selected items
from January to December 2009, it was found that there is a real possibility of reducing the
amount of material in stock and therefore reducing the cost of stock warehouse in the Escola
de Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador. This work suggest techniques
implementation for reducing the cost of stock.
Key-words: Stock. Warehouse. Material consumption. Material Administration. Public
Resources. Planning
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 Fluxo de programação ..............................................................................................13
Figura 2 Gráfico classificação ABC ou Curva de Pareto .......................................................16
Figura 3 Gráfico do lote econômico de compras ....................................................................17
Figura 4 Planejamento das necessidades de material pelo MRP ............................................18
Figura 5 Fluxo de programação ..............................................................................................20
Figura 6 Gráfico Tempo de Reposição ...................................................................................22
Figura 7 Gráfico de Intervalo de Ressuprimento ....................................................................23
Figura 8 Gráfico de Estoque Segurança ..................................................................................24
Figura 9 Gráfico de ponto de pedido ......................................................................................25
Figura 10 Fluxograma da aquisição de material ......................................................................32
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 Classificação ABC ...................................................................................................32
Tabela 2 Indicadores de Previsão de estoque do material para manutenção de bens
móveis.......................................................................................................................................33
Tabela 3 Indicadores de Previsão de estoque do material para processamento de
dados.........................................................................................................................................34
Tabela 4 Potencial de Redução de estoque do material para manutenção de bens
móveis.......................................................................................................................................35
Tabela 5 Potencial de Redução de estoque do material para processamento de
dados.........................................................................................................................................35
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................10
2 REFERENCIAL TEÓRICO............................................................................................12
2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ........................................................................12
2.2 GESTÃO DE ESTOQUES ......................................……….........................................14
2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE ....................................................14
2.4 AS PRINCIPAIS TECNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUE ......................................15
2.4.1 Classificação ABC ....................................…………….......................................15
2.4.2 Lote econômico de compras (LEC) ...................................................................16
2.4.3 Sistema Just-in-Time (JIT) ...........……..............................................................17
2.4.4 Planejamento de Necessidade de Materiais (MRP) .........................................18
2.5 PREVISÃO PARA ESTOQUE ....................................................................................19
2.5.1 Consumo Médio Mensal .....................................................................................21
2.5.2 Tempo de Reposição ...........................................................................................22
2.5.3 Intervalo de Aquisição ........................................................................................23
2.5.4 Estoque de Segurança .........................................................................................24
2.5.5 Estoque Máximo ..................................................................................................24
2.5.6 Ponto de Pedido ...................................................................................................25
2.5.7 Quantidade de Ressuprimento ...........................................................................26
2.6 CUSTO DE ESTOQUE ...............................................................................................27
3 REFERENCIAL METODOLÓGICO ............................................................................29
3.1 TIPO DE PESQUISA ...................................................................................................28
3.2 QUESTÕES DE ESTUDO ...........................................................................................28
3.3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ..................................................................29
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS…………………..................................30
4.1 ROTINA DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL NA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
DO EXÉRCITO/COLEGIO MILITAR DE SALVADOR ................................................30
4.2 ANÁLISE DOS DADOS PROVINIENTES DO ESTOQUE ......................................32
5 CONCLUSÃO ...................................................................................................................37
REFERÊNCIAS ...................................................................................................................40
10
1 INTRODUÇÃO
A administração de estoque é de suma importância para qualquer instituição, seja
entidade pública ou privada. Administrar recursos escassos tem sido a preocupação de muitos
gestores, em especial os gestores públicos. O tema gestão de estoque é alvo de discussões no
meio contábil, onde estudos vêm sendo desenvolvidos no sentido de se chegar a um modelo
mais adequado de política que possibilite a redução dos níveis de estoque existentes em uma
instituição e posteriormente, a médio e longo prazo, propicie a redução dos custos, assim
como, do consumo de recursos. Inúmeros motivos podem ser apontados pelo alto volume de
estoque nos almoxarifados das entidades públicas e privadas. Partindo do princípio que o alvo
deste trabalho é a gestão do estoque de uma entidade pública, podem-se apontar alguns dos
motivos principais que levam as entidades públicas a manter uma quantidade significativa de
material estocado nos almoxarifados, entre eles destaca-se; a escassez de recursos financeiros
e o processo burocrático e demorado de aquisição de bens, pois se exige, na maioria dos
casos, licitação para a realização de compras, de acordo com lei específica. Esses fatores
podem levar as entidades públicas a estocar materiais, com o objetivo de se prevenir contra
possíveis contratempos nas aquisições de materiais.
Buscando
o
aprimoramento
das
rotinas
administrativas
utilizadas
no
almoxarifado, é essencial o conhecimento das constantes tendências do mercado,
principalmente no que diz respeito à gestão de estoques e os diferentes modelos de gestão
aplicados nas Instituições públicas ou privadas, para propor a melhor redefinição das
estruturas administrativas utilizadas no almoxarifado da Escola de Administração do
Exército/Colégio Militar de Salvador, tornando-as mais eficientes em suas práticas de gestão,
visando otimizar o resultado de suas atividades e assegurar a melhoria das rotinas
operacionais.
O objetivo geral deste trabalho é a análise da possibilidade de redução dos custos de
estoque, selecionando alguns itens do material de consumo, utilizando como critério de
escolha, o valor financeiro do material, o espaço ocupado no almoxarifado e as condições
exigidas para armazenamento.
Foram analisados os fatos que colaboram para a manutenção de um grande
quantitativo de material de consumo estocado no almoxarifado da Escola de Administração
do Exército/Colégio Militar de Salvador, enfatizando a metodologia de gestão de estoque
utilizada na aquisição do material de consumo, através do estudo do fluxo básico do processo
11
atual, identificando quais possíveis problemas existentes nas rotinas operacionais executados
no almoxarifado da Escola de Administração do Exercito/Colégio Militar de Salvador.
Na confecção do trabalho, foram utilizadas além de consultas bibliográficas, consultas
às legislações inerentes a gestão de material na administração pública, ao Regulamento de
Gestão de Material do Exército e a internet, utilizando-se como foco central a Instrução
Normativa n.º 205 de 08/04/1988 da Secretaria de Administração Pública, onde constam
regras matemáticas a serem utilizadas para definição de níveis de estoques públicos, que tem
como objetivo racionalizar e minimizar os custos de estoques. Foi realizada uma pesquisa
aplicada, buscando informações quantitativas, consubstanciadas em visitas nas áreas
operacionais e administrativas do almoxarifado, objetivando um maior conhecimento das
rotinas utilizadas.
Como proposta de estrutura capitular, iniciou-se com uma introdução acerca das
temáticas que envolvem administração de materiais, posteriormente, elaborou-se uma revisão
de literatura abordando temas inter-relacionados com o tema proposto, segundo a visão de
diferentes autores; descrevendo particularmente sobre gestão e planejamento de estoque. Após
a construção de um referencial metodológico, foi feita uma análise e apresentação dos dados
levantados, baseando-se em informações relativas à quantidade de material de consumo
armazenado no almoxarifado da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de
Salvador, encontradas no Sistema de Material do Exército (SIMATEx), através do subsistema
de controle físico (SISCOFIS) que compõe o SIMATEX. Por fim, a conclusão, na qual é
apresentada uma proposta de gestão de estoque para o almoxarifado da Escola de
Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador.
12
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Entre algumas definições de revisão teórica, consta “Ação de rever ou revisar
conceitos, de analisar ou conferir uma informação”.
O referencial teórico consiste na revisão ou uma análise teórica de pesquisa ou estudo
sobre um tema específico já realizado por outros autores.
A correta compreensão dos conceitos apresentados na revisão teórica proporcionará as
melhores indicações das possíveis alterações, a serem realizadas para a melhora da gestão do
material de consumo.
2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
O modelo de gestão do material de consumo estocado no almoxarifado, objeto deste
trabalho, está intrinsecamente ligado a Administração de Materiais, e deve estar relacionado
com a organização da instituição. A organização reflete o propósito de atingir seus objetivos
da melhor maneira possível e com o mínimo de custo em tempo.
Segundo Chiavenato (2009, p.37) “A administração de materiais consiste em ter os
meios necessários na quantidade certa e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem
o processo produtivo da empresa”. Entende-se que quando ocorre á ruptura no fornecimento
de materiais necessários ao funcionamento das empresas privadas, ocorrem inúmeros
prejuízos financeiros, além de outros prejuízos atrelados ao campo comercial, levando muitas
empresas até mesmo à falência. No caso das organizações públicas, a falta de material reflete
negativamente no desenvolvimento de suas funções, a qual será realizada parcialmente ou de
forma precária, prejudicando todo o processo administrativo ao qual a instituição estiver
atrelada. Para que isso não ocorra, é necessário que a administração de material seja
planejada, dirigida e controlada, para que sejam atingidos todos objetivos propostos.
A administração de material envolve a totalidade dos fluxos de materiais da
empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no
almoxarifado, movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento no
depósito de produtos acabados.
(CHIAVENATO, 2009, p. 38)
13
Programação
Compras
Recepção
Almoxarifado
Movimentação
e Tráfego
Depósito
Figura 1 – Fluxo de programação
Fonte: Chiavenato, Idalberto
A implantação de rotinas administrativas busca uma perfeita harmonia, essencial na
formação de informações necessárias na identificação prévia do material a ser adquirido,
evitando possíveis faltas dos materiais primordiais para o perfeito funcionamento da
instituição.
O prévio conhecimento da quantidade de material existente na instituição é
imprescindível para determinar a quantidade de material a ser adquirido. O controle de
material é que fornecerá as informações necessárias para a aquisição dos mesmos, segundo
Dias (2009) o controle de material é um fator indispensável para o sucesso de todas as fases
do planejamento.
A aquisição de material é um fator importante para o funcionamento de qualquer
instituição, dependendo da forma da condução do ato da compra, poderá diminuir os custos e
aumentar as receitas. A função compras deve beneficiar a organização e cooperar não
somente para a competitividade, como também para a permanência da instituição no mercado.
(SIMÕES; MURILLO, 2004).
Após as realizações das compras, os fornecedores enviam o material comprado para a
organização, ocorre então a recepção do material, que deverá ser inspecionado
cuidadosamente. O setor de recebimento deve emitir um relatório evidenciando a quantidade
recebida, nome do fornecedor, número do pedido, as condições do material recebido, mesmo
que a entrega seja parcial. (DIAS, 2009).
O material adquirido deve ser estocado em local apropriado, a fim de conservar suas
características e facilitar a retirada quando necessário, além de servir como uma segurança,
conforme mencionado por Chiavenato (2009, p.115). "[...] servem para amortecer as
incertezas quanto às entradas de insumos [...]".
14
2.2 GESTÃO DE ESTOQUES
O material essencial ao bom funcionamento de qualquer instituição, seja pública ou
privada, é armazenado na própria instituição, formando o estoque.
As principais funções do estoque são:
a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de:
- demora ou atraso no fornecimento de materiais;
- sazonalidade no suprimento;
- riscos de dificuldade no fornecimento.
b) Proporcionar economias de escala:
- através da compra ou produção em lotes econômicos;
- pela flexibilidade do processo produtivo;
- pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.
(CHIAVENATO, 2009, p.68)
Mantendo um estoque adequado, automaticamente está se protegendo de óbices de
natureza externa, pelo menos durante o tempo em que se tem material no estoque. Levando
para o campo das instituições públicas, onde se sabe que demanda algum tempo para adquirir
material, devido a diversas legislações que regem a compra de material, verifica-se que é
essencial a manutenção do estoque.
A gestão de estoque está relacionada com o ato de gerir materiais possuidores de valor
econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material numa organização,
determinando quanto e quando deve ser solicitado o material, de modo que os custos sejam
minimizados.
O estoque constitui o material que a organização possui e utiliza no cumprimento de
seus objetivos diários. O material estocado não será utilizado imediatamente, mas que precisa
existir em função de futuras necessidades. Assim, os estoques podem ser entendidos ainda, de
forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e
renovados, permanentemente, para serem aplicado no momento certo pela organização.
2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE
Um eficiente sistema de controle de estoque é essencial para o funcionamento de
qualquer organização que depende diretamente de insumos. De acordo com Dias (2009), para
as fases de planejamento e desenvolvimento das empresas comerciais e industriais serem
15
desenvolvidas de forma eficaz, é necessária a existência de um eficiente sistema de controle
de estoque.
Na elaboração de um sistema de controle de estoques, autores que editam sobre a
gestão de material afirmam que todo controle de estoque por mais simples que seja, tem que
determinar o material que deverá está no estoque, o quanto deste material será suficiente para
um determinado período e quando se deve reabastecer os estoques.
No planejamento e controle de estoque busca-se o mais perfeito equilíbrio entre a
quantidade de material que deve permanecer no estoque, não podendo ser insuficientes para
não prejudicar o andamento da operacionalidade da organização por falta de material, nem
podendo ser muito além da quantidade consumida de material, o qual implica em paralisação
de capital sem necessidade, onerando ainda mais o estoque.
2.4 AS PRINCIPAIS TÉCNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUE
O objetivo básico do planejamento de estoques é evitar a falta de material sem que
resulte em estoque excessivo às reais necessidades da organização e o controle procura manter
os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo. Existem várias formas
de administrar estoque, as técnicas aqui discutidas são aquelas mais adotadas.
2.4.1 Classificação ABC
Frente à grande diversidade de produtos armazenados, a dificuldade do planejamento
aumenta, principalmente no que diz respeito ao controle e ressuprimento. A separação do
material levando-se em conta o valor econômico pode direcionar um maior grau de atenção a
determinados grupos de produtos.
A classificação ABC ou Curva de Pareto é utilizada no planejamento e controle de
estoque, procedimento criado pelo economista Italiano Vilfredo Pareto, que visa separar os
produtos em grupos com características semelhantes, em função de seus valores e consumos,
a fim de proceder a um processo de gestão apropriado a cada grupo. A classificação ABC
16
divide os estoques de acordo com sua quantidade e seu valor monetário. (CHIAVENATO,
2009).
Classe A: abriga o grupo de itens mais importantes que correspondem a um pequeno número
de itens (de 15% a 20% dos itens, que representam aproximadamente 80% do valor total do
estoque).
Classe B: representa um grupo de itens de quantidade média (35% a 40% do total dos itens,
que representam aproximadamente 15% do valor total do estoque).
Classe C: agrupa enorme quantidade dos itens, (40% a 50% do total dos itens, que
representam de 5% a 10%do valor total do estoque).
% Valor
100
95
80
B
C
A
20
50
100
% Quantidades de Itens
Figura 2 – Gráfico classificação ABC ou Curva de Pareto.
Fonte: Próprio autor.
2.4.2 Lote Econômico de Compras (LEC)
O Lote Econômico de Compra busca a melhor estratégia para determinar a quantidade
adequada que deve ser mantida em estoques e em quanto tempo um novo pedido deve ser
realizado. Assim, o LEC auxilia na determinação de quantidade ótima de cada pedido, de
modo que os custos totais, compreendidos pelo custo do pedido e o custo de estocagem, sejam
os menores possíveis.
17
O gráfico do custo total, apresentado na figura 3, segundo Dias (2009), explica que à
medida que é aumentada a quantidade de produtos adquiridos, os custos de armazenagens
também aumentam. A curva mais baixa representa o custo total para adquirir o produto, que
tende a diminuir à medida que aumenta a quantidade de produto pedido de uma única vez,
provocado pelo fato que serão necessários menos pedidos de reposição de material, reduzindo
as despesas de emissão de pedido de compras.
Custo
Custjhghjg56464
Custo Total
Custo de armazenagem
L.E.C
Q
Figura 3 – Gráfico do lote econômico de compras.
Fonte: Dias, Marcos Aurélio. P, 2009.
2.4.3 Sistema Just-in-Time (JIT)
O sistema Just-in-Time (JIT) é utilizado na administração de estoques e tem como
objetivo quantificar e minimizar o investimento nesta conta. De acordo com Dias (2009), a
técnica do Just-in-Time determina que os insumos sejam recebidos exatamente no momento
em que são requeridos na produção, levando à redução extrema, ou até a eliminação dos
estoques de segurança. Para adoção desse modelo por uma organização, suas atividades de
compra, produção e comercialização devem ser altamente coordenadas.
Desta forma, o JIT inclui aspectos de gestão de materiais, gestão da qualidade,
organização física dos meios produtivos, engenharia de produto, organização do trabalho e
gestão de recursos humanos. O sistema característico do Just-In-Time de "puxar" a produção a
partir da demanda do cliente, produzindo em cada momento somente os produtos necessários,
nas quantidades necessárias e no momento necessário.
18
2.4.4 Planejamento de Necessidades de Materiais (MRP)
O Planejamento de necessidades de materiais (MRP), Material Requirement Planning
é um software com a finalidade de calcular as necessidades de materiais. Permite o
cumprimento de prazos de entrega de pedidos com o mínimo possível de estoques. Tem
também como função programar com detalhes a produção, a compra de insumo na quantidade
correta e o momento certo.
De acordo com Chiavenato (2009), O MRP planeja a necessidade de material,
baseando no produto ou no material que compõe o produto. Conhecendo o material necessário
para a fabricação do produto, multiplica-se a quantidade de material com a quantidade de
produto a ser produzido. As necessidades de material podem ser brutas ou líquidas. As
necessidades brutas são as quantidades de material necessário para a produção de acordo com
a quantidade de produtos a ser fabricado, adicionando o estoque de segurança, as porcentagem
de refúgio e etc. Para obter a necessidade líquida do material, é só subtrair a quantidade de
material já existente em estoque da necessidade da material para a produção, conforme
evidencia a figura 4.
Estrutura
do
produto
Necessidades
brutas
Gráfico de
explosão do
produto
Lista de
Materiais
Programa de
produção
Necessidades
Estoque de
Segurança,
% Refugio
Estoques já
existentes
Necessidades
Figura 4 – Planejamento das necessidades de material pelo MRP.
Fonte: Chiavenato, Idalberto, (2009).
brutas
Líquidas
19
2.5 PREVISÃO PARA ESTOQUE
A instituição mantém a preocupação de não deixar faltar material para o andamento
das atividades diárias, a armazenagem de material gera custo, porém necessária. O
balanceamento da quantidade certa durante determinado período amenizará o total dos custos
provocados pela armazenagem do material.
Toda a gestão de estoque está pautada na previsão de consumo de material. A
previsão de consumo ou da demanda estabelece estimativas futuras dos produtos
acabados comercializados e vendidos. Estima-se, portanto, quais produtos, quantos
desses produtos e quando serão comprados pelos clientes. A previsão possui
algumas características básicas que são:
O ponto de partida de todo planejamento;
Não uma meta de vendas; e
Sua precisão deve ser compatível com o custo de obtê-la.
(DIAS, 2009, p. 16)
Objetivando a redução da quantidade de material armazenado, a previsão de consumo
é primordial, pois, estabelecer a quantidade de material a ser utilizada, no intervalo de
determinado período de tempo, reduzirá significativamente inúmeros custos gerados pelo
estoque.
As técnicas de previsão do consumo podem ser classificadas em três grupos:
a)
Projeção: são aquelas que admitem que o futuro será a repetição do passado
ou as venda evoluirão no tempo, segundo o mesmo padrão observado no passado;
este grupo de técnicas é de natureza essencialmente quantitativa.
b)
Explicação: procuram-se explicar as vendas do passado mediante modelos
que relacionem as mesmas com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou
previsível. São aplicações de técnicas de regressão e correlação.
c)
Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas
vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras.
(DIAS, 2009, p. 17).
Existem métodos para prever a quantidade de consumo de material, compreendendo
um período pré-determinado, podendo ser semestral, trimestral ou mensal de acordo com as
peculiaridades de cada instituição, os quais visam diminuir a quantidade de produto adquirido
e consequente acúmulo desnecessário de material armazenado na instituição, pois os estoques
consomem muito do capital das instituições, um capital que fica parado, podendo ser
utilizados de outras maneiras mais rentáveis.
A figura 5 evidencia o fluxo de programação de material, iniciando-se do histórico do
consumo até a determinação da previsão de consumo.
20
Histórico do
consumo
Análise do
histórico do
consumo
Outros fatores
Informações
Diversas
Formulação do
modelo
Decorrido um periodo
Avaliação do
modelo geração
de previsão
Correção da
previsão
Modelo ainda valido
Previsto
comparado com o
realizado
Modelo não válido
Continuamos com
o modelo inicial
Figura 5: Fluxo de programação
Fonte: Dias, Marcos Aurélio P.
O Regulamento de Administração do Exército (RAE)-(R-3), aprovado pelo Decreto nº
98.820 de 12 de janeiro de 1990, menciona que a administração do Exército é parte integrante
da Administração Federal e a ela se subordina segundo normas legais, e que as atividades
administrativas do Exército obedecerão aos mesmos princípios previstos em lei para a
Administração Federal.
O Exército Brasileiro demonstra preocupação com a quantidade de material estocado;
Art 63. Nível de suprimento é a quantidade de material que deve ser mantida em
estoque em determinado Órgão Provedor ou na OM.
lº. O nível de suprimento, pode ser: operacional, mínimo e máximo.
2º. Nível operacional é a quantidade autorizada, como estoque normal de trabalho,
entre recebimentos sucessivos de suprimento.
3º. Nível mínimo é quantidade mínima de determinado suprimento a ser mantida em
estoque; constitui reserva de suprimento para atender as necessidades em qualquer
caso de interrupção ocasional do fluxo de fornecimento.
21
4º. Nível máximo é a soma das quantidades que se referem aos níveis mínimos e
operacionais e que, normalmente, não deverá ser excedido.
A Secretaria de Administração Pública, através da Instrução Normativa n.º 205 de
08/04/1988, aborda fórmulas que determinam a quantidade de material a ser estocado, onde
objetiva racionalizar, ao mínimo, os custeios da utilização de material, dispõe sobre conceitos,
procedimentos e responsabilidades. Evidencia de forma direta, meios matemáticos, para
determinar o momento certo e a quantidade do material a ser adquirido para o estoque,
evitando inúmeros problemas que ocorrem com frequência na gestão de material das
organizações públicas.
2.5.1 Consumo Médio Mensal
A Secretaria de Administração Pública, através da Instrução Normativa n.º 205 de
08/04/1988 define que Consumo médio mensal é uma média aritmética do consumo dos 12
últimos meses, dentro da entidade. Expressado pela seguinte fórmula:
C = CA ÷ 12
Onde: CA = consumo anual em unidades 12 = nº meses.
Consumo médio Mensal: é a quantidade referente à média aritmética das retiradas
mensais de estoque. A fim que haja um grau de confiabilidade razoável, esta média
deverá ser obtida pelo consumo dos ultimo seis meses.
CM: C¹+C²+C³...+Cⁿ
ⁿ
em que C são os consumos mensais, e que n o numero de meses do período.
(DIAS, 2009, p. 48).
A fórmula representada e utilizada para definir a quantidade de material consumido
em um determinado período, importante informação para realizar a compra do material.
Exemplo: Uma instituição apresentou no semestre consumo de determinado material,
relacionado abaixo:
ANO
JAN
FEV
MAR ABR
MAI
JUN
JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
TOTAL
2009
80
90
80
160
70
80
90
80
120
160
70
1200
120
22
Total do Período = 1200
C.M.M = 1200/12 = 100
2.5.2 Tempo de Reposição
“Tempo de reposição também chamado de tempo de suprimento é o período que se
leva desde a emissão do pedido de compras de determinado produto até o seu efetivo
recebimento pela empresa”. (SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, 1988).
Uma das informações básicas de que se necessita para calcular o estoque mínimo e o
tempo de reposição, isto é, o tempo gasto desde a verificação do que o estoque
precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa.
Este tempo pode ser dividido em três partes;
a)
Emissão do pedido; tempo que leva desde a emissão do pedido de compra até
ele chegar ao fornecedor;
b)
Preparação do pedido; tempo que leva o fornecedor para fabricar os pedidos,
separar os produtos, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem
transportados; e
c)
Transporte; tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela
empresa dos materiais encomendados. (DIAS, 2009, p. 45).
E.Mx
1.Emissão de pedido
2.Preparação do pedido
3.Transporte
Pp
1
2
3
EM
TR
Figura 6 – Gráfico Tempo de Reposição.
Fonte: Dias, Marcos Aurélio. P, 2009.
Sabe-se que toda aquisição de um determinado material, em uma entidade pública,
deverá ser feita mediante um empenho, ou seja, um ato de autoridade administrativa que
vincula um recurso orçamentário ao pagamento de uma determinada despesa, esta, por sua
vez, fixada em orçamento público. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho
(Lei n.º4.320/64, art. 60). Logo depois de passar por este primeiro estágio, a compra é
23
encaminhada para o segundo estágio que consiste na liquidação, ou seja, na chegada desse
material ao almoxarifado, a liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido
pelo credor ou entidade beneficiária, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios
do respectivo crédito ou da habilitação ao benefício (Lei nº 4.320/64, art. 83). Conclui-se que,
em virtude das particularidades exigidas pela legislação em vigor, o tempo de reposição {T},
o qual corresponde ao período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o
recebimento do material no almoxarifado, aumenta.
2.5.3 Intervalo de Aquisição
“Intervalo de aquisição refere-se ao período compreendido entre duas aquisições
normais e sucessivas”. (Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988).
Segundo Dias (2009, p.49), “Intervalo de ressuprimento, é o intervalo de tempo entre
dois ressuprimentos. Este intervalo pode ser fixado em qualquer limite, dependendo da
quantidade comprada”.
Pp - .Preparação do pedido
Q
IR - Intervalo de aquisição
Pp
Pp
E.Min
IR
T
Figura 7: Gráfico de Intervalo de Ressuprimento.
Fonte: Dias, Marcos Aurélio. P, 2009.
IR
2.5.4 Estoque de Segurança
Min
E
O estoque de segurança é uma quantidade de material armazenada, superior à média
de consumo para o período pré-determinado, o qual proporciona para organização uma
proteção contra possíveis atrasos na entrega do material solicitado e até mesmo a falta do
produto no marcado.
24
Estoque de segurança é uma quantidade extra calculada de estoque mantido e é
geralmente utilizado como proteção contra a incerteza relativa à quantidade. Para
calcular o estoque de segurança {S}, utiliza-se seguinte fórmula:
S = C x f Onde:
C = consumo médio mensal em unidades
f = é uma fração do tempo de aquisição (T) que, em princípio, pode variar de 25%
de T a 50% de T. (DIAS, 2009, p.301).
Q
70
60
50
40
30
20
10
E.Min
Tempo
J
F M A M
J
J
Figura 8: Gráfico de Estoque Segurança.
Fonte: Dias, Marcos Aurélio. P, 2009.
O consumo do material
unidades, e as 10 unidades
IR em determinado período é deE60Min
são para garantir o produto diante de qualquer adversidade. O objetivo do estoque de
segurança é garantir o funcionamento eficiente do processo produtivo sem o risco de faltas.
2.5.5 Estoque Máximo
Da citação de Chiavenato (2009) pode-se deduzir que o estoque máximo é
caracterizado no momento da chegada do material e que conforme o consumo, a quantidade
de material caracterizado pelo estoque máximo vai diminuindo, não podendo permanecer com
quantidade inferior ao estoque mínimo, chegando ao ponto de pedido é realizado novo pedido
de suprimento.
Estoque Máximo (EM) - a maior quantidade de material admissível em estoque,
suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de
armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e
tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc... Obtém-se somando ao Estoque
Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo intervalo de Aquisição.
M=S+CxI
Onde: S - estoque mínimo em unidades
C - consumo médio mensal em unidades.
I - intervalo de aquisição mensal
(INSTRUÇÃO NORMATIVA n.º 205 de 08/04/1988, SECRETARIA DE
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA).
25
2.5.6 Ponto de Pedido
A Secretaria de Administração Pública, através da Instrução Normativa n.º 205 de
08/04/1988 define que “Ponto de Pedido (Pp) – É o nível de estoque que, ao ser atingido,
determina imediata emissão de um pedido de compra, visando recompletar o estoque
máximo[...]”.
O ponto de pedido {P} é calculado por meio da seguinte fórmula:
P=S+CxT
Onde: S = estoque mínimo ou de segurança.
C = consumo médio mensal em unidade.
T = tempo de aquisição em meses.
Quando uma determinada quantidade de um item for retirada do estoque, deve-se
verificar a quantidade restante. Por sua vez, se esta for menor que a quantidade
predeterminada, chamada de ponto de pedido ou de reposição, é necessária que se faça uma
nova compra, para se compor novamente o estoque. O fornecedor leva determinado tempo
para entregar a quantidade pedida e restabelecer o estoque, onde houve a saída do material.
Q
Pp
30
E.Min
T
Figura 9 – Gráfico de ponto de pedido.
Fonte: Dias, Marcos Aurélio. P, 2009.
IR
2.5.7
Quantidade
de
Ressuprimento
Min
E
A Secretaria de Administração Pública, através da Instrução Normativa n.º 205 de
08/04/1988 define que “Quantidade a Ressuprir (Q) - número de unidades adquirido para
recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo
Intervalo de Aquisição.”
26
Quando o estoque máximo, por sua vez, for consumido em sua totalidade, este tende a
ser recomposto. Para tanto, é necessário que se determine um número absoluto de unidades
para se fazer a recomposição do estoque máximo.
Para se calcular, este número, basta multiplicar o consumo médio pelo intervalo de
aquisição, em meses, o que torna essa fórmula uma das mais importantes da Instrução
Normativa n.º 205 de 08/04/1988, logo:
Q = C x I Onde:
C = consumo médio mensal em unidades.
I = intervalo de aquisição em meses.
Exemplo: Uma instituição apresentou no semestre consumo de determinado material,
relacionado abaixo:
a) Tempo de Aquisição (T): 2 (dois) meses
b) Intervalo de Aquisição (I): 6 meses (aquisições semestrais)
c) Consumo médio mensal: 100 unidades
ANO
JAN
FEV
MAR ABR
MAI
JUN
JUL
AGO SET
OUT
NOV
DEZ
TOTAL
2009
80
90
80
160
70
80
90
120
160
70
1200
120
80
Portanto, Quantidade a ressuprir é: Q = C x I
Q = 100 x 6
Q = 600 unidades
2.6 CUSTOS DE ESTOQUE
Sobre os custos de estoques, Chiavenato (2009, p.92) esclarece que;
Todo material estocado gera custos, aos quais denominaremos custo de estoque ou
custos de estocagem. Os custos de estoques dependem de duas variáveis: a
quantidade e o tempo de permanência em estoque. Quanto maior a quantidade e
quanto maior o tempo de permanência, tantos maiores serão os custos de estoque. O
custo de estoque é a soma de dois custos: o custo de armazenamento e o custo de
pedido.
27
Todo estoque é constituído de valores decorrentes de compras com o objetivo de
vendas ou consumo na própria instituição.
Os custos de estocagem incluem todas as despesas necessárias para a manutenção do
estoque e incorre em função do volume de estoque mantido. Logo, à medida que o estoque
aumenta, consequentemente, aumentam-se esses custos, na mesma proporção.
Para melhor definição do custo do estoque, o ideal é determinar o custo de cada item
pertencente ao estoque, definido não só a partir do preço pago pela sua aquisição, mas nele
estão implícitos outros custos, como: transporte, taxas, seguro, isto é, tudo aquilo que ocorre
de desembolso desde a compra até a chegada do material.
Dentro desse custo de estocagem estão embutidos outros tipos de custos, que também
são importantes, podemos citar o custo de armazenamento, pois estocar requer espaço, e que
segundo Chiavenato (2009), é composto de uma parte variável (quantidade de material e o
tempo de permanência) e uma parte fixa (aluguel do armazém, salário dos funcionários,
seguros, máquinas e equipamentos etc.), pois a parte fixa independe do tempo e da quantidade
de material, podendo ser calculada pela seguinte equação.
Ta = 100 x A x Ca
CxP
Onde:
A = Área ocupada pelo estoque.
Ca = Custo anual do metro quadrado
C = Consumo anual do material.
P = Preço unitário.
De acordo com Chiavenato (2009, p.94), “O custo de pedido é o valor em moeda
corrente dos custos incorridos no processamento de cada pedido de compra...”.
Na obtenção do custo de pedido serão analisados a mão de obra utilizada para emissão
e processamento dos pedidos, o material utilizado na confecção do pedido e os custos
indiretos (luz, telefone, fax etc.) durante todo o ano, dividido pelo o número de pedidos
emitidos.
CP = Custo anual de pedidos (CAP)
Número de pedidos no ano(n)
Após encontrado o custo de armazenagem e o custo do pedido, adquiri-se o custo de
estoque, obtido através da seguinte equação;
CE = CA + CP
28
3 REFERENCIAL METODOLÓGICO
Diante da proposta do trabalho, levando-se em consideração suas peculiaridades, foi
realizada uma pesquisa aplicada, combinada com consultas bibliográficas.
3.1 TIPO DE PESQUISA
Foi realizado um estudo de caso exploratório, baseado em pesquisas aplicadas,
buscando informações quantitativas, consubstanciadas em visitas nas áreas operacionais e
administrativas do almoxarifado da Escola de Administração do Exercito/Colégio Militar de
Salvador.
3.2 QUESTÕES DE ESTUDO
Na tentativa de se aumentar a eficiência das operações logísticas, a confecção do
trabalho foi direcionada a identificar a possibilidade de redução da quantidade de material
armazenado no almoxarifado e conseqüentemente a redução dos custos de estoque, baseandose no material de consumo, em virtude de sua grande rotatividade, analisando os fatos que
colaboram para a manutenção de um grande quantitativo de material de consumo estocado no
almoxarifado da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador,
analisando - o/a(s);
Sintomas relacionados às deficiências na gestão de estoque de material de consumo no
almoxarifado da Escola de administração do Exército/Colégio Militar de Salvador.
Existência de metas a serem cumpridas quanto ao tempo reposição do material de
consumo.
Existência da preocupação com o nível de flutuação dos estoques para atender à
demanda.
29
3.3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Os métodos utilizados para a elaboração do Trabalho de Conclusão de Curso tiveram
como base às consultas bibliográficas, ao Regulamento de Administração do Exército (RAE)(R-3), aprovado pelo Decreto nº 98.820 de 12 de janeiro de 1990, às legislações específicas,
internet e utilizando-se como foco central a Instrução Normativa n.º 205 de 08/04/1988 da
Secretaria de Administração Pública, onde constam regras matemáticas a serem utilizadas
para definição de níveis de estoques públicos, que tem como objetivo racionalizar e minimizar
os custos.
Foi necessário o levantamento dos dados referente aos saldos de estoque que se
encontravam no almoxarifado da Escola de Administração do Exercito/Colégio Militar de
Salvador para identificar a possibilidade de redução de estoques.
Para tanto, foi consultado o banco de dados referente ao ano de 2009 no Sistema de
Material do Exercito (SIMATEx), através do Subsistema de Controle Físico (SISCOFIS) que
compõe o Sistema de Material do Exército, que tem a finalidade do controle físico e o
gerenciamento de todo o material existente no Exército.
30
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
Neste capítulo serão apresentados e analisados os dados que foram obtidos através de
visitas aos setores administrativos que estão diretamente envolvidos na aquisição de material
e suas respectivas rotinas.
Os dados apresentados estão divididos em duas partes: inicialmente, foi apresentada de
forma sumária a rotina de aquisição de material na Escola de Administração do
Exército/Colégio Militar de Salvador e na segunda parte, foram extraídos dos registros no
Sistema de Material do Exercito (SIMATEx), através do subsistema de controle físico
(SISCOFIS) que compõe Sistema de Material do Exército (SIMATEx), informações sobre a
posição do material pertencente ao almoxarifado da Escola de Administração do
Exército/Colégio Militar de Salvador, selecionando alguns itens do material de consumo,
utilizando como critério de escolha, o valor financeiro do material, o espaço ocupado no
almoxarifado e as condições exigidas para armazenamento e posteriormente analisados.
4.1 ROTINA DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL NA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO DO
EXERCITO/COLEGIO MILITAR DE SALVADOR
Os setores da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador
verificam a existência do material a ser solicitado no subsistema de controle físico
(SISCOFIS) que compõe Sistema de Material do Exercito (SIMATEx), existindo o material,
os setores realizam o pedido no próprio SISCOFIS à Fiscalização Administrativa que verifica
a existência do material solicitado no Almoxarifado, após verificar a possibilidade de fornecer
o produto solicitado, o material é disponibilizado no Almoxarifado para ser retirado pelos
setores solicitantes. Não existindo o material os setores solicitantes emitem uma requisição de
compras ao Chefe da Fiscalização Administrativa, que encaminha a requisição de compras ao
Ordenador de Despesas que, no caso da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar
de Salvador, é o Comandante para que este, após a análise da requisição e a verificação das
necessidades da Unidade, decida pela autorização ou não da compra, caso não autorizado
volta para o setor solicitante. Após o parecer favorável do ordenador de despesa, a Divisão
Administrativa encaminha a requisição de compras para o Setor de Aquisições, Licitações e
Contratos (SALC), a qual inicia todo o processo de licitação do material a ser adquirido,
31
obedecendo às formas e aos critérios estabelecidos Lei n° 8.666/93, podendo em casos
específicos haver a dispensa da licitação prevista na referida lei. O material chega ao
almoxarifado onde é conferido pelo Encarregado do almoxarifado ou por uma Comissão de
Recebimento de Material (TREM) designado pelo Ordenador de Despesas, em Boletim
Interno e, após é realizado o acondicionamento do material. O material será separado e
colocado à disposição do setor solicitante para proceder à retirada, depois da autorização do
Fiscal administrativo, conforme fluxograma abaixo;
Início
Setores da
EsAEx/CMS
Verifica no SISCOFIS a
existência do material
Existe no
estoque/
SICOFIS
NÃO
Confecção de
Parte requisitória
Chefe da Divisão
Administrativa
SIM
Realizar o pedido no
SISCOFIS
Ordenador
de
Despesas
SIM
Retirada do material no
Almoxarifado pelo setor
solicitante, após liberação
do Fiscal Administrativo
FIM
Figura 10 – Fluxograma de aquisição de material.
Fonte: Próprio Autor.
Setor de Aquisições,
Licitações e Contratos
(SALC)
Almoxarifado
NÃO
32
4.2 ANÁLISE DOS DADOS PROVINIENTES DO ESTOQUE
Apresentado na tabela 1, consubstanciado em consulta no Sistema de Material do
Exército (SIMATEx), através do subsistema de controle físico (SISCOFIS) que compõe o
SIMATEX, foram levantados dados concretos sobre o consumo anual de alguns itens
pertencente à classificação Material de Consumo no ano de 2009, através da equação estoque
inicial + compras – estoque final. O consumo anual da cada item apresentará de forma mais
fidedígna a representação monetária de itens componente do material de consumo, comparado
ao saldo final de alguns itens que apresentaram no final do exercício de 2009 um valor
considerável, em virtude de mais entrada e menos saída que outros produtos no ano
correspondente. Os dados apresentados serão disponibilizados através da aplicação da técnica
de classificação ABC, que tem como objetivo principal identificar os produtos estocados que
possuem maior representatividade monetária e que requerem um maior controle.
Tabela 1 – Classificação ABC - R$
Classificação
ITEM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
MATERIAL P/ MANUTENCAO DE BENS
IMOVEIS
GAS ENGARRAFADO
UNIFORMES, TECIDOS E
AVIAMENTOS
MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE
DADOS
MATERIAL ELETRICO E ELETRONICO
MATERIAL EDUCATIVO E ESPORTIVO
MATERIAL FARMACOLOGICO
MATERIAL DE LIMPEZA E PROD DE
HIGIENIZAÇÃO
MATERIAL DE COPA E COZINHA
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO NÃO
IMOBILIZÁVEL
MATERIAL DE PROTECAO E
SEGURANCA
MATERIAL P/ MANUTENCAO DE
VEICULOS
MATERIAL ODONTOLOGICO
MATERIAL P/ FESTIVIDADES E
HOMENAGENS
MATERIAL DE EXPEDIENTE
MATERIAL P/ UTILIZACAO EM
GRAFICA
MATERIAL P/ MANUTENCAO DE BENS
MOVEIS
MATERIAL PARA COMUNICACOES
MATERIAL LABORATORIAL
MATERIAL HOSPITALAR
TOTAL
Fonte: SISCOFIS – SIMATEx
Consumo Anual
Porcentagem (%)
157.727,00
32,0
148.282,00
79.736,00
29,0
15,0
34.553,00
6,0
28.549,00
12.558,00
9.799,00
8.257,00
5,30
3,40
1,80
1,70
7.072,00
4.952,00
1,30
0,90
4.422,00
0,80
4.362,00
0,75
3.201,00
2.488,00
0,70
0,60
1.371,00
1.205,00
0,50
0,30
442,00
0,10
419,00
193,00
149,00
509.737,00
0,09
0,03
0,02
100%
33
Baseado na tabela 1 são classificados os itens em A, B ou C. Os itens que estão
classificados de 1 a 4 são pertencentes ao A, pois acumulam 82% do valor do consumo médio
anual. Os itens de 5 a 11 são classificados no B, acumulam 15% valor do consumo médio
anual e os de 11 a 20 estão no C, acumulam 3% do valor do consumo médio anual.
Os materiais de classe A acumulam maior valor financeiro e carecem de um maior
sistema de controle, e no caso de possível redução do custo de estoque é onde se deve agir
prioritariamente na busca de resultados satisfatórios. Agindo-se nos materiais de classe C não
teria um expressivo resultado financeiro, em virtude de sua baixa representatividade no valor
total do estoque.
Considerando que a análise central deste trabalho é a aplicação das técnicas de redução
de estoques, a combinação da técnica de classificação ABC com as fórmulas apresentadas na
Instrução Normativa n.º 205 de 08/04/1988 da Secretaria de Administração Pública,
apresentará um exemplo de possíveis reduções de estoque, utilizando-se como exemplo o
material para manutenção de bens imóveis e material de processamento de dados que são
itens pertencentes à classe A e possuem grande representação financeira, na conta de Material
de Consumo.
Nas tabelas 2 e 3, será calculada a previsão do estoque dos itens pré-selecionados,
baseando-se nas fórmulas matemáticas contidas Instrução Normativa n.º 205 de 08/04/1988
da Secretaria de Administração Pública. O consumo médio mensal dá-se pela divisão do
consumo anual, por 12 meses. Vale lembrar que os números, nestas tabelas representadas,
foram transformados em valores financeiros.
Tabela 2 - Indicadores de Previsão de Estoques do Material para Manutenção de Bens
Imóveis - R$
MATERIAL P/ MANUTENCAO DE BENS IMOVEIS
ITEM
2009
Consumo médio mensal
Estoque mínimo
Estoque máximo
Ponto de pedido
Ressuprimento
Fonte: SISCOFIS – SIMATEx
13.143,92
6.571,96
59.147,68
32.859,80
52.575,68
34
Tabela 3 - Indicadores de Previsão de Estoques do Material de Processamentos de
Dados - R$
MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS
ITEM
2009
Consumo médio mensal
Estoque mínimo
Estoque máximo
Ponto de pedido
Ressuprimento
Fonte: SISCOFIS – SIMATEx
2.879,42
1.439,71
12.957,39
7.198,55
11.517,68
O consumo médio mensal é a divisão do consumo médio anual dividido por 12,
correspondente à quantidade de meses por ano.
O Intervalo de aquisição foi estipulado em quatro (4) meses, tempo considerado
razoável, considerando que o tempo médio de aquisição do material com o pedido originado
no setor requisitante até a chegada do produto são em média de dois (2) meses, segundo o
setor do almoxarifado, o qual proporcionará três (3) pedidos anuais.
O estoque mínimo é, basicamente, 1/2 do consumo médio mensal, correspondendo,
assim, a 50% do consumo mensal.
O estoque máximo é calculado multiplicando-se o consumo mensal pelo fator quatro
(4), correspondente ao intervalo de aquisição, que é de quatro meses.
O ponto de pedido é a soma do consumo médio mensal multiplicado por dois (2), com
o estoque mínimo, que representa o tempo de aquisição do produto.
O ressuprimento é o consumo médio mensal já calculado e multiplicando-o pela
variável quatro (4) já citada.
Um fato importante que vale ressaltar é que a quantidade do material estocado, em
condições normais de fornecimento, sempre estará girando no valor máximo de estocagem,
partindo do princípio que durante o cálculo da quantidade de produto a adquirir, quando
atingido o ponto de pedido, será considerado o tempo percorrido da solicitação do material até
a chegada do produto ao almoxarifado. Fato relevante que deve ser considerado na remota
possibilidade de falta de material na aplicação das fórmulas, certificando a eficiência da
técnica de estocagem sugerida pela Secretaria de Administração Pública.
Será apresentada na tabela 4 a quantidade de material para manutenção de bens móveis
acumulados no fim de cada mês do ano de 2009, e na tabela 5, a quantidade de material para
processamento de dados acumulado no fim de cada mês do ano de 2009.
Utilizando-se das fórmulas matemáticas contidas Instrução Normativa n.º 205 de
08/04/1988 da Secretaria de Administração Pública, foi calculada a possível redução da
quantidade de estoque dos itens selecionados.
35
Tabela 4 – Potencial de redução de estoque do Material para manutenção de bens
móveis – R$
ITEM
MATERIAL PARA MANUTENÇÃO DE BENS
MÓVEIS
2009
JAN
155.699,06
59.147,68
32.859,80
96.551,38
163,24
JUL
168.605,90
Total no estoque
59.147,68
Estoque máximo
32.859,80
Ponto de pedido
109.458,22
Excesso de estoque
285,00
Porcentual
Fonte: SISCOFIS - SIMATEx
Total no estoque
Estoque máximo
Ponto de pedido
Excesso de estoque
Porcentual
FEV
155.699,06
59.147,68
32.859,80
96.551,38
163,24
AGO
168.757,70
59.147,68
32.859,80
109.610,02
285,31
MAR
155.699,06
59.147,68
32.859,80
96.551,38
163,24
SET
55.135,87
59.147,68
32.859,80
-
ABR
155.699,06
59.147,68
32.859,80
96.551,38
163,24
OUT
12.880,10
59.147,68
32.859,80
-
MAI
167.168,34
59.147,68
32.859,80
108.256.22
282,63
NOV
12.880,10
59.147,68
32.859,80
-
JUN
167.403,90
59.147,68
32.859,80
108.256.22
283,00
DEZ
50.332,70
59.147,68
32.859,80
-
Tabela 5 – Potencial de redução de estoque do Material de processamento de dados – R$
ITEM
MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS
2009
JAN
82.401,06
12.957,39
7.198,55
69.443,67
535,94
JUL
83.350,86
Total no estoque
12.957,39
Estoque máximo
7.198,55
Ponto de pedido
70.393,47
Excesso de estoque
543,27
Porcentual
Fonte: SISCOFIS - SIMATEx
Total no estoque
Estoque máximo
Ponto de pedido
Excesso de estoque
Porcentual
FEV
82.401,06
12.957,39
7.198,55
69.443,67
535,94
AGO
83.350,86
12.957,39
7.198,55
70.393,47
543,27
MAR
82.401,06
12.957,39
7.198,55
69.443,67
535,94
SET
83.350,86
12.957,39
7.198,55
70.393,47
543,27
ABR
82.401,06
12.957,39
7.198,55
69.443,67
535,94
OUT
83.350,86
12.957,39
7.198,55
70.393,47
543,27
MAI
82.401,06
12.957,39
7.198,55
69.443,67
535,94
NOV
63.406,13
12.957,39
7.198,55
50.448,74
489,34
JUN
83.350,86
12.957,39
7.198,55
70.393,47
543,27
DEZ
65.258,83
12.957,39
7.198,55
52.328,44
503,85
Nas tabelas 4 e 5, foi realizada a comparação da quantidade do estoque máximo com o
estoque total no fim de cada mês do ano de 2009 dos materiais para manutenção de bens
móveis e para processamento de dados, demonstrando o excesso de estoque em percentuais
que oscilam de 163,24 % a 543,27 %. Esses percentuais representam o potencial de redução
de estoque do almoxarifado da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de
Salvador.
Na tabela 4, onde foi analisado o potencial de redução de estoque do material para
manutenção de bens móveis, foi constatado que nos meses de setembro a dezembro não houve
excesso de material estocado, sendo que nos meses de outubro e novembro a quantidade de
36
material estocado ficou abaixo do nível do ponto de pedido, o que compromete o
fornecimento de material.
Na tabela 5, onde foi analisado o potencial de redução de estoque do material para
processamento de dados, houve durante todo o ano de 2009 excesso de material estocado.
37
5 CONCLUSÃO
Na elaboração deste trabalho buscou-se mostrar a importância da gestão de estoque
para as instituições. A manutenção dos estoques, de acordo com o que já foi mencionado,
produz custos significativos e podem variar conforme quantidade e tempo dos produtos
estocados. As empresas incentivadas pela grande competitividade do mercado têm buscado
formas para oferecer um produto mais barato ao consumidor. Gestores de grandes empresas
sólidas têm entendido que uma forma eficaz de diminuir seus custos é a diminuição da
quantidade de produtos estocados, que segundo Filho et al (2003 apud HONG 1999), 46% dos
custos logísticos referem-se ao transporte, 28% ao armazenamento, 18% à manutenção e 6% a
administração.
Impulsionado pela supracitada constatação, tem surgido inúmeras técnicas de gestão de
estoque que visam à diminuição da quantidade de produto estocado.
Diante das peculiaridades existentes de alguns dos produtos estocados e a nobre missão
do Exército Brasileiro, entendemos que há necessidade de manutenção de estoques estratégicos,
como exemplo pode-se destacar os produtos pertencentes à classe de material bélico, pois fica
impraticável a diminuição da quantidade estocada destes produtos, porém a maioria dos
produtos utilizados na administração apresenta condições de aperfeiçoamento da gestão,
visando à economicidade dos recursos públicos.
A maioria das instituições pública ainda utiliza a figura do almoxarifado/armazém
central, como é o caso de grande parte das Organizações Militares, inclusive a Escola de
Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador, onde centralizam o recebimento do
material e a estocagem, e na maioria das vezes armazenam uma quantidade excessiva de
produtos, por motivos já esclarecidos, e posteriormente distribuem para o local onde serão
utilizados.
Quando o almoxarifado da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de
Salvador armazena uma grande quantidade de produto para cobrir um período longo de
consumo, proporciona para a instituição menor risco de falta de material e diminui a
quantidade de pedidos, os quais geralmente são bastante burocráticos, proporcionando certo
conforto, mas, em contrapartida, necessita de um número maior de pessoas para controlar o
material estocado, um maior espaço físico para condicionar o material, produz aumento no
consumo de luz, aumenta a possibilidade de deterioração do material estocado, além de
determinados produtos exigem maior cuidado no armazenamento (temperatura, umidade,
38
claridade etc.). A prática era até aplausível na era da inflação que existia a preocupação de
armazenar a maior quantidade de material possível, em virtude do constante aumento dos
preços, mais nos dias atuais não procede, pois os motivos já deixaram de existir e já se percebe
que as compras são feitas para períodos cada vez menores, pois se tornou comum haver
manutenção e até redução no preço de alguns bens.
Inúmeros gestores condenam este tipo de gestão e a própria Lei nº 8.666 (BRASIL,
1993), afirma:
“Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão:
IV - ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as
peculiaridades do mercado, visando economicidade.”
O gestor de material da Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de
Salvador baseando-se nas fórmulas apresentadas na Instrução Normativa n.º 205 de
08/04/1988 da Secretaria de Administração Pública e utilizando-se da proposta representada
por este trabalho aplicado ao material de consumo e estendendo para outras classes de
materiais pode aumentar a quantidade de pedidos por ano, que conseqüentemente haverá a
redução do volume de compras, pois são inversamente proporcionais, diminuindo a
quantidade de produto estocado no almoxarifado.
Outra forma de se diminuir a quantidade de material estocado, que já é empregada por
diversas empresas privadas, é o sistema Just-in-Time (JIT), caracterizado pelo armazenamento
do material pelo fornecedor, que somente é entregue quando solicitado pelo consumidor, o
qual realiza de forma parcelada de acordo com sua necessidade. Para implementação desta
técnica na Escola de Administração do Exército/Colégio Militar de Salvador seria celebrado,
após o encerramento da licitação, um contrato anual de fornecimento de determinado material
com a empresa vencedora, que ficaria obrigada a entregar o(s) produto(s) conforme a
necessidade informada pelo responsável do almoxarifado central, baseado nos pedidos das
seções/departamentos,
e
posteriormente
os
encaminharia
para
o
destino
final
(seções/departamentos). As informações fornecidas pelas seções/departamentos da quantidade
de consumo de material no período pré-determinado deverão ser bastante precisas, e será
informada em pequeno intervalo de tempo, podendo ser mensal.
Existem boas razões para se manter um estoque grande e para reduzir-se o estoque de
material. A falta de alguns produtos específicos causa imensos transtornos para a Instituição e
outros são substituídos tranquilamente, não afetando as atividades cotidianas. Cabe aos
gestores a definição do posicionamento da política de estocagem do material, atrelado a uma
aplicação de um processo de seleção do material.
39
Conhecendo o conteúdo da Constituição Federal que afirma no parágrafo único do
artigo 70;
Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilizem,
arrecadem, guardem ou administrem dinheiros, bens e valores públicos, ou pelos
quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigação de natureza
pecuniária.
Concluímos, que todo cidadão que participa da gestão dos recursos públicos tem a
obrigação de usar toda sua capacidade em proveito da melhor aplicação possível dos mesmos.
A gestão pública anuncia inúmeros programas de modernização previstos nos
planejamentos do governo, mas é de suma importância que os gestores públicos não fiquem
somente à espera de ações dessa natureza, as melhorias na gestão podem ser obtidas através
de mudanças na própria estrutura administrativa, iniciando-se com um projeto piloto, em um
determinado setor, com um tipo de material e posteriormente difundindo para uma estrutura
maior.
O presente tema certamente não se esgota neste trabalho e o assunto e as sugestões
aqui representadas, demandam amadurecimento e estudos mais profundos.
40
REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Administração de Materiais. Rio de Janeiro/RJ: Elsevier 2005.
DIAS, Marcos Aurélio P. Administração de Materiais. São Paulo/SP: Atlas 2009.
HONG, Yuh Ching. Gestão de Estoques na cadeia Logística Integrada. São Paulo/SP:
Atlas 2001
SILVA, Lino Martins. Contabilidade Governamental: um enfoque administrativo. São
Paulo/SP: Atlas, 2004.
SIMÕES, Érica; MICHEL, Murillo. A importância da gestão de compras para as
organizações. Revista Cientifica Eletrônica de Ciências Contábeis, São Paulo, ano II, n.3,
mai. 2004. Disponível em: < https://www.revista.inf.br/contabeis03/pages/artigos/cc-edic03anoII-art05.pdf.> Acesso em: 10 de abril 2010.
FILHO, Zanqueto; FIGUEIREDO, Liana; JUNIOR, Ini. Os custos logísticos de uma
distribuidora de alimentos não perecíveis. In: XXIII Encontro Nacional de Engenharia de
Produção, Minas Gerais, 2003. Associação Brasileira de Engenharia de Produção.
Disponível em: < https://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP_2003_TRO_0719.pdf.>
Acesso em: 10 de abril 2010.
BRASIL, Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
______.EXÉRCITO BRASILEIRO – Decreto nº 98.820, de 12 janeiro de 1990.
Regulamento de Administração do Exército, Brasília/DF, 1990. R3
_____. Instrução Normativa n.º 205, de 08 de abril de 1988. Objetiva o racionamento com
a minimização de custos o uso de material no âmbito do SISG através de técnicas modernas
que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no
emprego do material nas diversas atividades. Brasília, 1988. Disponível em: <
https://www.comprasnet.gov.br/.> Acesso em: 10 de abril 2010.
_____. Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro
para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, Estados, Municípios e
Distrito Federal. Brasília, 1964. Disponível em: < https://www.planalto.gov.br/.> Acesso em:
10 de abril 2010.
_____. Lei Complementar n.º 101, de 4 maio de 2000. Lei de Responsabilidade Fiscal.
Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá
outras providências. Brasília, 2000. Disponível em: < https://www.planalto.gov.br/.> Acesso
em: 10 de abril 2010.
_____. Lei n.º 8.666/93, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e
dá outras providências. Brasília, 1993. Disponível em: < https://www.planalto.gov.br/.>
Acesso em: 10 de abril 2010.
41