TÉCNICAS DE REUNIÃO
• Por que as pessoas estão investindo
cada vez mais tempo em reuniões?
• Como evitar que se torne um fator de
stress e passe a valer a pena?
Agenda do workshop
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Planejamento
Como conduzir uma reunião
Lidando com imprevistos
Tomada de decisões
Encerramento
Follow up
Ferramentas
Reunião – Definição
• Ato ou processo de se reunir, com a
finalidade de realizar negócios.
• Congregação de pessoas com a finalidade
de aumentar a confiança.
Para que convocar uma reunião?
• Precisa de informações de todos.
• Quer a participação da equipe para solução de
um problema ou uma decisão
• Garantir a atenção de todos em uma
determinada situação
• Lidar com problema que exige atenção de
diversos grupos
• Esclarecer um problema
• Perceber necessidade do grupo de se reunir.
Não convoque uma reunião
• Para resolver questões pessoais
• Não tiver tempo para se preparar
• Outra estratégia de comunicação pode
funcionar
• Problema já resolvido
• Assunto que não é do interesse da
maioria
• Há conflitos latentes e as pessoas ainda
não estão preparadas para tratá-los
REGRA BÁSICA DE
COMUNICAÇÃO
• ELOGIE EM PÚBLICO E
CRITIQUE EM PATICULAR
Quem participará da reunião
• Todos que estão envolvidos ou serão
afetados
• O gestor precisa se preparar para fazer
escolhas difíceis.
Quantas pessoas você deve
convocar?
REGRA – 8 – 18 - 1800
Quantas pessoas você deve
convocar?
• 8 – Solução de problemas ou tomada de
decisão.
• 18 – Brainstorm
• 1800 – Se quiser aumentar a motivação
de um grupo, provocar frenesi com um
novo produto, novo benefício, .....
Reuniões Individuais
• Feedback
• Comunicar aumento, desligamento.
• Comunicar mudança que afete
diretamente aquela pessoa.
Como se preparar?
• Reuniões proveitosas, eficazes,
exigem planejamento e bom senso.
Qual é o objetivo da reunião?
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Informar
Esclarecer
Promover um brainstorm
Resolver um problema
Decidir
Esclarecer papéis e responsabilidades
Quem deve ser convocado?
• Regra – 8 – 18 – 1800
• Pessoas realmente envolvidas e
que deverão contribuir e depois
implementar as ações definidas.
Como convidar as pessoas?
• Faça o convite individualmente
• Informe a finalidade
• Escolha um horário compatível aos
participantes
• Atribua um papel ativo para os
participantes
Planejamento
• Quando?
• Onde?
• O que vai precisar?
Equipamentos
Informações
Disposição da sala
Agenda da Reunião
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Finalidade
Objetivos ou Resultados esperados
Participantes
Data, Horário e Local
Duração
O papel de cada participante
Envie a agenda com antecedência para
motivar os convidados
Cuide de suas competências
gerenciais
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Ouvir idéias
Acreditar nas pessoas
Monitorar debates
Gerenciar conflitos
Dar e receber feedback
Motivar pessoas
Como conduzir uma reunião?
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Respeite o horário
Revise a agenda
Estabeleça regras básicas
Dê tempo para apresentações se for o
caso
• Deixe as pessoas a vontade
Cuidados na condução de uma
boa reunião
• Siga a agenda
• Garanta que todos possam expor seus pontos
de vista
• Estimule todos a participar
• Ouça primeiro os menos experientes
• Cuide do foco para que não haja dispersão
• Anote as idéias em local acessível a todos
• Cuide-se como líder da reunião.
Decisões em Grupo
• Consenso
• Maioria
• Chefe decide
Encerramento da Reunião
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Faça um resumo
Registre tudo o que foi relevante
Os principais itens de ação
Peça feedback dos participantes
Imprevistos?
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Atrasos
Cochichos
Roubar a palavra
Empacados
Silêncio
Perda de foco
Conflitos
Problemas latentes
• Hipopótamo na sala de reuniões –
Nick Morgan
Ofereça funções para os
participantes
• Fiscal – de tempo, de assuntos
• Secretário – anotações de decisões e
próximas ações
• Consultor – alguém que traz informações
que serão relevantes para o grupo.
Encerramento
• Respeite o horário de término, isso
representa respeito aos participantes.
• Tenha apoio de alguém para cuidar do
tempo.
• Antecipe o encerramento se for o caso.
Encerramento
• Relembre as principais decisões e faça
um resumo.
• Anuncie os próximos passos.
• Agradeça a participação de todos.
Follow Up
• Implementar o que foi decidido é o
mais importante para transformar
em sucesso a reunião.
Sucesso
• Comunicar o plano de ação – sensação
de algo realizado
O que?
Quando?
Quem?
Tecnologia – Reuniões Virtuais
• Videoconferência
• Audio
• Internet
• Webconferência
• Salas de bate papo
A tecnologia não elimina o planejamento.