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Gestão
Eficiência e
competitividade
Aadoçãodeindicadoresdepolíticasdecompraspermite
uma gestão eficiente de insumos, evitando desabastecimento e
desperdício,eaindaauxilianapráticadobenchmarking
PorEvanildodaSilveira
P
oucas organizações são tão complexas e difíceis de gerir quanto um hospital. Na verdade,
para muitos especialistas essas instituições só
perdem em complexidade e número de produtos,
materiais e pessoas que têm de administrar para a
indústria aeroespacial. Como lembra o pesquisador
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André Teixeira Pontes, do Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca (Cefet-RJ),
em artigo recente, ao concentrar recursos humanos
altamente capacitados, tecnologia de última geração,
processos diversificados e grande variedade de itens
de consumo, os hospitais necessitam de uma gestão
extremamente eficiente. Nesse contexto,
o setor de compras é estratégico, diante do
grande número de itens que uma instituição de saúde necessita, muitos dos quais
de alto valor agregado. Por isso, o uso de
indicadores de compras é fundamental para
uma gestão eficiente de insumos.
No artigo A utilização de indicadores de desempenho no setor de suprimentos hospitalares: uma revisão de literatura,
Pontes e colegas ressaltam que “a grande
variedade de itens utilizados aliada ao
risco por desabastecimento pode provocar
estoques em excesso, o que significa recursos financeiros imobilizados, espaços mal
utilizados, consumo excessivo de energia
e risco de descarte dos materiais”. Nesse
sentido, “a gestão racional dos estoques
é necessária para a competitividade de
qualquer organização, porém no hospital se torna imprescindível em função
do alto custo gerado pela complexidade
da atividade e pela pressão sofrida pelas
instituições por parte das seguradoras de
saúde que as remuneram”.
De acordo com Pontes, vivemos
numa era em que “é necessário tomar decisões cada vez mais complexas e mais
rápidas em meio a mudanças e desafios,
crises e oportunidades. Os dirigentes e
administradores hospitalares precisam
estar alicerçados por informações confiáveis e oportunas. O discernimento para
tomada de decisões deve estar embasado
em conhecimento, habilidade, experiência
e valor das informações que servem de
suporte”. É aí que entram os indicadores.
iNDiCaDoReS PaRa
aS ComPRaS
O Hospital Israelita Albert Einstein
(HIAE) tem uma política bem definida
para a área de compras. “Primeiramente,
é necessário saber quais são os principais
itens de consumo e seus valores, assim
como o que representam em termos de
criticidade para o hospital”, explica Carlos
Oyama, diretor de Suprimentos da instituição. “Sob o ponto de vista operacional,
é necessário ter uma política clara, que
segmente os materiais e medicamentos,
“É necessário saber quais são os principais
itens de consumo e seus valores, assim
como o que representam em termos de
criticidade para o hospital”
bem como possuir uma gestão adequada
de seus fornecedores, quanto à política
comercial, nível de serviço e de responsabilidade social e ambiental.”
Para garantir a eficiência dessa política é fundamental o uso de indicadores
para a área de compras. Segundo Oyama,
há mais de oito anos, o Einstein tem adotado a estratégia de medir sua performance e compará-la com as boas práticas de
mercado, por meio de seminários, cursos
e visitas a empresas de outros segmentos.
“Mas nada melhor que medir a performance
dentro dos relatórios gerenciais, avaliando
margem e despesas sobre receita”, diz.
O HIAE trabalha com vários indicadores, como os de redução de custos e de
avoidance (ações para reduzir o impacto
da elevação de custos), medidos mensalmente, comparando volume e período de
contrato. “Além disso, mensuramos nossas
margens de materiais reembolsáveis e não
reembolsáveis comprados com a receita de
atendimento”, acrescenta. “Outro indicador
importante é o prazo médio de pagamento
(PMP), que demonstra o fluxo de caixa.”
A Rede D’Or São Luiz também tem
uma política de compras bem definida,
com vários indicadores. “Temos critérios
de reposição de materiais definidos e monitorados por indicadores do planejamento,
como estoque mínimo e máximo, giro de
estoque e controle de inventário”, explica
Maurício Rocha, gerente de Compras da
Rede. “Eles são mais voltados para o resultado financeiro, como evolução de custos,
prazos de pagamento e formalização de
acordos de fornecimento de médio e longo
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prazo, sem desprezar o acompanhamento
do desempenho dos fornecedores.”
Tanto Rocha como Oyama ressaltam
a importância dos indicadores. “Os de custos e prazos, por exemplo, são básicos em
qualquer setor de compras”, diz o diretor de
Compras da Rede D’Or São Luiz. “Afinal,
muito do resultado da empresa depende
do desempenho na aquisição dos insumos.
Parcerias com fornecedores conceituados
visam garantir as condições obtidas e o
fornecimento dentro dos prazos definidos;
e o acompanhamento do desempenho tem
como objetivo aprimorar o atendimento ou
mesmo corrigir eventuais desvios.”
Oyama, por sua vez, lembra que os
indicadores de custo são fundamentais,
pois a receita do hospitais depende da prestação de serviço, mas também do consumo
de materiais e medicamentos pelos pacientes. “Quando avaliamos a performance do
fluxo de caixa, analisamos o balanço entre
o contas a pagar e a receber, procurando
uma gestão financeira adequada”, explica.
“Mas, obviamente, quando falamos de
hospitais temos de considerar a qualidade
do serviço e, portanto, é necessário avaliar
o desempenho dos fornecedores quanto à
entrega, regularidade, tratamento de não
conformidades, resposta às demandas,
qualidade dos materiais, entre outros diversos fatores.”
Além disso, os indicadores também
tornam possível que os hospitais façam o
benchmarking, ou seja, a comparação com
instituições semelhantes, com o objetivo de
troca constante de boas práticas. No caso
dos hospitais da Rede D’Or São Luiz, isso
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pode ser feito internamente. “Em relação
a Compras, por exemplo, a Rede possui
uma diretoria única que permite a adoção
das políticas de aquisição de insumos de
maneira uniforme”, explica Rocha.
Segundo Oyama, no Einstein o
benchmarking consiste em identificar o tratamento dos itens de consumo e comparar
as políticas de compras. “A gestão de fornecedores, a comparação dos indicadores
e a adoção das ferramentas de gestão e de
operações também são importantes para
o benchmarking com outras empresas”,
diz. Ele lembra, no entanto, que a política
para o setor deve anteceder a adoção dos
indicadores e do próprio benchmarking
“É importante definir antes as estratégias
e diretrizes”, explica. “Com as ações definidas, poderemos verificar a performance
por meio dos indicadores.”
Seja como for, a adoção de parâmetros para verificar o desempenho e a
eficiência do setor de compras tem trazido
bons resultados. “Eles são nítidos se acompanharmos o desempenho financeiro do
Einstein e a utilização dos recursos para
expansão de nossas operações”, garante
Oyama. No caso da Rede D’Or São Luiz,
Rocha diz que o uso de indicadores consegue garantir o abastecimento da rede,
minimizando ao máximo a possibilidade
de risco no atendimento aos pacientes.
“Além disso, garante as melhores condições comerciais do mercado, conciliando
a padronização de produtos e fornecedores
de ponta, com preços justos, que permitam
um resultado financeiro positivo para a
operação”, acrescenta. MP
“Temos critérios de reposição de materiais
definidos e monitorados por indicadores do
planejamento, como estoque mínimo e máximo,
giro de estoque e controle de inventário”