UNIVERSIDADE CATÓLICA DE GOIÁS
Departamento de Computação
Nota:
Projeto (II)
Relatório de Atividades
Tema do Projeto
Empresa terceirizada na área de
coleta de dados
Orientando
LEONARDO TANCREDE
200110287070
WILSON DIEGO G.F. DE MACEDO 200510288002
Orientador
Prof. Leonardo Guerra de Rezende Guedes
ENTREGUE EM: XX/XX/2001
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Relatório ..
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Tema do Projeto
Empresa terceirizada na
área de coleta de dados
X/4
Objetivos
Criação de uma empresa especializada na utilização de coletores de
informações sobre o estoque, fornecedora de mão de obra terceirizada
destinada à prestação de serviços diretamente em outras empresas através
do aluguel de coletores ou de um grupo de prestadores de serviços.
Atividades
1. Pesquisa bibliográfica em textos científicos, artigos na Internet e textos
sobre logística.
2. Estudos técnicos sobre o coletor de dados.
3. Pesquisa bibliográfica sobre o processo de criação de uma pequena
empresa.
Fundamentação Teórica
Auditoria de Estoque
1. ESTOQUE
Estoque é o conjunto de mercadorias com existência física comprovada
destinado à comercialização ou à utilização no processo de produção de outros produtos
para venda, no curso normal dos negócios.
Os efeitos dos estoques se fazem repercutir na determinação do capital de
giro e no resultado do exercício e a determinação do seu valor pode envolver alguns
procedimentos contábeis complexos. (BARBOSA, 2007).
O controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e
gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos numa empresa, seja numa indústria ou
no comércio, sendo utilizando tanto para as matérias-primas quanto para mercadorias
produzidas e/ou mercadorias vendidas.
Um sistema de controle de estoques é uma ferramenta indispensável ao
administrador de pequenos ou grandes negócios, facilitado, hoje, pela utilização de
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tecnologias
como o código de barras, pela maior confiabilidade e simplificação do
.
processo de gerenciamento e gestão de estoques (Lacerda, 2005).
O controle ou gestão de estoque é tarefa complexa por envolver,
geralmente, centenas ou milhares de itens em estoque com características específicas e
distintas, como:
a) Características físicas diferentes que interferem no tipo de controle a ser
adotado, por exemplo, itens com controle de validade, produtos com alto valor agregado,
ou ainda: produtos de difícil controle.
b) Estruturas variadas com composições diversas: produtos com essa
característica exigem controle rigoroso das composições e combinações possíveis, que
podem gerar milhares de combinações diferentes de produtos acabados.
Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os
últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques, em vista de variados
fatores. Entre eles, destacam-se:
a) as pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase
em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os
investimentos em estoque.
b) O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados,
especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a
administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e
uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques.
1.1. Modelos de Controle de Estoque
A gestão de estoques envolve diversas variáveis, dependendo da amplitude
e do tipo de comércio desenvolvido pelas empresas.
Um modelo básico de controle de estoque deve registrar:
•
data de entrada, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada
mercadoria adquirida.
•
data de saída, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria
vendida.
•
saldo entre mercadorias adquiridas e vendidas
Este modelo, também chamado de ficha de controle de estoque, é o
instrumento utilizado para acompanhar a movimentação de entrada e saída do estoque.
Outros modelos são muito utilizados no controle de estoque, como: modelo de ponto de
reposição, modelo de revisão periódica, modelo de itens de demanda dependente,
Ferramentas de apoio - curva abc (CORRÊA, 2000).
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Entretanto, existem hoje diversos programas e softwares de controle de
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estoque disponíveis no mercado e a escolha de um deles dependerá de sua adequação
ao tipo de negócio, o tamanho de sua empresa, as necessidades específicas e o grau de
informatização do ambiente empresarial (CONTROLE DE ESTOQUE, 2006).
Os projetos de automação da gestão de estoques são complexos pois
envolvem a integração de várias tecnologias relacionadas aos sistemas de
gerenciamento, aos mecanismos de captura e visualização de informações como códigos
de barra, terminais remotos, sistemas de radiofreqüência e scanners1 e aos
equipamentos de manuseio, transporte e estocagem de materiais. Dependendo da
extensão da integração com clientes e fornecedores, poderão envolver também sistemas
eletrônicos de troca de dados.
Os sistemas informatizados de controle de estoque se caracterizam por
fornecer às empresas um instrumento capaz de contar milhares de itens em um intervalo
de tempo bem menor, em relação ao modelo básico. Para tal tarefa, estes sistemas
utilizam o coletor de dados.
2 O COLETOR DE DADOS
O coletor de dados é um instrumento que captura dados, por meio de leitura
ótica dos códigos de barra dos produtos existentes numa loja, total ou parcialmente. Após
a leitura, o coletor é capaz de processar estes dados por quantidade e descrição dos
mesmos, além de emitir um relatório ao final do inventário. Isto tudo com uma duração
aproximada de 8 a 10 horas entre os horários de fechamento e abertura da loja, com um
número de contadores adequados a qualquer que seja a quantidade de produtos a serem
contados.
2.1 Código de Barras
Código de barras é uma representação gráfica de dados numéricos ou
alfanuméricos decodificados por um equipamento chamado "scanner" que emite um raio
vermelho que percorre as barras. Onde a barra for escura a luz é absorvida, e, onde a
barra for clara (espaços) a luz é refletida novamente para o “scanner” reconhecendo os
dados que ali estão representados. Os dados capturados nesta leitura são lidos pelo
computador, que por sua vez converte-os em letras ou números humano-legíveis
(MOURA, 2006).
Os dados são capturados automaticamente por meio de leitura óptica nas
operações automatizadas. O código EAN/UPC é um sistema internacional que auxilia a
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identificação
inequívoca de um item a ser vendido, movimentado e armazenado, o mais
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conhecido e utilizado mundialmente é o EAN-13.
Os números são representados em códigos de barras, que permitem a
captura automática dos dados em cada ponto automatizado, onde um item for
movimentado. Os códigos de barras, geralmente, são aplicados no processo de produção
na fábrica e podem estar pré-impressos junto com outras informações na embalagem, ou
ainda serem aplicados por meio de uma etiqueta afixada sobre o item na linha de
produção (EAN Brasil, 2005).
O código de barras em itens comerciais permite a automação por meio de
arquivos de consulta de preços, do recebimento de produtos, gestão de estoque,
recolocação automática de pedidos, análise de vendas e uma ampla gama de outras
aplicações de negócios.
2.2 Vantagens da terceirização
A principal vantagem da contratação de uma empresa especializada na
contagem de estoques, usando o coletor de dados está no fato de que a loja pode
continuar funcionando normalmente enquanto os levantamentos são realizados.
Outra vantagem é a impossibilidade de ocorrência de fraudes, uma vez que,
com a utilização deste sistema, há condições de saber exatamente o que está sendo
desviado do estoque e por quem.
Além dessas, a terceirização dos serviços de contagem de estoques tem a
vantagem da exatidão, porque os procedimentos de contagem são padronizados, com
equipamentos de contagem projetados especialmente e pessoal especializado para
utilizá-los.
Outra vantagem é a economia conseguida porque a utilização do sistema
evita a utilização de horas extras de funcionários em treinamento e no tempo de
contagem. Desta maneira, o funcionário fica liberado para atender o consumidor, sem
investimento em coletores de dados e desenvolvimento de sistemas.
Outra vantagem é a rapidez, pois o sistema garante a conclusão no tempo
estabelecido. Além disso, os procedimentos de contagem e de auditoria podem ser
ajustados para situações especiais sem afetar a exatidão dos levantamentos.
Mais uma vantagem é a obtenção de resultados objetivos e independentes,
pois a contabilidade do cliente tem a confiança de resultados que vêm de fonte
independente da tomada de decisões (LOGWEB, 2002).
O Quadro 1 demonstra a forma como as atividades podem ser agilizadas,
utilizando-se um sistema de coletores de dados.
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QUADRO
1: ATIVIDADES REALIZADAS EM UMA EMPRESA, ANTES E DEPOIS DA
.
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE COLETORES DE DADOS
EXPEDIÇÃO
ACABAMENTO
SETOR
ATIVIDADE ANTES DA IMPLANTAÇÃO
ATIVIDADE APÓS DA IMPLANTAÇÃO
Recebe produto da produção
Recebe produto da produção
Embala produto
Embala produto
Imprime etiqueta
Imprime etiqueta com código de barras
com entrada automática no sistema de
estoque
Cola etiqueta
Cola etiqueta
Separa produtos
expedição
para
entrega
à
Separa produtos
expedição
para
entrega
à
Recebe produtos do acabamento
embalados no dia anterior juntamente
com listagem, confere e guarda no
depósito
Recebe produtos do acabamento
embalados no dia, guarda no depósito
Recebe produtos do acabamento
embalados no dia anterior juntamente
com listagem, confere e guarda no
depósito
Recebe produtos do acabamento
embalados no dia, guarda no depósito
Recebe listagem de produtos entregues
no dia anterior e identifica códigos de
produto do sistema de estoque
Com coletor de dados lê etiquetas e o
código do local armazenado
Efetua entrada no sistema de estoques
da quantidade recebida no dia anterior
Descarrega
no
computador
as
etiquetas lidas e atualiza local do
produto no depósito
Atualiza planilha com relação de pedidos
de vendas produzidos e expedidos
Recebe solicitação de faturamento e
verifica se está disponível através de
consulta no sistema
Recebe solicitação de faturamento e
verifica se está disponível
Lista produtos com local no depósito
Procura por produtos no depósito e
separa
Carrega produtos no caminhão
Carrega produtos no caminhão
Com coletor de dados lê etiqueta dos
produtos carregados
Anota no romaneio produtos carregados
para emissão da Nota
Descarrega
no
computador
as
etiquetas lidas e efetua a baixa no
sistema de estoques
Emite nota fiscal a partir do romaneio de
carregamento
Emite nota fiscal
descarregadas
Atualiza planilha com relação de pedidos
de vendas produzidos e expedidos
Imprime romaneio de carregamento
das
etiquetas
FONTE: SILVA E ALBUQUERQUE (2005).
3. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA
Usando como exemplo uma empresa qualquer empresa, seja produtora,
seja comercializadora, a implantação do código de barras e do coletor de dados significa
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.. da eficiência com a diminuição do tempo exigido para a realização das tarefas
aumento
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pertinentes ao estoque.
Através deste sistema, os materiais recebidos são marcados com etiquetas
de código de barras para facilitar a movimentação e identificação e automatização do
processo de transferência do almoxarifado; produção, conferência de embarque para
faturamento e o despacho de mercadorias.
A utilização dos coletores de dados e as etiquetas de códigos de barras
eliminam as divergências de inventário (físico diferente do contábil); aumenta a agilidade
no processo de reporte de produção, com saldos de estoques confiáveis e real-time,
eliminando uma defasagem de até 24 horas no saldo contábil em relação ao físico e
redução do tempo para fazer o embarque de um pedido de venda na expedição e maior
confiabilidade no processo. O tempo gerado pela eliminação dos apontamentos manuais
para analisar e controlar os registros pode ser investido na melhoria do processo
produtivo.
A coleta dos dados deve ser feita pelo operador, através de leitura de
código de barras ou manualmente, com os dados sendo inseridos através de um teclado
ou um teclado virtual sensível a toque. A comunicação do Coletor de dados com o
sistema instalado em um servidor pode ser feito por cabo serial, porta USB, disquete ou
wireless.
3.1 - Passos
3.1.1 Definição junto ao cliente, dos itens a serem auditados.
3.1.2 Conferência do Relatório de Balanço (saldo físico).
 Levantar vendas efetuadas da data do Balanço até a data da
recontagem, ou seja, coletar os dados no sistema um dia após o balanço e
durante a recontagem dos produtos; coletar as vendas das semanas e do
dia.
 Recontar os produtos divergentes comparando com as vendas
efetuadas. Divergências são diferencias nas quantidades dos produtos
dispostas no estoque e no sistema.
 Atualizar planilha de acerto de balanço.
 Emitir planilha de divergências (negativa/positiva).
EXEMPLO DE PLANILHA:
ETAPAS
CÓDIGO PLU
CAMISETA
CATIVA
00553889
6
CAMISETA AD
00402064
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RECONTAGEM
QTDCONG
QTDINV
ACERTO
QTDDIV
QTDDIV
CUSTO REP
VALOR VENDA
19
22
21
-2
-1
N
14,58
14,58
0
-1
0
ok
1
P
14,58
14,58
Cód.Plu
00553889
Descrição
Camiseta
Recont.
19
Qtdcong
22
QtdInv
21
Acerto
-2
QtdDiv
-1
P/N
N
Custo.Rep
14,58
Valor.Venda
29,90
00402064
Cativa
Camiseta AD.
0
-1
0
ok
1
P
14,58
19,99
Na recontagem achou 19 subtrai com Qtd_Inventáriado 21 o Acerto fica -2, no
Acerto e na Qtd_divergência está -1 divergência, olhamos o sinal -2 é Negativo maior que QtdDiv -1.
O outro Acerto é ok siginifica 0 e Qtdiv é 1 é maior então é Positivo.
 Emitir relatório de fechamento de balanço, apresentando as falhas
de procedimento como: produtos sem etiquetas, produtos defeituosos
expostos à venda, produtos não cadastrados, produto sem código de barra
ou venda de código trocados.
 Emitir relatório com produtos sem movimentação a mais de seis
meses (produtos que estão na loja que não foram vendidos).
3.1.3 Conferência dos preços nas gôndolas e no sistema.
3.1.4 Importação dos dados do sistema, código e preço das mercadorias,
para o coletor de dados.
3.1.5 Leitura do código de barras do produto e conferência do preço de
vendas apresentado no coletor com preço da etiqueta de gôndola.
3.1.6 Checagem da exposição e abastecimento dos produtos na loja
visando evitar irregularidades (como preços destoantes ou produtos sem etiqueta, falha
na exposição das mercadorias e má utilização das pontas de gôndolas).
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Conclusões
Um dos mais importantes instrumentos para aumentar a competitividade no
atual ambiente de negócios é a satisfação e o sucesso do cliente. Neste sentido, as
empresas buscam constantemente, as inovações trazidas pelas tecnologias modernas
para atender eficientemente e com rapidez, ao mesmo tempo em que procuram formas
de otimizar o lucro.
Uma das vertentes deste modelo é um eficiente controle de estoque que
reduz perdas e permite o atendimento imediato das necessidades do cliente. Como se viu
neste projeto, a implantação do sistema de códigos de barra no gerenciamento de
estoques traz diversos benefícios associados à racionalização de tarefas, bem como à
redução de custos de manutenção de estoques por que permite aumentar a agilidade e a
eficiência do controle sobre o ciclo de produtos, ciclo este que envolve aquisição e/ou
produção, estoque e vendas.
A qualidade do processo de planejamento de estoques e a conseqüente
possibilidade de oferecer o melhor serviço ao cliente, seja ele interno ou externo,
dependem da perfeita manutenção do controle de estoques. Assim, a precisão dos
registros de estoque através de zelosos cuidados com cadastros dos itens, do uso de
softwares de gestão e coleta de dados adequados, e sistemas de inventários
permanentes, deve ser motivo de preocupação por parte dos profissionais de logística
que primam pela qualidade e eficácia dos processos sob sua responsabilidade.
Entretanto, a tecnologia sem planejamento não é tudo. Muitas empresas
implantam a tecnologia sem, porém mudar o modelo de gerenciamento, ou seja, os
processos internos, cuja revisão pode ser necessária para que a automatização seja
motivo de sucesso. Tarefas manuais podem ser feitas pelos coletores e as pessoas terão
mais tempo para se dedicar à gestão. Por isso, é fundamental proporcionar treinamento
adequado para todo o pessoal também, uma certa mudança cultural dos dirigentes da
empresa.
Trabalhos Futuros
Até alguns anos atrás, a principal forma de coleta de dados das empresas
se fazia por meio do papel, caneta e prancheta. Os profissionais colhiam as informações
sobre o estoque com a contagem e o registro manual das informações. Porém, tudo
mudou com a utilização das tecnologias de informação que automatizaram este
processo, trazendo segurança e eficácia ao processo de controle de estoques.
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Neste contexto, o desafio que se impõe às empresas, em especial, às
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pequenas e médias empresas, reside na possibilidade de ter acesso às tecnologias
modernas, sem aumentar demasiadamente seus gastos, inviabilizando o lucro. Assim, a
sugestão que resulta deste trabalho é que estas empresas consigam ter o suporte
financeiro (por meio de empréstimos subsidiados) que tornem possível a utilização da
coleta automatizada de dados para controlar seus estoques.
Referências Bibliográficas
AKRONBR. Estoque e Custos (Inventory Management System – IMS ). Disponível em
<http://www.akronbr.com.br/pg_ims.htm>. Acesso em 12 set 2008.
BARBOSA, Marcio Vitor B. Auditorias Financeiras e Contábeis. (2007). Disponível em
<http://www.marciovitor.com.br/serv07.php>. Acesso em 12 set 2008.
CORREA, H. L. e GIANESI, I. G. N., CAON M., Planejamento, Programação e Controle
da Produção. 3 ed., São Paulo: Atlas , 2000.
EAN BRASIL – Associação Brasileira de Automação. responsável legal pelo sistema de
codificação nacional de produtos. Apresenta informações sobre o uso do código de
barras no Brasil, legislação e padrões. Disponível em: <http://www.eanbrasil.org.br>.
LACERDA, Leonardo. CEL - Centro de Estudos em Logística - COPPEAD/UFRJ.
Instituto de Pós-Graduação em Administração da UFRJ. Artigo automação na
armazenagem: desenvolvendo e implementando projetos de sucesso. Disponível em:
<http://www.cel.coppead.ufrj.br/fr-autom.htm>. Acesso em 7 set 2008.
LOGWEB. Carrefour terceiriza contagem de estoques. Disponível
<http://www.logweb.com.br/jornal/edi0002/arquivo/not000203.htm>. Acesso em
em
MOURA, Benjamim do Carmo - Logística: conceitos e tendências. Vila Nova de
Famalicão: Edições Centro Atlântico, 2006.
SILVA, J. A; ALBUQUERQUE, J. L. Implantação do código de barras em um sistema de
controle de estoques: O caso de uma agroindústria. Custos e @gronegócio on line - v. 1,
n. 2 - Jul/Dez - 2005.
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