PROTOCOLO
• Entende-se por protocolo o conjunto de operações
visando o controle dos documentos que ainda
tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata
localização e recuperação dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso à informação.
• A atividade de protocolo é típica da fase corrente,
pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante.
PROTOCOLO
• O protocolo realiza as seguintes atividades:
• Recebimento;
• Classificação;
• Registro – Autuação;
• Movimentação: Expedição – Distribuição;
• Controle da tramitação / movimentação.
PROTOCOLO
• Recebimento
• Os documentos a serem tramitados pela instituição
devem ser apresentados ao protocolo para que este
passe a controlar tal atividade.
• É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os
produzidos internamente quanto os encaminhados à
instituição por outras empresas.
PROTOCOLO
• Classificação
• Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará
análise a fim de identificar os assuntos dos documentos,
classificando-os de acordo com os códigos existentes na
Tabela de Temporalidade da instituição.
• Os documentos que, porventura, forem recebidos em
envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo,
para que seja realizada a classificação dos mesmos,
desde que não sejam particulares (documentos não
endereçados à instituição, e sim a um funcionário em
particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou
reservados - conforme Lei 12.527/11).
Lei nº12.527/2011
Lei de acesso a informações públicas - Art. 24. “A informação
em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu
teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.”
Classificação
Duração do sigilo
Renovável?
Ultrassecreto
25 anos
Sim. Por mais um
período de 25 anos.
Secreto
15 anos
Não.
Reservado
5 anos
Não.
PROTOCOLO
• Classificação
• Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser
encaminhados
diretamente
aos
respectivos
destinatários, sem a necessidade de serem classificados,
pois têm acesso restrito.
• Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.
• Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos
nem particulares) deverão ser abertos e analisados,
classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes
de serem encaminhados aos seus destinatários.
PROTOCOLO
• Registro / Autuação
• É o procedimento no qual o protocolo cadastra o
documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um
número de acompanhamento (autuação ou
protocolização).
PROTOCOLO
• Expedição / Distribuição
• É a atividade que consiste em enviar o documento ao
seu destinatário.
• Chama-se distribuição quando é interna, e expedição
quando direcionada a outra instituição.
PROTOCOLO
• Controle da tramitação / movimentação
• É a atividade realizada pelo protocolo que consiste
em identificar os setores por que passam os
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez,
quando necessário, bem como identificar possíveis
atrasos na tramitação destes.
Teste
• (FCC - TRE/AL – Técnico Judiciário – 2010) Aos
serviços de protocolo cabe, entre outras atividades,
• A) acondicionar documentos de valor histórico.
• B) cuidar da tramitação dos documentos.
• C) armazenar documentos em fase intermediária.
• D) estabelecer regras de acesso aos documentos.
• E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.
Gestão de documentos
• Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao
acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
• O método de arquivamento corresponderá à forma em que os
documentos serão armazenados, visando sua localização
futura.
• O Plano de classificação é o esquema elaborado a
partir do estudo das estruturas e funções da instituição
e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se
distribuem os documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos.
Métodos de Arquivamento
• Sistema de Busca de Documentos
• A busca de um documento pode ser feita por dois
tipos de sistemas:
• Sistema direto: é aquele em que a busca do
documento é feita diretamente no local onde se acha
guardado.
• Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o
documento, necessita-se antes consultar um índice ou
um código. É o caso da utilização de fichários.
Métodos de Arquivamento
• Classes
• Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes:
• - Básico: alfabético, numérico e ideográfico (assunto).
• - Padronizado: variadex, automático, mnemônico, etc.
• Obs.: o método alfanumérico – combinação de letras e
números – não se inclui nas classes de métodos básicos e
padronizados e é considerado um sistema semi-indireto.
Métodos de Arquivamento
• Métodos de arquivamento básicos
• método alfabético simples - organizado a partir de
nomes.
• método geográfico - organizado pelo local ou
procedência.
Métodos de Arquivamento
• Métodos de arquivamento básicos
• Método numérico, o qual se divide em:
• numérico simples (organizado por um número relativo ao
documento),
• cronológico (organizado por data) ou
• dígito – terminal (os documentos são arquivados conforme
uma sequência numérica de três pares. A leitura da sequência
se dá da direita para a esquerda.)
Métodos de Arquivamento
• Métodos de arquivamento básicos
• Método ideográfico - organizado pelo assunto do
documento e podendo ser:
• - Alfabético (Dicionário ou Enciclopédico);
• - Numérico (Duplex, Decimal ou Unitermo).
Teste
• (FCC - ALESP – Ag. Legislativo de Serviços – 2010) Os
métodos de arquivamento de documentos dividem-se
em duas classes. São elas:
• A) numérica e mnemônica.
• B) direta e indireta.
• C) básica e padronizada.
• D) alfabética e numérica.
• E) dicionário e indexação coordenada.
Método Alfabético Simples
• É o método que utiliza um nome existente no
documento para organizá-lo de forma alfabética.
• Em geral, o método alfabético é mais simples e
barato, se comparado aos demais, além de
dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo
quando o volume de documentos for grande.
• O arquivamento de nomes obedece a algumas regras
chamadas de regras de alfabetação.
Regras de Alfabetação
• 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o
último sobrenome e depois o prenome.
• Arquivam-se:
• Menezes, Frank Maia
• Santos, Edson Pereira dos
• Silva, Marcos Roberto Araújo da
Regras de Alfabetação
• Obs.: Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabética do prenome.
• Arquivam-se:
• Miranda, Carmem
• Miranda, Fábio
• Miranda, Luciano
Regras de Alfabetação
• 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo ou ligados por hífen não se
separam, quando transpostos para o início.
•
•
•
•
Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Souza
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
Regras de Alfabetação
• 3. Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos,
devem ser acompanhados dos nomes que os
sucedem.
•
•
•
•
Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, João do
São Paulo, José Carlos
Regras de Alfabetação
• 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm
precedência na classificação de sobrenomes
iguais.
• Arquivam-se:
• Silva, E.
• Silva, Estevão
• Silva, Everaldo
Regras de Alfabetação
• 5. Os artigos e preposições
considerados.
• Arquivam-se:
• Almeida, Pedro de
• Andrade, Ricardo d’
• Couto, Arnaldo do
• Silva, José Ferreira
• Silva, José dos Santos
não
são
Regras de Alfabetação
• 6. Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco são considerados parte integrante
do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
• Arquivam-se:
• Cerqueira Sobrinho, Márcio
• Miranda Júnior, Edison
• Tavares Neto, Osório
Regras de Alfabetação
• 7. Os títulos não são considerados na
alfabetação. São colocados após o nome
completo, entre parênteses.
• Arquivam-se:
• Cardoso, Jorge (Ministro)
• Fernandes, Carlos (Professor)
• Pontes, Emerson (Coronel)
Regras de Alfabetação
• 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo
último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais.
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•
•
•
•
Arquivam-se:
Bush, George
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor
Regras de Alfabetação
• 9. Os nomes espanhóis ou hispânicos são
registrados pelo penúltimo sobrenome, que,
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome
de família do pai.
• Arquivam-se:
• Gutierrez Salazar, Enrico
• Pereira de la Fuente, Maria
• Puentes Hernandez, Pablo
Regras de Alfabetação
• 10. Os nomes orientais – japoneses, chineses
e árabes - são registrados como se
apresentam.
• Arquivam-se:
• Li Yutang
• Osama Bin Laden
• Sasazaki Yonoyama
Regras de Alfabetação
• 11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam
não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parênteses após o nome.
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•
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associação Educacional do DF
Associação dos Jornalistas do DF
Companhia Petrolífera Nacional
Embratel S/A
Tentação Móveis Ltda (A)
Regras de Alfabetação
• 12. Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, assembleias e assemelhados os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão
aparecer no fim, entre parênteses.
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•
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Ciências Contábeis (3º)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Simpósio de História Natural (Nono)
Teste
• (FCC - TRE/PE - Técnico Judiciário – 2012) No
Departamento de Recursos Humanos de uma
instituição, há pastas correspondentes aos seguintes
funcionários:
• a. João Manuel de Souza
• b. Luiz Alberto de Sousa
• c. Maria Regina da Silva
• d. José Dias Silva
• e. Doroti Silveira
• f. Sérgio Sampaio
• g. Carlos Souza Silva
Teste
• (FCC - TRE/PE - Técnico Judiciário – 2012) (...). Se tais
pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua
disposição correta será
• A) f, g, d, c, e, b, a.
• B) f, c, b, d, a, c, g.
• C) b, d, a, c, f, e, g.
• D) g, e, f, c, a, d, b.
• E) g, b, a, d, c, e, f.