Técnica do PDCA e 5W2H
Ciclo de Deming ou Ciclo PDCA
Todo gerenciamento do processo consta em estabelecer a manutenção nas melhorias
dos padrões montados na organização, que servem como referências para o seu
gerenciamento. Introduzir o gerenciamento do processo significa implementar o
gerenciamento repetitivo via PDCA.
O ciclo PDCA, foi desenvolvido por Walter A. Shewart na década de 20, mas começou
a ser conhecido como ciclo de Deming em 1950, por ter sido amplamente difundido
por este. É uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser usado
de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização.
O ciclo PDCA é um método que visa controlar e conseguir resultados eficazes e
confiáveis nas atividades de uma organização. É um eficiente modo de apresentar
uma melhoria no processo. Padroniza as informações do controle da qualidade, evita
erros lógicos nas análises, e torna as informações mais fáceis de se entender. Pode
também ser usado para facilitar a transição para o estilo de administração direcionada
para melhoria contínua.
Este ciclo está composto em quatro fases básicas: Planejar, Executar, Verificar e Atuar
corretivamente. Segundo Campos (1992:29), é implementada em seis etapas.
Passo 1. TRAÇAR UM PLANO (PLAN) Este passo é estabelecido com bases nas diretrizes da empresa. Quando traçamos
um plano, temos três pontos importantes para considerar:
a- Estabelecer os objetivos, sobre os itens de controles
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b- Estabelecer o caminho para atingi-los.
c- Decidir quais os métodos a serem usados para conseguí-los.
Após definidas estas metas e os objetivos, deve-se estabelecer uma metodologia
adequada para atingir os resultados
Passo 2. EXECUTAR O PLANO (DO) Neste passo pode ser abordado em três pontos importantes:
a- Treinar no trabalho o método a ser empregado.
b- Executar o método.
c- Coletar os dados para verificação do processo.
Neste passo devem ser executadas as tarefas exatamente como estão previstas nos
planos.
Passo 3. VERIFICAR OS RESULTADOS (CHECK) Neste passo, verificamos o processo e avaliamos os resultados obtidos:
a- Verificar se o trabalho está sendo realizado de acordo com o padrão.
b- Verificar se os valores medidos variaram, e comparar os resultados com o padrão.
c- Verificar se os itens de controle correspondem com os valores dos objetivos.
Passo 4. FAZER AÇÕES CORRETIVAMENTE (ACT) Tomar ações baseadas nos resultados apresentados no passo 3.
a- Se o trabalho desviar do padrão, tomar ações para corrigir estes.
b- Se um resultado estiver fora do padrão, investigar as causas e tomar ações para
prevenir e corrigi-lo.
c- Melhorar o sistema de trabalho e o método
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Ciclo PDCA para melhorias:
W. E. DEMING
Professor/Consultor de renome internacional na área da Qualidade, tendo levado a
indústria japonesa a adotar novos princípios de administração. Como reconhecimento
por sua contribuição à economia japonesa a JUSE instituiu o Prêmio Deming. Publicou
mais de 200 trabalhos, dentre os quais: “Quality, Productivity and Competitive Position”
e “Out of the Crisis” (traduzido com o título "Qualidade: A Revolução da
Administração". Neste livro Deming apresenta os "Quatorze Princípios", contendo os
pontos básicos de sua filosofia. Em 1993 publicou o seu último livro "The New
Economics" (MIT-1993) no qual apresenta o tema "Profound Knowledge". O Ciclo
PDCA é também conhecido como o ciclo de Deming. Faleceu em dezembro de 1993.
QUATORZE PRINCÍPIOS DE DEMING:
Os denominados "14 princípios", estabelecidos por Deming, constituem o fundamento
dos ensinamentos ministrados aos altos executivos no Japão, em 1950 e nos anos
subseqüentes. Consubstanciam a essência de sua filosofia e aplicam-se
indistintamente a organizações pequenas e grandes, tanto na indústria de
transformação como na de serviços. Do mesmo modo, aplicam-se a qualquer unidade
ou divisão de uma empresa.
São os seguintes:
1 - Estabeleça constância de propósitos para a melhoria do produto e do serviço,
objetivando tornar-se competitivo e manter-se em atividade, bem como criar emprego;
2 - Adote a nova filosofia. Estamos numa nova era econômica. A administração
ocidental deve acordar para o desafio, conscientizar-se de suas responsabilidades e
assumir a liderança no processo de transformação;
3 - Deixe de depender da inspeção para atingir a qualidade. Elimine a necessidade de
inspeção em massa, introduzindo a qualidade no produto desde seu primeiro estágio;
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4 - Cesse a prática de aprovar orçamentos com base no preço. Ao invés disto,
minimize o custo total. Desenvolva um único fornecedor para cada item, num
relacionamento de longo prazo fundamentado na lealdade e na confiança;
5 - Melhore constantemente o sistema de produção e de prestação de serviços, de
modo a melhorar a qualidade e a produtividade e, conseqüentemente, reduzir de
forma sistemática os custos;
6 - Institua treinamento no local de trabalho;
7 - Institua liderança. O objetivo da chefia deve ser o de ajudar as pessoas e as
máquinas e dispositivos a executarem um trabalho melhor. A chefia administrativa está
necessitando de uma revisão geral, tanto quanto a chefia dos trabalhadores de
produção;
8 - Elimine o medo, de tal forma que todos trabalhem de modo eficaz para a empresa;
9 - Elimine as barreiras entre os departamentos. As pessoas engajadas em pesquisas,
projetos, vendas e produção devem trabalhar em equipe, de modo a preverem
problemas de produção e de utilização do produto ou serviço;
10 - Elimine lemas, exortações e metas para a mão-de-obra que exijam nível zero de
falhas e estabeleçam novos níveis produtividade. Tais exortações apenas geram
inimizades, visto que o grosso das causas da baixa qualidade e da baixa produtividade
encontram-se no sistema estando, portanto, fora do alcance dos trabalhadores;
11 a) Elimine padrões de trabalho (quotas) na linha de produção. Substitua-os pela
liderança.
b) Elimine o processo de administração por objetivos. Elimine o processo de
administração por cifras, por objetivos numéricos. Substitua-os pela administração por
processos através do exemplo de líderes;
12 a) Remova as barreiras que privam o operário horista de seu direito de orgulhar-se de
seu desempenho. A responsabilidade dos chefes deve ser mudada de números
absolutos para a qualidade.
b) Remova a barreiras que privam as pessoas da administração e da engenharia de
seu direito de orgulharem-se de seu desempenho. Isto significa, inter alia, a abolição
da avaliação anual de desempenho ou de mérito, bem como da administração por
objetivos;
13 - Institua um forte programa de educação e auto-aprimoramento;
14 - Engaje todos da empresa no processo de realizar a transformação. A
transformação é da competência de todo mundo.
Fonte: DEMING, W. E. Qualidade: A Revolução da Administração. Rio de Janeiro: Marques Saraiva,
1990.
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Plano de ação ou 5W2H
Com essa ferramenta você tem um quadro completo da tua equipe. Tem os dados
necessários para implementar o projeto. Durante a execução, o Plano de Ação permite
à você saber quem é quem, o que está fazendo e porque está fazendo.
Outras aplicações podem surgir, dependendo apenas de sua necessidade e
criatividade em usar a ferramenta.
Atividade
Who
WHO:
Quem executará determinada atividade?
Quem depende da execução dessa atividade?
Essa atividade depende de quem para ser iniciada?
WHAT:
Quais os resultados dessa atividade?
Quais atividades são dependentes dessa?
Quais atividades são necessária para o início dessa?
Quais os insumos necessários?
WHY:
(Ou WHICH)
What
Why
How
Where
When
How Much
Por que essa atividade é necessária?
Por que essa atividade não pode fundir com outra atividade?
Por que A, B e C foram escolhidos para executar essa atividade?
Quais os parâmetros (indicadores) que medirão o sucesso desta
atividade?
HOW:
Como essa atividade será executada?
Como acompanhar o desenvolvimento dessa atividade?
Como A, B e C vão interagir para executar essa atividade?
WHERE:
Onde a atividade será executada?
Onde serão feitas as reuniões presenciais da equipe?
WHEN:
Quando será o início da atividade?
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Quando será o término?
Quando serão as reuniões presenciais?
HOW
MUCH:
Quanto custará essa atividade?
Quanto tempo está previsto para a atividade?
Na verdade, é uma ferramenta prática que permite, a qualquer momento, saber os
dados mais importantes do projeto.
Os pontos importantes sobre o projeto e cada atividade, você terá que definir. Não há
uma regra básica; não há perguntas prontas. Dependerá de cada projeto, de cada
atividade, dos participantes do grupo.
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