PROJETOS DE GESTÃO DO
CONHECIMENTO E GED EM
ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA
Auta Rojas Barreto
INFOIMAGEM 2002
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A
Cenário Atual
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Ambiente Competitivo
Necessidade de Inovação constante
Desenvolvimento Pessoal permanente
Aumento de Produtividade
Intensa Comunicação
Tempo escasso
Qualidade em todas as etapas dos serviços oferecidos
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A
Escritórios de Advocacia
Exemplo de organização da Sociedade do
Conhecimento
•Equipes com “expertises” complexas, constituídas de
especialistas em questões legais e no “business” dos
clientes
•A relação com os clientes faz parte de seu Capital
Relacional
•O Capital Intelectual é seu grande patrimônio
•São organizações que aprendem
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A
Escritórios de Advocacia
no mundo dos negócios sem fronteira
Base de
Conhecimento
Conhecimento Tácito,
Não Documentado, Idéias
Experiências.
Compartilhar & Reutilizar
Conhecimento Explícito,
Documentado, capturado
em Documentos, Planos,
Bancos de Dados,Normas,
E=mails e outros
Conhecimento=
Otimização do tempo
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A
Informações Necessárias
Conhecimento explícito
•Produção Jurídica
Conhecimento interno
•Produção Intelectual
•Doutrina, Legislação, Jurisprudência
•Informações do mercado
•Informações sobre o cliente
Conhecimento
externo
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A
Estágios dos Repositórios de
Conhecimento Explícito
Gestão da
Documentação
Gestão da
Informação
GED
KM
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A
Modelos de Gestão
Características de um Escritório de Advocacia
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Constituídos em equipes multidisciplinares
Devem ser liderados e não comandados
O poder dos gestores está no Conhecimento que detém
Os profissionais são geradores de receita
O Fluxo da Informação está baseado no trabalho em rede
O Capital intelectual e o Capital relacional fazem parte de
seu patrimônio
Convertem Conhecimento em recurso intangível
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A
Comparando conceitos de
modelos de Gestão
Em 1995*
O modelo de gestão é um conjunto de conceitos e de práticas
administrativas que, orientadas por uma filosofia central,
permitem a uma organização operacionalizar todas as suas
atividades, seja no seu âmbito interno, seja no externo
* PEREIRA, H.J.; Modelos de Gestão: análise e algumas práticas nas empresas brasileiras
São Paulo. 1995 287p. Tese (Doutoramento em Administração) Escola de Administração
FGV SP
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A
.
Em 2001**
...nenhum modelo de gestão poderá ser considerado
completo, mesmo que a tarefa árdua de se completarem
todos os aspectos básicos, funcionais, estratégicos,
insumos e produtos, no contexto de mercado, tenha obtido
êxito. Restará sempre o componente intangível do corpo
de conhecimento não aplicado diretamente, o que,
portanto, não pode ser representado por modelos ou por
quaisquer tipos de figuras
** PEREIRA,M.L.:SANTOS,S.A Modelo de gestão: Uma análise conceitual. São Paulo
Pioneira 2001
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A
Estratégia Empresarial para os
Escritórios de Advocacia
Mobilização dos recursos estratégicos que detém, de
forma a garantir sua posição no mercado competitivo
Os escritórios estão adotando as soluções
Visando
GED
KM
Em nossa experiência destacamos:
Tozzini, Freire, Teixeira e Silva
Barbosa, Müssnich & Aragão Advogados
Amaro, Stuber e Advogados Associados
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A
Passos do Projeto
• Conhecer o fluxo da informação e os pontos a serem
melhorados
• Definir os objetivos do projeto e buscar soluções
existentes no mercado compatíveis com o porte do
Escritório
• Conceituar, “vender” internamente, adaptar ao órgão e
implantar...
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A
Etapas do Projeto
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•
Diagnóstico
Campanha de Comunicação e Mobilização
Especificação de requisitos para o sistema de GED
Elaboração de Tabelas de apoio e definição de Índices
Aquisição dos Sistema
Implantação de GED de acordo com planejamento prévio
Implantação de KM
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A
Planejamento
Produção
Produção
Intelectual
Intelectual
Inteligência
Inteligência
Competitiva
Competitiva
Biblioteca
Biblioteca
Time
Time
sheet
sheet
KM
KM
Produção
Produção
Jurídica
Jurídica
Acompa
Acompa
nhamento
nhamento
Processual
Processual
Arquivo
Arquivo
Minutário
Minutário
Contratos
Contratos //
Procurações
Procurações
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A
Mudanças X Clima Organizacional X
Motivação X Produtividade
VARIÁVEL DE
ENTRADA
Mudanças
Organizacioais
VARIÁVEL
DEPENDENTE
Motivação das
pessoas
Estimulação do
nível de
satisfação
Produtividade
Experiência
RESULTADO
Eficiência
Eficácia
Competência
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A
PESSOAS
precisam, lideram, submetem-se e
sustentam
Confrontar
Renovar
Repercutir
Sustentam a
mudança
Precisam da
mudança
Visualizar
Acreditar
Comunicar
Submetem-se
a mudança
Servir
Lideram a
mudança
Organizar
Agir
Conectar
Apoiar
Honrar
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A
Conhecendo o Fluxo de Informação
•Análise dos processos internos com destaque de
pontos importantes:
–Identificação de áreas geradoras de informação e
áreas armazenadoras de informação
–Envolvimento/comprometimento de todas as áreas
do escritório através de entrevistas e identificação
de “formadores de opinião”
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A
Conhecendo o Fluxo de
Informação
•
Relatório final de diagnóstico com projetos em
diversas áreas, onde se destacam:
Produção Jurídica e Intelectual, Minutário,
Arquivo Técnico, Biblioteca,
Monitoração do ambiente externo
•
•
Implantação de Tecnologia de Informação – GED
Implantação de Tecnologia de Informação – KM
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A
Algumas dificuldades encontradas...
• Falta de um Minutário
• Localização de documentos em papel no Arquivo,
a partir do arquivo eletrônico
• Documentos sendo trabalhados por várias pessoas,
muitas vezes simultaneamente
• Estrutura de diretórios sem padronização
• Localização de documentos antigos e de ex-usuários
• Armazenamento de documentos importantes anexos a
mensagens no próprio sistema de e-mail
•Excesso de cópias de um mesmo documento
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A
Só para dar um exemplo...
Vamos imaginar uma equipe com 6 pessoas, trabalhando com um
documento e suas versões...
H:
H:
H:
xyz2.doc
24 cópias!!!
xyz.doc
caixa de
Um documento, 3 versões...
saída de
caixa de
saída de
correio
H:
abc.doc
caixa de entrada dos
membros da equipe
correio
caixa de
saída de
correio
Objetivo do projeto de GED
• Centralizar os documentos numa base única,
permitindo a troca de conhecimento com as
demais unidades
• Padronizar a classificação de documentos para
permitir a recuperação futura
• Colocar o escritório no mesmo patamar
tecnológico que os equivalentes no estrangeiro
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A
Resultados Evidentes
•
•
•
•
•
Armazenamento do conhecimento relevante
Agilidade na recuperação de documentos
Eliminação de múltiplas cópias
Garantia de controle de versões ( identificando a última)
Informação sobre usuários dos documentos
(com registro de dia e hora e modificação realizada)
• Arquivamento de e-mails como arquivos doc.
• Evidência dos benefícios de compartilhar documentos
• Criação de condições para implantação do KM
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A
Resultados Evidentes
Transformar o Conhecimento Tácito
dos advogados em
Conhecimento Explícito
Conhecimento Tácito,
Não Documentado, Idéias
Experiências.
Capital Intelectual
parte do Patrimônio do Escritório
Conhecimento Explícito,
documentado em livros,
papers, artigos, teses
capturado através de
entrevistas em DVDs
Bancos de Dados, E=mails
e outros tipos de rsgistro
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A
Fatores que contribuem para um
CASE DE SUCESSO
•Tomada de decisão e apoio total da Direção
•Consultoria de Empresa especializada para apoio nas
etapas iniciais
•Mobilização e sensibilização dos advogados
•Segurança transmitida pelas equipes de TI, da Área
Técnica e de Documentação
CONTROLE DE QUALIDADE PERMANENTE
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A
Pré-requisitos
Word
Docs digitalizados
Excel
Sistema de GED
E-mail (Groupwise)
Powerpoint
Fax
Sistema
Corporativo
Clientes
Casos
Arquivo
Cronograma de Implantação do TFTS
Mai/00
Out/00
Ago/01
Mar/01
Jan/02
4 equipes
30 usuários
Levantamento
das
Necessidades
Maio e
Junho/2000
Piloto
9 equipes
100 usuários
Fase I
Fase-piloto
Roll-out
Definição do
Fornecedor
Julho a
Setembro/2000
40 equipes
300 usuários
Fase II
Digitalização do Arquivo
Outubro a
Dezembro/2000
Janeiro a
Agosto/2001
A partir de
Dezembro/2001
Fase II
Digitalização do Arquivo
•Reduzir a quantidade de papel arquivada
desnecessariamente e/ou em duplicidade
•Agilizar a localização e recuperação de
documentos e de pastas
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A
Modelo Proposto
Conhecimento Tácito
Conhecimento Explícito
Gestâo de Documentos
Gestão de
Informações Referenciais
-GED
Amplia o Conhecimento
Facilita explicitação
do Conhecimento
Banco do Conhecimento
Gestâo do Conhecimento
Portal
KM
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A
Nossos contatos:
Auta Rojas Barreto
[email protected]
(21) 2205-5705/2265-3724
(21) 9913-6184 (11) 9972-3026
(11) 5524-4544
_______________________COLLECT
A