MAPA DE PROCESSOS
E RESPONSABILIDADES
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BENEFICIÁRIO
DNP / DELBRA
I. INCLUSÃO DE AÇÃO NO PROJETO:
Lançamento da
Convocatória pela DNP
após reunião do Comitê
Consultivo do Projeto
Órgãos/Entidades
(Beneficiários) se
cadastram no Sistema do
Projeto
Análise das Propostas
recebidas pela Comissão de
Avaliação e envio de Parecer a
todos os proponentes
Órgãos/Entidades
(Beneficiários) apresentam
“Proposta de Ação” no
Sistema do Projeto. Proposta
deve estar acompanhada do
‘De Acordo’ da DG Europeia
parceira.
II. EXECUÇÃO DA AÇÃO
Execução da Ação –
A execução ocorrerá
com assistência da
prestadora de serviços
contratada pela União
Europeia e da DNP. Cabe
ao beneficiário tomar a
iniciativa (cronograma
no TdR).
As fases de execução
desta etapa do projeto envolvem os perfis
Beneficiário (BNF) e
Prestadora de Serviços
(SRV)
Instâncias de
execução das
ações
Sendo o Parecer positivo, o
Beneficiário recebe os limites
financeiros aprovados para a
ação.
Análise do TdR pela DNP
e eventuais ajustes pelo
Beneficiário.
Após aprovação do TdR pela
DNP, o documento é enviado
à DELBRA (solicitação da não
objeção)
Beneficiário detalha a proposta
anterior, elaborando um
“Termo de Referência (TdR)” no
Sistema do Projeto. TdR deve
estar acompanhado do ‘Green
Light’ da DG Europeia parceira.
Após aprovação por DNP e
DELBRA, Beneficiário envia
TdR assinado para DNP,
podendo dar início à execução
- - - - - - - - - - - - - - - - - ATIVIDADES - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - DESDOBRAMENTOS - - - - - - - - - - - - - - - - -
Contratação de Perito: O Beneficiário escolhe o perito
desejado dentre alguns currículos apresentados. Caso nenhum
currículo atenda os requisitos, outros serão providenciados.
Contratação de Perito: Cabe ao Beneficiário realizar uma reunião inicial com
os peritos escolhidos, instruí-los sobre o trabalho que deseja, analisar os
produtos entregues e atestar à DNP que os produtos atenderam o solicitado.
Missão: O Beneficiário deve inserir no Sistema, com um
mês de antecedência, os dados pessoais dos participantes
e itinerário da missão. Essas informações são fundamentais
para a compra de passagens pela prestadora de serviços.
Missão: A prestadora de serviços entrará em contato com as pessoas
informadas para providenciar a compra das passagens e a disponibilização de
diárias.
Participação em Evento: Com relação à participação de
palestrantes em eventos previstos na ação, é necessário
informar à DNP os dados pessoais e os trechos para a compra
das passagens. Como desdobramento colocar: a compra das
passagens se dará por meio da prestadora de serviços.
Participação em Evento: Execução por meio da prestação de serviços. No
entanto, cabe ao Beneficiário a coordenação geral e a supervisão do solicitado
Realização de Evento: O Beneficiário deve checar se o
planejado inicialmente precisa de algum ajuste. Caso seja
preciso, necessário solicitar à DNP.
Realização de Evento: Execução por meio da prestação de serviços. No
entanto, cabe ao Beneficiário a coordenação geral e a supervisão do solicitado
Publicação: O Beneficiário deve encaminhar o documento
objeto da publicação para que os serviços solicitados no
Termo sejam providenciados. Cabe ao Beneficiário a aprovação
do produto final.
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III. PRESTAÇÃO DE CONTAS – RELATÓRIO FINAL DA AÇÃO:
Beneficiário elabora o “Relatório Final” da ação no
Sistema do Projeto. Importante indicar os valores da
contrapartida nacional.
O Relatório impresso deve ser assinado e enviado à DNP.
RESPONSABILIDADES: BENEFICIÁRIO E DNP
Beneficiários (Parceiros Institucionais)
BNF
Liderar os diálogos e solicitar apoio ao Projeto, para efetivar suas ações;
Cadastrar-se no sistema informatizado do Projeto (www.dialogossetoriais.org)
Designar o responsável pela ação e o seu responsável operacional, que serão os interlocutores permanentes, para centralizar a comunicação com a DNP e com o respectivo parceiro
europeu;
Apresentar Proposta de Ação, por meio de formulário próprio inserido no sistema informatizado do Projeto;
No caso do beneficiário brasileiro, obter o “de acordo”, do correspondente parceiro europeu, à proposta de ação, e inserir o documento no sistema informatizado do Projeto;
Coordenar e supervisionar, diretamente, a execução das ações para as quais tenham solicitado apoio;
Após a aprovação da proposta de ação, elaborar o Termo de Referência (TdR) respectivo e submeter à DNP, tanto no sistema informatizado do Projeto como em meio físico, no prazo
para tanto estabelecido;
No caso do Beneficiário brasileiro, obter e inserir no sistema informatizado do Projeto, o documento que sinaliza a concordância do parceiro institucional europeu com o conteúdo do
TdR (green light);
Consultar previamente a DNP, por meio eletrônico, sobre complementações e alterações no TdR e observar as suas orientações quanto aos prazos e meios de formalização do ajuste
que se pretende;
Selecionar peritos, entre os currículos apresentados pela Prestadora de Serviços, preenchendo, no sistema informatizado do Projeto, o Relatório de Avaliação Curricular;
Executar a ação, em conformidade com os Termos de Referência e ajustes aprovados, coordenando e apoiando as atividades dos peritos, palestrantes e responsáveis pela logística
dos eventos, bem como promovendo as respectivas divulgações dos estudos e eventos;
Atestar, para a DNP, com vistas ao pagamento, todos os produtos resultantes da contratação de peritos, inserindo o documento de ateste no sistema informatizado do Projeto;
Assinar e encaminhar à DNP os time sheets, comprovando as horas de realização dos trabalhos, para os quais o perito foi contratado, sendo que o último deverá estar acompanhado
de documento atestando o recebimento do produto, para fins de providências de pagamento;
Informar à DNP, ainda dentro do prazo de vigência da ação, os motivos pelo eventual não cumprimento do cronograma aprovado e solicitar formalmente, se for o caso, uma reprogramação da ação ou seu encerramento;
Em até 30 dias após a finalização da ação, preencher, para avaliação da DNP, no sistema informatizado do Projeto, o Relatório Final da Ação, anexando os documentos comprobatórios da contrapartida e outros exigidos pelo Manual de Execução;
Após a avaliação da DNP, enviar a essa Direção, no prazo de 15 dias, o Relatório Final da Ação, em meio físico, devidamente assinado pelo responsável pela ação;
Divulgar a ação, utilizando sempre a logomarca do Projeto.
DNP
DNP
Garantir a gestão adequada do projeto, programando, coordenando, supervisionando e acompanhando a execução das suas
ações;
Recepcionar e dar o tratamento devido e tempestivo a todas as demandas de apoio aos parceiros institucionais;
Propor ao Comitê Consultivo, para sua aprovação, os termos das Convocatórias;
Participar do Comitê Consultivo;
Publicar e divulgar os Lançamentos das Convocatórias;
Auxiliar, juntamente com a DELBRA, a identificação dos parceiros institucionais brasileiros e europeus, bem como a comunicação entre eles;
Orientar os possíveis Beneficiários sobre as regras do Projeto;
Presidir a Comissão de Avaliação das Propostas de Ação;
Receber, por meio do sistema informatizado do Projeto, as propostas de ações, e sobre elas emitir parecer prévio, para a
Comissão de Avaliação;
Divulgar os resultados da avaliação das propostas de ações, definindo o cronograma de apresentação dos Termos de
Referência;
Fornecer orientações e ferramentas de apoio, aos Beneficiários, para elaboração e ajustes de Termos de Referência, formulários, relatórios e outros documentos necessários;
Conferir, avaliar e encaminhar, tempestivamente, à Delegação da UE, para não objeção, os Termos de Referência e eventuais
Ajustes;
Aprovar a proposta orçamentária relativa à logística de evento, encaminhada pela Prestadora de Serviços;
Assinar os Time Sheets, relativos às horas trabalhadas dos peritos;
Verificar o cumprimento dos requisitos de elaboração, pelos Beneficiários, do Relatório Final da Ação;
Verificar o cumprimento da contrapartida, por parte dos Beneficiários, por meio dos Relatórios Finais das Ações;
Acompanhar o desempenho e promover avaliação global das ações, por meio de reuniões informativas com os Beneficiários,
de participação presencial nas atividades, e dos relatórios finais das ações, recebidos dos Beneficiários;
Elaborar relatórios de progressos semestrais e outros estabelecidos no Termo de Cooperação UE-Brasil, para envio à Delegação da UE, ao MRE e à ABC, bem como apresentação ao Comitê Consultivo;
Fornecer à Delegação da UE, à Prestadora de Serviço, ao MRE e à ABC, as informações e dados sobre a execução técnica e
administrativa do projeto, quando solicitadas;
Promover a visibilidade do Projeto, por meio de atualização de sua página eletrônica, e divulgação em eventos e publicações;
Disponibilizar, em conjunto com a DELBRA e o MRE, informações atualizadas sobre os diálogos setoriais.
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RESPONSABILIDADES: PARCEIRO EUROPEU, DELBRA E PRESTADORA DE SERVIÇOS
Parceiro Institucional
Europeu (Direção Geral)
DG
Liderar, juntamente com o parceiro institucional brasileiro, os diálogos apoiados pelo Projeto;
Acompanhar a execução das ações sob sua responsabilidade, por meio de acesso ao sistema informatizado do
Projeto e de informações e relatórios que podem ser solicitados à DNP, a qualquer tempo;
Avaliar a proposta de ação do parceiro institucional brasileiro e emitir o documento sinalizando o “de acordo”,
podendo inseri-lo no sistema informatizado do Projeto; e
Avaliar o TdR e emitir, via sistema informatizado do Projeto, o green light, sinalizando que a ação pode prosseguir
para a fase de execução.
Delegação da União Europeia no
Brasil (Delbra)
DLB
Colocar à disposição do Projeto serviços de assistência técnica e logística, por meio da contratação de uma Prestadora de
Serviços;
Assegurar a gestão administrativa e financeira do contrato de prestação de serviços celebrado com recursos da UE,
visando apoiar o Projeto;
Auxiliar, juntamente com a DNP, a identificação dos parceiros institucionais brasileiros e europeus, bem como a
comunicação entre eles.
Participar das reuniões e deliberações do Comitê Consultivo;
Compor a Comissão de Avaliação das Propostas de Ação;
Emitir documento de “não objeção” aos Termos de Referência e respectivos Ajustes de Estrutura, apresentados
pelos Beneficiários, após avaliação pela DNP;
Encaminhar à Prestadora de Serviços, com cópia para a DNP, o documento de “não objeção” aos Termos de Referência e eventuais Ajustes;
Encaminhar à DNP cópia dos relatórios financeiros e outros, fornecidos pela Prestadora de Serviços;
Disponibilizar, em conjunto com a DNP e o MRE, informações atualizadas sobre os diálogos setoriais; e
Receber da DNP os Relatórios de Progresso e demais relatórios exigidos pelo Termo de Cooperação UE-Brasil.
Prestadora de Serviços
ACESSO RÁPIDO: Clique
nos botões abaixo
SRV
Apoiar as tarefas de programação, coordenação, execução, monitoramento e avaliação do Projeto;
Executar diretamente os recursos disponibilizados pela UE, para viabilizar a execução das ações apresentadas pelos Beneficiários, em conformidade com as regras definidas no Manual de Execução do Projeto;
Identificar e disponibilizar, no sistema informatizado do Projeto, os currículos de peritos, de acordo com o perfil definido, pelo Beneficiário, no Termo de Referência aprovado pela DELBRA;
Negociar os termos dos contratos e a remuneração dos peritos selecionados pelo Beneficiário, conforme registro no Relatório de Avaliação Curricular e nos Termos de Referência;
Garantir a qualidade técnica dos produtos e serviços por ela contratados e subcontratados;
Adquirir passagens e efetuar o pagamento de diárias para os peritos contratados, palestrantes em eventos e participantes de missões e visitas técnicas, observando as regras estabelecidas no Manual de Execução do Projeto;
Promover a logística dos eventos e das publicações definidas nos Termos de Referências e respectivos ajustes;
Encaminhar à DNP, para aprovação, proposta orçamentária relativa aos eventos e publicações;
Realizar o controle de utilização das passagens, de recebimento de Time Sheets e de atestados de recebimento de produtos;
Realizar o controle orçamentário dos recursos da Convocatória e dos limites de apoio aprovados; e
Encaminhar à DELBRA relatórios financeiros e outros sobre a execução das ações do Projeto.
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