Aleph 500.18.01
APRESENTAÇÃO DO MÓDULO
AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS
Alda Guimarães
Inês Barroso
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
TABELA DE CONTEÚDOS
O que mudou na versão 18.01?
A interface GUI do Módulo de Aquisições
A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP
Diagrama do processamento dos periódicos
Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL
Fluxo do processamento dos periódicos
Criar / Seleccionar Registo bibliográfico
Módulo de Aquisições
• Registo de fornecedor
•Registo de assinatura
•Registo de periodicidade
•Registo de entrada de exemplares
• Reclamações
2
UL, Fevereiro 2008
O que mudou na versão 18.01?
Aleph 500.18.01
Barras de ferramentas:
• Versão 15.02
• Versão 18.01
CAT
AQU
EMP
EIB
ALEPHADM
O que mudou relativamente aos PP?
• A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU,
CAT e EMP.
• Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de
Aquisições.
• As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN,
passaram a integrar o módulo de AQU na secção Administração.
• O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo
acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo.
3
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
A interface GUI do Módulo de Aquisições
A barra de navegação tem 6 separadores indicativos das diferentes
funcionalidades do módulo:
• Pesquisa
• Periódicos
• Pesquisa de encomendas
• Administração
• Facturas
• Encomendas
4
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Barra do PP
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Barra de encomenda
Barra do título
Barra de
tarefas
Painel
superior
Árvore de
navegação
Painel
inferior
Painel de
navegação
5
Barra de operações
UL, Fevereiro 2008
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Aleph 500.18.01
1
Na secção periódicos há dois modos de trabalho:
• Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos
PP
• Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de
navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP
activo no separador periódicos para outros separadores
(pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros
módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3)
2
6
3
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional
2
3
2
2
3
1
2
2
3
2
2
2
7
• O mapa de navegação (1)no modo
funcional apresenta–se sob a forma de
árvore com raízes e nós:
•As raízes da árvore, representadas a
negrito, (2) correspondem a diferentes
etapas do processamento dos PP;
•Os nós ( 3) correspondem a acções
desenvolvidas no âmbito das respectivas
raízes.
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional
[O] Control
Lista as bases adm a que se quer restringir a entrada de
exemplares.
[K] Check In
Método recomendado para registo de entrada de novos
exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de
exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós.
[P] Grupo
Método alternativo para registo de entrada de
exemplares.
Padrões
Método de previsão de periodicidade através dos
campos 853 e 853X.
Periodicidade
Método alternativo de previsão de chegada de
exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares
da versão anterior.
8
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Modo Funcional
9
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
[L] Lista Assinaturas
Contém informações sobre as assinaturas existentes relativas
ao PP seleccionado.
[S] Assinatura
Oferece informação sobre a assinatura seleccionada
em [L]
[N] Padrões
(Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control)
[G] Histórico
É o diário da assinatura seleccionada em [L] .Regista as
intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do
PP.
[I] Exemplares
Contém a listagem de todos os exemplares ligados à
assinatura seleccionada em [L].
[C] Reclamações
[R] Lista circulação
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Modo Funcional
[M] Lista de exemplares
Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da
assinatura a que estejam anexados.
[A] Todos Exemplares
Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a
todos os exemplares do PP.
[E] Exemplares
Contém informações sobre o exemplar anteriormente
seleccionado em qualquer das listagens [K], [I] ou [M].
[H] Histórico
Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao
exemplar anteriormente seleccionado.
[Z] Histórico Empréstimos
[U] Sumário Empréstimos
Reclamações
10
UL, Fevereiro 2008
A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP
Aleph 500.18.01
Funcionalidade comum a todas as raízes e nós:
Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens:
Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma
janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho,
que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente;
Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível
alterar a largura das colunas.
1
2
11
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Diagrama do processamento dos periódicos
CAT
CIRC
AQU
Pesquisa ULB01
Seleccionar REG.BIB
Aquisições/Periódicos
Encomendas
Pesquisa de
encomendas
Facturas
Criar REG BIB
Catalogação
ADM
REG
Fornecedores
PP
REG
Assinatura
Pesquisa
REG
Periodicidade
REG
Exemplares
12
UL, Fevereiro 2008
Diagrama do processamento dos periódicos no
SIBUL
Aleph 500.18.01
REGISTO BIBLIOGRÁFICO
REGISTO ADM
REGISTO ADM
BASE ADM
ULB63
BASE ADM
ULB…
REG. Fornecedor
REG. Assinatura
ULB63
REG. Periodicidade
REG. Exemplares
REG. Fornecedor
REG. Assinatura
63CDE
REG. Periodicidade
REG. Exemplares
13
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Fluxo do processamento dos periódicos
Base ULB01
Criar /
Seleccionar registo bibliográfico
Bases ADM
Criar / Seleccionar registo de fornecedor
Criar registo de assinatura
Criar registo de periodicidade
Criar registo de exemplar
14
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Seleccionar registo bibliográfico
Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições
•
•
•
•
Clicar em Pesquisa (1)
Seleccionar Percorrer (2)
Escolher o índice pretendido (3)
Efectuar a pesquisa (4)
1
3
2
15
4
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Seleccionar registo bibliográfico
• Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01
2
1
5
16
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Seleccionar registo bibliográfico
• Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e
seleccionar base ADM (6); seleccionar Periódicos no
painel inferior (7)
6
7
17
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Seleccionar registo bibliográfico
Aleph 500.18.01
Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico:
• Seleccionar Ficheiro (1)
• Seleccionar mudar de módulo (2)
• Escolher Executar catalogação (3)
1
2
3
18
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Catalogação Criar registo bibliográfico
1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação
superior
2. Seleccionar a opção Abrir template
19
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Catalogação Criar registo bibliográfico
3. Seleccionar o template de publicação periódica:
pp.mrc (ulb01)
20
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Catalogação Criar registo bibliográfico
4. Abrir o template seleccionado
5. Catalogar o periódico
6. Enviar para o servidor
21
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
7. Clicar em Ficheiro
Módulo de Catalogação Criar registo bibliográfico
9. Voltar a Ficheiro
8. Seleccionar base ADM 10. Seleccionar Mudar módulo
11. Escolher
Aquisições/Periódicos
22
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de fornecedor
Ambiente de Trabalho
• Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2)
1
2
23
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de fornecedor
• Verificar se o fornecedor existe na base administrativa
(em qualquer das suas sub-bibliotecas)
24
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de fornecedor
Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra subbiblioteca:
• Clicar em Adicionar no painel superior (1)
• Seleccionar a nova sub-biblioteca (2)
• Clicar em OK na janela Adicionar nível (3)
3
3
1
1
2
25
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de fornecedor
Aleph 500.18.01
• Clicar em Adicionar no painel inferior (4)
4
• Verificar no painel superior se o fornecedor passou a
constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5)
Painel superior
5
26
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de fornecedor
Aleph 500.18.01
Se não existir na base ADM:
• Clicar em Adicionar no painel superior (1)
• Preencher o formulário no painel inferior (2)
• Clicar em Adicionar (3)
1
2
3
27
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Aleph 500.18.01
Ambiente de Trabalho
• Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1)
• Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2)
• No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se
quer ligar uma assinatura (3)
• Seleccionar Lista Assinaturas (4)
2
1
4
4
28
3
1
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Aleph 500.18.01
Ambiente de Trabalho
Adiciona
assinaturas
à lista
Painel
superior
Abre um
um novo
novo
Abre
ciclo
de
ciclo de
periodicidade
periodicidade
para
para uma
uma
assinatura
assinatura
Painel
inferior
Grava as modificações
feitas no registo de
assinatura
29
Adiciona manifestações
a uma assinatura
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Se não existir assinatura na base ADM
No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel
inferior o formulário (2) para o registo da assinatura
1
2
30
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Aleph 500.18.01
• Preencher os campos do formulário no painel inferior (3)
• Clicar em Adicionar no painel inferior (4)
3
4
31
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP
constitui a cópia 1 na base ADM
32
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Se já existir assinatura na base ADM
1. Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida
2. Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior
33
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
3. Alterar no formulário os campos considerados
necessários
4. Clicar Adicionar no painel inferior
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UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui
a cópia 2 na base ADM.
O registo BIB 518314 tem quatro registos de assinatura associados:
• os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63,
referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1
•O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE,
referenciado sequencialmente pelo número 2
35
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca
•
•
•
•
Seleccionar a assinatura pretendida
Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior
Proceder às alterações no formulário
Clicar em Adicionar no painel inferior
A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na
sequência;
A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas
manifestações)
36
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de assinatura
Aleph 500.18.01
Para corrigir ou modificar um campo do registo de assinatura :
• Seleccionar a assinatura a modificar no painel superior (1)
• Proceder às alterações no painel inferior (2)
• Clicar no botão Gravar (3)
1
2
3
37
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos
de publicação dos PP:
• Padrões (Baseado nos campos 853/853X)
• Periodicidade (Baseado num formulário)
O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos
de registo de periodicidade desde que eles provenham de
bases ADM diferentes
Dentro da mesma base ADM, todas as sub-bibliotecas têm
que optar por um destes dois tipos de registo de periodicidade
38
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Criar registo de periodicidade Padrões
•
•
•
•
•
Seleccionar separador PP (1)
Seleccionar modo Funcional (2)
Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3)
Seleccionar separador Padrões (4)
Clicar em Adicionar (5)
1
4
2
3
5
3
39
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Aleph 500.18.01
Criar registo de periodicidade Padrões
•
•
•
•
Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6)
Clicar em Template (7)
Seleccionar um template da lista (8)
Clicar em Adicionar (9)
9
6
6
40
8
7
8
7
9
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Aleph 500.18.01
Adaptar o Padrão à especificidade do PP
• Seleccionar o separador Nível X no painel superior (10)
• Clicar em Adicionar no painel superior(11)
10
11
41
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Aleph 500.18.01
• Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12)
• Preencher os campos de enumeração e cronologia
definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as
especificidades do PP (13)
• Clicar em Adicionar no painel inferior (14 )
12
13
14
13
13
13
42
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Aleph 500.18.01
• Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de
periodicidade gerado (15)
• Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é
enviado para o módulo de catalogação (16)
• Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17)
17
16
17
43
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Aleph 500.18.01
Criar registo de periodicidade Formulário
•
•
•
•
Seleccionar registo bibliográfico (1)
Seleccionar Periodicidade (2)
Preencher formulário (3)
Clicar em Adicionar no painel superior (4)
2
1
4
3
5
4
3
3
2
44
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de periodicidade
Criar registo de periodicidade Formulário
• Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde
ao pretendido(6)
• Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar
gravar(7)
• Clicar Abrir(8)
7
6
8
6
8
45
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos:
Check In
Método recomendado para dar entrada a novos exemplares.
Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca.
Grupo
Método alternativo para registo de entrada de exemplares.
Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos).
46
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Aleph 500.18.01
1
Check In
2
3
5
4
47
•
•
•
•
Seleccionar base ADM (1)
Seleccionar registo pretendido (2)
Seleccionar Control (3)
Seleccionar a sub-bibloteca que
possui a(s) assinatura(s) do PP (4)
e clicar botão Gravar à direita
• Seleccionar Check In (5)
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Check In
• Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar
• Clicar recepcionar
48
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Check In
• Clicar chegada
• Clicar Sair
49
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Grupo
O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo
Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de
cada exemplar
Painel inferior: apresenta o registo do exemplar
seleccionado
50
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Grupo
Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de
visualizar os exemplares do grupo
51
UL, Fevereiro 2008
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Aleph 500.18.01
Grupo
1
1
2
3
2
Painel superior
Seleccionar exemplare(s) a
recepcionar
Clicar em Recepcionar 1
52
Painel inferior
Verificar/corrigir dados do
exemplar
2
Janela Lista Check-in
Clicar em Chegada
3
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Recepção de nºs duplos / Grupo
Seleccionar os exemplares que se pretende juntar
• Clicar em Juntar
• Corrigir os campos no registo aberto no painel inferior
de acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição)
• Clicar em Actualizar
53
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Recepção de nºs duplos / Check In
• Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior)
• Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo
com os dados de publicação (painel inferior)
• Clicar em Gravar (painel inferior)
54
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Recepção de nºs extraordinários / Grupo
• Clicar Adicionar ou Duplicar
• Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel
inferior)
• Apagar o campo Descrição
• Clicar Adicionar para acrescentar o novo nº (painel inferior)
• Clicar Recepcionar (painel superior)
55
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Registo de entrada de exemplares
Recepção de nºs extraordinários / Check In
• Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior)
• Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel
inferior (Níveis Periódico)
• Apagar o campo Descrição
• Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número
56
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Reclamações
Pré-requisitos para processamento automático das
reclamações:
• Existência de um registo de periodicidade onde constem
todos os exemplares esperados e respectivas datas de
chegada
• Existência de um registo de assinatura onde se assinale a
opção “sim” relativamente ao envio de reclamações
(separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de
assinatura)
• Existência de um registo de fornecedor onde se
estabeleça a forma de envio da reclamação
57
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
Módulo de Aquisições Reclamações
Métodos:
• Através do botão Reclamar em [K] Check In
• Através da opção Serviços da barra de ferramentas do
módulo Aquisições/PP:
• Orders and Claims (Claim Report for SerialsOrders acq19) aplicável a novas encomendas de PP cujo(s)
exemplar(es) não chegaram na data prevista;
• Serials (Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável a
todos os exemplares que não chegaram nas datas previstas
58
UL, Fevereiro 2008
Aleph 500.18.01
59
Módulo de Aquisições - Reclamações
UL, Fevereiro 2008