O nosso "papel" externo
O TCU desempenha papel fundamental na política nacional de arquivos, função esta que muitos
desconhecem. São informações retiradas do acervo desta casa que orientarão o descarte ou a guarda
permanente dos documentos da maioria das entidades públicas do país.
Os órgãos jurisdicionados, assim como o TCU, dependem da aprovação de suas contas para poder
promover o descarte e o armazenamento temporário dos documentos com previsão de eliminação.
Sendo assim, o Serviço de Gestão Documental – Seged é uma e, muitas vezes, a única fonte dessa
informação para órgãos que estão implantando a gestão documental.
Nos órgãos ligados ao Poder Executivo, em todo projeto de tratamento arquivístico, após criteriosa
análise, classificação e organização da documentação, são produzidas listagens de descarte que serão
avaliadas pelo Arquivo Nacional. Neste momento a informação sobre os julgamentos das contas
desses órgãos é imprescindível na tomada de decisão. Muitas vezes nos deparamos com
recomendações em processos de contas que sugerem que o órgão organize seu acervo documental e
que mantenha as informações sempre de forma segura e acessível. Como exigir que o outro organize
se muitas vezes eles dependem de informações que por enquanto não temos como fornecer? Esse
No Seged, de acordo com o sistema Processus, temos a carga de aproximadamente 140 mil
documentos e, em sistemas próprios, já identificamos, classificamos e aplicamos a temporalidade em
143 mil documentos. Destes, apenas uma parte da documentação produzida na instituição está
cadastrada no sistema corporativo.
Estimamos possuir um acervo com cerca de um milhão de documentos. Já descartamos mais de 73 mil
processos seguindo os normativos de gestão documental. Temos mais de 14 mil processos de guarda
permanente e outros 37 mil que aguardam prazo para serem descartados. Em outras unidades já
aplicamos a temporalidade em aproximadamente 70 mil processos.
Muito trabalho ainda precisa ser feito. O objetivo é tratar todo o acervo institucional que está sob a
nossa guarda e, assim, atender a nossos usuários internos e externos com rapidez e eficiência.
Superada essa fase, temos como meta desenvolver atividades mais voltadas para a pesquisa,
educação e cultura, que é a verdadeira missão dos arquivos no século 21.
Contribuição de Luciana, Regina e Welvenuti – Seged
Artigo publicado no Informativo FalaISC nº 21/2009
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