Idade dos documentos
Fabrício Mariano
Idade dos arquivos
A classificação das “idades dos arquivos” varia de autor para autor, pois
cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou
menor grau por uma cultura específica.
A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a
bibliografias indicadas para concursos públicos.
Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg
Primeira idade: arquivo corrente ou ativo
É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas próprias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos
são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o
seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade.
Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função administrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que
o documento na primeira idade tem gênero de valor primário.
Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário
É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequentemente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos
arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.
Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função
administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte operacional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem
gênero de valor primário.
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Mestre em Economia
pela Wisconsin International University. Pós-graduado em Finanças e Gestão
Corporativa pela Universidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Física pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Instituto de Administração
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos preparatórios para concursos.
Idade dos documentos
Terceira idade: arquivo permanente,
custódia, morto ou inativo
É constituído de documentos que perderam seu valor administrativo
e que são conservados por seu valor legal e/ou histórico. Normalmente,
são guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras
mídias, visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados,
estudados ou assuntos resolvidos.
Deve ficar claro que arquivo permanente, custódia, morto ou inativo tem
denominação relativa à terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma
razão de ser, de acordo com a Revolução Francesa.
Schellenberg (2005), enfatiza o gênero de valor primário e secundário
dos documentos.
Gênero de valor primário: são os documentos com função administrativa, logo, pertencem à primeira ou à segunda idade. Segundo
o autor, estes são os arquivos propriamente ditos. Deve ficar entendido que o autor tem uma preocupação maior com os documentos
de uso corrente na instituição, ou seja, os documentos utilizados pela
instituição no seu dia a dia, seja ligado à alta gerência ou à sua parte
operacional.
Gênero de valor secundário: um documento passa a ter gênero de valor secundário quando ele perde sua função administrativa, podendo
este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo
com Schellenberg, está diretamente associada à importância do documento, no que se refere ao seu destino final para a instituição. Caso este
seja importante, a microfilmagem será necessária, seja para diminuir o
espaço ocupado ou para garantir que não haja perda do documento.
Observação: Schellenberg preocupa-se com a destinação final da massa
documental, e os termos arquivo permanente, custódia e morto são conquistas da Revolução Francesa, e cada nome tem a sua característica histórica.
Classificação das idades, segundo Heloísa Bellotto
Heloísa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo
independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura,
função e ação.
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Idade dos documentos
Primeira idade: arquivo corrente
Abrigam documentos no seu uso funcional, administrativo ou jurídico. A
permanência dos documentos nesse arquivo depende de sua tipologia ou
função, e principalmente de sua vigência.
Os documentos nessa idade podem passar dali para um arquivo central dentro do respectivo órgão gerador, onde permanecerão de 5 a 10
anos.
Segunda idade: arquivo intermediário
Os documentos nessa fase já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Nessa fase, os documentos já são transferidos para um arquivo que centraliza documentos de vários órgãos da instituição, onde devem permanecer
por aproximadamente 20 anos.
É na segunda idade que documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e vida, de acordo com
a finalidade dos documentos.
Terceira idade: arquivo permanente ou histórico
É caracterizada pelo recolhimento dos documentos, podendo ficar de 25
até 30 anos.
Observação: Heloísa argumenta que os arquivos propriamente ditos são
os de terceira idade, pois é na passagem da segunda para a terceira idade
que devemos fazer a TTD (Tabela de Temporalidade dos Documentos) e,
nesse sentido, ou seja, através do estudo da TTD, é que será verificado o que
se deve fazer com os documentos.
De acordo com Heloísa Bellotto, os arquivos propriamente ditos são
de terceira idade. Isso significa que a sua preocupação maior é quanto ao
destino final dos documentos, e dentro desse contexto entende-se que o
documento de primeira e segunda idade tem objetivo funcional e função
administrativa.
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Idade dos documentos
Classificação das idades, segundo
Marilena Leite Paes
Primeira idade: arquivo ativo
Possui função administrativa e é utilizado com muita frequência.
Segunda idade: arquivo inativo
Possui função administrativa, mas é utilizado com pouca frequência.
Terceira idade: arquivo permanente
São arquivos que perderam sua função administrativa e são guardados
pelo seu caráter legal, e são conservados em razão de seu valor histórico ou
documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. São arquivos propriamente ditos.
De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos também devem obedecer ao Princípio da Proveniência, ou seja, princípio básico da Arquivologia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não
devem ser misturados aos de outros geradores.
Segundo o princípio da proveniência, pode-se verificar que os documentos podem vir de outros órgãos, e se acumular em um arquivo central.
De acordo com a definição acima, esse arquivo central nada mais é que
um centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos de
arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua
função administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, podendo esses documentos serem de vários tipos, classificação e formas.
Tabelas de temporalidade dos documentos
A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) é um instrumento arquivístico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos. Esse instrumento é resultante do processo de avaliação de documentos.
Na elaboração da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria
das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destina4
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Idade dos documentos
ção dos documentos de arquivos, em síntese, a TTD é um método de pesquisa utilizado pelo profissional de Arquivo.
Em resumo, pode-se dizer que a TTD é um método de pesquisa que orienta o arquivista, no que se refere à criação das idades dos documentos.
Classificação dos documentos quanto
à entidade mantenedora
Públicos: são documentos provenientes de órgãos federais, estaduais
e municipais.
Privados: são documentos provenientes de instituições particulares.
Classificação dos documentos quanto ao acesso
Franqueados: tem como característica o fato de serem disponibilizados ao público.
Restritos: referentes à segurança nacional e à ordem política, acessados somente por militares.
Confidenciais: documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores, e acessados somente por pessoas credenciadas.
Resolução de questões
1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo
morto, respectivamente, aos arquivos:
a) corrente, intermediário e permanente.
b) permanente, intermediário e corrente.
c) permanente, intermediário e permanente.
d) intermediário, corrente e permanente.
e) permanente, permanente e permanente.
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Idade dos documentos
Solução:
Um documento, quando chamado de inativo, pode pertencer tanto à
segunda idade (de acordo com Marilena Leite Paes) quanto à terceira
idade (de acordo com Schellenberg). De acordo com esse fato, o termo inativo pode gerar uma dúvida, pois a questão não cita em qual
autor se baseia.
Entretanto, quando se fala em arquivo central, não há dúvida de que o
autor é Heloísa Bellotto, ou seja, o documento está na primeira idade.
Assim, o arquivo central tem que pertencer à primeira idade, e a única
alternativa cujo termo intermediário se refere ao arquivo corrente pertencendo à primeira idade é a D.
Gabarito: D
2. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever
podem ser associados, respectivamente, a
a) embalar // instruir // segunda idade.
b) guardar // arranjar // terceira idade.
c) guardar // organizar // primeira idade.
d) embalar // instruir // primeira idade.
e) embalar // arranjar // terceira idade.
Solução:
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Analisando o termo ordenar, tem-se duas correntes distintas: a visão de
Schellenberg e a de Marilena Leite Paes. Para Schellenberg, ordenar é um
ato executório, ou seja, é uma ordem para fazer o arquivo, depois de feita
a análise e classificação do material.
De acordo com Marilena Leite Paes, ordenar está associado a organizar
os documentos. Assim, Marilena define o conceito de arranjo como
o “processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste
na ordenação dos documentos em fundos e na ordenação das séries
dentro dos fundos” (PAES, 2005).
A autora também define descrição como sendo o “conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo
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Idade dos documentos
das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de
pesquisa” (PAES, 2005).
Considerando essas definições, conclui-se que o termo ordenar é equivalente a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as únicas
alternativas possíveis são B e E. Como acondicionar significa embalar os documentos e guardar é a função do arquivo, a única alternativa possível é a E.
Gabarito: E
3. (BNDES) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos
Ltda. existe uma pasta de número 14, onde os documentos da firma
Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar.
Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da
pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o
número da pasta 14 será:
a) transferido junto com a documentação.
b) aproveitado para um novo cliente.
c) eliminado, mantendo-se a notação.
d) conservado no arquivo intermediário.
e) recolhido ao arquivo permanente.
Solução:
Em uma caixa que contém documentos, deve ser escrito com lápis ou
caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia,
a regra é: caneta pode, mas a preferência é lápis, pois quando o lápis é
usado, pode-se aproveitar a numeração, dado que a massa documental
é flexível e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo.
De acordo com a definição anterior, pode-se verificar que a caixa pode
ser aproveitada para um novo cliente.
Gabarito: B
4. (BNDES) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos
como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:
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Idade dos documentos
a) permanente.
b) especializada.
c) pública.
d) corrente.
e) empresarial.
Solução:
De acordo com Schellenberg, quando um documento perde a função
administrativa, este passa a não pertencer mais à primeira nem à segunda idade, pois, segundo o autor, os documentos da primeira e segunda
idade têm natureza administrativa (função administrativa).
Quando o documento passa para a terceira idade, ele perde a natureza administrativa. De acordo com o referido autor, o documento na
terceira idade pode ter as seguintes denominações: inativo, custódia,
morto ou permanente.
Logo, segundo Schellenberg, a alternativa correta é a A.
Gabarito: A
5. Qual o nome dado à passagem do material de arquivo de segunda
idade para terceira idade?
a) Abstração documental.
b) Fatores concretos.
c) Transferência.
d) Custódia.
e) Recolhimento.
Solução:
Quando um documento passa da primeira para a segunda idade, diz-se que há uma transferência. Quando um documento passa da segunda para a terceira idade, tem-se o recolhimento. Assim, a alternativa correta é a E.
Gabarito: E
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Idade dos documentos
6. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) O arquivo intermediário é uma das
fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. Constitui objetivo
do arquivo intermediário:
a) evitar a manutenção de documentos por um longo período, nos
escassos espaços dos setores de trabalho.
b) guardar os documentos históricos.
c) diminuir os custos com a duplicação de documentos.
d) manter os documentos de maneira descentralizada.
Solução:
Como o arquivo intermediário guarda documentos que em regra são
documentos utilizados com menor frequência em relação à primeira
idade, pode-se dizer que o objetivo do arquivo intermediário é evitar
que documentos menos utilizados ocupem espaço dos arquivos mais
utilizados.
Gabarito: A
7. (TRE/MS – Técnico Judiciário – FCC) No processo de análise dos arquivos, com vistas à sua destinação final, levam-se em conta, entre
outros,
a) valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os documentos demonstram a aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos.
b) valores fiscais, isto é, qualidades inerentes aos documentos, a partir da presença de sinais de validação.
c) valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos
permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição
que os acumulou.
d) valores históricos, isto é, referências a grandes personagens da
vida política, econômica e social de uma nação.
e) valores jurídicos, isto é, qualidades pelas quais os documentos servem ao desempenho das atividades-meio e das atividades-fim de
uma instituição.
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Idade dos documentos
Solução:
No que se refere à destinação final dos documentos, deve-se levar em
conta o seu valor probatório. De acordo com alguns autores, pode-se
definir valor probatório como valor de prova dos documentos, ou seja,
qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura
e o funcionamento da instituição que os acumulou.
De acordo com a definição acima, e fazendo uma analogia com Marilena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que acumulou o documento, deve ficar entendido que ela está se referindo à ideia de arquivo central, ou seja, centro
de documentação que recebe documentos de outros órgãos.
Gabarito: C
8. (TRE/SE – Técnico Judiciário – FCC) O conceito de instrumento de pesquisa,
no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a
a) mecanismos de controle topográfico do acervo, para fins de preservação dos documentos mais antigos.
b) transcrições integrais de documentos isolados, para efeitos de sua
eventual publicação.
c) obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve fundos, grupos, séries e peças documentais.
d) formas seletivas de descrição, com a perspectiva de disponibilizar
repertórios dos documentos mais importantes do acervo.
e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da
informação.
Solução:
O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a obra de referência.
Gabarito: C
9. (UFRJ/Arquivista) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns
autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por
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fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de
um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos,
é da essência do princípio da:
a) proveniência.
b) territorialidade.
c) naturalidade.
d) temporalidade.
e) informalidade.
Solução:
O princípio da proveniência está diretamente relacionado à ideia de
arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de
outros órgãos associados a seus documentos, que perderam a sua função administrativa.
De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central recebe documentos de várias fontes, tipologias e suportes, sendo estes
recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados
nesse arquivo central. No entanto, deve ficar claro que esses documentos são oriundos de outros arquivos.
Gabarito: A
Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
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Idade dos documentos
DISPONíVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.
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