PROCEDIMENTOS
OPERACIONAIS
LOJAS
SISTEMA DE IMÓVEIS
MÓDULO SECRETARIA
RENOVAÇÃO DE MERCADORIAS
Cada loja por orientação do Regional tem uma rotina. Algumas atualizam as
carteiras de captações numa mesma data, outras em datas variadas.
A secretária deve saber qual é a rotina da loja em que está prestando
serviços e executar a atualização na data requerida.
Em função da rotina da loja a secretária deve:
 Anotar o dia que deve imprimir as carteiras de captações e providenciar a
impressão na data correta.
 Entregar as carteiras para o Regional da loja distribuí-las e com uma folha de
protocolo para os corretores assinarem o recebimento com campo para indicar
a data em que as receberam. Já deve estar impresso o dia determinado para
devolução (sempre com prazo de pelo menos 10 dias a partir do recebimento
e três dias antes do vencimento no sistema).
SISTEMA DE IMÓVEIS
MÓDULO SECRETARIA
RENOVAÇÃO DE MERCADORIAS
Caso a loja trabalhe com vencimentos diários, a secretária deve imprimir as
mercadorias que irão vencer nos próximos 13 dias (inserir no protocolo 10 dias
para renovação e preservar os 3 dias para proceder à renovação no sistema).
Lembrar que as datas das próximas renovações serão 30 dias após o registro
da renovação no sistema.
Muitos Regionais preferem determinar uma data, reunir as carteiras e de uma
única vez, no mesmo dia, marcar as renovações.
SISTEMA DE IMÓVEIS
MÓDULO SECRETARIA
RENOVAÇÃO DE MERCADORIAS
DICAS
 Arquivar as carteiras renovadas pelos corretores para evitar que seja atribuída
ao Regional uma renovação (um OK) improcedente como: imóvel já vendido,
alugado, etc.
 Sempre que houver produção externa de corretor / gerente comunicar via email às Secretarias Operacionais.
 Deverá ser dado baixa nos pagamentos de comissões (comissionados)
 Quando as datas do mapa de comissões pendentes sofrerem alterações, não
esquecer de atualizar no sistema de imóveis
.
SISTEMA DE IMÓVEIS
ESTORNOS
 Vendas estornadas – O memorando de estorno deve ser enviado para
Operacional em 3 vias com toda documentação relacionada no corpo do
formulário de estorno e, assinado pelos profissionais envolvidos.
 Após parecer do Operacional que enviará os processos para DIRFIN/ SILVANA, a
via da loja volta e deve ser arquivado no mês da venda com os documentos
próprios, inclusive o de estorno da venda no sistema e os que permitiram a
realização da venda.
 Todo estorno realizado na loja deverá ser arquivado em caixa box, referente
ao mês da venda
 A Secretaria também deverá estornar as produções sobre o acumulado dos
corretores / gerentes envolvidos na venda estornada.
 Tomar cuidado quando o estorno tem devolução de comissão, pois também
teremos que alterar em cima do caixa da loja.
PROCEDIMENTOS
TODAS AS SECRETARIAS DE VENDAS TEM QUE TER:
 Uma pasta com todos os dados de seus profissionais e funcionários com nome,
endereço residencial, telefones de contato, celulares, pessoa a ser contatada em caso de
emergência, nº. de conta bancária para proceder a depósito de comissões.
 Caso seja necessário, número do CRECI ou PROTOCOLO com data de vencimento em
nosso sistema e, no caso de funcionários, número da carteira de trabalho.
IMPORTANTE –
1. Gostaria de chamar atenção das lojas em relação à substituição da recepção. Quando a
(o) recepcionista de loja se ausentar, não poderá ser substituída (o) por nenhum corretor
ou gerente, e sim por um secretário (a). Apenas abrimos exceção para os fins de
semana, quando a recepção será coberta apenas por um funcionário (a), que na sua
ausência poderá ser substituído pelo Gerente de Vendas que está de plantão.
2.
As relações de amizade entre as recepcionistas (os) e secretarias (os) de lojas com
Corretores e Gerentes devem ser evitadas, para não causar problemas no
funcionamento da rotina de trabalho junto ao salão de vendas.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
1. No FECHAMENTO DO MÊS deve ser repassado a [email protected] (Cláudia);
[email protected] (Miriam); [email protected] (Elen) e
[email protected] (Elen e Mirian), via e-mail:




Quem é Quem dos corretores e gerentes
Mapa Caixa (Conferido)
Mapa de Comissões Pendentes (Atualizado)
Mapa Pagamento Operacionais.
Com base nestas informações teremos condições de controlar os mapas gerais da Empresa
(Produção de Gerentes e Corretores, etc...) para análise da Diretoria Operacional e
Comercial.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
2. TODO O DIA 05 DE CADA MÊS, encaminhar via e-mail para [email protected],
c/c para os 3 Operacionais - Norte, Sul e Leste (via e-mail), o checklist da loja preenchido
corretamente e atualizado;
3. ENVIAR DIARIAMENTE, NO FINAL DO DIA, via e-mail para os Operacionais Norte, Sul e
Leste o mapa de comissões pendentes.
A rotina diária de encaminhar o Mapa de Comissões Pendentes para a
[email protected] (Verônica), deve continuar bem como o encaminhamento para
[email protected]
4. TODA 3ª-FEIRA, O MAPA DA PREVI RIO tem que ser atualizado e encaminhado via e-mail
para os Operacionais Norte, Sul e Leste - caso a loja tenha processos Previ Rio.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
5. TODO O DIA 10 DE CADA MÊS, O MAPÃO (DO DIA 10), sempre que acontecer alterações
nas produções (ESTORNOS – PRODUÇÃO EXTERNA) dos Gerentes e Corretores da Loja,
não esquecer de que temos que alterar também no Mapão.
6. TODO DIA 15 DE CADA MÊS (FECHAMENTO DE QUINZENA) enviar via e-mail para os
Operacionais Norte, Sul e Leste: MAPA CAIXA e MAPA DE COMISSÕES PENDENTES.
7. TODA 4ª-FEIRA, ATÉ ÀS 14.00 hrs, deve ser informado aos Operacionais - via e-mail para
as Secretarias Operacionais - o REALIZADO ATÉ AQUELA DATA E O PREVISTO ATÉ A
SEMANA SEGUINTE (CAIXA E PRODUÇÃO).
Com base nestas informações os Operacionais apresentam um mapa na Reunião de
Diretoria. Por este motivo, é IMPRESCINDÍVEL que as informações estejam corretas.
Caso as lojas ao passarem as informações ANTES das 16h00min tenham ALGUMA
ALTERAÇÃO, por favor, avisem a fim de que possamos atualizar as informações junto aos
OPERACIONAIS
8.
Verifiquem todos os dias os vencimentos das opções das carteiras de captação de sua loja
e dos IMÓVEIS COMERCIAIS.
Mantenham sempre renovados e em dia seu estoque, evitando assim aborrecimentos
desnecessários.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
9. Por favor, cumpram os prazos e quantidade correta com relação aos anúncios.
Os anúncios devem estar prontos (no site do Globo/Extra/Dia) até 12.00 hrs de TODA
QUINTA FEIRA. ANUNCIOS NO SITE até quinta feira às 13.00 hrs.
10. TODA mercadoria captada tem que estar acompanhada de anúncio.
11. Comissões RECEBIDAS devem ser baixadas no sistema, além de emitido prestcon.
12. No lançamento de um boletim, não esqueçam de colocar no campo "observação" a situação
do imóvel.
IMPORTANTE: SE O VALOR DA ESCRITURA DO IMÓVEL QUE ESTÁ SENDO
BOLETIZADO ESTIVER CONFIRMADO PELO GERENTE DE VENDA, NA OBSERVAÇÃO
COLOCAR “LIBERADO” / CASO O VALOR NÃO ESTEJA AINDA DEFINIDO COLOCAR
“PENDENTE”.
Esta observação e imprescindível para o DIMOB, e para o controle do Departamento
Financeiro.
ROTINA DIÁRIA (OPERACIONAL)
13) Mantenham em dia o controle de chamadas e publicidade - Registrem na hora
as chamadas- não deixem para depois !
14) Não esqueçam do encaminhamento dos cheques caução!
15) Respondam imediatamente para [email protected]
(ZUCA) sobre o andamento dos processos.
16) Sempre que houver alteração de data de recebimento de comissão, não esquecer
de alterar no MAPA DE COMISSÕES PENDENTES e simultaneamente no
SISTEMA DE IMÓVEIS.
17) Sempre que os secretários de Loja tiverem dúvidas, antes de se comunicarem
entre lojas, contatar os respectivos departamentos a fim de dirimir as dúvidas,
pois desta forma não causaremos problemas de comunicação e nem mal
entendidos ( Helpdesk, Sec. Operacionais, Depto. Sistema etc...)
PROCEDIMENTOS .
1) ENVIO DE PRESTCONS
Todas as lojas devem aguardar e ficar atentas para devolução dos prestcons
assinados pelo Departamento Financeiro. Após receberem esta cópia devem
arquivar sua via e enviar uma para Diretoria Operacional
PROCEDIMENTOS .
2) OFICIAIS DE JUSTIÇA
Conforme e-mail do DEJUR – Dra. Priscila (10/04/2008), e da Sr.Leila (abaixo – 23/09/2009)
 Nenhuma pessoa que trabalhe para qualquer das empresas do grupo JB (nas lojas ou na
sede) está autorizada a receber (assinando) quaisquer mandados judiciais e/ou
extrajudiciais, entregues por Oficial de Justiça (citação, notificação, intimação, etc).
 Se o Oficial, mesmo com a recusa em assinar, decida deixar o Mandado, seja este de que
tipo for, a pessoa que atender o Oficial somente deverá fornecer seu nome e identidade,
recusando-se a assinar o mandado por não ser o representante legal da empresa (é um
direito garantido por lei).
Após deverá, imediatamente, enviar o Mandado por fax (2187- 4078) para o Jurídico, aos
cuidados da Sônia.O original deverá ser remetido via malote e/ou portador para o Jurídico.
Se houver necessidade de qualquer apoio na hora em que o Oficial estiver entregando o
Mandado, ligar para o Jurídico e pedir para falar com um dos advogados, que este prestará
a devida assessoria de apoio.
Deverá também a loja e/ou sede, ao receber qualquer Mandado, dar imediata ciência ao
Operacional responsável pela área - Sul, Norte e Leste).
PROCEDIMENTOS .
3. PROCEDIMENTO PARA ATENDIMENTO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
 Todas as vezes que os Deptos. de Suprimento, Manutenção ou Help Desk, designarem um
profissional externo, ou empresa terceirizada para realização de serviços de qualquer
natureza em qualquer unidade da Julio Bogoricin, será avisado por e-mail para o Regional
([email protected]) e para a secretaria da Loja (nomedaloja
juliobogoricin.com ) o nome do profissional ou empresa e o trabalho que deve ser feito.
 Todos os departamentos que enviarem profissionais ou empresas terceirizadas, além de
comunicar por e-mail, deverão SEMPRE CONFIRMAR O RECEBIMENTO, pois muitas
vezes pode haver algum imprevisto (Light, ou internet fora do ar).
 Por outro lado SEMPRE que chegar à Loja algum profissional ou empresa terceirizada para
realizar qualquer serviço ou reparo e não tiver havido qualquer comunicação prévia de algum
setor da empresa supra mencionados, NÃO PERMITIR QUE O MESMO SEJA REALIZADO
e tomar as providências a seguir:
PROCEDIMENTOS .
1. LIGAR PARA O SETOR RESPONSÁVEL e confirmar a contratação e o nome do
profissional e/ou empresa designado para este fim.
2. Se for verídica a contratação e tendo havido falha na comunicação entre o
departamento ou unidade, solicitar POR ESCRITO A AUTORIZAÇÃO PARA QUE O
TRABALHO SEJA REALIZADO, seja por fax ou e-mail.
NOME, TELEFONES E E-MAIL DOS RESPONSÁVEIS PELOS SETORES:
Rony - chefe de suprimentos - 21874539 -78472749 –[email protected]
Luiz Alberto – chefe de manutenção – 21874600-78472747 – [email protected]
Bianka –Controle de atendimentos - 21874538 – 78472783 – [email protected]
Ricardo Help Desk – 21874087 – 78472786 – [email protected]
PROCEDIMENTOS .
4) USO DOS COMPUTADORES DAS LOJAS
 Solicitamos que seja verificado que em todos os computadores das lojas, cedidos
pela empresa, inclusive os dos Regionais, não podem ser exibidas na
tela (descanso de tela) fotografias pessoais de gerentes, corretores ou
regionais.
 São permitidos no máximo o logotipo da empresa e a página principal da
internet deve ser o site da empresa.
 Aproveitamos para reiterar que não podem ser acessados sites de conversação
de nenhum tipo - MSN, ORKUT, YOUTUBE, etc.
PROCEDIMENTOS .
5) PREENCHIMENTO DOS BOLETINS DE SERVIÇOS
Alguns boletins estão sendo digitados com telefones errados ou, quando os departamentos
de contabilidade , auditoria ou outros necessitam contatar os clientes , os telefones já não
mais pertencem aos vendedores.
Estamos trabalhando para que nossa central comercial tenha cada vez mais informações,
inclusive para que estas informações sejam utilizadas pela equipe de vendas e em pós
vendas.
Solicitamos assim que a partir deste mês de fevereiro , tal como já é nosso procedimento
em pedidos de autorização para redução de comissão, também constem dos boletins
os telefones celulares e residenciais , tanto dos compradores como e especialmente dos
vendedores (que sempre trocam de endereço e geralmente trocam de números de
telefone ). E neste último caso, dos vendedores, se fornecido aos gerentes, o telefone
comercial pode ser até mais importante que o residencial.
Para que haja empenho na adoção deste procedimento, pactuamos que os boletins de
serviço que não contenham informações completas serão imediatamente separados para
que a auditoria faça o contato e procure, ela própria, obter os telefones.
PROCEDIMENTOS .
6) RETIRADA DE CERTIDÕES
Tivemos alguns questionamentos judiciais que envolveram problemas
com retirada de certidões.
Consta em nosso recibo de sinal e princípio de pagamento, cláusula específica
sobre responsabilidade de apresentação das certidões. Lembramos ainda aos
Regionais e Gerentes que há em nosso site, documento elaborado para que os
vendedores ou compradores (conforme o que foi pactuado) declarem
que dispensaram a indicação de despachantes feitas pela empresa.
Solicitamos que os Gerentes então, especifiquem na cláusula da obrigação de
apresentação de certidões que os vendedores (ou compradores) não estão
utilizando despachantes indicados pela empresa para providência das certidões
dos vendedores e do imóvel (ou comprador, se for o caso).
Qualquer dúvida quanto à redação, favor contatar seu operacional, que se
incumbirá de orientá-los.
PROCEDIMENTOS .
7) PROCEDIMENTOS DE TELEFONIA:
A partir desta data as Diretorias Comercial e Operacional querem ser posicionadas dos
problemas de telefonia nas lojas da Empresa.
Portanto, solicitamos aos Regionais, que após registrarem a ocorrência junto à Embratel , no
número 0800 7211021 , passem e-mail também para os Operacionais eleila
bogoricin.com para que desta forma acompanhemos as providências tomadas pela
Embratel e/ou empresa contratada para nos dar assistência em telefonia .
Nos finais de semana e em caso de URGÊNCIA, por favor, ligar para o Operacional da sua
área para que este possa acionar o nosso Gerente de Conta da Embratel, se for o caso!!!
CUMPRE LEMBRAR QUE SEM O PROTOCOLO DE OCORRÊNCIA NADA PODEREMOS
FAZER.
PROCEDIMENTOS .
7) PROCEDIMENTOS DE TELEFONIA:
Gerente de Contas interino Embratel: Sra. Márcia Patrícia Fernandes – Tel. 21213317 / 9480-9989 – [email protected]
Qualquer problema referente aos procedimentos de trabalho das diretorias
operacionais, entre em contato imediatamente com:
 Cláudia Oliveira 3078-0000 e 7847-2790;
 Mirian (Sec. Operacional Sul/Leste) 3078-0000 ou
 Zuca (Sec. Operacional Norte/Leste) 3078-0000 / 7848-8104.