PROCESSO:
DOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO
1923
2005
É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO
EM MÃOS.
Meios de Comunicação
da Administração Municipal
NORMATIVO:
Leis
Decretos
Portarias
Circulares
Comunicados
Ordens Internas
ENCAMINHAMENTOS:
Processos Administrativos
Ofícios
Memorandos
Formulários Padronizados
O Processo Administrativo:
 Ocorre no âmbito da administração
 É um documento público
 É forma de avaliar a atuação da administração
Autuação
Instrução
Despacho
Arquivamento
Protegido por capa de cartolina
e protetor plástico
Tipos de Autuação
•Requerimento
de Munícipe
•Requerimento
de Servidores
Pedido de algo à PMSP - CPF (pessoa física) e
CNPJ (pessoa jurídica)
Referente a sua vida funcional Holerite
•Documentos
Internos
CPF/RG/
Pedidos feitos pela administração:
memorandos, formulários - CNPJ
ofícios,
Autuação de um Processo
Controle da Documentação Recebida:
- Numerar as folhas e documentos recebidos
- Colocar no canto superior direito a numeração
seqüencial utilizando carimbo próprio.
Carimbo Modelo
Folha nº 01
do processo
nº
2005-0.032.654-7
Ass: ___________________
carimbo
Junção de Documentos na Autuação - Exemplo
Identificar o Início e Fim da Autuação
No verso da folha nº 1 é colocado o carimbo
“Início de Autuação”
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO
SETOR DE AUTUAÇÃO - DAF-37
Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e papel de informação
rubricado(s) sob nº(s) ___02 a 10______________________________
Em 05/11/2015
Ass.__________________________________
No verso da última folha autuada vai o carimbo
“Fim da Autuação”
DAF-310
FIM DA AUTUAÇÃO
1ª TRAMITAÇÃO
Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e folha de informação
rubricado(s) sob folha(s) nº
____________
Em __/__/__
Ass._______________________
Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última)
O presente processo foi autuado com 10 folhas
5-nov-15
CARIMBO / ASSINATURA
Tramitação
• Uma vez autuado, o Processo é enviado à
Unidade que vai analisá-lo em primeiro lugar.
• Tem início a tramitação do processo e a
instrução do assunto.
• Todo encaminhamento entre unidades deve ser
feito exclusivamente por intermédio do Sistema
Municipal de Processos – SIMPROC.
• É vedada a tramitação de Processos “EM MÃOS”
Tramitação
• O Processo não pode ficar na situação
“EM TRÂNSITO” por mais de 10 dias
• “EM TRÂNSITO” significa: O processo é enviado,
mas não é recebido no SIMPROC.
• Esta prática dá ensejo ao extravio.
Importante:
“A Unidade que envia o processo é a responsável
pelo mesmo até que a Unidade destinatária acuse
seu recebimento”
Junção de Folhas e Documentos
Definição de Folha de Informação:
• Lugar onde se escreve no Processo.
• cotas, pareceres, encaminhamentos,
laudos, despachos, etc.
• manuscrito, datilografado, digitado
• Utilizar sempre o Modelo Oficial-14
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 05
CARIMBO
do processo 2005-0.023.568-9, em 05.11.15 (a)................
Interessado: xxxxxxxxxxxxxx
ASSINATURA
Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx
DAF-GAB
Senhor Diretor
Vimos pelo presente, solicitar a Vossa
Senhoria, providências junto ao Sistema Municipal de
Processos – SIMPROC, no sentido de implementar a
possibilidade de que o referido Sistema possua um banco
de dados, que permita a consulta do número do processo
utilizando como “chave” o CPF do interessado..
Verso da folha anterior
(04)
5-nov-15
p/pCARLOS DA SILVA
Divisão de Desenvolvimento de Pessoal
Diretor
CARIMBO
ASSINATURA
Cabeçalho
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 35
CARIMBO
do processo 2005-0.043.597-0, em 05.11.15 (a)................
ASSINATURA
Interessado: xxxxxxxxxxxxxx
Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx
PROCED-GAB
Senhor Diretor
Encaminhamos o presente a Vossa Senhoria
para providências de ...........
Verso da folha anterior
(34)
CARIMBO
ASSINATURA
Junção de Folhas e Documentos
Definição de Documentos
• Tudo o que NÃO é Folha de Informação
e que é levado para dentro do Processo,
para fins de instrução, comprovação
legal (documentos, fotos, fitas, objetos
etc.), ou é emitido pela unidade.
Folha de informação
Verso da folha anterior ( 379
)
Folha de informação
DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4
•Quando o documento for
pequeno,
de
difícil
colocação
no processo,
colar numa folha sulfite,
batendo o carimbo de
junção
metade
folha,
metade documento.
•Documentos com frente e
verso, colar as bordas.
•Mencionar sobre o que se
refere o documento.
•Este procedimento não é
obrigatório.
Desentranhamento em
Processo
MODELO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Foi desentranhado nesta data, folhas ___________________
Documentos:_____________________________________
Motivo:__________________________________________
DATA/CARIMBO/ASSINATURA
Em caso de entrega de documento ao interessado, colher termo
de recebimento, com CPF e / ou RG.
Paginação Irregular
FALTA DE FOLHA
Quando havia uma folha no Processo e por
algum motivo ela desapareceu:
(Ex. café,cigarro, janela, gavetas, etc.)
Como fazer a Correção ?
 Justificar o ocorrido e informar, se a folha
desaparecida implica na decisão do assunto
tratado no processo.
 Não renumerar as folhas.
Paginação Irregular
ERRO DE PAGINAÇÃO
 Quando a seqüência numérica das folhas do
Processo é alterada por algum motivo
(distração, caligrafia, etc.)
 Quem comete o erro, corrige o seu e todos
subseqüentes.
Corrigindo o Erro de Junção
• Passe um traço no número errado e
ponha ao lado o número correto,
carimbe e assine
• Não rasure o número e nem utilize
corretivo
Exemplo:
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de informação nº.- 15 16
do processo 2005-0.023.568-9
em 5-nov-15 (a).
Despacho
• É a decisão administrativa sobre o pedido
inicial
• Por Lei, deve ser claro, preciso e atinente a
matéria tratada no Processo, com a devida
fundamentação e publicidade.
• Do despacho caberá recurso após
publicação no Diário Oficial, sendo o prazo
de 60 dias, exceto quando houver outro
prazo em legislação específica.
Tipos de Despacho
Deferido 091 - Quando o pedido inicial é atendido
Indeferido 092 - Quando o pedido inicial não é atendido,
cabendo recurso
Parcialmente Deferido 093 - Quando parte do pedido inicial é
atendida (revisão de IPTU), cabendo recurso.
Pagamento 095
- Documentos de despesas que contabilmente devem
coincidir com o numerário gasto.
Documental 096
decisão (sindicância)
- Quando o Processo é de instrução e não requer
ARQUIVAMENTO
 Somente após providências de publicação, entrega
de documentos, prazo para recursos e outras, o
processo poderá ser arquivado.
 Evita a reativação desnecessária.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 390
do processo 2005-0.023.568-9
em 14/03/05( a)................
DAF 41 (60 99 99 999 )
Senhor Chefe
ARQUIVE-SE.
Processo regularizado com 390 folhas
05.11.15
CARIMBO
ASSINATURA
REATIVAÇÃO
 Tornar o processo novamente ativo, ou seja, permitir
nova tramitação, instrução e novo despacho.
 Enviar ofício para Divisão de Processos Municipais,
juntamente com o processo, pedindo a reativação e
justificando o motivo.
 Tramitar para o código Simproc 60 15 40 310 e usar
o Encaminhamento 003
 Fazer sempre um ofício para cada processo.
Processo Acompanhante / Principal
• A unidade que tornar um ou mais processos
como acompanhante de outro (principal)
fará a cota (sem destinatário), que valerá
para todas as unidade por onde o Processo
passar nessa condição.
Processo Acompanhante
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 65
do processo 2005-0.023.568-9
em 14/03/05( a)................
Acompanha o Processo 2005-0.022.158-7
5-nov-15
CARIMBO
ASSINATURA
Processo Acompanhante / Principal
• No Processo principal, após cada
informação, deverá ser feita a referência
que tem processo acompanhante, e qual seu
número
Processo Principal
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 56
do processo 2005-0.022.158-7
em 14/03/05( a)................
SMG-GAB-AJ
Senhora Assessora Chefe
Face o contido no presente, em especial, a informação de fls. 50 a 54, solicitamos análise e
manifestação.
Acompanha processo 2005-0.023.568-9
5-nov-15
CARIMBO
ASSINATURA
ROSEANE ZANELLI
Vistas em processos
 Necessidade do Interessado no processo, ver o
processo para conhecimento, e retirar cópias.
 Feita na unidade que está com o processo do
seguinte modo:
- Não autuar processo para vistas ou cópias.
- Autorizar a vista por escrito, no requerimento.
- Dar vistas e fornecer cópias, se for o caso.
- Juntar o requerimento e a guia no processo.
- Processos encerrados a vista é em SMG/DAF.
- Dec. 44.660 permite a retirada a Advogado/OAB.
Volume de Processo
- Dividir um único processo em dois ou mais volumes
- Iniciativa da unidade que está com o processo
- Média de 300 (trezentas) folhas por volume.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Este é o 1º Volume do processo 2003-0.175.828-6
contendo de fls. 01 a 310 .
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Este é o 2º Volume do processo 2003-0.175.828-6 que se
inicia a partir de fls. 311 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha não é numerada, por tratar de nota
esclarecedora.
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha não é numerada, por tratar de nota
esclarecedora.
- Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc,
devem ser colocadas no último volume.
-Os volumes devem tramitar juntos.
- nada acrescente aos demais volumes.Todas as
providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser
colocadas neste volume.
5-nov-15
5-nov-15
Carimbo e assinatura do responsável.
Carimbo e assinatura do responsável.
OBS:
1º volume contém de fls. 01 a 310
2º volume contém de fls. __ a ___
Desaparecimento/Extravio de Processo
• Temos cerca de 998.000 processos ativos.
• 26.000 declarados extraviados, via D.O.C.
• 23.000 desaparecidos nas Sub’s.
• Desaparecimento por negligência.
• Desaparecimento por conveniência.
Processos jogados
sobre mesas, armários,
fichários ou mesmo
gavetas podem ensejar
um extravio.
Processos Desaparecidos nas Subprefeituras
C.P.P.E.
• A Comissão Permanente de Processos
Extraviados, delibera sobre a declaração de
extravio do processo.
• Se preocupa com o assunto tratado no
processo. Porque ele some, mas seu assunto
não.
• Tem competência para realizar diligências
visando elucidar o assunto.
• Pode reconstituir o processo extraviado.
FORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIO
www.prefeitura.sp.gov.br
SECRETARIA DE GESTÃO - SMG
COORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Diretor: Paulo Roberto Dutra
Rua Líbero Badaró, 425 - 1º andar
E-mail: [email protected]
Fone: 3101-1733 / 3292-7082