DISCUSSÃO x DIÁLOGO
Numa discussão cada pessoa procura
conseguir que sua visão seja aceite pelo
outro.
Num diálogo a meta não é vencer mas
conseguir que a equipe chegue a um
entendimento comum.
O diálogo explora questões complexas a
partir de muitos pontos de vista e implica
uma atitude de ouvir de mente aberta
respeitando as crenças dos outros.
DISCUSSÃO x DIÁLOGO
A discussão e o diálogo são exemplos
de modos de comunicação.
A comunicação eficaz é um aspecto
fundamental do desempenho do
trabalho e da eficácia administrativa.
COMUNICAÇÃO
Para coordenar as diferentes UT a
administração precisa de utilizar um
sistema de comunicação.
Comunicação é o processo de transferir e
receber informações e significados através
da utilização de símbolos partilhados.
Informações são dados organizados que
possibilitam a análise de situações e
tomadas de decisões.
FORMAS DE COMUNICAÇÃO
PESSOAL
ESCRITA
• Apresentações formais
• Comemorações e Solenidades
• Conferências
• Convenções periódicas
• Conversação um-a-um
• Reuniões
• Cartas
• Cartazes
• Circulares
• Memorandos
• Murais
• Relatórios
• Revistas e Jornais
• Sinalética
POTENCIAL DE FEEDBACK
PF = Velocidade de resposta de um meio.
Os meios de comunicação pessoal são mais
rápidos que qualquer forma escrita
– preferidos quando a velocidade de decisão é
um critério importante.
Nas organizações de maior dimensão a palavra
escrita tem predominância porque permite o
registro e recuperação das informações e sua
disseminação simultânea para um grande
número de pessoas.
COMUNICAÇÃO ORAL
Vantagens
Feedback imediato e direto
O receptor pode sentir a sinceridade do emissor
Mais persuasiva
Menos dispendiosa
Desvantagens
Pode conduzir a afirmações espontâneas e não
refletidas
Não há um registro permanente
COMUNICAÇÃO ESCRITA
Vantagens
Pode ser revisada várias vezes
Constitui um registro permanente que
pode ser guardado
A mensagem permanece igual mesmo
quando é passada para várias pessoas
O receptor tem mais tempo de analisá-la
COMUNICAÇÃO ESCRITA
Desvantagens
O emissor não tem controle sobre onde, quando,
como, por quem ou se a mensagem é lida
O emissor não recebe um feedback imediato
O receptor pode não entender partes da
mensagem
A mensagem deve ser mais longa para conter
informação suficiente que responda a perguntas
previstas
ESCOLHA DO CANAL
As mensagens mais difíceis devem ser
enviadas por meios mais ricos, e mensagens
simples e rotineiras por meios menos ricos,
como memorandos.
As mensagens importantes devem ser
enviadas por meios múltiplos.
Devem-se considerar fatores como o meio
preferido pelo receptor, o estilo de
comunicação preferido na organização e os
custos.
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO DESCENDENTE
Vai dos níveis superiores para os inferiores da
hierarquia e tem, freqüentemente, caráter diretivo:
ordens, informações, relatórios.
É a modalidade predominante nas organizações
autoritárias e burocratizadas.
Pode utilizar os sistemas de “administração visual”,
que consiste em colocar cartazes nos locais de
atividade operacional.
Por vezes procura estimular a comunicação
ascendente, quando pede sugestões ou opiniões.
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO
DESCENDENTE
Sobrecarga de Informação
Falta de abertura entre administradores e
funcionários = retenção de informação
Filtragem e Distorção
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
COMO MELHORAR A COMUNICAÇÃO DESCENDENTE
1. Desenvolvendo procedimentos e
políticas de comunicação
2. Disponibilizando a informação àqueles
que dela necessitam
3. Comunicando a informação de forma
adequada e eficiente
4. Comunicando de forma tão direta,
breve e pessoal quanto possível
5. Produzindo informação clara,
consistente e pontual
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO ASCENDENTE
Vai dos níveis inferiores para os superiores da
hierarquia e diz respeito a: acontecimentos,
desempenho (círculos de qualidade) e sugestões
(caixas de sugestões).
Um tipo particular são as Pesquisas de Clima
Organizacional que procuram transmitir à
administração o que sentem os empregados a
respeito dos diferentes aspectos da organização:
tarefas, colegas, superiores, salários, condições de
trabalho, etc.
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO DESCENDENTE
Filtragem das notícias ruins
CAUSAS
O subordinado quer parecer competente
Não confia ou não gosta do chefe
Teme a punição
Acredita que está ajudando o chefe
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO LATERAL ou HORIZONTAL
Ocorre entre UT do mesmo nível ou entre UT de
níveis diferentes, mas que se situam em diferentes
hierarquias (comunicação diagonal)
Permite o funcionamento dos processos
interdepartamentais e a tomada de decisão que
envolve diferentes UT
A maioria das operações envolve alguma forma de
comunicação lateral: o pedido feito por um cliente
(comercial) é enviado para análise de crédito
(financeiro) e para produção (operações)
DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO TRIANGULAR
Ocorre quando um funcionário comunica-se com seu
chefe, que se comunica com outro chefe, que se
comunica com seu funcionário.
É uma exigência nas organizações muito
burocratizadas e hierarquizadas.
TIPOS DE COMUNICAÇÃO
COMUNICAÇÃO FORMAL
Comunicação oficial sancionada pela organização;
pode ser descendente, ascendente ou horizontal.
COMUNICAÇÃO INFORMAL
Comunicação não oficial, majoritariamente horizontal,
que ajuda as pessoas a interpretar a organização,
traduzindo as mensagens formais e veiculando
informações que o sistema formal omite
COMO ADMINISTRAR EFICAZMENTE A
COMUNICAÇÃO INFORMAL
1.Procurar impedir que surjam rumores:
explicar os assuntos que são importantes;
dispersar a incerteza fornecendo fatos;
estabelecer comunicações abertas e
confiança.
2.Na presença de um rumor ou boato
conversar com as pessoas envolvidas
para obter os fatos e suas perspectivas;
COMO ADMINISTRAR EFICAZMENTE A
COMUNICAÇÃO INFORMAL
3. Neutralizar os rumores que já surgiram:
1. Desconsiderar o rumor se ele for
ridículo;
2. Confirmar abertamente quaisquer partes
que sejam verdadeiras;
3. Fazer comentários públicos;
4. Negar o rumor, se a negação for
baseada na verdade;
5. Garantir que as comunicações sobre a
questão são consistentes;
6. Selecionar um porta-voz de nível e
conhecimento adequados.