APRESENTAÇÃO DAS CONCLUSÕES
DA AVALIAÇÃO EXTERNA
DO PROJECTO DE FORMAÇÃO-ACÇÃO
Fátima, 25 de Fevereiro de 2013
Agenda:
1. Objectivos, objecto e metodologia da avaliação
2. Resultados da avaliação
-
As conclusões mais relevantes
Objectivo central da avaliação …
- Avaliar o grau de concretização dos resultados e impactos do Projeto FAS 2 …
Impacto/
objetivo
estratégico
Resultado/
objetivo
intermédio
Desenvolver as capacidades das IPSS para
melhorar a qualidade dos serviços prestados às
populações
Mobilizar os
dirigentes das
IPSS para o
desenvolviment
o de Sistemas
de Gestão de
Qualidade
Identificar
melhorias dos
processos de
gestão e
planeamento e
concretização
dessas melhorias
Desenvolver uma
“cultura”
favorável às
mudanças
organizacionais
nas IPSS e à
partilha de
experiências e de
parcerias
Impacto/
objetivo
estratégico
Estruturar
necessidades
formativas num
plano interno de
formação.
Resultado/
objetivo
intermédio
Aspectos marcantes do objecto em avaliação/ Projecto FAS 2 …
- Objectivos ambiciosos
- Metodologia inovadora/ formação-ação (consultoria+formação+metodologia
participativa)
- Duração significativa: 260h (235h formação), na Região Centro 156h,
-76 IPSS (sem experiência significativa em matéria de sistemas de qualidade)
- Dispersão geográfica
- Áreas de atuação complementares (Formação de auditores internos de
qualidade, Encontros temáticos regionais, Comissão nacional de
acompanhamento e disseminação de boas práticas, …)
- Forte pressão para a qualidade do desempenho do sistema de atores
Metodologia da avaliação
Multi-método
Entrevistas
Gestão/ coordenação do Projeto; Equipa de
consultoras (5); Responsáveis pelas entidades
formadoras (5).
Estudos de caso
5 estudos de caso (análise documental e
entrevistas)
Inquéritos
Dirigentes/ órgãos sociais (tx. resposta 55%)
Equipas de qualidade das IPSS (tx. resposta 66%)
Análise documental
Documentos do Projecto
- Recolha: Junho/ Outubro de 2012
- Acompanhamento das actividades do Projecto
1ª Conclusão
O Projecto fez mais do que o previsto em sede de candidatura
+ acções de formação
+ formandos
Os indicadores da formação …
Aprovados Candidatura
Acções Concluídas
Taxa
Execução
Nº Acções
106
1.038
979%
Nº Horas
14.301
15.688
109%
H
118
1.312
1.111%
M
954
11.217
1.175%
1.072
12.529
1.168%
Formandos
abrangidos
Total
2ª Conclusão
O Projecto alcançou de forma muito satisfatória os resultados relativos à
implementação dos sistemas de gestão de qualidade …
- no final do Projecto, na generalidade das IPSS abrangidas os processos
estavam definidos e a maior parte deles estavam a ser implementados
70%
67% 60%
60%
50%
40%
26%
30%
20%
10%
21%
14%
12%
0%
Implementação
total/ maior Implementação Implementação
parte do SGQ de uma parte nula/ pequena
razoável do
parte do SGQ
SGQ
Equipa de Qualidade
Dirigentes/ Órgãos Sociais
A relevância destes resultados na voz das IPSS…
•“ Aprofundamento dos conhecimentos acerca dos Manuais da
Qualidade da Segurança Social
•“ Ter bases e conhecimentos para iniciar a implementação do sistema
da qualidade
•“ Possibilitou a percepção de um instrumento de gestão que potencia
a melhoria da gestão da instituição
•“ Procura de excelência dos serviços
•“ Necessidade de melhorar os processos internos de trabalho na
Creche e Pré- escolar
•“ A organização dos processos e dos procedimentos
•“ Organizar os procedimentos internos
3ª Conclusão
Apesar da valorização dos resultados em matéria de SGQ, é limitada a
% dos que afirmam intenções de avançar com o pedido de certificação
de qualidade. O factor económico/ financeiro é o mais referido.
Limita razoavelmente
A situação económica e
financeira da IPS
Limita muito/ totalmente
Dirigentes/
Órgãos Sociais
Equipa de
Qualidade
Dirigentes/
Órgãos Sociais
Equipa de
Qualidade
28%
14%
65%
65%
Mas esta condição não afecta a intenção de continuar a trabalhar
segundo a matriz da “qualidade”.
A continuidade do trabalho na área da qualidade
está assegurada
Dirigentes/
Órgãos Sociais
Equipa de
Qualidade
95%
86%
4ª Conclusão
Tal como era objectivo do Projecto, o trabalho em torno dos sistemas
de qualidade, independentemente do grau de acabamento alcançado,
induziu efeitos muito positivos em diversas dimensões das IPSS
Contributo do FAS 2 para a
melhoria …
Gestão estratégica
Contributo forte/ muito
forte
Contributo
razoável
0%
17%
D/OS:83%
EQ:82%
0%
12%
EQ:88%
Trabalho técnico nas
valências
0%
15%
D/OS:85%
4%
40%
EQ:56%
Gestão de trabalho
5%
24%
D/OS:71%
Contributo
nulo/ fraco
16%
2%
Estes resultados estão suportados em ferramentas de trabalho, que
deram lugar a produtos concretos, construídos e dinamizados pelos
consultores, formadores e equipas de trabalho das IPSS
-
Definição … missão, valores, objetivos; Elaboração de plano estratégico,
Construção do organigrama
-
Definição de funções/ manual de funções, Plano de avaliação de
desempenho
-
Plano de comunicação e instrumentos de comunicação externa
-
Manuais de trabalho/ definição e/ ou formalização de práticas, Registo de
actividades e ocorrências
-
Planos individuais de trabalho (crianças, idosos)
-
Manuais de higienização e cozinha
-
…
5ª Conclusão
O Projecto FAS 2 induziu resultados significativos ao nível da “cultura
organizacional” das IPSS abrangidas
Contributo do FAS 2 para a
melhoria …
Comunicação interna
Contributo forte/ muito
forte
Contributo
razoável
7%
41%
D/OS:52%
EQ:42%
0%
14%
EQ:86%
Satisfação e motivação
dos colaboradores
0%
21%
D/OS:79%
Contributo
nulo/ fraco
54%
2%
6ª Conclusão
O Projecto FAS 2 revelou também capacidades de resposta à dinâmica
do Projecto e às necessidades dos seus beneficiários
Áreas de acção e resultados não previstos no desenho inicial do
Projecto:
(i) Constituição e dinamização de grupos de trabalho
FAS Saúde, FAS Infância, FAS Sustentabilidade e FAS
Planeamento Estratégico
(ii) Criação da Bolsa de Auditores
7ª Conclusão
A informação recolhida no final do Projecto aponta para impactos
relevantes da acção do Projecto na melhoria da qualidade dos
serviços prestados e na satisfação dos utentes (a finalidade)
Contributo do FAS 2 para a
melhoria …
Contributo forte/ muito
forte
Qualidade dos serviços
prestados
D/OS:71%
Satisfação dos utentes
D/OS:61%
Contributo
razoável
2%
26%
4%
36%
EQ:60%
2%
37%
EQ:58%
Contributo
nulo/ fraco
36%
4%
8ª Conclusão
Em termos das condições internas às IPSS foram recenseados os
seguintes factores críticos com impacto no nível dos resultados
alcançados em cada uma das 76 IPSS intervencionadas …
- As condições de partida relacionadas com as motivações para a adesão ao
Projecto;
- As condições de partida em termos de experiência e práticas nos domínios
da qualidade;
- A forma de organização das equipas de qualidade nas IPSS;
- O tipo de envolvimento dos dirigentes e a capacidade de decisão das equipas
técnicas envolvidas
… uma problemática recorrente, que é condição relevante para o
sucesso do Projecto mas difícil de reverter pela sua acção
exclusiva
9ª e última Conclusão
A maioria das IPSS revela níveis elevados de satisfação com a
organização e funcionamento do Projecto
Mais satisfeitos com …
-Intervenção da consultora, incluindo as
metodologias de trabalho usadas
- Intervenção dos formadores/SGQ, incluindo as
metodologias de formação
- Formação de Auditores Internos
- Comissões de Acompanhamento
Menos satisfeitos com …
- Duração (total, horas de
consultoria e de formação)
Sugestões de melhoria …
- Acréscimo das horas de formação / Assegurar acompanhamento da implementação do SGQ;
Estruturar uma estratégia de maior envolvimento dos dirigentes; Estruturar estratégia de
parcerias entre IPSS; Definição de critérios de seleção das IPSS; Maior clareza na informação
inicial sobre as características do Projeto …
Av. António Augusto Aguiar, 15 – 5.º Dto
1050-012 Lisboa
Tel.: 213513200 Fax: 213513201
[email protected]
MUITO OBRIGADA PELA
VOSSA ATENÇÃO!
Rua Tomás Ribeiro, 412 – 2.º
4450-295 Porto
Tel.: 229399150
Fax: 229399151
[email protected]
www.quaternaire.pt