Santo Antonio
Joaquina
Rendeiras
Igrejinha da Lagoa
Lagoa da Conceição
UNIMEDGRANDE
GRANDE FLORIANÓPOLIS
EM NÚMEROS
UNIMED
FLORIANÓPOLIS
1.615 Médicos Cooperados
195.000 Clientes
700 Contratos Empresariais
02 Núcleos de Atenção a Saúde (NAS)
01 Centro de Promoção da Saúde
900 Colaboradores
21 Municipios - Área de abrangência
Ilha de Florianópolis
PROGRAMA MENTOR
HISTÓRIA
03
PROGRAMA MENTOR
IDEALIZAÇÃO
No final de 2008 o departamento de Gestão de Pessoas
da UGF decidiu focar na capacitação de todos os novos
colaboradores. A Cooperativa já praticava o Seminário de
Ingresso e o registro de treinamento interno, mas não
era suficiente.
Ao chegar na empresa o novo colaborador necessita de
toda uma infraestrutura para realizar seus trabalhos,
como senhas, computador, explicações da cultura da
empresa, organograma, regras e procedimentos, entre
outros.
Tudo isso era feito de maneira não integrada,
ocasionando retrabalhos, atrasos no início das atividades,
erros e, principalmente, desmotivação, porque as pessoas
sentiam que estavam “atrapalhando” a empresa nas suas
primeiras semanas.
Além disso, não havia a garantia de que o novo
colaborador
efetivamente
tinha
o
conjunto
de
informações necessárias para efetuar seus trabalhos.
05
PROGRAMA MENTOR
IDEALIZAÇÃO
Surgiu então o Programa Mentor que focou numa capacitação mais
próxima do colaborador. Um programa estruturado, desenvolvido para
atender as necessidades da Cooperativa e do novo colaborador, que começa
antes mesmo dele ser admitido para a vaga.
Nesse Programa a empresa recebe os novos
profissionais
com
a
importância
devida,
oferecendo
a
ele
todas
as
ferramentas
necessárias para o desenvolvimento de suas
tarefas com qualidade.
Além disso, os líderes das áreas, sentem-se
seguros, pois sabem que o Colaborador passou
por todas as fases necessárias para executar
bem suas funções.
06
PROGRAMA MENTOR
IDEALIZAÇÃO
Um dos pontos centrais do Programa é dar ao novo colaborador o
entendimento sobre o funcionamento e a importância do Sistema Unimed.
Isso é feito utilizando o módulo de Educação a Distância disponibilizado
pela Fundação Unimed.
100% dos novos colaboradores
na
CURSO – COOPERATIVISMO E
SISTEMA UNIMED
efetuam
este /treinamento
Fundação Unimed
Soluções
Educacionais / Educação a Distância
www.fundacaounimed.org.br
Unimed
Grande Florianópolis.
07
PROGRAMA MENTOR
CONCEITO
MENTOR
“PESSOA QUE ORIENTA,
ACONSELHA E APONTA
AS DIREÇÕES”
Anônimo
07
PROGRAMA MENTOR
BENEFÍCIOS
Bom para EMPRESA
Uniformidade de informações sobre a
Cooperativa.
Maior investimento em capacitação.
Bom para o GESTOR
Proporciona capacitação e desenvolvimento ao
colaborador mentor e ganha em praticidade
dentro da equipe, pois tem um facilitador para
multiplicar o conhecimento.
Bom para o MENTOR
Recicla seus conhecimentos.
Desenvolve a habilidade de ensinar.
Bom para o COLABORADOR
É bem recebido pela empresa.
Tem um programa de capacitação exclusivo,
recebendo informações importantes sobre a
Cooperativa e atividades específicas.
08
PROGRAMA MENTOR
OBJETIVOS
 Acolher e amparar o profissional.
 Repassar, de forma clara e objetiva, todas as informações necessárias
para o desenvolvimento do colaborador na empresa.
 Proporcionar e difundir os padrões estruturados do sistema Unimed.
 Oportunizar momentos de feedback entre Mentor e Colaborador.
 Tornar claro os conceitos e as diretrizes da Unimed e desenvolver, de
forma mais consciente e competente, o trabalho.
09
PROGRAMA MENTOR
SISTEMÁTICA DO PROGRAMA
Neste programa, cada novo colaborador
é acompanhado, trinta dias, por um
Mentor da área onde trabalha. O Mentor
o auxilia a entender a Cooperativa e a
iniciar
suas
atividades
com
melhor
estrutura e treinamento.
10
PROGRAMA MENTOR
VISÃO GERAL
Já na definição da
vaga a área indica
um mentor para o
novo colaborador
Durante o processo
de seleção, o mentor
já acompanha a
disponibilização da
infraestrutura (mesa,
cadeira, micro...)
Contratação
O mentor recebe o
novo colaborador e
utiliza um checklist padronizado
para conduzir suas
ações
11
PROGRAMA MENTOR
CONSTRUÇÃO DO PROGRAMA
CONSTRUÇÃO DO PROGRAMA
Foi desenvolvido um projeto dentro da Cooperativa para elaboração do
programa, onde os próprios profissionais da Unimed Grande Florianópolis
foram os executores.
O projeto seguiu os passos abaixo:
Macro Fluxo Projeto Mentor
12
PROGRAMA MENTOR
O QUE FOI FEITO?
Estruturação de
um Check-list
Elaboração de
Material de apoio
Capacitação de Mentores
(indicados pelo gestor imediato)
1º Capacitação - Julho/2009
Material de Ensino
a Distância
Divulgação do
Novo Programa
2ª capacitação - Maio/2010
13
PROGRAMA MENTOR
NOMEAÇÃO DO MENTOR
NOMEAÇÃO DO MENTOR
Cada líder indica um colaborador para ser
mentor durante um determinado período,
em média 1 ano.
Este procedimento é para que todos possam passar pelo programa e para que
a equipe consiga visualizar um colaborador referência.
14
PROGRAMA MENTOR
QUANDO O MENTOR
COMEÇA A ATUAR?
15
Na abertura de uma vaga o
gestor já indica o nome do mentor
que irá acompanhar o novo
colaborador.
PROGRAMA MENTOR
PROCEDIMENTOS
Neste box é inserido o
nomedo
doformulário
mentor e seu
Através
que registra
ramal, para
o Gestão
a solicitação
daque
vaga
o gestor
de Pessoas possa fazer
informa o nome do mentor e o
o contato após a
comunica
que um novo
assinatura do contrato.
colaborador irá ser admitido,
neste momento ele já pode iniciar
as atividades.
Para facilitar a organização do
gestor e mentor, o sistema de
Gestão de Pessoas dispara uma
mensagem automática avisando
a data de admissão do novo
colaborador, desta forma, o
mentor poderá recepcioná-lo no
Gestão de Pessoas.
16
PROGRAMA MENTOR
CHECK-LIST
O QUE O MENTOR DEVERÁ SEGUIR?
Com o check-list em
mãos o mentor segue
passo
a
passo
as
informações que deverão
ser
transmitidas
ao
colaborador.
É um guia que, além de
facilitar a organização do
mentor,
garante
que
novos considerada
Este nossos
box é
destinado a capacitação
estratégica
na Cooperativa. terão
Através destes
colaboradores
o tópicos é
garantido
uma
uniformização
de
informações
mesmo
nível
de
importantes para o negócio unimed.
informação.
O espaço
do formulário
étodos
preenchido
por de
cadainfraNeste
boxnooverso
mentor
repassa
os itens
É
fundamental
ressaltar
que
os
tópicos
ao
lado
área
com eas
capacitações
táticas eao
operacionais
estrutura
verifica
se
o
colaborador
terá
tudo
o que
Neste
box
é
garantido
No
item
“rotinas
internas”,
mentor
e
orientam mentor
e colaborador
busca da
específicas
da função.
Neste aespaço,
o informação.
mentor ou
precisa
para
iniciar suas
atividades.
Nos
últimos
sãoregistrará
reservados
novo
colaborador
todos
os 12h
colaborador,
reservam
colaborador
quedois
for tópicos
designado
todaspara
as de
capacitação
de
Ensino
à Distância
ecapacitado
deles resultam
um
atividades
em
que
o
colaborador
foi
e
ao
lado
acessos
liberados
para
capacitação
para
conhecer
tópicosa
maior
número
horas
investidas
em ele
capacitação.
Para
colaboradores
portadores
de capacitação.
deficiência
quantas
horas de
foram
destinadas
para
esta
essenciais
dia que
aessenciais
dia possa
na
infra-estrutura
épara
adequada
para
ele
Será
garantido neste
box seu
as informações
sobre a estrutura
e funcionamento
da dificuldades.
área.
desenvolver
suas
atividades sem
Cooperativa.
17
PROGRAMA MENTOR
RECICLAGEM
O Programa, inaugurado em julho/09, foi tomando corpo e cinco meses
após seu início, foram aplicados questionários nos colaboradores que
participaram para mensurar o trabalho desenvolvido.
PERGUNTAS COMO:
Você conhece o programa mentor, qual o nome dele, qual objetivo, você já viu
o check-list que o mentor utiliza, entre outras foram utilizadas para que
fosse possível identificar pontos de melhoria no programa e calibrar as
expectativas de mentor e colaborador.
Ainda em novembro de 2009 profissionais do Gestão de Pessoas
trabalhavam na finalização de um material de ensino a distância
juntamente com uma empresa especializada. No início do programa o
material utilizado era em power point. Posteriormente, desenvolveu-se
uma plataforma de ensino a distância com a finalidade de contribuir ainda
mais com o programa.
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PROGRAMA MENTOR
INOVAÇÃO
ENSINO A DISTÂNCIA
Com a conclusão do material de Ensino a Distância os colaboradores
puderam ter acesso, através de um login e Senha a todo o conteúdo do
programa.
Abaixo os cursos oferecidos no Programa Mentor EaD:
CURSO – COOPERATIVISMO E SISTEMA UNIMED
Fundação Unimed / Soluções Educacionais / Educação a Distância
www.fundacaounimed.org.br
Este curso é pré-requisito para o Programa Mentor EAD, cujo acesso
somente é liberado após a entrega do certificado no Departamento de
Gestão de Pessoas.
CURSO – PROGRAMA MENTOR
Educação a Distância
www.fabrico.com.br/unimed
usuário: matrícula
Senha: troqueme
19
PROGRAMA MENTOR
INOVAÇÃO
E-MAILS AUTOMÁTICOS
Também para contribuir com a comunicação, o Departamento de
Gestão de Pessoas disponibiliza através do sistema de gestão de RH, a
liberação de e-mails automáticos que são direcionados ao gestor e
mentor informando a data de admissão do novo colaborador. Este
processo proporciona ao gestor e colaborador a organização de suas
agendas, para bem receber o novo colaborador.
20
E-mail disparado automaticamente ao gestor e mentor
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
PÁGINA DE ACESSO AO PROGRAMA
21
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
22
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
Personagens foram criados para que os novos colaboradores se sintam
acolhidos pelo mentor.
23
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
24
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
O programa foi desenvolvido com som para atender portadores de deficiência visual
25
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
26
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
27
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
28
PROGRAMA MENTOR
TELAS EaD
29
PROGRAMA MENTOR
RESULTADOS
903% de
aumento em horas
5998
capacitação
664
Antes - Julho 2009
Depois - Julho 2010
30
PROGRAMA MENTOR
RESULTADOS
Mentores Unimed Grande Florianópolis
31
PROGRAMA MENTOR
RESULTADOS
 Melhora
na
recepção
do
colaborador na empresa
 Maior integração do colaborador
com a Cooperativa
 Aumento
do
entendimento
do
Sistema Unimed
 Conhecimento das ferramentas de
trabalho utilizadas
32
PROGRAMA MENTOR
RESULTADOS
ANTESANTES

Seminário de Ingresso
 Registro de treinamento (não
eram contabilizadas as horas)
 Média de horas capacitação
664h
DEPOIS
Denominação do mentor na solicitação
da vaga
Acompanhamento do colaborador com
orientação do check list
Repasse de informações importantes
Solicitação de senhas e acessos
Capacitação através de Ensino a
Distância elaborado exclusivamente para o
Programa
Curso Cooperativismo - Sistema Unimed
Registro de Treinamento interno
Seminário de Ingresso
Média de horas capacitação 5998h
33
PROGRAMA MENTOR
RESULTADOS
ANTES
Todos os resultados
foram alcançados
com menos de
R$ 20.000,00 de
investimento no
desenvolvimento do
programa.
34
PROGRAMA MENTOR
DEPOIMENTOS
“O programa mentor para mim trouxe muitos resultados
positivos para a empresa. Ao meu ver este programa
é parte fundamental do processo de formação de novos
colaboradores. Uma pessoa que prepara um
colaborador para assumir novas responsabilidades,
cuida de seu desenvolvimento e acompanha seus
progressos tornando-os capazes para seguir novos
desafios.
Este programa estabelece um elo de
confiança entre o colaborador e o mentor pois ele sabe
que tem uma pessoa de referência na equipe. Com
relação ao EAD para mim surge como uma nova
perspectiva uma vez que é um programa a distância e
pode ser realizado no tempo que temos disponível. Um
programa de fácil entendimento, bem ilustrativo e
estimula a aprendizagem. Como melhorias posso citar
o formulário de check list e o email automático
informando a admissão do colaborador onde propiciou
melhor organização no dia a dia do nosso trabalho.”
Ana Luisa O de Abreu
Supervisora Produção Médica
Divisão de Produção Médica - DVPM
“Além de o novo colaborador sentir-se acolhido, o programa
possibilita aos mentores a oportunidade de conhecer mais
sobre a empresa. Durante um mês de acompanhamento
apresentamos aos novos colaboradores como funciona a
estrutura da Unimed e consecutivamente aprendemos com
isso. Somos os guias, recebemos a confiança da empresa
em apresentá-la e por isso temos grande responsabilidade.
Mesmo após o término do acompanhamento o mentor
continua sendo referência ao colaborador que ingressou na
Cooperativa. O melhor é que o mentor também tem o seu
mentor, o Departamento do Gestão de Pessoas nos dá o
suporte, através das reuniões esclarecemos dúvidas e
compartilhamos
boas
experiências.
Como mentora, agradeço a confiança depositada em mim.”
Gretin Bauer
Assistente de Responsabilidade Social
Equipe de Responsabilidade Socioambiental - EQRS
35
PROGRAMA MENTOR
DEPOIMENTOS
“O programa, acolhe, estrutura e embasa para que
os colaboradores iniciem e tenham ótimo
desempenho dentro da cooperativa, fornecendo
conhecimento imprescindível para tal progresso. O
check-list tem sua importância, pois dá foco e
direção ao trabalho, evitando que as informações
não deixem de ser repassadas. O EAD orienta e
torna-se registro do que é repassado ao
colaborador, com um modelo bem ilustrativo,
tornando-o incentivador a quem o faz. O e-mail
automático informando o dia da admissão do novo
colaborador, facilita com que o mentor programese antecipadamente para receber o novo
colaborador.”
Jorge Luiz Teixeira
Assistente de Produção Médica - Suporte Técnico
Divisão de Produção Médica
“O programa mentor agregou a integração do
novo colaborador ao grupo de forma mais
tranqüila e organizada, onde ao chegar a
empresa o mesmo já possui uma estrutura para
desenvolvimento das atividades passando por
um
processo
de
adaptação
sempre
acompanhado do seu mentor. Destaco também
o valor motivacional para o grupo que se sente
muito mais envolvido na estruturação do
ambiente de trabalho para o novo colega.”
Carlos Augusto Velho
Supervisor Divisão Gestão da Rede Prestadora
Divisão de Gestão da Rede Prestadora
36
PROGRAMA MENTOR
DEPOIMENTOS
“O Programa Mentor trouxe mais profissionalismo à empresa e possibilitou à
área de Gestão de Pessoas evidenciar para a empresa num todo, que focar
no acolhimento faz a diferença, além de criar mais um canal de comunicação
com o novo colaborador. O programa além de proporcionar uma melhor
recepção , oferece uma estrutura adequada de capacitação para os primeiros
dias de trabalho. Com isso foi possível evidenciar o quanto o mentor torna-se
uma referência para este novo colaborador no seu ingresso na Cooperativa.”
Andréa Capela
Gerente de Gestão de Pessoas
Departamento de Gestão de Pessoas
37
DIRETORIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA – DEP. GESTÃO DE PESSOAS
O desenvolvimento dos
colaboradores é peça
fundamental para o
crescimento da cooperativa.
37
Santo Antônio de Lisb