Índice do manual
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ESTE DOCUMENTO
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2
AS FASES DA METODOLOGIA
3
3
FASE DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO
4
4
5
3.1
Iniciar o acompanhamento do projeto
4
3.2
Selecionar projeto
4
3.3
Pesquisar projeto
4
3.4
Incluir projeto
4
3.5
Dashboard – Dados gerais
4
3.6
Sumário do projeto
4
3.7
Gerenciar participantes
4
3.8
Cadastrar participantes
5
3.9
Checar pendências de projeto
5
3.10 Analisar projeto
5
3.11 Documentos do projeto
5
3.12 Imprimir projeto
5
3.13 Cadastrar ações
5
3.14 Criar evento
5
3.15 Gerenciar ações
5
3.16 Informar objetivos do projeto
6
3.17 Definir mercados do projeto
6
3.18 Orçar ações na memória de cálculo
6
3.19 Detalhar item
6
3.20 Verificar pendências do orçamento
6
3.21 Corrigir pendências
6
3.22 Concluir planejamento
6
FASE DE APRESENTAÇÃO E ANÁLISE
7
4.1
Validar estratégia
7
4.2
Validar planejamento
7
4.3
Ajustar e aprovar projeto
7
FASE DE EXECUÇÃO E MONITORAMENTO
7
5.1
Alternar entre Projeto original e Projeto Simulação
7
5.2
Dashboard Dados gerais - Projeto Simulação
7
5.3
Gerenciar participantes - Projeto Simulação
8
5.4
Mudanças – Histórico de mudanças
8
Manual de Uso do Sistema Fênix
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6
5.5
Mudanças – Envio de mudanças
8
5.6
Mudanças – Análise de mudanças
8
5.7
Gerenciar ações - Projeto Simulação
8
5.8
Redefinir objetivos do projeto
8
5.9
Redefinir mercados do projeto
8
5.10 Inserir lançamentos
8
5.11 Autorizar pagamento avulso
9
5.12 Análise e aprovação – perfis N1 E N2 (Líder de projeto e Coordenador de unidade)
9
5.13 Análise e aprovação – perfis N3 (Analista de conformidade)
12
5.14 Análise e aprovação – perfis N4 (Ordenador de despesa)
12
5.15 Ver lançamentos
15
5.16 Corrigir lançamentos
15
5.17 Conclusão financeira da ação (Liberar saldo da ação)
15
5.18 Conclusão física da ação
15
5.19 Avaliar ação
15
5.20 Realocar custos de ações
16
5.21 Verificar pendências de orçamento
16
5.22 Solicitar aprovação de alteração
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FASE DE AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO
6.1
16
Avaliar resultados
7
GLOSSÁRIO
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ESTE DOCUMENTO
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17
Este documento refere-se a uma parte extraída do Manual Original do Sistema Fênix para
Contratos. Ele é fundamentado em aspectos conceituais da metodologia de gestão de projetos
que o sistema implementa e ainda apresenta um glossário explicando as terminologias
utilizadas.
A estrutura padrão do conteúdo terá como ponto de partida o ciclo de vida dos projetos,
segundo a Metodologia, buscando-se estabelecer links entre as atividades e as ferramentas de
suporte disponíveis no sistema.
Aborda exclusivamente a gestão de contratos.
Este documento é dividido primeiramente pelas fases da metodologia, suas etapas e
atividades inerentes.
Por último, um glossário com termos e conceitos utilizados.
Manual de Uso do Sistema Fênix
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AS FASES DA METODOLOGIA
A fase de PLANEJAMENTO é um processo de importância fundamental para o sucesso do
projeto, na medida em que deve estabelecer, de antemão, todos os aspectos que serão
implementados ao longo do projeto. O exercício de planejar o projeto deve ser uma
oportunidade para aprofundar o entendimento acerca do escopo geral. À medida que este
refinamento ocorre, há uma melhoria na precisão das estimativas, no detalhamento das
entregas, na descrição dos padrões de qualidade e no conhecimento mais claro dos riscos e
das partes interessadas.
Num primeiro momento, os responsáveis pelo planejamento podem não ter uma visão clara
de todo o escopo do projeto. Recomenda-se, nestes casos, que seja estabelecida uma linha de
base mínima, contendo todas as informações - prazos, custos, objetivos - visíveis no momento.
De acordo com a experiência e a documentação disponível sobre projetos anteriores, esta
primeira linha de base será mais ou menos precisa. No entanto, o fator crítico de sucesso é
promover as melhorias à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que
cercam o projeto.
Este amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como
Elaboração Progressiva, de modo que os aspectos planejados são constantemente revisitados
e ajustados em conformidade com a dinâmica e as mudanças no contexto.
A fase de APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DO PROJETO O objetivo maior é a obtenção da
aprovação para continuidade do projeto e, em segundo plano, incorporar melhorias de acordo
com a agregação de informações e conhecimento da Apex-Brasil.
Na fase de EXECUÇÃO E MONITORAMENTO se avalia também a conformidade das realizações
(físicas e financeiras) como o Regulamento de Compras e Licitações da Apex-Brasil. Nesta
etapa, todas as atividades planejadas inicialmente serão implementadas, registradas e
monitoradas, no intuito de diagnosticar a situação do projeto, as tendências e os problemas,
além de definir as ações necessárias para a recondução do projeto ao planejamento desejado.
À medida que este processo avança, o projeto deve entregar os produtos planejados e a
equipe deve gerar as suas medições de desempenho e intervir preventiva e corretivamente
quando ocorrem desvios, frente às estimativas.
A fase de AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO, a equipe procede à verificação do projeto para
averiguar os resultados alcançados, além de reunir, documentar e armazenar toda a
informação tratada ao longo de cada etapa. O bom entendimento e o registro completo acerca
do desempenho do projeto são de fundamental importância para garantir a melhoria dos
próximos, além de ser fonte de insumos para o aprimoramento dos processos de gestão.
O conceito de avaliação e encerramento preconizado na Metodologia traz algumas propostas
do modelo PMI©, já que sugerimos a avaliação periódica do projeto. O fluxo deve ser repetido
de acordo com a quantidade de etapas que compõem o projeto. Dessa forma, são feitos
“encerramentos parciais” de cada etapa no intuito de realinhar diversos aspectos do projeto,
conforme resultados evidenciados. As conclusões, a partir deste trabalho, podem variar desde
Manual de Uso do Sistema Fênix
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a constatação da superação das metas estabelecidas, até a decisão quanto à inviabilidade de
continuação do projeto.
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FASE DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO
Na etapa de planejamento, veja as atividades relativas ao Fênix:
3.1 Iniciar o acompanhamento do projeto
Na etapa de planejamento, o fator crítico para o sucesso do projeto é promover as melhorias,
à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que cercam o projeto. Este
amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como Elaboração
Progressiva, de forma que os aspectos planejados são constantemente revisitados e ajustados
de acordo com a dinâmica e as mudanças no contexto.
3.2 Selecionar projeto
Na tela principal do sistema você vai selecionar em uma lista o projeto que deseja visualizar.
3.3 Pesquisar projeto
Você pode pesquisar um projeto utilizando filtros de pesquisa como nome do projeto e
unidade Apex a qual está associado.
3.4 Incluir projeto
No item Incluir Projeto você deve definir as informações de registro do seu projeto como o
tipo, a categoria, o instrumento jurídico e as demais informações necessárias.
3.5 Dashboard – Dados gerais
No Dashboard de dados gerais você pode realizar o acompanhamento de informações do seu
projeto. São exibidos dados de identificação do projeto como nome, tipo, categoria e
instrumento jurídico, além de dados da execução financeira.
3.6 Sumário do projeto
No sumário do projeto você pode verificar informações de identificação do projeto e alterar
algumas delas.
3.7 Gerenciar participantes
Você pode gerenciar os participantes do seu projeto. Com o gerenciamento você determina a
necessidade de novos participantes e a edição ou exclusão dos existentes.
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3.8 Cadastrar participantes
Você deve determinar quem serão os participantes do seu projeto. Você pode cadastrar novos
participantes ou pesquisar participantes registrados para associar ao seu projeto.
3.9 Checar pendências de projeto
Através do Checar pendências de projeto você pode visualizar as pendências que impedem o
envio do seu projeto para avaliação da Apex. Você verá o nome, a descrição e se há
pendências impedem o envio do projeto.
3.10 Analisar projeto
Neste passo você acompanha a elaboração da análise do planejamento de um projeto,
mostrando como devem ser descritos os pareceres de aprovação, rejeição, ou solicitação de
ajuste.
3.11 Documentos do projeto
Você pode armazenar os documentos do seu projeto. O diretório do seu projeto é onde os
documentos poderão ser incluídos, alterados ou excluídos, em qualquer fase do projeto.
3.12 Imprimir projeto
Neste passo você pode gerar um documento com as principais informações do seu projeto
como dados gerais do projeto, objetivos e relatórios da execução financeira.
3.13 Cadastrar ações
Neste cadastramento são definidas as ações a serem realizadas para atender objetivos,
resultados e estratégias do projeto. Ele envolve a escolha de ações de acordo com a estratégia
geral do projeto, com as estratégias específicas por mercado prioritário e com o perfil das
empresas participantes. Considera-se também o histórico de realização das ações anteriores.
3.14 Criar evento
No item de menu Ação/Evento são criados os eventos que serão realizados na execução das
ações. Algumas ações necessitam da criação de um evento para a sua realização.
3.15 Gerenciar ações
O acompanhamento das ações cadastradas pode ser feito através do item de menu
Ação/Evento. É possível identificar ações especificas, utilizando os filtros de pesquisa
disponíveis. Você também pode criar novas ações e alterar ou excluir ações existentes. Caso
haja necessidade de mudança, é possível realizar alterações nas ações e nos eventos.
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3.16 Informar objetivos do projeto
Na opção Objetivos você deve informar os objetivos estabelecidos para o projeto, apontando
as finalidades.
3.17 Definir mercados do projeto
Na opção Mercado você verá uma lista com as informações dos mercados já associados ao
projeto. Você pode incluir novos mercados e editar informações da lista.
3.18 Orçar ações na memória de cálculo
No item de menu Memória de Cálculo é possível definir o quanto, quando e em quê serão
empregados os recursos financeiros do projeto, detalhar as informações das ações ver os itens
orçamentários.
3.19 Detalhar item
No item de menu Memória de Cálculo é possível definir o quanto, quando e em quê serão
empregados os recursos financeiros do projeto, detalhar as informações das ações e seus itens
orçamentários. É possível ver a lista das ações do projeto, e em cada ação é possível detalhar
os itens orçamentários.
3.20 Verificar pendências do orçamento
Quando o item de menu Checar Pendências do Orçamento é acionado, o sistema percorre
todas as informações relativas ao orçamento, com o objetivo de identificar pendências. Caso
existam pendências, é apresentada uma lista agrupada por tipo de pendência (projeto,
parcela, ação ou orçamento) com identificação, descrição e indicativo de impedimento de
envio.
Caso a verificação do orçamento aponte pendências, há a etapa de correção de pendências.
Veja como corrigi-las:
3.21 Corrigir pendências
Neste passo é possível corrigir as pendências de projeto, parcela, ação ou orçamento,
verificadas
no
item
de
menu
Checar
Pendências
do
Orçamento.
As correções devem ser efetuadas no item de menu Manter Memória de Cálculo. As
pendências corrigidas são retiradas da lista de pendências.
3.22 Concluir planejamento
Após o preenchimento de dados gerais, da determinação de estratégias e da verificação de
pendências, o projeto pode ser submetido à análise.
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FASE DE APRESENTAÇÃO E ANÁLISE
Na etapa de análise, veja as atividades relativas ao Fênix:
4.1 Validar estratégia
Validar a estratégia definida no Projeto, baseando-se em diversos aspectos como o cenário
econômico, alinhamento com estratégia da Apex-Brasil e do setor, coerência e coesão entre as
ações para que, de fato, implementem a estratégia.
4.2 Validar planejamento
Validar a qualidade do plano do projeto.
4.3 Ajustar e aprovar projeto
A partir das avaliações e julgamentos resultantes das atividades anteriores, decidir se há
ajustes a fazer e se o projeto deve ser aprovado/continuado.
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FASE DE EXECUÇÃO E MONITORAMENTO
Na etapa de execução, veja as atividades relativas ao Fênix:
5.1 Alternar entre Projeto original e Projeto Simulação
Projeto Original: A tela do projeto original é apresentada na cor amarela. As informações do
projeto original são as definitivas e só podem ser alteradas em projetos que estão em fase de
planejamento.
Projeto Simulação: Esta opção só fica disponível quando o projeto original está na fase de
execução. Ao acioná-la é apresentada uma tela na cor verde, similar à tela do projeto original,
permitindo simular alterações antes de efetivar a mudança no projeto original. As informações
modificadas não interferem no projeto original até que as mudanças propostas sejam
aprovadas pela Apex-Brasil.
5.2 Dashboard Dados gerais - Projeto Simulação
Quando você acionar o Dashboard de Dados gerais no projeto simulação você verá
informações referentes ao projeto simulação. São exibidos dados de identificação do projeto
como nome, tipo, categoria e instrumento jurídico, além de dados da execução financeira.
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5.3 Gerenciar participantes - Projeto Simulação
Utilizando o projeto simulação você gerencia os participantes do seu projeto. Através do
gerenciamento você determina se há necessidade de novos participantes e pode também
editar ou excluir os participantes cadastrados.
5.4 Mudanças – Histórico de mudanças
As mudanças são geradas quando você altera dados utilizando o projeto simulação. Elas são
agrupadas em conjuntos de mudanças e podem ser detalhas.
5.5 Mudanças – Envio de mudanças
Neste passo deve-se determinar se as mudanças geradas no projeto simulação podem ou não
ser enviadas para análise da Apex.
5.6 Mudanças – Análise de mudanças
Neste passo deve-se determinar se as mudanças geradas no projeto simulação podem ser
aprovadas ou rejeitadas, ou se necessitam de ajustes para a atualização no projeto original.
5.7 Gerenciar ações - Projeto Simulação
Quando um projeto entra na fase de execução, as ações e eventos só podem ser alterados
através do projeto simulação. Nele, é possível criar novas ações e eventos ou alterar os
existentes. Todas as mudanças executadas nesta fase estarão sujeitas a avaliação e aprovação
da Apex.
5.8 Redefinir objetivos do projeto
Caso seja necessário, você pode redefinir os objetivos do seu projeto. Para isso você deve
utilizar o projeto simulação.
5.9 Redefinir mercados do projeto
Caso seja necessário, você pode redefinir os mercados do seu projeto. Para isso você deve
utilizar o projeto simulação.
5.10 Inserir lançamentos
É possível inserir lançamentos a partir dos itens de menu Inserir lançamento e Lançamentos
realizados, e também a partir do detalhamento de um item orçamentário na tela de
Lançamentos realizados.
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5.11 Autorizar pagamento avulso
Ao inserir um lançamento, é gerada uma solicitação de pagamento avulso, que deve ser
analisada por meio de critérios de verificação, para autorização e liberação de pagamento.
Para visualizar e realizar análises e aprovação das solicitações, acione o item Análise e
Pareceres, no alto da tela, para ver o item BPM.
Acione o BPM para ver uma tela com listas de aprovações. Apenas perfis autorizados poderão
visualizar esta tela.
5.12 Análise e aprovação – perfis N1 E N2 (Líder de projeto e Coordenador de
unidade)
Na caixa de entrada é possível ver as solicitações mais recentes, diferenciando o tipo de
solicitação.
Para visualizar as solicitações referentes a um pagamento avulso, selecione uma solicitação de
pagamento avulso da lista.
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Uma tela é exibida, informando que estamos no primeiro nível de aprovação. Essa primeira
aprovação é indicada pela referência N1, e é de responsabilidade do Líder de projeto.
São exibidas as informações referentes à solicitação de pagamento avulso.
Após a análise da solicitação de pagamento avulso, deve-se definir se o pagamento será
aprovado ou rejeitado. Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.
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Caso determine-se que o pagamento não deve ser aprovado, o botão Rejeitar deve ser
acionado e um e-mail é enviado para o responsável pela solicitação, informando que é
necessário um ajuste.
Caso seja determinada a aprovação, o botão Aprovar deve ser acionado e o pagamento avulso
é aprovado no primeiro nível e enviado para o segundo nível de aprovação, o N2.
Quando o pagamento é aprovado, o responsável pela solicitação recebe um e-mail informando
que o pagamento teve sua primeira aprovação.
Um e-mail solicitando a análise do pagamento é enviado para o Coordenador de unidade (N2).
É a vez do Coordenador de unidade realizar a sua análise. Ele deve repetir os mesmos passos
do Líder do projeto. Caso ele determine que o pagamento deve ser aprovado, o responsável
pela solicitação recebe um e-mail informando que foi realizada a segunda aprovação.
Um e-mail solicitando a análise do pagamento é enviado para o Analista de conformidade.
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5.13 Análise e aprovação – perfis N3 (Analista de conformidade)
Acompanhando o restante do processo de autorização de pagamento avulso, veremos o papel
do Analista de conformidade (N3) na análise e aprovação.
Selecionando umas das solicitações exibidas na caixa de entrada (neste caso, a que aponta
para análise do Analista de conformidade), uma nova tela é exibida.
Essa terceira aprovação é indicada pela referência N3. São exibidas as informações referentes
à solicitação do pagamento avulso.
O Analista de conformidade deve analisar as informações da solicitação, verificando e
definindo, dentro de critérios de avaliação, a data para o pagamento avulso, que pode ser
diferente da estipulada inicialmente ou diferente da estipulada pelo responsável da análise
anterior.
Essa definição é um passo obrigatório na conclusão da análise do pagamento avulso.
Após a análise da solicitação, deve-se definir se o pagamento será aprovado ou rejeitado.
Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.
Caso determine-se que o pagamento não deve ser aprovado, o botão Rejeitar deve ser
acionado. Um e-mail é enviado para o responsável pela solicitação, informando que é
necessário um ajuste.
Caso seja definida a aprovação do pagamento, o botão Aprovar deve ser acionado.
Para que o processo de autorização do pagamento avulso continue, é necessário que um
documento em PDF com os dados da aprovação do pagamento seja gerado. Caso este
documento não seja gerado, nem pelo Analista de conformidade (N3) nem pelo Ordenador de
despesa (N4), o pagamento não é aprovado.
Para gerar e imprimir este documento, clique em Imprimir autorização.
Quando o pagamento é aprovado, o responsável pela solicitação recebe um e-mail informando
que o pagamento teve sua terceira aprovação.
Um e-mail solicitando a análise do pagamento é enviado para o Ordenador de despesa (N4).
5.14 Análise e aprovação – perfis N4 (Ordenador de despesa)
A análise N4 é realizada pelo Ordenador de despesa. Selecionando uma das solicitações na
caixa de entrada (indicando que a etapa do processo de aprovação é de responsabilidade do
Ordenador de despesas), uma nova tela é exibida.
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Estamos no quarto nível de aprovação. Essa quarta aprovação é indicada pela referência N4.
São exibidas as informações referentes à solicitação do pagamento avulso.
O Ordenador de despesas deve analisar as informações da solicitação, verificando e definindo,
dentro de critérios de avaliação, a data para o pagamento avulso, que pode ser diferente da
estipulada inicialmente ou diferente da atualizada pelo responsável da análise anterior. Essa
definição é um passo obrigatório na conclusão da análise do pagamento avulso.
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Após a análise da solicitação, deve-se definir se o pagamento será aprovado ou rejeitado.
Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.
Caso determine-se que o pagamento não deve ser aprovado, o botão Rejeitar deve ser
acionado. Um e-mail é enviado para o responsável pela solicitação, informando que é
necessário um ajuste.
Caso seja definida a aprovação do pagamento, o botão Aprovar deve ser acionado.
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Para que o processo de autorização do pagamento avulso continue, é necessário que um
documento em PDF com os dados da aprovação do pagamento seja gerado. Caso este
documento não seja gerado, nem pelo Analista de conformidade (N3) nem pelo Ordenador de
despesa (N4), o pagamento não é aprovado.
Para gerar e imprimir este documento, clique em Imprimir autorização.
Quando o pagamento é aprovado, o responsável pela solicitação recebe um e-mail informando
que o pagamento está indo para a sua última fase de análise, a análise financeira.
O financeiro também recebe esse e-mail, informando que agora é de sua responsabilidade
determinar se o pagamento deve ser autorizado, se há necessidade de estorno, ou se, mesmo
após as 4 análises, há alguma inconformidade e o pagamento deve ser rejeitado.
5.15 Ver lançamentos
O item de menu Lançamentos realizados apresenta uma consolidação dos valores realizados
nas ações e itens orçamentários. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e acionar a
opção Detalhar, é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos vinculados ao item.
5.16 Corrigir lançamentos
A correção das informações de um lançamento deve ser feita a partir do item de menu
Lançamentos realizados. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e acionar a opção
Detalhar, é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos vinculados ao item e fazer
as correções necessárias.
5.17 Conclusão financeira da ação (Liberar saldo da ação)
Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, é possível realizar a ação Concluir
financeiro, que permite concluir financeiramente uma ação. Após a conclusão financeira,
havendo saldo orçamentário disponível, este será liberado para uso em outras ações.
5.18 Conclusão física da ação
A indicação de que uma ação teve seu cronograma físico concluído é feita através do item de
menu Ação/Evento. A conclusão é efetuada manualmente.
5.19 Avaliar ação
A avaliação de ações é realizada na tela Gerenciar Ações. Após a realização do(s) evento(s) alvo
da ação, caso o tipo da ação demande a obrigatoriedade da realização da avaliação, deve-se
registrar no sistema aspectos relativos aos resultados de negócios obtidos, à gestão da ação e
à confirmação da participação das empresas participantes do projeto.
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Caso haja necessidade, você pode fazer um replanejamento financeiro. Veja mais
informações:
O replanejamento financeiro inclui a movimentação de custos das ações. Ele pode ocorrer de
duas formas, descritas abaixo. Após a verificação de pendências orçamentárias, quando não
houver mais pendências a serem corrigidas, é possível solicitar a aprovação das mudanças, na
tela de mudanças.
5.20 Realocar custos de ações
Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, o sistema apresenta uma lista das
ações do projeto. Ao selecionar uma ação é possível ver os respectivos itens orçamentários e
alterar seus valores.
5.21 Verificar pendências de orçamento
Para verificar se as realocações de custos das ações ocorreram corretamente, acione o item de
menu Checar Pendências do Orçamento. O sistema percorre todas as informações relativas ao
orçamento, com o objetivo de identificar pendências. Caso existam pendências, é apresentada
uma lista agrupada por tipo de pendência (projeto, parcela, ação ou orçamento) com
identificação, descrição e indicativo de impedimento de envio.
5.22 Solicitar aprovação de alteração
Para que as alterações efetuadas no projeto simulação do Fênix surtam efeito no projeto
original, é preciso enviar as mudanças para apreciação da Apex-Brasil. O envio das mudanças é
executado na tela Mudanças >> Enviar.
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FASE DE AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO
Na etapa de avaliação, veja as atividades relativas ao Fênix:
6.1 Avaliar resultados
Buscar informações relacionadas aos resultados essenciais do projeto, comparando as
projeções e estimativas estabelecidas no planejamento com os valores efetivamente gerados
pelo projeto. Esta análise quantitativa deve ser contextualizada de forma a registrar
impressões, mudanças e quaisquer variáveis que tenham tido influência sobre tais resultados.
Elaborar relatório técnico contendo a avaliação geral dos resultados e desempenho do projeto,
partindo-se dos relatórios técnicos parciais elaborados ao longo do projeto. Analisar,
criticamente, o cumprimento do escopo previsto, registrando as impressões sobre a execução
do projeto.
Manual de Uso do Sistema Fênix
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Todos os recursos empregados no projeto deverão ter comprovação formal do destino que
tiveram e as consolidações dos valores deverão ser consistentes com o orçamento previsto do
projeto.
7 GLOSSÁRIO
Ação- Implica um conjunto de atividades desempenhadas no escopo do projeto, com vistas a
derivar um dos seus produtos/serviços/resultados. Um projeto, em geral, possui um conjunto
de ações, e cada uma possui um conjunto de marcos críticos.
Categoria do Projeto- Classificação para definir o foco de atuação do projeto. Ex.: Gestão
(Processos Internos) ou Negócio (Voltado para atividades externas, exportação).
Comitê Gestor- Fórum superior de decisão sobre os projetos que tem a função de
democratizar as decisões estratégicas acerca da gestão do conhecimento e dos resultados,
ampliando a participação de empresas (beneficiários finais dos projetos) e representantes
empresariais, como sindicatos e associações locais.
ECM- Sistema responsável pelo gerenciamento de arquivos (Enterprise Content Management).
Fase do Projeto- Representa o ciclo de vida do projeto. As fases existentes são: Planejamento,
Apresentação e análise, execução, prestação de contas e conclusão.
Fator de Risco- Evento com determinado grau de incerteza associado que, ao se concretizar,
impacta uma ou mais variáveis do planejamento do projeto.
GEOR – Gestão Estratégica Orientada para Resultados- Metodologia adotada pela Apex-Brasil
através da qual implementa processos de gestão de projetos, com foco na produção de
resultados alinhados com o planejamento estratégico da organização executora. A GEOR se
baseia em 4 pilares principais, quais sejam: direcionamento para clientes, foco em resultados,
visão estratégica, intensidade, prontidão e proximidade da ação gerencial.
Gestor de Projeto- Colaborador da Apex-Brasil responsável por acompanhar a condução do
projeto. Internamente, é a pessoa que garante a aderência do projeto à GEOR e reporta os
avanços e problemas à gerência.
Grupo Gestor- Equipe da Apex-Brasil dedicada à gestão de um conjunto de projetos
relacionados a setores produtivos correlatos, por exemplo: O grupo gestor Moda engloba os
setores de calçados, vestuário, tecelagem, etc.
Líder de Projeto- Colaborador da Apex-Brasil responsável pela gestão de um “projeto de
gestão interno”.
Marco Crítico- Representa a conclusão de uma atividade significativa do projeto. Os marcos
críticos devem ser agrupados de acordo com as Ações planejadas para o projeto.
Memória de cálculo- Documento que reúne os valores orçados para o projeto, classificados
por grupos de ações e itens orçamentários.
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NCM- Sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul, que guarda um código de 8 dígitos para
identificar um tipo de produto de forma única. Os produtos exportados, em geral, possuem um
código NCM associado e esta informação é importante para avaliações relacionadas à
diversificação da pauta de exportação. Referências:
http://www.braziltradenet.gov.br/NCMP.aspx
http://www.desenvolvimento.gov.br/sitio/interna/interna.php?are=5&menu=1095
ODS- Base corporativa responsável pelo armazenamento de dados comuns a diversos sistemas
existentes na Apex-Brasil (Operational Data Storage).
Projeto Interno- Esforço empreendido por tempo determinado, com uso exclusivo de recursos
da Apex-Brasil e foco principal na melhoria das condições, formas de trabalho e estratégia da
própria Agência. Outro termo sinônimo utilizado é “projeto de gestão interno”.
Plano de Contingência- Conjunto de ações planejadas para o tratamento de riscos do projeto,
com o intuito de minimizar ou maximizar o impacto, para o caso de concretização dos
mesmos. O plano de contingência é elaborado, portanto, visando a amenizar ou aproveitar as
consequências do fato.
Plano de Mitigação- Conjunto de ações planejadas para o tratamento de riscos do projeto,
com o intuito de minimizar ou maximizar a probabilidade de concretização do mesmo. O plano
de mitigação de riscos é elaborado, portanto, visando à eliminação/transferência ou efetivação
dos mesmos.
Programa- Conjunto de projetos que têm algum grau de interação e contribuem para objetivos
comuns, de forma que devem ser planejados e acompanhados em grupo.
Projetos Finalísticos- Esforço empreendido por tempo determinado, somente pela Apex-Brasil
ou em parceria com empresas, consórcios, cooperativas ou entidades setoriais representantes
da iniciativa privada, tendo como objetivo a promoção de exportações e divulgação de
produtos brasileiros de um ou mais setores da economia. Podem ser mencionados como
Projetos de Negócio, que se dividem em “próprios” e “em parceria”.
Subprojeto- Para o sistema, terá as mesmas características de um projeto normal, no entanto,
sendo responsável pela entrega de parte do escopo.
Tarefa- Menor nível de detalhamento das ações de um projeto. As ações possuem marcos
críticos que, por sua vez, podem possuir tarefas.
Tipo do Projeto- Classificação do projeto em relação à entidade executora principal. Ex.:
Próprio (Apex é responsável pelo projeto) ou Parceria (Entidade é a responsável).
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