Gestão do Tempo
AT086 –Gestão de Projetos – UFPR/CEIM
Prof. Umberto Klock
Gestão do Tempo
Principais desperdiçadores de
tempo:
Gestão do Tempo
• Começar um trabalho sem planejá-lo primeiro,
ou seja, partir para o AGIR antes do PENSAR
em como agir.
• Fazer atividades improdutivas por mero
hábito, deixando para depois as atividades de
maior importância
Gestão do Tempo
• Manter vários controles e arquivos
desnecessários, ou seja, sistemas não
produtivos que só servem para o desperdício
do tempo.
• Dar muita atenção a tarefas de resultado
pouco significativo.
Gestão do Tempo
• Ter dificuldade em prever períodos de pico,
não conseguindo elaborar um plano de ação
para as emergências.
• Fazer visitas ou telefonemas desnecessários,
gastando seu precioso tempo com longas
conversas sem conteúdo.
Gestão do Tempo
• Socializar por longos períodos entre as tarefas.
• Não erguer barreiras eficazes contra
interrupções, não conseguindo terminar nos
devidos prazos suas tarefas.
Gestão do Tempo
• Fazer coisas que deveriam ser delegadas, ou
que não façam mais parte de seu serviço.
•
• Não participar regularmente das reuniões de
planejamento, a fim de racionalizar métodos e
desenvolver estratégias em função dos prazos.
Gestão do Tempo
• Dedicar-se a assuntos pessoais antes de
começar os assuntos profissionais.
Gestão do Tempo
• FAZER O TEMPO RENDER:• Planejar, elaborando um plano de ação diária
para atacar todas as emergências e pendências
além de desenvolver um plano de pró-ação.
• Concentrar-se, pois a atenção concentrada
permite que o tempo seja racionalizado e melhor
administrado.
Gestão do Tempo
• Fazer pausas : já foi comprovado que o repouso
aumenta a eficácia.
• Evitar a desordem / Dicas para a classificação de
papéis :
• Providências imediatas
• Prioridade menor
• Pendências
• Para leitura
Gestão do Tempo
• Não ser perfeccionista : esforçar-se para
conseguir o ótimo é muito diferente de
empenhar-se para atingir a perfeição a
qualquer preço, não medindo consequências.
•
• Não ter medo de dizer “não”, pois o uso
adequado da palavra gera economia de
tempo.
Gestão do Tempo
• Não transferir para outro dia o que deve ser
feito hoje, adiando ou delongando as tarefas.
Lembre-se : fazer o mais difícil no início do dia
é uma boa dica.
•
• Aplicar cirurgia radical em sua vida : rever
hábitos, rotinas, atividades pessoais e
profissionais, verificando constantemente
seus objetivos.
Gestão do Tempo
• Delegar : diferente de transferir sem treinar.
Gera economia de tempo e motivação da
equipe, através da sua energização.
•
• Não ser ergomaníaco, pois trabalho eficaz é
diferente de trabalho em excesso, desregrado.
Gestão do Tempo
• Importante :
• Trabalhar hoje, aqui e agora, pois o passado é
irrecuperável e o futuro, apenas um conceito.
• Devemos saber administrar nosso tempo
respeitando todas as nossas esferas, buscando
descobrir porque adiamos decisões e como
fazer para controlar essa tendência,
aproveitando melhor o nosso precioso tempo.
• GERENTE DE PROJETO – GESTOR DE PROJETO
GP
As 6 habilidades do Gerente de Projeto
Fernando C Barbi, PMP
“É preciso ser sincero, honesto, transparente.
O líder tem de dar ao grupo o que ele precisa, não o
que ele quer.
Tem de satisfazer às necessidades, e não os desejos.
É fundamental consquistar a confiança da equipe e
conhecer seus limites.
Não interferir no poder do outro, deixá-lo trabalhar.
As pessoas precisam ser encorajadas.”
Carlos Alberto Parreira
1. Bom comunicador.
• Tanto oralmente quanto por escrito, o bom
GP deve ter grande habilidade para se
comunicar, transmitir e receber mensagens
dos demais membros da equipe e dos
interessados.
• Comunicar é um processo bi-direcional: não
basta enviar a mensagem, é necessário que
ela seja recebida com precisão.
2. Líder
• (nada a ver com “chefe”, liderar é motivar, é
mostrar como se fez pelo exemplo)
Por líder entende-se alguém que:
(1) tem um senso claro de missão a cumprir, com foco e
comprometimento,
(2) serve de modelo ao personificar os valores que defende,
(3) seja capaz de ter empatia, saber se colocar no lugar do outro
e
(4) seja orientado a resultados, de forma a ser admirado (e não
temido) pelos liderados.
3. Organizado
•(saber onde está cada informação quando
precisa dela).
A organização permite identificar rapidamente onde estão os
dados necessários para a tomada de decisão.
Os mecanismos de busca textual tornam certos procedimento
catalográficos menos importantes do que já foram.
Uma dica é usar os serviços de hospedagem de documentos
online para ter acesso aos dados necessários relevantes a
qualquer hora e de qualquer lugar.
4. Negociador
• (não ser um “tirano” ou um “fraco”).
Mas o que é negociar?
O que você pensa quando está negociando?
Negociar é trocar algo de valor para mim por algo de valor para
você.
Numa negociação, a percepção de valor é fundamental: o que é
escasso para mim pode não ser para você.
Também é importante que o líder tenha como meta sempre o
“ganha-ganha”, em que os dois lados ganham.
4. Negociador
Na próxima negociação, ao invés de pechinchar tente
extrair mais do outro lado pelo mesmo valor, para ele
o serviço adicional que ele lhe prestará pode custar
menos do que o valor que você iria pedir de
abatimento e ambos saem satisfeitos.
A alternativa é "eu ganhar em cima de você", que traz
ressentimentos e baixa produtividade.
5. Desembaraçado.
• (O bom GP é pró-ativo e toma iniciativas por
conta própria).
Pessoas tímidas podem ter dificuldade em abordar uma pessoa
que esteja com desempenho fraco para cobrar resultados.
O GP não pode ter este tipo de auto-bloqueio, mas também não
precisa ser o cara mais popular, como o "rei da festa".
Ele precisa ter iniciativa para agir a partir dos dados de
desempenho coletados e sem o receio de ser mal recebido pelos
demais interessados do projeto.
6. Ético
• (Respeitando as regras de conduta da profissão e as
normas do grupo, o GP é respeitado por sua equipe).
Apesar de não termos tido bons modelos em nossos líderes
políticos recentemente, a ética é importante.
É ela que nos protege da cobiça alheia desenfreada e dá chances
a todos de competir.
Sem ética, o grande quebraria o pequeno, o forte subjugaria o
fraco e o mundo seria um lugar pior para todos, mesmo
para os fortes e poderosos.
6. Ético
• Um bom princípio ético nos foi legado pelo
filósofo alemão Emanuel Kant:
"Haja como se suas ações fossem se tornar normas
de conduta para todos".
O que poderiamos por em outra versão:
"Haja de forma a poder explicar para a seus filhos o
que você faz, sem passar vergonha".
Conclusão
Uma pessoa que tenha todas estas
habilidades costuma ser um bom GP.
Mas se isso não for possível e você
tiver de escolher, provavelmente o
mais importante aspecto seja o da
liderança.