OFICINA REDAÇÃO
EMPRESARIAL
MÓDULO I
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
CORRESPONDÊNCIA

É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o
ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma
pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva
por meio de papéis, cartas ou documentos. Por
ampliação de sentido, passou a designar todo o
conjunto de documentos: bilhetes, cartas, memorandos,
ofícios, circulares, telegramas.
EFICÁCIA NA COMUNICAÇÃO: OBTENÇÃO DA
RESPOSTA CORRETA

Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do
receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito
bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela
não estabelece uma comunicação.

Deve-se responder às perguntas: o que, a quem,
quando, como, onde e por quê.
CÓDIGO ABERTO E FECHADO
Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em vez
de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O código
aberto possibilita muitas interpretações, o fechado admite apenas
um entendimento.
[1] “Sílvia, ligue à tarde para aquela empresa.”
[2] “Sílvia, telefone às 15 horas para a Editora Atlas e fale com o Sr.
Carlos, do Departamento de Marketing. Pergunte-lhe quando
receberei a proposta de representação.”
PRECONCEITOS E ESTEREÓTIPOS
A correspondência comercial ainda exige atenção
quanto aos preconceitos, estereótipos. Estereótipos
são idéias cristalizadas, que se utilizam para
reconhecer fatos ou pessoas de forma imediata, sem a
participação de reflexão:
Mulher no volante, perigo constante.
Pessoas de determinada raça são assim ou assado.
REPERTÓRIO LEXICAL

Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o
mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural
de cada indivíduo.

Para obter sucesso na redação comercial, é preciso
prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor,
aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas
que fazem parte do mundo dele.
ESCOLHA DO CANAL

É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor
suas idéias: telefone, fax, e-mail, telegramas...
MENSAGENS QUENTES E FRIAS
As mensagens quentes têm excesso de
informação, são muito formais, rígidas, tensas, por
isso exigem atenção redobrada do leitor. É preferível
ser conciso, econômico nas idéias, tratar de um
assunto de cada vez, ser coerente.
COMO ATRAIR A ATENÇÃO DO LEITOR: O
TÓPICO FRASAL
Um assunto somente – é necessário restringir o assunto
do texto. É preciso estabelecer uma idéia central para a
carta. Quanto aos parágrafos, deve-se escrever de
modo que a idéia do parágrafo seja identificada
rapidamente. O parágrafo não se reduz a seu aspecto
visual/estético, nem tem sua extensão medida em
centímetros. Mudando o assunto, muda-se o parágrafo.
Cabe ao emissor pensar antes de escrever para que
suas idéias se tornem claras.
TÓPICO FRASAL
Todo o primeiro parágrafo constitui o tópico frasal. O
emissor trata de um assunto somente. O uso do tópico
frasal num parágrafo funciona como uma frase-núcleo,
uma frase que resume todo o pensamento que será
desenvolvido no corpo do parágrafo. Se no
desenvolvimento surgirem idéias que não constam da
frase inicial, tal fato indica que melhor será o redator
mudar de parágrafo.
Tópico frasal
Desenvolvimento
Conclusão
A
fábrica
de
canetas
Prudentina negocia com a
firma Comercial São José há
15 anos.
No decorrer desse período,
vendemos-lhe
faturas
no
montante de milhares de reais
e as contas sempre foram
pagas tão prontamente quanto
as
condições
comerciais
permitem.
A Comercial São José nunca
fez negócios conosco que não
pudesse
saldar
e
dela
podemos afirmar que é
honesta e merecedora de
crédito.
INTRODUÇÕES COMUNS NA
CORRESPONDÊNCIA
As introduções devem ser criativas e sempre
estimular o receptor a continuar a leitura da carta.








Participamos-lhe que...
Cientificamos-lhe que...
Com relação aos termos de sua carta de...
Atendendo às solicitações constantes de sua carta...
Solicitamos a V. Sª a fineza de...
Com referência à carta de V. Sª de...
Em vista do anúncio publicado no...
Informamos a V. Sas. que...
Evitem introduções rançosas como: comunicamos
em resposta e outras
FECHOS DE CORTESIA
A tendência é reduzir ao mínimo as palavras de um
fecho de carta. Ele é constituído pelo último parágrafo
da correspondência; os mais comuns são:












Atenciosamente.
Respeitosamente.
Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.*
Cordiais saudações.
Saudações.
Saudações atenciosas.
Com distinta consideração.
Apreciaremos sua pronta resposta.
Antecipadamente, somos gratos.
Cordialmente.
Um grande abraço.
Abraços.
Alguns fechos antiquados:











Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso.
Sendo o que se apresenta para o momento...
No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu abraço cordial e
atencioso.
Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e
amável.
Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa
elevada consideração e distinta amizade.
Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos
prazerosamente.
Com meus cumprimentos e renovando minhas felicitações, aqui vai meu
abraço cordial e fervoroso.
Aguardando com interesse..., renovamos ao ensejo...
Subscrevo-me.
Sem mais para o momento.
Despedimo-nos.
Fechos para comunicações:
O fecho tem a finalidade de saudar o destinatário e finalizar o
texto.
Com o intuito de simplificá-los e uniformizá-los, estabeleceuse apenas dois fechos diferentes para todas as modalidades
de comunicação oficial:
 Para autoridades superiores, inclusive Presidente da
República:
Respeitosamente,
 Para autoridades de mesma hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Expressões Evitáveis:
De ordem superior.
Para os devidos fins.
Chamo a atenção de V. Sa.
O assunto em epígrafe.
Reporto-me ao seu ofício-circular em
referência.
ASSINATURA
Dispensa-se em qualquer documento o uso de traço
para a assinatura. O fecho é composto da
despedida e da assinatura.
Coloca-se sob o nome de quem assina a
correspondência o cargo ou função que ocupa na
empresa ou repartição.
CARGO OU FUNÇÃO DE QUEM ASSINA A
CORRESPONDÊNCIA
Não se usam caracteres maiúsculos para ressaltar
cargos ou funções do emissor:
Paulo Malheiros,
Diretor.
E não:
Paulo Malheiros,
DIRETOR.
Exemplo de fecho:
Atenciosamente,
Pedro Limoeiro,
Diretor.
A vírgula após o nome é necessária, porque depois dele vem um aposto.
A gramática pede que se separe o aposto do fundamental.
Aposto é a palavra ou expressão que explica termo já expresso na
oração.
Fundamental é a palavra ou expressão explicada:
Lívia, minha filha, é muito esperta.
Lívia – fundamental
Minha filha - aposto
ANEXOS
Anexos são documentos que acompanham a
correspondência. Possibilidades de uso da palavra:
1. Se o anexo for único:
Anexo único.
2. Se forem vários anexos, no primeiro escreve-se:
Anexo nº 1.
E no último:
Anexo nº X e último.
3. Quando se faz referência a alguma página de um
anexo, procede-se da seguinte forma:
Anexo 1/2
Anexo 3/9
4. Quando são vários anexos, na carta coloca-se:
Anexos: 6
5. Havendo apenas um anexo, escreve-se, antes das
iniciais do redator e do digitador:
Anexo – e o nome do anexo
Respeitosamente,
Jonas Weber,
Gerente de Vendas.
Anexas: Notas promissórias.
FL/MS
Cuidado com a concordância nominal:
Anexas: notas promissórias.
Anexos: documentos assinados.
Anexa: guia de recolhimento.
Anexo: pedido assinado por V. Sa.
Evite-se a expressão em anexo.
CÓPIAS
Usa-se colocar ao pé do texto da carta, nos casos em
que haja interesse que a correspondência seja lida
por mais de uma pessoa (ou departamento), a
abreviatura c/c, que significa com cópia.
c/c: Departamento Jurídico.
PROBLEMAS COMUNS NA
CORRESPONDÊNCIA
1. Repetição de idéias, palavras, verbos, auxiliares,
tornando a redação monótona, cansativa.
Exemplos:
- “Estava disposta a reescrever a carta.” (evitar)
“Resolvera reescrever a carta.” (preferir)
- “O diretor tinha proporcionado um momento de reflexão.” (evitar)
“O diretor proporcionara um momento de reflexão.” (preferir)
- “A secretária estava com receio de que o gerente a repreendesse.”
(evitar)
“A secretária receava que o gerente a repreendesse.” (preferir)
2. VAGUIDADE DAS EXPRESSÕES
A falta de reflexão e a pressa geram a busca de
palavras imprecisas, que servem para tapar
qualquer buraco na mensagem.
Exemplos:
- a dizer a verdade;
- além disso;
- casualmente;
- conjuntura atual;
- definitivamente;
- ensejo;
- mui respeitosamente;
- oportunamente;
- na verdade;
3. PROLIXIDADE
Cartas comerciais não devem ser escritas com muitas
palavras, deve-se evitar principalmente palavras
supérfluas.
Exemplos:
- Já tratamos desse assunto muito apressadamente.
Tratamos desse assunto apressadamente.
- Nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons.
Nossos produtos são bons.
- Ele não a tinha visto.
Ele não a vira
- Ele foi repreendido pelo diretor.
O diretor o repreendeu.
MÓDULO II
MODELOS DOCUMENTAIS
REDAÇÃO OFICIAL
Considerações preliminares:
A redação oficial caracteriza-se pela
impessoalidade, formalidade, concisão e
clareza do texto.
A importância dos documentos gerados
por ela também deve ser ressaltada uma
vez que eles são o meio de prova de
quaisquer eventualidades judiciais.
1. ATA
Conceito:
Documento em que estão registradas, de forma
resumida, mas com toda clareza, as ocorrências
e decisões tomadas em reuniões, assembléias
ou sessões realizadas. É lavrada em livro
próprio, devidamente registrado, numerado e
com as páginas rubricadas pela autoridade de
efetuou o termo de abertura e encerramento. É
importante que esse documento, para fins
jurídicos, não tenha rasuras nem modificações
posteriores a sua aprovação. Deve conter a
assinatura de todos os participantes da reunião.
Estrutura
1.
2.
3.
Timbre da Instituição
Título: número de ordem da reunião, nome
do órgão/setor, data, local, nome das
pessoas presentes, presidente e secretário,
assunto (pauta).
Texto: escrito em espaço, parágrafos ou
alíneas. Não pode haver rasuras e as siglas
devem ser evitadas. Os números são
escritos por extenso. Os erros na redação
devem ser retificados pela expressão
“digo”entre vírgulas. Se forem notados
apenas no final do texto, emprega-se o
termo “em tempo”seguido de dois pontos e
da correta informação.
Observações:
Deve-se numerar as linhas do texto para
facilitar a recuperação das informações.
Prazo de guarda do documento:
Permanente
(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)
Ata da ............Reunião do......................
Modelos de documentos
ATA
1.Aos .....dias do mês de...... de.........(ano
2.por extenso), às ........(hora, minuto, por
3.extenso), no ... (órgão, por extenso,
4.evitando siglas, local e endereço), sob a
5.presidência de.......estiveram presentes
6.(nome dos participantes). Aberta a sessão
7.foi lida e aprovada a ata da reunião
8.anterior. A pauta dessa reunião é
9.(resumo do assunto tratado). Nada mais
10.havendo a tratar, foi encerrada a sessão
11.às.....(hora). Eu......lavrei a presente ata
12.que após lida e aprovada será assinada
13.por mim e por......(presidente da reunião)
2. CARTA
Documento particular, pode ser usado
também em Instituições Públicas quando o
assunto não exigir formalidade como:
convites, agradecimentos, informações.
A carta é usada quando não for necessário o
uso do ofício ou quando não se tem a
competência hierárquica para usá-lo.
Estrutura:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Timbre da Instituição
Local e data
Endereçamento (nome, forma de
tratamento e endereço)
Vocativo
Texto
Fecho (*forma de cortesia e o uso do
Respeitosamente ou Atenciosamente, de
acordo com a hierarquia entre o remetente
e destinatário)
Assinatura
Nome e cargo do emitente
Observações:
Recomenda-se numerar as folhas e não
deixar a assinatura em página isolada.
Prazo de guarda do documento:
De acordo com o assunto.
(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)
Viçosa, 4 de abril de 2007.
Modelo de documentos
CARTA
Sr.........................(nome)
.............................(cargo)
.............................(endereço)
Vocativo:
Agradecendo o convite para ministrar
palestra no IV Encontro de Secretárias
Executivas, informo a V. Sª que não poderei
estar presente, em virtude de compromissos
assumidos anteriormente.
Atenciosamente,
…………….(assinatura do remetente),
……………….(nome do remetente),
………………..(cargo do remetente).
3. CIRCULAR
Conceito:
Documento de caráter interno da Instituição,
expedido
simultaneamente
a
vários
destinatários. Pode ser apresentado como
ofício-circular*, memorando-circular, cartacircular, conforme necessidade.
É aconselhável que esse documento seja
emitido a unidades hierarquicamente iguais
ou superiores a que representa.
*No caso da UFV, foi adotado o modelo de ofício-circular, de acordo
com o Manual de Redação Oficial em vigor.
Estrutura:
Segue a estrutura do Ofício-circular, conforme padrão
UFV:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Timbre da Instituição
Ofício-Circular: lado esquerdo, por extenso, seguido
do número do documento, o ano e as iniciais do
setor que emite o documento (caixa alta)
Data
Vocativo
Texto
Fechamento
Assinatura
Destinatário
Observações:
A palavra anexo deverá ser colocada 5 ou 6
espaços após a assinatura, à esquerda.
Poderá escrever o nome do documento
anexado ou apenas informar a quantidade de
anexos, no caso destes já terem sido
mencionados no texto.
Se o texto for longo, utilize outra folha e
numere as páginas à margem superior
esquerda, seguida do índice. Ex: (Fl.
n°..../....do Ofício-circular n° xxx/ano/órgão
emitente)
Recomenda-se tratar de apenas um assunto
em cada ofício-circular para facilitar seu
arquivamento.
Prazo de guardo do documento:
De acordo com o assunto
(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)
Ofício-Circular nº 001/2006/DAD
Viçosa, 16 de abril de 2007.
Modelos de documentos
Senhor Pró-Reitor:
CIRCULAR
…………………………………………...…………
………………………………...……………………
……………………...
Cordialmente,
Fulana de Tal
Cargo
Ao Senhor
Prof. Sicrano de Tal
Pró-Reitor de Planejamento
UFV
4. OFÍCIO
Conceito:
Documento oficial mais comum, só pode ser
expedido por órgão público. É a forma de
comunicação com outros órgãos públicos ou
com particulares. Nas Universidades, é de
competência de Reitores, Pró-Reitores,
Diretores
de
Divisão,
Chefes
de
Departamentos.
Estrutura:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Timbre da Instituição
Índice: ao lado esquerdo, ex: Ofício nº
000/ano/sigla do setor.
Data
Vocativo
Texto
Fechamento
Assinatura
Endereçamento (abaixo, junto à margem
esquerda)
Observações:






Se o assunto for extenso, utilize outra folha
e numere-a
Mesmo que tenha mais de uma folha, o
endereço deve ser colocado na folha inicial
Só pode ser expedido por órgão público, seu
destinatário, entretanto, por ser, além de
outro órgão público, um particular
Numerar os parágrafos a partir do 2º
Tratar de um assunto em cada ofício
Uma diagonal (/) acima do endereço, junto à
margem
esquerda,
significa
que
o
documento contém anexos, ex: /2 (contém 2
anexos)
(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)
OFÍCIO (sigla do órgão) nº
(local, data)
Modelos de documentos
Vocativo:
OFÍCIO
Texto (parágrafos numerados a partir do
segundo)
2.
3.
Atenciosamente ou Respeitosamente,
(Assinatura, cargo ou função)
Ao Sr. Fulano de Tal,
Diretor da Escola Zeca Ribeiro.
(TIMBRE DA INSTITUIÇÃO)
OFÍCIO XXX nº 345/2007
Caicó, 26 de outubro de 2007.
Senhor Prefeito:
Temos a satisfação de convidar Vossa Excelência para assistir ao
espetáculo folclórico que a Escola Municipal Chico Bento promoverá, no dia 28
de novembro do corrente, com início às 21 horas, em seu auditório.
Respeitosamente,
Joaquim Berro D’Água,
Diretor da Escola Municipal Chico Bento.
Ao Excelentíssimo Senhor Prefeito Municipal de Caicó (MG).
5. RELATÓRIO
Conceito:
Documento onde o servidor expõe a atividade
de um órgão/setor ou presta conta de seus atos
a uma autoridade, de nível hierárquico
superior.
Geralmente produzido para expor situações de
serviço, resultados de exames, eventos, cursos,
projetos, programas,etc.
Estrutura:
1. Título.
2. Vocativo.
3. Texto, que deve constar de introdução, análise
ou desenvolvimento e conclusão.
4. Fecho, utilizando-se as mesmas fórmulas usuais
de cortesia como o padrão memorando/ofício.
5. Local e data, por extenso.
6. Assinatura, nome e cargo ou função do
signatário.
7. Anexos, complementação do relatório, como
gráficos, tabelas,etc.
Validade do documento
· Permanente.
Observação:
1. Deverá ser encaminhado através de
memorando
(quando
interno
à
Universidade) ou por ofício (quando
externo à Universidade).
Devido às diversas versões de relatórios. Serão listadas
apenas, as partes mais importantes:
1. Abertura.
2. Sumário, onde são indicadas as partes de que se
compõe o relatório.
3. Introdução, onde se enuncia o objeto e o objetivo do
relatório.
4. Desenvolvimento, onde se relata os fatos que são
objetos do relatório e a metodologia utilizada.
5. Conclusão.
6. Recomendações.
7. Anexos e apêndices.
8. Bibliografia
Referências Bibliográficas:
ABREU, Antônio Suárez. Curso de redação. 12.ed. São Paulo: Ática,
2005.
MEDEIROS, João Bosco. Correspondência: técnicas de comunicação
criativa. 16. ed. São Paulo: Atlas, 2003.
KASPARY, Adalberto José. Redação Oficial: normas e modelos. 12 ed.
Porto Alegre: Prodil, 1995.
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de atos e
comunicações oficiais. Niterói. 2003.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA. Pró-Reitoria de
Planejamento e Orçamento. Manual de redação oficial. Viçosa:
UFV, 2002.