Formulários (conceitos)
•“...um documento, com campos pré-impressos onde
são preenchidos os dados e as informações, que
permite a formalização do fluxo das comunicações
nas organizações.” (D’ASCENÇÃO, 2001)
“Documento que possui campos delineados para
coleta e registro de dados e informações
necessários a sistemas administrativos.” (OLIVEIRA,
2002)
“Documento que transporta dados e informações de
uma pessoa, ou unidade, para outra. É a
materialização do dado.” (ARAÚJO, 2001)
Formulário
Veículo de
• Divulgação,
• Processamento
• Armazenamento de informações.
Formulários
Objetivos
• Documentar e centralizar as informações
que tramitam em um processo
• Agilizar o fluxo das informações de um
processo
• Reduzir custos operacionais
• Padronizar informações e procedimentos
• Formalizar operações de caráter legal
Formulários
Requisitos básicos
• Sequência dos campos
• Formatação e adequação dos campos
(utilização, tipos de preenchimento –
manual, mecanizado, eletrônico)
Formulários
Requisitos complementares
• Identificação da organização
• Titulação adequada
• Numeração apropriada
• Previsão para o arquivamento
• Codificação e registro de impressão
• Identificação do destino das vias.
Elaboração de formulários
• Levantamento e análise das necessidades
– Inventário dos formulários existentes
– Levantar o fluxo de trabalho e a presença
das informações
– Estudar a viabilidade de aproveitar os
formulários existentes
• Elaboração de novos formulários
– Identificar as informações importantes
– Desenhar o layout do formulário
– Tamanho e formato do papel
Elaboração de formulários
• Tipo e qualidade do papel
– Duração do formulário
– Importância
– Quantidade e destino das vias
– Uso ou finalidade do formulário
– Normas ABNT
• Peso do papel
– Quantidade de cópias
– Menores despesas postais
– Menor espaço para arquivamento
– Menor custo
Elaboração de formulários
• Cores
– Diferenciar formulários
– Diferenciar as vias
– Destaque para certos campos
– Exigências da legislação
– Padrões da organização
– Fácil reconhecimento
Exemplos – DCTF 3.0
Exemplos – DIRPF2004
Exemplos – PJSI 2004
Análise de formulários
• Identificação
Questões (Atitude
interrogativa)
Análise (verificar)
Qual o nome do
formulário?
Dá idéia clara das
funções, objetivo e uso
Qual o objetivo?
Claro, compatível com as
funções, factível
Qual o sistema de
codificação/identificação?
Adequado à funções e uso
Qual a área?
Está identificada
Como a empresa está
identificada?
Análise de formulários
• Processo de emissão
Questões (Atitude
interrogativa)
Análise (verificar)
Quais as condições de
preenchimento?
Plano, contínuo ou
eletrônico
Quais os critérios de
preenchimento?
Manual, mecanizado,
seqüência lógica,
uniformidade, repetição
É a área que realmente
Qual área emite o formulário?
deve emiti-lo
Qual o sistema de segurança? Adequado
Qual o processo reprográfico
Atende às necessidades
Análise de formulários
• Aspectos físicos
Questões (Atitude
interrogativa)
Análise (verificar)
Qual o tipo e tamanho?
Segue ABNT, é adequado
às funções
Quantas vias?
Destino, necessidade
Qual o tipo de reprodução
das vias?
Com carbono, qual tipo
Quais as cores?
Adequação
Como está diagramado?
Lógica, racionalidade,
clareza.
Análise de formulários
• Fluxo e operacionalização
Questões (Atitude
Análise (verificar)
interrogativa)
Qual o fluxo no processo?
Fluxo lógico, de acordo às
necessidades, tempo de
espera e causas, gargalos
Por quantas áreas o
formulário tramita?
Há necessidade. E se não
tramitasse por todas.
Qual o tempo em cada
área e o tempo total?
Tempos adequados às
necessidades das áreas
Qual o custo do
formulário?
Relação custo/benefício
Análise de formulários
• Fluxo e operacionalização
Questões (Atitude
Análise (verificar)
interrogativa)
Há realmente
necessidade. Utilização do
Tramita em outro
formulário pelo outro
processo? Qual e por quê? processo. Destino que
esse processo dá ao
formulário
Quais os principais
problemas do formulário e
seu fluxo?
Problemas representam
mudança significativa.
Impactos da mudança.
Análise de formulários
• Fluxo e operacionalização
Questões (Atitude
Análise (verificar)
interrogativa)
Qual o consumo
(periódico) do formulário?
Edição/ aquisição/
sistemática de controle
adequados ao consumo
O que aconteceria se o
formulário fosse
eliminado?
Pode ser dividido em
outros, incluído em um já
existente ou eliminado.
Análise de formulários
• Arquivamento
Questões (Atitude
interrogativa)
Análise (verificar)
Qual a sistemática de
arquivamento
Características físicas,
sistema de busca,
consulta e
rearquivamento,
localização física
Qual o tempo de
arquivamento?
Arquivos atendem às
necessidades do tempo
de arquivamento
Análise de formulários
• Arquivamento
Questões (Atitude
interrogativa)
Análise (verificar)
Existem dispositivos legais
Aspectos legais do
para arquivamento?
formulário
Quais?
Qual o processo de
eliminação do formulário?
Adequado à legislação e
às necessidades.
Sistemática de eliminação.
Análise de formulários
• Controle
Questões (Atitude
interrogativa)
Análise (verificar)
Qual o processo de
controle e registro dos
formulários?
Processo de controle e
codificação permite
acompanhamento do ciclo
de vida dos formulários
existentes na organização
Qual a área que controla
os formulários?
Existe. Adequada e
estruturada para tal.
Qual a área responsável
pela análise e
normalização?
Existe. Possui
especialistas nesse tipo
de serviço.