FORMULÁRIOS
 Conceito:
 É um importante meio de comunicação, transmissão
e registro de informações.
 Importância:
 Propicia a padronização nas comunicações internas,
visto que é considerado um elemento fundamental
para a eficiência comunicacional das organizações;
 Permite o armazenamento de dados e informações e
sua posterior recuperação e uso;
 Fornece condições de controle aos processos e
fluxos organizacionais;
 Auxilia na execução de atividades e tarefas,
principalmente quando há novos funcionários.
FORMULÁRIOS
 Definição
 Formulário é um instrumento do processo
administrativo constituído de:
 Palavras e números
 Dados fixos – impressos no próprio formulário
 Dados variáveis – preenchidos posteriormente
 Espaços ou campos
 Linhas
 Colunas
 Formato
Técnica de Elaboração
de Formulário
O formulário é o veículo
de transmissão, recebimento e
preservação das informações
necessárias para cobrir um
fluxo de trabalho,
desde o inicio até a conclusão..
CONTÍNUO
PLANO
TIPOS DE
FORMULÁRIOS
FORMULÁRIOS
 Tipos de Formulários:
 Formulários Planos/Jatos: são confeccionados em
papel, de acordo com os padrões internacionais da
International Organization for Standartization (ISO) ou
de acordo com os padrões nacionais da Associação
Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). São destinados,
principalmente, ao registro de dados analíticos e,
geralmente, são produzidos pelo sistema off-set ou
tipográfico. A diferença básica entre ambos é a forma de
apresentação, ou seja, o seu aspecto físico:
 Planos: normalmente são apresentados em folhas soltas
e/ou em blocos (Requisição de Material);
 Jatos: são apresentados em jogos individuais, presos e
devidamente carbonados (passagem aérea).
FORMULÁRIOS
 Tipos de Formulários:
 Formulários Contínuos: são confeccionados em papel, e
obedecem aos padrões internacionais estabelecidos
para a utilização em equipamentos de impressão
computadorizados.
 Formulários Eletrônicos: são aqueles que guardam os
padrões dos formulários anteriormente apresentados
em ambiente eletrônico, digital.
 Fichas: são confeccionadas em papel de maior
gramatura (cartão ou cartolina), obedecem aos mesmos
padrões dos formulários e são, geralmente, destinadas
ao registro de dados sintéticos.
FORMULÁRIOS
 Requisitos para Elaborar Formulários:
 Layout/Desenho
 Prover espaços suficientes;
 Manter
distâncias
convenientes
para
o
preenchimento (seja manual ou automatizado);
 Seqüência racional/lógica de preenchimento;
 Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao
conteúdo que deve ser preenchido;
 Realçar os elementos principais, obrigatórios,
opcionais etc.;
 Aparência ‘clean’;
 Fonte, tamanho da fonte, nitidez da fonte, cor da
fonte etc.
FORMULÁRIOS
 Requisitos para Elaborar Formulários:
 Controle Lógico
 Elaborar em uma seqüência lógica, relacionado ao
desenvolvimento
dos
fluxos
que
compõem
determinado processo (do geral para o específico);
 Elaborar o formulário a partir das questões
essenciais, propiciando equilíbrio ao conteúdo do
que deverá ser preenchido, nem mais, nem menos;
 Evitar repetição de preenchimento;
 Elaborar o formulário de forma que seja identificado,
posteriormente, quem preencheu, quando preencheu,
qual é o setor responsável etc.
 Elaborar o formulário de forma que seja usado por
todos os funcionários da organização, quando àquela
determinada atividade/tarefa for desenvolvida.
FORMULÁRIOS
 Etapas para Elaborar Formulários:
 Levantamento de análise das necessidades do setor, do
funcionário, da atividade/tarefa;
 Pensar no nome do formulário (real, caso exista algo
similar e qual é o melhor nome para identificá-lo
posteriormente;
 Analisar e definir qual(is) é(são) o(s) objetivo(s) do
formulário;
 Analisar se será um único formulário ou se será uma
seqüência de formulários;
 Analisar o nível dos funcionários que irão utilizar o
formulário;
 Analisar o consumo do formulário: diário, mensal,
anual, sazonal;
 Analisar o controle e avaliação: quem controla, quem
avalia;
FORMULÁRIOS
 Etapas para Elaborar Formulários:
 Elaboração do formulário (layout/desenho e do
conteúdo de forma lógica);
 Formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento
etc.
 Analisar o custo/benefício do formulário;
 Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas
vezes forem necessárias;
 Submeter o formulário em uma aplicação piloto
para detectar possíveis falhas no preenchimento e
controle;
 Reelaborar o formulário a partir da detecção de
falhas e submetê-lo novamente a nova aplicação
piloto até que não haja mais detecção de falha.
FORMULÁRIOS
 Etapas para Elaborar o Conteúdo dos
Formulários:
 Inclusão de todos os tópicos necessários;
 Exclusão de todos os tópicos desnecessários;
 Uso de termos coerentes com o jargão da
organização;
 Restringir o uso de abreviações e siglas;
 Uso de títulos lógicos que reflitam claramente o que
se pretende;
 Observar a questão da numeração, paginação etc.
que deve ser padrão em todos os formulários da
organização;
 Informações
de identificação: data,
nome,
assinatura etc.
FORMULÁRIOS
Fonte: http://www.bibli.fae.unicamp.br/pedlivros_FE_2.html
FORMULÁRIOS
Fonte: http://www3.dbd.puc-rio.br/sre/solicitacao.asp
FORMULÁRIOS
Fonte: http://www.f2j.edu.br/biblioteca/contato.asp
FORMULÁRIOS
Fonte: http://sbifsc.ifsc.usp.br/emprestimo/requisicao.asp
Como elaborar ?
1º Levantamento das Necessidades
Consiste em estudar a finalidade do
formulário, analisar a justificativa de sua
criação, identificando as suas características
básicas (formato, nº de vias, etc..);
2º Análise do Formulário
É importante elaborar o fluxograma do
formulário desde a sua emissão até o
arquivamento, com vistas a criticar o
levantamento efetuado;
Como elaborar ?
3º Planejamento da Solução
Desenvolvimento do novo formulário, dando atenção
ao lay-out. Convém preparar um novo fluxograma,
instrução de preenchimento e especificação para
impressão (principalmente se vai haver mudança de
rotina);
Combinação
Padronização
Simplificação
Crítica a Solução
Eliminação
Como elaborar ?
4º Teste de Avaliação
Para novos impressos, deve ser efetuado um
teste de validação, com um prazo
determinado, com vistas a verificar se a
solução adotada é de fato a melhor ou se
ainda é necessária alguma alteração;
5º Implantação Definitiva
Encaminhamento do formulário para a gráfica
elaborar a sua impressão.
Características Básicas.
• Características físicas
do papel (formato,
grama-tura, cor e
tipo);
• Texto;
• Disposição gráfica.
•
•
•
•
•
•
Tipo de Papel
Forma de
Preenchimento;
Destino do
Formulário;
Número de vias;
Forma de
Arquivamento;
Cor do papel;
Redação do
Texto.
Redação do Texto
•
•
•
•
•
•
•
Inclusão de todos os tópicos;
Exclusão dos tópicos desnecessários;
Definição clara dos termos;
Eliminação do uso de abreviações;
Adoção de título curto;
Margem de Arquivamento;
Numeração do formulário;
• Numeração individual de controle.
148 x 210
105 x 148
74 x 105
52 x 74
37 x 52
A6
F
A5
O
A3
R
A4
M
A1
A
T
A2
O
FORMULÁRIO PLANO
A0 841 x 1189
A1 594 x 841
A2 420 x 594
A3 297 x 420
A4 210 x 297
A5
A6
A7
A8
A9
D
O
P
A
P
E
L
Formato do Papel
FORMULÁRIO CONTÍNUO
Crimpagem
Furos de tração
Serrilha
Remalina
Uso do Logotipo
• Todos os documentos devem ter o logotipo
• Se uso interno - só é necessário a marca;
• Se uso externo - é necessário o logotipo
completo
• deve-se analisar a necessidade da
colocação de endereço, telefone, nº do
CGC. Ex. Nota Fiscal.
Recomendações
Deixar margem
para
arquivamento.
Destacar as
informações
mais usadas.
Testar o
formulário.
Avaliar os custos
antecipadamente.
Usar campos
definidos para
respostas.
Analisar a
rotina do
formulário.
Evitar linhas
pontilhadas ou
tracejadas.
Utilizar sempre
o logotipo da
empresa.
Redigir de forma
clara preocupandode com quem
responde;
Usar cores
adequadamente.
Avaliar o tipo de
papel a ser usado.
REFERÊNCIAS
OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos. 18. ed. São
Paulo: Atlas, 2009. 301p.
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