FORMULÁRIOS
Disciplina O&M / Professora Beth
Formulário - É a base sobre a qual uma
informação será depositada e guardada
para ser acessada num futuro
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FORMULÁRIOS
• Instrumento do processo administrativo
composto de palavras que, por sua vez, são
compostas de dados fixos (impressos antes do
uso) e de dados variáveis (anotados a
posteriori).
• O formulário é, ainda, composto de espaços
ou campos, linhas, colunas e formato.
FORMULÁRIO
“Documento que possui campos delineados
para coleta e registro de dados e informações
necessários a sistemas administrativos.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
“Documento
que transporta dados e
informações de uma pessoa, ou unidade, para
outra.”
(ARAUJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Atlas, 2001)
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Vantagens
• Exigências legais e governamentais;
• Importância dos dados e informações:
– armazenamento do histórico da
organização;
– recuperação eficiente e eficaz de dados e
informações.
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Vantagens
• Padronizar as comunicações;
• Facilitar as funções de administração:
– planejamento;
– organização;
– coordenação; e
– controle.
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FUNÇÃO DO FORMULÁRIO
• Proporcionar uniformidade ou padronização
aos procedimentos inerentes aos sistemas
administrativos.
• Proporcionar valor legal a determinada
operação na ou pela empresa. EX. Recibo
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FUNÇÃO DO FORMULÁRIO
• Estabelecer quais são os dados e as
informações que devem ser registrados e
processados no sistema considerado.
• Evitar escrituração de dados e informações de
maneira repetitiva.
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Característica de um bom formulário
Uso agradável:
• espaço suficiente
nos campos;
• seqüência racional e
fácil para
preenchimento.
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• Preenchimento prático:
– seqüência de preenchimento igual à origem
dos dados;
– seções agrupadas do geral para o particular.
• Redução de erros de preenchimento;
• Redução de custos (processamento e
produção);
• Sistema eficiente de arquivamento.
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Seqüência de elaboração de um formulário
• Levantamento das necessidades;
• Crítica do levantamento:
– análise das normas, fluxogramas e informações
obtidas por meio de entrevistas, questionários e
observação pessoal;
– estudar a viabilidade de aproveitar os
formulários existentes.
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• Planejamento da solução:
– elaboração/racionalização de formulários; e
– normas e fluxogramas que reflitam a nova
situação.
• Apresentação e implantação.
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Considerações para escolha do papel
• Tipo e qualidade:
– importância;
– uso ou finalidade do formulário;
– durabilidade do formulário;
– quantidade e destino das vias.
• Dimensões e gramatura:
– quantidade de cópias;
– menores despesas postais;
– menores custos (produção e arquivamento).
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Processo de controle de formulários
• Arquivo numérico:
– armazena todos formulários existentes,
identificando-os unicamente;
• Índice funcional:
– classifica formulários, agrupando-os por
função;
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• O controle de formulários deve ser centralizado:
– evitar a duplicação por desconhecimento, por
parte dos funcionários, da existência de
formulários semelhantes;
– análise dos formulários existentes e criação de
novos formulários;
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– identificação e controle dos fluxos dos
formulários na organização;
– controle centralizado do estoque, da
distribuição e da política de reposição de
formulários.
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Referências
• Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas,
Organização & Métodos. Uma abordagem gerencial.
São Paulo, Atlas: 2002.
• Araujo, Luis César G. Organização, Sistemas e
Métodos. São Paulo: Atlas, 2001)
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