ÍNDICE Objetivo .....................................................................................................................................................2 Movimentações..........................................................................................................................................7 Relatórios................................................................................................................................................ 22 Permissões............................................................................................................................................... 39 Utilitários................................................................................................................................................. 41 1 Objetivo Este manual tem o objetivo de direcionar o uso do sistema Sicai, explicando detalhadamente cada módulo do sistema. Sobre o sicai O sicai - Sistema de Controle e Administração de Imóveis é um sistema desenvolvido para ambiente visual e é direcionado para imobiliárias, proporcionando-as um controle informatizado e eficaz da administração de suas locações. Ìcones e teclas de atalho: Entrar no sistema: Para entrar no sistema Sicai é necessário que você tenha um Login (5 dígitos) e uma senha (5 dígitos) Sair do sistema: Tecla de Atalho: <Alt> + <S> Menu SAIR Menu CADASTRO: opção SAIR (ou pelo atalho: com o menu aberto teclar S) CADASTROS No menu cadastros você encontrará: Fiadores Imóvel Inquilino 2 IRRF Proprietários Logout Sair Fiadores Incluir - Para incluir um registro aperte tecla de atalho <F2>. Os campos Nome do Fiador e Cidade devem ser preenchidos Alterar - Para alterar um registro aperte a tecla de atalho <F3>. Todos os campos poderão ser alterados com exceção ao campo Código. Gravar – Para gravar utilizar a tecla de atalho <F4>. Essa tecla gravará um novo registro ou uma alteração. Cancelar - Aperte a tecla <F5>. Essa tecla irá cancelar um novo cadastro ou uma alteração. Excluir - Aparecerá uma janela pedindo a confirmação da exclusão, os dados excluídos serão apagados do sistema e não poderão ser recuperados. Para excluir aperte a tecla <F6>. Pesquisar - A pesquisa poderá ser feira pelo Código ou pelo Nome do Cliente. Para se pesquisar pelo Nome do Cliente, poderá apenas digitar um trecho do nome do cliente e o sistema achará todos os cadastros que possuam um texto similar. Para executar a pesquisa, apertar <Enter>, se não houver seleção, todos aparecerão na pesquisa. 3 Imóvel Incluir - Para incluir um registro aperte tecla de atalho <F2>. Os campos BC, Cidade e Proprietário devem estar preenchidos. Alterar - Para alterar um registro aperte a tecla de atalho <F3>. Todos os campos poderão ser alterados com exceção ao campo Código. Gravar - Você poderá gravar através da tecla de atalho <F4>. Essa tecla gravará um novo registro ou uma alteração. Cancelar - Aperte a tecla <F5>. Essa tecla irá cancelar um novo cadastro ou uma alteração. Excluir - Aparecerá uma janela pedindo a confirmação da exclusão, os dados excluídos serão apagados do sistema e não poderão ser recuperados. Para excluir aperte a tecla <F6>. Pesquisar - A pesquisa poderá ser feira pelo Endereço ou pelo BC. Para se pesquisar pelo Endereço, digitar apenas um trecho do endereço e o sistema achará todos os cadastros que possuam um texto similar, para pesquisar pelo BC digitar os primeiros números que o sistema mostrará todos os BCs que começam com aquele número digitado. Para executar a pesquisa, apertar <Enter> se não houver seleção, todos aparecerão na pesquisa. Cota Insere – Para inserir proprietário na cota, colocar o código do proprietário e a porcentagem da cota do mesmo. Exclui – Para excluir selecione o proprietário desejado. 4 Inquilino Incluir - Para incluir um registro aperte tecla de atalho <F2>. Os campos Nome do Inquilino e Cidade são obrigatórios. Alterar - Para alterar um registro aperte a tecla de atalho <F3>. Todos os campos poderão ser alterados com exceção ao campo Código. Gravar – Para gravar acionar a tecla de atalho <F4>. Essa tecla gravará um novo registro ou uma alteração. Cancelar - Aperte a tecla <F5>. Essa tecla irá cancelar um novo cadastro ou uma alteração. Excluir - Aparecerá uma janela pedindo a confirmação da exclusão, os dados excluídos serão apagados do sistema e não poderão ser recuperados. Para excluir aperte a tecla <F6>. Pesquisar - A pesquisa poderá ser feira pelo Código ou pelo Nome do Inquilino. Para se pesquisar pelo Nome do Inquilino, digitar apenas um trecho do nome e o sistema achará todos os cadastros que possuam um texto similar. Para executar a pesquisa apertar <Enter>, caso você não tenha digitado nada, todos os inquilinos aparecerão na pesquisa. 5 IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte Proprietários Incluir - Para incluir um registro aperte tecla de atalho <F2>. Os campos Nome do Proprietário, Cidade, Taxa de Administração devem ser preenchidos. Alterar - Para alterar um registro aperte a tecla de atalho <F3>. Todos os campos poderão ser alterados com exceção ao campo Código. Gravar - Gravar através da tecla de atalho <F4>. Essa tecla gravará um novo registro ou uma alteração. Cancelar - Aperte a tecla <F5>. Essa tecla irá cancelar um novo cadastro ou uma alteração. Excluir - Aparecerá uma janela pedindo a confirmação da exclusão, os dados excluídos serão apagados do sistema e não poderão ser recuperados. Para excluir aperte a tecla <F6>. Pesquisar - A pesquisa poderá ser feira pelo Código ou pelo Nome do Proprietário. Para se pesquisar pelo Nome do Proprietário, digitar apenas um trecho do nome e o sistema achará todos os cadastros que possuam um texto similar. Para executar a pesquisa você poderá apertar <Enter>, se não houver seleção, todos os proprietários aparecerão na pesquisa. Taxas e Impostos Incidência – Aluguel/Geral - Se a taxa de administração for cobrada em cima do valor do aluguel ou do valor geral (incluindo IPTU...) Imposto – Carnê Leão/Demonstrativo: 6 Administração: Valor da administração em porcentagem (Ex.: 8% = 8) Saldo: Calcula todos os recibos baixados Pagamento de saldo: Movimentação da conta do proprietário Movimentações Itens que compõem menu movimentações: Locações Inclusão/Manutenção Reajuste Geral de Contrato Reajuste Unitário de Contrato Renovação de Contrato Alteração do valor da locação Lançamento de Contrato Lançar IPTU anual 7 Conta Corrente Proprietário Cód. Lançamento Lançar IPTU e CC Recibos Consulta/Manutenção Emissão de recibos Baixa de Recibos Layout aberto Desconto em Seqüência Import. Dimob Locações Inclusão /Manutenção No menu Locações clique em Inclusão/Manutenção. 0 campo código. Locação vem automático após inclusão de nova locação No item LOCADOR, é necessário que coloque o Nome do Inquilino e o Nome do Fiador, se não houver, basta clicar <ENTER> ou então digitar um trecho do nome da pessoa, que o sistema achará todas as palavras similares a ela. Caso saiba o Código do Inquilino e Código do Fiador, basta digitar o mesmo. O item LOCAÇÃO é para ser colocado os dados da locação que será feita. No campo: Data Início: Colocar a data que o contrato de locação foi feito. Prazo: Colocar neste campo o número de meses que estará alugado o imóvel. Renovado: Ao fazer renovação de contrato, o prazo de renovação é inserido automaticamente. Desconto: Caso aquele imóvel tenha desconto. Nº de meses: Quantidade de meses que o Locatário terá desconto. Primeiro Recibo: Qual recibo terá início o desconto. IPTU (Parcelas): Valor da Parcela do IPTU. Parcelas: Quantas parcelas o Locatário irá pagar. Tipo de Reajuste: Índice de Reajuste ex: MI / INPJ Valor da Locação: Valor que o Locatário irá pagar pelo imóvel alugado. 8 Pagamento no dia: Dia que o pagamento será feito. Data de entrega: É inserido automaticamente a data do encerramento do contrato. Número do Recibo inicial: Para locação já ativas e que não podem ser alterados o número de recibos, coloca-se a seqüência do recibo final. Anotações Gerais: Incluir -Para incluir um registro aperte tecla de atalho <F2>. Os campos Código do Inquilino, Código do Fiador, Código do Imóvel, Data de ìnicio, Prazo de Locação, Dia do Pagamento, Valor da Locação devem ser preenchidos. Alterar - Para alterar um registro aperte a tecla de atalho <F3>. Só poderá ser alterado o Tipo de Reajuste. Gravar - Você poderá gravar através da tecla de atalho <F4>. Essa tecla gravará um novo registro ou uma alteração. Cancelar - Aperte a tecla <F5>. Essa tecla irá cancelar um novo cadastro ou uma alteração. Excluir - Aparecerá uma janela pedindo a confirmação da exclusão, os dados excluídos serão apagados do sistema e não poderão ser recuperados. Para excluir aperte a tecla <F6>. Pesquisar - A pesquisa poderá ser feira pelo Código de Locação, Nome do Inquilino, Endereço do Imóvel e pelo BC do Imóvel. Para se pesquisar pelo Nome do Inquilino e Endereço do Imóvel, digitar apenas um trecho do nome e o sistema achará todos os cadastros que possuam um texto similar. Para se pesquisar pelo Código de Locação, basta colocar o Código da Locação que aparecerá todos os dados cadastrados daquela determinada locação. Para executar a pesquisa apertar <Enter>, se não houver seleção, todos os proprietários aparecerão na pesquisa. 9 Reajuste Geral de Contrato O reajuste geral de contratos é feito informando-se o mês para reajuste ( mês de aniversário do contrato ), Tipo de Reajuste e índice de reajuste. Note que o mês de reajuste é o mês de aniversário do contrato. EX: Locação iniciada em 10/10/2008 terá seu mês de reajuste sempre em Outubro. O reajuste neste caso será do recibo de período 10/10 á 09/11 com vencimento provável em 10/11. Outra questão importante é que os contratos novos apenas deverão ser inseridos no sistema após o reajuste do mês ter sido efetuado. EX: Os contratos com aniversário em Outubro somente deverão ser inseridos no sistema após ter sido efetuado o reajuste de Outubro. Caso contrario, estes também sofrerão o reajuste. Reajuste Unitário de Locação 10 Aqui poderá ser escolhida a Locação que sofrerá o reajuste. Para pesquisar pelo Imóvel, Locação ou pelo Inquilino, deverá que escolher a partir de qual recibo será cobrado esse reajuste, o Índice de Reajuste e se haverá algum Desconto. Após tudo feito e conferido, deverá clicar em Reajustar. Após a confirmação dos dados, o processo não poderá ser desfeito. Renovação de Contrato Em Renovação de Contrato, poderá ser renovado um contrato de locação específico, e determinar qual será o período de renovação, Tipo de Reajuste, se haverá desconto e por quantos meses, em que recibo terá inicio o desconto e que dia o pagamento do aluguel será feito. 11 Alterar Valor das Locações Pode ser alterado o valor da locação pelo nº do recibo. A pesquisa pode ser feita pelo nº da locação, imóvel e inquilino. Encerramento de Contrato 12 Pequisa: pode ser pesquisado pelo código da locação/ código imóvel/ inquilino. O encerramento do contrato é feito a parte de um determinado recibo. Todos os recibos ainda não pagos serão excluídos. A locação encerrada fica disponível apenas para consulta. Após o procedimento concluído a locação não poderá ser mais ativada. Lançar IPTU Anual O Lançamento do IPTU é feito anualmente e deve ser lançado individualmente para cada locação. A pesquisa pela locação poderá ser feita pelo nº do imóvel, pelo código da locação ou pelo código do imóvel. Deverão ser colocadas a quantidade de parcelas, o mês de início, o ano que vem automaticamente de acordo com a data do computador, e o valor da parcela do IPTU. Após o procedimento os valores estarão lançados. 13 Conta Corrente Movimentação por Proprietário A movimentação por proprietário serve para se lançar qualquer tipo de crédito ou débito na conta corrente do Proprietário. 14 Código Lançamento A movimentação por Lançamento é utilizada para quando se tem vários lançamentos iguais a serem feitos para diversos proprietários a exemplo do lançamento de contas de Agua, Energia ou IPTU Lançar IPTU na CC Lança automaticamente os IPTUs nas contas correntes dos proprietários cujos imóveis tenham em seu cadastro os dados para tal lançamento. Basta escolher o mês de lançamento. Recibos Consulta/Manutenção Neste tópico poderão ser consultados e/ou alterados os dados dos recibos já existentes. Caso não saiba poderá também pesquisar pelo Código Imóvel ou pelo BC do Imóvel. 15 Selecione o recibo desejado, dando dois cliques em cima dele. Caso saiba o Código do recibo, os dados serão mostrados nos guias como mostra as figuras abaixo: Para alterar os dados clicar em <F3> ou então . Após a alteração é necessário que seja salvo a alteração, podendo ser pela tecla de atalho <F4> ou então . 16 Emissão de Recibos A emissão dos recibos poderá ser unitária, digitando-se o código do recibo no campo apropriado, ou de um grupo de recibos separados por data. Uma vez escolhido o período apareceram no primeiro quadro todos os recibos cujo vencimento esta dentro do período. Escolhe-se então quais destes recibos serão impressos através dos botões ou para um único recibo, para todos os recibos selecionados. No exemplo acima, foram escolhidos 3 recibos dentre os de vencimento no período de 05/09/2008 a 05/11/2008. Baixa de Recibos Para fazer a Baixa de um determinado recibo, é necessário que saiba o Código do Recibo. Inserir o Código Recibo no campo, clicar <Enter> e será mostrado na tela os dados do recibo solicitado, após a conferência, clicar no botão baixar. Na confirmação da Baixa é necessário informar se o recibo baixado é COM ou SEM multa, podendo também cancelar a Baixa. 17 Layout aberto de recibos O recibo de layout aberto serve para que seja emitido um recibo com qualquer informação. Ele é totalmente aberto para que sejam digitadas todas as informações. Não há referência a nenhum cadastro e nenhum tipo de vínculo com qualquer outra parte do sistema Atenção: O Recibo de layout aberto não faz nenhum cálculo, sendo necessário que seja alterado manualmente. Obs: Os dados que serão informados, poderão ser modificados mas NÃO poderão ser SALVOS. 18 Desconto em Seqüência Esta tela serve para se colocar algum tipo de desconto que será dado em diversos recibos. 19 Dimob O sistema SICAI organiza os dados que foram alimentados e armazena no seu diretório em um arquivo Txt chamado DIMOB. Para gerar o DIMOB é necessário que seja feito o dowload do programa da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) 20 Relatórios No menu relatórios você encontrará: l Movimentações Relatório analítico dos movimentos Relatório analítico contábil Relatório sintético dos movimentos Relatório para Nota Fiscal Resumo por cód lançamento l Locações Relatório Vencimento de Contratos Relatório vencimento pelo Recibo Relatório dos Imóveis com Reajuste Relatório de Cobrança Relatório IRF Mensal Relatório IRF Anual Relatório IRF Anual (todos) l Cadastros Imóveis por Cidade Imóveis por lançamento IPTU l Etiquetas Proprietário Fiador Inquilino l Cartas Cobrança para Inquilino Cobrança para Inquilino (Depósito) Cobrança para Fiador Jurídico para Fiador Jurídico para Inquilino Inquilino IPTU Reajuste de Aluguel 21 l Gerenciais Estatísticas Previsão de Receitas – Analítico Previsão de Receitas – Sintético Previsão de Receitas – Analítico II l Extrato l Saldos l Lista de Imóveis Proprietário l Lista de IPTU l Reajuste de IPTU Inquilino l Reajuste de IPTU l Lista de Proprietário l Lista de Inquilinos l Recibo de Seguro l Pasta de Inquilino Movimentações Relatório analítico dos movimentos Esse relatório mostrará todas movimentações feitas no período escolhido detalhado e organizado por código de lançamento. 22 Relatório sintético dos movimentos Mostrará por data os valores totais de débito e crédito Relatório resumo por Código Lançamento Mostrará no período escolhido a soma dos débitos e créditos agrupados por código de tipo de lançamento. Relatório Analítico Contábil Mostra todos os proprietários com os valores dos saldos no dia pedido 23 Relatório de Emissão de Nota Fiscal Locações Relatório Vencimento de Contrato Verifica as locações que estão com o prazo de locação a vencer no período solicitado. É determinado pela data (período) escolhido. 24 Relatório Vencimento pelo Recibo Relatório dos Imóveis com reajustes È escolhido o mês em que se precisa saber quais os imóveis sofreram reajuste. Relatório de Cobrança Esse relatório mostrará os inquilinos que estão em débito com os alugueis, o usuário indicará o período a ser pesquisado. 25 Relatório IRRF mensal Mostrará os valores de IRRF calculados no PERÍODO escolhido e do proprietário escolhido. O relatório separa os imóveis alugados por Pessoa Física e Pessoa Jurídica Relatório IRRF Anual Mostrará os valores de IRRF calculados no ANO escolhido e do proprietário escolhido. O relatório separa os imóveis alugados por Pessoa Física e Pessoa Jurídica Relatório IRRF Anual (TODOS) Mostrará os valores de IRRF calculados no ANO escolhido para todos os proprietários que tiveram este tipo de imposto. O relatório separa os imóveis alugados por Pessoa Física e Pessoa Jurídica 26 Cadastros Imóveis por Cidade Esse relatório mostrará, todos os imóveis da cidade que o usuário escolher. Nesse relatório apareceram os dados dos imóveis (Endereço do imóvel, Bairro, Bc e o Cód. Imóvel). Caso o usuário não saiba a cidade ele poderá pesquisar, clicando no botão ao lado. Imóveis por Lançamento de IPTU Nesse relatório o usuário terá duas opções: 1-Poderá ser solicitado relatório que mostre os dados dos imóveis que o IPTU ainda não foi lançado; 2-Poderá ser solicitado relatório que mostre os dados dos imóveis que o IPTU já foi lançado; O usuário também poderá indicar o ano a ser pesquisado. 27 Etiquetas Proprietário / Inquilino / Fiador O usuário poderá colocar o Código ou o Nome o Proprietário, caso não saiba, ele também poderá pesquisar pelo botão ao lado. Feito isso é necessário que se insira esse Proprietário para que possa ser impresso na etiqueta, basta clicar no botão Insere, colocar quantos proprietários forem necessário, caso insira um proprietário por engano basta clicar em cima dele (seleciona–lo), logo após clique no botão Remove; esse proprietário será excluído da lista de impressão, isto é, não será impresso. Se o usuário for incluir um proprietário já existente na lista, o sistema o avisará: O procedimento é o mesmo para inquilino e fiador. Cartas Cobrança para Inquilino Nesse relatório o usuário indicará o Inquilino, caso não saiba, poderá pesquisar, clicando no botão ao lado. A Data de Emissão é a data em que o documento será impresso e a Data de Vencimento é a data em que venceu a parcela do aluguel. 28 Cobrança para Inquilino – Depósito Deve ser indicado o inquilino. Data do depósito – data que o inquilino fez o depósito Data do vencimento – data vencimento do aluguel pago no depósito Valor da Diferença – Diferença do valor depositado incorretamente. Valor Próximo Aluguel – Valor atualizado no próximo aluguel 29 Cobrança para Fiador Emissão de carta de cobrança endereçada aos fiadores dos imóveis em atraso. Jurídico Inquilino Carta com conteúdo um pouco mais firme, do departamento Jurídico e endereçada ao inquilino. Jurídico Fiador Carta com conteúdo um pouco mais firme, do departamento Jurídico e endereçada ao fiador. 30 Inquilino IPTU Essa carta pede ao Inquilino, a devolução do carne do IPTU. Nesse relatório o usuário indicará o Inquilino, caso não saiba, poderá pesquisar, clicando no botão ao lado. A Data de Emissão é a data em que o documento será impresso e a Data de Vencimento é a data em o carne de IPTU deverá ser entregue na imobiliária . 31 Reajuste de Aluguel Essa carta avisa o Inquilino que a locação sofrerá um reajuste no próximo período Gerenciais Estatística Mostra uma análise dos contratos/ proprietários / inquilino cadastrado e os que ainda continuam ativos. Previsão de Receita – Analítico Mostra, separado por data de vencimento, todas as locações com os respectivos valores e taxa de administração. 32 Previsão de Receita – Sintético Por data, é mostrado os valores de entrada e saída. Previsão de Receita – Sintético – Modelo II Mostra, separada por data de vencimento, as locações, nome do inquilino, endereço do imóvel, valor da locação e taxa de administração. 33 Extrato O usuário poderá digitar o Código Proprietário, nesse relatório o usuário poderá selecionar o Extrato com recibo, basta habilitar a opção Como recibo, selecione a data desejada e clique em Ok. Nesse relatório sairá toda movimentação feita com o proprietário escolhido. Saldos Mostra o saldo dos proprietários, podendo ser tirado de várias maneiras, como segue abaixo: Na opção todo, sairá todos os proprietários, com saldo positivo, local que será pago o aluguel do imóvel, caso queira que apareça apenas os proprietários que estão com saldo negativo, selecione “Somente clientes com saldo negativo”. Na opção Pagar, pode ser indicado local onde o proprietário receberá o aluguel do seu imóvel. Esse campo é determinado no cadastro de proprietário. Lista de Imoveis por Proprietários Mostra todos os imóveis do proprietário selecionado. Os imóveis alugados saem com os inquilinos, nesse relatório é possível saber se o inquilino está com todos os recibos pagos. 34 Lista de IPTU Nesse relatório sairá a relação de imóveis do proprietário com os registros dos números de Bancos cadastrados para envio a Prefeitura. Reajuste de IPTU – Inquilino O valor do reajuste não deve ser colocado com “,” (vírgula) e sim com “ .” (ponto). Após clicar em visualizar e sistema mostrará o código da locação, código do imóvel, código do inquilino, parcelamento do IPTU do ano e o valor reajustado. Reajuste de IPTU O valor do reajuste não deve ser colocado com “,” (vírgula) e sim com “ .” (ponto). Após clicar em visualizar e sistema mostrará os proprietários, os imóveis, o valor do IPTU anual e o valor do IPTU com o reajuste. 35 Lista de Proprietário Mostra todos os proprietários cadastrados no sistema. Lista de Inquilino Mostra todos os inquilinos cadastrados no sistema. Recibo de Seguro Comprovante de pagamento do seguro contra incêndio. Estipula-se o valor, inquilino no campo Seguro, coloca-se qual é o tipo de locação (comercial, residencial ...). Pasta de Inquilino Ao escolher o imóvel clique em incluir, nesse relatório pode ser incluso quantos imóveis forem necessários, o procedimento é o mesmo. 36 É exibido na tela as ....... de locação do imóvel, como cód. Inquilino, n º da locação, proprietário e todos os dados do fiador. Emitir Cheque Para ser feito a emissão de cheque pelo sistema é necessário ter conectado à máquina a impressora de emissão de cheque. Ao colocar o código do proprietário, no campo VALOR mostra o valor de saldo do proprietário. No campo CHEQUE coloca-se o nº do cheque que está sendo usado. No Banco coloca-se o nº do banco (ex. 104 – CEF, 001 – B. Brasil, etc...) Permissões No menu Permissões encontrará: •Usuários •Grupos 37 Usuários Para ser cadastrado os usuários, deve ser colocado o nome do usuário, em grupo deve ser escolhido em qual grupo esse usuário se encaixa. O login e a senha são compostos de 5 dígitos, podendo ser maiúscula, minúscula ou números. Após confirmar a senha, salvar a inclusão. OBS: Cada usuário deverá ter um Login e uma senha. A senha é individual e não deve ser compartilhada com ninguém. Grupos Incluir: Deve-se preencher o nome do grupo, clicar em salvar, após registro aparecerá itens de permissão para o grupo criado. Para mudar a permissão do sistema para Sim, selecione o item a ter a permissão e pressione a barra de espaço do teclado. 38 Utilitários No menu Utilitários encontrará: • Calculadora • Backup • Exportar • Configurações • Compactar banco de dados • Sobre o Sicai Configurações Em configurações é inserido os dados da Imobiliária, no item Empresa, é colocado os dados comercial, como endereço, telefone, Locação é colocado os índices de reajustes, taxa de multas. OBS: Os valores de taxas, multas é de responsabilidade da Imobiliária 39 Em locação é configurado as taxas de multas por atrazo. IPTU, é é possível recalcular o saldo dos proprietários 40 Compactar banco de dados Atenção: esse procedimento deve ser feito sem nenhum usuário usando o sistema. Janelas No menu Janelas apareceram todos as janelas que estão abertas no programa. Sair Para Sair do Programa Sicai 41