ADMINISTRAÇÃO DE CONSÓRCIOS
O Sistema de Administração de Consórcios da MPS contempla e proporciona integração de todos os
departamentos da administradora, desde as áreas operacionais até gerências e diretoria. A
abrangência da solução é resultado do amplo conhecimento do negócio de administração de
consórcios, adquirido pela equipe MPS ao longo de vários anos de atuação na área. A solução MPS
atende os principais segmentos regulamentados pelo Banco Central - automóveis, veículos pesados e
imóveis - e pode ser facilmente adaptada aos demais segmentos - motocicletas, bens móveis duráveis
e passagens aéreas.
FUNCIONALIDADES
Administração de Grupos
A administração dos grupos de consórcio, da abertura ao
encerramento, é suportada pelo Sistema através de seus
diversos módulos:
Administração de cotas
No módulo de Administração de Cotas encontram-se os
procedimentos relativos à geração e atualização dos
dados das cotas, através das diversas operações
possíveis ao longo da duração dos grupos.
Informações gerenciais são utilizadas pela Gerência de
Vendas para apoio à decisão sobre a abertura de novos
grupos. Nesse processo podem ser utilizados dados
como a disponibilidade de cotas de acordo com o nível
(classificação do Banco Central) em que se encontra a
administradora, cotas disponíveis em grupos já
constituídos e solvência de grupos, entre outros.
A partir da abertura do grupo podem ser realizadas
reservas e vendas de cotas e, ao longo da duração do
grupo, outras operações como cancelamento, reativação
e transferência de cotas, mudança de bem, mudança de
duração, diluição e aditamento de parcelas podem
também ser registradas. É importante observar que
todas as simulações, cálculos e atualizações
necessárias em percentuais, valores e outros dados da
p osição f in an ceira da cota são real iz adas
automaticamente a cada operação.
No módulo de Administração de cotas são tratadas
também as estruturas de pontos de vendas (filiais,
concessionárias e outros), modelos e opcionais, tabelas
de preços e outros dados relacionados aos grupos e
cotas.
Para melhor administração de distribuição e uso de
formulários de Propostas de Adesão, enviados às filiais e
diversas concessionárias, o sistema prevê mecanismos
de apoio ao controle de utilização de tais formulários.
A emissão de termos de mudança de bem, mudança de
duração, alienação, desalienação, cessão de direitos,
substituição de garantia e re-ratificação também se
encontra neste módulo.
Assembléias
O apoio à realização de assembléias inicia-se no
cadastramento do calendário de assembléias e conta
também com a projeção de entrega de bens, a recepção
e apuração de lances, e o tratamento do resultado da
assembléia.
A projeção de entrega de bens é calculada pelo Sistema
ADMINISTRAÇÃO DE CONSÓRCIOS
com base em projeções de arrecadação e inadimplência,
e probabilidades de sorteio de bens. A projeção de
entrega sugere a quantidade de bens a serem entregues
por sorteio e lance para cada grupo, calcula os
percentuais ou número de parcelas para os lances
mínimos e máximos, além da somatória de lances a
serem obtidos para eventual entrega de mais um bem
por lance. A possibilidade de entrega de unidade extra
por sorteio também é avaliada. Ao efetuar o cálculo, o
Sistema atualiza os parâmetros da assembléia de cada
grupo e, anteriormente à liberação dos dados para
concessionárias e consorciados, basta que sejam
cadastrados eventuais ajustes sobre as projeções
calculadas.
As ofertas de lances podem ser efetuadas via Internet,
através do módulo para atendimento a consorciados,
disponível para concessionárias. A apuração de lances é
também realizada de forma automática pelo sistema,
que gera os resultados para divulgação na assembléia.
O cadastramento dos resultados das assembléias ou a
importação do arquivo de contemplações provoca a
geração automática de cartas de crédito. São previstos
tratamentos de contemplações e desclassificações,
também para fins de geração do informativo para o
consorciado.
Movimentação financeira
Na Movimentação Financeira são efetuados os cálculos
para geração de boletos de cobrança e processadas as
cobranças bancárias - registrada e não registrada - com
os principais bancos do mercado.
O cálculo dos valores mensais a serem cobrados e a
própria geração do arquivo de boletos, por se tratarem de
processamento de grande volume de dados, podem ser
agendados para execução em horários alternativos,
evitando-se assim realizar tais processamentos durante
o expediente.
Junto aos boletos de cobrança são enviados os
informativos ao consorciado (demonstração das
disponibilidades dos grupos). Os dados dos informativos
são mantidos pelo módulo de Contabilidade de Grupos e
alimentados através dos lançamentos automáticos
gerados pela Movimentação Financeira.
Para a impressão dos boletos o Sistema gera arquivos do
tipo spool para envio a empresas especializadas em
impressão e postagem de grandes volumes de
correspondências. Os boletos podem, também ser
impressos pela própria administradora.
Existe também a opção de realizar o pagamento do
bloqueto através de débito automático na conta corrente
do consorciado.
A liberação de valores (desmembramento de verbas) e
apropriação de percentuais são executadas de forma online na digitação dos lançamentos. A apropriação pode
ser acionada também pelo cadastramento e validação
do valor do bem, quando este não se encontra disponível
no momento da liberação.
Todas as transações associadas à movimentação
financeira, tais como atualização de situação de
pagamento de cartas de crédito e lances, atualização de
saldos de grupo e geração de comissões, além de outras,
são realizadas automaticamente pelo Sistema.
Outros procedimentos administrativos são também
realizados pelo Módulo de Movimentação Financeira. A
geração de mapas de faturamento para a fábrica e o
fechamento diário da taxa de administração com
transferência de valores para a administradora, são
exemplos de tais procedimentos.
Comissões sobre vendas
O Sistema conta com regras configuráveis para
pagamento e estorno de comissões sobre vendas.
Nessas regras o usuário conta com parâmetros como
percentuais, valores, momento do pagamento,
condições para estorno, prioridades, dentre outras
variáveis que podem ser combinadas na composição de
cada regra.
A geração de pagamentos e estornos ocorre
automaticamente a partir das operações sobre cotas
(vendas, cancelamento, reativação, mudança de bem e
outras) e movimentação financeira (pagamento e
estorno de prestações).
Após a geração das comissões, o Sistema procede o
controle de pagamentos aos beneficiários - comissões a
pagar, recebimento de notas fiscais de comissões e
liberação de pagamentos. Beneficiários podem ser
vendedores, representantes, concessionárias,
supervisores ou gerentes.
No cadastramento de notas fiscais referentes ao
pagamento de comissões para representantes
comerciais, o sistema prevê o tratamento de valores
referentes ao Imposto de Renda Retido na Fonte, bem
como a geração automática de títulos a pagar para os
beneficiários (Sistema de Suprimentos). No caso de
pagamento de comissões para funcionários, pode ser
emitido relatório de comissões a incorporar à folha de
ADMINISTRAÇÃO DE CONSÓRCIOS
pagamentos.
Paralelamente à geração das comissões a serem pagas,
é realizada também a provisão dos valores de comissões
sobre vendas e também de campanha de vendas. Este
processo permite principalmente a projeção e controle
dos valores de comissões que ainda não foram pagos.
Neste ponto, existe a integração com o sistema de
Contabilidade Mercantil, transferindo automaticamente
os valores provisionados de comissões.
Crédito e cobrança
O Módulo de Crédito e Cobrança destina-se à análise de
crédito de consorciados para contemplação ou cessão
de direitos e à cobrança de inadimplentes.
Para análise de crédito são disponibilizadas diversas
informações, entre as quais pode-se destacar: situação
de pagamentos do consorciado no grupo e em outros
grupos, existência de aditamento ou diluição, histórico
de inadimplência e negociações já realizadas, além do
cadastro de dados de crédito e cadastro do avalista.
Várias dessas informações são utilizadas para o cálculo
de uma pontuação atribuída ao consorciado. Tal
pontuação constitui indicador importante a ser
considerado para uma análise mais ágil, e ao mesmo
tempo segura do crédito de consorciados.
Além da análise de crédito são tratados a análise da
inadimplência e o controle de processos de negociação
de valores em atrasos, efetuados por cobrador ou por
cobrança jurídica. O acompanhamento do processo de
cobrança e registro das ocorrências de negociação
resultam na Ficha Individual de Cobrança, que contém o
histórico das informações referentes à inadimplência do
consorciado.
O Módulo trata também do registro de substituições de
garantia, emissão de termos de aditamento e diluição,
emissão de instrumentos de liberação, geração de
cartas de cobrança e notificação a consorciados,
geração de arquivo de telegrama sobre assuntos
diversos a serem enviados aos consorciados, geração do
contrato de alienação fiduciária e importação de arquivo
de notas fiscais dos veículos entregues enviados pela
fábrica.
Encerramento de grupos
No Encerramento de Grupos são realizados os
procedimentos de
acionamento de cobrança de
inadimplentes, apuração de valores a devolver para
consorciados e análise de valores devidos por
consorciados em outros grupos, para negociação do
aproveitamento do valor a devolver para quitação de
débitos.
O Sistema calcula e emite automaticamente os
balancetes provisório e definitivo, bem como as
correspondências associadas às etapas do
encerramento: cobrança, aviso de encerramento,
devolução de valores com demonstrativo de utilização de
fundos, recibo de valor devolvido.
São também realizadas a geração, impressão e controle
de baixas de cheques, e a transferência de valores para
quitação de débitos em outras cotas com lançamentos
automáticos para a contabilidade.
Atendimento ao consorciado
O acesso facilitado à informação proporciona agilidade
ao atendimento dos consorciados e novos clientes. São
disponibilizadas simulações simultâneas de mudança
de bem, mudança de duração e diluição de prestações, e
informações cadastrais e financeiras (extrato de
pagamentos e resumo de posição financeira), posição de
contemplação e encerramento de grupos (previsão e
dados de encerramento realizado), histórico da cota com
registro de todas as operações realizadas e ocorrências
de atendimentos prestados.
Outros dados como o informativo mensal (demonstrativo
das disponibilidades dos grupos), balancetes,
documentos relativos à entrega de bens e diversas
outras consultas são também acessíveis para o
atendimento ao consorciado.
O atendimento pode ser prestado na própria
administradora e filiais, com acesso direto ao Sistema,
ou nas concessionárias com acesso via Internet.
Informações gerenciais
O sistema disponibiliza diversas informações gerenciais
que visam facilitar a condução das atividades
desenvolvidas pelos departamentos.
Entre as informações gerenciais disponíveis no Sistema,
podem ser destacadas como principais: diferimento de
comissões (análise de recuperação de valores de
comissões), solvência de grupos, projeção de entrega
de bens, estatísticas de vendas, relatórios de
inadimplência e previsão de encerramento de grupos.
Marketing e vendas
A partir dos dados sobre consorciados, grupos e cotas, o
sistema disponibiliza a emissão de etiquetas, mala
direta e relatórios para apoio a novas vendas e
ADMINISTRAÇÃO DE CONSÓRCIOS
campanhas, visando aumentar a produção e melhorar o
relacionamento com os clientes.
Gerencial de Vendas
Este módulo é utilizado pelos supervisores de vendas
para a realização de visitas aos pontos de venda. As
informações são transferidas periodicamente do
sistema para os notebooks dos supervisores. Após a
carga inicial dos dados, a transferência das informações
é automática. Disponibiliza a realização de diversas
consultas de dados dos consorciados como: posição
financeira, extrato de cotas, dados de contemplações,
informações sobre cobranças, e também possibilita o
cadastramento de ocorrências (observações sobre
assuntos tratados com consorciados.)
Contabilidade de Grupos
O Módulo de Contabilidade de Grupos constitui-se de um
sistema completo de contabilidade acrescido de
características relativas às atividades de administração
de consórcios.
Este Módulo é responsável pelo tratamento dos saldos
de grupos, do informativo mensal para consorciados,
rateio de rendimentos com aplicações financeiras,
emissão balancetes e outros relatórios contábeis, além
de relatórios e arquivos em meio magnético para o Banco
Central.
O Módulo de Contabilidade de Grupos oferece
instrumentos para o registro de todos os fatos contábeis
de uma organização de forma fácil e segura. Algumas
características importantes, especialmente no que se
refere à flexibilidade e facilidade de uso do Sistema, são
apresentadas a seguir:
Flexibilidade através de parametrização realizada pelo
usuário
Os parâmetros utilizados para configuração do Sistema
permitem que o Aplicativo adapte-se às regras de
cada empresa no que concerne às estruturas de Contas
Contábeis, Planos de Contas, Centros de Custos, Tipos
de Lançamentos e Moedas.
O Sistema pode utilizar vários Planos de Contas
simultaneamente, o que permite controles e análises
diversos, inclusive das Estatísticas EconômicoFinanceiras do Banco Central.
Movimentação
O módulo de Movimentação constitui-se de um conjunto
de rotinas responsáveis pelo registro e consistência dos
lançamentos contábeis para atualização dos saldos do
plano de contas.
São permitidos lançamentos manuais que atualizam de
forma on line os saldos de contas, e o processamento de
lotes de lançamentos enviados por outros módulos ou
sistemas. É possível, também, realizar lançamentos
retroativos, e nesses casos o Sistema atualiza
automaticamente os saldos de contas e fechamentos
mensais afetados.
Informações legais
O Sistema provê a emissão de todos os relatórios legais
necessários: Razão, Diário, Balancete, Balanço e
Demonstração de Resultados. Para cada um desses
relatórios, são disponibilizadas várias opções e modelos
diferentes, o que os torna adaptáveis a qualquer
organização incluindo-se bancos, consórcios e
financeiras.
Integralção contábil
A geração de lançamentos a partir de outros módulos ou
sistemas MPS é parametrizável, de forma a permitir
flexibilidade para adaptação aos padrões contábeis de
cada empresa.
PLATAFORMAS
ARQUITETURA DE HARDWARE
• RISC
• INTEL
SISTEMAS OPERACIONAIS
• UNIX
• MS WINDOWS 2003/2008/2012
BANCOS DE DADOS
• ORACLE
• MS SQL SERVER
• SYBASE
• INTERSYSTEMS CACHÉ
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