FTAD -Formação Técnica em
Administração
Modulo de Padronização e
Qualidade
Prof. Marivaldo Oliveira
Competências a serem trabalhadas
ENTENDER A IMPORTÂNCIA DA
PADRONIZAÇÃO E COMO
DIAGNOSTICAR A FALTA DE
PADRONIZAÇÃO EM UMA
ORGANIZAÇÃO
QUALIDADE/PADRONIZAÇÃO
A Qualidade e a Padronização podem ser
caracterizadas por uma única palavra:
mudança.
Isto é, aquele empreendedor que esteja
interessado em implantá-la tem que ter
como principal aspecto de sua personalidade
a vontade de mudar, assumindo a liderança
deste processo.
PADRÃO
O que é Padrão??
PADRONIZAÇÃO
PADRÃO:
Documento condensado, estabelecido com
o objetivo de unificar e simplificar de tal
maneira que seja conveniente e lucrativo
para as pessoas envolvidas.
FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS
• Procedimento: Forma especificada de
executar uma atividade ou um processo.
• O Procedimento pode ser documentado
ou não;
• Quando um procedimento é
documentado, o termo “procedimento
escrito” ou “procedimento documentado”
é frequentemente usado.
FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS
• Documento:
É qualquer meio, que comprove a existência
de um fato, a exatidão ou a verdade de uma
afirmação.
FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS
• Um documento pode ser também uma
informação singularizada, isto é, distinguível
por um nome ou código, que trata de
assunto específico, de natureza e interesse
particular a uma instituição, pode ser de
caráter sigiloso, estratégico ou que
represente capital intelectual, plenamente
integrada aos bens de uma organização.
FUNDAMENTOS E VOCÁBULOS
P.S! O meio físico pode ser papel, disco de
computador, fotografias, ou uma
combinação destes.
REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO
A documentação do SGQ deve incluir:
a) Declaração documentada de uma
política da qualidade;
b) Um manual da qualidade;
REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO
c) Procedimentos documentados e
registros requeridos por esta Norma;
d) Documentos, incluindo registros,
determinados pela organização como
necessários para assegurar o
planejamento, a operação e o
controle eficaz de seus processos.
ABRANGÊNCIA DA
DOCUMENTAÇÃO DO SGQ
• Pode diferir de uma organização para outra
devido ao porte da organização e ao tipo de
atividade;
• A complexidade dos processos e suas
interações;
• A competência do pessoal;
• A documentação pode está em qualquer
forma ou tipo de meio de comunicação.
MANUAL DA QUALIDADE
A organização deve estabelecer e manter
um manual da qualidade que inclua:
• O escorpo do sistema de gestão da
qualidade, incluindo detalhes e
justificativas para qualquer exclusões;
MANUAL DA QUALIDADE
• Os procedimentos documentados
estabelecidos para o sistema de gestão
da qualidade ou referência a eles
• Uma descrição da interação entre os
processos do sistema de gestão da
qualidade.
MANUAL DA QUALIDADE
• O manual da qualidade é uma ótima opção
para documentar a política da qualidade,
pois pode lhe auxiliar quanto ao controle da
divulgação da política. No manual da
qualidade, descreva os locais onde a política
será divulgada, exemplo: “a política será
divulgada através de crachás, página da
empresa na internet e cartazes dentro da
empresa”.
CONTROLE DE DOCUMENTOS
Os documentos requeridos pelo SGQ devem
ser controlados.
Registros são um tipo especial de
documentos e devem ser controlados de
acordo com os requisitos apresentados em
4.2.4. (NBR ISO 9001)
CONTROLE DE DOCUMENTOS
Um procedimento documentado deve ser
estabelecido para definir controles
necessários para:
a) Aprovar documentos quanto a sua
adequação, antes da sua emissão;
b) Analisar criticamente e atualizar, quando
necessário e reaprovar documentos;
CONTROLE DE DOCUMENTOS
c) Assegurar que as alterações e a situação da
revisão atual dos documentos sejam
identificadas.
d) Assegurar que as versões pertinentes de
documentos aplicáveis estejam disponíveis
nos locais de uso;
e) Assegurar que os documentos permaneçam
legíveis e prontamente identificáveis;
CONTROLE DE DOCUMENTOS
f) Assegurar que documentos de origem
externa determinados pela organização como
necessários para o planejamento e operação
do SGQ sejam identificados e que sua
distribuição seja controlada ;
g) Evitar o uso não pretendido de documentos
obsoletos e aplicar identificação adequada
nos casos em que eles forem retidos por
qualquer propósito.
CONTROLE DE REGISTROS
A organização deve estabelecer um
procedimento documentado para definir os
controles necessários para a identificação,
armazenamento, proteção, recuperação,
retenção e disposição dos registros.
Registros devem permanecer legíveis,
prontamente identificáveis e recuperáveis.
O MAPEAMENTO DO PROCESSO E
A PADRONIZAÇÃO
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O que é mapear?
Porque mapear?
O fluxograma
Registrando a situação atual
Identificando os pontos falhos
Melhorar o processo através da análise dos
fluxogramas
• Padronizar
O QUE É MAPEAR?
Mapa: É a representação gráfica
E convencional, em papel, tela,
Paredes, entre outros, dos dados
referentes à superfície do globo
Terrestre, a uma região dessa
Superfície, à esfera celeste, representação de
algo descrito ou figurado com a clareza de
um mapa.
Mapeamento: Ato ou efeito de mapear.
MAPEAMENTO DO PROCESSO E A
PADRONIZAÇÃO
POR QUE MAPEAR?
Para obter um melhor resultado.
• Aumento de produção
• Redução de custos
• Melhoria da qualidade
• Projetar novos processos
POR QUE MAPEAR?
Visualizar todas as etapas do processo
• Identificar as interações dos Processos
(ISO 9001)
• Visualizar início / meio / fim de um
processo
• Identificar pontos de melhoria
• Planejar mudanças.
POR QUE MAPEAR?
Padronizar:
• Planejar a padronização
• Ser o próprio padrão (guia das etapas do
processo)
Treinar equipes
• Conhecimento de todas as etapas do processo
• Homogeneidade da execução das atividades.
OBJETIVOS DO MAPEAMENTO
• Conseguir que os processos sejam mais
eficazes, produzindo os resultados
desejados;
• Conseguir que os processos sejam mais
eficientes minimizando o uso de
recursos ;
OBJETIVOS DO MAPEAMENTO
• Fazer com que os processos se adaptem
às constantes mudanças nas
necessidades dos clientes e do mercado;
• Desenvolver novos processos de modo a
manter a empresa em ambiente
competitivo e melhor aproveitar as
oportunidades de crescimento.
O QUE É FLUXOGRAMA?
Representação gráfica de um
processo ou sistema, cujas
etapas são ilustradas de
forma encadeada por meio
de símbolos geométricos
interconectados.
EXEMPLO DE FLUXOGRAMA
SIMBOLOGIA PARA ELABORAÇÃO
DO FLUXOGRAMA
REGISTRANDO A SITUAÇÃO ATUAL
• É importante ir ao processo e identificar
a situação atual. Qual a sequência das
atividades? Quais as peculiaridades?
Quais as exceções e o que é feito nestas
exceções.
• Converse com as pessoas: Supervisores/
encarregados/ operadores.
• Não escreva o melhor. Escreva o real.
IDENTIFICANDO OS PONTOS
FALHOS
• Após elaborar o fluxograma do processo
atual realize a análise deste fluxo;
• Monte uma equipe e identifique os
pontos que apresentem falhas ou que
precisem ser melhorados.
• Apresente as modificações aos usuários
para avaliarem antes da mudança.
MELHORANDO O PROCESSO ATRAVÉS
DA ANÁLISE DOS FLUXOGRAMAS
• Após a análise de todos os envolvidos,
revise o fluxograma.
PADRONIZAR
• Com o novo fluxograma elaborado
implemente as modificações no processo
atual: Padronize, treine as equipes e
monitore o processo para confirmar a
melhoria contínua.
ORIENTAÇÕES ADICIONAIS PARA
MELHORIA DE PROCESSOS
• Eliminar burocracia;
• Eliminar duplicação de tarefas;
• Eliminar ou minimizar atividades que
não agregam valor;
• Reduzir tempo.
ORIENTAÇÕES ADICIONAIS PARA
MELHORIA DE PROCESSOS
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•
•
•
•
Dificultar a ocorrência de erros;
Simplificação da linguagem;
Padronização;
Parceria com fornecedores;
Automação ou mecanização.
PARA NÃO FICAR ASSIM...
ATIVIDADE
1.Pesquise uma empresa (real ou você mesmo
pode criar) escolha um processo de seu
conhecimento e elabore os seguintes
passos:
• Descreva o processo;
• Elabore um fluxograma deste processo;
• Realize uma análise crítica deste processo e
identifique pontos críticos que devem ser
padronizados e elabore estes padrões.
NOSSA ATIVIDADE DEVE TER OS
SEGUINTES TÓPICOS:
•
Nossa atividade deve ter os seguintes tópicos:
Capa:
+ Nome do Aluno + Nome do Polo + Nome do Tutor +
Módulo + Disciplina + Nome do Professor + Nº da Atividade.
Sumário: Tópicos da atividade e sua localização na atividade (nº da página).
Introdução: Suas considerações sobre a atividade.
Desenvolvimento: Apresentação de todos os tópicos da atividade, atendendo ao
solicitado pelo Professor, sempre mostrando sua própria produção.
Lembrando que cada tópico corresponde a um subtítulo, que deve estar destacado
do texto.
Conclusão: Suas considerações finais. Devem ser exclusivamente suas!
Bibliografia/Fonte de Pesquisa: Links e livros consultados
(Revistas técnicas também são uma ótima opção de pesquisa!)
• Utilize o Guia “Minha Atividade é SFO!”
Disponível no AVA. Utilize o Guia
“
ATIVIDADE
Utilize o guia “ Minha atividade é SFO!”
Disponível no AVA .
Obrigatório colocação da fonte de pesquisa.
Atividades devem ser enviada em .doc ou
.docx
Atividades copiadas ou iguais a de outros
colegas serão invalidadas.
ATIVIDADE
• Entrega:29 /12/2012
Até às 23:00 hs.
• EVITE DEIXAR A POSTAGEM DE SUA
ATIVIDADE PARA O ÚLTIMO DIA.
• FAZENDO ISSO, IMPREVISTOS NÃO VÃO
LHE PREJUDICAR.
• * LEMBRANDO QUE SUA ORGANIZAÇÃO
TAMBÉM ESTA SENDO AVALIADA
DÚVIDAS
• Acesse o Fórum de dúvidas e
discussões.
Chat dia 20/12/2012 Quinta-feira
horário das 20:00 às 21:30 Hrs