MS Project
Antes de iniciar um projeto, você precisa definir sua meta, e
analisar quando e como você a atingirá,
determinando quais tarefas precisa para atingir essa meta.
Depois de definir a meta do seu projeto e determinar
cada tarefa, é necessário identificar as pessoas que executarão
essas tarefas, qual a duração de cada uma e o
custo de cada etapa. Com o projeto em andamento, é
aconselhável verificar sempre o seu desenvolvimento,
coordenando, comparando, avaliando o seu progresso.
Existem diversas técnicas e ferramentas sofisticadas que
podem ser aplicadas ao gerenciamento de programas.
Para entendê-las, é necessário ter o conhecimento dos
conceitos básicos de Projetos.
Gerenciamento de Projetos com MS
Project
Francisco Cledson
Junho/2009
Sumário
1 - Introdução
2 - Conceito e Ambiente
3 - O Gerenciamento de Projetos
4 - As Fases do Projeto
5 - A Estrutura Organizacional
6 - Roteiro de Trabalho
Gerenciamento de Projetos
1 - Introdução
Introdução
• As organizações atuais estão sendo
criadas com Gerências de Projeto.
• Projeto é um empreendimento com
enorme potencial de fracasso porque
envolve muitas variáveis e fatores
imponderáveis.
Introdução
• Gerentes de projeto eficientes são cada vez
mais valorizados e procura-dos no mercado
de trabalho.
• A gerência de projetos é uma área nova e,
por isso, com pouca litera-tura e poucos
padrões aceitos.
Introdução
• Dependendo da área de aplicação a
complexidade do gerenciamento fica maior ou
menor, porque:
• É grande o grau de incerteza das estimativas.
• Em alguns tipos de projetos não existem unidades de
medidas plenamente aceitas.
• É difícil modelar (e impossível manter estático) o
mundo real.
Introdução
• Por causa disso, muita gente diz que é
impossível gerenciar adequadamente um
projeto.
• Um projeto bem planejado e bem gerenciado
tem todas as possibilidades de sucesso.
Introdução
Inverdades sobre Gestão de Projetos
• Planejar é antecipar situações que nunca
acontecerão.
• Sistemas de informação custam o triplo do
orçado e demoram o dobro do tempo
planejado.
• Quando um projeto falha:
• os culpados são transferidos
• os inocentes são punidos
• os não envolvidos são promovidos.
Gerenciamento de Projetos
2 - Conceito e Ambiente
Conceito e Ambiente
• Toda Organização existe para realizar trabalhos.
• Eles podem ser de duas naturezas:
• Atividade/Processo  repetitivos e contínuos
• Projeto
 únicos e temporários
 Desenvolver um sistema  é projeto
 Manter um sistema
 é atividade
Conceito e Ambiente
Projeto é todo empreendimento:
•
•
•
•
•
não repetitivo,
tem início, meio e fim determinados,
com seqüência definida de eventos,
com objetivos claros a atingir,
dentro de parâmetros limites.
Conceito e Ambiente
“Não repetitivo” significa que :
• cada projeto é diferente de outro.
• suas características são únicas.
• mesmo que produza produtos conheprojeto é único.
cidos, o
• deve ser conduzido de forma progressiva, isto é,
passo a passo.
Conceito e Ambiente
“Início, meio e fim determinados” significa que:
• a data de início do projeto é conhecida.
• a data de fim do projeto é previamente determinada.
• o fim do projeto ocorre mesmo que o objetivo total não
seja alcançado.
• a duração pode ser de uma semana ou de vários anos,
mas nunca infinito.
Conceito e Ambiente
“seqüência definida de eventos” significa:
• todas as atividades necessárias para exe-cução do
projeto são conhecidas.
• as atividades são ordenadas.
• as atividades são interdependentes.
Conceito e Ambiente
“com objetivos claros” significa que:
• todos os envolvidos conhecem perfeita-mente que
produto ou serviço será entre-gue no final do projeto.
• todas as características do produto ou serviço foram
definidos.
• é possível avaliar se o projeto foi bem sucedido ou não.
Conceito e Ambiente
“com parâmetros limites” significa que:
• há regras claras a seguir
• há um orçamento a ser obedecido
• o número de pessoas é definido
• os recursos não são abundantes
• existe um ambiente externo que restringe a
liberdade de ação
Conceito e Ambiente
Atingir ou exceder os resultados em projetos,
significa:
• alcançar o melhor balanceamento entre escopo
(objetivo), custo, tempo e qualidade do produto
(bem ou serviço).
• atender as necessidades e as expectativas dos
clientes e usuários.
Gerenciamento de Projetos
3 - O Gerenciamento de Projetos
O Gerenciamento do Projeto
Porque é necessário gerenciar projetos?
•
•
•
•
•
os projetos tendem a falhar.
envolvem muitas variáveis.
exigem amplos conhecimentos.
impactam o meio ambiente.
exigem reprogramações e ajuste.
O Gerenciamento do Projeto
Porque um projeto falha?
•
•
•
•
•
objetivos mal formulados.
excesso de tarefas e pouco prazo.
estimativas financeiras pobres.
falta de conhecimento de pontos chaves do projeto.
falta de coordenação entre as partes.
O Gerenciamento do Projeto
Porque um projeto falha?
• estimativas mal elaboradas e baseadas em “experiência pessoal”.
• o projeto teve vários responsáveis.
• objetivos mudaram com o andamento do projeto (tomar cuidado).
O Gerenciamento do Projeto
Benefícios do Gerenciamento
•
•
•
•
•
diminui a possibilidade de surpresas.
antecipa situações desfavoráveis.
otimiza o uso dos recursos existentes.
documenta o andamento das ações.
facilita projetos futuros.
O Gerenciamento do Projeto
Benefícios do Gerenciamento
Cabe ao gerente do projeto e à sua
equipe, controlar as possibilidades de insucesso
e criar condições para o êxito do projeto
(planejamento e controle).
O Gerenciamento do Projeto
O projeto é bem sucedido se teve:
Qualidade igual ou superior ao exigido.
Custo dentro ou abaixo do previsto.
Data de fim igual ou anterior à data marcada.
Gerenciamento de Projetos
4 - As Fases do Projeto
As Fases do Projeto
Ciclo de Vida
Plano
Estratégico
Plano
Operacional
Avaliação
Execução e
Controle
As Fases do Projeto
Planejamento Estratégico
É normalmente dividido em duas etapas:
• Conhecimento do Problema
• Estudo detalhado e definições gerais do
ambiente do projeto
• Alternativas de Desenvolvimento
• Estabelece-se a linha geral de atuação (linha
de base)
As Fases do Projeto
Conhecimento do Problema
• estudo detalhado do problema.
• determinação das condições gerais.
• estabelecimento de definições básicas.
• criação do modelo documental.
• formalização da visão geral do projeto.
• aprovação da visão geral.
As Fases do Projeto
Estudo detalhado do problema:
• Como podemos fazer algo?
Exemplo:
•Como podemos ganhar dinheiro com
informática?
• Como podemos ganhar dinheiro com a venda
de computadores?
As Fases do Projeto
Determinação das condições gerais:
• Quanto estamos dispostos a gastar?
• Quem são os clientes e usuários?
• Qual o tempo adequado?
• Quais as imposições de qualidade?
As Fases do Projeto
Estabelecimento de Definições Básicas:
• definição do Objetivo
• definição do Escopo
• definição de Restrições
• definição de Condicionantes
Planejamento
Um objetivo deve ser:
•
•
•
•
•
específico e não genérico.
realista e não ambicioso ou tímido.
uma meta a atingir e não uma referência.
de conhecimento geral e não restrito.
uma realização e não um sacrifício.
Exemplos
• Desenvolver um sistema de operações
financeiras
para implantar em 01/01/2004, para atender a área
financeira.
• Construir um prédio de 18 andares, com 12 andares
para escritórios, 3 para lojas e 3 para garagens,
inaugurar em 16/03/2004.
• Organizar uma festa, tipo Queijos e vinhos, para 100
pessoas, no dia 22/09/2003.
As Fases do Projeto
Criação do modelo documental:
Montagem da forma de documentar todas as fases do
projeto, de forma a registrar:
• acontecimentos;
• problemas;
• reajustes e adequações;
• e resultados obtidos.
As Fases do Projeto
Formalização da idéia geral:
Descrição da linha básica do projeto, des-tacando:
• o problema ou oportunidade;
• o produto do projeto;
• a forma de relacionamento entre o gerente do
projeto e os patrocinadores do projeto.
As Fases do Projeto
Aprovação da visão geral do projeto:
Apresentar, discutir, ajustar e conseguir a
aprovação da visão geral para que se possa dar
continuidade ao desenvolvimento do projeto.
As Fases do Projeto
Alternativas de desenvolvimento
• Criar alternativas de como o projeto pode
ser desenvolvido.
• Estimar custo, tempo e qualidade para cada
alternativa.
• Avaliar riscos, impactos e adequação de cada
alternativa.
• Escolher e aprovar a alternativa mais
adequada.
As Fases do Projeto
Criar alternativas de desenvolvimento
• Brainstorming (toro de palpite)
• Fatores ambientais
•
•
•
•
tecnologia
economia
governo e sociedade
localização geográfica
As Fases do Projeto
Criar alternativas de desenvolvimento
• Fatores organizacionais
• experiência da equipe
• relações de trabalho
• imagem da empresa
• atitude da alta gerência
• capacidade financeira
As Fases do Projeto
Estimar as alternativas
• Qualidade - atribuir notas em função do
objetivo estabelecido.
• Custo - calcular com base em histórico de
projetos anteriores.
• Tempo - calcular com base em histórico de
projetos anteriores.
As Fases do Projeto
Estimar Riscos
Risco é a representação de um perigo para o bom
andamento do projeto. São fatores de risco:
• uso de tecnologias não dominadas.
• equipe inexperiente ou desmotivada.
• concorrência desleal.
• mudanças na legislação.
As Fases do Projeto
Forças
Como aproveitar?
Oportunidades
Como tirar vantagens?
Fraquezas
Como minimizar?
Ameaças
Como identificar?
Como anular?
As Fases do Projeto
Estimar Conseqüências
Conseqüências são os fatos negativos que o projeto
pode gerar:
• demissões.
• impactos ambientais.
• repercussão na mídia.
• problemas com clientes.
• problemas com fornecedores.
As Fases do Projeto
Estimar Adequação
Adequação é a compatibilidade da solução com:
• a cultura da organização.
• a cultura do mercado.
• as ações de governo.
As Fases do Projeto
Escolher alternativa mais adequada:
• ponderação entre os valores considerados.
• análise técnica com base nos estudos feitos.
• conseguir aprovação formal da alta direção.
As Fases do Projeto
Planejamento Operacional
Planejamento detalhado de todas ações que
serão executadas para conseguir concluir o
projeto.
As Fases do Planejamento
1 - Crie a Estrutura de Divisão do Trabalho
•
•
•
•
divida o projeto em fases.
relacione as tarefas de cada fase.
inclua tarefas de controle e revisão.
analise a dependência entre tarefas.
As Fases do Planejamento
2 - Determinar Recursos
•
•
•
•
•
relacione os recursos disponíveis.
atribua Recursos às tarefas.
defina modo de uso dos recursos.
verifique se há carência ou sobra.
teste a coerência e viabilidade da alocação feita.
As Fases do Planejamento
São recursos para um projeto:
As Fases do Planejamento
3 - Determine a duração de cada tarefa
•
•
•
•
•
defina o início e o fim de cada tarefa.
redefina a dependência entre tarefas.
defina a ligação entre as tarefas.
verifique possibilidades de redução.
determine o caminho crítico.
As Fases do Planejamento
Para definir o tempo é preciso:
•
•
•
•
conhecimento das tarefas a realizar.
conhecimento dos recursos existentes.
existência de medidas confiáveis.
manter histórico atualizado.
As Fases do Planejamento
4 - Calcule os custos do Projeto
•
•
•
•
•
defina custos unitários de cada recurso.
calcule os custos de cada tarefa.
revise e ajuste os custos obtidos.
estabeleça o fluxo de caixa do projeto.
negocie a aprovação do custo.
As Fases do Planejamento
5 - Elabore os relatórios finais
•
•
•
•
crie os relatórios gerenciais.
crie os relatórios de desempenho.
crie o esquema de comunicação.
construa a mala direta.
As Fases do Planejamento
6 - Avalie os Riscos
• consulte ações do Governo.
• estude “boatos” de mudanças internas.
• confirme a realidade financeira.
• “invente” crises e avalie seus impactos.
As Fases do Planejamento
7 - Avalie a conformidade do plano
É possível atingir a qualidade esperada, dentro do custo e
do tempo definido?
Se não: faça ajustes necessários ou redefina suas metas.
As Fases do Planejamento
8 - Faça a Validação Final do Plano
Se necessário, promova ajustes:
•
•
•
•
obtenha mais recursos.
aumente o prazo total.
modifique o objetivo.
negocie com os patrocinadores.
As Fases do Planejamento
9 - Obtenha aprovação do plano
•
•
•
•
complete a documentação do projeto.
discuta o plano com usuários/clientes.
faça os ajustes solicitados.
consiga aprovação formal.
As Fases do Projeto
ACOMPANHAMENTO
•
•
•
•
medição dos resultados.
comparação com o planejado.
reprogramação e ajustes.
registro do realizado.
Fases do Projeto
AVALIAÇÃO
• análise dos resultados.
• estudo das distorções.
• registros dos dados finais.
• revisão dos padrões.
10 Principais Razões para Utilizar MS Project
Com o decorrer dos anos, o Microsoft Office Project tornou-se
numa das principais ferramentas de gestão de projetos para
usuários que desejam fazer a diferença no seu trabalho
mediante o planejamento, gestão e comunicação eficazes das
informações dos projetos.
O Microsoft Office Project fornece ferramentas de gestão de
projetos robustas em conjunto com a combinação ideal de
usabilidade, capacidade e flexibilidade, para que possa gerir os
projetos diretamente a partir do seu computador. Seguem-se as
principais razões para utilizar o Microsoft Project:
10 Principais Razões para Utilizar
MS Project
1. Estimativa e agendamento realistas.
2. Planejamento e gestão orientados.
3. Criar relatórios e controlar projetos em
tempo.
4. Melhor atribuição de recursos.
5. Apresentação eficiente de informações do
projeto.
10 Principais Razões para Utilizar
MS Project
6. Integração de dados fácil.
7. Usabilidade melhorada.
8. Ajuda imediata.
9. Personalização simples.
10. Vasta comunidade de usuários e
fornecedores de soluções.
COMEÇANDO UM PROJETO
Antes de colocar todas as informações no Project, é
necessário definir todas tarefas e etapas de seu
projeto. Já
foi o tempo de colocarmos todas as tarefas no papel e ir
anexando-as em quadros enormes para serem
executadas, onde acabávamos dessa maneira
esquecendo de muitas tarefas e colocávamos tudo
em lugar errado.
Então, no fim só restava-nos a desorganização de não
executá-las ou deixá-las incompletas.
COMEÇANDO UM PROJETO
INSERINDO INFORMAÇÕES
DE PROJETO
MODO DE APRESENTAÇÃO
Na Barra de Modos clique em Gráfico de Gantt,
ele será o mais utilizado.
INSERINDO TAREFAS
INSERINDO TAREFAS
ESTABELECENDO RELAÇÕES DE
DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS
ESTABELECENDO RELAÇÕES DE
DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS
TRABALHANDO COM CUSTOS
TRABALHANDO COM CUSTOS
TRABALHANDO COM CUSTOS
Conclusão
A última etapa de um projeto, fase final, caracteriza a
desmobilização e entrega do empreendimento. Deve-se
ter especial cuidado com a desmobilização e entrega de todos os
serviços que fazem parte do escopo contratado.
Alguns empreendimentos não conseguem ser terminados devido
aos mais variados tipos de serviços extras que
aparecem, seja por má concepção do projeto, por um
planejamento inadequado ou por outra razão menos técnica.
A solução encontrada tem sido terminar por "decreto", o que no
mínimo, causa um certo desconforto naquele
que planeja ou gerencia, pelo custo cada vez menos justificável.
Além disso, a mobilização de profissionais
especializados na resolução de "pequenos detalhes" de final de
projeto tem se mostrado caro e desgastante.
O melhor é planejar bem para evitar a conjugação do verbo
"esquecer".