CURSO DE CAPACITAÇÃO EM
GESTÃO DOCUMENTAL
MÓDULO I – Nível Básico
CURSO DE CAPACITAÇÃO EM
GESTÃO DOCUMENTAL
MÓDULO I – Nível Básico
Organizado por:
Dirlei Maria Kafer Gonçalves
CRB14/637
Edição revista, ampliada e atualizada
2009
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO.............................................................................7
INTRODUÇÃO .................................................................................9
Quais os conceitos de arquivo e/ou documento?.............................. 11
O que é gestão de documento?..........................................................13
Quais as fases de gestão de documentos?.........................................14
Quais os objetivos de gestão de documentos?.................................. 14
Quais são os métodos de arquivamento?.......................................... 15
O que é a avaliação de documentos?................................................ 16
Em que etapa realiza-se a avaliação?................................................ 16
Quem deve avaliar os documentos?..................................................17
Quais as características dos documentos de acordo com o prazo de
guarda?..............................................................................................18
Como identificar o valor do documento?.......................................... 18
O que é Código de Classificação?..................................................... 19
O que é tabela de temporalidade?..................................................... 20
Como fazer a Seleção de Documentos?............................................21
Quando devemos transferir os documentos ao arquivo intermediário/
central?..............................................................................................22
O que é o gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos?.23
De que forma podemos garantir a organização física dos documentos
de arquivo?........................................................................................26
Legislação.........................................................................................27
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................31
Curso de Capacitação em Gestão Documental
APRESENTAÇÃO
O Curso de Capacitação em Gestão Documental tem
como objetivo habilitar os servidores da Administração Pública
do Estado de Santa Catarina, no que tange à gestão documental,
em cumprimento às atribuições legais do Órgão Normativo do
Sistema de Gestão Documental e Publicações Oficiais - Diretoria de Gestão Documental, no que cabe ao Arquivo Público.
Este exemplar serve de apoio às atividades na área de
arquivo, na busca da efetiva gestão de todos os documentos
(produzidos e recebidos), desde a produção até a destinação
final, visando à simplificação e racionalização dos procedimentos, como também à preservação do patrimônio documental da
Administração Direta, Autarquias e Fundações do Estado de
Santa Catarina.
A implantação de políticas públicas na área de gestão
documental na Administração Pública Estadual gerou a necessidade de criar instrumentos de gestão para assegurar a preservação, o acesso e divulgação do Patrimônio Documental do
Estado.
O volume de documentos produzidos relativos à administração pública decorre da importância estratégica de sua atuação para a sociedade e acaba em enormes acervos documentais, que sem a devida gestão impactam a tomada de decisão e
por vezes a falta de um documento que comprove os direitos
e/ou deveres de um cidadão.
As novas tecnologias disponíveis no mercado demandam novas formas de gerenciamento dos documentos arquivís-7-
Módulo I
ticos eletrônicos. Uma política de gestão documental de acordo com as normas arquivísticas e com embasamento jurídico é
necessária para uma devida racionalização e preservação dos
documentos digitais.
Arquivo Público do Estado de Santa Catarina
-8-
Curso de Capacitação em Gestão Documental
INTRODUÇÃO
O curso de capacitação de gestão documental está sendo
oferecido em três módulos, sendo:
MÓDULO I - Nível Básico: Conceituação da terminologia Arquivística, Políticas Públicas Arquivísticas, Sistema de
Gestão Documental e Publicações Oficiais do Estado, no que se
refere à Gestão Documental.
MÓDULO II – Nível Técnico: Sistema de Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade – SCTT,
Atividades Meio (apresentação e operacionalização do Sistema
Informatizado).
MÓDULO III - Nível Técnico: Sistema de Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade – SCTT,
Atividades Finalística (apresentação e operacionalização do
Sistema Informatizado).
Nesta publicação trataremos do MÓDULO I – Nível
Básico, que trata dos conceitos de gestão de documentos, das
três fases básicas da gestão, dos documentos correntes e dos
métodos de arquivamento, incluindo a avaliação e seleção de
documentos, código de classificação, tabelas de temporalidade, acervos acumulados, gestão de documentos intermediários
- arquivos e sua localização e o gerenciamento arquivístico de
documentos eletrônicos.
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Módulo I
A “legislação” federal, a estadual, instruções normativas
do Sistema de Gestão Documental e publicações oficiais estão
inseridas no último item. Vale lembrar que o cumprimento da
legislação resulta na racionalização, padronização, preservação
dos documentos permanentes, que traduzem a história de nosso
Estado.
Ao final estão relacionadas as “bibliografias” consultadas.
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
CURSO DE CAPACITAÇÃO EM
GESTÃO DOCUMENTAL
MÓDULO I
Nível Básico
1 | Quais os conceitos de arquivo e/ou documento?
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de
suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza do documento.
Documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco óptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos,
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época.
Documento de Arquivo é todo registro de informação, original, único e autêntico que resulta da acumulação de
documentos, produzidos ou recebidos em qualquer suporte,
inclusive magnético ou óptico, produzidos no exercício de suas
competências, funções e atividades por uma pessoa física ou
jurídica.
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Módulo I
Documentos Públicos são todos os registros de informações gerados, em qualquer tempo, pelo exercício das atribuições dos órgãos que compõem a administração pública.
►►
O ciclo de vida dos documentos podem ser facilmente
visualizado nas três idades propriamente ditas: arquivo
corrente, arquivo intermediário ou central e arquivo
permanente.
Arquivo Corrente
O documento corrente
é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades
de rotina. São documentos
freqüentemente consultados
e seu arquivamento corrente
tem o objetivo de facilitar o
acesso à informação. As unidades responsáveis por tais
serviços são intituladas: protocolo e arquivo, arquivo e
comunicações, etc.
yy Atividades de Protocolo: Conjunto de operações visando
ao controle dos documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e
recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à
informação.
yy Arquivamento de Documentos Correntes: Sempre é
necessária a leitura do último despacho para providenciar
o arquivamento do documento.
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
Arquivo Intermediário
São documentos que aguardam prazos longos de precaução ou prescrição e aguardam a destinação final, sendo a guarda
permanente ou a eliminação. Estes documentos raramente são
consultados.
Arquivo Permanente
Estes documentos perderam a vigência administrativa,
mas são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
2 | O que é gestão de documento?
Considerando a legislação federal, “a gestão de
documentos é o conjunto de
procedimentos e operações
técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda
permanente”.
Um programa de gestão de documentos permite a simplificação e racionalização dos procedimentos, análise do fluxo
documental nas fases corrente e intermediária, proporcionando
agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões,
maior qualidade e produtividade do serviço público, como também o planejamento, o controle e a transparências nas ações do
governo.
Portanto, os procedimentos e operações técnicas ou
- 13 -
Módulo I
“rotinas”garantem o controle de todos os documentos em qualquer idade, da produção até a destinação final, visando à racionalização e eficiência administrativa, como também à preservação do patrimônio documental.
3 | Quais as fases de gestão de documentos?
►►
1ª Fase – Produção dos documentos: refere-se ao ato
de elaborar documentos em razão das atividades de um
órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos:
elaboração e gestão de formulários e correspondência;
controle da produção e da difusão de documentos de
caráter normativo;
-- utilização de processadores de palavras e textos.
---
►►
2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido
pelos documentos, assim como sua guarda após cessar
seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para
organização, classificação e elaboração de instrumentos
de recuperação da informação (Índices).
►►
3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as
atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de
guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os
documentos a serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente.
4 | Quais os objetivos de gestão de documentos?
--
Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração,
manutenção e destinação dos documentos.
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
Garantir que a informação governamental esteja
disponível quando e onde seja necessário ao governo e
aos cidadãos.
-- Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham
valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa
científica.
-- Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de
gestão da informação.
--
5 | Quais são os métodos de arquivamento?
A escolha do método
de arquivamento deve considerar as características dos
documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é
mais freqüentemente consultado. Os métodos básicos
mais utilizados são:
alfabético – quando o elemento principal para a
recuperação da informação for o nome (onomástico);
-- geográfico – quando o elemento principal para a
recuperação da informação for o local (cidade, estado,
país);
-- numérico simples – quando o elemento principal para a
recuperação da informação for o número do documento;
e numérico-cronológico: quando o número do documento
vier associado à data;
-- ideográfico - quando o elemento principal para a
recuperação da informação for o assunto. A ordenação
dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética
--
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Módulo I
(dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou
duplex)
Na fase corrente pode-se utilizar o método mais fácil para
a recuperação da informação, mas quando da transferência
ao arquivo intermediário/central, deve ser utilizado o Plano
de Classificação.
6 | O que é a avaliação de documentos?
É o processo de análise e seleção de documentos que visa
fixar prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a
racionalização e a preservação da documentação permanente.
A avaliação de documentos proporciona:
--------
reduzir a massa documental;
aumentar o índice de recuperação da informação;
garantir condições de conservação dos documentos de
valor permanente;
controlar o processo de produção documental;
ampliar o espaço físico para novos documentos;
aproveitar melhor os recursos humanos e materiais;
garantir o patrimônio arquivístico histórico-cultural.
7 | Em que etapa realiza-se a avaliação?
Na fase corrente ou arquivo corrente, aplicam-se os critérios de avaliação, para identificar os documentos de valor
eventual, os de valor informativo ou probatório. Os documentos devem estar previamente selecionados para transferir ao
arquivo intermediário/central, para aguardar a data de recolhimento ou eliminação. A aplicação do plano de classificação
de documentos é fundamental para facilitar a organização da
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
documentação.
A elaboração da Tabela de Temporalidade proporciona maior segurança nas atividades de destinação dos
documentos.
Chegada do
documento
para análise
Análise do
documento
As informações
do documento
são relevantes?
Não
Descartar o
documento
Sim
Sim
Arquivo
Intermediário
O documento
pode ser
descartado?
Aplicar
TTD
Não
Arquivo
Permanente
8 | Quem deve avaliar os documentos?
Deve-se constituir uma Comissão de Avaliação de Documentos, com no mínimo 5 membros, com conhecimento da
estrutura organizacional e da tramitação de documentos nos
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Módulo I
respectivos órgãos, entre os quais se incluirá um técnico na área
específica de atuação. (Lei Estadual nº 9.747, de novembro de
1994, Instrução Normativa n° 06/2008/SEA.
9 | Quais as características dos documentos de acordo
com o prazo de guarda?
Guarda eventual: são os documentos de interesse
passageiro, sem valor administrativo e jurídico para o
órgão.
-- Guarda temporária: são aqueles em que prevalece o
interesse administrativo em determinar o valor da
informação e seu prazo de retenção, sem prejuízo para a
coletividade ou memória da administração.
-- Guarda permanente: são documentos de valor probatório,
relativos a direitos de pessoas físicas ou jurídicas, quanto
à coletividade, e de valor informativo sobre pessoas, fatos
ou fenômenos, considerados relevantes.
--
10 | Como identificar o valor do documento?
O valor é a aplicação de critérios de avaliação na análise e seleção de documentos de arquivo para definir prazos de
guarda, independentemente do suporte (papel, o filme, o disco
óptico, etc.) em que a informação está registrada.
Os documentos são classificados:
►►
valor imediato e guarda temporária - quando esgotados
os prazos de vigência e precaucional, sem prejuízo para a
coletividade ou memória administrativa,
►►
valor mediato e guarda permanente - aqueles que,
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
esgotados os prazos de vigência e precaucional,
apresentam no seu conteúdo ou forma informações que
devam ser preservadas para a memória da administração,
ou possam servir de pesquisa ou prova à coletividade.
É fundamental analisar o ciclo de vida dos documentos,
desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para a
guarda permanente.
Nos procedimentos de avaliação é necessária a elaboração de instrumentos de gestão, como o Plano de Classificação
de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos.
11 | O que é Plano de Classificação?
É o instrumento de gestão
documental utilizado para classificar os documentos de arquivo,
agrupando-os de acordo com a
competência do órgão produtor,
identificando o grupo, a função e a
atividade responsável pela produção ou acumulação.
A adoção de uma abordagem
funcional e não estrutural é mais
segura, considerando as mudanças
administrativas que ocorrem com
freqüência no setor público e afetam as estruturas organizacionais.
Os documentos produzidos no exercício da mesma função, competência ou atividade constituem as séries documentais onde se definem os valores e prazos de guarda.
A partir do Plano de Classificação se torna visível a
padronização da denominação dos documentos, o que facilita
o critério de arquivamento. A grande dificuldade é reconstituir
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Módulo I
os conjuntos documentais quando foram usados critérios inadequados de arquivamento.
12 | O que é tabela de temporalidade?
É o instrumento que registra o ciclo de vida documental
do órgão, onde deve constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/
intermediário e sua destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
A tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa ser atualizada, para inclusão dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças
que normalmente ocorrem na legislação. A tabela de temporalidade será elaborada por uma Comissão de Avaliação, designada
pelo titular de cada órgão, contendo no mínimo 5 integrantes,
com conhecimento da estrutura e da tramitação dos documentos. As tabelas serão submetidas à aprovação pela autoridade
competente -Arquivo Público do Estado de Santa Catarina, Lei
Estadual n° 9.747 de 26 de novembro de 1994.
Para a elaboração da Tabela de Temporalidade, devem-se
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
seguir as atividades:
-- diagnóstico da situação dos arquivos;
-- levantamento da produção documental;
-- código de classificação de documentos de arquivo;
-- levantamento dos prazos de guarda;
-- proposta de destinação, que estabelece a preservação e/
ou a eliminação dos documentos.
13 | Como fazer a Seleção de Documentos?
A seleção de documentos é realizada nos arquivos correntes e intermediários, com a orientação de especialista, seguindo
o estabelecido na Tabela de Temporalidade. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:
►►
eliminação: é a destruição dos documentos sem valor
para guarda permanente. Nenhum documento poderá ser
eliminado se não tiver sido submetido à avaliação e se
não contar na tabela de temporalidade do órgão;
►►
transferência: envio dos
documentos dos arquivos
correntes para o arquivo
central/intermediário, onde
aguardarão o cumprimento
dos prazos de guarda e a
destinação final;
►►
recolhimento: envio dos
documentos para a instituição
arquivística pública, para a
guarda permanente e acesso
público.
- 21 -
Módulo I
14 | Quando devemos transferir os documentos ao
arquivo intermediário/central?
Cessada a necessidade de consulta freqüente,
os documentos originários
do arquivo corrente, que
tenham curto prazo de vigência, podem ser eliminados
imediatamente,
seguindo
a tabela de temporalidade,
enquanto que os demais devem seguir os prazos de guarda
estabelecidos em função de razões legais, fiscais e de interesse
administrativo. A transferência ao arquivo central/intermediário reduz o espaço físico junto ao arquivo corrente; reduz pela
metade os custos de sua conservação, favorece a localização da
informação ou documentos.
Arquivo Central – Órgão Público
Unidade vinculada à área administrativa de um órgão
público, responsável pelo controle dos documentos acumulados
pelos diversos setores e pelos procedimentos técnicos a que os
documentos devem ser submetidos.
►►
Atividades desenvolvidas nos Arquivos Centrais das
Secretarias de Estado, Autarquias e Fundações:
A guarda física dos documentos ficará sob a responsabilidade de um técnico com conhecimento arquivístico, sob a
responsabilidade do órgão, conforme Instrução Normativa n°
09/2007/SEA, Art. 3°.
Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando forem conhecidos o seu conteúdo, o prazo de
guarda e a data de eliminação ou recolhimento.
A consulta por parte de terceiros só é permitida com a
autorização da unidade administrativa que transferiu os docu►►
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
mentos. A eliminação só é efetuada com a prévia autorização da
unidade administrativa que produziu e transferiu os documentos.
Localização do Arquivo Intermediário
Os arquivos centrais/intermediários podem estar localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso rápido
e fácil.
A construção deve permitir a conservação eficaz do acervo documental. Os materiais devem ser adequados na edificação ou adaptação que
contribuirá na proteção contra incêndio,
poluição atmosférica,
inundações, excesso
de umidade e temperatura e de luz solar.
►►
15 | O que é o gerenciamento arquivístico de documentos
eletrônicos?
Inicialmente, devemos registrar as diferenças entre GED
e GDE, com seus conceitos, para melhor entendimento do
Gerenciamento Arquivístico de documentos eletrônicos.
99 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
As primeiras tratativas referente ao GED definia-o como
um instrumento necessário à recuperação do material digitalizado, sendo utilizado como solução para o gerenciamento de
documentos. O documento digitalizado garantia o acesso rápido
à informação e a preservação dos documentos originais.
O GED se restringe somente aos conceitos de uso de
tecnologias, softwares.
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Módulo I
99 Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE)
A premissa do conceito original de GDE visa à gestão
de documentos criados em meio eletrônico, o qual permanece
neste meio, que também englobe os documentos digitalizados.
“É através de um sistema de gestão de documentos eletrônicos (GDE) que estabelecemos políticas de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação de documentos eletrônicos” (FLORES, 1998).
Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar
os conceitos arquivísticos, evoluindo de um mero software de
digitalização e acesso para tornar-se um instrumento de apoio
dentro de um sistema de gerenciamento de documentação, seja
ele eletrônico ou não (KOCK, 1998).
►►
Documento arquivístico
criado em ambiente
eletrônico
–
deve
possuir os componentes
necessários
de
um
documento
tradicional,
isto é, os requisitos
como suporte, conteúdo,
forma,
atos,
relação
orgânica e transmissão. Para se constituir em documento
arquivístico, deve estar salvo em um suporte e ligado à
atividade que o gerou, num determinado arquivo.
►►
Documento arquivístico completo criado em meio
eletrônico – deve possuir elementos exigidos pelo
sistema jurídico, como data, autor, destinatário, assunto
e título. Posteriormente, são acrescentadas anotações,
como ciente, urgente, etc.
►►
Documento arquivístico fidedigno criado em meio
eletrônico - a fidedignidade é dada ao documento pelo
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
seu grau de controle
sobre o procedimento
de criação e pelo grau
de confiabilidade do seu
autor. Os elementos que já
aparecem no documento
aparecerão no perfil do
documento ou metadado,
acrescidos de mais alguns,
como identificação das redes de comunicação, do sistema
eletrônico, do software, etc. O perfil do documento se
constitui num anexo ao documento arquivístico.
►►
Autenticidade de um documento arquivístico
eletrônico – a autenticidade de um documento é definida
pelo modo, sua forma, estado de transmissão e pela
maneira de preservação e custódia. Devem-se acrescentar
rotinas de backup dos documentos do sistema.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é a
tecnologia e o método para converter, captar, processar, armazenar, localizar e gerenciar documentos em papel ou cópias de
microfilme, para imagens eletrônicas através de dados digitais
computadorizados.
As imagens eletrônicas são indexadas e armazenadas em
discos ópticos ou magnéticos de alta capacidade. Os usuários
utilizam essas imagens em monitores de alta resolução.
Os documentos são convertidos para formato eletrônico
por meio de escâneres, que existem nas mais diversas configurações. Existem escâneres que digitalizam a imagem do documento e simultaneamente fazem a microfilmagem do mesmo,
bem como escâneres para digitalizar documentos.
A decisão sobre a mídia mais adequada para guardar os
documentos digitalizados depende de cada caso específico.
Assim como o microfilme, a digitalização de documen- 25 -
Módulo I
tos atende tanto à preservação dos
originais como pode ser utilizada
com a finalidade de otimizar espaço
físico. São inúmeras as vantagens
da digitalização de imagens, dentre
elas podemos destacar: densidade
de compactação, localização muito
rápida da informação, velocidade
de transmissão, indexação e referências cruzadas, boa qualidade de
imagens e de cópias, os documentos estão sempre disponíveis, e há a
total segurança quanto à inviolabilidade das imagens gravadas.
No Brasil, além das vantagens já citadas, reside no fato
de que já possuímos alguns instrumentos legais que permitem a
armazenagem de documentos em mídias eletrônicas e/ou ópticas. Por exemplo: Juntas Comerciais, Cartórios e Ministério do
Trabalho.
Vale ressaltar que, em hipótese alguma, os documentos
classificados, na forma da lei, como de origem permanente, não
poderão ser descartados após a microfilmagem ou digitalização.
Estes processos devem servir para agilizar o acesso à informação e também como forma de preservação dos originais.
16 | De que forma podemos garantir a organização
física dos documentos de arquivo?
Instituir formalmente os setores de arquivos correntes e
arquivos intermediários/central, com a competência de realizar a gestão de documentos, conforme definida na lei n° 8.159
– artigo 3°; determinar servidores responsáveis pelas tarefas
pertinentes, definir espaço físico e infra-estrutura administrativa para a realização das atividades.
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
17 | Legislação
Constituição da República Federativa do Brasil, 1988
Da União “Capítulo II
Art. 23. É competência comum da União, dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municípios:
........................
III – proteger os documentos, as obras e outros bens de
valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
.......................”
Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
“Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências.
Capitulo I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.
Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá
outras providências.
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Módulo I
Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 08 de maio de 1968,
que regula a microfilmagem de documentos oficias e dá outras
providências.
Lei Estadual (SC) nº 9.747, de novembro de 1994
“ Dispõe sobre a avaliação e destinação dos documentos
da Administração Pública Estadual, e dá outras providências.
........................
Art.1º É dever do poder público a proteção especial aos
documentos públicos como elementos de prova e instrumentos
de pesquisa e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e tecnológico.
Lei Complementar n° 381, de 07 de maio de 2007
Art. 29. As atividades comuns a todos os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual serão desenvolvidas
e executadas sob a forma de sistemas.
Art. 57. À Secretaria de Estado da Administração,
como órgão central dos Sistemas Administrativos de Gestão de
Recursos Humanos, de Gestão de Materiais e Serviços, de Gestão Patrimonial, de Gestão Documental e Publicação Oficial, de
Gestão de Tecnologia de Informação e de Ouvidoria, no âmbito
da Administração Direta, Autárquica e Fundacional, compete:
Art. 31, no §5°... “as atividades de normatização, coordenação, supervisão, regulação, controle e fiscalização das competências sob sua responsabilidade”.
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
Decreto n° 1.975, de 09 de dezembro de 2008
Decreto n° 3.585, de 07 de outubro de 2005
Dispõe sobre o Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial e estabelece outras providências
Decreto n° 4.160, de 29 de março de 2006
Aprova o Regimento Interno da Secretaria de Estado da
Administração – SEA e estabelece outras providências.
Decreto n° 840, de 27 de dezembro de 1999
Institui o Manual de Padronização e Redação de Atos
Oficiais – 2ª edição 2002.
Instrução Normativa nº 02/2006/SEA
Orienta quanto aos procedimentos relativos à organização e transferência da documentação oficial recebida e produzida pela Administração Direta, Autarquias e Fundações em face
da extinção, incorporação e criação de órgãos públicos, visando
a preservação do patrimônio documental e garantindo a recuperação e o acesso às informações.
Instrução Normativa nº 03/2006 SEA
Orienta quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autuação, classificação, expedição, controle
e distribuição de correspondências: formação, numeração de
folhas, anexação, apensação, arquivamento de processos e tramitação de documentos.
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Módulo I
Instrução Normativa nº 010/2006/SEA
Dispõe sobre gestão de documentos digitais em programas informatizados pela Administração Direta, Autarquias
e Fundações, visando racionalizar e preservar o Patrimônio
Arquivístico Digital.
Instrução Normativa nº 09/2007/SEA
Orienta quanto aos procedimentos relativo à destinação
da documentação oficial recebida e produzida pela Administração Direta, Autarquias e Fundações Estaduais e das medidas a
serem observadas no recolhimento dos documentos permanentes para o Arquivo Público, visando à otimização dos espaços,
à racionalização, à sistematização da organização das massas
documentais nos órgãos, garantindo a preservação do patrimônio documental e o acesso às informações.
Instrução Normativa nº 10/2007/SEA
Orienta sobre os procedimentos para a eliminação de
documentos no âmbito dos órgãos integrantes do Poder Público
Estadual.
Instrução Normativa nº 06/2008/SEA
Orienta quanto aos procedimentos na designação e atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
dos órgão setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de
Gestão Documental.
Instrução Normativa nº 18/2008/SEA
Orienta sobre os procedimentos relativos ao Plano de
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Curso de Capacitação em Gestão Documental
Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa
Catarina e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-meio e atividades-fim, no âmbito da Administração Direta,
Autarquias e Fundações.
18 | REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Orientação para avaliação e
arquivamento intermediário em arquivos públicos. Rio de
Janeiro, 1985. 31 p.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo.
São Paulo, 1998, 89 p.
INDOLFO, Ana Celeste; CAMPOS, Ana Maria C.; OLIVEIRA,
Maria Izabel de, {et. Al]. Gestão de documentos: Conceitos e
procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.
49 p. (Publicações Técnicas, 47)
LOPES, Angela Maria N.; LEAL, Maria Leonor de M.S.; COELHO,
Cláudio Ulisses F. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de
Janeiro: Ed. Senac Nacional, 1998. 96 p.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivístico
de Documentos Eletrônicos: uma abordagem teórica da
diplomática arquivística contemporânea. Rio de Janeiro: Ed.
FGV, 2002. 160 p.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de Documentos Eletrônicos:
uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2002. 140 p.
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Endereço:
Arquivo Público do Estado de Santa Catarina
Gerência de Gestão Documental - GEDOC
Rua Duque de Caxias, 261 - Saco dos Limões
CEP 88045-250 - Florianópolis - SC
Fone: (48) 3239-6000 - Fax:(48) 3239-6011
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E-mail: [email protected]
Composição e Impressão
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