Cuidados com o XML da NF-e.
E se eu perder o arquivo XML?
A resposta é simples: Multa!
De acordo com a própria SEFAZ em caso de sinistro ou perda do XML da nota, o máximo que o emissor
poderá fazer é comunicar o extravio da mesma, uma vez que o SEFAZ não disponibiliza o
armazenamento das notas, isso fica sob responsabilidade do contribuinte, como funcionava anteriormente
com os modelos 1 e 1A. Lembrando que caso o empresário deixe de comunicar a SEFAZ sobre a nota
perdida, posteriormente ele deverá se justificar acerca da falta da nota, o que resultará em multa
correspondente.
Mas por quê?
Porque, segundo a legislação, o emitente, destinatário e transportadora (quando houver) deverão
armazenar as NF-es de todas as operações realizadas pelo prazo estabelecido na legislação tributária
para guarda de documentos fiscais e, quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à
administração tributária.
Então basta fazer backup!
Não! O uso de formas baratas como cd’s, pendrives ou banco de dados além de arriscado cumpre
apenas uma parte do processo: o armazenamento!
Uma parte? E tem mais?
Sim, ainda é de responsabilidade do emitente da NF-e garantir a entrega do arquivo XML aos demais
envolvidos na operação bem como validação da integridade do conteúdo e autenticidade da nota junto
a SEFAZ, segundo a portaria CAT, citada abaixo:
Portaria CAT 162/08 -Art. 13 -§ 6º - Deverá ser encaminhado ou disponibilizado “download” do arquivo da
NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso, conforme padrão estabelecido por Ato COTEPE:
(Redação dada ao parágrafo pela Portaria CAT-30/11, de 04-03-2011; DOE 05-03-2011; Efeitos a partir
de 1º de julho de 2011)
1 - ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da
autorização de uso da NF-e;
2 - ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.
Minha empresa envia o XML por e-mail, não preciso me preocupar.
Errado! Embora possa parecer improvável, é comum situações de envio do arquivo eletrônico por e-mail
que nunca chega, já que estes podem ser classificados como spam ou, ainda, podem se perder em meio
a outros e-mails de uma caixa de entrada “abarrotada”. Em outras palavras, sua empresa não garantiu a
entrega.
O que pode acontecer se eu enviar um XML e ele não chegar?
Seu cliente poderá ser penalizado e sua empresa também!
Sou destinatário/transportadora e armazeno todas as notas recebidas. Não preciso me preocupar?
Para quem recebe uma nota fiscal ainda cabe verificar sua validade, ou seja, a autenticidade da NF-e
e a existência de sua Autorização de Uso, tenha ele recebido o arquivo digital ou o DANFE
acobertando o transporte da mercadoria. Outra situação que muitas empresas não observam é a
checagem da validade da nota eletrônica após sete dias da sua emissão. Muitos emitentes cancelam as
notas dentro deste período sem, contudo, comunicar o evento ao destinatário! Isso coloca ambas as
empresas em situação irregular novamente.