Departamento de T.I.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Centro Oeste Paulista
Objetivo
Armazenar e gerenciar de forma proativa os documentos que dão sustentação
legal e operacional aos processos da empresa;
Transformar documentos físicos (papéis) em imagens digitais que podem ser
acessadas na rede de computadores local ou via Internet;
Compartilhar os documentos entre os departamentos;
Organizar de forma eficiente e inteligente;
Economizar espaço físico;
Facilitar a localização de informações contidas em cada documento.
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O que é o GED?
O GED é uma ferramenta, criada para automatizar o processo de gerenciamento
de documentos, sejam eles digitalizados ou os que já “nascem” eletrônicos;
Ter um sistema de GED não significa somente guardar arquivos eletrônicos,
significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da
empresa;
No GED podemos implementar a categorização dos documentos, tabelas de
temporalidade, níveis de segurança.
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Porque as Empresas estão Implantando o GED?
•Padronização de documentos e formulários;
•Redução de custos com cópias;
•Alta velocidade e precisão na localização dos documentos;
•Integração com outros sistemas;
•Maior agilidade nas transações entre empresas;
•Aproveitamento do espaço físico;
•Diferentes tipos de indexação e localização de documentos;
•Documentos confidenciais são arquivados em cofres.
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Porque Gerenciar os Documentos Digitais?
Algumas estatísticas nos ajudam a entender o problema:
•“Executivos gastam em média 150 horas/ano procurando, localizando, solicitando
e esperando documentos” – segundo pesquisa da Coopers & Lybrand.
Segundo a mesma fonte, “em cada 20 documentos, um se perde”.
•“Processos trabalhistas são perdidos por não encontrarmos o documento correto
no prazo estipulado por lei” - FEM.
•“Executivos gastam de 20% a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando
documentos” – Gartner Group / Datapro.
•“As pessoas perdem entre 20 e 30% de seu tempo, localizando e recuperando
informações” – Cyco.
•“Em média, faz-se 19 cópias de cada documento”.
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Porque Gerenciar os Documentos Digitais?
Algumas estatísticas nos ajudam a entender o problema:
•“Empregados gastam uma média de 5 1/2 semanas por ano somente procurando
por informações para executar suas tarefas diárias” – PME Magazine.
•“60% dos empregados gastam mais de uma hora por dia duplicando trabalho feito
por outros funcionários” – KPMG Internal Study.
•“75% das informações que as pessoas procuram já existe na própria empresa” –
Competitive Intelligence Review, SCIP’.
•“80% de todos os documentos impressos mundialmente são criados por
trabalhadores da área administrativa” – USA Today.
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Legislação
Lei 5.433 de 08/05/1968 – Institui a Microfilmagem no Brasil
Decreto Lei 1.799 de 30/01/1996 – Regulamenta a Microfilmagem
Resolução CFM 1.639/2002 – Reconhece a Microfilmagem na Área Médica
Decreto Lei 486 de 03/03/1969 – Regulamenta a Escrituração dos Livros Contábeis
Decreto Lei 64.567 de 22/05/1969 – Regulamenta DL 486-69.
Instrução Normativa DNRC 65 de 31/07/1997 – Microfilmagem dos Livros Contábeis
Lei 8.935 de 18/11/1994 – Regulamenta Microfilmagem para Cartórios e Notários
Parecer 736/2006 – Instrui o processo de Microfilmagem Eletrônica
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Case – GedWeb
Unimed Centro Oeste Paulista
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Demanda – Contratos em Custo Operacional
Entrega dos documentos originais
•40 horas/mês de um colaborador “tirando” cópias;
•Custo elevado;
•Aumento no volume de documentos;
•Dificuldade na guarda dos documentos;
•Armazenamento físico dos documentos terceirizado.
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Necessidade
•Armazenar com segurança os documentos evitando extravios e perdas dos
originais;
•Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o conteúdo de
informações;
•Reduzir o tempo e custos com processos que causavam redundância e ampliação
geométrica no volume dos documentos em papel (ex: Cópias);
•Organizar os documentos de forma eficiente e inteligente
localização no menor tempo possível;
que permitisse a
•Permitir o acesso dos documentos para consultas e conferências com menor
custo possível de distribuição.
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Requisitos Básicos
Software
•Banco de Dados
•Sistema GED
Hardware
•Servidor
•Estação de trabalho
•Scanner
Link de Internet
Colaborador(es)
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Planejamento
•Buscar no mercado a melhor solução para atender a necessidade da empresa;
•Adotar um sistema capaz de reunir as necessidades levantadas de forma concisa,
simples e objetiva;
•Encontrar o equipamento de digitalização de documentos adequado para a
digitalização de documentos;
•Trabalhar o envolvimento das pessoas nos departamentos afim conscientizar a
necessidade da nova cultura interna (endomarketing);
•Iniciar a implantação do sistema e treinar os usuários;
•Iniciar a digitalização e indexação dos documentos classificados em graus de
prioridade de trabalho.
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Software
Aquisição do software: GEDWEB
Desenvolvido para ambiente Web;
Criação de acesso aos usuários por meio de perfis personalizados;
Auditoria completa – registra todas as operações executadas no sistema;
Arquivamento de documentos diversos;
•contratos, NFs, boletos, recibos, documentos de contas médicas, etc...
Permite ao administrador do sistema criar tipos de documentos, grupos e
etc...
Indexação automática de documentos.
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Recursos do Software
•QUICK INDEX – módulo de indexação automática de documentos;
•OCR BY FIELD – recurso de OCR, indexação automaticamente os documentos;
•FULL SEARCH TEXT – permite a localização de documentos por palavras em seu
conteúdo;
•SOUNDEX SEARCH – procura por palavras com pronúncia semelhante, ex: rocha
e roxa, Luis e Luiz;
•GEDMAIL SERVICE – serviço que indexa automaticamente os e-mails;
•BARCODE – indexação por código de barras;
•Criação de templates (modelo) – indexação automática;
•Relatórios de produtividade – estatísticas de produção por usuário.
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GEDWEB - Interface
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QUICK INDEX - Interface
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Scanner - Equipamento sugerido
Algumas características;
• Volume de 1500 páginas por dia;
• Resolução óptica: 600 dpi’s;
• Tamanho máximo de documentos: 215 x
863 mm;
• Alimentador: até 75 folhas de 75g, aceita
documentos pequenos;
• Conexão: USB 2.0;
• Formato de Saída: JPEG, TIFF, PDF e RTF;
• Velocidade: 30 ppm;
• Duplex;
• Garantia: 1 ano.
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Preparação dos Documentos
Documentos em papel têm que ser preparados manualmente para a digitalização:
•Reparar páginas dobradas;
•Realizar consertos;
•Desamassar folhas;
•Retirar clipes e grampos;
•Remover encadernações;
•Classificar documentos.
Documentos mau preparados deixarão o trabalho mais lento.
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Preparação de Documentos
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Volume de Documentos ???
Média de 1500 Docs por caixa
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Qualidade dos Documentos???
Borrados! Ilegíveis!
Cheios de grampos!
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Qualidade dos Documentos???
Faltando
pedaços!!!
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Cuidados
Assinaturas no verso?
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Cuidados
Assinaturas no verso?
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Documentos para OCR
OCR
OCR –– reconhece
reconhece
caracteres
caracteres impressos
impressos
por
por máquina.
máquina.
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Digitalização dos Documentos
O que é digitalizar documentos?
É a transformação de documentos em papel numa imagem eletrônica.
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Digitalização dos Documentos
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Indexação de Documentos
Indexar não é uma opção: é uma obrigatoriedade
•Chave para indexar campos ( tipo de documento, data, nome do cliente etc) a
pessoa da entrada de dados indexa documentos manualmente.
•Códigos de barras permitem auto-indexação – armazenando formulários de
informação num código de barra antes de digitalizar um lote de documentos
certamente valoriza a indexação que pode ser automaticamente colocada.
• Zona OCR – também automática.
•Absorver de outras aplicações: e-mail, processador de textos etc (metadados de
documentos, isto é: linha do assunto, remetente etc) torna-se um campo de
indexação.
•A indexação também pode ser campo-chave ou o próprio texto. A combinação é
geralmente melhor.
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Realidade Atual – Quantidade de Documentos
•Contas Médicas.
•30.000 documentos / mês
•Contratos;
•Processo de Compras;
•Circulares;
•Planilhas;
•Documentos Bancários.
•Extrato;
•Movimentação Financeira;
•Boletim CETIP;
•Documentos Fiscais.
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Benefícios
•Armazenamento centralizado num local específico (Servidor);
•Controlar e documentar a comunicação eletrônica;
•Facilidade e rapidez nas consultas;
•Visualização do documento na tela do computador, exatamente igual ao original;
•Redução de espaço para a guarda de documentos;
•Eliminação dos riscos de perdas ou extravio de papéis;
•Rapidez no acesso à informação;
•Absoluto controle dos processos de negócio;
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Benefícios
•Compartilhamento dos documentos;
•Melhoria no processo de tomada de decisões;
•Padronizar e documentar os fluxos de processos;
•Sincronizar o tempo de trabalho entre os diferentes participantes do processo;
•Aumentar a produtividade da mão de obra;
•Automatização de processos;
•Reduzir os custos em geral.
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GED
“O Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz oportunidades e mudanças
significativas tanto para o presente, como para o futuro das organizações,
evidenciando e exaltando o documento como repositório de informações e
conhecimentos que deve não apenas ser controlado, mas administrado em favor do
bem da organização à qual pertence.”
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GED - Por onde começar???
"Comece fazendo o que é necessário, depois o que é possível e de repente
você estará fazendo o impossível." São Francisco de Assis
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Conclusão
Cada vez mais as empresas precisam rever e melhorar seus processos. O grande
desafio de qualquer mudança corporativa é convencer e motivar pessoas para
alinhar esforços e desenvolver vantagens competitivas sustentáveis.
A possibilidade de controlar e gerenciar documentos torna-se hoje uma
necessidade estratégica para a competitividade.
“... Sem a menor peça do nosso objeto de trabalho, o documento, não é possível a
administração moderna; o direito torna-se privilégio; a economia esmorece; os
poderes sucumbem – sem o documento, só existe a barbárie.”
Jacinto Murowaniecki
Fonte: http://www.powerbrasil.com.br/pdf/haddad2000.pdf
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OBRIGADO!
Unimed Centro Oeste Paulista
Diretor Presidente: Dr. Péricles Taqueshi Otani
Diretor de Desenvolvimento e Educação: Dr. Hemerson Carlos Costa
Coordenador de Tecnologia da Informação: Demerval Benedetti Lourenço
[email protected]
14-2106-1408
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