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Manual prático do Arquimedes:
Entrada e Saída de documentos.
Versão 8.32.00
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Índice
Como iniciar o Arquimedes:...............................................................................................................................3
Quais operações devo fazer no Arquimedes?....................................................................................................7
1º Registrar, instaurar ou fazer entrada de carga do documento:.....................................................................7
2º Movimentar o documento (este passo pode ser repetido diversas vezes)....................................................7
3º Tramitar o documento ao seu próximo destino.............................................................................................7
Como registrar a entrada de um documento.....................................................................................................8
Como registrar uma Notícia de Fato ou Expediente:..........................................................................................8
Como registrar um Documento Extra-Judicial Criminal:.....................................................................................9
Como Instaurar um Procedimento Preparatório (PP) ou um Procedimento Administrativo (PA):...................12
Como Instaurar um Inquérito Civil (IC):............................................................................................................15
Como Registrar uma Audiência e os Movimentos Associados..........................................................................16
Como Registrar o Mesmo Movimento para Múltiplos Documentos................................................................18
Como Registrar uma Entrada de um Processo Judicial (Entrada de Carga)......................................................20
Como Tramitar Documentos no Sistema..........................................................................................................22
Primeiro passo: Criar uma guia de tramitação..................................................................................................22
Segundo passo: Encaminhar uma guia de tramitação......................................................................................28
Terceiro passo: Efetivar ou Receber uma guia de tramitação..........................................................................31
Tramitação eletrônica, sem emissão nem arquivamento da guia em papel.....................................................32
Tópico Avançado: Como Receber uma Guia do TJ............................................................................................33
por Edson Filho, Maurício Leão e Mauro La-Salette
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Como iniciar o Arquimedes:
No campo de endereço do navegador da internet digite (atenção ao “s” de “HTTPS”):
https://www.mp.pe.gov.br/arquimedes
Na primeira vez em que se acessa o sistema, a tela abaixo é mostrada no Mozilla Firefox:
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Clique em “Entendendo os Riscos” para abrir a opção abaixo
Em seguida, clique em “Adcionar exceção...”
Embora o Arquimedes esteja preparado para ser acessado com o Internet Explorer ou o Mozilla Firefox, dê
preferência ao Mozilla Firefox, pois sua execução neste navegador é muito mais otimizada.
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A Tela abaixo deve ser exibida:
Aperte o botão “Confirmar Exceção de segurança”.
A tela de login deverá aparecer conforme abaixo.
Digite o seu login e a sua senha (os mesmos utilizados na intranet) e aperte o botão “OK”.
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Em seguida é necessário escolher o grupo ofício em que se deseja trabalhar (o local onde se deseja
trabalhar).
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A tela principal do Arquimedes deve ser exibida “home”.
Quais operações devo fazer no Arquimedes?
1º Registrar, instaurar ou fazer entrada de carga do documento:
•
Registrar o documento de expediente ou a notícia de fato; ou
•
Instaurar um PP ou PA ou ainda Instaurar um IC;
•
Fazer a “Entrada de Carga” de um processo do 1º ou 2º Grau.
2º Movimentar o documento (este passo pode ser repetido diversas vezes).
3º Tramitar o documento ao seu próximo destino.
Observação: O registro e a Instauração é feito uma única vez, enquanto que a “Entrada de Carga” é feita a
cada entrada do processo no MP.
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Como registrar a entrada de um documento
Veremos agora como registrar um documento e classificá-lo de acordo com a taxonomia do CNMP.
Na tela principal (“home”) do Arquimedes, escolha o tipo de documento a ser registrado clicando em um dos
botões cinza, são eles :
•
“Registrar Expediente”, para o registro dos documentos correspondentes às Notícias de Fato e
expedientes administrativos;
•
“Registrar EJ Criminal” Para registrar os documentos envolvidos em procedimentos Extra-Judiciais
criminais. Tipicamente os advindos das delegacias – caso o inquérito chegue autuado pelo Judiciário,
considere-o Processo Judicial de 1º Grau;
•
“Instaurar PP”, para Instaurar um Procedimento Preparatório ou um Procedimento Administrativo
(procedimentos do acervo, anteriores ao uso do sistema, devem ser cadastrados nesta opção
também, informando-se a data correta da instauração);
•
“Instaurar IC”, para Instaurar um Inquérito Civil (ICs do acervo, anteriores ao uso do sistema, devem
ser cadastrados nesta opção também, informando-se a data correta da instauração);;
•
“Entr. Carga 1º Grau”, para registrar a entrada de carga de um Processo Judicial de 1º Grau;
•
“Entr. Carga 2º Grau”, para registrar a entrada de carga de um Processo Judicial de 2º Grau.
•
“Registrar Audiência”, para registrar os movimentos relacionados a uma audiência.
Como registrar uma Notícia de Fato ou Expediente:
Ao clicar em “Registrar Expediente” na tela principal, uma tela semelhante deve ser exibida:
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Nela, devemos preencher os dados dos expedientes e clicar em “Salvar”. Note que apenas os campos
“Origem” e “Modalidade” são obrigatórios, mas devemos preencher com o máximo de informações que
dispusermos.
•
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•
O “Número de Origem” é o número dado pelo remetente do documento, em sua origem.
A “Modalidade” corresponde a uma classificação simplificada do documento que está sendo
recebido.
A “Origem” é o órgão, pessoa, grupo ofício ou designação que originou a notícia de fato.
“Interessado” é uma das pessoas interessadas na notícia de fato, pode ser o representante, ou
noticiante.
Caso o documento apresentado esteja em formato digital, pode ser anexado o arquivo junto ao
documento no campo “Arquivo Anexo”.
É possível realizar a juntada do expediente que está sendo recebido a um auto já existente,
utilizando o campo “Realizar Juntada”.
Como registrar um Documento Extra-Judicial Criminal:
Ao clicar em “Registrar EJ criminal”, é apresentada uma tela na qual é possível vincular um expediente ou
extrajudicial ao documento que está sendo cadastrado.
Também será apresentado um campo que possibilita a escolha da classe do documento que está sendo
cadastrado.
Clicando no botão “Avançar” veremos a tela que deve ser preenchida com os dados enviados pela delegacia.
Essa tela também serve aos demais procedimentos criminais antes da judicialização.
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“Nº do Auto”: não preencha e deixe marcada a opção “Gerar Novo Auto”;
“Nº Origem”: é o número do documento dado em sua origem, como o número do IP ou o número
do CPFD, ou o número do IPM, etc.;
“Origem do Documento”: é o órgão, pessoa, grupo ofício ou designação que originou o documento;
“Classe do Documento”: é a classificação taxonômica do documento, quanto a sua Classe ou O QUE
é o documento;
“Assuntos (Taxonomia)”: é a classificação taxonômica do assunto a que se refere o documento, note
que podemos indicar mais de um assunto para o documento;
“Situação”: é a situação em que se encontra o documento na promotoria, por padrão, o sistema
assume “Autuado/Registrado”;
“Quantidade de Volumes” e “Quantidade de Apensos”: servem para auxiliar na confecção das quias
de tramitação, pois estes dois campos aparecerão na Guia;
“Data de Autuação”: data em que o documento foi autuado em sua origem;
“Órgão do MP”: promotoria que efetuou o cadastramento do documento;
“Comarca”: é a comarca competente para processar o feito;
“Relato”: identifica as pessoas envolvidas no fato, suas qualificações e as tipificações penais de cada
indivíduo. Podemos informar o número da pessoa, pesquisá-la a partir de seu nome, ou ainda, na
tela de pesquisa, cadastrar uma nova pessoa interessada. Adicionalmente, é possível especificar a
data, hora e turno do fato.
“Observação”: é um campo de texto de livre preenchimento;
“Distribuição” ou “Servidor/Designação”: em grupos ofícios onde ocorre distribuição, devemos
especificar que tipo de distribuição o sistema deve utilizar para determinar a atribuição do membro
que vai atuar no documento, pode-se também cadastrar um incidente da distribuição neste
momento. Caso o grupo ofício não tenha distribuição, deve-se informar qual a Designação
responsável pelo documento;
“Anexos”: podemos identificar documentos anexos aos autos (como por exemplo, ofícios de
encaminhamento, Perícias, provas documentais, etc.), como podemos também alimentar arquivos
eletrônicos ao registro do documento;
“Documentos Vinculados”: podemos fazer uso deste campo para vincular este documento a outros
documentos registrados anteriormente no sistema, como o Inquérito ao CPFD cadastrado dias
antes;
“Prazos”: podemos cadastrar prazos a serem cumpridos interno ou externamente e serem
acompanhados e controlados pelo módulo de controle de prazos do menu de Acesso Rápido do
Arquimedes.
Os campos referentes à “Sigilosidade” permitem que sejam definidas as permissões do documento
que está sendo cadastrado.
Após alimentar os dados na tela (observe que os campos em vermelho são obrigatórios) clique no botão
“Salvar”.
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Como Instaurar um Procedimento Preparatório (PP) ou um
Procedimento Administrativo (PA):
O Procedimento preparatório (PP) e o Procedimento Administrativo (PA) devem ser instaurados no botão
“Instaurar PP” ou “Instaurar PA”, respectivamente, da tela principal do Arquimedes. A tela a seguir é exibida:
Caso exista um documento anterior, que provocou a instauração do PP ou do PA, vincule-o ao procedimento
sendo instaurado, clicando no botão “Pesquisar”. Neste caso será criado um vínculo entre este documento o
PP ou PA instaurado e será feita uma pergunta se o PP ou PA será o documento principal do Auto: Se
positivo, o Arquimedes assumirá o mesmo Número de Auto do documento anterior e este terá sua situação
automaticamente modificada para “Fase finalizada -> Instaurado PP”, se negativo, será gerado um novo
número de Auto para o PP ou PA.
Em seguida é exibida a Classe do documento, que por padrão é Procedimento Preparatório para o PP e
Procedimento Administrativo para o PA.
Clique no botão “Avançar”.
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Na tela seguinte, temos a tela para cadastramento dos dados do PP ou PA.
•
“Nº do Auto”: não preencha e deixe marcada a opção “Gerar Novo Auto”;
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“Nº Origem”: é o número do documento dado em sua origem, como o número do ofício ou da
representação;
“Origem do Documento”: é o órgão, pessoa, grupo ofício ou designação que originou o documento;
“Classe do Documento”: Procedimento Preparatório ou Procedimento Administrativo, conforme o
caso;
“Assunto (Taxonomia)”: é a classificação taxonômica do assunto a que se refere o documento, note
que podemos indicar mais de um assunto para o documento;
“Situação”: é a situação em que se encontra o documento na promotoria, por padrão, o sistema
assume “Autuado/Registrado”;
“Quantidade de Volumes” e “Quantidade de Apensos”: servem para auxiliar na confecção das guias
de tramitação, pois estes dois campos aparecerão na Guia;
“Data de Autuação”: data em que o documento foi autuado na promotoria (atenção a este campo,
no caso da digitação de acervo);
“Órgão do MP”: promotoria que efetuou a instauração documento;
“Comarca”: é a comarca competente para processar o feito, no caso de Judicialização;
“Localização Física”: Campo de livre preenchimento, para localizar os Autos físicos dentro da
promotoria;
“Relato”: identifica as pessoas envolvidas no fato, suas qualificações e as tipificações penais de cada
indivíduo. Podemos informar o número da pessoa, pesquisá-la a partir de seu nome, ou ainda, na
tela de pesquisa, cadastrar uma nova pessoa interessada.
“Observação”: é um campo de texto de livre preenchimento;
“Nº Protocolo”: informe aqui o número do SIIG, caso exista, para localização futura do documento
por este número;
“Distribuição” ou “Servidor/Designação”: em grupos ofícios onde ocorre distribuição, devemos
especificar que tipo de distribuição o sistema deve utilizar para determinar a atribuição do membro
que vai atuar no documento, pode-se também cadastrar um incidente da distribuição neste
momento. Caso o grupo ofício não tenha distribuição, deve-se informar qual a Designação do
responsável pelo documento;
“Anexos”: podemos identificar documentos anexos aos autos (como por exemplo, ofícios de
encaminhamento, Perícias, provas documentais, etc.), como podemos também alimentar arquivos
eletrônicos ao registro do documento;
“Documentos Vinculados”: podemos fazer uso deste campo para vincular este documento a outros
documentos registrados anteriormente no sistema, como o Inquérito ao CPFD cadastrado dias
antes;
“Prazos”: podemos cadastrar prazos a serem cumpridos interno ou externamente e serem
acompanhados e controlados pelo módulo de controle de prazos do menu de Acesso Rápido do
Arquimedes.
“Sigilosidade”: determina o nível de sigilosidade do documento.
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Como Instaurar um Inquérito Civil (IC):
O Inquérito civil (IC) deve ser instaurado no botão “Instaurar IC” da tela principal do Arquimedes. A tela a
seguir é exibida:
Caso exista um documento anterior, que provocou a instauração do IC, vincule-o ao procedimento sendo
instaurado, clicando no botão “Pesquisar”. Neste caso será criado um vínculo entre este documento o IC
instaurado e será feita uma pergunta se o IC será o documento principal do Auto: Se positivo, o Arquimedes
assumirá o mesmo Número de Auto do documento anterior e este terá sua situação automaticamente
modificada para “Fase finalizada -> Instaurado IC”, se negativo, será gerado um novo número de Auto para o
IC.
Em seguida selecione a Classe do documento, por padrão é oferecido Inquérito Civil.
Clique no botão “Avançar”.
Na tela seguinte, temos os dados complementares do IC (ver tela de dados complementares do PP ou PA).
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Como Registrar uma Audiência e os Movimentos Associados
O registro de audiências judiciais ou extrajudiciais pode ser feito através de uma tela específica. Para acessála, na tela inicial do Arquimedes, clique no botão “Registrar Audiência”.
•
O sistema carregará uma nova tela chamada “Audiência”.
•
Inicialmente, deve ser preenchido o campo que identifica o processo no qual o membro realizou os
movimentos, quer seja através do NPU, do número antigo do processo ou do número do
documento.
•
Utilizando o campo “Situação do Documento”, é possível trocar a situação do documento caso a
promotoria utilize o controle de situação.
•
Logo abaixo, é possível indicar se o processo está em segredo de justiça utilizando o campo
apropriado (“Segredo de Justiça”).
•
O passo seguinte consiste no preenchimento da área dos movimentos. Primeiramente, é preciso
informar se a audiência em questão é judicial ou extrajudicial. Em seguida, é possível selecionar o(s)
movimento(s) realizado(s) na audiência, marcando um ou vários. Caso o movimento desejado não
conste na lista, ao clicar na opção “Outro Movimento”, o sistema exibirá uma lista completa de
movimentos para seleção.
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•
A seguir, deve ser informada a data em que foi realizada a audiência e o nome do membro que foi
responsável pelos movimentos na mesma.
•
O campo “Observação” é de livre preenchimento, caso seja necessário consignar alguma
observação.
•
Por fim, é possível enviar para o sistema um arquivo relacionado à audiência, como por exemplo o
termo de audiência.
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Como Registrar o Mesmo Movimento para Múltiplos Documentos
Na atual versão do Arquimedes é possível cadastrar o mesmo movimento para vários documentos. Por
exemplo, é possível cadastrar várias ciências de decisão de uma única vez, sem repetir a mesma operação
inúmeras vezes. Para realizar tal procedimento, devem ser seguidas as instruções abaixo:
•
A partir de uma listagem de documentos, selecione (marcando) aqueles que irão ser movimentados
utilizando o campo que se encontra ao final de cada uma das linhas.
•
Em seguida, aperte o botão “Movimentar” (canto inferior direito da tela).
•
O sistema apresentará uma janela na qual será possível escolher que movimento será realizado.
•
A seguir, para cadas movimento, podem ser opcionalmente preenchidos os campos de “observação”
e “arquivo”. Por fim, clique no botão salvar.
•
O sistema exibirá uma tela de sucesso onde constam os números de auto e documento para cada
movimento. Note que para cada processo selecionado o sistema criou um movimento com os dados
informados uma única vez.
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Como Registrar uma Entrada de um Processo Judicial (Entrada de
Carga)
Quanto aos Processos Judiciais, não será necessária a digitação dos dados cadastrais, pois como o sistema
Arquimedes é interligado com o sistema Judwin do TJPE, os dados são importados eletronicamente ao
registrar a entrada de carga do processo.
Entrada de carga: Tramitação do Tribunal de Justiça para o Ministério Público.
Baixa de carga: Tramitação do Ministério Público para o Tribunal de Justiça.
Essas duas operações corriqueiras foram definidas pelo CNMP como sendo movimentos. No Arquimedes a
Entrada de carga é iniciada pelo botão “Entr. Carga 1º Grau” ou “Entr. Carga 2º Grau” conforme a instância
do processo.
Sempre que um processo é enviado ao MP devemos efetuar uma entrada de carga. Ao clicarmos em um
desses botões, uma tela semelhante a essa é aberta:
•
•
•
•
•
“Número”: número do processo a ser feita a entrada de carga (NPU ou número antigo);
“Documento Vinculado”: se houver, o número de um documento já existente no Arquimedes para
que eles sejam vinculados, como exemplo, na entrada de carga de um processo criminal, vincular ao
respectivo Inquérito Policial anteriormente cadastrado, ou ainda, no caso da entrada de carga de
uma Ação Civil Pública, vincular ao IC ou PP anteriormente cadastrado. Caso seja informado um
documento vinculado, o processo será cadastrado com o mesmo número de Auto;
“Data de Chegada” data da carga do processo;
“Quantidade de Volumes” e “Quantidade de Apensos”: servem para auxiliar na confecção das guias
de tramitação, pois estes dois campos aparecerão na Guia;
“Distribuição” ou “Servidor/Designação”: em grupos ofícios onde ocorre distribuição, devemos
especificar que tipo de distribuição o sistema deve utilizar para determinar a atribuição do membro
21
que vai atuar no documento, pode-se também cadastrar um incidente da distribuição neste
momento. Caso o grupo ofício não tenha distribuição, deve-se informar qual a Designação do
responsável pelo documento;
Clicar no botão “Carga” e o processo será importado.
A tela abaixo será exibida:
Devemos carimbar no verso da capa do Processo o número do auto e o número do documento. Em seguida
podemos fechar essa tela pequena.
Note que na janela principal, outras informações são exibidas para conferência e complementação dos
dados. Devemos conferir a classe e o assunto do documento, caso estejam em branco, devemos preenchêlos (estas informações estão na capa do processo). Em seguida, clicar em “Salvar”.
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Como Tramitar Documentos no Sistema
É importante lembrar que uma tramitação é um procedimento formal que objetiva levar documentos de
uma origem a um destino. Nesse procedimento o portador somente pode entregar os documentos
mediante uma contra fé do recebedor. Para Isso toda tramitação acontece em três passos:
1. Criação da Guia (equivalente ao preenchimento do livro de protocolo)
2. Encaminhamento da Guia (equivalente ao portador pegar os documentos e sair para a entrega)
3. Recebimento ou Efetivação da Guia (É o mesmo que coletar a identidade e a assinatura do
recebedor com a data de recebimento)
A saída de um documento é registrada no sistema como uma Tramitação simples ou como um Movimento.
O caso da Tramitação simples é onde somente criamos, encaminhamos e efetivamos uma guia de
tramitação, sem com isso registrar um “Movimento” no documento, serve como formalização de que o
documento saiu do local A (origem), chegou e foi recebido no local B (destino). Como produto, temos o
registro da tramitação no sistema e a guia de tramitação impressa e assinada pelo destinatário (o que
substitui o livro de protocolo).
Existem quatro “Movimentos do Servidor do MP” que também fazem uma tramitação, são eles:
- 920247-Baixa da Carga;
- 920023-Encaminhamento ao Membro;
- 920025-Encaminhamento a Órgão Interno;
- 920024-Encaminhamento a Órgão Externo.
Quando se tratar de uma das hipóteses acima, não devemos fazer uma Tramitação simples, mas registrar o
“Movimento do Servidor do MP” o sistema vai, além de registrar o movimento, fazer a tramitação.
Primeiro passo: Criar uma guia de tramitação.
Para registrarmos um dos Movimentos listados acima para algum documento ou simplemente criar uma
guia, devemos primeiramente encontrá-lo. No arquimedes isso pode ser feito de várias formas:
- Colocando o número do documento ou do auto ou NPU na tela principal e clicando em “Pesquisar”;
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- Outra possibilidade para localizar os documentos é usar os links de acesso rápido por situação do
documento, normalmente os documento que demos carga estão na situação “Aututado/Registrado” ou “Em
Secretaria”;
- Outra possibilidade para localizar os documentos é utilizar o botão “Código de Barras” da tela principal
para criarmos uma lista de documentos e então fazer o Movimento em bloco. Esta lista pode ser criada com
o leitor de códigos de barras, mas pode também criada digitando-se os números de documentos ou NPU e
em seguida “Enter” (no teclado) para ir adicionando documentos à lista, para então fazer o movimento em
bloco;
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- Outra possibilidade para localizar os documentos é acessar a Guia de Tramitação através da qual
recebemos os documentos e, a partir dela, fazer o movimento (abrindo a lista de documentos da guia no
ícone “+” que aparece no início da linha) esta é a forma mais fácil, pois frequentemente temos a lista exata
dos documentos que acabamos de trabalhar, pois correspondem ao recentemente recebido, além de não
requerer a digitação de nenhum número;
Uma vez que o documento apareceu em uma lista como nos exemplos acima podemos:
•
Clicar nos quadradinhos do final da linha (“Checks”) que marcam os documentos e então clicar no
botão “Adicionar à guia” para fazer uma Tramitação simples, sem gerar nenhum movimento para os
documentos, simplesmente criando uma guia de tramitação. Um exemplo em que utilizamos a
Tramitação simples é quando o Membro deseja devolver os documentos à secretaria.
•
Clicar no botão “Mov” que aparace na linha de cada documento, para movimentar somente aquele
documento.
•
Marcar os documentos e depois em “Movimentar”, para movimentar os documentos em bloco.
•
Lembre-se de clicar no sinal de “+” a esquerda de cada linha e marcar também os documentos
vinculados que também precisam tramitar. A exemplo da peça produzida pelo membro (que precisa
tramitar separada dos autos, pois ainda não foi juntada).
Em seguida informaremos quais os movimentos que desejamos fazer (é possível selecionar mais de um
movimento de uma única vez utilizando os “Checks” que se encontram no lado esquerdo da tela). Essa
mesma tela é usada para cadastrar manifestações de promotores ou qualquer outro movimento. No caso
em questão faremos uma das quatro operações estudadas (920247-Baixa da Carga; 920023Encaminhamento ao Membro; 920025-Encaminhamento a Órgão Interno; 920024-Encaminhamento a Órgão
Externo).
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O sistema exibirá uma tela chamada múltiplos movimentos, nela é possível alterar a situação do documento,
se desejado.
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Na área de dados gerais, são cadastradas informações comuns a todos os movimentos, como a data e o
membro responsável. Em seguida, é possível preencher cada uma das áreas relativas aos movimentos.
Verifique que o sistema disponibiliza uma área para cada movimento. Por exemplo, o primeiro que
selecionei foi a manifestação. Para ela, posso informar alguma observação, se achar necessário. Posso
também enviar o arquivo de parecer ou cota referente à manifestação e posso também incluir ou excluir
pessoas interessadas relacionadas a este movimento. Da mesma forma, eu posso ir preenchendo os campos
de cada um dos movimentos e no final clicar no botão salvar.
O sistema exibirá uma tela de sucesso com os números de auto e documento para cada um dos
movimentos.
Caso o movimento desejado não apareça na lista, clique em “Outras Atuações” e selecione o movimento
desejado na lista completa de movimentos, na tela seguinte:
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Quando escolhermos a opção “Baixa da carga”, por exemplo, o Arquimedes pede confirmação e grava o
movimento de “920247-Baixa da carga” para o(s) documento(s) sendo movimentado(s).
Em seguida, será oferecida a possibilidade de que os documentos sejam colocados em uma guia de
tramitação existente, o sistema exibe a lista de guias na situação “criada”, podemos adicionar os
documentos a uma destas guias, ou podemos ainda adicionar os documentos a uma nova guia de tramitação
clicando em “Incluir em nova guia”.
Atenção: Esta tela só é exibida caso existam guias na situação “Criada”.
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Caso a opção tenha sido de “Incluir em nova guia”, na tela em que se segue, devemos escolher o destino,
normalmente uma vara do judiciário:
Ao clicar em Salvar o arquimedes apresenta uma tela de confirmação semelhante a essa:
Se houver mais documentos a serem enviados para o mesmo destino, podemos fechar essa janela e
adicionar mais documentos à estaguia que foi criada, caso contrário podemos clicar em “Encaminhar “ e
seguir com o procedimento de tramitação normalmente.
Segundo passo: Encaminhar uma guia de tramitação.
Podemos encaminhar uma Guia de tramitação imediatamente após criá-la, no botão “Encaminhar” da tela
de resposta da criação da Guia.
Outra possibilidade é acessar a guia pelo menu de acesso rápido localizado do lado esquerdo da tela
principal do Arquimedes (clicando em “Home”).
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No final de cada linha, podemos observar três pequenos botões de comando: Detalhar, Encaminhar e
Cancelar guia. O próximo passo é exatamente Encaminhar. Ao clicar nessa opção, a tela a seguir será exibida:
Nesta tela Informamos o portador e a data em que o portador levou os documentos e em seguida
“Confirmar”.
Ao confirmar a guia sairá da lista de Guias criadas e passará a ocupar um lugar na lista de guias
Encaminhadas.
Na tela de resposta desta operação já podemos imprimir o protocolo, a guia de tramitação.
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A partir desse momento não é mais permitido acrescentar documentos. Devemos apenas Imprimir o
protocolo (listagem dos documentos da tramitação) e entregá-lo, junto com os documentos, ao portador.
Note que ao clicarmos em “Encaminhadas” no lado esquerdo da tela. Uma nova lista de guias deve aparecer
e os botões de comando são modificados para: Detalhar, Efetivar, Cancelar e Imprimir Protocolo.
Terceiro passo: Efetivar ou Receber uma guia de tramitação.
Após o retorno do portador com a guia devidamente assinada pelo recebedor, é preciso registrar essa
informação no sistema clicando em “Efetivar”. Ao fazer isso a tela a seguir será apresentada.
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Nessa tela o importante é preencher o campo “Quem Recebeu e Assinou” e o campo “Situação dos
documentos”. Normalmente nesse ultimo campo colocamos “Aguardando decisão Judicial” quando
enviamos os autos e as peças ao TJ.
Feito isso, clicamos em confirmar e os documentos sairão da situação “Em secretaria” e ficarão em
“Aguardando decisão judicial” de modo a facilitar a localização dos documentos da próxima tramitação.
DICA IMPORTANTE: Nestas telas de exibição de guias de tramitação, podemos manipular os documentos
presentes nestas guias, por exemplo, registrando os seus movimentos pois o botão “+” que aparece na linha
de cada guia, exibe a lista de documentos daquela guia.
Tramitação eletrônica, sem emissão nem arquivamento da guia em papel.
Na fase de efetivação, o local de origem confirma no sistema o recebimento dos documentos no destino,
mediante assinatura na guia impressa.
Quando a tramitação for interna, hipótese dos movimentos “920023-Encaminhamento ao Membro” e
“920025-Encaminhamento a Órgão Interno” podemos não imprimir a guia de tramitação para formalizar a
entrega dos documentos. Neste caso, em vez de fazer a efetivação na ORIGEM, o DESTINO deve receber a
guia de tramitação por meio da da “lista de guias a receber”, exibida na opção “Fila de Trabalho” do menu
de acesso rápido (lado esquerdo da tela principal).
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Tópico Avançado: Como Receber uma Guia do TJ
O Arquimedes pode receber automaticamente todos os documentos a partir de uma guia de tramitação do
TJ no menu Integração->Guias de tramitação do TJ.
Recebendo uma guia de tramitação do TJ, será registrado um movimento de “Entrada de Carga” para cada
documento da guia.
A tela a seguir será exibida:
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Devemos clicar em “Importar Guia” para aparecer a tela abaixo
Nessa tela precisamos preencher os campos “Nº Guia” e “Nº Origem” que constam na guia do TJ. Em
seguida basta clicar em “Importar”. O Arquimedes deve exibir uma tela semelhante a essa:
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Nesssa tela, precisamos informar apenas a “Data de chegada” e a designação para a qual devem ir os
documentos. Para essa ultima, podemos clicar no botão “...” em cada linha ou nesse mesmo botão da área
“Aplicar para todos os documentos”.
Obs. Não se esqueça de conferir a quantidade de volumes e apensos.
Por fim, Podemos clicar em “Salvar” e todos os documentos serão colocados automaticamente na Situação
“Distribuído”.