MODERNIZAÇÃO E GESTÃO DIGITAL
DO RPPS – M ACEIÓ
FABIANA TOLÊDO VANDERLEI DE AZEVEDO
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Painel 05/013
Regimes de aposentadoria e gestão previdenciária no serviço público
MODERNIZAÇÃO E GESTÃO DIGITAL DO RPPS – MACEIÓ
Fabiana Tolêdo Vanderlei de Azevedo
RESUMO
A Informatização dos processos e serviços do Instituto de Previdência do Município de
Maceió, associada a integração dos softwares existentes no Instituto, das pessoas e entre
os órgãos parceiros é o princípio que norteia as ações que conduzem o projeto de
“Modernização e Gestão Digital do RPPS – Maceió”. O projeto inicia com a gestão da
informação dos segurados e beneficiários de forma centralizada, em uma base de dados
complexa e integrada, onde os sistemas satélites que compõem o arcabouço tecnológico do
município se comunicam de forma integrada e gerenciada. Projetamos uma “Base
centralizada de Informações” e normatizamos o protocolo de comunicação entre os sistemas
coorporativos existentes. Esta fase inicial contou, principalmente, com a integração de três
sistemas de órgãos distintos: Secretaria Municipal de Administração, Tribunal de Contas e o
Ministério da Previdência Social. Como resultado temos o aumento da transparência e a
agilidade no processo de homologação das concessões de aposentadorias e pensões pelo
Tribunal de Contas, melhor gestão dos benefícios previdenciários e cruzamento periódico
dos dados dos beneficiários e segurados com bases de dados de outros entes.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.......................................................................................................... 04
OBJETIVOS.............................................................................................................. 05
METODOLOGIA....................................................................................................... 08
CONCLUSÕES......................................................................................................... 18
REFERÊNCIAS......................................................................................................... 21
4
1 INTRODUÇÃO
Este projeto apresenta uma experiência inovadora do município de
Maceió, iniciada em dezembro de 2014, que envolve instituições públicas com o
objetivo de melhorar a gestão do Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do
Município de Maceió, com base no avanço da qualidade dos dados dos segurados
do regime, por meio da modernização dos processos e serviços, aliados a
integração das pessoas, processos, serviços e instituições.
O Instituto de Previdência dos Servidores Públicos de
Maceió,
denominado IPREV-Maceió, é uma entidade de natureza autárquica, integrante da
administração indireta do município e com autonomia administrativa e financeira,
tendo como objetivo gerir o Regime Próprio de Previdência Social do Município.
Hoje, no Brasil, existem cerca de 2.042 RPPS 1 instituídos. O IPREV-Maceió faz
parte deste grande grupo que, de forma especial, identificou a necessidade de
elaborar um modelo de gestão que auxiliasse na organização das informações,
modernização dos processos e integração de tudo e todos envolvidos nas atividades
desenvolvidas pelo Instituto.
Diante desta proposta, surge a necessidade de existir uma área de
tecnologia da informação forte e qualificada. Neste ponto, cumpre ressaltar que o
IPREV-Maceió, no que tange a área de tecnologia da Informação e comunicação,
possui em sua estrutura organizacional a Coordenadoria Geral de Organização e
Informática que se apoia tecnicamente nas diretrizes elaboradas pela Diretoria de
Tecnologia da Informação e Comunicação do Município – DTI, hoje, vinculada à
Secretaria de Admi nistração, Recursos Humanos e Patrimônio – SEMARHP.
Consideramos como ponto forte e fator de sucesso do projeto o fato da DTI ser
composta e gerida por servidores efetivos, comprometidos e devidamente
qualificados na área de Tecnologia da
especialização ou mestrado em áreas afins.
1
RPPS – Regime Próprio de Previdência S ocial
Informação, seja com graduação,
5
Além da necessidade do apoio técnico na área que envolve tecnologia, é
fato que um projeto de gestão, com foco na modernização e informatização dos
processos e serviços associados à integração e organização das informações,
representa necessariamente uma mudança na forma de gerir pessoas, fluxos de
trabalho e instituir parcerias. Com base nessas necessidades o projeto foi elaborado
em três grandes pilares foram identificados, formando base estratégica da gestão:
Inovação, Empreendedorismo e Integração.
2 OBJETIVOS
A administração pública municipal compreende os órgãos e as entidades
que atuam na esfera do Poder Executivo sejam da administração direta ou da
indireta com suas superintendências, fundações, autarquias e empresa de economia
mista, os quais tem por objetivo atender as necessidades da população da capital
Maceió, hoje formada por 932.748 habitantes, segundo dados do IBGE 2 de 2010.
O IPREV-Maceió, por sua vez, apesar de fazer parte dos órgãos da
administração indireta do poder executivo, também possui segurados do poder
legislativo, ou seja da Câmara Municipal, conforme lei municipal 5.828 de 18 de
setembro de 2009.
o
Art. 3 O Regime Próprio de Previdência Social dos Servidores Públicos do
Município de Maceió – RPPS, de caráter contributivo e solidário e de filiação
obrigatória, será mantido pelo Município, através dos órgãos dos Poderes
Executivo e Legislativo, inclusive pelas suas autarquias e fundações
instituídas e pelos seus servidores ativos, inativos e pelos pensionistas.
O Instituto possui hoje 18.457 segurados, sendo 18.100 do poder
executivo e 357 do legislativo, sendo ainda 13.663 segurados em atividade e 4.794
segurados com benefícios concedidos de aposentadoria ou pensão por morte. Para
realizar a gestão desses segurados e seus benefícios o IPREV-Maceió utiliza vários
sistemas e planilhas, que em vários momentos mostram-se divergentes, por serem
utilizados por diversos setores sem uma integração, gerando retrabalho e
inconsistência
das
informações,
problema
facilmente
necessitamos realizar geração de relatórios gerenciais.
2
IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
identificado
quando
6
O fato do Instituto não possuir um sistema integrado e convergente de
gestão dos benefícios e de seus segurados fez com que os servidores iniciassem a
elaboração de planilhas de controle, na tentativa de respaldar os trabalhos
desenvolvidos nos setores, resultando em uma confusão de informações, diante da
diversidade das fontes de informações que divergem em muitos dados.
Este fato aponta para o diagnóstico de que o IPREV-Maceió tem controle
dos seus segurados e benefícios concedidos, porém a um grande custo operacional,
pois sempre se faz necessário o saneamento das divergências de informações para
emissão de uma certidão, declaração, informação ou concessão de um benefício
previdenciário.
Além do problema de gestão da informação quanto aos segurados e
benefícios concedidos, identificamos ainda uma dificuldade quanto à recuperação
dos recursos advindos das compensações previdenciárias junto ao Instituto Nacional
do Seguro Social – INSS, por meio do COMPREV 3 . Em linhas gerais, o COMPREV
tem por objetivo operacionalizar a compensação previdenciária entre o Regime
Geral de Previdência Social e os Regimes Próprios de Previdência Social dos
Servidores Públicos da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios,
nos casos de contagem recíproca de tempo de contribuição para efeito de
aposentadorias e pensões, visando atender à Lei no 9.796 de 05 de maio de 1999 e
ao Decreto no 3.112, de 6 de julho de 1999, alterado pelo Decreto no 3217, de 22 de
Outubro de 1.999 e a Portaria MPAS no 6.209 de 16 de Dezembro de 1.999,
atualizada em 09 de maio de 2014.
Os problemas atuais do IPREV-Maceió quanto à efetividade das
compensações previdenciárias são devidos à dificuldade em localizar informações
exigidas pelo INSS, no momento da compensação, além do tempo levado para o
registro dos benefícios por meio do Tribunal de Contas do Estado de Alagoas –
TCE, item indispensável para realização da compensação previdenciária junto ao
INSS, por meio do COMPREV.
3
COMPREV – Sistema de Compensação Previdenciária ent re o Regime Geral da Previdência Social
(RGPS ) e os Regimes Próprios de Previdência Social (RPPS).
7
A princípio, observando este cenário e os pontos de melhorias
identificados, definimos cinco objetivos básicos a serem atingidos em 2015, onde
cada objetivo tem uma meta específica que vai desencadear um conjunto de ações
a serem executadas em 2015:
Objetivo
Meta
Modernização da Gestão dos segurados
Ter informações básicas dos segurados do Instituto
de forma imediata, sempre que solicitado.
Modernização da Gestão dos benefícios
Ter informações básicas dos benefícios concedidos
pelo Instituto de forma imediata, sempre que
solicitado.
Modernização da Gestão das contribuições
previdenciárias
Ter informações básicas dos segurados quanto as
contribuiç ões previdenciárias, seja do servidor ou
patronal, de forma imediata, sempre que solicitado
Modernização da Gestão do Registro dos
Benefícios junto ao TCE
Integrar o Instituto ao TCE por meio de um sistema
informatizado – protocolo eletrônico ou virtual.
Informatização do processo de concessão do
benefício previdenciário de auxílio-doença
Ter em operação o sistema de concessão do
benefício de auxílio-doença, desde o agendament o
da perícia até a implantação do benefício em folha
de pagamento.
Para termos sucesso quanto aos objetivos definidos e alcançarmos as
metas estabelecidas fez-se necessário uma intensa e constante interação com três
grandes parceiros do IPREV-Maceió: SEMARHP, TCE-AL e MPS devido à
interligação técnica e operacional existente entre estes órgãos e diante dos pontos
de melhorias que o Instituto pretende avançar em 2015.
Parceiro
SEMARHP – Secretaria de
Administração, Recursos Humanos e
Patrimônio
SEMARHP – Secretaria de
Administração, Recursos Humanos e
Patrimônio
Ligação técnica e operacional
Secretaria responsável pela gestão dos Recursos
Humanos do munic ípio, que por sua vez são os segurados
do Instituto. É o órgão que disciplina como deve ser a
gestão da vida funcional do servidor.
Secretaria responsável pela gestão da TIC do município,
por meio da DTI – Diretoria de Tecnologia da Informação.
Secretaria res pons ável pela gestão da Junta Médica Oficial
do Munic ípio.
8
TCE – Tribunal de Cont as do Estado
de Alagoas
Órgão responsável pelo registro dos benefícios de
aposentadorias e pensões, documento necessário para
obtenção das compensações previdenciárias junto ao
INSS e garantia do gestor em ter a concessão registrada
pelo órgão de controle externo.
MPS – Ministério da Previdência
Social
Órgão de controle e apoio aos RPPS. Disponibiliza vários
sistemas\softwares de apoio a gestão do RPPS.
Ao identificarmos os pontos de melhorias, os parceiros institucionais, as
linhas base da gestão, os objetivos e as metas, tivemos o projeto definido de forma
macro, partindo imediatamente para a identificação das ações e planejamento das
reuniões, execuções e definição dos indicadores para monitorarmos claramente o
sucesso do projeto.
METODOLOGIA
O projeto trata da informatização dos processos e serviços do Instituto de
Previdência do Município de Maceió, associada a integração com os sistemas dos
órgãos parceiros e está sustentado em três grandes pilares, que formam a base
estratégica da Gestão: Inovação, Empreendedorismo e Integração, sem perder a
ligação com a humanização, item essencial para manter o FOCO nas pessoas,
essência do processo, onde todo esforço faz sentido.
Figura 01 – B ase estratégic a da Gestão
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Para falarmos de inovação, empreendedorismo e integração, a primeira
ação concreta do projeto consiste em potencializar as pessoas envolvidas (os
servidores), estimulando-as a repensar os processos, desejar a eficiência, trocar
informações, entender o reflexo da sua atividade no Instituto, participar de cursos e
interagir com outras instituições efetivando trocas de experiências.
A segunda ação versa sobre a implementação das ideias que venham a
surgir destes servidores potencializados, que serão o verdadeiro motor da boa
competitividade, elevando seu Instituto ao patamar de referência. Um salto no
projeto está em entender que as pessoas possuem time distintos. Sendo assim, as
duas ações podem ocorrer simultaneamente, enquanto algumas pessoas estão
sendo potencializadas outras já estarão na fase de implantação, inovando e
empreendendo e assim o Instituto cresce naturalmente.
Enquanto
as
pessoas
envolvidas
no
processo
estão
sendo
conscientizadas, potencializadas e já agem sobre a melhoria dos processos,
serviços e intensificação das relações interpessoais e interinstitucionais, a estrutura
tecnológica precisa acompanhar a evolução para não frustrar o suporte necessário a
realização das ações.
Neste ponto, o projeto parte da gestão da informação do Instituto, dos
segurados e beneficiários de forma centralizada, em uma base de dados complexa e
integrada, onde os sistemas satélites que fazem parte do arcabouço tecnológico do
município se comunicam de forma gerenciada.
3.1 Primeiro conjunto de ações – potencialização do time
O estímulo ao empreendedorismo e a inovação faz parte do processo de
potencialização do time e parceiros do Instituto. O empreendedorismo tem sido
empregado no setor público, principalmente em países europeus, como forma de
gerar valor para os serviços prestados ao cidadão – no nosso caso desejamos
melhorar os serviços prestados aos segurados do regime – Desenvolver a
orientação empreendedora no setor público é essencial para melhorar o setor e
envolver verdadeiramente os servidores.
10
O
empreendedorismo
no
setor
público
é
apresentado
quando
identificamos primordialmente algumas características entre os servidores: estão
alerta às oportunidades de melhoria; possuem habilidades de tomar decisões em
momentos de incerteza ou pressão; e possuem capacidade de inovar de forma
ousada e criativa, mantendo os limites impostos pela legislação da administração
pública.
Este é o momento em que estamos elaborando cursos, encontros,
desafios e integração com outros grupos a fim de despertar estas importantes e
desejadas características dentro do time que hoje compõe o IPREV-Maceió.
Visualizamos o empreendedorismo como uma força criativa com poder de
transformação, pois tem o poder de quebrar antigas práticas, criar visões de longo
prazo e derrubar antigos pensamentos que remetem ao “sempre foi assim”, com
objetivo de instituir algo novo e desejado por todos, pois nos levará a eficiência dos
serviços e orgulho do trabalho realizado.
É importante frisar que empreendedores são pessoas motivadas pela
realização e alcance de seus objetivos, por isso possuem como características a
criatividade,
proatividade,
inovação,
liderança,
iniciativa,
comprometimento,
flexibilidade, ousadia e autoconfiança, sendo a principal dessas, a capacidade de
diferenciar-se. O servidor público com visão empreendedora almeja atender aos
cidadãos, como clientes que possuem necessidades a serem supridas e uma
expectativa de qualidade que não deve ser frustrada; uma prática inserida
paulatinamente na gestão pública e utilizada há muito tempo na gestão privada.
Diante deste contexto, é relevante observar que existem alguns fatores que
precisam ser observados e fortemente considerados para que não se tornem
impedimento, limitador ou entrave na aplicação de uma gestão empreendedora no
serviço público, tais como: legislação, burocracia, cultura organizacional e limitação
dos recursos. Aplicar uma cultura empreendedora não é fácil pois passa por uma
mudança de paradigmas e até cultural, porém quando é abraçada pelos executores,
no caso os servidores públicos, e estes possuem apoio da alta gestão, aliado com a
consciência de todos quanto a utilização do fator inovação e criatividade em busca de
soluções que caibam no orçamento do Instituto e sejam aderente a legislação vigente,
tendo o foco e compromisso como resultados, aí estamos no caminho do sucesso.
11
Empreender tem muitos significados, mas um deles certamente é
reconhecer que há problemas e obstáculos a serem superados. Ao abraçar essa
postura empreendedora, os futuros gestores e servidores estão garantindo o
desenvolvimento do País, tendo o empreendedorismo como principal fator de
desenvolvimento no setor público.
Com toda esta motivação, o time e parceiros do Instituto foram
convidados a repensar os processos, desejar a eficiência, trocar informações,
entender o reflexo da sua atividade no Instituto, participar de cursos e interagir com
outras instituições efetivando trocas de experiências. O convite a repensar surgiu de
forma progressiva: primeiramente com alguns questionamentos diante de ações do
cotidiano que eram consideradas consolidadas e não sujeita a mudanças, os
questionamentos eram simples e tinham como foco apenas a melhoria do processo
para a segurança de quem executa e a melhoria do serviço para quem está
esperando o resultado da atividade, o produto, o fruto do trabalho.
Esta etapa foi o início da mudança, mudar o que “sempre foi assim” não é
fácil, passa por um convencimento que é mais natural e rápido quando a conclusão
da necessidade de melhoria e mudança parte de quem está executando, ou seja, de
quem “sempre fez assim”. Por isso o convite a repensar.
A segunda etapa veio com a identificação da necessidade de mudança, aí
surgem dúvidas de como fazer diferente e se tudo o que foi pensado pode
legalmente ser executado. Daí surge naturalmente a necessidade de qualificação, a
realização de cursos e da troca de conhecimento e soluções com instituições
parceiras. É chegada a hora de participarmos de seminários, fóruns, reuniões
temáticas e específicas, estabelecer novas parcerias, melhorar o canal de
comunicação com os segurados, participar de cursos, ou seja, interagir.
A terceira etapa é a de estimular o time já potencializado a desenhar
soluções, propor mudanças em busca da eficiência. Estamos apostando na força
motriz que surge da união da teoria com a prática, na força empreendedora que
todos os grandes executores de tarefas possuem, porém não são estimulados a tal.
Quando somos estimulados a repensar nossas atividades e nos são dadas novas
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ferramentas de trabalho e somos ainda estimulados a inovar e ainda estamos
motivados com nosso trabalho, a rea lização de mudanças simples na forma de fazer
traz resultados enormes e geralmente são ações potencialmente inovadoras e
empreendedoras.
A quarta etapa foi a de motivar nossos parceiros, estabelecendo reuniões
e encontros periódicos para discutir pontos de interesse comum com objetivo de
melhorar os processos e serviços prestados ao segurado e que dependem de ações
conjuntas. As ações de maior resultado que tivemos ao longo destes cinco meses de
execução do projeto foram:
 Institucionalização de calendário com reuniões mensais com os
recursos humanos dos órgãos municipais com intuito de disseminar a
cultura previdenciária e falar sobre um processo/fluxo por reunião a fim
de sanar problemas corriqueiros na execução de algumas atividades
conjuntas. Ao final de algumas destas reuniões houve necessidade de
publicação de instruções normativas conjuntas a fim de corrigir e
institucionalizar alguns procedimentos;
 Institucionalização de calendário com reuniões mensais com a Junta
Médica Oficial para tratar de ações específicas como avaliação
periódica dos benefícios aposentadoria por invalidez, assim como
discursão acerca de procedimentos e fluxos do dia a dia como melhoria
de formulários e otimização do fluxo operacional, além da ótima
oportunidade de disseminação da cultura previdenciária;
 Encontros periódicos com o TCE para melhor entendimento dos fluxos
com foco na melhoria da eficiência e segurança no processo de
concessão e registro de benefícios previdenciários;
 Encontros com associações e sindicatos para disseminar a cultura
previdenciária,
apresentando
esclarecendo
a
legislação
dúvidas,
explicando
vigente, ouvindo
conceitos,
relatos, discutindo
melhorias e novas soluções para problemas identificados. As reuniões
mais produtivas foram com a ASFIM – Associação do Fisco de Maceió
e o SINTEAL – Sindicato dos Trabalhadores da Educação em Alagoas,
onde os problemas encontrados estavam na falta de informações
dos entes diante da realidade do Instituto. Além de sanar as dúvidas,
13
um canal de comunicação mais efetivo e dinâmico foi proposto e sua
execução foi iniciada, tendo como base o portal do Instituto,
ferramentas de correio eletrônico e modernização no atendimento
presencial ao segurado.
Estas ações são estruturantes e sólidas pois muda conceitos, forma de
pensar e constrói fluxos e processos a partir dos executores, o que fortalece a
mudança. O reflexo das mudanças passa a ser imediato e sua disseminação veloz,
pois foi plantado por todos de forma conjunta.
3.2 Segundo conjunto de ações – implementação das mudanças
Foi desenhado um modelo de dados relacional que estabelece os dados
necessários a correta identificação e gestão do segurado, dos benefícios concedidos
e do registro das contribuições previdenciárias, sejam as contribuições do servidor
ou patronal. Esta base passa a ser o centro principal de informações do Instituto
que, por sua vez, relaciona-se com o SIPREV 4, FOPAG 5, SIIMM 6 e SIMARP 7 por
meio de protocolos de comunicações definidos conjuntamente com os parceiros:
SEMARHP, TCE e MPS.
Figura 02 – Representação da integração dos sistemas
4
SIPREV – ferramenta de Gestão das informações referentes a servidores públicos (civis e militares ),
ativos, aposentados, pensionistas e demais dependentes, da União, Estados, Distrito Federal e
Municípios que possuam Regime Próprio de P revidência Social – RPPS
5
FOPAG – Sistema que gerencia a folha de pagamento dos servidores ativos, aposentados e
pensionistas do munic ípio de Maceió.
6
SIIMM – Sistema de informaç ões integradas do município de Maceió, desenvolvido pela diretoria de
tecnologia da informação e comunicação do município de Maceió.
7
SIMARP – Sistema Integrado Modular de Aposentadorias, Reservas e Pensões, desenvolvido pelo
Tribunal de Contas do Estado de Alagoas
14
A base de dados central de informações do RPPS foi definida pelo
Instituto como centro das atenções para geração de relatórios gerenciais e
estatísticos de controle e gestão do próprio Instituto, seus segurados e benefícios
concedidos. Esta base está ligada aos principais sistemas de gestão do Instituto e
dos parceiros SEMARHP, TCE e MPS, e foram integradas e suas instalações e
utilização redefinidas para termos uma unidade, integração e maior eficiência.
O FOPAG – Sistema de Gestão de folha de pagamento – Sistema da
SEMARHP/DTI
O FOPAG é o sistema de gestão da folha de pagamento dos ativos,
aposentados e pensionistas do município, foi desenvolvido pela Diretoria de
Tecnologia da Informação do Município de Maceió, implementado em Delphi,
plataforma cliente servidor e em uma base de dados PostgreSQL 8.
O sistema foi desenvolvido para gerenciar os servidores ativos e
adaptado para gerar a folha de benefícios previdenciários, o que causava grandes
problemas por não ter implementado conceitos como rubrica única de proventos e
pensão,
a
figura
do
instituidor
da
pensão
previdenciária, contracheques
diferenciados para cada tipo de benefício e inexistência de informações quanto ao
benefício que estava sendo pago como: data de início do benefício, tipo do
benefício, natureza do benefício, fundo que custeia o pagamento do benefício dentre
outras particularidades.
Os passos definidos para a integração foram os seguintes: uniformização
das informações necessárias para pagamento do benefício, padronização do
contracheque para benefícios previdenciários, saneamento das informações
ausentes na base, cruzamento dos dados com as bases de planilhas e censo para
uniformização das informações e definição de uma única fonte de informações.
Após a integração o FOPAG passa a ser apenas o sistema de gestão dos
pagamentos dos benefícios, sendo a gestão dos benefícios e dos segurados
passada para o SIIMM e o SIPREV de forma integrada e gerenciada.
8
PostgreSQL – é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados Objeto Relacional.
15
O SIIMM – Sistema da SEMARHP/DTI
O SIIMM é o Sistema Integrado de Informações do Município de Maceió,
planejado e desenvolvido pela Diretoria de Tecnologia da Informação do Município
de Maceió, tem plataforma Web, base de dados PostgreSQL. Este sistema de
informações concentra boa parte dos sistemas municipais, seja integrado a ele ou
desenvolvido em um módulo específico dentro desta plataforma, como é o caso do
sistema de gestão do IPREV-Maceió.
Figura 03 – Tela principal do sistema SIIMM
A maioria das ferramentas de gestão pensadas para o Instituto estão
desenhadas
para
funcionar
no
SIIMM
e
estão
sendo
disponibilizadas
paulatinamente, ao longo do exercício de 2015.
O SIIMM já nasce integrado com o FOPAG, porém ainda com muitos
protocolos de comunicações a serem definidos e regras de negócios estabelecidas.
As ferramentas previstas para o SIIMM em 2015, no que tange o módulo do IPREV Maceió são as seguintes: contracheque específico para benefícios previdenciários,
relatórios gerenciais de benefícios, relatórios gerenciais de segurados, registro de
pagamento de contribuições previdenciárias, registro de atendimento aos segurados,
auditoria sistemática, integração com sistema da Junta Médica para concessão do
16
benefício de auxílio doença, integração com o SIPREV e integração com o SIM-ARP
gerando relatórios gerenciais para o COMPREV e para gestão dos processos de
concessões submetidos ao registro junto ao TCE.
O SIM-ARP – Sistema do TCE
O SIM-ARP é o Sistema Integrado Modular de Aposentadorias, Reservas
e Pensões. Sistema de protocolo eletrônico, desenvolvido pelo Tribunal de Contas
do Estado de Alagoas, com um módulo específico para tramitação de processos
eletrônicos de registro de aposentadorias, reservas e pensões.
Figura 04 – Tela principal do sistema SIM -ARP
Este sistema foi apresentado ao IPREV-Maceió em dezembro de 2014
quando foram iniciadas várias reuniões de ajustes de fluxo e procedimentos
objetivando a implantação no início de 2015. Os ajustes técnicos e operacionais
ocorreram de janeiro a março de 2015, os testes em abril e o início da utilização
efetiva em maio de 2015 com o IPREV-Maceió como piloto do projeto.
O SIM-ARP além de proporcionar uma maior transparência no processo
de submissão das concessões de benefícios ao TCE, garante uma maior eficiência
no trâmite e registro destes benefícios, além de possibilitar integrações com os
sistemas municipais por meio de serviços web (WebService). Estão previstas as
17
seguintes integrações para 2015: integração com o portal municipal para consultas
do andamento do processo, integração com o SIIMM para fornecermos
informações do segurado e obtermos informações do processo, possibilitando
geração de relatórios gerenciais quanto ao volume de processos submetidos e o
status de cada processo.
O SIPREV – Sistema do MPS
O SIPREV é uma ferramenta destinada a gestão das informações dos
segurados do Regime Próprio de Previdência Social – RPPS, é de distribuição livre,
desenvolvido em código aberto e com suporte e treinamentos do próprio Ministério
da Previdência Social, que idealizou o sistema desenvolvido pela DATAPREV 9.
Figura 05 – Tela principal do sistema SIP REV
Este é o verdadeiro e completo sistema de gestão de um RPPS, o
problema de sua utilização é a não integração deste com os demais sistemas
municipais, fato que tem neste projeto uma proposta e integração que não corrompe
a integridade de nenhum dos sistemas envolvidos.
O SIPREV será instituído em 2015 como o sistema oficial de gestão dos
benefícios do IPREV-Maceió, para tal, sua base foi atualizada com as informações
advindas do sistema da folha de pagamento, estes dados estão sendo cruzados com
os do último censo realizado, com os dados do sistema de gestão de pastas
funcionais existente no Instituto, assim como está sendo saneado com o cruzamento
de informações advindas de planilhas alimentadas por setores específicos do Instituto.
9
DATAP REV – Empresa de Tec nologia e Informações da P revidência Social, é uma empresa pública
brasileira, vinculada ao Ministério da Previdência Social.
18
O SIPREV, após todo saneamento de dados, será integrado a base
central de dados do Instituto, promovendo uma interação com o SIIMM, FOPAG,
SIM-ARP, gerando mais consistência e agilidade das atividades do Instituto.
Com a integração de sistemas e pessoas podemos afirmar que a gestão
do IPREV foi desenhada para ter o carimbo de “moderna e humanizada”, o projeto
traz uma proposta de padronização de procedimentos e principalmente a integração
entre sistemas já existentes, pessoas e órgãos que sempre estiveram presentes,
mas que não conversavam ou interagiam.
O amadurecimento dos protagonistas deste processo de mudança vai
aproximar o Instituto naturalmente da P&D10 e será neste momento que será dado o
grande passo rumo à sustentabilidade do processo continuado de modernização.
4 CONCLUSÕES
Após implementação da base de dados centralizada, da definição dos
protocolos de comunicações entre os sistemas dos parceiros da primeira fase do
projeto (2015): SEMARHP, TCE e MPS, tivemos grandes avanços quanto ao
retrabalho, item que deixou de existir paulatinamente, à medida que as integrações
foram estabelecidas e os processos definidos.
passam a ser definidos, padronizados e
Neste momento os processos
institucionalizados, garantindo a
transparência e sustentabilidade da informação e processo.
As definições estabelecidas conjuntamente com o TCE, gerou um
compromisso de finalização dos quase 2.600 processos pendentes de registro do
benefício de aposentadoria, viabilizando assim as compensações previ denciárias
vinculadas a estes benefícios concedidos pelo Instituto. A implantação do sistema
SIM-ARP 11 institucionalizou o processo eletrônico para registro dos benefícios do
Instituto junto ao TCE, deu transparência e eficiência ao processo que antes era de
anos e foi reduzido a meses, melhorando a fiscalização do TCE, tranquilizando o
gestor e o segurado que passam a ter de forma mais efetiva a observação do órgão
de controle externo quanto a concessão do benefício.
10
11
P&D – Pesquisa e Desenvolvimento
SIM-ARP – Sistema Integrado Modular de Aposentadoria, Reserva e Pensão
19
As ações de aproximação e interação do Instituto com a SEMARHP, em
especial com a Diretoria de Recursos Humanos, gerou a publicação de instruções
conjuntas, decretos regulamentadores, cursos conjuntos e uma agenda de reuniões
mensais. Essas ações além de aproximar os servidores instituiu uma disseminação
natural e
recursiva da cultura previdenciária, um ambiente de
discursão
previdenciária e de melhorias contínuas na forma de registro da vida funcional do
servidor. A cada novo sistema implantado uma nova ação automática e virtual passa
a integrar sistematicamente a vida funcional do servidor, evitando retrabalho,
ausência de informações e aumentando a transparência.
Com esta ação conjunta com a SEMARHP tivemos melhoria na forma de
concessão e gestão dos benefícios de auxílio-doença, auxílio maternidade, saláriofamília. Passamos a ter informações de óbitos de forma antecipada com a
integração do processo de concessão do benefício administrativo auxílio funeral,
modernizamos o processo de concessão do benefício previdenciário de auxílio
doença ao torná-lo eletrônico, conjuntamente com a Junta Médica Oficial, assim
como, automatizamos a publicação deste ato concessivo junto ao Diário Oficial do
Município – DOM e levamos automaticamente esta informação para registro na vida
funcional do servidor, que passa a ter uma pasta funcional virtual, alimentada pelo
registro de alguns sistemas coorporativos do município.
As ações conjuntas com o Ministério da Previdência Social – MPS
resultou na utilização dos sistemas como COMPREV, CADPREV e SIPREV. O
SIPREV, em especial, foi integrado aos demais sistemas do município tornando -se a
base de dados oficial dos segurados do Instituto, aproximando o Instituto do MPS,
facilitando os cruzamentos de dados, as auditorias de sistemas, as adesões aos
padrões do MPS por utilizarmos as ferramentas já previstas no software de gestão,
além da uniformização dos procedimentos e linguagem previdenciária ao termos
como principal ferramenta de trabalho um produto oficial, desenvolvido para este fim
e monitorado pelo MPS.
Todas as mudanças de fluxos, procedimentos e ferramentas de trabalho
foram tratadas conjuntamente com os servidores do Instituto, que tiveram a sua
interação com os parceiros crescente naturalmente. Cursos de qualificação, pósgraduações e eventos de capacitação foram oferecidos ao time e seus principais
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parceiros como: Procuradores do Município, Gestores de Recursos Humanos dos
diversos órgãos, profissionais da Junta Médica Oficial do Município, associações,
sindicatos, representantes dos Conselhos Administrativo e Fiscal do Instituto, assim
como os servidores do IPREV-Maceió. Estas ações resultaram em um maior
entendimento da previdência entre os parceiros e segurados diminuindo a
insatisfação, questionamentos e polêmicas quanto as atividades do Instituto.
E por fim, as ações de motivação dos servidores, para que eles sintam-se
parte do todo e sejam motivados a contribuir de forma mais efetiva com o
crescimento, modernização e melhoria do Instituto. Temos alguns servidores
apresentando ideias de melhoria, projetos completos de áreas específicas como
ergonomia, participando de forma mais proativa dos problemas e dificuldades do
Instituto, além de ser claro o maior entendimento dos servidores quanto ao Instituto
como o todo e não apenas a sua área específica.
Os resultados obtidos com apenas cinco meses de implementação do
projeto, deixa-nos otimistas quanto ao resultado final a ser colhido com o término da
primeira fase, que tem seu marco ao final dos doze meses, ou seja, em dezembro
de 2015.
Quando trabalhamos com foco, parceiros e time comprometido os
projetos conseguem chegar ao objetivo traçado. Este projeto, em especial, que tem
como foco principal a modernização e integração dos processos e pessoas, motiva
naturalmente o empreendedorismo e a autoestima dos participantes, por ser um
projeto dinâmico e de equipe com resultado desejado por todos.
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5 REFERÊNCIAS
PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES PÚBLICOS DO MUNICÍPIO DE MACEIÓ.
Cartilha Previdenciária. Maceió, AL, 2014.
Lei 5.828, de 18 de setembro de 2009. Dispõe sobre a reorganização do Regime
Próprio de Previdência Social do Município de Maceió e a alteração da denominação
do IPREV, que passou a se chamar Instituto de Previdência dos Servidores Públicos
do Município de Maceió. Diário Oficial do Município de Maceió, Poder Executivo,
Maceió, AL, 19 de setembro de 2009.
Valadares, Josiel Lopes. Orientação empreendedora na administração pública:
análise da trajetória e das implicações da criação e manutenção do cargo de
empreendedor público em Minas Gerais . Brasil, Viçosa, MG, 2013.
Site oficial da DATAPREV: http://www.dataprev.gov.br/
Site oficial do Ministério da Previdência Social: http://www.mps.gov.br/
Sie oficial do software público: http://www.softwarepublico.gov.br
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AUTORI A
Fabiana Tolêdo Vanderlei de Azevedo – Instituto de Previdência dos Servidores Públicos de
Maceió.
Endereço eletrônico: [email protected]