PROJETO BÁSICO PARA CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA
NA GESTÃO DE VENDA E DISTRIBUIÇÃO DE INGRESSOS PARA O EVENTO
NATAL LUZ DE GRAMADO
1 OBJETO
1.1
O presente Projeto Básico consiste na contratação de empresa para prestação
de serviços de venda e distribuição de ingressos para eventos, por intermédio de
software com banco de dados local, integrado online com todos seus canais de
distribuição (pontos de vendas físicos, televendas e internet), incluindo fornecimento de
mão-de-obra para atendimento na bilheteria física do evento, bem como suporte
técnico e serviços de manutenção necessários, para o evento denominado Natal
Luz de Gramado, na cidade de Gramado/RS, para o exercício 2015/2016.
2 DOS FATOS
2.1 Sabendo que a Gramadotur Autarquia Municipal de Turismo realizará o evento 30º
Natal Luz, existe a necessidade de contratação de empresa que disponibilize sistema
e infraestrutura para viabilização de venda de ingressos para o evento, via internet e
na bilheteria local, considerando que a Autarquia não possui infraestrutura para
operação de um sistema deste porte e pessoal para atuar efetivamente e
exclusivamente neste processo.
3 DOS SERVIÇOS
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3.1 Este Projeto Básico visa contratar empresa prestadora de serviços de venda
e distribuição de ingressos para eventos conforme especificado a seguir:
3.2 Venda e gerenciamento de ingressos via internet, com transação via cartão de
crédito e débito, aceitando todas as bandeiras;
3.3 Integração com o site do evento;
3.4 Controle da venda de ingressos antecipados, com tickets personalizados com logo
a ser definido pela Gramadotur;
3.5 Controle da venda de ingressos em bilheterias físicas e móveis;
3.6 Controle na entrada dos eventos por meio da conferência de ingressos e seus
respectivos códigos de barras;
4 OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
4.1 Controlar a venda de ingressos por CPF, não permitindo a compra de mais de 6
(seis) ingressos por pessoa, conforme definido pela Gramadotur;
4.2 Operar e controlar a venda de ingressos com descontos (estudantes, idosos,
vale cultura, etc), não permitindo a compra de mais de um ingresso por pessoa,
conforme definido pela Gramadotur;
4.3 Controlar a venda de ingressos por espetáculo, por modalidade (internet, canais de
venda, televenda, bilheteria, antecipado, etc) e por convidados;
4.4 Controlar os ingressos não vendidos e não comparecidos, por data e por
espetáculo;
4.5 Bloquear e liberar ingressos em lotes e em percentuais para venda antecipada,
internet e bilheteria, definidos pela Gramadotur;
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4.6 Fornecer sistema para controle de acesso na entrada dos eventos , online,
validando os ingressos para que não seja possível entrar no evento com tickets duplos,
falsificados e outros;
4.7 Fornecer senhas para a Gramadotur para acesso online aos dados de vendas dos
ingressos e suas variáveis;
4.8 Emitir voucher e/ou ingresso eletrônico que permita acesso direto ao evento (sem
a necessidade de realizar troca como no caso do voucher) para a impressão local. A
decisão de escolha entre as formas citadas acima cabe a Contratante. A Contratada
deverá validar os tickets vendidos.
4.9 Disponibilizar informações e relatórios pertinentes ao processo de venda sempre
que solicitado pela Contratante;
4.10 Disponibilizar acesso irrestrito a base de dados para a realização de auditorias, da
seguinte maneira:
4.10.1 Os dados sobre as vendas de ingressos do 30° Natal Luz deverão ser
disponibilizados para consulta através de uma URL diretamente no Banco de Dados.
4.10.2 As informações disponibilizadas deverão estar atualizadas em tempo real. Desta
forma, o campos devem ser disponibilizados individualmente, como por exemplo os
campos principais: Dados de cadastro dos clientes: país, UF, cidade, sexo; Ingressos:
espetáculo, assento, quantidade, valor, lote, ponto de venda, data/hora da compra do
ingresso; Tipo de Ingresso:
agência, meia entrada, ingresso inteiro, convidado;
Espetáculos: nome, data da realização; Entre outras informações que possam ser úteis
para as análises.
4.11 Gerar novos relatórios fora do padrão do programa, mediante serviço de hora
técnica;
4.12 Disponibilizar equipamentos para operar a impressão e conferência dos
vouchers vendidos;
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4.13 Contratar link de internet para comunicação entre os locais dos eventos e a
bilheteria central;
4.14 Fornecer todos os equipamentos necessários, para a venda de ingressos nas
bilheterias, bem como fazer a manutenção dos mesmos. Serão necessários
para essa operação, computadores, linhas telefônicas fixas, impressoras, tonners e
demais equipamentos que se julguem necessários para o perfeito atendimento na
bilheteria e locais de venda de ingressos para o evento;
4.15 Instalar linha de telefone fixa que esteja em funcionamento desde o primeiro dia
do evento para contato entre Contratada e Contratante;
4.16 Dar assistência, treinamento e suporte relacionados à solução instalada pela
Contratada e usada pela Gramadotur;
4.17 Treinar a equipe que irá operar a venda de ingressos antecipados, a partir da
assinatura do contrato e, também, a equipe que vai operar a venda na bilheteria, 15
dias antes do início do evento;
4.18 Oferecer ao cliente, por meio de um sistema, a possibilidade de escolha do
setor, independendo se os ingressos foram adquiridos na bilheteria oficial ou na
internet;
4.19 Depositar os valores da receita bruta em conta bancária da Gramadotur
semanalmente;
4.20 Imprimir ingressos com arte específica, a ser previamente aprovada pela
Gramadotur, contendo nome, data e horário do evento, valores pagos pelos ingressos,
lugares marcados ou não, tipo de ingresso (inteira, estudante, idoso), sequencial
do ingresso e código de barras único por ingresso, para registro, objetivando verificação
futura;
4.21
Cadastrar
as
promoções
específicas
de
cada
espetáculo
antecedência de data e hora, solicitados pela Contratante;
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com
4.22 Impossibilitar a emissão em duplicidade de um determinado ingresso nos guichês
de cada um dos operadores;
4.23 Utilizar bloqueios para patrocinadores, convidados, etc.;
4.24 Controlar acesso à entrada dos eventos por meio de leitura de código único de
barras, devidamente impresso em cada ingresso;
4.25 Ter função de cópia de segurança (“back-up”) diário disponível em mídia ou
meio eletrônico de todos os dados constantes no sistema;
4.26 Emitir diversos relatórios, como: modalidade de vendas de ingressos (cartão
crédito, cartão de débito, dinheiro, etc.), ingressos vendidos por sessão e setor em
qualquer periodicidade e por tipo de bilhete (inteira, estudante, idosos e outros),
ingressos consolidado com discriminação de venda dos pontos de bilheteria,
remotos e via internet, borderôs, históricos de movimentação anteriores de vendas e
operações em geral, controle de acessos;
4.27 Colocar à disposição da Gramadotur os softwares que compõe a solução
demandada pela Contratada, assim como seus canais de vendas;
4.28 Prestar todo suporte técnico e demais serviços para implantação, treinamento e
manutenção do sistema de venda de ingressos do evento, através do técnico a ser
disponibilizado pela empresa;
4.29 Não suspender, durante a vigência do contrato, o uso e gozo da solução
demandada pela Gramadotur;
4.30 Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as informações da Gramadotur que
lhe tenham sido confiadas para o perfeito e completo atendimento ao objeto deste
instrumento;
4.31 Realizar a instalação da solução local requerida, por um técnico da Contratada,
sediado em Gramado e à disposição do evento em tempo integral, durante a sua
vigência, para suporte e manutenção dos equipamentos e sistema;
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4.32 Disponibilizar reserva técnica de 10% a mais em equipamentos, além dos exigidos
para instalação na bilheteria do evento e nas entradas dos espetáculos, para eventual
substituição, em caso de problemas técnicos operacionais;
4.33 Fornecer o papel-ingresso para todos os ingressos do evento, sendo que o papel
deve possuir sistema de segurança a fim de evitar falsificação;
4.34 Fornecer o equipamento necessário para a montagem da bilheteria local e seu
respectivo controle de acesso nos dias do evento;
4.35 Efetuar a emissão de todos os convites cortesia solicitados pela Gramadotur, com
código de barras, em data estipulada pela Gramadotur, mantendo controle dos
mesmos, seja por espetáculo e por data, bem como os ingressos dos “ensaios abertos”
dos espetáculos;
4.36 Disponibilizar estrutura de venda com pessoal próprio para atender aos pedidos
de grupos e agências;
4.37 Conter no mínimo 10 pontos de venda espalhados pelo Brasil;
4.38 Fornecer o equipamento necessário para a conferência e validação dos ingressos
em cada espetáculo, com leitor de código de barras, em número mínimo de 3 (três)
por cada ponto de acesso dos eventos, totalizando mínimo de 12 (doze) leitores para
uso nos espetáculos, bem como pessoal treinado para efetuar o controle e conferência
de acessos, em número de no mínimo uma pessoa por equipamento, totalizando assim
12 (doze) pessoas, no mínimo para os espetáculos “Nativitaten”, “Grande Desfile de
Natal”, “Natal pelo mundo” e “Luz”. Para os espetáculos que ocorrerão no Palácio dos
Festivais e no Expogramado deverão ser disponibilizados, no mínimo, 4 (quatro)
leitores e, consequentemente 4 (quatro) pessoas para realizar a operação;
4.39 Auxiliar e acompanhar a montagem e desmontagem das bilheterias;
4.40 Contratar receptivo com 12 pessoas para atendimento dos guichês nas bilheterias,
mais um coordenador, pelo período de 30 de outubro de 2015 a 17 de janeiro de 2016,
para atendimento das bilheterias com a seguinte distribuição:
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4.40.1 Atendimento para 05 (Cinco) guichês na bilheteria central para venda de
ingressos (local a ser definido pela Gramadotur);
4.40.2 Atendimento para 02(dois) guichês na bilheteria central (local a ser definido pela
Gramadotur) para troca de voucher;
4.40.3 Atendimento para 01 (Um) guichê na bilheteria da Vila de Natal, para venda de
ingressos para as atrações da Vila, com no mínimo uma pessoa durante o horário de
funcionamento da Vila;
4.40.4 Atendimento para 01 (Um) guichê, para bilheteria móvel, que deverá estar
atendendo nos 5 (cinco) grandes espetáculos (Grande Desfile de Natal, Fantástica
fábrica de Natal, Nativitaten, Natal pelo mundo e Luz). Não havendo ingressos
disponíveis em determinado espetáculo, este serviço estará dispensado neste dia;
4.40.5 Atendimento para cadastro prévio e informações sobre aquisição de ingressos,
com no mínimo duas pessoas, em locais a serem definidos pela Gramadotur, seja em
ambiente fixo ou com a utilização de equipamentos eletrônicos “totens”.
4.40.6 Coordenador geral para bilheterias, com no mínimo 01 pessoa em tempo
integral nos horários de funcionamento da bilheteria central;
4.41 Deverá ter folguistas em número suficiente para contemplar as cargas horárias
exigidas, em sistema de rodízio e para atendimento de eventuais espetáculos extras, na
bilheteria móvel, que venham a ser solicitados.
4.42 Contratar o número de pessoas suficientes para a execução dos serviços no prazo
acordado;
4.43 Realizar treinamento dos colaboradores nas práticas de trabalho e nas informações
pertinentes ao evento, estabelecendo um curso com carga horária mínima de 8 horas,
no mínimo uma vez por semana, até 29 de outubro de 2015, aberto a todas as
equipes envolvidas no evento, no qual os integrantes deverão ter uma frequência
mínima de 75% do total de horas.
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4.44 Disponibilizar equipe com boa apresentação e aparência adequada à realização
dos serviços;
4.45 Oferecer o material de expediente necessário para a execução dos trabalhos,
inclusive o papel-ingresso;
4.46 Assegurar-se de que cada um de seus colaboradores esteja treinado nas práticas
de trabalho e nas informações pertinentes ao evento;
4.47 Prestar treinamento à equipe quanto à estrutura física de cada evento e demais
assuntos pertinentes, para poder orientar os visitantes e comunidade;
4.48 Coordenar todas as equipes de trabalho destinadas ao fiel cumprimento deste
contrato;
4.49 Apresentar à Gramadotur, diariamente, no fechamento dos caixas, relatórios de
venda de ingressos sobre a realização dos serviços no respectivo período;
4.50 Responsabilizar-se com as despesas e deslocamento, estadia e alimentação de
todos os seus contratados;
4.51 Recolher os encargos fiscais decorrentes da prestação de serviços;
4.52 Responsabilizar-se por eventuais danos causados diretamente à Gramadotur, ao
evento ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do contrato ou de
seus contratados;
4.53 Responsabilizar-se por todas as obrigações decorrentes da execução contratual,
incluindo materiais, mão-de-obra, locomoção, seguros de acidentes, impostos,
contribuições previdenciárias, encargos trabalhistas e quaisquer outras que forem
devidos, relativamente à execução dos serviços e aos seus colaboradores;
4.54 A empresa contratada, mediante notificação formal, independentemente de
justificativa, deverá fazer a retirada imediata do preposto ou qualquer pessoal cuja
atuação, permanência e/ou comportamento sejam julgados prejudiciais, inconvenientes
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ou insatisfatórios, devendo sua substituição ocorrer no prazo máximo de 24 (vinte e
quatro) horas;
4.55 Substituir qualquer colaborador no caso de atraso ou falta, ausência legal ou folga,
de maneira a não prejudicar o andamento e a boa execução dos serviços no tempo
máximo de 1 (uma) hora, cabendo à empresa sujeitar-se às penalidades que couberem,
quando não cumpridas estas exigências;
4.56 A contratada estará sob supervisão da Diretoria da Gramadotur e do fiscal
do contrato da mesma, devendo a eles se reportar para parecer de aprovação das
demandas do evento sujeitas a qualquer alteração.
4.57 Deverá, a Contratada, atender todas as exigências e solicitações da Gramadotur
em até 24 horas, e apresentar prazo de solução da demanda, a ser aceita pela
Gramadotur, considerado o grau de dificuldade de solução, em acordo com o setor de
TI – Tecnologia da Informação da Gramadotur.
4.58 Disponibilizar 1 (um) técnico, no mínimo, sediado em Gramado 15 dias antes do
início do evento até 10 dias após término do evento, para disponibilizar dados
necessários ao controle e gerenciamento da venda de ingressos e suporte técnico
operacional.
4.59 Horários: todas as bilheterias terão turnos diários, sendo na bilheteria central o
horário das 10h às 21h, na bilheteria móvel, em cada espetáculo a partir das 19h.
4.60 Restituir o valor do ingresso ao cliente, em caso de cancelamento do espetáculo
por parte da Contratante, sendo responsável por todo processo de restituição seguido
as normas definidas pela Gramadotur quanto ao procedimento;
4.61 A Contratada deverá também realizar cadastro dos clientes que efetuarem a
compra nas bilheterias físicas, sendo na bilheteria central, ambulantes etc, devendo
constar os mesmos dados do cadastro de compra efetuada pela internet.
5 OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
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5.1 Responsabilizar-se pela realização do evento, isentando a Contratada de
responsabilidade civil por eventual suspensão, cancelamento ou não realização do
evento ou de algum dos espetáculos;
5.2 Responsabilizar-se pelo recolhimento, manuseio, segurança e transporte do
numerário operado na bilheteria local, retirado no dia do evento até às 13 horas e o
restante até a primeira hora, do dia seguinte ao evento;
5.3 Responsabilizar-se pelo serviço de segurança de pessoal, operação e
equipamentos;
5.4 Responsabilizar-se pelo transporte e guarda de equipamentos disponibilizados para
uso durante o evento;
5.5 Efetuar o convênio com as operadoras de cartões de crédito, definindo as bandeiras
que serão aceitas nas operações de vendas de ingressos, bem como a taxa de
desconto a ser paga à operadora, relativo à venda da bilheteria do evento;
5.6 Disponibilizar local para a venda de ingressos com guichês próprios para o
atendimento ao público;
5.7 Acompanhar a instalação no local de trabalho de todos os materiais, equipamentos
e acessórios necessários à prestação dos serviços pela Contratada;
5.8 Monitorar o treinamento do sistema operacional, a ser realizado pela Contratada;
5.9 Efetuar a locação das máquinas (POS) para operação de vendas através de
cartões de crédito e débito;
5.10 Responsabilizar-se pela limpeza do local da venda de ingressos;
5.11 Responsabilizar-se pela segurança do local onde serão comercializados os
ingressos;
5.12 Disponibilizar uniformes às equipes de trabalho com identificação;
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5.13 Disponibilizar salas para os treinamentos e os equipamentos necessários para as
apresentações propostas;
5.14 Divulgar os canais de venda da Contratada nas seguintes situações:
5.14.1 Site oficial da Gramadotur e Natal Luz, com link de direcionamento e a
logomarca da Contratada ou outros canais definidos pela Contratante;
5.14.2 A Contratada receberá referência sobre seus canais de venda nas mídias
impressas como jornais, revistas, panfletos, agenda com a programação, outdoors, etc;
5.14.3 A Contratada receberá referência sobre seus canais de venda nas mídias online
como banners, htmls, pop-ups, e-mails, etc;
5.14.4 Rádios, com o dizer “vendas (nome da empresa.com nº xxxxxx) durante ou ao
final da divulgação da Contratada;
5.15 Disponibilizar infraestrutura física, mobiliário, elétrica/lógica e segurança, em
ambiente seguro e livre de intempéries climáticas;
5.16 Disponibilizar infraestrutura física, mobiliário, elétrica/lógica e segurança nos
portões de acesso dos espetáculos;
5.17 Definir os tipos de ingressos, setores, preços, descontos e todas informações
necessárias às vendas de ingressos para o 30º Natal Luz de Gramado, em até 10 (dez)
dias antes do início das vendas para o público.
6 DA HABILITAÇÃO
6.1 Para fins de habilitação nesta licitação, o licitante deverá apresentar a seguinte
qualificação técnica:
6.2 Apresentar experiência na área de venda de ingressos via internet através de, no
mínimo,
1
(um)
atestado,
comprovando plena capacidade de atendimento,
apresentando receita bruta mínima de R$ 5.000.000,00 (cinco milhões de reais) ou
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venda mínima de 100.000 ingressos para um evento, considerando para ambas
situações o período de 12 meses.
6.3 Apresentar, no mínimo, 2 (dois) atestados de capacidade técnica, fornecidos por
pessoas jurídicas de direito público ou privado, que comprovem a aptidão da licitante
para desempenho de atividade pertinente e compatível com o objeto do certame.
6.4 ESTIMATIVA DE VENDAS PARA A 30ª EDIÇÃO DO NATAL LUZ DE
GRAMADO 2015/2016:
Valor mínimo de ingressos: R$ 63,00.
Valor máximo de ingressos: R$ 252,00.
Sendo que esses ingressos poderão ser vendidos a meia entrada.
Valor de R$ 26.303.791,50 estimado de venda.
261.130 ingressos estimados para venda.
Também poderão ser vendidos bens e serviços a serem definidos pela Contratante.
6.5 VALORES DE 2014/2015:
6.5.1 Bilheteria:
Emitidos 288.347 ingressos.
Valor Arrecadado R$ 21.119.478,25
Ticket médio: R$ 73,24.
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6.6 OBSERVAÇÃO: Deverá ser observado reserva mínima de 10% dos ingressos para
venda na bilheteria do evento, ficando a critério da Gramadotur eventuais variações.
7 DA REMUNERAÇÃO
7.1 A Contratada será remunerada em comissão definida no percentual máximo de 6%
(seis por cento), sobre o valor do ingresso oficial do evento, vendido através da bilheteria
central, do seu site, pontos de vendas e televendas, sendo que não receberá
remuneração
sobre
os
ingressos
cortesias
do
evento,
devendo,
todavia,
responsabilizar-se pela impressão destes.
7.2 A empresa Contratada poderá se remunerar em R$ 10,00 (dez reais) por ingresso
físico entregue a domicílio sendo a relação estabelecida entre Contratada e cliente.
7.3 Esta remuneração deve suportar todos os custos diretos e indiretos, impostos, taxas,
benefícios, encargos sociais, trabalhistas e fiscais e de materiais e, constituirá, a
qualquer título, a única e completa remuneração pela adequada e perfeita prestação do
objeto desta licitação, de modo a que nenhuma outra remuneração seja devida.
7.4. A contratada efetuara a comercialização dos ingressos para grupos e agências de
turismo devidamente regulares em razão de seu funcionamento, conforme as
exigências da legislação vigente e com o registro válido junto ao CADASTUR,
observando a tabela de descontos a ser prevista no Regulamento do Evento, no limite
máximo de 100 mil ingressos e sendo remunerada em 50% do percentual contratado,
para esta modalidade.
7.5 A Contratada também deverá arcar com os custos de cartão de crédito em todas
as vendas realizadas pela mesma, exceto nas vendas realizadas na bilheteria central
do evento e nas bilheterias móveis no período de realização do evento, que serão
suportadas pela Gramadotur.
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7.6 A Contratada será remunerada em hora técnica para os serviços de geração
de novos relatórios fora do padrão do programa, mediante pedido da Gramadotur,
estabelecendo-se como limite (teto) o valor de R$ 150,00 a hora.
7.7 A Contratada não poderá, em hipótese alguma, cobrar taxa de conveniência dos
clientes.
8 DO VALOR
8.1 Será vencedora a LICITANTE que ofertar o menor percentual, considerando para
tanto o teto 6% (seis por cento), que será utilizado como forma de remuneração, sobre
o valor do ingresso comercializado, sendo admitidas nas propostas o limite de duas
casas decimais após o número inteiro.
9 DAS ETAPAS DE SERVIÇOS
9.1 A prestação de serviços iniciará na data de assinatura do contrato, sendo que, o
início da venda de ingressos via internet para todos os espetáculos ocorridos no
evento Natal Luz - 30ª edição, deverá ocorrer em um prazo máximo de 30 (trinta) dias
após a assinatura do contrato, encerrando-se em 17 de janeiro de 2016 a venda,
emissão e validação dos tickets, mantendo-se a prestação de informações gerenciais
à Gramadotur até quando for considerado necessário.
9.2 Os materiais necessários para a execução dos serviços serão fornecidos:
X
Pela Contratada
X
Pela Gramadotur
9.3 O serviço objeto deste contrato será fiscalizado pelo servidor José Antonio Ribeiro
de Moura.
9.4 Os pagamentos à contratada deverão ocorrer:
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Por serviço
A
executado
cada x
Na entrega dos
Conforme
serviços
abaixo
cronograma
9.5 Quanto à possibilidade de prorrogação do contrato após o dia 17 de janeiro de
2016:
x
Não
há
Há interesse na prorrogação por mais 60 meses, se os
interesse
na
serviços forem satisfatórios.
prorrogação
Gramado (RS) 05 de maio de 2015.
João Pedro Till
Diretor Presidente da GramadoTur
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