SISTEMAS, ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (S.O.M)
Lucinéia Gomes Silva
Neste texto você conhecerá mais detalhadamente sobre a estruturação e reestruturação
organizacional, suas etapas e considerações que o analista de OSM deverá desenvolver no
processo organizacional da empresa.
O analista de OSM deve considerar todas as repartições da empresa, conhecer a fundo os seus
departamentos, seções, cargos, as relações entre subordinados e chefes e, também, a cultura
dessa estrutura. Se não houver informações sobre esses aspectos fica difícil conseguir um bom
resultado e conseqüentemente poderia ocorrer sérios problemas pela frente como na questão
fator humano, onde poderíamos nos deparar com insatisfação e demais problemas.
Certa vez, participei de um processo de reestruturação dentro de uma determinada empresa de
médio porte na área de informática, onde uma psicóloga fez a reestruturação. No começo todos
nós colaboradores ficamos felizes, pois reconhecíamos que havia sérios problemas nas áreas de
compras, vendas e na parte de assistência técnica. Foi uma experiência interessante para contar.
Um fator interessante é que na estrutura informal a empresa era perfeita, pois existia uma
colaboração homogenia de todos os funcionários e um ambiente agradável. Mas uma questão me
chamava atenção e mencionei a psicóloga, mas não adiantou e hoje eu tive notícias que a
empresa estará fechando em breve e que já está em negociação com uma outra empresa
aproveitando suas máquinas para outro seguimento de telecomunicação.
O que aconteceu? Essa empresa tinha cerca de 130 colaboradores e todos davam satisfação
dos serviços executados para o diretor geral da empresa, até mesmo a moça do serviço geral
tinha que mostrar a lista de compra para o café e para o material de limpeza. Às vezes eu tentava
falar com ele e diversas vezes não teve como, pois estava ocupado resolvendo problemas
internos. Ora, era de esperar que essa empresa precisasse de uma reestruturação
organizacional. Digo reestruturação, pois já havia uma estrutura bem departamentalizada, mas
apenas no papel.
Então volto a mencionar da psicóloga, não quero falar que esse tipo de profissional não poderá
fazer uma boa estrutura em uma empresa. Quero apenas mencionar que essa pessoa não
conseguiu fazer o papel de um analista de OSM e ainda conseguiu piorar toda a situação da
empresa. Não vale nem a pena dizer os exemplos dos erros, mas posso citar a seguir o que um
analista de OSM tem que considerar para implantar uma reestruturação organizacional.
» A nova estrutura dependerá sempre da atual
» Ficar atento o que a empresa necessita
» Não esquecer do fator humano
» Se a qualidade técnica será compatível com a mudança
» Planejar a reestruturação organizacional com base em conhecimentos de layout, normas, etc.
» Verificar se há necessidade real de mudanças
» Solicitar a integridade e empenho de todos os colaboradores
Depois desses aspectos o analista terá que fazer o projeto de reestruturação, lembrando que
neste processo toda a equipe deverá participar só assim o resultado e os objetivos serão
alcançados, não adianta querer mudar sem ouvir o fator humano e a força de mão de obra da
estrutura. Veja a seguir alguns aspectos do processo de implantação que o analista deve
considerar no seu projeto para dar seqüência a reestruturação:
» Visualizar a análise e conseguir a aprovação da diretoria
» Conhecer a análise e aprovação dos líderes e participantes das bases organizacionais da
empresa.
» Implantar aquilo que for essencial
» Acompanhar e validar o processo
A implantação da estrutura organizacional deve ser feita com um bom acompanhamento técnico
respeitando a cultura e filosofia da empresa e pactuada com os objetivos e estratégicas da
atividade da organização, proporcionando:
» Informações, soluções e feedback para os colaboradores.
» Avaliação de mão de obra ajustada com os objetivos
» Incentivo motivacional para toda a equipe envolvida
Quanto a fase de implantação das mudanças com base na análise feita no processo da
reestruturação ou mesmo estruturação organizacional, haverá dificuldades a serem respeitadas e
consideradas. Nenhuma mudança é de fácil adaptação ou será sempre para melhor, mas com
paciência as soluções acontecem com melhor eficiência ao longo de um processo de adaptações
e de ajustes conforme as necessidades. São alguns aspectos de resistências que podem ocorrer:
» Carência financeiras da empresa
» Carência na colaboração da equipe envolvida
» Carência na habilidade no fator tecnologia
» Deficiência de mão de obra técnica apropriada para a nova estrutura
Avaliação da Estrutura Organizacional
Nesse processo o analista de OSM identifica o que poderá ser aproveitado da estrutura
organizacional atual, seus pontos positivos e até mesmo o que não está dando certo, pontos
negativos. O analista deve observar e seguir as informações com base na análise da
classificação da estrutura atual e em seguida, produzir um esboço da estrutura organizacional
adequada.
Para reforçar a avaliação determinando o desempenho da empresa e para conseguir melhores
resultados deverá fazer uma avaliação nos seguintes aspectos de desempenho da empresa.
» Resultados apresentados
» Dificuldades apresentadas
» Avaliação de satisfação dos colaboradores
As etapas na avaliação da estrutura Organizacional
1) Levantamento ou Classificação:
- Identificar as dificuldades encontradas pelos usuários
- Entrevistar os membros principais da empresa
2) Analisar
- Analisar as informações dos dados apurados anteriormente e interligação entre estes dados.
- Interagir os dados apurados considerando sua veracidade e seus subsistemas existentes na
organização
- Estabelecer os modelos e critérios da avaliação
- Identificar os dados levantados na atual situação da estrutura e seus efeitos
3) Avaliação ou Consideração
- Estabelecer a situação dos quatro componentes da estrutura organizacional na empresa
- Considerar no aspecto do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a
estrutura organizacional.
- Verificar quanto ao nível de influência da empresa nas questões - estratégico, tático e
operacional – para conseguir o esboço da estrutura organizacional.
Enfim, esses são os aspectos da estruturação e da reestruturação organizacional, são conceitos
e idéias defendidas por estudiosos da administração. Alguns campeões de mudanças
organizacionais defendem mudanças mais radicais na estrutura e outros mudanças leves, mas
criativas como no livro Mudança Organizacional: uma Abordagem Criativa, Moderna e
Inovadora de Eric Abrahamson onde encontrei muitas dicas como já sugere o título do livro. Ele
apresenta ferramentas práticas e técnicas de elementos chaves para a reestruturação
organizacional: como remanejar em vez de demitir talentos; como recombinar em vez de
reorganizar partes organizacionais; como revitalizar em vez de reinventar valores fundamentais e
assim por diante. A capa do livro tem uma figura de borboleta, acredito, para fazer referência a
mudanças. Como diz na letra da música Metamorfose ambulante do Raul Seixas, mudar é
preciso e as mudanças acontecem naturalmente acompanhando toda e qualquer evolução.
Sendo assim é necessário o analista de OSM respeitar o delineamento dessas mudanças. Sou
contra as mudanças radicais e pior ainda quando desconsidera as raízes e a cultura das
organizações.
Fonte: http://www.juliobattisti.com.br/tutoriais/lucineiagomes/som009.asp
A autora: Graduada em Ciência da Informação pela Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais; Especialização em andamento em
Arquitetura e Organização da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais. Atualmente é bolsista de Apoio Técnico (BAT) do
PROJETO FAPEMIG.