Gestão de Documentos:
recurso estratégico na
modernização dos serviços
arquivísticos governamentais
A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de
janeiro de 1991
• Marco jurídico de importância para o país,
viabilizando a implementação de políticas
arquivísticas
• Cria o Conselho Nacional de Arquivos –
CONARQ
• Reafirma princípios constitucionais no que tange à
obrigação do Estado de promover a gestão de
documentos e a publicização da informação
governamental
Composição do CONARQ
Presidente: Diretor-Geral do Arquivo Nacional
16 Conselheiros titulares
16 Conselheiros suplentes
Dois representantes do Poder Executivo
Dois representantes do Poder Judiciário Federal
Dois representantes do Poder legislativo Federal
Um representante do Arquivo Nacional
Dois representantes de Arquivos Estaduais
Dois representantes de Arquivos Municipais
Um representante das instituições mantenedoras de curso superior de
arquivologia
Um representante de associações de arquivistas
Três representantes de instituições que congreguem profissionais que
atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes
documentais.
Estrutura do CONARQ
Plenário
Órgãos Técnicos de
Assessoramento
Permanentes
Câmaras
Técnicas
Câmaras
Setoriais
Temporários
Comissões
Especiais
Grupos de
Trabalho
Sistema Nacional de Arquivos
SINAR
Arquivosdo
do
Arquivos
PoderExecutivo
Executivo
Poder
Arquivosdo
do
Arquivos
PoderLegislativo
Legislativo
Poder
Arquivos
Arquivos
Estaduaiseedo
do
Estaduais
DistritoFederal
Federal
Distrito
Arquivosdo
do
Arquivos
PoderJudiciário
Judiciário
Poder
CONARQ
CONARQ
Arquivos
Arquivos
Municipais
Municipais
ArquivoNacional
Nacional
Arquivo
ARQUIVO NACIONAL
Missão Institucional
• Implementar a política nacional de arquivos, - definida pelo
Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do Sistema
Nacional de Arquivos -, por meio da
gestão, do
recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da
divulgação do patrimônio documental do Governo Federal,
garantindo pleno acesso à informação com a finalidade de
apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativo, o cidadão na defesa dos seus direitos e de
incentivar a produção de conhecimento científico e
cultural.
Estrutura do Arquivo Nacional
Unidade organizacional da Secretaria Executiva da Casa Civil
da Presidência da República
DIRETOR GERAL
CONARQ
GABIN
Coordenação do
Conselho Nacional de
Arquivos
Gabinete da
Diretoria-Geral
COREG
COPRA
COACE
COAD
COGED
Coordenação Regional
do Distrito Federal
Coordenação-Geral de
Processamento e
Preservação do Acervo
Coordenação-Geral de
Acesso e Difusão
Documental
Coordenação-Geral de
Administração
Coordenação-Geral de
Gestão de
Documentos
DICON
DIDAC
DIADI
Divisão de
Consultas
Divisão de
Pesquisa e
Difusão do
Acervo
Divisão de
Atendimento
à Distância
CODES
CODAC
COPAC
DIRHU
DIROF
DILOG
DITIN
Coordenação de
Documentos
Escritos
Coordenação de
Documentos
Audiovisuais e
Cartográficos
Coordenação de
Preservação do
Acervo
Divisão de
Recursos
Humanos
Divisão de
Recursos
Orçamentários
e Financeiros
Divisão de
Recursos
Logísticos
Divisão de
Tecnologia
da
Informação
Política Nacional de Arquivos
• As ações desenvolvidas pelo Conselho Nacional de
Arquivos – CONARQ, vinculado ao Arquivo
Nacional, visam à modernização dos arquivos
públicos do país, integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos – SINAR, ao definir diretrizes da
Política Nacional de Arquivos por meio de seu
Plenário, Câmaras Técnicas, Câmaras Setoriais,
Comissões Especiais e Grupos de Trabalho.
Ação do CONARQ
• O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial
e aprovação de um corpus importante de decretos e
resoluções, a seguir referenciados, regulando matérias
arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem,
classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção,
avaliação e eliminação de documentos.
A Gestão de Documentos
• A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a
necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle,
guarda e acesso aos documentos.
• A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os
níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de
arquivo nos órgãos públicos são inúmeras.
• A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo
o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção,
organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando,
assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para
guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo,
probatório ou histórico.
A ação do Arquivo Nacional
• O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto
aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
em todo país, assumindo a orientação, a fiscalização e o
acompanhamento da política de gestão dos documentos
federais.
Dificuldades operacionais
• Tais dificuldades compreendem desde a escassez de
pessoal qualificado até a ausência de instrumentais básicos
para a operacionalização dos sistemas, passando pela
desatenção dos administradores para com os arquivos.
• Questões relativas à organização e ao controle da produção
documental no setor público vêm sendo discutidas na
Administração Pública há muito tempo, mas só
recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional
de Arquivos começam a municiar os serviços arquivísticos
governamentais com ferramentas básicas para consecução
deste objetivo.
A busca da solução
• Os atos normativos aprovados e disseminados pelo
Conselho vêm preencher graves lacunas que dificultavam a
adequada gestão dos arquivos da administração pública.
• Seus reflexos positivos já podem ser sentidos em ações
concretas para o desenvolvimento de programas de gestão
de documentos em diversos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
• A legislação existente impõe obrigações aos gestores
públicos e co-responsabilizam todos os órgãos e entidades
do Poder Público com o trato dos acervos arquivísticos
governamentais.
O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002
• Co-responsabiliza os órgãos e entidades da Administração Pública Federal
no processo de preservação dos documentos de valor permanente.
• Evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade
de avaliação e seleção da massa documental produzida.
• Determina que todos os órgãos e entidades da Administração Pública
constituam suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos,
com a “responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise,
avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.”
• Define que a transferência ou recolhimento de qualquer documento ao
Arquivo Nacional exigirá prévia avaliação, organização e
acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperação das
informações nele contidas.
A busca de um sistema estruturador
• O parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República
Federativa do Brasil determina que “Cabem à
administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
• A Lei nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste
princípio constitucional, identifica o Arquivo Nacional
como o órgão competente, na esfera do Poder Executivo
Federal, para exercer não só a gestão documental como
também para acompanhar e implementar a política
nacional de arquivos.
• O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma função
constitucional como órgão singular na estrutura do Estado
brasileiro.
O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos
de Arquivo da Administração Pública Federal
Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003
• A criação do SIGA representa um passo importante e
indispensável para se promover à necessária articulação dos
arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente
corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das
atividades arquivísticas nas fases corrente, intermediária e
permanente.
• Obter-se-á, com sua implementação, economia de
recursos, evitando-se gastos e esforços com fins
coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperação
e no acesso à informação pública, com expressiva redução
de custos de produção e armazenagem de documentos.
O SIGA tem por finalidade:
•
garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal, de forma ágil e segura,
o acesso aos documentos de arquivo e às informações
neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais;
•
integrar e coordenar as atividades de gestão de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos
setoriais e seccionais que integram o SIGA;
•
disseminar normas relativas à gestão de documentos de
arquivo;
O SIGA tem por finalidade (cont.):
• racionalizar a produção da documentação arquivística
pública;
• racionalizar e reduzir os custos operacionais e de
armazenagem da documentação arquivística pública;
• preservar o patrimônio documental arquivístico da
Administração Pública Federal;
• articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gestão da informação pública federal.
Integram o SIGA:
I-
como órgão central, o Arquivo Nacional;
II-
como órgãos setoriais, as unidades
responsáveis pela coordenação das atividades
de gestão de documentos de arquivo nos
Ministérios e órgãos equivalentes;
III-
como órgãos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.
O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos
de Arquivo da Administração Pública Federal
Arquivo Nacional
(Órgão Central)
Ministérios
(Órgãos Setoriais)
Órgãos e Entidades
Ministeriais
(Órgãos Seccionais)
Compete ao órgão central do SIGA:
I-
acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do
SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidência da República;
II-
orientar a implementação, coordenação e controle das
atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de
documentos nos órgãos setoriais;
III-
promover a disseminação de normas técnicas e
informações de interesse para o aperfeiçoamento do
sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
Compete ao órgão central do SIGA (cont.):
IV-
promover e manter intercâmbio de cooperação técnica
com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
V-
estimular e promover a capacitação, o
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na área de gestão de documentos
de arquivo.
Compete aos órgãos setoriais do SIGA:
I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo, em seu âmbito de
atuação e de
seus seccionais, em conformidade com as
normas
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da
República;
II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais, visando à padronização dos procedimentos
técnicos relativos às atividades de produção, classificação,
registro, tramitação, arquivamento, preservação,
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e
recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao
acesso aos mesmos e às informações neles contidas;
Compete aos órgãos setoriais do SIGA (cont.):
III- coordenar a elaboração de código de classificação de
documentos de arquivo, com base nas funções e
atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e
acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação
e de seus seccionais;
IV- coordenar a aplicação do código de classificação e da
tabela de temporalidade e destinação de documentos de
arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a
Administração Pública Federal, no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais;
Compete aos órgãos setoriais do SIGA (cont.):
V- elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos, e aplicar, após aprovação do
Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação
de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;
VIpromover e manter intercâmbio de cooperação técnica
com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
VII- proporcionar aos servidores que atuam na área de
gestão de documentos de arquivo a capacitação, o
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualização.
Comissão de Coordenação do SIGA:
competências
I- assessorar o órgão central no cumprimento de suas
atribuições;
II- propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de
documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, após aprovação
do Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
III- propor aos órgãos integrantes do Sistema as alterações e/ou
adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos
de gestão de documentos de arquivo;
IV- avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os
ajustamentos que se fizerem necessários, visando à
modernização e ao aprimoramento do Sistema.
Comissão de Coordenação do SIGA: composição
I-
o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;
II- um representante do órgão central, responsável pela
coordenação do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional;
III- um representante do Sistema de Administração dos Recursos
de Informação e Informática – SISP, indicado pelo Ministro
do Planejamento, Orçamento e Gestão;
IV um representante do Sistema de Serviços Gerais – SISG,
indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;
V- os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos
equivalentes.
SIGA: informações complementares
• Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central
para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuízo
da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de
sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal.
• Será instituído um sistema de informações destinado à
operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os
serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
• Os órgãos setoriais e seccionais serão responsáveis pela
alimentação e processamento dos dados necessários ao
desenvolvimento e manutenção do sistema referido.
Para mais informações
sobre o Arquivo Nacional e
o CONARQ consulte nosso
sítio na Internet:
www.arquivonacional.gov.br
Presidente da República
Luiz Inácio Lula da Silva
Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República
José Dirceu de Oliveira e Silva
Secretário Executivo da Casa Civil da Presidência da República
Swedenberger do Nascimento Barbosa
Diretor-Geral do Arquivo Nacional
Jaime Antunes da Silva
Texto: Jaime Antunes da Silva , Diretor-Geral do Arquivo
Nacional e Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
Apresentação produzida, em Power Point, no
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, março de 2004