2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
IPBEJA
SETOR DE APROVISIONAMENTO E
PATRIMÓNIO
Manual de Procedimentos
ÍNDICE
NOTA INTRODUTÓRIA .................................................................................................... 3
APRESENTAÇÃO DO SETOR .......................................................................................... 4
METODOLOGIA ................................................................................................................. 5
CAPÍTULO I “AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS” .................................................. 6
1.
GLOSSÁRIO .......................................................................................................................... 6
2.
ENQUADRAMENTO LEGAL ........................................................................................... 11
2.1.
LEGISLAÇÃO NACIONAL ........................................................................................ 11
2.2.
LEGISLAÇÃO COMUNITÁRIA ................................................................................ 14
3.
LINKS RELACIONADOS .................................................................................................. 15
4.
PROCEDIMENTOS – CIRCUITO DE AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS ............ 16
4.1.
AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO - Artigo 128º do CCP ............... 17
4.2. AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO TRAMITAÇÃO URGENTE Artigo 128º do CCP................................................................................................................. 21
4.3.
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL - Artigos 112º a 127º do CCP.............. 26
4.4.
FUNDO DE MANEIO ................................................................................................ 44
4.5.
CONCURSO PÚBLICO - Artigos 130º e seguintes do CCP .................................. 47
4.6.
CONCURSO PÚBLICO URGENTE - Artigos 155º a 161º do CCP ....................... 58
4.7. CONCURSO LIMITADO POR PRÉVIA QUALIFICAÇÃO - Artigos 162º e
seguintes do CCP .................................................................................................................... 65
5.
RECEPÇÃO DE MATERIAL PROVENIENTE DOS FORNECEDORES ..................... 74
CAPÍTULO II - PATRIMÓNIO ....................................................................................... 76
1.
ENQUADRAMENTO LEGAL ........................................................................................... 76
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
2.
CADASTRO E INVENTÁRIO DOS BENS DO IPBEJA ................................................. 77
3.
BREVE GLOSSÁRIO .......................................................................................................... 78
4.
CIBE – CADASTRO E INVENTÁRIO DOS BENS DO ESTADO ................................. 82
5.
REGRAS GERAIS DE INVENTARIAÇÃO ...................................................................... 83
6.
COMPETÊNCIAS DOS INTERVENIENTES .................................................................. 84
6.1.
7.
COMPETÊNCIAS DOS TRABALHADORES AFECTOS AO PATRIMÓNIO ......... 84
INVENTARIAÇÃO, CADASTRO, ETIQUETAGEM E LOCALIZAÇÃO ...................... 85
7.1.
INTEGRAÇÃO NO INVENTÁRIO DE BENS ADQUIRIDOS NO PRÓPRIO ANO85
7.2.
REGRAS PARA A AVALIAÇÃO DE BENS .................................................................. 88
7.3.
ALTERAÇÃO DO VALOR DE UM BEM ..................................................................... 89
8.
AMORTIZAÇÕES ............................................................................................................... 90
9.
ABATE DE BENS ................................................................................................................ 91
10.
CONFERÊNCIA FÍSICA DOS BENS ........................................................................... 93
ANEXOS ............................................................................................................................. 96
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
NOTA INTRODUTÓRIA
O manual visa servir de referência ao Setor de Aprovisionamento e Património do Instituto
Politécnico de Beja (de ora em diante designado por SAP), bem como a todos os Serviços e
utilizadores internos, relativamente aos procedimentos realizados no âmbito das
competências acometidas a esse Serviço.
Tendo como princípio enformador da sua atuação o enquadramento legal aplicável aos
processos de natureza vária cuja condução é atribuição do Setor, a prática dos serviços
orienta-se por vetores como a eficácia, a dinâmica, a pro-atividade, que, aliados à aquisição
de novas competências e à polivalência dos colaboradores do Setor são caminhos na
procura da eficiência e excelência.
O trabalho desenvolvido, tendo por objetivo a identificação e estabilização dos circuitos
processuais teve como elementar princípio enformador o enquadramento legal aplicável
aos processos de natureza vária cuja condução é atribuição do SAP, absorve também
contributos de um know-how resultados da experiência na condução e gestão de
procedimentos, já espelhados nos circuitos atualmente em uso pelo Setor.
Este contributo de cariz prático justifica, sempre sustentadas pela lei, algumas das soluções
propostas, assumindo-se este Manual mais como um ponto de chegada mais do que como
um ponto de partida.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
APRESENTAÇÃO DO SETOR
Ao Setor de Aprovisionamento e Património estão acometidas atribuições essencialmente
em duas grandes áreas:
 Aprovisionamento e Património.
Competindo, genericamente ao Setor de Aprovisionamento e Património:

Assegurar a organização e condução dos processos de aquisição de bens e
serviços;

Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e
imóveis do Instituto;

Gestão de stocks;

Colaborar com os serviços e gabinetes técnicos na conservação e utilização
racional do material e equipamento.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
METODOLOGIA
O presente trabalho encontra-se dividido em duas partes principais.
Uma primeira, que versa sobre os circuitos relativos aos processos ligados ao
Aprovisionamento.
Uma segunda, que pretende determinar os circuitos quanto a processos ligados ao
Património móvel do Instituto Politécnico de Beja.
Partindo do enquadramento legal, foram identificados os diversos tipos de processos
existentes, e definido um circuito para cada um deles.
Os processos de natureza aquisitiva estão necessariamente ligados à tipologia legal que
define os tipos de procedimento e atos constitutivos do mesmo.
A proposta apresentada foi validada em sede de reuniões de acompanhamento realizadas
entre a Coordenação do Setor e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos do
IPBeja.
Beja, 1 de Junho de 2012
______________________
O SAP do IPBEJA
_______________________
O GQUAP do IPBEJA
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CAPÍTULO I “AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS”
1.
i.
GLOSSÁRIO
CCP – Código dos Contratos Públicos – (Decreto-Lei n.º 18/2008 de
29 de Janeiro e respetivas alterações)
O CCP é um diploma que regula duas grandes matérias relativas à contratação
pública:
a) A formação dos contatos, diretamente reportada aos procedimentos que
sustentam a celebração do contrato público, regulando os processos
desde o momento da tomada da decisão de contratar até ao momento
em que o contrato é outorgado.
b) O Regime Substantivo dos Contratos Administrativos – determinando
um conjunto de regras de natureza imperativa ou supletiva que e
conformam as relações jurídicas contratuais, definindo os aspetos da
execução do contrato.
ii.
Acordos Quadro – (art. os 251º a 259º do CCP)
Trata-se de um contrato celebrado entre uma ou várias entidades adjudicantes
e uma ou mais entidades adjudicatárias, disciplinando relações contratuais a
estabelecer ao longo de um determinado período de tempo, mediante a fixação
antecipada dos respetivos termos.
iii.
Ajuste Direto - Regime Normal - (art.os 112º a 127ºdo CCP)
Procedimento pré-contratual através do qual a entidade adjudicante convida
diretamente uma ou várias entidades à sua escolha a apresentar uma proposta,
podendo com elas negociar aspetos da execução do contrato a celebrar.
iv.
Ajuste Direto - Regime Simplificado – (art.º 128º do CCP)
Procedimento pré-contratual, que através da dispensa de formalidades,
permite a aquisição ou locação de bens móveis ou para aquisição de serviços
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
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cujo preço contratual não seja superior a 5.000 euros e cuja duração não seja
superior a um ano.
v.
Caderno de Encargos (art.º 42º CCP)
Peça do procedimento que contém as cláusulas a incluir no contrato a celebrar.
vi.
Centrais de Compras – (art.os 260º a 262º)
Entidades constituídas para efeitos de centralização de procedimentos
aquisitivos tendo em vista dar resposta a necessidades aquisitivas de várias
Instituições.
vii.
Concurso de Conceção – (art.os 219º a 236º CCP)
Procedimento pré-contratual que se destina a selecionar um ou mais trabalhos
de conceção, ao nível de estudo prévio ou similar, designadamente nos
domínios artístico, do ordenamento do território, do planeamento urbanístico,
da arquitetura, da engenharia ou do processamento de dados.
viii.
Concurso Limitado por Prévia Qualificação (art.º 232 e seguintes
CCP)
Procedimento pré-contratual, que pressupõe a avaliação prévia da capacidade
técnica e financeira dos concorrentes antes de estes poderem apresentar
propostas. O procedimento desenvolve-se em duas fases,
ix.
1)
Apresentação de candidaturas e qualificação de candidatos;
2)
Apresentação e análise de propostas e adjudicação.
Concurso Público – (art.º 130º e seguintes do CCP)
Procedimento pré-contratual que tem por objetivo avaliar e escolher a melhor
proposta com vista a celebração de um contrato.
x.
Concurso Público Urgente – (art.os 155º a 161º do CCP)
Procedimento pré-contratual, que assume a tipologia de concurso público mas
com tramitação processual mais célere, previsto para situações em que exista
urgência na celebração de um contrato, mas condicionado a alguns tipos de
7|P á g i n a
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
contrato, ao seu valor máximo e à utilização de um único critério de
adjudicação (o mais baixo preço).
xi.
Conselho de Gestão
Órgão do Instituto Politécnico de Beja ao qual estão, legal e estatutariamente
acometidas, competências no âmbito da autorização da despesa.
xii.
Diálogo Concorrencial - (art.os 204º a 218º do CCP)
Procedimento pré-contratual essencialmente caracterizado pela existência de
uma fase de diálogo com os candidatos admitidos ao procedimento
(previamente qualificados), com vista a desenvolver uma solução que responda
às necessidades da entidade adjudicante, e com base na qual os candidatos
cujas soluções tenham sido admitidas são convidados a apresentar proposta.
Sendo a elevada complexidade do contrato causa direta da impossibilidade a
adoção de outro tipo de procedimento (Concurso Público ou do Concurso
limitado por prévia qualificação), são fundamentos para a escolha do referido
procedimento:

Dificuldade na identificação de soluções técnicas que satisfaçam as
necessidades da entidade adjudicante – desconhecimento da
solução

Dificuldade na definição dos meios técnicos aptos a concretizar a
solução – desconhecimento dos meios técnicos adequados

Dificuldade na definição da estrutura jurídica ou financeira de
determinado inerente ao contrato a celebrar
O procedimento desenvolve-se em três fases:
xiii.
1)
Apresentação de candidaturas e qualificação dos candidatos;
2)
Apresentação das soluções e diálogo com os candidatos;
3)
Apresentação e análise das propostas e adjudicação.
Fundo de Maneio
Montante constituído com o objetivo de satisfazer as necessidades dotadas de
carácter de imprevisibilidade e urgência, com um valor a definir pelo Conselho
de Gestão, para os Serviços Centrais, cada uma das Escolas e para as
Explorações Agrícolas do Instituto Politécnico de Beja.
8|P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
xiv.
2012
JOUE
Jornal Oficial da União Europeia.
xv.
Órgão competente para a decisão de contratar
Sendo que nos termos do CCP1 se faz coincidir da competência para a decisão
de contratar com a de autorização da despesa, o órgão competente para
autorizar a despesa é, no Instituto Politécnico de Beja, o Conselho de Gestão.
Contudo, poderá essa competência ser exercida pelo Presidente do Instituto
Politécnico de Beja, no exercício de competência própria ou delegada 2, e pelos
Vice-Presidentes e Administrador do Instituto, no exercício de competência
delegada3.
xvi.
Procedimento de Negociação – (art.º 29º do CCP)
Procedimento pré-contratual apenas admissível quando sustentado em critérios
de natureza material constantes do art.º 29º do CCP. Essencialmente
caracterizado pela existência de uma fase de negociação das versões iniciais das
propostas apresentadas, que precede a apresentação de versão final das
mesmas para efeitos de adjudicação.
xvii.
Programa do procedimento (art.º 41º CCP)
Peça do procedimento - Regulamento que define os termos a que obedece a fase
de formação do contrato até à sua celebração (substituído pelo Convite no caso
do procedimento de Ajuste direto).
xviii.
Sistemas de Aquisição Dinâmicos - (art.os 237.º a 244.º do CCP)
Sistema de aquisição cujos trâmites correm exclusivamente por via eletrónica
designado “Sistema de Aquisição Dinâmico”.
xix.
Sistemas de Qualificação - (art.os 245.º a 250.º do CCP)
Sistema de qualificação de interessados em participar em concursos limitados
por prévia qualificação ou em procedimentos de negociação de contratos de
1 No seu art.º. 36º.
2 Nos termos do art.º 17º do DL n.º 197/99, de 8 de Junho e do disposto nas alíneas d) e e) do n.º 1 do Despacho n.
10688/2011, do Presidente do Instituto Politécnico de Beja, publicado no DR, 2ª série, de 26 de Agosto.
3 Nos termos do disposto no Despacho n. 16093/2011, do Secretário de Estado do Ensino Superior, publicado no DR, 2ª
série, de 28 de Novembro (autorização da despesa limitada a 24.939,84 €).
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
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empreitadas de obras públicas, de contratos de locação ou de aquisição de bens
móveis ou de contratos de aquisição de serviços, aplicável quando o contrato a
celebrar diga direta e principalmente respeito a uma ou várias das atividades
exercidas nos Setores da água, da energia, dos transportes e serviços postais.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2.
ENQUADRAMENTO LEGAL
2.1. LEGISLAÇÃO NACIONAL

Artigos 16º a 22º e 29º do Decreto-Lei n.º 197/1998, de 29 de Janeiro
Código dos Contratos Públicos.

Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro
Código dos Contratos Públicos.

Declaração de Retificação n.º 18-A/2008, de 28 de Março
Retifica o Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro, que aprova o Código dos
Contratos Públicos.

Decreto-Lei n.º 143-A/2008, de 25 de Julho
Estabelece os termos a que deve obedecer a apresentação e receção de propostas,
candidaturas e soluções no âmbito do Código dos Contratos Públicos.

Portaria n.º 701-A/2008, de 29 de Julho, I Série
Estabelece os modelos de anúncio de procedimentos pré-contratuais previstos no
Código dos Contratos Públicos a publicitar no Diário da República.

Portaria n.º 701-B/2008, de 29 de Julho, I Série
Nomeia a comissão de acompanhamento do Código dos Contratos Públicos e fixa a sua
composição.

Portaria n.º 701-C/2008, de 29 de Julho, I Série
Publica a atualização dos limiares comunitários.

Portaria n.º 701-D/2008, de 29 de Julho, I Série
Aprova o modelo de dados estatísticos.
11 | P á g i n a
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP

Portaria n.º 701-E/2008, de 29 de Julho, I Série
Aprova os modelos do bloco técnico de dados, do relatório de formação do contrato, do
relatório anual, do relatório de execução do contrato, do relatório de contratação e do
relatório final de obra.

Portaria n.º 701-F/2008, de 29 de Julho, I Série
Regula a constituição, funcionamento e gestão do portal único da Internet dedicado aos
contratos públicos (Portal dos Contratos Públicos).

Portaria n.º 701-G/2008, de 29 de Julho, I Série
Define os requisitos e condições a que deve obedecer a utilização de plataformas
eletrónicas pelas entidades adjudicantes, na fase de formação dos contratos públicos, e
estabelece as regras de funcionamento daquelas plataformas.

Portaria n.º 701-H/2008, de 29 de Julho, I Série
Aprova o conteúdo obrigatório do programa e do projeto de execução, bem como os
procedimentos e normas a adotar na elaboração e faseamento de projetos de obras
públicas, designados «Instruções para a elaboração de projetos de obras», e a
classificação de obras por categorias.

Portaria n.º 701-I/2008, de 29 de Julho, I Série
Constitui e define as regras de funcionamento do sistema de informação designado por
Observatório das Obras Públicas.

Portaria n.º 701-J/2008, de 29 de Julho, I Série
Define o regime de acompanhamento e fiscalização da execução dos projetos de
investigação e desenvolvimento e cria a respetiva comissão.

Despacho normativo n.º 35-A/2008, de 29 de Julho, II Série
Aprova o Regulamento de Publicação de Atos no Diário da República. Revoga o
despacho normativo n.º 38/2006, de 30 de Junho.

Decreto-Lei n.º 59/2008, de 11 de Setembro
Alteração ao Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de
Janeiro).
12 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP

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Decreto-Lei n.º 223/2009, de 11 de Setembro
Alteração ao Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de
Janeiro).

Decreto-Lei n.º 278/2009, de 2 de Outubro
Alteração ao Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de
Janeiro).

Decreto-Lei n.º 3/2010, de 27 de Abril
Alteração ao Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de
Janeiro).

Decreto-Lei n.º 131/2010, de 14 de Dezembro
Alteração ao Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de
Janeiro).

Despacho nº 10688/2011, de 26 de Agosto
Subdelegação de competências do Secretário de Estado do Ensino Superior no
Presidente do Instituto Politécnico de Beja.

Despacho nº 16093/2011, de 28 de Novembro
Delegação de competências do Presidente nos Vice-Presidentes e Administrador do
IPBEJA.
13 | P á g i n a
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2.2. LEGISLAÇÃO COMUNITÁRIA

Regulamento (CE) n.º 213/2008 da Comissão, de 28 de Novembro,
Jornal Oficial L74
Altera o Regulamento (CE) n.º 2195/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho,
relativo ao Vocabulário Comum para os Contratos Públicos (CPV), e as Diretivas do
Parlamento Europeu e do Conselho 2004/17/CE e 2004/18/CE, relativas aos processos
de
adjudicação

de
contratos,
no
que
respeita
à
revisão
do
CPV.
Regulamento (CE) n.º 1177/2009 da Comissão, de 30 de Novembro,
Jornal Oficial L 314 Comissão Europeia
Altera as diretivas 2004/17/CE e a 2004/18/CE relativamente aos limiares de valor
aplicáveis nos processos de adjudicação dos contratos públicos.
14 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
3.

LINKS RELACIONADOS
Instituto Politécnico de Beja:
o

http://www.base.gov.pt/
Portal da União Europeia:
o

http://www.ipbeja.pt/
Portal dos Contratos Públicos:
o

2012
http://www.europa.eu/
Informação Europeia para os Contratos Públicos:
o
http://www.simap.europa.eu/
15 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.
2012
PROCEDIMENTOS – CIRCUITO DE AQUISIÇÃO DE
BENS E SERVIÇOS
Qualquer processo aquisitivo tem início com o levantamento da necessidade
através da elaboração de:
a)
Requisição Eletrónica - disponível na página do SAP domiciliada na
página da intranet do Instituto Politécnico de Beja;
b)
Informação;
Os campos do documento deverão ser devidamente preenchidos, devendo ser
indicado o valor provável do bem, fornecedores (caso sejam conhecidos)4 e
data do uso do bem ou serviço.
Após receção no SAP, os serviços analisam o pedido e procedem ao seu
enquadramento, definindo o tipo de procedimento a adequado a satisfazer a
necessidade de acordo com o regime legal aplicável.
Dependendo do enquadramento, o processo segue os seguintes circuitos5:
4
As indicações referentes a fornecedores e orçamentos facultadas pelos requisitantes na Requisição Interna têm carácter
meramente indicativo.
5
O circuito processual é sempre acompanhado através de ficheiro eletrónico que permite seguir o processo.
16 | P á g i n a
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.1. AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO - Artigo 128º
do CCP
Para a formação de um contrato de aquisição, locação de bens ou aquisição de serviços cujo
preço contratual não seja superior a 5 000 €, e cuja duração não exceda um ano:
1.
Após receção da Requisição Eletrónica, o SAP efetuará as diligências
necessárias para identificar fornecedores e proceder à auscultação do mercado
para obtenção de orçamento, tendo em vista a futura aquisição6;
2.
Após a receção dos orçamentos anteriormente referidos, o SAP, juntando
indicação sobre a entidade adjudicatária, elabora proposta de requisição;
3.
O processo é remetido para o órgão competente para a decisão de contratar
para apreciação/ autorização da despesa;
4.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar não autorize a
contratação/ despesa, o processo é devolvido ao SAP para arquivo;
5.
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
6.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou
outras, entenda que o processo deva ser suspenso, ao mesmo é aposta a
indicação de “PENDENTE”;
a)
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
b)
O SAP sujeita o mesmo a apreciação em sede de reunião de Conselho
de Gestão;
7.
Sempre que o órgão competente para a decisão de contratar autorize a
realização de despesa, emitindo autorização sujeita a cabimento prévio;
8.
O SAP remete o processo ao Setor Financeiro7;
9.
O Setor Financeiro enquadra a despesa no programa, medida, fonte de
financiamento e atividades correspondentes:
a)
Quando não exista qualquer disponibilidade orçamental, o Setor
Financeiro informa, na documentação recebida, a inexistência de
dotação orçamental e envia o processo para o Conselho de Gestão para
apreciação;
No caso de se tratar de Requisição eletrónica referente a aquisições cuja despesa seja imputável a Projeto, esta será
primeiramente encaminhada para o Gabinete de Gestão de Projetos, para verificação da sua elegibilidade, após a qual o
processo segue os trâmites gerais.
7 Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
6
17 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
9.a.1.
2012
Caso o Conselho de Gestão não autorize a alteração
orçamental, o processo é remetido ao SF que o remete ao SAP para
arquivo e informação ao interessado;
9.a.2.
Caso o Conselho de Gestão autorize a alteração orçamental, o
processo é enviado ao SF que procederá à emissão de cabimento
prévio;
b)
Caso exista disponibilidade orçamental na rubrica correspondente, o
Setor Financeiro deve emitir o cabimento prévio;
10.
O Setor Financeiro emite a respetiva requisição oficial, sendo que o processo é
posteriormente devolvido ao SAP;
11.
O SAP remete a Requisição Oficial ao fornecedor, ficando o processo em
arquivo temporário;
12.
No mesmo momento, o SAP informa o utilizador requisitante via correio
eletrónico do ponto atual do processo;
13.
O SAP receciona os bens, confere8, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte);
14.
O SAP entrega os bens requisitados ao requisitante, sempre que os mesmos
sejam passíveis de serem transportados pelo responsável do Armazém, nos
casos em que tal transporte seja impossível de se verificar, o adjudicatário terá
que ser informado que do local de descarga, sendo que nestes casos a respetiva
conferência poderá ficar a cargo do utilizador requisitante que procederá à
comparação entre o material/equipamento rececionado e a guia de remessa,
confrontada com a requisição oficial interna;
15.
O SAP receciona as faturas;
16.
Resgata o processo, que se encontra em aquivo temporário, e procede à
validação das faturas, através de verificação do processo correspondente;
17.
O SAP remete a fatura ao Setor Financeiro para processamento9;
18.
O processo é encerrado no SAP e procede-se ao seu arquivo.
Esta conferência deverá ocorrer entre os bens rececionado/serviços prestados e os seguintes documentos: requisição oficial
vs guia de remessa do fornecedor.
O SAP pode solicitar a colaboração de outros Serviços do IPBEJA para a verificação do adequado fornecimento de bens e/ ou
correta prestação dos serviços contratados.
9
Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
8
18 | P á g i n a
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO – Art.º 128º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Fornecedor
1
Início
1
Requisição
Electrónica
Requisição
Electrónica
1
Identificação de
Fornecedores
1
1
Pedido de
Orçamentos
Pedido de
Orçamentos
2
Orçamentos
2
3
Proposta de
Requisição +
Processo
Proposta de
Requisição +
Processo
3
Apreciação /
Autorização da
Despesa
5
Informação do
Estado do Pedido
4
N
N/Autorização da
Contratação /
Despesa
4
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
5
6
Arquvo
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
6a)
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
6a)
Informação do
Estado de
“Pendente”
6a)
Informação do
Estado de
“Pendente”
6b)
Processo Suspenso
P/Futura Apreciação
Em Reunião CG
7
Autorização da
Realização da Despesa
Sujeita a Cabimento
Prévio
Autorização da Realização
da Despesa Sujeita a
Cabimento Prévio
8
Processo
S
8
Processo
Pag. 1 de 2
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AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO – Art.º 128º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Orgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Fornecedor
9
Enquadramento da
Despesa no Programa,
Medida, Fonte
Financiamento e
Atividades
Correspondentes
9a)
9a)
Caso Não Exista
Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
é dada Informação na
Documentação
9 a.1
Apreciação da
alteração
orçamental
9 a.1
9 a.1
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
Informação do
Estado do Pedido
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
N
Não Autorização da
alteração orçamental
9b)
9 a.1
Arquivo
10
Emissão Requisição
Oficial + Processo
11
Caso Exista Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
Emissão de Cabimento
Prévio
9 a.2
S
Autorização da
alteração orçamental
10
Emissão Requisição
Oficial + Processo
Requisição Oficial
Processo em Arquivo
Temporário
12
12
Informação da
Situação do Processo
Informação via e-mail
da Situação do
Processo
11
Requisição
Oficial
13
Receção de Bens +
Conferência e
Assinatura Doc. Legal
14
Receção de Bens
Requisitados
Envio de Bens
Requisitados
14
Entrega dos Bens
Requisitados
15
Receção de Faturas
Envio de Faturas
16
17
Resgate do Processo em
Arquivo Temporário +
Validação de Faturas
Faturas + Processo P/
Processamento
18
Arquivo
Pag. 2 de 2
20 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.2. AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO TRAMITAÇÃO
URGENTE - Artigo 128º do CCP
Sempre que ocorrerem situações de comprovada urgência para a Instituição, no âmbito da
formação de um contrato de aquisição ou locação de bens ou aquisição de serviços cujo
preço contratual não seja superior a 5 000 €, e cuja duração não exceda um ano,
a)
Na requisição deve constar o fundamento da urgência da aquisição;
b)
A classificação de “tramitação urgente” poderá ser proposta pelo SAP
a fim de dar utilidade efetiva à aquisição - atendendo os prazos que
medeiam entre a receção da requisição e a concretização da aquisição,
considerado o momento de possibilidade de sujeição à apreciação do
Conselho de Gestão.
A classificação de “tramitação urgente” é determinada pelo órgão competente para a
decisão de contratar.
1.
Imediatamente após a receção da Requisição eletrónica10 e definição do valor
do contrato, o SAP sujeita o pedido à apreciação do órgão competente para a
decisão de contratar que aprecia o pedido/ autoriza a despesa:
a)
Assume a decisão de contratar, autorização sujeita a cabimento
prévio;
b)
Caso o órgão competente para a decisão de contratar decida não
autorizar o pedido, o SAP comunicam o teor do despacho ao
requisitante e procedem ao arquivo do processo;
c)
O órgão competente para a decisão de contratar, pode, por opção
gestionária ou outras, considerar que o processo deva ser sujeito à
apreciação do Conselho de Gestão, neste caso seguirá os trâmites
definidos para o ajuste direto simplificado;
No caso de se tratar de Requisição eletrónica referente a aquisições cuja despesa seja imputável a Projeto, esta será
primeiramente encaminhada para o Gabinete de Gestão de Projetos, para verificação da sua elegibilidade, após a qual o
processo segue os trâmites gerais.
10
21 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2.
2012
No caso de autorização do pedido, logo que a obtenha, o SAP elabora proposta
de requisição, enviando-a juntamente com o restante processo, para o Setor
Financeiro11;
3.
O Setor Financeiro enquadra a despesa no programa, medida, fonte de
financiamento e atividades correspondentes:
a)
Caso exista disponibilidade orçamental na rubrica correspondente, o
Setor Financeiro emite o cabimento prévio;
b)
Quando não exista qualquer disponibilidade orçamental, o Setor
Financeiro informa, na documentação recebida, a inexistência de
dotação orçamental e envia o processo para o SAP que comunica ao
elemento que autorizou a aquisição a impossibilidade dar andamento
ao pedido por inexistência de cabimento e procedem ao arquivo do
processo, e procede à respectiva comunicação ao requisitante.
4.
Após a emissão de cabimento prévio, o Setor Financeiro emite a respetiva
requisição oficial, sendo que o processo é posteriormente devolvido ao SAP;
5.
O SAP remete a Requisição Oficial ao fornecedor, ficando o processo em
arquivo temporário;
6.
No mesmo momento, o SAP informa o utilizador requisitante via correio
eletrónico do ponto atual do processo;
7.
O SAP receciona os bens e confere12, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte) ou verifica a realização dos
serviços;
8.
O SAP entrega os bens requisitados ao requisitante, sempre que os mesmos
sejam passíveis de serem transportados pelo responsável do Armazém, nos
casos em que tal transporte seja impossível de se verificar, o adjudicatário terá
que ser informado que do local de descarga, sendo que nestes casos a respetiva
conferência poderá ficar a cargo do utilizador requisitante que procederá à
comparação entre o material/equipamento rececionado e a guia de remessa,
confrontada com a requisição oficial interna;
9.
O SAP receciona as faturas;
Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
Esta conferência deverá ocorrer entre os bens rececionados/ serviços prestados e os seguintes documentos: requisição
oficial vs guia de remessa do fornecedor ou verificação dos trabalhos.
O SAP pode solicitar a colaboração de outros Serviços do IPBEJA para a verificação do adequado fornecimento de bens e/ ou
correta prestação dos serviços contratados.
11
12
22 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
10.
2012
O SAP resgata o processo (que se encontra em aquivo temporário) e procede à
validação das faturas, através de verificação do processo correspondente;
11. A fatura é remetida para o Setor Financeiro para processamento e posterior
pagamento através do Serviço de Tesouraria do IPBeja;
12. O processo é encerrado no SAP e procede-se ao seu arquivo.
23 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO – TRAMITAÇÃO URGENTE - Art.º 128º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Fornecedor
1
Início
1
1
Requisição
Electrónica
Requisição
Electrónica
Apreciação do
Processo/Autorização
da Despesa
1a)
Autorização da
Decisão de
Contratar Sujeita à
Existência de
Cabimento Prévio
1b)
Informação do Teor do
Despacho
1b)
S
1b)
Despacho C/
Informação
Não Autorização
do Pedido
N
1c)
Arquivo
Processo Sujeito a
Apreciação do CG
Serão aplicado os
trâmites definidos
para o Ajuste Directo
Simplificado
2
Elaboração de
Proposta de
Requisição + Processo
2
Proposta de
Requisição +
Processo
3
Enquadramento da
Despesa no
Programa, Medida,
Fonte Financiamento
N
3 a)
S
Disponibilidade
Orçamental na
Rúbrica Emissão de
Cabimento Prévio
3 b)
3 b)
Processo C/
Informação da
Inexistência de
Dotação Orçamental
3 b)
3 b)
Informação ao
Requerente
Comunicação da
Inexistência de
Cabimento +
Informação ao
Requisitante
Indisponibilidade
Orçamental
Informação da
Inexistência de
Dotação
Orçamental
3 b)
Comunicação da
Inexistência de
Cabimento
Arquivo
Pag. 1 de 2
24 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME SIMPLIFICADO – TRAMITAÇÃO URGENTE - Art.º 128º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
4
Cabimento Prévio +
Requisição Oficial
Conselho de
Gestão
Fornecedor
4
Cabimento Prévio +
Requisição Oficial
5
Requisição
Oficial
5
Processo em
Arquivo Temporário
6
6
Informação da
Situação do Processo
Informação via email da Situação do
Processo
7
7
Receção de Bens +
Conferência e
Assinatura Doc. Legal
8
Receção de Bens
Requisitados
Envio de Bens
Requisitados
8
Entrega dos Bens
Requisitados
9
9
Receção de Faturas
Envio de Faturas
10
11
Resgate do Processo
em Arquivo
Temporário +
Validação de Faturas
Processamento de
Faturas + Emissão
Autorização de
Pagamento
12
Arquivo
Pag. 2 de 2
25 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.3. AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL - Artigos 112º a 127º
do CCP
Para a formação de contratos de aquisição ou locação de bens ou de aquisição de serviços,
cujo preço contratual seja inferior a 75 000 € e para formação de contratos de empreitada
de valor inferior a 150.000,00 €, ou que gozem de enquadramento ao abrigo dos critérios
materiais previstos nos art.os 24º a 27º do CCP, o processo inicia-se com:
1.
Após receção da Requisição Eletrónica, o SAP efetuará as diligências
necessárias para identificar fornecedores e procederá à auscultação do mercado
para obtenção de preço meramente estimativo13, tendo em vista a futura
aquisição14;
2.
O processo é remetido para o órgão competente para a decisão de contratar
para apreciação/ autorização da despesa;
3.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar não autorize a
contratação/despesa, o processo é devolvido ao SAP para arquivo;
4.
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
5.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou
outras, entenda que o processo deva ser suspenso, ao mesmo é aposta a
indicação de “PENDENTE”;
a)
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
b)
O SAP sujeita o mesmo a apreciação em sede de reunião de Conselho
de Gestão;
6.
Sempre que o órgão competente para a decisão de contratar autorize a
realização de despesa, emite autorização sujeita a cabimento prévio;
7.
O SAP elabora proposta de requisição, enviando-a juntamente com o
levantamento
da necessidade devidamente autorizado, para o
Setor
Financeiro15;
8.
O Setor Financeiro enquadra a despesa no programa, medida, fonte de
financiamento e atividades correspondentes:
As indicações referentes a fornecedores e orçamentos facultadas pelos requisitantes na Requisição Interna têm carácter
meramente indicativo.
14 No caso de se tratar de Requisições Internas referentes a aquisições cuja despesa seja imputável a Projetos, estas serão
primeiramente encaminhadas para o Gabinete de Gestão de Projetos, para verificação da sua elegibilidade, após a qual o
processo segue os trâmites gerais.
15 Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
13
26 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
a)
2012
Quando não exista qualquer disponibilidade orçamental, o Setor
Financeiro informa, na documentação recebida, a inexistência de
dotação orçamental e envia o processo para o Conselho de Gestão para
apreciação;
8.a.1.
Caso o Conselho de Gestão não autorize a alteração
orçamental, o processo é remetido ao SF que o remete ao SAP para
arquivo e informação ao interessado;
8.a.2.
Caso o Conselho de Gestão autorize a alteração orçamental, o
processo é enviado ao SF que procederá à emissão de cabimento
prévio;
b)
Caso exista disponibilidade orçamental na rubrica correspondente, o
Setor Financeiro deve emitir o cabimento prévio;
9.
O Setor Financeiro devolve o processo ao SAP, acompanhado do cabimento
prévio;
10.
O SAP efetuará as diligências necessárias para a elaboração das peças
processuais (convite e cadernos de encargos);
11.
A proposta relativa à escolha de procedimento, devidamente fundamentada,
peças processuais (convite16 e cadernos de encargos), nomeação de Júris (no
caso de convite a mais de uma entidade) e entidade (s) a convidar são expostas
à consideração do órgão competente para a decisão de contratar.
12.
Após a sua autorização, o SAP inicia os trâmites necessários à condução do
Procedimento de Ajuste direto, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante á
relação com os interessados por meio de:
i.
Através do recurso a plataforma eletrónica;
ou
ii.
Por meio de transmissão escrita ou eletrónica de dados (correio
eletrónico ou fax).
16
O Convite é elaborado de acordo com os elementos tipificados no art.º 115º do CCP.
27 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Entidade /
Concorrente
1
Início
1
Requisição
Electrónica
Requisição
Electrónica
1
2
Identificação de
Fornecedores +
Auscultação do
Mercado
Processo
2
Apreciação/
Autorização
Despesa
N
3
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
4
Informação do
Estado do Pedido
S
3
N/Autorização
da Contratação
de Despesa
4
5
Informação do Estado
do Pedido
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
Arquivo
5
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
5a)
Informação do
Estado do Pedido
5a)
Informação do
Estado do Pedido
5b)
Processo Suspenso
P/Futura Apreciação
Em Reunião CG
6
Autorização da
Realização da Despesa
Sujeita a Cabimento
Prévio
Autorização da
Realização da
Despesa Sujeita a
Cabimento Prévio
7
7
Proposta de
Requisição+
Levantamento das
Necessidades
Autorizado
Proposta de
Requisição+
Levantamento das
Necessidades
Autorizado
8
Enquadramento da
Despesa no Programa,
Medida, Fonte
Financiamento e
Atividades
Correspondentes
Pag. 1 de 2
28 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Entidade/
Concorrente
8a)
8a)
Caso Não Exista
Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
é dada Informação na
Documentação
8 a.1
Informação do
Estado do Pedido
Apreciação da
alteração
orçamental
8 a.1
8 a.1
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
8 a.1
Arquivo
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
8b)
8 a.2
Caso Exista Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
Emissão de Cabimento
Prévio
9
Processo + Cabimento
Prévio
10
Elaboração das Peças
Processuais +
Proposta Relativa á
Escolha de
Procedimento
N
Não Autorização da
alteração orçamental
S
Autorização da
alteração orçamental
9
Processo +
Cabimento Prévio
11
Elaboração das
Peças Processuais +
Proposta Relativa á
Escolha de
Procedimento
11
Consideração
12
Processo Autorizado
11
Processo Autorizado
12
Elaboração dos Trâmites
Necessários à Condução
de Procedimento de
Ajuste Direto
12 i. e ii.
Relação com os
Interessados Através:
Plataforma Eletrónica ou
Correio Eletrónico ou Fax.
12a) – Procedimento com Convite a uma Entidade
Pag. 2 de 2
29 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
12.a) Procedimento com convite a uma entidade:
12.a.1.
O SAP remete convite17, acompanhado do caderno de
encargos e mapa de quantidades caso se justifique;
12.a.2.
O SAP promove, junto do órgão competente para a decisão
de contratar, a retificação de erros e omissões, ou para resposta a
pedidos de esclarecimento sobre as peças do procedimento, caso se
justifiquem;
12.a.3.
Os esclarecimentos ou retificações às peças processuais são
comunicadas a todos as entidades convidadas;
12.a.4.
O SAP receciona a proposta18;
12.a.5.
O SAP avalia a proposta, verificando a sua conformidade com
o conteúdo do caderno de encargos, podendo pedir esclarecimentos
sobre a mesma19:
12.a.5.1.
No caso de a proposta não poder ser aceite o SAP
elabora informação fundamentada e expõe a mesma à
apreciação do órgão competente para a decisão de contratar
(dando lugar a novo procedimento capaz de satisfazer as
necessidades do IPBeja),
12.a.5.2.
No caso de verificada a conformidade, o SAP elabora
informação contendo proposta de adjudicação e minuta de
20
contrato a celebrar ;
12.a.6.
O SAP remete o processo ao órgão competente para a decisão
de contratar, para efeitos de Adjudicação e aprovação da minuta de
contrato;
12.a.7.
Após a adjudicação, o SAP procede ao pedido de cabimento
definitivo, com indicação inequívoca sobre a entidade adjudicatária
e valor definitivo do contrato, através de preenchimento de
requisição interna que é remetida, para o Setor Financeiro;
12.a.8.
O
Setor
Financeiro
efetua
o
cabimento
definitivo,
substituindo o campo do fornecedor, para envio ao Conselho de
Gestão tendo em vista autorização da despesa;
17
O convite é enviado através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão eletrónica de dados.
18 A receção de propostas é realizada através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão eletrónica de dados.
19
Prestadas nos termos do art.º 72º CCP.
20 A redução do contrato ocorrerá em respeito pelo disposto no art.º 95º do CCP.
30 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
12.a.9.
2012
Após autorização do Conselho de Gestão, o processo é
devolvido ao Setor Financeiro, o qual emite a respetiva requisição
oficial, sendo de seguida devolvido ao SAP;
12.a.10. O SAP procede à notificação da entidade adjudicatária
(adjudicação, entrega da documentação solicitada21, e prestação da
caução, caso se justifique);
12.a.11. Após o cumprimento de todas obrigações por parte da
adjudicatária, o SAP diligência no sentido da formalização do
contrato;
12.a.12. O SAP publicita a celebração do contrato no Portal da
Internet (www.base.gov.pt).
21
Documentos comprovativos da situação regularizada perante as finanças, a segurança social e registo criminal dos órgãos
de direção da adjudicatária, título habilitante para a realização dos serviços, quando tal se justifique, ou para realização da
obra, no caso de empreitadas.
31 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
SF
Órgão
Competente
Conselho de
Gestão
Entidade/
Concorrente
12a) – Procedimento com Convite a uma Entidade
12.a.1.
12.a.1.
Convite + Caderno de
Encargos + Mapa de
Quantidades (quando
se justifique)
Convite + Caderno de
Encargos + Mapa de
Quantidades (quando
se justifique)
12.a.2.
12.a.2.
Retificação de Erros e
Omissões + Resposta a
Pedidos de
Esclarecimento
Retificação de Erros e
Omissões + Resposta
a Pedidos de
Esclarecimento
12.a.3.
12.a.3.
Comunicação dos
Esclarecimentos ou
Retificações
Comunicação dos
Esclarecimentos ou
Retificações
12.a.4.
12.a.4.
Receção de
Propostas
Envio de Propostas
12.a.5.
S
Avaliação das
Propostas em
Conformidade com o
Caderno de Encargos
N
12.a.5.1.
12.a.5.1.
Proposta N/Aceite
Elaboração de
Informação
Fundamentada
Proposta N/Aceite
Elaboração de
Informação
Fundamentada
12.a.5.2.
Verificada a
Conformidade
Elaboração de
Informação com
Proposta de
Adjudicação + Minuta
de Contrato a Celebrar
Apreciação
Lugar a novo
procedimento ou não
12.a.6.
Informação Com
Proposta de
Adjudicação +
Minuta de Contrato a
Celebrar
Adjudicação +
Aprovação de Minuta
de Contrato
12.a.6.
12.a.6.
Processo
Adjudicado
Processo Adjudicado
12.a.7.
Pedido de Cabimento Definitivo
+ Entidade Adjudicatária + valor
do contrato + Preenchimento de
Requisição Interna
12.a.7.
Execução de
Cabimento
Definitivo +
Requisição Interna
Pag. 1 de 2
32 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
12.a.8.
12.a.8.
Cabimento Definitivo
Entidade
Adjudicatária
Processo +
Cabimento
Definitivo
12.a.8.
Autorização da
Despesa
12.a.9.
Processo Autorizado
12.a.9.
Processo + Emissão
Requisição Oficial
12.a.9.
Processo Autorizado
12.a.9.
Emissão Requisição
Oficial
12.a.10.
12.a.10.
Notificação da
Entidade
Adjudicatária
Notificação
12.a.11.
12.a.11.
Cumprimento de
Obrigações
Cumprimento de
Obrigações
12.a.11.
Formalização do
Contrato
12.a.12.
Publicitação da
Celebração do
Contrato em
www.base.gov.pt
*
* O procedimento prossegue no ponto 13.
Pag. 2 de 2
33 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
12.b) Procedimento com convite22 a várias entidades:
12.b.1.
O SAP remete o convite23, acompanhado do caderno de
encargos e de mapa de quantidades quando tal se justifique;
12.b.2.
O SAP promove, junto do órgão competente para a decisão
de contratar, diligências para retificação de erros e omissões, ou
para resposta a pedidos de esclarecimento sobre as peças do
procedimento, caso se justifique;
12.b.3.
O SAP receciona as propostas24 (caso a receção das propostas
se realize através de correio eletrónico o SAP apenas acederá às
mensagens após a termo do prazo para receção);
12.b.4.
No caso de receção de mais de uma proposta o procedimento
é conduzido por um Júri25;
12.b.5.
O Júri aprecia as propostas verificando a sua conformidade
com o conteúdo do caderno de encargos e aplica o/os critério/os de
adjudicação, elaborando um Relatório Preliminar, devidamente
fundamentado, no qual propõe a admissão/exclusão das propostas
bem como a sua ordenação;
12.b.6.
O Júri poderá, neste momento pedir esclarecimentos sobre
26
as propostas ;
12.b.7.
Os esclarecimentos prestados são notificados a todos os
concorrentes;
12.b.8.
O Relatório Preliminar é enviado a todos os concorrentes,
sendo fixado o prazo não inferior a cinco dias para se
pronunciarem27;
12.b.9.
Decorrido o prazo de audiência prévia, é elaborado um
Relatório final fundamentado, mantendo ou modificando o teor do
Relatório preliminar;
O Convite é elaborado de acordo com os elementos tipificados no art.º 115º do CCP.
23 O convite é enviado através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão eletrónica de dados.
24 A receção de propostas é realizada através de plataforma eletrónica ou meio de transmissão eletrónica de dados.
25 O Júri é composto por número ímpar, por um mínimo de três membros efetivos e dois suplentes, sendo que o Despacho de
nomeação do Júri deverá indicar qual o seu Presidente, bem como os membros efetivos e quem o substituirá nas suas
ausências e impedimentos. O Júri toma posse no dia útil subsequente ao do envio do Convite, sendo as suas deliberações
devidamente fundamentadas e tomadas por maioria de votos, não sendo admitida a abstenção (art.º 68º do CCP). As suas
competências encontram-se tipificadas no art.º 69º do mesmo Diploma.
26
Que terão de ser prestados em respeitos dos termos dispostos no art.º 72º do CCP.
27 No âmbito da Audiência Prévia, é disponibilizado aos interessados acesso ao processo.
22
34 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
12.b.10.No caso de modificação do teor do relatório preliminar,
proceder-se-á a nova audiência prévia dos interessados, finda a
qual o Júri elabora novo Relatório final;
12.b.11. Este Relatório Final, juntamente com os documentos que
compõem o processo de Ajuste Direto, é submetido ao órgão
competente para a decisão de contratar para efeitos de aprovação
das propostas e de adjudicação.
12.b.12. No caso de concordância com o teor do relatório final o SAP
28
procede à junção de proposta de minuta do contrato a celebrar ;
12.b.13. O SAP procede à notificação da entidade adjudicatária
(adjudicação, entrega da documentação solicitada29, e prestação da
caução, caso se justifique);
12.b.14. Após o cumprimento de todas obrigações por parte da
adjudicatária, o SAP diligência no sentido da formalização do
contrato;
12.b.15. O SAP publicita a celebração do contrato no Portal da
Internet (www.base.gov.pt);
Nota: No caso de convite a várias entidades mas da receção de uma única proposta, o
procedimento é conduzido pelo SAP, seguidos os trâmites indicados em 12.a) (ajuste direto
com convite a uma entidade);
A redução do contrato ocorrerá em respeito pelo disposto no art.º 95º do CCP.
Documentos comprovativos da situação regularizada perante as finanças, a segurança social e registo criminal dos órgãos
de direção da adjudicatária, título habilitante para a realização dos serviços, quando tal se justifique, ou para realização da
obra, no caso de empreitadas.
28
29
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2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
SF
Órgão
Competente
Entidade/
Concorrente
Júri
12b) – Procedimento com Convite a Várias Entidades
12.b.1.
12.b.1.
Convite + Caderno de
Encargos + Mapa de
Quantidades (quando
se justifique)
12.b.2.
Retificação de Erros e
Omissões + Resposta a
Pedidos de
Esclarecimento
12.b.2.
Comunicação dos
Esclarecimentos ou
Retificações
Convite + Caderno de
Encargos + Mapa de
Quantidades (quando
se justifique)
12.b.2.
Retificação de Erros e
Omissões + Resposta a
Pedidos de
Esclarecimento
12.b.2.
Comunicação dos
Esclarecimentos ou
Retificações
12.b.3.
12.b.3.
Receção de
Propostas
Envio de Propostas
12.b.4.
12.b.4.
Receção de mais
de uma Proposta
Propostas
12.b.5.
Apreciação das Propostas
+ Aplicação de critério de
adjudicação = Elaboração
Relatório Preliminar
12.b.6.
12.b.7.
Esclarecimentos
Prestados sobre as
Propostas
Pedido de Esclarecimento
sobre as Propostas (caso
necessário)
12.b.7.
Notificação dos
esclarecimentos a
todos os
concorrentes
12.b.8.
Relatório Preliminar
Indicando Prazo
para se
Pronunciarem
Esclarecimentos
Prestados sobre as
Propostas
12.b.8.
Relatório Preliminar
Indicando Prazo para
se Pronunciarem
12.b.9.
Findo o Prazo de Audiência
Prévia Elaboração do
Relatório Final
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36 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
SF
Órgão
Competente
Entidade/
Concorrente
Júri
12.b.10.
Caso Ocorra Modificação
do Teor do Relatório
Preliminar Procede-se a
Nova Audiência de
Interessados
Audiência de
Interessados
12.b.10.
Após Audiência de
Interessados Elaboração
de Novo Relatório Final
12.b.11.
12.b.11.
Relatório Final +
Processo de Ajuste
Direto
Relatório Final +
Processo de Ajuste
Direto
12.b.11.
Aprovação +
Adjudicação
12.b.12.
Concordância com o
Teor do Relatório
Final
12.b.12.
Concordância com o
Teor do Relatório
Final
12.b.12.
Proposta de Minuta
de Contrato a
Celebrar
12.b.13.
Notificação da
Entidade
Adjudicatária
12.b.14.
Formalização de
Contrato
12.b.13.
Notificação da
Entidade
Adjudicatária
12.b.14.
Cumprimento de
Todas as Obrigações
12.b.15.
Publicitação da
Celebração do
Contrato em
www.base.gov.pt
*
* O procedimento prossegue no ponto 13.
NOTA: No caso do convite a várias entidades mas da receção de uma única proposta, o procedimento é conduzido pelo
SAP, seguidos os trâmites em 12.a) Ajuste Direto com Convite a Uma Entidade.
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37 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
12.c)
Quando tiverem sido apresentadas mais do que uma proposta e no
convite constar a indicação de que haverá lugar a Negociação,
prevista na alínea a) nº. 2 do artº. 115º:
12.c.1.
O SAP receciona as propostas;
12.c.2.
As propostas são remetidas ao Júri;
12.c.3.
O Júri aprecia as propostas e procede à negociação;
12.c.4.
Para efeitos de Negociação o Júri deve notificar os
concorrentes da data, da hora e do local da 1ª sessão de negociações
com uma antecedência mínima de três dias, sendo cada sessão
lavrada em ata e assinada por todos os presentes30;
12.c.5.
Terminada a negociação o Júri notifica os concorrentes para
apresentarem as respetivas versões finais das propostas31;
12.c.6.
O Júri aprecia ambas as versões das propostas e aplicado o
critério de adjudicação, elaborando um Relatório Preliminar,
devidamente fundamentado, no qual propõe a ordenação das
propostas bem como a exclusão fundamentada de propostas;
12.c.7.
O Júri, poderá, neste momento pedir esclarecimentos sobre
as propostas32;
12.c.8.
Os esclarecimentos prestados são notificados a todos os
concorrentes
12.c.9.
O Relatório Preliminar é enviado a todos os concorrentes,
fixando o prazo não inferior a cinco dias para se pronunciarem33;
12.c.10. Decorrido o prazo de audiência prévia, é elaborado um
Relatório final fundamentado, mantendo ou modificando o teor do
Relatório preliminar;
12.c.11. No caso de modificação do teor do relatório preliminar,
proceder-se-á a nova audiência prévia dos interessados, finda a
qual o Júri elabora novo Relatório final;
12.c.12. O Relatório Final, juntamente com os documentos que
compõem o processo de Ajuste Direto, é submetido ao órgão
Durante esta fase de negociação as comunicações escritas e orais devem manter-se sigilosas.
Depois de entregues, não podem ser objeto de quaisquer alterações.
32
Que terão de ser prestados em respeitos dos termos dispostos no art.º 72º do CCP.
33 Ao abrigo da Audiência Prévia, tendo os mesmos acessos às atas das sessões de negociação, bem como às versões finais,
integrais das propostas.
30
31
38 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
competente para a decisão de contratar para efeitos de aprovação
das propostas e de adjudicação.
12.c.13. No caso de concordância com o teor do relatório final o SAP
procede à junção de proposta de minuta do contrato a celebrar34;
12.c.14. O SAP procede à notificação da entidade adjudicatária
(adjudicação, entrega da documentação solicitada35, e prestação da
caução, caso se justifique);
12.c.15. Após o cumprimento de todas obrigações por parte da
adjudicatária, o SAP diligência no sentido da formalização do
contrato;
12.c.16. O SAP publicita a celebração do contrato no Portal da
Internet (www.base.gov.pt);
Nota: No caso de convite a várias entidades, mas de ter sido rececionada uma única proposta
compete aos serviços competentes dar seguimento ao procedimento de acordo com o circuito
definido em 12.a) (ajuste direto com convite a uma entidade), podendo porém o concorrente ser
convidado a melhorar a sua proposta.
A redução do contrato ocorrerá em respeito pelo disposto no art.º 95º do CCP.
Documentos comprovativos da situação regularizada perante as finanças, a segurança social e registo criminal dos órgãos
de direção da adjudicatária, título habilitante para a realização dos serviços, quando tal se justifique, ou para realização da
obra, no caso de empreitadas.
34
35
39 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
SF
Conselho de
Gestão
Entidade/
Concorrente
Júri
12.c) Quando apresentadas mais do que uma Proposta e no Convite constar a indicação de que haverá lugar a Negociação ,
prevista na alínea a) nº 2 do art.º 115º
12.c.2.
12.c.1.
Receção de
Propostas
Propostas
12.c.3.
Apreciação das Propostas
+ Negociação
12.c.4.
12.c.4.
Notificação dos
Concorrentes P/
Negociação
Notificação dos
Concorrentes P/
Negociação
Negociação
12.c.5.
Após Negociação,
Notificação dos
Concorrentes
12.c.5.
Apresentação Versão
Final das Propostas
Após Negociação,
Notificação dos
Concorrentes
12.c.5.
Versão Final das
Propostas
12.c.6.
Apreciação +
Elaboração Relatório
Preliminar
12.c.8.
Notificação sobre
todos os
Esclarecimentos
Prestados
12.c.9.
Relatório Preliminar
Indicando Prazo para
se Pronunciarem
12.c.7.
Pedido de
Esclarecimento
sobre as Propostas
(caso necessário)
12.c.9.
Relatório Preliminar
Indicando Prazo para
se Pronunciarem
12.c.10.
Findo o Prazo de
Audiência Prévia
Elaboração do Relatório
Final
12.c.11.
Caso Ocorra
Modificação do Teor do
Relatório Preliminar
Procede-se a Nova
Audiência de
Interessados
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40 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
SF
Órgão
Competente
Entidade/
Concorrente
Júri
12.c.11.
Audiência de
Interessados
Após Audiência de
Interessados Elaboração
de Novo Relatório Final
12.c.12.
12.c.12.
Relatório Final +
Processo de Ajuste
Direto
Relatório Final + Processo
de Ajuste Direto
12.c.12.
Aprovação +
Adjudicação
12.c.13.
Concordância com o
Teor do Relatório
Final
12.c.13.
Concordância com o
Teor do Relatório Final
12.c.13.
Proposta de Minuta
de Contrato a
Celebrar
12.c.14.
Notificação da
Entidade
Adjudicatária
12.c.14.
Notificação da
Entidade Adjudicatária
12.c.15.
12.c.15.
Formalização de
Contrato
Cumprimento de Todas
as Obrigações
12.c.16.
Publicitação da
Celebração do Contrato
em www.base.gov.pt
*
* O procedimento prossegue no ponto 13.
NOTA: No caso do convite a várias entidades mas da receção de uma única proposta, o procedimento é conduzido pelo
SAP, seguidos os trâmites em 12.a) Ajuste Direto com Convite a Uma Entidade.
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41 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
13.
2012
O SAP receciona os bens e confere36, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte) ou verifica a realização dos
serviços;
14.
O SAP entrega os bens requisitados ao requisitante, sempre que os mesmos
sejam passíveis de serem transportados pelo responsável do Armazém, nos
casos em que tal transporte seja impossível de se verificar, o adjudicatário terá
que ser informado que do local de descarga, sendo que nestes casos a respetiva
conferência poderá ficar a cargo do utilizador requisitante que procederá à
comparação entre o material/equipamento rececionado e a guia de remessa,
confrontada com a requisição oficial interna;
15.
O SAP receciona as faturas;
16.
Resgata o processo, que se encontra em aquivo temporário, e procede à
validação das faturas, através de verificação do processo correspondente;
17.
A fatura é remetida para o Setor Financeiro para processamento;
18.
O processo é encerrado no SAP e procede-se ao seu arquivo.
19.
O Setor Financeiro verifica a fatura e emite a Autorização de Pagamento que
será enviada para o Conselho de Gestão para aprovação;
20.
Após autorização de pagamento emitida pelo Conselho de Gestão o processo
volta ao Setor Financeiro para registo informático e de seguida é remetido para
o Serviço de Tesouraria;
21.
O Serviço de Tesouraria procede ao pagamento através do sistema online
(emissão de transferência bancária, cheque ou cartão de débito);
22.
O SAP procede à publicitação da execução do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt).
Esta conferência deverá ocorrer entre os bens rececionados/ serviços prestados e os seguintes documentos: requisição
oficial vs guia de remessa do fornecedor ou verificação dos trabalhos.
O SAP pode solicitar a colaboração de outros Serviços do IPBEJA para a verificação do adequado fornecimento de bens e/ ou
correta prestação dos serviços contratados.
36
42 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
AJUSTE DIRETO – REGIME NORMAL – Art.º 112º a 127º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Conselho de
Gestão
SF
Entidade
Adjudicatária
Tesouraria
13
Entrega de Bens /
Prestação de
Serviços
Receção de Bens +
Conferência e
Assinatura Doc. Legal
14
Entrega dos Bens
Requisitados
14
Entrega dos Bens
Requisitados
15
Elaboração de
faturas
Receção de Faturas
16
Resgate do Processo em
Arquivo Temporário +
Validação de Faturas
18
17
Faturas
19
Verificação da
Fatura + Emissão
Autorização
Pagamento
Arquivo
19
Autorização de
Pagamento
20
Autorização
20
Processo + Autorização
de Pagamento
20
Processo + Autorização
de Pagamento
21
20
Registo Informático
Pagamento
Através Sistema
Online
22
Publicitação da
Execução do Contrato
em www.base.gov.pt
Fim
Pag. 1 de 1
43 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.4. FUNDO DE MANEIO
O Fundo de Maneio destina-se a fazer face a despesas resultantes da satisfação de
necessidades de carácter muito excecional, dotadas imprevisibilidade e urgência.
Entendemos a satisfação da despesa através de recurso ao fundo de maneio como uma
contratação sustentada por procedimento de ajuste direto simplificado, contudo,
caracterizada pela atipicidade resultante da desnecessidade de cabimento prévio, uma vez
que a despesa é assumida por via de um fundo mensal, previamente determinado e
autorizado, e que se destina a dar resposta a situações de excecional urgência.
Existe um regulamento de Fundo de Maneio em vigor no IPBeja, o qual é anexo deste
documento.
a)
Aquando do levantamento da necessidade através de requisição eletrónica,
deve constar o fundamento da urgência da aquisição;
b)
A classificação de “pagamento por fundo de maneio” poderá ser determinada
37
pelo órgão competente para a decisão de contratar , ou proposta pelo SAP e
sujeita à apreciação de órgão competente, a fim de dar utilidade efectiva à
aquisição - atendendo à impossibilidade da satisfação da necessidade por via
de outro procedimento.
c)
Não são elegíveis para efeito de pagamento por recurso ao fundo de maneio de
aquisições que:
 O documento comprovativo despesa/pagamento seja um recibo verde;
 Respeitem a ajudas de custo;
 Se enquadrem em projetos.
A realização da despesa através do fundo de maneio segue o seguinte circuito:
1.
O SAP após receção da Requisição Interna, sujeita o pedido à apreciação do
órgão com competência para emitir a decisão de contratar;
37
Presidente, Vice-Presidentes, Administrador, Diretores das Escolas, de acordo com informação emitida pela Tesouraria.
44 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2.
Caso a decisão seja a de não autorizar a realização da despesa por fundo de
maneio, o SAP receciona o processo e redireciona-o segundo os trâmites do
Ajuste Direto Simplificado, informando o requerente do ocorrido;
3.
Caso a despesa seja autorizada a ser realizada por fundo de maneio, o processo
é remetido à Tesouraria bem como ao SAP;
4.
Em alternativa pode o requisitante, na posse da requisição já devidamente
autorizada dirigir-se diretamente à Tesouraria;
5.
O requisitante ou o SAP levanta o montante, em numerário, destinado à
aquisição;
6.
O requisitante ou o SAP adquire o bem ou serviço;
7.
O requisitante ou o SAP entregam na Tesouraria documento comprovativo da
despesa (venda a dinheiro, fatura/recibo ou fatura);
8.
Em alternativa o requisitante efetua o pagamento, e é, á posteriori ressarcido,
em numerário, contra entrega do documento comprovativo da despesa na
Tesouraria;
9.
A Tesouraria comunica ao SAP a aquisição realizada.
45 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
FUNDO DE MANEIO
Serviço Requisitante
SAP
Órgão Competente
Tesouraria
a) Aquando do levantamento da necessidade através da Requisição Eletrónica deve constar o fundamento da
urgência da Aquisição;
b) A classificação de “pagamento por Fundo de Maneio” poderá ser determinada pelo órgão competente para a
decisão de contratar, ou proposta pelo SAP e sujeita à apreciação de órgão competente, a fim de dar utilidade efetiva
à aquisição -atendendo à impossibilidade da satisfação da necessidade por via de outro procedimento;
c) Não são elegíveis para efeito de pagamento por recurso ao Fundo de Maneio de aquisições que: o documento
comprovativo de despesa/pagamento seja um recibo verde; respeitem a ajudas de custo; se enquadrem em projetos.
1
Início
1
Requisição
Electrónica
1
1
Requisição
Electrónica
Pedido de
Aquisição
3
Apreciação/
Autorização do
Processo
2
N
2
Processo N/ Autorizado
por Despesa de Fundo
de Maneio
Informação ao
requisitante
S
2
Não Autorização da
Despesa por Fundo
de Maneio
O processo segue os trâmites
do Ajuste Directo Simplificado
4
8
Autorização de
Despesa por Fundo
de Maneio
3
3
Autorização da
Despesa por Fundo
de Maneio
5
5
Levantamento de
Numerário
Levantamento de
Numerário
Autorização da
Despesa por Fundo
de Maneio
3
Processo +
Autorização da
Despesa por Fundo
de Maneio
5
Levantamento de
Numerários
Destinado à
Aquisição
6
Aquisição de Bem ou
Serviço + Documento
Comprovativo de
Despesa
6
Aquisição de Bem ou
Serviço + Documento
Comprovativo de Despesa
7
Documento
Comprovativo da
Despesa
8
Em alternativa o requisitante, efetua o
pagamento, e é, à posteriori ressarcido,
em numerário, contra entrega de
documento comprovativo da despesa
9
9
Comunicação da
Aquisição
Comunicação da
Aquisição
Fim
Pag. 1 de 1
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
4.5. CONCURSO PÚBLICO - Artigos 130º e seguintes do CCP
Para a formação de um contrato de aquisição ou locação de bens ou aquisição de serviços e
empreitadas de qualquer valor.
Quando o preço contratual seja superior a 193 000 € (aquisição ou locação de bens ou
aquisição de serviços), ou 4.845.000,00 € (empreitadas) o procedimento implica a
publicação de anúncio no JOUE:
1.
Após receção da Requisição Eletrónica, o SAP efetuará as diligências
necessárias para identificar fornecedores e proceder à auscultação do mercado
para obtenção de orçamento estimativo, tendo em vista a futura celebração de
38
contrato ;
2.
O processo é remetido para o órgão competente para a decisão de contratar
para apreciação/ autorização da despesa;
3.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar não autorize a
contratação/ despesa, o processo é devolvido ao SAP para arquivo do processo;
3.1
4.
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
Caso o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou
outras, entenda que o processo deva ser suspenso, ao mesmo é aposta a
indicação de “PENDENTE”;
4.1
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
4.2
O SAP sujeita o mesmo a apreciação em sede de reunião de Conselho
de Gestão;
5.
Sempre que o órgão competente para a decisão de contratar autorize a
realização de despesa, emitindo autorização sujeita a cabimento prévio;
6.
O SAP remete o processo (constituído pelo levantamento da necessidade/
autorização da despesa, requisição interna com indicação da duração do
contrato) ao Setor Financeiro39;
7.
O Setor Financeiro enquadra a despesa no programa, medida, fonte de
financiamento e atividades correspondentes:
No caso de se tratar de Requisição eletrónica referente a aquisições cuja despesa seja imputável a Projeto, esta será
primeiramente encaminhada para o Gabinete de Gestão de Projetos, para verificação da sua elegibilidade, após a qual o
processo segue os trâmites gerais.
39 Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
38
47 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
a)
2012
Quando não exista qualquer disponibilidade orçamental, o Setor
Financeiro informa, na documentação recebida, a inexistência de
dotação orçamental e envia o processo para o Conselho de Gestão para
apreciação;
7.a.1.
Caso o Conselho de Gestão não autorize a alteração
orçamental, o processo é remetido ao SF que o remete ao SAP para
arquivo e informação ao interessado;
7.a.2.
Caso o Conselho de Gestão autorize a alteração orçamental, o
processo é enviado ao SF que procederá à emissão de cabimento
prévio;
b)
Caso exista disponibilidade orçamental na rubrica correspondente, o
Setor Financeiro deve emitir o cabimento prévio;
8.
O Setor Financeiro devolve o processo ao SAP, acompanhado do cabimento
prévio;
9.
O SAP efetuará as diligências necessárias para a elaboração das peças
processuais (Programa de concurso e cadernos de encargos);
10.
A proposta relativa à escolha de procedimento, devidamente fundamentada,
peças processuais (Programa de concurso e cadernos de encargos), nomeação
de Júris, é exposta à consideração do órgão competente para a decisão de
contratar.
11.
Após a sua autorização, o SAP inicia os trâmites necessários à condução do
Procedimento de Concurso Público, sendo o mesmo conduzido, na parte
tocante á relação com os interessados por meio de recurso a plataforma
eletrónica;
11.1
O SAP procede à publicitação do anúncio do procedimento na
plataforma eletrónica utilizada no Instituto Politécnico de Beja;
11.2 Através da plataforma eletrónica fica assegurada a publicitação no
Diário da República;
11.3 Dependendo do valor do contrato40 o SAP procede, em simultâneo, à
publicitação do anúncio41 no Jornal Oficial da União Europeia;
11.4 O SAP disponibiliza o Programa do Concurso42 e o Caderno de
Encargos na plataforma eletrónica, para consulta dos interessados;
40 Caso
se trate de um contrato de concessão de obras públicas deve ser sempre publicado no referido JOUE.
Conforme o modelo constante no Anexo II, do Regulamento “CE” n.º 1564/2005, da Comissão de 7 de Setembro.
42 Sobre o anterior anúncio e o Programa de Concurso, consultar os art.os 131º e 132º, do CCP.
41
48 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
--- Prazos – No caso do anúncio do concurso público não ser publicado no JOUE, o prazo para
apresentação das propostas não pode ser inferior a 9 dias. Se se tratar de um contrato de empreitadas
de obras públicas o prazo mínimo será de 20 dias a contar da data do envio para publicação. No caso de
trabalhos simples o prazo mínimo de 20 dias pode ser reduzido até 11 dias.
No caso do anúncio do concurso público ser publicado no JOUE, o prazo não pode ser inferior a 47 dias a
contar da data do envio do anúncio ao serviço de publicações oficiais das Comunidades europeias43.
A partir deste momento o procedimento é conduzido por um JÚRI44 designado pelo
Conselho de Gestão;
11.4.1
O Júri (no exercício de competências delegadas) promove a
retificação de erros e omissões, ou a resposta a pedidos de
esclarecimento sobre as peças do procedimento – competência que
noutro caso terá de ser exercida pelo órgão competente para a
decisão de contratar;
11.4.2
Os esclarecimentos ou retificações às peças processuais são
comunicadas às entidades convidadas;
11.4.3
Os interessados devem apresentar lista de erros e omissões
do caderno de encargos, caso existam;
11.4.4
O Júri (no exercício de competências delegadas) promove a
retificação de erros e omissões do caderno de encargos,
competência que noutro caso terá de ser exercida pelo órgão
competente para a decisão de contratar.
12.
Os interessados apresentam a sua proposta - através da plataforma eletrónica.
NOTA: Até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas, estas podem ser retiradas
pelos interessados que as tenham apresentado, bastando para isso comunicar à entidade
adjudicante, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo;
Relativamente aos prazos propriamente ditos dos anúncios a serem publicados, consultar o art.º 136º, do CCP.
O Júri é composto por número ímpar, por um mínimo de três membros efetivos e dois suplentes, sendo que o Despacho de
nomeação do Júri deverá indicar qual o seu Presidente, bem como os membros efetivos e quem o substituirá nas suas
ausências e impedimentos. O Júri toma posse no dia útil subsequente ao do envio do anúncio, sendo as suas deliberações
devidamente fundamentadas e tomadas por maioria de votos, não sendo admitida a abstenção (art.º 68º do CCP), exercendo
as competências tipificadas no art.º 69º do mesmo Diploma.
43
44
49 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
13.
No dia imediato ao termo do prazo para a apresentação das candidaturas, o
Júri publicita as listas dos concorrentes na plataforma eletrónica utilizada pelo
IPB;
13.1 O interessado que não tenha sido incluído na lista dos concorrentes,
pode reclamar no prazo de 3 dias, contados a partir da publicação da
lista, comprovando a apresentação de proposta45;
14.
O Júri avalia as propostas;
14.1. O Júri, poderá, neste momento pedir esclarecimentos sobre as
propostas46;
14.2. Os esclarecimentos prestados são notificados a todos os concorrentes;
15.
No caso de contratos de aquisição ou locação de bens móveis e de contratos de
aquisição de serviços, a entidade adjudicante pode recorrer a um leilão
eletrónico47;
16.
O Júri elabora o relatório preliminar devidamente fundamentado no qual
propõe a admissão/exclusão das propostas bem como a sua ordenação através
da aplicação do/os critério/os de adjudicação;
17.
O Júri procede à audiência prévia de interessados;
18.
O Júri elabora o relatório final, mantendo ou modificando o teor do Relatório
preliminar;
18.1.
No caso de modificação do teor do relatório preliminar, proceder-seá a nova audiência prévia dos interessados, finda a qual o Júri
elabora novo Relatório Final;
19.
O Relatório Final, juntamente com os documentos que compõem o processo,
são submetidos ao órgão competente para a decisão de contratar48, para
decisão de adjudicação;
20.
O SAP procede à notificação da entidade adjudicatária no sentido da
49
adjudicação, entrega da documentação solicitada , e prestação da caução,
quando se justifique;
No modelo de avaliação das propostas, deve-se ter em atenção o estipulado no art.º 139º, do CCP.
Que terão de ser prestados em respeitos dos termos dispostos no art.º 72º do CCP.
47 O Leilão Eletrónico consiste num processo interativo através de dispositivo eletrónico que permite o melhoramento das
propostas apresentadas depois de terem sido avaliadas, o Leilão Eletrónico, decorre de acordo com o disposto no art.º 140º e
ss. do CCP.
48 Compete ao Presidente do IPBEJA ou ao Conselho de Gestão decidir sobre a aprovação de todas as propostas constantes
no Relatório Final, nomeadamente para a adjudicação.
49 Documentos comprovativos da situação regularizada perante as finanças, a segurança social e registo criminal dos órgãos
de direção da adjudicatária, título habilitante para a realização dos serviços, quando tal se justifique, ou para realização da
obra, no caso de empreitadas.
45
46
50 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
21.
Após o cumprimento da prestação de caução por parte da adjudicatária, o SAP
remete ao órgão competente para a decisão de contratar a minuta de contrato
para aprovação;
22.
O SAP notifica a adjudicatária da minuta do contrato;
23.
Após aceitação da mesma, o SAP diligência no sentido de promover a outorga
do contrato;
24.
Quando se justifique o SAP diligência no sentido da remessa do contrato para
fiscalização prévia do Tribunal de Contas50;
25.
O SAP publicita a celebração do
contrato
no Portal da Internet
(www.base.gov.pt);
26.
Quando se justifique, o SAP envia o anúncio de adjudicação para o serviço de
publicações oficiais das Comunidades Europeias51;
27.
O SAP receciona os bens e confere52, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte) ou verifica a realização dos
serviços;
28.
O SAP entrega os bens requisitados ao requisitante, sempre que os mesmos
sejam passíveis de serem transportados pelo responsável do Armazém, nos
casos em que tal transporte seja impossível de se verificar, o adjudicatário terá
que ser informado que do local de descarga, sendo que nestes casos a respetiva
conferência poderá ficar a cargo do utilizador requisitante que procederá à
comparação entre o material/equipamento rececionado e a guia de remessa,
confrontada com a requisição oficial interna;
29.
O SAP receciona as faturas;
30.
Resgata o processo, que se encontra em aquivo temporário, e procede à
validação das faturas, através de verificação do processo correspondente;
31.
A fatura é remetida para o Setor Financeiro para processamento;
32.
O processo é encerrado no SAP e procede-se ao seu arquivo.
33.
O Setor Financeiro verifica a fatura e emite a Autorização de Pagamento que
será enviada para o Conselho de Gestão para aprovação;
50
Nos termos da Lei de organização e processo do Tribunal de Contas - Lei 98/97, de 26 de Agosto, com as alterações
introduzidas pelas Leis n.os 48/2006, de 29 de Agosto e 35/2007, de 13 de Agosto;
51 De acordo com o disposto no art.º 78º CCP
52
Esta conferência deverá ocorrer entre os bens rececionados/ serviços prestados e os seguintes documentos: requisição
oficial vs guia de remessa do fornecedor ou verificação dos trabalhos.
O SAP pode solicitar a colaboração de outros Serviços do IPBEJA para a verificação do adequado fornecimento de bens e/ ou
correta prestação dos serviços contratados.
51 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
34.
Após autorização de pagamento emitida pelo Conselho de Gestão o processo
volta ao Setor Financeiro para registo informático e posterior remessa para o
Serviço de Tesouraria;
35.
O Serviço de Tesouraria procede ao pagamento através do sistema online
(emissão de transferência bancária, cheque ou cartão de débito);
36.
O
SAP
publicita da execução
do
contrato
no
Portal
da Internet
(www.base.gov.pt).
52 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – Artigos 130º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Entidade /
Concorrente
Nota: Procedimento a adotar para a formação de um contrato de aquisição, de locação de bens ou aquisição de serviços e empreitadas de qualquer valor,
sendo que quando o preço contratual seja superior a 193 000 € (aquisição ou locação de bens ou aquisição de serviços), ou 4 845 000,00 € (empreitadas) o
procedimento implica a publicação de anúncio no JOUE
1
Início
1
Requisição
Electrónica
Requisição
Electrónica
1
2
Identificação de
Fornecedores +
Auscultação do
Mercado
Processo
2
Apreciação/
Autorização
Despesa
N
3
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
3.1
Informação do
Estado do Pedido
S
3
N/Autorização
da Contratação
de Despesa
3
4
Informação do Estado
do Pedido
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
Arquivo
4
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
4.1
Informação do
Estado do Pedido
4.1
Informação do
Estado do Pedido
4.2
Processo Suspenso
P/Futura Apreciação
Em Reunião CG
5
Autorização da
Realização da Despesa
Sujeita a Cabimento
Prévio
6
Levantamento da
Necessidade/Autorização
da Despesa + Requisição
Interna c/Indicação da
Duração do Contrato
Autorização da
Realização da
Despesa Sujeita a
Cabimento Prévio
6
Levantamento da
Necessidade/Autorização
da Despesa + Requisição
Interna c/Indicação da
Duração do Contrato
7
Enquadramento da Despesa
no Programa, Medida,
Fonte Financiamento e
Atividades Correspondentes
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53 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – Artigos 130º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Plataforma
Eletrónica
Enquadramento da Despesa
no Programa, Medida,
Fonte Financiamento e
Atividades Correspondentes
7a)
7a)
Caso Não Exista
Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica é
dada Informação na
Documentação
7 a.1
Informação do
Estado do Pedido
Apreciação da
alteração
orçamental
7 a.1
7 a.1
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
7 a.1
Arquvo
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
7b)
7 a.2
Caso Exista Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
Emissão de Cabimento
Prévio s/Entidade
Adjudicatária
8
Processo + Cabimento
Prévio
9
Elaboração do
Programa de Concurso
+ Caderno de Encargos
N
Não Autorização da
alteração orçamental
S
Autorização da
alteração orçamental
8
Processo +
Cabimento Prévio
9
Propostas:
Procedimento;
Programa de
Concurso; Caderno
de Encargos; Júri
10
Consideração
11
Elaboração dos Trâmites
Necessários à Condução
do Procedimento do
Concurso Público
11
Processo Autorizado
11
Relação com os
Interessados Através
Plataforma Eletrónica
11.1 e 11.2
Publicitação do
Anúncio do Concurso
+ Publicitação em DR
11.3 - Dependendo do Valor do Contrato Publicitação do Anúncio no Jornal da União Europeia
11.4
11.4
Programa do
Concurso + Caderno
de Encargos
Disponibilização de
Programa do
Concurso + Caderno
de Encargos
A Partir deste Momento o Procedimento é Conduzido por um Júri Nomeado pelo Conselho de Gestão
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54 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – Artigos 130º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Entidade
Convidada
11.4.1
Apresentação de Lista
de Erros e Omissões
do Caderno de
Encargos , ou de
qualquer pedido
esclarecimento
Orgão
Competente
Plataforma
Eletrónica
Júri
11.4.2
Retificação de Erros e
Omissões + Resposta
a Pedidos de
Esclarecimento
11.4.3
Comunicação de
Esclarecimentos ou
Retificações às peças
Processuais
12
12
Apresentação de
Propostas
Apresentação de
Propostas
Até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas, estas podem ser retiradas pelos interessados que as tenham
apresentado, bastando para isso comunicar á Entidade Adjudicante, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo.
13
Elaboração da lista
de concorrentes
13.1
13
Publicitação das
Listas dos
Concorrentes
Reclamação no Prazo
de 3 Dias a Partir da
Publicação da Lista
14
Avaliação das
Propostas
14.1
Elaboração de
Esclarecimento Sobre
as Propostas
14.2
Notificação dos
Concorrentes
Pedido de
Esclarecimento Sobre
as Propostas
14.2
Receção dos
Esclarecimento Sobre
as Propostas
15 - No caso de Contratos de Aquisição ou Locação de Bens Móveis e de Contratos de Aquisição de Serviços, a Entidade Adjudicante
pode Concorrer a um Leilão Eletrónico.
16
Elaboração de Relatório
Preliminar
17
Audiência Prévia de
Interessados
Audiência Prévia de
Interessados
Pag. 3 de 5
55 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – Artigos 130º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
Entidade
Convidada /
Adjudicatária
SAP
Orgão Competente
Júri
18
Elaboração do
Relatório Final
18.1
18.1
Caso Ocorra Modificação
do Teor do Relatório
Preliminar Procede-se a
Nova Audiência de
Interessados
Audiência de
Interessados
18.1
Após Audiência de
Interessados
Elaboração de Novo
Relatório Final
20
Notificação da
Entidade
Adjudicatária
(Entrega de
Documentação
+Prestação de Caução
Caso se Justifique
19
19
Relatório Final +
Documentos do
Processo
Relatório Final +
Documentos do
Processo
19
Adjudicação
20
Notificação da Entidade
Adjudicatária (Entrega de
Documentação +Prestação de
Caução Caso se Justifique
21
Cumprimento da
Prestação da Caução
21
Cumprimento da
Prestação da Caução
21
21
Minuta do
Contrato
Minuta do Contrato
21
Minuta do Contrato
Aprovada
Aprovação
22
Notificação da
Minuta do Contrato
23
Aceitação da Minuta
+ Outorga do
Contrato
Outorga do Contrato
24
Quando se Justifique
o contrato é
Remetido P/
Fiscalização Prévia do
Tribunal de Contas
25
Publicitação da
Celebração do
Contrato em
www.base.gov.pt
Pag. 4 de 5
56 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – Artigos 130º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
Entidade
Adjudicatária
SAP
Conselho de
Gestão
SF
Tesouraria
26
Quando se Justifique O
Anúncio de Adjudicação
é Enviado P/o Serviço de
Publicações Oficiais das
Comunidades Europeias
27
Receção de Bens +
Conferência e
Assinatura Doc. Legal
28
Receção de Bens
Requisitados
Envio de Bens
Requisitados
28
Entrega dos Bens
Requisitados
29
Fim
27
Receção de Faturas
29
Envio de Faturas
30
31
Resgate do Processo em
Arquivo Temporário +
Validação de Faturas
Fatura
33
32
Verificação da
Fatura + Emissão
Autorização
Pagamento
Arquivo
33
Autorização de
Pagamento
33
Autorização
34
Processo +
Autorização de
Pagamento
34
Registo
Informático
34
Processo + Autorização
de Pagamento
35
Pagamento
Através Sistema
Online
36
Publicitação da
Execução do Contrato
em www.base.gov.pt
Fim
Pag. 5 de 5
57 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.6. CONCURSO PÚBLICO URGENTE - Artigos 155º a 161º do
CCP53
Quando exista urgência na celebração de um contrato de locação ou aquisição de bens
móveis, ou de aquisição de serviços de uso corrente, desde que o valor do contrato a
celebrar seja inferior a 193.000,00 €, pode adotar-se o concurso público com tramitação
de urgência.
Nota: Procedimento idêntico ao de CONCURSO PÚBLICO, caracterizado essencialmente pela
celeridade que lhe é impressa por via do encurtamento dos prazos e da subtração de algumas fases
processuais.
1.
Após receção da Requisição Eletrónica, o SAP efetuará as diligências
necessárias para identificar fornecedores e proceder à auscultação do mercado
para obtenção de orçamento, tendo em vista a futura celebração de contrato54;
2.
O processo é remetido para o órgão competente para a decisão de contratar
para apreciação/ autorização da despesa;
3.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar não autorize a
contratação/ despesa, o processo é devolvido ao SAP para e arquivo do
processo;
3.1
4.
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
Caso o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou
outras, entenda que o processo deva ser suspenso, ao mesmo é aposta a
indicação de “PENDENTE”;
4.1
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
4.2
O SAP sujeita o mesmo a apreciação em sede de reunião de Conselho
de Gestão;
5.
Sempre que o órgão competente para a decisão de contratar autorize a
realização de despesa, emite autorização sujeita a cabimento prévio;
O procedimento do Concurso Público Urgente rege-se com as necessárias adaptações pelas regras do Concurso Público,
não sendo aplicável o disposto nos art.os 50º, 61º, 64º, 67º a 69º, 72º, 88º a 91º, 133º, 138º e 146º a 154º, do CCP.
54 No caso de se tratar de Requisição eletrónica referente a aquisições cuja despesa seja imputável a Projeto, esta será
primeiramente encaminhada para o Gabinete de Gestão de Projetos, para verificação da sua elegibilidade, após a qual o
processo segue os trâmites gerais.
53
58 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
6.
O SAP remete o processo (constituído pelo levantamento da necessidade/
autorização da despesa, requisição interna com indicação da duração do
contrato) ao Setor Financeiro55;
7.
O Setor Financeiro enquadra a despesa no programa, medida, fonte de
financiamento e atividades correspondentes:
a)
Quando não exista qualquer disponibilidade orçamental, o Setor
Financeiro informa, na documentação recebida, a inexistência de
dotação orçamental e envia o processo para o Conselho de Gestão para
apreciação;
7.a.1.
Caso o Conselho de Gestão não autorize a alteração
orçamental, o processo é remetido ao SF que o remete ao SAP para
arquivo e informação ao interessado;
7.a.2.
Caso o Conselho de Gestão autorize a alteração orçamental, o
processo é enviado ao SF que procederá à emissão de cabimento
prévio;
b)
Caso exista disponibilidade orçamental na rubrica correspondente, o
Setor Financeiro deve emitir o cabimento prévio;
8.
O Setor Financeiro devolve o processo ao SAP, acompanhado do cabimento
prévio;
9.
O SAP efetuará as diligências necessárias para a elaboração das peças
processuais (convite e cadernos de encargos);
10.
A proposta relativa à escolha de procedimento, devidamente fundamentada,
peças processuais (convite56 e cadernos de encargos), nomeação de Júris, é
exposta à consideração do órgão competente para a decisão de contratar.
11.
Após a sua autorização, o SAP inicia os trâmites necessários à condução do
Procedimento de Concurso Público, sendo o mesmo conduzido, na parte
tocante á relação com os interessados por meio de recurso a plataforma
eletrónica;
11.1. O SAP procede à publicitação do anúncio do procedimento na
plataforma eletrónica utilizada no Instituto Politécnico de Beja;
11.2. O SAP promove a publicitação do anúncio no Diário da República assegurada através da plataforma eletrónica - o Programa do
Concurso57 e o Caderno de Encargos constam do anúncio;
55
56
Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
O Convite é elaborado de acordo com os elementos tipificados no art.º115º do CCP.
59 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
12.
Os interessados apresentam a sua proposta - através da plataforma eletrónica.
NOTA: Até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas, estas podem ser retiradas
pelos interessados que as tenham apresentado, bastando para isso comunicar à entidade
adjudicante, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo;
13.
O SAP elabora informação onde consta avaliação das propostas:
13.1. Aplicação de um único critério de adjudicação, o do preço mais baixo,
definindo a lei o critério de desempate – ordem de apresentação das
propostas;
13.2. Indicando os motivos da exclusão de propostas;
14.
O SAP submete o órgão competente para a decisão de contratar;
15.
O SAP remete ao órgão competente para a decisão de contratar a minuta de
contrato para aprovação;
16.
O SAP procede à notificação da entidade adjudicatária no sentido da
58
adjudicação, entrega da documentação solicitada ;
17.
O SAP notifica a adjudicatária da minuta do contrato;
18.
Após aceitação da mesma, o SAP diligência no sentido de promover a outorga
do contrato;
19.
O SAP publicita a celebração do
contrato
no Portal da Internet
(www.base.gov.pt);
20.
O SAP receciona os bens e confere59, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte) ou verifica a realização dos
serviços;
21.
O SAP entrega os bens requisitados ao requisitante, sempre que os mesmos
sejam passíveis de serem transportados pelo responsável do Armazém, nos
casos em que tal transporte seja impossível de se verificar, o adjudicatário terá
que ser informado que do local de descarga, sendo que nestes casos a respetiva
conferência poderá ficar a cargo do utilizador requisitante que procederá à
comparação entre o material/equipamento rececionado e a guia de remessa,
confrontada com a requisição oficial interna;
Sobre o anterior anúncio e o Programa de Concurso, consultar os art.os 131º e 132º, do CCP.
Documentos comprovativos da situação regularizada perante as finanças, a segurança social e registo criminal dos órgãos
de direção da adjudicatária, título habilitante para a realização dos serviços, quando tal se justifique.
59
Esta conferência deverá ocorrer entre os bens rececionados/ serviços prestados e os seguintes documentos: requisição
oficial vs guia de remessa do fornecedor ou verificação dos trabalhos.
57
58
60 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
22.
O SAP receciona as faturas;
23.
Resgata o processo, que se encontra em aquivo temporário, e procede à
validação das faturas, através de verificação do processo correspondente;
24.
A fatura é remetida para o Setor Financeiro para processamento;
25.
O processo é encerrado no SAP e procede-se ao seu arquivo;
26.
O Setor Financeiro verifica a fatura e emite a Autorização de Pagamento que
será enviada para o Conselho de Gestão para aprovação;
27.
Após autorização de pagamento emitida pelo Conselho de Gestão o processo
volta ao Setor Financeiro para registo informático e de seguida remetido o
processo para o Serviço de Tesouraria;
28.
O Serviço de Tesouraria procede ao pagamento através do sistema online
(emissão de transferência bancária, cheque ou cartão de débito);
29.
O
SAP
publicita da execução
do
contrato
no
Portal
da Internet
(www.base.gov.pt).
61 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – URGENTE – Art.º 155º a 161º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Fornecedores
Nota: Quando exista urgência na celebração de um contrato de locação ou aquisição de bens móveis, ou de aquisição de serviços de uso
corrente, desde que o preço contratual seja inferior a 193 000 €
1
Início
1
Requisição
Electrónica
Requisição
Electrónica
1
Identificação de
Fornecedores
1
1
Auscultação do
mercado
Auscultação do
mercado
1
Orçamentos
Estimativos
2
3
Processo
Processo
5
Apreciação /
Autorização da
Despesa
3.1
Informação do
Estado do Pedido
3
N
N/Autorização da
Contratação /
Despesa
3
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
3
4
Arquivo
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
4
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
4.1
Informação do
Estado de
“Pendente”
4.1
Informação do
Estado de
“Pendente”
4.2
Processo Suspenso
P/Futura Apreciação
Em Reunião CG
5
5
Autorização da
Realização da Despesa
Sujeita a Cabimento
Prévio
Autorização da Realização
da Despesa Sujeita a
Cabimento Prévio
6
Processo
S
6
Processo
Pag. 1 de 3
62 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – URGENTE – Art.º 155º a 161º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Orgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Fornecedores
7
Enquadramento da
Despesa no Programa,
Medida, Fonte
Financiamento e
Atividades
Correspondentes
7a)
7a)
Caso Não Exista
Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
é dada Informação na
Documentação
7 a.1
Informação do
Estado do Pedido
Apreciação da
alteração
orçamental
7 a.1
7 a.1
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
N
Não Autorização da
alteração orçamental
7b)
7 a.1
Arquvo
9
Processo + Cabimento
Prévio
7 a.2
Caso Exista Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
Emissão de Cabimento
Prévio s/ Entidade
Adjucatária
S
Autorização da
alteração orçamental
8
Envio de Processo +
Cabimento Prévio
Elaboração de
Propostas de: Escolha
de procedimento;
Convite; Caderno de
Encargos; Júri
10
Elaboração de
Propostas de: Escolha
de procedimento;
Convite; Caderno de
Encargos; Júri
11
Processo
Autorizado
Decisão
11 - Após autorização, o SAP inicia os trâmites necessários à condução do Procedimento de Concurso Público, sendo o mesmo conduzido, na parte
tocante à relação com os interessados com recurso a plataforma eletrónica.
11.1
Publicitação do anúncio
do procedimento na
Plataforma Eletrónica
11.2
Publicitação no DR:
Anúncio + Programa de
Concurso + Caderno de
Encargos
12
12
Apresentação de
Propostas de
Fornecimento através da
Apresentação de
Propostas de
Fornecimento
Plataforma Eletrónica
13 + 13.1 + 13.2
Informação com
Avaliação das propostas
rececionadas + aplicação
de critérios + motivos de
exclusões
Autorização de
adjudicação
14
Informação com
Avaliação das propostas
rececionadas
Decisão de
Adjudicação
15
Proposta de Minuta
do Contrato
15
Proposta de Minuta
do Contrato
Pag. 2 de 3
63 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO PÚBLICO – URGENTE – Art.º 155º a 161º do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Orgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Entidade
Adjudicatária
16
16
Notificação a Entidade
Adjudicatária
Notificação a Entidade
Adjudicatária
16
16
Entrega da
documentação
solicitada
Entrega da
documentação
solicitada
17
17
Notificação da Minuta
de Contrato
Notificação da Minuta
de Contrato
19
18
Publicitação da
celebração do
Contrato:
www.base.gov.pt
Assinatura da Minuta
de Contrato
Processo em Arquivo
Temporário
21
Entrega dos Bens ou
Prestação dos Serviços
Requisitados
20
20
Entrega dos Bens ou
Prestação dos Serviços
Entrega dos Bens ou
Prestação dos Serviços
Verificação e assinatura
de documento
apresentado
22
Receção das faturas
Emissão de faturas
24
23
Resgate do processo
do arquivo temporário
+ validação de faturas
Processamento de
Faturas + Emissão
Autorização de
Pagamento
25
Arquvo
26
26
Emissão da
Autorização de
Pagamento
Emissão da
Autorização de
Pagamento
27
Autorização de
Pagamento
Autorizada + Registo
Informático
29
28
Aprovação
Processo para
pagamento
Publicitação
da execução
do contrato
Pag. 3 de 3
64 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
4.7. CONCURSO LIMITADO POR PRÉVIA QUALIFICAÇÃO60 Artigos 162º e seguintes do CCP
O concurso limitado por prévia qualificação caracteriza-se essencialmente por integrar
duas fases:
I.
II.
1.
Apresentação das candidaturas e qualificação dos candidatos61;
Apresentação e análise das propostas e adjudicação.
Após receção da Requisição Eletrónica, o SAP efetuará as diligências
necessárias para identificar fornecedores e proceder à auscultação do mercado
para obtenção de orçamento estimativo, tendo em vista a futura celebração de
contrato62;
2.
O processo é remetido para o órgão competente para a decisão de contratar
para apreciação/ autorização da despesa;
3.
Caso o órgão competente para a decisão de contratar não autorize a
contratação/ despesa, o processo é devolvido ao SAP para e arquivo do
processo;
3.1.
4.
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
Caso o órgão competente para a decisão de contratar, por opção gestionária ou
outras, entenda que o processo deva ser suspenso, ao mesmo é aposta a
indicação de “PENDENTE”;
4.1.
O SAP informa o requisitante do estado do pedido;
4.2. O SAP sujeita o mesmo a apreciação em sede de reunião de Conselho de
Gestão;
5.
Sempre que o órgão competente para a decisão de contratar autorize a
realização de despesa, emitindo autorização sujeita a cabimento prévio;
O concurso limitado por prévia qualificação rege-se, com as necessárias adaptações pelas disposições que regulam o
concurso público, tipificadas no CCP, bem como toda a tramitação procedimental interna estipulada e sugerida. A este
concurso não é aplicável o disposto nos art.os 149.º a 161.º do CCP.
61 Os art. os 164.º e 165.º do CCP indicam-nos como deve ser composto o programa de concurso e os requisitos mínimos de
capacidade técnica do contrato a celebrar.
62 No caso de se tratar de Requisição eletrónica referente a aquisições cuja despesa seja imputável a Projeto, esta será
primeiramente encaminhada para o Gabinete de Gestão de Projetos, para verificação da sua elegibilidade, após a qual o
processo segue os trâmites gerais.
60
65 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
6.
O SAP remete o processo (constituído pelo levantamento da necessidade/
autorização da despesa, requisição interna com indicação da duração do
contrato) ao Setor Financeiro63;
7.
O Setor Financeiro enquadra a despesa no programa, medida, fonte de
financiamento e atividades correspondentes:
a)
Quando não exista qualquer disponibilidade orçamental, o Setor
Financeiro informa, na documentação recebida, a inexistência de
dotação orçamental e envia o processo para o Conselho de Gestão para
apreciação;
7.a.1.
Caso o Conselho de Gestão não autorize a alteração
orçamental, o processo é remetido ao SF que o remete ao SAP para
arquivo e informação ao interessado;
7.a.2.
Caso o Conselho de Gestão autorize a alteração orçamental, o
processo é enviado ao SF que procederá à emissão de cabimento
prévio;
b)
Caso exista disponibilidade orçamental na rubrica correspondente, o
Setor Financeiro deve emitir o cabimento prévio;
8.
O Setor Financeiro devolve o processo ao SAP, acompanhado do cabimento
prévio;
9.
O SAP efetuará as diligências necessárias para a elaboração das peças
processuais (Programa de concurso e cadernos de encargos e convite à
apresentação de propostas);
10.
A proposta relativa à escolha de procedimento, devidamente fundamentada,
peças processuais, nomeação de Júris, é exposta à consideração do órgão
competente para a decisão de contratar;
11.
Após a sua autorização, o SAP inicia os trâmites necessários à condução do
Procedimento, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante á relação com os
interessados por meio de recurso a plataforma eletrónica;
11.1
O SAP procede à publicitação do anúncio do procedimento na
plataforma eletrónica utilizada no Instituto Politécnico de Beja;
11.2 Através da plataforma eletrónica fica assegurada a publicitação no Diário
da República;
63
Para efeitos de controlo, os processos remetidos ao Setor Financeiro são acompanhados de ficha de remessa.
66 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
64
11.3 Dependendo do valor do contrato , o SAP procede, em simultâneo, à
publicitação do anúncio no Jornal Oficial da União Europeia;
11.4 O SAP disponibiliza o Programa do Concurso65 e o Caderno de Encargos
na plataforma eletrónica, para consulta dos interessados;
--- Prazos:

O prazo para apresentação das candidaturas é fixado livremente, com o respeito pelos limites
mínimos estabelecidos nos art.os 173.º a 175.º do CCP.

No caso do anúncio do procedimento não ser publicado no JOUE, o prazo para apresentação das
propostas não pode ser inferior a 9 dias. No caso de trabalhos simples o prazo mínimo de 20 dias
pode ser reduzido até 11 dias.

No caso do anúncio do concurso público ser publicado no JOUE, o prazo não pode ser inferior a 37
dias a contar da data do envio do anúncio ao serviço de publicações oficiais das Comunidades
europeias66.

Se se tratar de um contrato de empreitadas de obras públicas o prazo não poderá ser inferior a 52
dias a contar da data do envio para publicação.

Existindo a possibilidade de redução de prazos caso o anúncio seja tratado por via eletrónica.
A partir deste momento o procedimento é conduzido por um JÚRI67 designado pelo
Conselho de Gestão:
11.4.1
O Júri (no exercício de competências delegadas), promove a
retificação de erros e omissões, ou a resposta a pedidos de
esclarecimento sobre as peças do procedimento – competência que
noutro caso terá de ser exercida pelo órgão competente para a
decisão de contratar;
11.4.2
Os esclarecimentos ou retificações às peças processuais são
comunicadas às entidades convidadas;
12
Os interessados apresentam a sua candidatura - através da plataforma
eletrónica;
12.1. Até ao termo do prazo fixado para apresentação de candidatura, estas
podem ser retiradas pelos interessados que as tenham apresentado,
Caso se trate de um contrato de concessão de obras públicas deve ser sempre publicado no referido JOUE.
Sobre o anúncio e o Programa de Concurso - art.os 131º e 132º, do CCP.
66 Relativamente aos prazos propriamente ditos dos anúncios a serem publicados, consultar o art.º 136º, do CCP.
67 O Júri é composto por número ímpar, por um mínimo de três membros efetivos e dois suplentes, sendo que o Despacho de
nomeação do Júri deverá indicar qual o seu Presidente, bem como os membros efetivos e quem o substituirá nas suas
ausências e impedimentos. O Júri toma posse no dia útil subsequente ao do envio do anúncio, sendo as suas deliberações
devidamente fundamentadas e tomadas por maioria de votos, não sendo admitida a abstenção (art.º 68º do CCP), exercendo
as competências tipificadas no art.º 69º do mesmo Diploma.
64
65
67 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
bastando para isso comunicar à entidade adjudicante, podendo ser
apresentada nova candidatura dentro do prazo;
13
No dia imediato ao termo do prazo fixado para a apresentação das
candidaturas, o Júri publicita as listas dos candidatos na plataforma eletrónica
utilizada pelo IPB;
13.1 O interessado que não tenha sido incluído na lista dos candidatos, pode
reclamar no prazo de 3 dias, contados a partir da publicação da lista,
comprovando a apresentação de candidaturas;
14
O Júri analisa as candidaturas para efeitos de qualificação dos candidatos,
sendo possíveis dois modelos de qualificação:
14.1 Modelo simples de qualificação (art.os 179.º e 180.º do CCP) avaliação do
preenchimento dos requisitos mínimos de capacidade técnica e
financeira;
14.2 Modelo complexo de qualificação – sistema de seleção que implica um
modelo de avaliação (art.º181.º e seguintes do CCP – apenas aplicável
quando se reúna um numero mínimo de 5 candidatos);
15
Após a análise das candidaturas e aplicação às mesmas do critério de
qualificação, o Júri elabora um relatório preliminar, propondo a qualificação e
exclusão dos candidatos, nos termos do art.º184.º do CCP,
16
O Júri procede à audiência prévia, em prazo não inferior a 5 dias;
17
O Júri elabora o relatório final, mantendo ou modificando o teor do Relatório
preliminar;
17.1 No caso de modificação do teor do relatório preliminar, proceder-se-á a
nova audiência prévia dos interessados, finda a qual o Júri elabora novo
Relatório Final;
18
O Relatório Final, juntamente com os documentos que compõem o processo,
são submetidos ao órgão competente para a decisão de contratar68, para que se
pronuncie quanto à decisão de qualificação dos candidatos;
19
O SAP diligência no sentido de notificar os candidatos da decisão de
qualificação, remetendo-lhes o relatório final da fase de qualificação em
simultâneo com o convite69 à apresentação das propostas, devendo observar os
requisitos exigidos nos art.os 189.º a 192.º do CCP.
68
69
Compete ao Presidente do IPBEJA ou ao Conselho de Gestão decidir sobre a decisão de qualificação dos candidatos.
Elaborado nos termos do art.º 189º do CCP.
68 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
NOTA - A decisão de qualificação deverá ser notificada aos candidatos no prazo máximo de 44 dias após
o termo do prazo fixado para apresentação das candidaturas, sem prejuízo da possibilidade de fixação
de um prazo superior no programa do concurso.
NOTA: Este procedimento, a partir deste momento (convite para apresentação de
propostas de fornecimento), segue os trâmites do Concurso Público.
Prazos:

No caso do anúncio do procedimento não ser publicado no JOUE, o prazo para
apresentação das propostas não pode ser inferior a 9 dias.

Se se tratar de um contrato de empreitadas de obras públicas o prazo mínimo será de 20
dias a contar da data do envio do convite.

No caso de trabalhos simples o prazo mínimo de 20 dias pode ser reduzido até 11 dias.

No caso do anúncio do procedimento seja publicado no JOUE, o prazo não pode ser inferior
a 35 dias a contar da data do envio do convite70.
70
Regras específicas no caso de o procedimento ter sido publicitado através de anúncio de pré-informação no
JOUE.
69 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO LIMITADO POR PRÉVIA QUALIFICAÇÃO - Artigos 162º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Entidade /
Concorrente
Nota: Caracteriza-se essencialmente por integrar duas fase:
I - Apresentação das Candidaturas e Qualificação dos Candidatos
II - Apresentação e Análise das Propostas e Adjudicação
1
Início
1
Requisição
Electrónica
Requisição
Electrónica
1
2
Identificação de
Fornecedores +
Auscultação do
Mercado
Processo
2
Apreciação/
Autorização
Despesa
N
3
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
3.1
Informação do
Estado do Pedido
S
3
N/Autorização
da Contratação
de Despesa
3
4
Informação do Estado
do Pedido
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
Arquvo
4
Processo Suspenso
Indicação de
“Pendente”
4.1
Informação do
Estado do Pedido
4.1
Informação do
Estado do Pedido
4.2
Processo Suspenso P/
Futura Apreciação Em
Reunião CG
5
5
Autorização da
Realização da Despesa
Sujeita a Cabimento
Prévio
6
Levantamento da
Necessidade/Autorização
da Despesa + Requisição
Interna c/Indicação da
Duração do Contrato
Autorização da
Realização da
Despesa Sujeita a
Cabimento Prévio
6
Levantamento da
Necessidade/Autorização
da Despesa + Requisição
Interna c/Indicação da
Duração do Contrato
7
Enquadramento da Despesa
no Programa, Medida,
Fonte Financiamento e
Atividades Correspondentes
Pag. 1 de 4
70 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO LIMITADO POR PRÉVIA QUALIFICAÇÃO - Artigos 162º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Órgão
Competente
SF
Conselho de
Gestão
Plataforma
Eletrónica
7a)
7a)
Caso Não Exista
Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
é dada Informação na
Documentação
7 a.1
Informação do
Estado do Pedido
Apreciação da
alteração
orçamental
7 a.1
7 a.1
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
7 a.1
Arquvo
N/Autorização da
Contratação de
Despesa
7b)
7 a.2
Caso Exista Disponibilidade
Orçamental na Rúbrica
Emissão de Cabimento
Prévio s/Entidade
Adjudicatária
8
Processo + Cabimento
Prévio
9
Elaboração das Peças
Processuais (Programa
do Concurso +Caderno
de Encargos)
N
Não Autorização da
alteração orçamental
S
Autorização da
alteração orçamental
8
Processo +
Cabimento Prévio
10
Proposta:
Procedimento,
Caderno Encargos,
Programa Concurso,
Júri
10
Consideração
11
Elaboração dos Trâmites
Necessários à Condução
do Procedimento do
Concurso Público
11
Processo Autorizado
A partir deste
Momento o
Procedimento é
Conduzido por um Júri
Nomeado pelo
Conselho de Gestão
11
Relação com os
Interessados Através
Plataforma Eletrónica
11.1 e 11.2
Publicitação do
Anúncio do Concurso
+ Publicitação em DR
11.3 - Dependendo do Valor do Contrato Publicitação do Anúncio no Jornal da União Europeia
11.4
11.4
Programa do
Concurso + Caderno
de Encargos
Disponibilização de
Programa do
Concurso + Caderno
de Encargos
A Partir deste Momento o Procedimento é Conduzido por um Júri Nomeado pelo Conselho de Gestão
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71 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO LIMITADO POR PRÉVIA QUALIFICAÇÃO - Artigos 162º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
SAP
Entidade
Convidada
11.4.2
Comunicação de
Esclarecimentos ou
Retificações às peças
Processuais
Orgão
Competente
Plataforma
Eletrónica
Júri
11.4.1
Retificação de Erros e
Omissões + Resposta
a Pedidos de
Esclarecimento
12
12
Apresentação de
Propostas de
Candidatura
Elaboração de
Propostas de
Candidatura
12.1- Até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas, estas podem ser retiradas pelos interessados que as tenham
apresentado, bastando para isso comunicar á Entidade Adjudicante, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo.
13
13.1
No dia Imediato ao
Termo do Prazo p/
Apresentação das
candidaturas Procede à
Publicitação das Listas
dos Concorrentes
13
Publicitação das
Listas dos
Concorrentes
Reclamação no Prazo
de 3 Dias a Partir da
Publicação da Lista
14
Análise das Propostas
P/Efeitos de
Qualificação de
Candidatos
14.1
Modelo Simples de
Qualificação
14.2
Modelo Complexo de
Qualificação
15
Após Análise das
Candidaturas Elaboração
de Relatório Preliminar
no qual Propõe a
Admissão/Exclusão dos
Candidatos
16
16
Audiência Prévia de
Interessados
Audiência Prévia de
Interessados
17
Elaboração do
Relatório Final
Pag. 3 de 4
72 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONCURSO LIMITADO POR PRÉVIA QUALIFICAÇÃO - Artigos 162º e Seguintes do CCP
Serviço
Requisitante
Entidade
Convidada
SAP
Orgão
Competente
Plataforma
Eletrónica
Júri
17.1
17.1
Caso Ocorra Modificação
do Teor do Relatório
Preliminar Procede-se a
Nova Audiência de
Interessados
Audiência de
Interessados
17.1
Após Audiência de
Interessados
Elaboração de Novo
Relatório Final
18
Relatório Final +
Documentos do
Processo
19
18
Relatório Final +
Documentos do
Processo
18
Notificação da Decisão de
Qualificação + Relatório
Final + Convite
Decisão
19
Notificação da Decisão
de Qualificação +
Relatório Final +
Convite
Nota: Este Procedimento a partir deste momento (convite para apresentação de propostas de fornecimento), segue os trâmites do
Concurso Público.
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73 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
5.
RECEPÇÃO DE MATERIAL PROVENIENTE DOS
FORNECEDORES
1. Os fornecedores devem entregar o material no Armazém, ou no local indicado na
requisição oficial, normalmente associado ao local definitivo de utilização;
2. No
momento
da
receção
é
efetuada
uma
conferência
física
entre
o
material/equipamento rececionado e a guia de remessa ou de transporte, por uma pessoa
afeta ao SAP, no prazo de um dia útil, ou;
3. No caso do SAP não possuir trabalhadores com aptidões técnicas para efetuar a
respetiva conferência, deverá ser a pessoa de serviço requisitante a proceder a essa
conferência, assinando e datando a documentação correspondente;
4. O SAP procede à conferência do bem (através de comparação entre a requisição oficial
e a guia de remessa);
5. O SAP procede à inventariação do bem (através da aplicação de uma etiqueta
provisória71);
6. O SAP entrega o bem ao requisitante.
71
De acordo com o procedimento disposto no ponto 6 do Capítulo II.
74 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
RECEÇÃO DE MATERIAL – Proveniente dos Fornecedores
Fornecedor
Armazém
Serviço Requisitante
SAP
1
Início
Entrega de Material
1
Entrega de Material
1
Entrega de Material
2
Conferência do
Material Rececionado
com a Guia de
Remessa
3
Caso o SAP não possua
Pessoal c/Aptidões
Técnicas a Conferência é
feita pelo Serviço
Requisitante
4
Conferência entre Guia de
Remessa e Requisição
Oficial
5
6
Inventariação dos bens
(Aplicação de Etiqueta
Provisória)
Entrega dos Bens
Fim
75 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CAPÍTULO II - PATRIMÓNIO
1.

ENQUADRAMENTO LEGAL
Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de Dezembro – Estabelece o regime de
aquisição, gestão e alienação dos bens móveis do domínio privado do Estado;

Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril – Cadastro e Inventário dos Bens
do Estado (CIBE) - Diploma que integra as instruções que regulam o Cadastro
e Inventário dos Bens do Estado (CIBE) e respetivo classificador geral, bem
como os anexos a esta portaria, da qual fazem parte integrante;

Portaria n.º 794/2000, de 20 de Setembro – POC Educação Plano
Oficial de Contabilidade Pública para o Setor da Educação;

Decreto-Lei n.º 153/2001, de 7 de Maio - Estabelece as regras em matéria
de alienação a título gratuito de equipamento de informática pelos organismos
da
Administração
Central
no
quadro
dos
respetivos
processos
de
reequipamento e atualização de material de informática;

Decreto-Lei n.º 280/2007, de 7 de Agosto – Reforma do regime do
património imobiliário público.
76 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2.
2012
CADASTRO E INVENTÁRIO DOS BENS DO IPBEJA
O presente documento tem como principal objetivo definir as regras de registo,
conferência, controlo e de atualização do inventário de todos os bens que constituem o
património do Instituto Politécnico de Beja. Estabelece, também, os princípios gerais de
inventário e cadastro, aquisição, alienação, registo, seguros, aumento, abatimento, cessão,
transferência, avaliação e gestão dos bens móveis, veículos e imóveis.
Considera-se como gestão patrimonial do Instituto Politécnico de Beja, a afetação dos bens
às diversas Unidades Orgânicas, Departamentos, Cursos, Serviços, Setores e Gabinetes do
IPBeja, tendo em conta não só as necessidades existentes, como também a sua utilização
do modo mais eficiente e eficaz, sem negligenciar a conservação e manutenção dos bens.
77 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
3.
ABATE:
2012
BREVE GLOSSÁRIO
Quando o bem atinja o final da sua vida útil (por obsoleto, deteriorado ou
depreciado) poderá proceder-se ao seu abate.
A cada abate deverá corresponder um auto, o qual deverá conter, entre outra
informação, motivo justificativo, o código de identificação do bem, o valor de
aquisição inicial, a data de aquisição ou data de entrada em funcionamento, o
valor contabilístico à data do abate e o valor obtido na alienação, sempre que
aplicável.
AMORTIZAÇÃO:
Refere-se à depreciação de valor sofrida pelo bem durante a sua vida
útil estimada, derivada da sua utilização.
A amortização é realizada com base método das quotas constantes tendo
como referência as taxas fixadas no classificador geral, em que o período de
vida útil do bem e o custo de aquisição, produção ou valor de avaliação são
elementos de ancoragem.
A amortização é realizada em regime duodecimal - no ano em que se verificar
o início de utilização dos bens, deverá aplicar-se a taxa anual prevista no
classificador geral correspondente ao número de meses contados a partir da
sua entrada em funcionamento.
72
AVALIAÇÃO: A realização de avaliação baseia-se nos preços correntes de mercado . As
avaliações devem basear-se em critérios técnicos adequados que as
fundamentem.
BENS INVENTARIAVEIS: Todos os bens móveis, com exceção dos não duradouros
(bens de consumo imediato, em regra, com uma vida útil estimada inferior a
um ano).
BENS NÃO SUJEITOS AO REGIME DE AMORTIZAÇÃO: Não estão sujeitos ao
regime de amortizações os seguintes bens:
72
Entende-se por “valor atual dos bens móveis”, o seu valor em estado novo, e se for o caso, deduzido da
depreciação até à data da avaliação.
78 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
i.
Bens móveis de natureza cultural, tais como obras de arte, antiguidades,
documentos, bens com interesse histórico e bens integrados em coleções e
antiguidades;
ii.
Animais que se destinem à alimentação;
iii.
Veículos automóveis antigos com relevância histórica;
iv.
Capital arbóreo de exploração ou de proteção ou outro tipo de plantações;
v.
Imóveis que pela sua complexidade ou particularidade apresentem
dificuldades técnicas inultrapassáveis de inventariação ou de avaliação;
vi.
Imóveis que se valorizem pela sua raridade;
vii.
Terrenos, de um modo geral73.
BENS TOTALMENTE AMORTIZADOS: Os bens totalmente amortizados mas ainda
em
condições
de
produzirem
benefícios
futuros
para
a
Entidade
Contabilística, devem continuar a constar do inventário, devendo proceder-se
à sua avaliação.
Ficam dispensados da avaliação, os bens cujo valor atual não seja
materialmente relevante, atendendo ao critério de materialidade.
CRITÉRIO DA MATERIALIDADE: Define regra de amortização dos bens em função
do valor, determinando os bens que com base nesse critério são totalmente
amortizados no ano de aquisição ou de produção, (os bens sujeitos a
depreciamento, em mais de um ano económico, cujos valores unitários não
ultrapassem 80% do índice 100 da escala salarial das carreiras do regime
geral do sistema remuneratório da função pública, reportado ao ano de
aquisição e arredondado para a unidade de euros inferior). Determinando
que para efeitos de controlo, os bens totalmente amortizados no ano de
aquisição, devem manter-se em inventário até ao seu abate.
ESPÉCIES DE BENS: Os bens móveis são agrupados pelas seguintes classes:
i.
Equipamento informático;
ii.
Equipamento de telecomunicação;
73
A qualificação dos bens a que se referem as alíneas e) e f) serão propostas pela Entidade Contabilística à
Direcção-Geral do Património, para obtenção da sua concordância.
79 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
iii.
Equipamento e material de escritório e de reprografia;
iv.
Equipamento para investigação, de medida e de utilização técnica especial;
v.
Equipamento e material para serviços de saúde;
vi.
Equipamento e material recreativo, desportivo, de educação e de cultura;
vii.
Equipamento de conforto, de higiene e de utilização comum;
viii.
Equipamento de transporte (exclui veículos automóveis);
ix.
Equipamento para a agricultura e jardinagem;
x.
Equipamento e material para a indústria;
xi.
Equipamento de oficina, ferramentas e utensílios;
xii.
Equipamento de sinalização, alarme, combate a incêndios, salvamento e
segurança;
xiii.
Equipamento individual (incluindo vestuário e calçado) para fins especiais;
xiv.
Equipamento de jogo;
xv.
Equipamento e armamento de defesa;
xvi.
Equipamento de matadouro;
xvii.
Abastecimento público e águas residuais;
xviii.
Outros bens.
IDENTIFICAÇÃO DOS BENS:
Para efeitos de inventariação, os móveis identificam-
se a partir da sua designação, marca, modelo e atribuição do respetivo código
correspondente do classificador geral, número de inventário, ano e custo de
aquisição, custo de produção ou valor de avaliação.
MANUTENÇÃO EM INVENTÁRIO:
Os bens do ativo imobilizado corpóreo devem
manter-se em inventário desde a sua aquisição, receção e inventariação, até
ao seu abate que, em regra, deverá verificar-se no final do período da vida
útil.
REGISTOS: Na fase de aquisição74: 01 – aquisição compra; 02 – aquisição por cessão a
título definitivo; 03 – aquisição de transferência, troca ou permuta; 04 –
aquisição de expropriação; 05 – aquisição por doação, herança, legado ou
74
Nos casos de total impossibilidade de atribuição fundamentada do valor, designadamente de bens de
relevância histórico-cultural, os mesmos devem constar com valor zero ou, se for caso, com o valor com que o
mesmo se encontra segurado, tendo em consideração o regime de amortização previsto nas presentes
instruções.
80 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
perdido a favor do Estado; 06 – aquisição por dação em cumprimento; 07 –
locação; 08 – aquisição por reversão ou 09 – outros.
Na fase de administração: AV – acréscimo de vida útil; GR – acréscimo de
valor com ou sem acréscimo de vida útil, por força de grandes reparações ou
beneficiações; DE – desvalorização excecional por razões de obsolescência,
deterioração, etc.; VE – valorização excecional, por razões de mercado.
Na fase de abate: 01 – Alienação a título oneroso; 02 – alienação a título
gratuito; 03 – furto / roubo; 04 – destruição ou demolição; 05 –
transferência, troca ou permuta; 06 – devoluções ou reversão; 07 – sinistro e
incêndio; 08 – outros.
VIDA ÚTIL: Por “vida útil dos bens” entende-se o período durante o qual se espera que
os mesmos possam ser utilizados em condições normais de produzir
benefícios para a entidade que os usa ou controla, no entanto, para efeitos de
amortização, o período de vida útil varia consoante o tipo de bem, iniciandose a partir do momento de aquisição e segundo uma estimativa fixada no
classificador geral.
81 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
4.
2012
CIBE – CADASTRO E INVENTÁRIO DOS BENS DO
ESTADO
É objetivo do CIBE, aprovado pela Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril, a definição de
critérios de inventariação que deverão suportar o regime de contabilidade patrimonial a
que os serviços públicos portugueses estão sujeitos, bem como a uniformização dos
critérios de inventariação e contabilização dos bens móveis, veículos e imóveis e direitos a
eles inerentes, em ordem à consolidação para a elaboração do balanço do Estado a integrar
na Conta Geral do Estado.
O CIBE abrange os inventários de base dos bens do ativo imobilizado, com carácter
permanente, que não se destinam a ser vendidos, nomeadamente:
 Cadastro e Inventários dos Bens Móveis do Estado (CIME):
Integra todos os bens móveis, com exceção dos não duradouros, sendo estes
entendidos como os bens que têm consumo imediato, em regra, com uma duração
estimada inferior a um ano.
 Cadastro e Inventário dos Veículos do Estado (CIVE):
Abrange os veículos automóveis que constituam meios de tração mecânica, com
capacidade de transitar por si próprios nas vias terrestres, aéreas e marítimas,
sujeitos a registo, a sua inventariação pressupõe a existência de título de utilização
válido e juridicamente regularizado, tanto no caso em que confira a posse como no
caso em que confira o direito de utilização a favor da Entidade contabilística.
 Cadastro e Inventário dos Imóveis e Direitos do Estado (CIIDE):
Integra os imóveis qualificados de domínio público ou privado, rústicos ou
urbanos e outros, incluindo os direitos a eles inerentes, a sua inventariação
pressupõe a existência de título de utilização válido e juridicamente regularizado,
tanto nos casos em que confira a posse como o direito de uso, a favor da Entidade
Contabilística.
82 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
5.
2012
REGRAS GERAIS DE INVENTARIAÇÃO
A inventariação deve obedecer às seguintes regras:
i.
Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao
respetivo abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil, também designada
de vida económica;
ii.
Os bens que evidenciem boas condições de funcionamento, e que se encontrem
totalmente amortizados, deverão ser, sempre que se justifique, objeto de avaliação,
por parte de uma comissão a ser nomeada pelo órgão executivo, sendo-lhes fixado
um novo período de vida útil;
iii.
Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adota-se o
ano de inventário inicial para se estimar o período de vida útil dos bens, o qual
corresponde ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o
montante pelo qual o bem foi valorizado, tendo em atenção o desgaste bem como o
valor de mercado em novo.
As alterações e abates verificados no património serão objeto de registo na ficha de
cadastro e inventário de cada bem, de acordo com as seguintes tabelas:


Tabela I (Alteração ao Património):
GR
Grandes Reparações ou Beneficiação;
DE
Desvalorização Excecional;
VE
Valorização Excecional.
Tabela II (Abate ao Património):
01
Alienação a título oneroso;
02
Alienação a título gratuito;
03
Furto/Roubo;
04
Destruição;
05
Transferência;
06
Troca;
07
Outros.
A indicação de que todo o processo de inventário, cadastro e respetivo controlo deverá ser
efetuado através de meios informáticos.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
6.
2012
COMPETÊNCIAS DOS INTERVENIENTES
6.1. COMPETÊNCIAS DOS TRABALHADORES AFETOS AO
PATRIMÓNIO
i.
Executar e acompanhar de todos os processos de inventariação, aquisição,
transferência, abate, permuta e venda de bens;
ii.
Assegurar a gestão e controlo do património do IPBeja;
iii.
Proceder pelo menos uma vez no ano, à conferência e verificação da localização
e operacionalidade dos bens do IPBeja;
iv.
Proceder sempre que necessário ao registo das alterações ocorridas nos bens
afetos ao Património da Instituição;
v.
Efetuar as amortizações do Património;
vi.
Proceder ao levantamento/recolha e respetivo tratamento, de toda a
informação resultante quer das conferências e verificações efetuadas no Setor,
quer de indicações remetidas por outros serviços, quanto aos bens da
Instituição;
vii.
Executar todos os mapas legais inerentes ao Setor, sua impressão e arquivo,
bem como envio às Entidades que os solicitem;
viii.
Manter atualizada a base de dados do Inventário do IPBeja.
84 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
7.
2012
INVENTARIAÇÃO, CADASTRO, ETIQUETAGEM E
LOCALIZAÇÃO
7.1. INTEGRAÇÃO NO INVENTÁRIO DE BENS ADQUIRIDOS
NO PRÓPRIO ANO
1. O SAP, aquando da elaboração da requisição interna dirigida ao setor financeiro –
integrante do processo de aquisição de bens, define e indica, se o mesmo é ou não
objeto de inventariação;
2. Aquando da receção do bem este é de imediato etiquetado - com uma etiqueta
provisória75 - que permite a remessa do bem ao seu destinatário de imediato76.
3. O Setor Financeiro, atuando em conformidade com a informação, inscreve o bem a
adquirir numa conta, consoante estejamos perante bem a inventariar ou não,
respetivamente:
a) “Patrimonial” (classe 4 do POC Educação) ou
b) de “custo” (classe 6 do POC Educação);
4. O SAP através da aplicação informática em uso no Instituto, efetuará o “upload”
dos dados relativos a todos os bens inventariáveis e já contabilizados, ou seja cujos
processos já tenham as respetivas autorizações de pagamento processadas pelo
Setor Financeiro, de modo a integrá-los no Inventário do IPBeja.
5. Com a listagem dos bens a inventariar disponibilizada pela aplicação, proceder-se-á
no sentido da introdução da informação relativa, quer às especificações e
características individuais do bem, quer à informação relativa ao classificador geral,
75
O SAP aplica no bem uma etiqueta provisória que através da ligação ao ficheiro do SAP permite a identificação e conexão do bem ao
procedimento aquisitivo até à aplicação da etiqueta definitiva.
76
Tal procedimento justifica-se uma vez que devido a trâmites ligados a questões contabilísticas não é possível a impressão imediata de
etiqueta definitiva.
85 | P á g i n a
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
o qual irá definir a vida útil e a respetiva amortização associada à vida útil e ao valor
de aquisição/inventariação dos bens;
6. A informação de localização será introduzida, de acordo com a codificação existente
na Instituição;
7. O sistema gerará um número individual de inventário77, que será impresso numa
etiqueta78 a aplicar no bem79 (substituindo a etiqueta provisória).
O número de inventário de um bem é único e irrepetível, mesmo após o seu abate caso venha a ocorrer, que juntamente
com o correspondente código de barras e a identificação do organismo que o possui, perfazem a informação a constar na
etiqueta.
78 Sempre que a colagem da etiqueta não seja possível de ocorrer junto ao bem que lhe deu origem, opta-se pela constituição
de um dossier de casos similares, o qual serve de arquivo de todas as etiquetas impossíveis de colar agregadas aos respetivos
bens e que se encontra organizado por localização. Será importante acrescentar manualmente a descrição do bem anexa à
etiqueta.
79 A colagem da etiqueta deverá ocorrer, sempre que possível, num local visível e acessível, de modo a facilitar uma futura
conferência.
77
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2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
INTEGRAÇÃO NO INVENTÁRIO DE BENS ADQUIRIDOS NO PRÓPRIO ANO
Serviço Requisitante
SAP
SF
1
Início
1
Requisição Electrónica
Requisição Electrónica
1
Indicação se o bem é
Objeto de Inventariação
2
Entrega do bem
etiquetado
Após receção do bem
Procede-se à Aplicação
de Etiqueta provisória
Indicação se o bem é
Objeto de Inventariação
3 a) e 3 b)
Inscrição do bem a
Adquirir numa Conta:
“Patrimonial” ou de
“Custo”
4
Upload dos bens
inventariáveis já
Contabilizados P/
Integração no Inventário
do IPBeja
5
Introdução da
Informação relativa ás
especificações e
características
individuais do bem e ao
classificador Geral
6
Informação de
Localização de acordo
com a Codificação
existente no IPBeja
7
Substituição da
etiqueta pela
definitiva
Geração de um Número
Individual de Inventário
Impresso numa Etiqueta
para Aplicação no Bem
Fim
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
7.2. REGRAS PARA A AVALIAÇÃO DE BENS
Caso se demonstre necessário, o SAP procede à avaliação dos bens, que obedece às
seguintes regras:
Os bens inventariáveis de uma Instituição devem ser valorizados pelo custo de aquisição
ou pelo respetivo custo de produção, sendo que o custo de aquisição e o custo de produção
dos bens devem ser determinados de acordo com as seguintes definições:
a. O Custo de Aquisição de um bem é dado pelo respetivo preço de compra
adicionado dos gastos suportados diretamente para o colocar no seu estado
atual e local de funcionamento;
b. Entende-se por Custo de Produção de um bem, a soma dos custos diretos e
indiretos suportados para o produzir, colocar no estado em que se encontra e no
local de armazenagem/de funcionamento;
c. O imobilizado doado deverá constar do ativo do IPBeja pelo valor que se obteria
se fosse objeto de transação;
d. Relativamente ainda à valorização do imobilizado corpóreo já existente à data
da realização do inventário inicial deverão ser adotados os seguintes
procedimentos:
i.
Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios
enumerados na legislação aplicável ao Setor e que se encontre em
vigor;
ii.
As imobilizações, cujo custo de aquisição, ou de produção, não sejam
conhecidos, são valorizadas de acordo com os valores estabelecidos
pelo mercado, com a depreciação evidenciada, bem como por critérios
a definir por uma comissão nomeada especificamente para o efeito;
iii.
Os bens que, à data do inventário, estiverem totalmente amortizados e
que ainda se encontrem em boas condições de funcionamento,
deverão ser objeto de avaliação por uma comissão a ser nomeada pelo
órgão executivo, segundo critérios a definir, fixando-se-lhes um novo
período de vida útil esperado.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
7.3. ALTERAÇÃO DO VALOR DE UM BEM
Quando se verifiquem situações passiveis de provocar alteração do valor dos bens:
i.
GR – Grande Reparação ou Beneficiação;
ii.
VE ou DE – Valorização ou Desvalorização excecional;
iii.
VM – Variação do Valor de Mercado;
iv.
RV – Reavaliações;
v.
AV – Avaliações.
1. O SAP procede no sentido de realizar as operações materiais necessárias à
atualização do valor do bem, atualizando a informação na aplicação informática.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
8.
2012
AMORTIZAÇÕES
Aquando do encerramento contabilístico financeiro do mês80 pelo Setor Financeiro, o SAP
retira da aplicação informática a informação patrimonial - amortizações dos bens ativos no
inventário da Instituição.
É importante que o ponto 8.5. - “Inventariação, Cadastro, Etiquetagem e Localização” deste manual esteja efetuado,
relativamente às datas que agora estão a ser tratadas.
80
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
9.
2012
ABATE DE BENS
1. Perante o final da vida útil dos bens, ou da ocorrência de situações que afetem a
capacidade dos mesmos produzirem benefícios pela sua utilização, tais como
alienação, destruição, devolução furtos, roubos, extravios, sinistros, verificada pelo
SAP ou comunicada pelo utilizador do bem, o SAP diligência no sentido do seu
abate;
2. Elaboração de auto de abate de bens onde deverá constar:
Motivo justificativo, descrição do bem, número de inventário, valor do bem,
data da aquisição e ou data de entrada em funcionamento, valor contabilístico
do bem à data do abate;
3.
A proposta de abate é sujeita à apreciação do Conselho de Gestão81;
4. Após autorização o SAP procede em conformidade, procedendo ao abate do bem
através da aplicação informática.
Poderá ser nomeada uma “Comissão de Abate”, por parte do Presidente do IPBeja,
constituída no mínimo por três pessoas (de preferência constituído por trabalhadores
afetos ao SAP), à qual competirá a gestão de toda a informação inerente às referidas
alterações patrimoniais.
Órgão competente para autorizar alterações patrimoniais aos bens inventariáveis do IPBeja nos termos dos Estatutos do
IPBEJA.
81
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2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
ABATE DE BENS
Serviço/Gabinete/
Departamento
SAP
Conselho Gestão
1 - Perante o final da vida útil dos bens, ou da ocorrência de situações que afetem a capacidade dos mesmos produzirem benefícios
pela sua utilização, tais como: alienação, destruição, devolução furtos, roubos, extravios, sinistros, verificada pelo SAP ou comunicada
pelo Utilizador do bem, o SAP diligência no sentido do seu abate.
1
Proposta de Abate
1
Proposta de Abate
2
3
Proposta de Abate
Auto de Abate
3
Apreciação/
Autorização
4
Abate do bem na
Aplicação Informática
Fim
Poderá ser nomeada uma “Comissão de Abate”, por parte do presidente do IPBeja, constituída no mínimo por três pessoas (de
preferência constituído por trabalhadores afetos ao SAP), à qual competirá a gestão de toda a informação inerente às referidas
alterações patrimoniais.
92 | P á g i n a
2012
PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
10. CONFERÊNCIA FÍSICA DOS BENS
A conferência dos bens do Instituto Politécnico de Beja deverá ocorrer pelo menos uma vez
no ano civil e consiste na verificação da existência, localização e operacionalidade dos
mesmos, do seguinte modo:
NOTA: A conferência é realizada tendo por base o relatório de existências por localização
(exemplo: por sala, laboratório, arrecadação, gabinete, corredor).
1. O SAP, na posse das listagens anteriores procede à conferência física e verificação
da operacionalidade de todos os bens constantes na listagem;
2. O SAP efetua o registo das “não conformidades” detetadas referenciando as
seguintes situações:
a) Bens que constando da listagem, não se encontrem no local;
b) Bens que existam no local mas não constem da listagem;
c) Bens que se verifiquem inoperacionais;
3. Terminada a fase de verificação e conferência no terreno, o SAP procede ao
tratamento da informação:
a. A cargo do SAP fica a informação que dê origem a levantamento de
necessidade de reparação de bens consideradas economicamente viáveis;
a.1) As situações de reparação serão levadas a apreciação do Conselho de
Gestão e seguirão o procedimento aquisitivo adequado;
a.2) No caso de o bem ser alvo de grande reparação (de acordo com os
critérios legais em vigor), o SAP procederá no sentido de atualizar o
valor do bem;
b. À Comissão de Abates, os bens passíveis de serem abatidos, acompanhados
de toda a informação considerada importante para a tomada de decisão em
sede do Conselho de Gestão;
b.1) O SAP/ Comissão de Abates, efetua um relatório sobre o abate dos
bens;
b.2) O SAP remete o relatório ao Conselho de Gestão que se pronunciará
sobre o abate dos mesmos;
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
2012
b.3) Caso o Conselho de Gestão opte por não abater os bens, nenhuma
alteração será efetuada no registo dos mesmos, sendo esta informação
arquivada no SAP;
b.4) Caso se opte pelo abate, essa mesma informação chegará ao SAP, que após
identificar os bens em causa, procede às diligências necessárias à eliminação
definitiva dos bens;
4. O SAP procede ao registo na aplicação informática de todas as situações relativas ao
bem;
5. Por fim, procede-se ao arquivo no Setor de toda a documentação produzida durante
a operação.
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
CONFERÊNCIA FÍSICA DOS BENS
SAP
Conselho de Gestão
Comissão de Abates / SAP
Início
1
Listagens de Bens por
localização +
Conferência e Verificação da
Operacionalidade dos bens
2
Registo das “não
conformidades” detetadas
3
Tratamento da Informação
3 b)
3 a)
Informação referente a
necessidade de Reparação de
Bens Economicamente Viáveis
Bens Passiveis de serem Abatidos
+ Informação Importante
3 a.1)
Situações de Reparação
Situações de
Reparação
3 a.2)
Grande Reparação
Atualização do Valor do
Bem
3 b.1)
Apreciação
Relatório sobre o abate dos Bens
Segue os trâmites do
procedimento
aquisitivo adequado
3 b.2)
Relatório sobre o abate
dos Bens
3 b.2)
S
Apreciação
3 b.3)
N
Nenhuma alteração no
registo dos Bens + Arquivo
de Informação
3 b.3)
Não Abate de Bens
3 b.4)
3 b.4)
Identificação dos Bens
+ Eliminação
Abate de Bens
4
Registo na Aplicação
Informática da Situação dos
Bens
5
Arquivo
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
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ANEXOS
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
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1. Requisição Interna Eletrónica
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
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2. Auto de Abate
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PROCEDIMENTOS E CIRCUITOS DE INFORMAÇÃO - SAP
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3. Ficha de identificação do bem.
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