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PLANO DIRETOR
DE TRANSPORTES
FROTA OFICIAL
Secretaria do Planejamento e Gestão
do Estado do Ceará
Secretária do Planejamento e Gestão
Desirée Custódio Mota Gondim
Secretário Adjunto
Reno Ximenes Ponte
Secretária Executiva
Lúcia Carvalho Cidrão
COORDENAdoria de recursos logísticos
e de patrimônio
André Theóphilo Lima
elaboração
Ricardo Henrique Pinto Rodrigues
DIAGRAMAÇÃO
Manoel Vital da Silva Júnior
ORGANIZAÇÃO
Rejane Cavalcante
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................5
2. CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DE TRANSPORTES ..............................................................7
2.1. Frota Própria ou Alugada? ................................................................................................8
2.2. Adequação da Frota às Características Operacionais ........................................................10
2.3. Dimensionar a Frota em Razão da Demanda ...................................................................12
2.4. O Momento de Renovar a Frota ......................................................................................13
2.5. O Controle Operacional da Frota ...................................................................................15
3. PAPEL DOS INDICADORES DE DESEMPENHO ...................................................................18
3.1. Critérios para Geração de Indicadores ............................................................................19
3.2. Apresentação e Controle dos Resultados ..........................................................................20
3.3. Indicadores da Função Transporte ...................................................................................21
3.4. Sistemática para Avaliação dos Indicadores de Transporte .................................................33
3.5. Observações para o Uso de indicadores de Transporte .....................................................34
4. DETALHAMENTO DO PLANO DE GESTÃO DE TRANSPORTES ............................................35
4.1. Curso de Ação nº 01 – Capacitação de Gestores de Frota ................................................38
4.2. Curso de Ação nº 02 – Depuração e Acerto do Cadastro Geral de Veículos .......................41
4.3. Curso de Ação nº 03 – Integração do SIGEF com o SIAP ..................................................42
4.4. Curso de Ação nº 04 – Credenciamento de uma
Rede de Oficinas para Manutenção de Veículos da Frota Oficial ...............................................42
4.5. Curso de Ação nº 05 – Definição dos Indicadores de
Transporte Aplicáveis na Modalidade de Transporte Utilizada em Cada Órgão ou Entidade.........43
4.6. Curso de Ação nº 06 – Desenvolvimento e Implantação no Sistema
SIGEF do Módulo de Controle de Custos de Frota....................................................................44
4.7. Curso de Ação nº 07 – Desenvolvimento e Implantação no Sistema
SIGEF do Módulo de Dimensionamento e Uso da Frota ...........................................................45
5. DIAGRAMA DO SISTEMA DE GESTÃO DE FROTA - SIGEF ...................................................46
8. CONCLUSÃO ..................................................................................................................47
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1. INTRODUÇÃO
Atualmente é notória a importância da logística nas mais diversas
atividades humanas. Dentro da esfera pública, tal função, apesar de
enquadrar-se como atividade meio, de apoio às demais funções típicas de Estado, posiciona-se estrategicamente, viabilizando as ações
de segurança pública, de promoção da saúde, de educação, dentre
outras, exercidas pelo Governo. Sem os serviços prestados pelo setor
logístico, em particular pela área de transporte de pessoas e mercadorias, ações-fim não poderiam ser prestadas eficientemente, comprometendo assim a efetividade das políticas públicas.
A atividade pública, por sua natureza não competitiva, acabou, historicamente, por omitir dos gestores de transportes a preocupação
com a redução dos custos, com a melhoria da qualidade e com a eficiência global das operações. Com a introdução do modelo de Gestão
por Resultado na Administração Pública Estadual, em sintonia com a
Lei Estadual nº 13.875, de 07/02/2007, passam a ser exigidas dos gestores de transportes medidas que impactem a economicidade, confiabilidade e segurança, justificando assim a adoção da gestão focada
em resultados.
Em decorrência da grande parcela de contribuição ao custo total
final dos serviços do Estado, a atividade de transporte deve ser considerada crítica e fundamental, o que implica na necessidade de uma
gestão cada vez mais próxima e caracterizada com os serviços aos
quais dá suporte, assim como subsidiada por análises, critérios técnicos e métodos de gestão contemporâneos, consagrados por centros
de excelência na área. Conseqüentemente, o modelo de gestão a ser
adotado para a atividade de transporte em organizações com o porte
e a diversidade do Poder Executivo Estadual deve ser o modelo de gestão descentralizado, sem o qual ficaria comprometida a capacidade
de adaptar-se às diversas necessidades específicas de cada uma das
atividades exercidas pelo Estado.
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5
No entanto, o modelo de gestão descentralizada adotado para a
atividade de transporte no Poder Executivo Estadual, pressupõe a introdução de instrumentos que sejam capazes de atender a três propósitos: o primeiro é o de medir a parcela de contribuição do transporte
com relação às atividades fim de Estado, o segundo é o verificar se as
metas específicas da atividade de transporte estão sendo efetivamente alcançadas e o terceiro é o de padronizar uma terminologia que seja
capaz de consolidar informações de transporte que permitam estabelecer diretrizes a serem seguidas por todos os órgãos e entidades do
Poder Executivo Estadual.
Esse plano tem como objetivo apresentar as estratégias que serão
implantadas pela Secretaria de Planejamento e Gestão – SEPLAG, visando o atendimento dos três propósitos enumerados, estabelecendo critérios e sistemas padronizados por meio de indicadores de desempenho operacional.
Nesse sentido, enumeramos algumas características da gestão de
transportes, assim como a importância do uso de indicadores de desempenho operacional de forma a facilitar o entendimento dos objetivos desse plano.
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2. CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DE
TRANSPORTES
Para a prestação dos serviços a Administração Pública utiliza veículos, seja para o deslocamento de materiais ou pessoas, seja para
o suporte à execução das atividades fim, neste caso os veículos são
adaptados acoplando-se equipamentos necessários à execução dos
serviços, formando assim um importante conjunto que, integrado às
atividades desenvolvidas, contribuem diretamente para a efetividade
da prestação do serviço.
Para cada atividade existe a necessidade de veículos com características técnicas específicas e adequadas ao melhor desempenho da
tarefa a que se propõe, são os chamados veículos de “uso dedicado”,
ou seja, utilizado em uma atividade específica. Assim, o transporte
quando fortemente integrado aos processos das atividades fim, tornase uma ferramenta importante para o alcance da missão pública em
questão.
Garantir a disponibilidade e maximizar o desempenho operacional
da frota, com segurança, conforto para os tomadores do serviço e com
custos decrescentes é a missão da área de transporte. Portanto as atividades relacionadas com a gestão de transportes necessitam de um
responsável pelas funções de Planejamento e Controle, independente
da existência formal, presente no organograma, de um núcleo especializado. O gestor de transporte deve utilizar ferramentas básicas de
apoio, com especial destaque para o sistema de informações, que possibilite a mensuração dos indicadores de desempenho previamente
estabelecidos.
É fundamental para o gestor de transporte conhecer profundamente o negócio da organização e estar alinhado às políticas, diretrizes e
metas, sendo necessária uma atuação pró-ativa. Em geral, o cliente de
transporte tem expectativas, mas não define claramente suas necessidades, embora seja capaz de transmitir o que espera de um serviço
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7
desta natureza. Assim sendo, cabe ao gestor de transportes identificar
as expectativas e as ne cessidades do seu cliente.
A responsabilidade do gestor de transporte começa com o planejamento, momento em que são compatibilizadas as metas organizacionais, as necessidades dos clientes e a previsão orçamentária. São definidas também algumas das principais decisões técnicas, tais como:
•
•
•
•
•
Decidir entre frota própria ou alugada;
Adequar a frota aos serviços a que dá suporte;
Dimensionar adequadamente a quantidade de veículos;
Programar a renovação da frota no momento correto;
Compatibilizar a utilização e a manutenção da frota, bem como
os custos envolvidos.
• Estabelecer medidas de segurança e boas práticas focadas no
desempenho e redução de custos
• Objetivando uma melhor compreensão sobre a importância e
a utilização dos indicadores de desempenho, é oportuno possuir uma
visão geral sobre as principais decisões técnicas da área:
2.1. Frota Própria ou Alugada?
Uma das primeiras grandes decisões a ser tomada refere-se à definição do tipo de frota a ser utilizada, se veículos próprios ou contratados.
Essa decisão é complexa e deve ser precedida de estudos especializados de viabilidade técnica e econômico-financeira, além de questões
político-estratégicas.
Alguns fatores que também influenciam a decisão de possuir ou
contratar a frota:
• Característica do serviço - Há serviços que usam veículos na forma como são colocados no mercado, outros que necessitam de veículos adaptados, o que caracteriza um veículo de uso “dedicado”. Este
8
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último, quando preparado, fica limitado ao uso exclusivo por um tipo
de serviço.
• Intensidade de uso do veículo - Em função da atividade, o veícu-
lo pode ser de uso:
- Contínuo (para atender a serviços de caráter permanente,
como é o caso do plantão);
- Intermitente (apoio aos serviços administrativos, fiscalização, inspeção técnica, etc);
- Temporário (suporte aos serviços de demandas sazonais,
como projetos e execução de obras).
• Disponibilidade do mercado de locação - Nem sempre a região
dispõe das alternativas desejadas, ou seja, veículos adequadamente
preparados e/ou empresas em número suficiente para caracterizar a
competitividade em preço e qualidade.
Algumas organizações adotam um sistema misto de composição
da frota, utilizam veículos contratados e veículos próprios. Para servir
de apoio em atividades permanentes as quais necessitam de veículos
pesados (caminhões) e equipamentos especiais, normalmente utilizase frota própria. Para as demais atividades que necessitam de veículos
leves (utilitários, automóveis, etc), utiliza-se frota contratada. Em alguns
casos, ao se contratar serviços para as áreas fim, a parcela de transporte
é incluída no custo da atividade executada, já que o veículo é parte
integrante do serviço.
O gestor de transporte deve continuadamente realizar estudos de
avaliação comparativa entre o custo mensal dos serviços contratados
e o investimento necessário para aquisição e manutenção de uma frota própria equivalente. Torna-se, portanto, extremamente importante
o estabelecimento de indicadores capazes de embasar os estudos de
viabilidade econômica com a finalidade de orientar a decisão.
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2.2. Adequação da Frota às Características
Operacionais
A seleção do tipo de veículo está diretamente relacionada aos custos, segurança, produtividade e qualidade do serviço. O estudo sobre
a adequação possibilita compatibilizar veículos e equipamentos de
transportes às necessidades operacionais, de forma a otimizar fatores
técnico-econômicos, não comprometendo a segurança e a qualidade
do serviço.
Na escolha dos veículos são utilizados critérios técnicos, combinando as características do que é ofertado no mercado com a atividade
desenvolvida.
A escolha do veículo adequado é função das condições em que o
veículo irá operar e da atividade que irá desempenhar. Portanto, devem ser coletadas algumas informações para contribuir para a correta
escolha do veículo a ser adquirido. A tabela abaixo apresenta alguns
questionamentos que precisam ser respondidos.
CHECK LIST PARA ADEQUAÇÃO DO VEÍCULO
10
1)
Qual atividade a ser executada com o veículo?
2)
Quantos passageiros serão transportados?
3)
Qual tipo de carga a ser transportada?
4)
Qual o volume e peso da carga? Requer cuidados especiais?
5)
A atividade necessita de algum equipamento acoplado ao veículo? Quais suas
características? Qual seu posicionamento?
6)
No caso de veículo de apoio a serviço, qual o ferramental a ser transportado?
7)
Qual a intensidade de uso?
8)
O percurso se fará em zona urbana, rural ou misto? Tipo(s) de terreno?
9)
O percurso é em estrada plana ou possui aclives/declives acentuados? Quais as
condições climáticas?
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Estas informações são importantes para a determinação do veículo
que melhor se adapte às condições exigidas, pois a adequação a estes
fatores correlaciona-se com as capacidade dos veículos em executar o
serviço. Algumas características que também devem a observar são:
• Tração - O sistema de tração de um veículo é indicado pela relação entre o número de rodas em contato com o solo e o número
de rodas que transmitem o movimento necessário à sua propulsão.
Como exemplo, pode-se citar os veículos com tração 4x4, que são designados para enfrentar situações adversas, tais como aclives acentuados e terrenos de pouca aderência. A tração deve ser adequada às
condições de pavimentação em que o veículo irá trafegar.
• Motor - É o componente do veículo que fornece a energia ne-
cessária à sua propulsão, podendo ser divididos em dois grupos;
motores do ciclo Otto (ignição por centelha e utilizam
como combustíveis gasolina, álcool e gás natural) e;
motores do ciclo Diesel (ignição por compressão e utilizam como combustível o óleo diesel).
Os motores são escolhidos em função da intensidade e severidade
do uso do veículo. Por exemplo, os motores a Diesel são preferencialmente aplicados em veículos de uso mais intensivo ou que cobrem
longos percursos.
• Carroçaria/cabine - São espaços destinados a acomodar pesso-
as e materiais a serem transportados, podem ser adaptadas para conduzir equipamentos de apoio aos serviços. Normalmente, são construídas em metal, madeira ou fibra de vidro.
• Equipamentos – São dispositivos que, acoplados ao veículo, integram o processo de execução dos serviços desenvolvidos pela organização prestadora do serviço.
Além destes critérios, fatores como custos envolvidos, assistência técnica, segurança operacional, padronização e vida útil, são considerados na definição do veículo adequado.
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11
2.3. Dimensionar a Frota em Razão da Demanda
Dimensionar a frota é definir a quantidade certa de veículos para
atender a real demanda de transportes na organização, obviamente
atendendo aos critérios de adequação. Geralmente, as previsões baseiam-se em dados e na experiência profissional, ainda assim, fica-se
sujeito a erros, que variam com as mudanças futuras. Antes de se estabelecer equações matemáticas que permitam estimar a demanda, é
necessário realizar análises abrangendo os itens:
da;
• Estudo do setor sobre o qual será estimado o cálculo da deman-
• Informações necessárias ao planejamento da demanda, tais
como: atual capacidade instalada, projeções do nível de operação,
criação de novos processos e atividades que utilizem transporte, entre
outras;
• Estudo dos sistemas envolvidos e das variáveis que possam afe-
tar a demanda por transporte.
Numa organização que tem o transporte como atividade-fim, a demanda é medida em função do mercado. No caso das organizações
que têm o transporte como apoio, a demanda é função das necessidades das áreas fim, em consonância com as políticas e metas organizacionais.
Os métodos adotados para dimensionamento de frotas podem ser
adaptados às diversas necessidades. No entanto, para as organizações
que utilizam o transporte como atividade meio o “Método da Utilização” tem se mostrado adequado.
O “Método de Utilização” tem como regra básica a relação do número de veículos da frota com o nível de demanda, conforme o tipo de
serviço aos quais os veículos estão engajados. Este método depende
de informações quanto à utilização do veículo (ex: quilômetros percorridos, horas de uso e serviço atendido). A confiabilidade das informações obtidas é de extrema importância para o resultado do método.
12
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2.4. O Momento de Renovar a Frota
Geralmente todo equipamento tem um ciclo de vida útil durante o
qual desempenha funções requeridas dentro de padrões adequados
de produtividade, segurança operacional e economicidade. Os veículos não fogem a esta regra, o que coloca o gestor da frota diante de
questões como:
• Qual o momento certo para substituir o veículo?
• Qual a prioridade de substituição?
Esta decisão é tomada baseando-se em critérios técnicos que consideram a viabilidade econômica e a condição técnica operacional do
veículo, além do alinhamento à política financeira da organização.
O que determina o melhor momento para substituir um veículo
não é a sua capacidade de sobrevivência ou sua vida útil total, mas o
período em que os custos operacionais são menores. Os métodos de
renovação de frota baseiam-se no conceito clássico denominado vida
útil econômica, que compreende o período da aquisição do veículo
e até o momento quando o custo médio anual for mínimo, quando
então é chegado o momento de avaliar a substituição do veículo.
Para decidir sobre a utilização dos custos nos cálculos dos métodos
que norteiam a renovação da frota, sugere-se agrupar as despesas e
dentro de cada grupo identificar quais as parcelas que devem ser incluídas ou não nos cálculos que determinam o momento de substituir
o veículo:
• Custo de possuir – Decresce rapidamente nos primeiros anos e
moderadamente ao longo do restante da vida útil do veículo. Ele tem
valor significativo e deve ser incluído nos cálculos que determinam o
momento da substituição e é formado por duas parcelas:
- Depreciação operacional / Valor Residual,: A depreciação operacional é a parcela deduzida do valor do veículo, como despesa, a
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
13
medida que ele se desgasta com o tempo ou se torna obsoleto
para atividade a que se propõe e valor residual é o valor de mercado do veículo após este ser totalmente depreciado.
- Remuneração do capital / Valor de Investimento; A remuneração
do capital é um indicador que mede o retorno nominal em porcentagem, do capital total investido na aquisição do veículo, ou
seja, um percentual de rendimento sobre o valor do veículo caso
esse valor fosse aplicado, por exemplo, no mercado financeiro. O
valor de investimento é o valor pago na aquisição do veículo.
• Custo de manter – É baixo no início e cresce de forma acentu-
ada nos últimos anos da vida útil do veículo. Ele também influencia
bastante a avaliação e deve ser incluído nos cálculos. As parcelas que
compõem este custo são:
- Manutenção (peças e mão de obra),
- Paralisação para manutenção.
• Custo de operar – É aproximadamente constante durante a vida
útil do veículo, seu valor praticamente não varia no tempo. Portanto,
não precisa ser considerado nos cálculos. Ele se compõe das parcelas:
- Combustível,
- Pneus/câmaras,
- Lavagem/lubrificação.
• Outros custos – Estes custos também não sofrem variação significativa com o tempo de uso do veículo, podendo ser dispensados dos
cálculos. Ele corresponde às parcelas:
- IPVA/licenciamento/seguro obrigatório,
- Seguro facultativo,
- Custos administrativos,
- Salários e encargos de motoristas.
São vários os métodos utilizados para a renovação de frota, mas
para as organizações que utilizam o transporte como atividade meio,
recomenda-se utilizar o método do Custo Anual Uniforme Equivalente
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PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
(CAUE), nesse método não são consideradas as receitas advindas do
uso do veículo.
O método do Custo Anual Uniforme Equivalente transforma os custos de possuir e os custos de manter em custos anuais equivalentes,
com a aplicação de uma determinada taxa de juro correspondente à
remuneração do capital sobre o investimento ou a taxa atrativa, tem
por objetivo determinar em que ano ocorre o menor custo anual equivalente, determinando assim o período ideal de substituição do veículo (ativo depreciável), ou seja, sua vida útil econômica.
Para qualquer método a avaliação da condição técnica do veículo
deve ser utilizada como ferramenta complementar. A avaliação deve
ser estruturada com base em critérios pré-estabelecidos, buscando
minimizar as possíveis distorções nos resultados. Na inexistência de
dados necessários e na falta de condição para estimá-los a aplicação
de qualquer método fica impossibilitada.
2.5. O Controle Operacional da Frota
Controlar a utilização da frota e seus gastos operacionais é tarefa árdua, principalmente quando tratar-se de frota própria. O controle
concentra-se basicamente em três pontos:
2.5.1. Custos Operacionais
Nas organizações que utilizam o transporte como atividade meio,
estes custos são apropriados limitando-se a atender planos de contas
contábeis e pouco direcionados para o gerenciamento. Para subsidiar
o controle e o processo decisório, os dados devem ser coletados na
forma adequada para um sistema de informação gerencial, A dificuldade está no estabelecimento de um sistema simples e na obtenção
de dados confiáveis. Os custos podem ser separados em dois grupos
- fixos e variáveis - e apropriados individualmente por veículo. A partir
daí, são repassados para as diversas atividades ou setores (centro de
custos) a que os veículos dão suporte.
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
15
2.5.2. Utilização
A utilização é caracterizada pelos serviços desempenhados pela
frota, tais como: transporte de materiais, de pessoas e apoio às demais
atividades desenvolvidas pela organização. O acompanhamento do
desempenho operacional da frota é fundamental para o controle de
desperdícios, alimentação dos programas de manutenção e planos
de otimização de uso. É dele que depende o planejamento global de
transportes, é onde se encontram importantes índices de utilização
e desempenho, como: quilômetros percorridos, km/litro de combustível, tempo de utilização, tempo ocioso, índice de disponibilidade,
número de reclamações, qualidade de atendimentos etc. Perguntas
básicas são constantemente feitas sobre eles, tais como:
• Como está o índice de utilização da frota? Existe ociosidade?
• Quantos litros de combustíveis foram consumidos? Está compa-
tível com a quilometragem?
2.5.3. Manutenção
É o conjunto de ações necessárias para manter ou repor um veículo
em condição normal de operação, com o tempo mínimo de imobilização e observando-se os fatores de economicidade.
A manutenção usualmente é classificada em:
- Preventiva (realizada em oficinas quando de forma periódica, em
função do tempo ou quilometragem);
- Operativa (realizada pelo motorista antes e/ou durante a operação do veículo);
- Corretiva (realizada em oficinas por ocasião de panes inesperadas);
- Reforma (realizada em oficinas por necessidade estrutural ou em
conseqüência de acidente).
Devemos investir na manutenção operativa, treinar o condutor do
16
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veículo para que se possa assegurar um melhor desempenho e maior
segurança operacional, bem como reduzir custos e paradas imprevistas por má operação do veículo.
A manutenção tem importante participação na redução de custos
operacionais e aumento de produtividade da frota. A redução de custos de manutenção deve ser atentamente acompanhada, pois pode
significar problemas futuros, caso não obedeça aos limites técnicos
necessários. Portanto, reduzir custos de manutenção desconsiderando
tais limites técnicos poderá ser a causa de uma futura elevação tantos
dos custos operacionais, como por exemplo: o consumo de combustível, como dos custos de manutenção em decorrência do desgaste de
outros componentes do veículo em função um determinado sistema
não está funcionando adequadamente.
Decidir sobre executar ou contratar a manutenção envolve dimensionar o nível de operação, o investimento em instalações, pessoal
e capacitação técnica, além dos custos operacionais que devem ser
confrontados com os de terceiros e dependendo do nível de operação pode-se obter ou não ganhos significativos.
Quando se decide pela manutenção própria, além de controlar os
gastos e a programação de paradas para manutenção, o gestor será
responsável pela administração de oficinas próprias. Deverá estar atento à qualificação e produção da mão de obra, ferramental disponível,
suprimento de peças, estoque de conjuntos mecânicos reservas (motor, diferencial, caixa de câmbio, etc), arranjo físico de oficinas etc.
Quando se decide pela manutenção é contratada, a preocupação
recai sobre os contratos, que devem conter cláusulas garantindo a qualidade dos serviços, tempo de execução e economicidade. Vale salientar a importância do acompanhamento do contrato, de forma a avaliar
as condições técnicas do prestador de serviço, como também propiciar um controle efetivo dos orçamentos e da qualidade dos serviços
contratados. É importante escolher oficinas tecnicamente capacitadas
e que possam assegurar a garantia dada aos serviços executados.
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
17
Para se garantir um efetivo acompanhamento do contrato devemse observar os seguintes aspectos:
• Mão-de-obra (capacitação técnica e acompanhamento dos
tempos de serviços pela TTP (Tabela de Tempo Padrão), fornecida pelo
fabricante do veículo);
• Peças (acompanhar os preços praticados no mercado de auto-
peças e/ou pelo fabricante do veículo).
Também é igualmente importante manter frota reserva para garantir o nível de operação. A definição da quantidade de veículos da frota
reserva vai depender do conhecimento dos índices de indisponibilidade da frota em função de paradas para manutenção. O gestor necessitará de sistemas de apoio à decisão que sejam capazes consolidar
todos os aspectos inerentes à manutenção da frota através de indicadores de desempenho operacional.
3. PAPEL DOS INDICADORES DE DESEMPENHO
Os indicadores de desempenho nos permitem manter, mudar ou
abortar processos organizacionais. São ferramentas de gestão ligadas
ao monitoramento, auxiliam no desenvolvimento de qualquer atividade organizacional. Tudo que for crítico para a organização pode
ser monitorado, medido não apenas custos, como também ganhos
financeiros e desperdícios.
A gestão moderna tem sua estrutura baseada em decisões, fatos,
dados e informações quantitativas, a mensuração na cadeia da decisão é o elemento fundamental. Neste contexto é que surgem os indicadores de desempenho, elemento chave cuja função é evidenciar a
necessidade de ações de melhoria, e verificar se as ações implementadas estão produzindo os efeitos desejados, bem como a tendência
dos mesmos.
Os indicadores de desempenho apresentam-se como relações
matemáticas que medem, numericamente, atributos de um processo
18
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
ou de seus resultados, com o objetivo de comparar esta medida com
metas numéricas, pré-estabelecidas. Considerando que o indicador
de desempenho é uma relação matemática, resultando numa medida
quantitativa, identifica-se o estado do processo ou o resultado deste
através de metas numéricas pré-estabelecidas. Indicador de desempenho significa medir, mensurar o resultado de ações programadas.
É essencial saber se o processo está apresentando progresso, comparando-o consigo mesmo num momento anterior no tempo, ou a partir de um referencial estabelecido.
São características desejadas dos indicadores de desempenho:
• Estão intimamente ligados ao conceito de melhoria contínua.
Devem ser gerados a partir das necessidades e expectativas de melhoria;
• Devem desdobrar as metas organizacionais, assegurando que as
melhorias em cada unidade contribuirão para o propósito global;
• Devem estar associados a áreas cujo desempenho provoque
maior impacto no objetivo da organização. Dão suporte à análise crítica dos resultados e à tomada de decisões;
• Possibilitam a comparação com referenciais de excelência, con-
tribuindo para possibilidades mais amplas de melhorias.
A apuração dos resultados através dos indicadores permite avaliar o
desempenho em relação à meta e a outros referenciais, possibilitando
o controle e a tomada de decisão gerencial. Outra importante função
é a de induzir atitudes nas pessoas cujo desempenho está sendo medido, pois as pessoas tendem a agir influenciadas pela forma como são
avaliadas.
3.1. Critérios para Geração de Indicadores
O estabelecimento de critérios para a formação de indicadores é
importante para atingir os objetivos a que se propõem. A seguir, estão
detalhados critérios a se observar para a geração de indicadores:
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19
• Simplicidade e Clareza: O indicador deve ser de fácil obtenção
e compreensão, possibilitando a transmissão da mensagem de forma
precisa e clara.
• Acessibilidade: A facilidade de acesso é importante para a manutenção adequada e na pesquisa dos fatores que afetam o indicador.
O fácil acesso pode ser gerado com base em procedimentos padronizados.
• Pontualidade: Para cumprir os objetivos de controlar e apoiar às
decisões é fundamental que o indicador seja disponibilizado no momento certo.
• Baixo Custo: O indicador deve ser gerado a baixo custo, devendo
sua obtenção ser economicamente justificada.
• Abrangência e Seletividade: O indicador deve ser suficientemen-
te representativo, devendo captar características-chave do processo
ou produto. Informações em excesso acabam virando arquivo, além
de elevar os custos de obtenção. A facilidade de comparação entre o
indicador e os referenciais apropriados é fundamental e também depende de sua representatividade.
3.2. Apresentação e Controle dos Resultados
Todo processo produtivo apresenta algum nível de variação intrínseca de resultados. Portanto, processo de serviços e suas medidas de
desempenho também podem estar sujeitos a certos níveis de variabilidade, que devem ser mantidos sob controle.
Os resultados obtidos, quando sob controle, são confrontados com
um padrão de referência, metas ou resultados históricos. Os resultados devem ser apresentados de forma a contribuir para sua análise e
aplicação. As formas mais usuais de apresentação utilizam gráficos e
tabelas.
O gráfico permite uma avaliação mais rápida e clara dos resultados,
inclusive possibilitando a visualização de sua tendência e facilitando
comparação com outros referenciais. O tipo de representação utiliza-
20
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
do é bastante variado, tais como: linhas, barras, cartas de controle, histograma, gráfico setorial etc.
Figura 1: Gráfico Carta de Controle
No exemplo demonstrado na Figura 1 podemos observar o
comportamento do indicador de desempenho, numa série de eventos, representado pela linha azul, as linhas vermelhas representam
os limites de tolerância inferior e superior onde o indicador deve se
manter. O valor 0 (zero) representa o valor de referência que se busca
atingir, graficamente a melhoria contínua consiste em manter os valores do indicador de desempenho cada vez mais próximo do valor de
referência, assim como reduzir o intervalo entre os limites de tolerância
superior e inferior.
3.3. Indicadores da Função Transporte
As organizações focam seus esforços na atividade finalística, no entanto, o impacto de alguns serviços de apoio necessários ao cumprimento das atividades-fim requer maior atenção dos gestores, como é
o caso da função de transporte. O transporte influencia diretamente os
processos das atividades-fim e contribui para elevar os custos.
Os indicadores de transportes devem contribuir para evidenciar
perdas e acompanhar o desempenho da função transporte nas atividades onde se faz presente, possibilitando o processo de melhoria
contínua. Assim, pode-se identificar onde o transporte agrega ou não
valor aos processos.
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
21
Quando se deseja montar um sistema de indicadores, têm-se dois
momentos críticos: identificação e definição do indicador e a coleta
de dados. No primeiro, é importante a participação de um profissional
que conheça a função transporte e as características da organização.
No segundo, deve-se definir responsáveis pelo processo e procurar
adotar procedimentos que garantam a consistência dos dados de entrada.
A seguir, serão apresentados 15 (quinze) indicadores da função
transporte, que normalmente são utilizados em estudos técnicos e no
apoio a administração de frotas. Os objetivos e comentários feitos a
seguir sobre os indicadores, são considerados sob a ótica das organizações onde o transporte é uma atividade de apoio.
3.3.1. Horas trabalhadas com veículo
Este indicador tem a finalidade de identificar o grau de utilização do
veículo, possibilitar seu controle e otimizar o uso de transporte na organização. Ele, ainda, identifica a ociosidade do veículo e serve como
parâmetro em estudos para dimensionamento de frota. Quando se
trabalha com frota contratada, este indicador é uma das variáveis consideradas para o pagamento do serviço.
Normalmente a sua periodicidade é mensal, porém, em alguns casos é importante a sua disponibilização diária para que se identifiquem
os intervalos de maior ou menor índice de utilização.
Em geral, esta informação é destinada ao gestor de transporte.
Horas trabalhadas, corresponde ao período em que o veículo está
em movimento ou parado em condição de espera. Nas organizações
cujo transporte é utilizado como apoio, 3 situações caracterizam a paralisação do veículo nesta condição, são elas:
• veículos utilitários e caminhões com equipamentos acoplados,
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mesmo parados; podem participar da execução das tarefas, apoiando
ou acionando os equipamentos que carregam.
• veículos de plantão, que permanecem disponíveis para situa-
ções emergenciais;
• veículos de apoio administrativo, quando estão aguardando que
se execute uma tarefa para prosseguir com o atendimento.
• Para esta última situação, utiliza-se, em geral, a sistemática de
“Pool” de transporte para minimizar o tempo ocioso.
3.3.2. Quilometros / veículos
Este é outro indicador que identifica o grau de utilização do veículo,
contribui para a formação de outras medidas e é parâmetro importante nos estudos de dimensionamento e renovação de frota.
Ele é bastante usado nas programações de manutenção de veículos e serve como base de cálculo para pagamento de veículos contratados. Nas organizações prestadoras de serviço, ele é o principal
direcionador de custos quando se faz apropriação dos mesmos em
atividades ou centros de responsabilidade (setores usuários de transporte).
Normalmente a sua periodicidade é mensal.
Os principais interessados nesta medida são, o gerente de transporte e o chefe de oficina ou responsável pela manutenção de veículos.
A taxa de frequência de acidentes de trânsito é calculada com base
na exposição do veículo ao risco e acontece quando o mesmo está
em movimento. A quilometragem, é portanto o parâmetro chave para
a determinação desta taxa.
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23
3.3.3. Taxa de Indisponibilidade
A taxa de indisponibilidade é uma boa medida para identificar o nível de desempenho operacional da frota. Através dela pode-se avaliar,
a qualidade do serviço de manutenção, a necessidade de utilizar veículos reservas e os reflexos da idade da frota na operação. Este índice é
recomendado para organizações que trabalham com frota própria.
A periodicidade desta informação é mensal, semestral e anual. Ela é
destinada aos gerentes de transporte e de órgãos usuários. Recomenda-se também, que seja encaminhada a alta administração, porém de
forma consolidada.
Um elevado valor da taxa de indisponibilidade operacional, pode
significar, inadequação do veículo à atividade a que dá suporte, deficiência na sistemática de manutenção ou operação inadequada do
veículo.
Para o cálculo desta Taxa, considera-se a relação entre o total de
horas paradas do veículo para receber manutenção e o total de horas
disponíveis do veículo para o serviço no mesmo período.
3.3.4. Horas ociosas
Este indicador tem como objetivo, evidenciar o desperdício gerado
pela não utilização de veículos, possibilitar o dimensionamento da frota e a programação para atendimento dos serviços de transportes.
Esta informação tem periodicidade mensal, a partir do seu acúmulo
diário, pois, para se programar atendimento é importante conhecer os
período de maior demanda.
O conhecimento da ociosidade é de interesse do gestor de transporte.
As horas ociosas correspondem ao período de tempo em que o veículo está totalmente disponível, porém não é utilizado. Este indicador
pode ser obtido pela relação:
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Horas Ociosas = Horas Disponíveis – (Horas trabalhadas + Horas em
Manutenção)
3.3.5. Quilometros / litro
O combustível tem uma participação representativa no custo variável de um veículo e este indicador mede o índice de desempenho
do veículo referente ao consumo de combustível. Além de permitir
a visualização do índice Km/Litro da frota, este indicador possibilita a
comparação entre diversas marcas e tipos de veículos.
Hoje, busca-se a utilização de frotas mais leves, sem a perda da sua
capacidade operacional. É também através deste indicador que se
aplicam os mais eficientes sistemas para controle do uso de combustíveis.
Esta informação tem periodicidade mensal, podendo ser diária,
quando se trata de frota própria, caso seja necessário um controle mais
efetivo do abastecimento de combustíveis.
Este indicador é importante para o gestor de transporte e para o
responsável pelo controle operacional da frota.
O indicador Quilometros/Litro pode ser obtido para um veículo,
para um grupo de veículos ou para toda a frota. Neste aspecto, hoje as
organizações buscam veículos mais econômicos e por consequência,
são veículos que propiciam menores investimentos e despesas de manutenção mais baixas.
3.4.6. Custo operacional do veículo
O conhecimento dos custos operacionais é indispensável para o
gerenciamento da função transporte. Praticamente, toda decisão ou
estudo técnico sobre processos envolvendo transporte passa por uma
avaliação de custos.
Este indicador é decisivo no controle dos recursos, na identificação
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de perdas e na avaliação de melhorias dos processos da área de transporte. A partir dele são formados outros indicadores, como Custo/Atividade, Custo/Setor, Custo/Km e Custo/Hora.
Vale-se destacar os principais processos, dentre os existentes na
área de transporte, onde o conhecimento do custo é indispensável,
são eles:
• Programas de “Renovação de Frota”,
• Decisão entre o uso de “Frota Própria ou Contratada”,
• Escolha do veículo adequado (Especificação Técnica de Veícu-
los),
• Definição entre “Manutenção Própria ou Terceirizada”,
• Estudos de “Dimensionamento de Frota”,
• Elaboração de orçamentos.
Esta informação é dirigida aos gestores de transporte e de órgãos
usuários. Recomenda-se, também, que de forma consolidada seja encaminhada à alta administração.
O custo operacional é formado de todas as parcelas de custos (diretos ou indiretos) que incidem sobre o veículo. Elas são agrupadas
para atender objetivos distintos e podem representar o custo de um
veículo, de um grupo de veículos ou de toda a frota.
a) Classificação dos custos
Os custos operacionais dos veículos podem ser classificados como
diretos(fixos e variáveis) e indiretos.
• Diretos - Correspondem a soma dos custos fixos e variáveis:
• Fixos - São as despesas que independem do grau de utilização
do veículo;
• Variáveis - São proporcionais ao uso do veículo.
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• Indiretos - São os custos decorrentes das atividades necessárias
à existência do transporte, tais como: aluguel, salários de pessoal de
escritório, telefone, impostos etc.
b) Componentes dos custos operacionais de veículos
As parcelas de custos são agrupadas de forma a facilitar o controle
e estudos de viabilidade econômica.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Custos Fixos:
Depreciação,
Remuneração de Capital,
Licenciamento/Seguro Obrigatório,
Seguro Facultativo,
Salário e encargos (Motorista),
Taxas Administrativas.
Custos Variáveis:
Combustível,
Pneus,
Óleos Lubrificantes,
Manutenção ( Mão-de-obra de oficina e Peças ),
Lavagem Completa.
3.3.7. Custo / Quilometro
Este índice possibilita estudos que viabilizem melhor alternativa
econômica para o transporte, identifica e possibilita a alocação de
seus custos nos órgãos usuários ou nas atividades que utilizam veículos como apoio.
Esta informação tem periodicidade mensal e destina-se, em geral,
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
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ao gestor de transporte.
Entre outras aplicações o custo por quilômetro percorrido é usado
como parâmetro para:
• Comparar veículos similares de marcas diferentes,
• Propiciar o controle de gastos,
• Definir pagamento de veículos contratados, nos casos onde o
valor é função dos quilômetros percorridos.
3.3.8. Custo / Hora
Esta medida é importante para identificação e apropriação do custo
de transporte, principalmente nas atividades em que os veículos são
bastante utilizados e a quilometragem não espelha o seu nível de utilização. Dentre estes, encontram-se os veículos usados no Plantão, na
Manutenção e na Construção, que mesmo parados são usados para
acionar equipamentos.
Sua periodicidade, normalmente, é mensal e destina-se ao gerente
de transporte.
Entre outras aplicações o custo por hora é usado como parâmetro
para:
• Comparar veículos similares de marcas diferentes,
• Propiciar o controle de gastos,
• Definir pagamento de veículos contratados, nos casos onde o
valor é função das horas de utilização do veículo.
3.3.9. Curso de Transporte / Atividade
Este indicador evidencia o custo de transporte nas atividades, contribui para a formação final do custo total dos serviços e possibilita a
visualização geral da utilização dos recursos de transportes.
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Ele tem periodicidade mensal e destina-se aos gestores das áreas
usuárias e de transporte, quando consolidado deve ser encaminhado
à alta administração da organização.
A aplicação do custo por atividade é importante por que apropria
a parcela certa do custo de transporte diretamente no serviço final,
evitando a apropriação na forma de rateio. Isto evidencia a despesa
com transporte na atividade e da maior consistência ao custo final do
serviço.
3.3.10. Custo de transporte / setor usuário
Esta informação identifica o custo com transporte de cada setor
usuário, contribuindo para seu acompanhamento e controle. Nas organizações prestadoras de serviço ele pode servir como um dos parâmetros para avaliar o desempenho gerencial da área usuária.
Este indicador tem periodicidade mensal e destina-se aos gestores
de transporte e das áreas usuárias.
Atualmente as organizações prestadoras de serviços, em geral, descentralizam a utilização do transporte, visando dar maior agilidade aos
seus atendimentos e reduzir tempo de deslocamento. Isto conduz a
formação de frotas vinculadas aos diversos setores a que dão apoio,
distribuídas internamente na empresa. Daí, a importância deste indicador para um melhor controle da utilização e o planejamento da frota.
3.3.11. Taxa de frequência de acidentes de Trânsito
Este indicador tem como objetivo básico, manter sob controle os
acidentes de trânsito ocorridos com veículos da frota, sob responsabilidade da organização.
Ele, em geral, tem periodicidade mensal, semestral e anual. Destina-
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
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se ao gestor de transporte e ao responsável pela área de Segurança e
Medicina do Trabalho.
A taxa de frequência de acidentes de trânsito é calculada em função da exposição do veículo ao risco. Portanto o parâmetro principal
a considerar é a quilometragem percorrida pelo veículo. Em função
deste indicador e a partir da análise das causas dos acidentes, podem
ser implementadas medidas preventivas tais como:
• Maior exigência nos critérios para escolha dos condutores de
veículos,
• Cursos de reciclagem e aprimoramento para os condutores de
veículos,
• Maior rigor na manutenção de itens de segurança do veículo.
3.3.12. Vida útil econômica
Representa o período que minimiza os custos operacionais do veículo em longo prazo. É um indicador fundamental para a determinar o
melhor momento para substituição do veículo.
Esta informação tem periodicidade mensal e destina-se ao gestor
de transporte.
Em geral as organizações, não cumprem os programas estabelecidos para renovação de frotas. Isto ocorre por vários motivos, dentre os
quais pode-se destacar:
• Escassez de recursos,
• Redirecionamento estratégico de recursos,
• Falta de confiabilidade na programação proposta, em virtude da
inexistência de um plano de renovação tecnicamente apoiado.
A vida útil econômica de um veículo pode ser conhecida, quan-
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do se tem o acompanhamento e controle dos custos operacionais do
mesmo, principalmente da Depreciação e do custo de Manutenção
do veículo.
3.3.13. Idade média da frota
Este indicador, possibilita uma visão rápida da condição operacional da frota e contribui para a implementação dos programas de sua
Renovação e Dimensionamento. Cada pequena frota vinculada ao órgão usuário de transporte , deve ter a sua idade média calculada.
Isto facilita o programa de aquisição e distribuição de veículos entre as áreas, bem como o atendimento “personalizado”, que deve ser
dado as respectivas áreas em função do nível de prioridade de cada
uma delas. A idade média da frota também é importante para estudos
comparativos entre veículos similares de marcas distintas.
Sendo um processo muito dinâmico, esta informação deve ser
mensal e destinar-se ao gerente de transporte e alta administração.
Em geral, com o acúmulo de experiência, cada organização define
seu padrão para a idade média de sua frota, pois ele é muito dependente das condições de uso do veículo. O importante é que seja adequado à um serviço de boa qualidade e compatível com os recursos
da organização.
3.3.14. Custo hora-oficina
Além de medir a produtividade da oficina, este indicador possibilita
o controle do custo de mão-de-obra da oficina própria e ainda a escolha entre a utilização de manutenção própria ou contratada. Assim,
esta informação é de interesse das organizações que trabalham com
frota própria.
É uma informação emitida mensalmente e destina-se ao responsá-
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31
vel pela manutenção e ao gestor de transporte.
Em organizações prestadoras de serviços a utilização de oficina própria, só é recomendada, quando o custo desta oficina é menor do que
o custo de oficinas contratadas ou quando o mercado não dispõe de
oficinas tecnicamente capacitadas para o serviço.
3.3.15. Reincidência de manutenção
Esta informação evidencia o desperdício com o retrabalho e permite a avaliação da qualidade no serviço de manutenção de veículos. Ela
é importante para as organizações que trabalham com frota própria.
Este indicador é típico de oficina, pois identifica o nível de retrabalho,
podendo contribuir para localização do problema, ou seja, se foi na
execução do serviço, na qualidade do material aplicado ou ainda na
inspeção de recebimento ou entrega do veículo.
Ele tem periodicidade mensal e destina-se ao responsável pela manutenção e ao gestor de transporte.
Após sair de uma manutenção, o retorno de um veículo à oficina,
pode significar:
• Não realização de inspeção técnica adequada antes e/ou depois
da manutenção,
•
•
•
•
Deficiência na execução do serviço de manutenção,
Veículo em condições operacionais inadequadas,
Necessidade de veículos reservas.
Considera-se reincidência o retorno do veículo à oficina após receber uma manutenção.
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3.4. Sistemática para Avaliação dos Indicadores de
Transporte
No caso específico dos indicadores de desempenho em organizações que tem o transporte como atividade meio, pode-se estabelecer
valores padrões como referências, porém, em sua maioria estes valores
poderão sofrer alterações em curto espaço de tempo.
Eles podem ser sensivelmente afetados pela política econômica,
avanços tecnológicos e mudanças nos métodos de trabalho adotados
nos processos. Este último, pode modificar radicalmente o valor de um
indicador, como é o caso em que se substitui carro por moto em uma
atividade. Neste caso, valores como Kms/Litro, Custo/Km e Custo/Atividade, modificam-se profundamente.
Certamente que o estabelecimento de valores de referência para
os indicadores é condição indispensável para que os mesmos contribuam no controle das operações e na melhoria dos processos. Recomenda-se no entanto, a observação de alguns pontos importantes na
definição de valores de referências para os indicadores, são eles:
• Trabalhar com médias obtidas de grupos de veículos iguais ou
pelo menos similares,
• Considerar valores históricos, em função de períodos represen-
tativos,
• Adotar parâmetros peculiares à organização e considerando a
atividade que o veículo dá apoio,
• Associar valores médios com valores obtidos através de estudos
e análise técnicas. Este é o caso dos indicadores de custos, vida útil
econômica e dimensionamento de frota.
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33
3.5. Observações para o Uso de indicadores de
Transporte
O monitoramento de alguns indicadores de desempenho visando
a melhoria depende de outros fatores ou está condicionada a diretrizes organizacionais. Por exemplo, a Taxa de Acidentes de Trânsito
depende de um bom critério para escolha de motorista (condutor de
veículo) e de um adequado programa de treinamento, portanto, está
condicionado ao programa de pessoal da organização. Por sua vez, a
Idade Média da Frota fica também condicionada à decisão de alocação dos recursos disponíveis por parte da alta administração.
A forma de obtenção dos indicadores sugeridos dependerá do
sistema de informação a ser adotado e da própria estrutura de cada
órgão. Contudo, é importante ressaltar que apesar de cada um ter sua
maneira para captar dados, as informações de saída devem ter sua
consistência assegurada.
Alguns indicadores têm particularidades com relação a sua obtenção, consistência e análise. Por exemplo, Kms e Horas trabalhadas são
obtidos, em geral, através do registro diário de utilização de veículo,
preenchido pelo próprio condutor de veículos, isto poderá significar
falha na informação, em decorrência do nível de escolaridade ou treinamento dado ao condutor do veículo. No entanto, o mercado oferece alternativas que dispensam tais preocupações, como é o caso do
Computador de Bordo, associados tecnologia de comunicação Wireless, que pode fornecer estes dados com precisão, além de outras
informações complementares.
Com relação ao aspecto financeiro, a apropriação das despesas realizadas com a frota, embora deva atender aos objetivos gerenciais,
deve também ter fechamento final com os valores contábeis, pois é
uma forma de garantir a consistência dos valores apurados.
Do universo de indicadores de desempenho apresentado nesse
plano, serão definidos um conjunto cuja aplicabilidade será compa-
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PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
tível com a forma com que o órgão e entidade utiliza o transporte na
sua prestação de serviço notadamente no que se refere à frota própria
e/ou contratada assim como o uso de oficina própria o contratação de
serviços de manutenção.
4. dETALHAMENTO DO PLANO DE GESTÃO DE
TRANSPORTES
Para transformar uma atividade que atualmente não possui foco
na eficiência em uma atividade gerida com base em indicadores de
desempenho, necessitará de um esforço direcionado considerando a
diversidade de serviços prestados pela administração pública, assim
como os diversos estágios de gestão que encontram-se os órgãos e
entidades participantes do Poder Executivo no que se refere à gestão
de transportes.
Um primeiro ponto a ser considerado é o da definição dos papéis
que devem ser desempenhados de um lado pela Secretaria do Planejamento e Gestão – SEPLAG como órgão apoiador das áreas finalísticas
e de outro pelos Órgãos e Entidades que compõem o Poder Executivo do Governo Estadual, tendo em vista que busca-se um modelo
descentralizado permitindo uma maior proximidade da atividade de
transporte aos seus beneficiários diretos ao mesmo tempo que se estabelece processos de gestão padronizados subordinados a uma política única.
Para viabilizar e legitimar esse modelo está em tramitação na Procuradoria Geral do Estado uma Minuta de Decreto estabelecendo a
política de gestão de transportes do Governo Estadual no âmbito do
Poder Executivo, o CAPÍTULO II da referida minuta estabelece-se o seguinte:
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CAPÍTULO II
DA ATRIBUIÇÃO E RESPONSABILIDADE PELA GESTÃO
DA FROTA DE VEÍCULOS OFICIAIS
Art. 2º - A atividade de Gestão da Frota de Veículos Oficiais será organizada sob uma perspectiva sistêmica constituída por uma estrutura de nível central e outra de nível setorial.
§ 1º No nível central será estruturada na Secretaria do Planejamento e Gestão – SEPLAG, onde serão responsáveis pela Gestão da Frota o
Órgão Central de Gestão do Patrimônio e o Órgão Central de Compras
Corporativas que terão as seguintes atribuições:
Órgão Central de Gestão Patrimonial:
a. Normatizar, padronizar e controlar o tombamento, o remaneja-
mento e a alienação da frota de veículos oficiais.
b. Normatizar, controlar e supervisionar: o dimensionamento, o
uso, a manutenção e a guarda da frota de veículos oficiais.
c. Fazer cumprir as normas estabelecidas no que se refere à aquisição, utilização e alienação de veículos da frota oficial, por meio da
orientação, do controle técnico dos procedimentos adotados e da
ação corretiva sobre as irregularidades identificadas.
d. Disponibilizar, sistemas informatizados para fins de controle, le-
galização, fiscalização e preservação da frota de veículos oficiais.
e. Estabelecer critérios de servibilidade, economicidade e excedên-
cia da frota de veículos oficiais, promovendo e orientando, através de
instruções normativas, o seu recolhimento e remanejamento.
f. Promover de forma centralizada a realização de leilões públicos
para alienação dos veículos da frota oficial identificados como inservíveis ou antieconômicos.
Órgão Central de Compras Corporativas:
a. Disponibilizar infra-estrutura, logística e normatização para o
abastecimento e o controle do consumo de combustíveis dos veículos da frota oficial.
36
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
b. Disponibilizar, sistemas informatizados para fins de controle, le-
galização e fiscalização do consumo e abastecimento de combustíveis
da frota de veículos oficiais.
§ 2º No nível setorial será estruturada nas Secretarias Setoriais de
Estado, Autarquias, Fundações e Empresas Públicas em unidade organizacional ao nível de seção, departamento ou divisão.
§ 3º Nas unidades no nível setorial serão atribuições do Gestor da
Frota:
a. Implantar o Cadastro de Veículos e Condutores de Veículos, se-
gundo as orientações emanadas da SEPLAG e manter permanentemente atualizado os registros em decorrência das ocorrências com os
mesmos.
b. Regularizar e manter permanentemente atualizado o registro e
licenciamento dos veículos pertencentes ao órgão.
c. Planejar e fazer a manutenção preventiva dos veículos do órgão,
sem prejuízo do nível de serviço prestado, assim como fazer as manutenções corretivas dos mesmos, mantendo registros permanentemente atualizados sobre os insumos, serviços e peças aplicados assim
como as despesas destes decorrentes.
d. Operacionalizar e controlar o uso dos veículos pertencentes ao
órgão ou entidade, compatibilizando a natureza do serviço com o tipo
de veículo utilizado, condutor habilitado, quilometragens percorridas,
intinerários e horários pré-estabelecidos.
e. Controlar o uso e autorizar o abastecimento de combustível dos
veículos pertencentes ao órgão ou entidade.
f. Fazer o recolhimento diário dos veículos, mantendo o controle
físico e a guarda devidamente acondicionada e segura.
g. Manter os veículos pertencentes ao órgão em bom estado de
limpeza e conservação, observando os critérios de utilidade e economicidade definidos pela SEPLAG.
h. Denunciar à SEPLAG sempre que identificar irregularidades no
uso dos veículos pertencentes ao órgão, no consumo e abastecimento dos mesmos.
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
37
Parágrafo único: O Gestor de Frota será designado através de portaria do titular da pasta.
A proposta de legislação estabelece claramente os papéis a serem
desempenhados atribuindo aos órgãos de controle central da Secretaria de Planejamento e Gestão a regulação da atividade e a definição de
políticas e procedimentos assim como a instrumentalização das áreas
setoriais através da disponibilização de sistema de informação padronizado e aderente ao propósito da prestação de serviço de transporte
de cada órgão setorial. Da mesma forma estabelece as atribuições básicas do órgão setorial evidenciando a exigibilidade de um gestor de
frota designado formalmente.
Vale ressaltar que a aprovação dessa lei é condição sine qua non
para implantação desse plano, na perspectiva desta legislação serão
executadas as seguintes ações:
4.1. Curso de Ação nº 01 – Capacitação de Gestores
de Frota
O entendimento e domínio dos indicadores de desempenhos sugeridos nesse plano passarão necessariamente por um processo de
capacitação dos servidores que estarão envolvidos diretamente com a
gestão da frota oficial. Realizar-se-á em parceria com a Escola de Gestão Pública um Curso Básico de Gestão de Frota conforme as especificações abaixo:
A) Dados gerais:
Nome do Curso:
GESTÃO DE FROTA DE VEÍCULOS
Objetivo Geral:
Capacitar servidores que atuam na área patrimonial, a planejar e
operacionalizar toda a sistemática gestão de frota de transportes de
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PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
órgão ou entidade da administração estadual, entendendo as necessidades de gerenciamento de custos e melhoria de performance nas
atividades operacionais; propiciando a correta análise dos diferentes
cenários para tomada de decisão quanto a utilização de frota oficial e
identificando e criando ferramentas para uma gestão eficiente, com
objetivo de atender as necessidades da administração pública.
Público Alvo:
Destina-se aos servidores públicos que atuam na área de gestão de
frota oficial.
Carga horária:
120 horas
Qtde Turmas:
2 turmas – previsão de 60 treinandos
Perfil do Instrutor:
Instrutor com conhecimento e experiência comprovada em gestão
de transportes.
Desenvoltura e Habilidade em Comunicação e na Condução de
Grupos de Trabalho.
B) Conteúdo Programático
Módulo I - Gestão Estratégica da Manutenção
• Visão Atual do Processo de Manutenção de Frotas;
• Qualidade na Manutenção.
• Sistemas de Manutenção:
- Manutenção Operativa;
- Manutenção Preventiva;
- Manutenção Corretiva;
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
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- Reforma Geral;
- Manutenção própria x terceirizada;
- Dimensionamento de oficinas;
- Controle dos Serviços de Manutenção;
- Custos operacionais de oficina.
• Custos Operacionais de Veículos:
- Classificação dos Custos;
- Custos Fixos: conceito e metodologia de cálculo;
- Custos Variáveis: conceito e metodologia de cálculo;
- Fatores que influem nos custos operacionais;
- Montagem de um Plano de custos operacionais;
- Planejamento e gestão dos custos operacionais;
• Planejamento e gestão da frota de veículos;
- Dimensionamento e a correta utilização da frota (ajuste operacional);
- Avaliação da Condição Técnica do Veículo;
- Avaliação técnica de veículos: escolha correta dos equipamentos;
- Controle de componentes – principais insumos;
- Fatores que Influem na Vida Útil dos veículos;
- Vida útil econômica;
- Frota própria x frota terceirizada
• Módulo II - Renovação de Frota:
- Por que renovar?
- Dificuldades na Renovação de Frotas;
- Análises mercadológicas, operacionais e técnicas;
- Modelo matemático de cálculo de renovação;
- Formas de financiamento.
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PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
• Módulo III – Prática Operacional
- Cadastramento e Caracterização da Frota
- Check list operacional e modelos de planilhas de controle e
gestão;
- Escolha de Formas de financiamento;
- Estudos de caso práticos.
- Apresentação e avaliação do sistema informatizado de Gestão de Frota – SIGEF.
- Orientações para organização e depuração da base de dados do sistema.
4.2. Curso de Ação nº 02 – Depuração e Acerto do
Cadastro Geral de Veículos
O atual Sistema de Gestão de Frota – SIGEF, será customizado com
novas funcionalidades em um escopo mais amplo, abrangendo aspectos inerentes ao controle de uso e controle de custos de aquisição,
operação e manutenção da frota.
Para que estes módulos sejam implantados no SIGEF o módulo inicial e mais importante será o “Modulo de Cadastro. Para garantir a integridade desse processo é de fundamental importância a depuração e
o cadastramento do quantitativo de veículos do Estado nas diversas situações, ou seja, próprios, cedidos, locados e inservíveis de forma que
sejam todos identificados e suas condições atualizadas no sistema.
Para isso será efetuado nos órgãos ou entidades do poder executivo um inventário de veículos, ocasião em que serão identificados e
cadastrados todos os veículos da frota oficial e não oficial.
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
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4.3. Curso de Ação nº 03 – Integração do SIGEF com
o SIAP
Como já foi comentado no Curso de Ação nº 02, o Sistema de Gestão de Frota – SIGEF, será customizado com um escopo maior de funcionalidades de apoio à gestão de frota. O primeiro módulo de funcionalidades será o recebimento dos custos manutenção de veículos de
forma individualizada ao nível de veículo.
A partir desse registro será formado o histórico dos custos de manutenção objetivando subsidiar o cálculo dos indicadores “Custo Operacional do Veículo” e “Vida Útil Econômica” indicadores 3.4.6 e 3.4.12
respectivamente, apresentados anteriormente neste plano.
A vinculação de parcelas no SIAP, referentes aos contratos de manutenção de veículos, ficará condicionada ao registro no SIGEF dos valores correspondentes à manutenção ao nível de veículo.
4.4. Curso de Ação nº 04 – Credenciamento de uma
Rede de Oficinas para Manutenção de Veículos da Frota Oficial
Para dar suporte operacional à manutenção dos veículos da frota
oficial, será efetuado um processo licitatório para consolidação de todos os contratos de manutenção de veículos através da contratação
de um serviço de credenciamento de rede de oficinas.
Através desse serviço os órgãos e entidades terão à sua disposição
um sistema informatizado que integrará através da Internet uma rede
de estabelecimentos credenciados a fazer a manutenção dos veículos.
Através de um cartão magnético atribuído a cada veículo, será possível
fazer, comparar orçamentos e negociar a melhor opção de manutenção para um determinado veículo dentro da rede de oficinas credenciadas.
42
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
Como premissas para contratação desse serviço é necessário:
• Ter o Cadastro Geral de Veículos consolidando a quantidade de
veículos de propriedade de cada órgão, assim como sua localização no
caso dos cedidos dentro da esfera do governo estadual, assim como
em outras esferas de governo.
• Ter o histórico dos custos de manutenção classificados por tipo,
marca ou modelo de veículos de forma que possibilite dimensionar os
custos futuros de forma consolidada.
4.5. Curso de Ação nº 05 – Definição dos Indicadores de Transporte Aplicáveis na Modalidade de Transporte Utilizada em Cada Órgão ou Entidade
A forma com a qual a função de transporte é utilizada em cada órgão ou entidade da administração pública pode variar em decorrência
do tipo de serviço finalístico prestado pelo órgão. A forma de utilizar o
transporte na área de segurança pública pode diferenciar demasiadamente da forma de utilizar transporte na área de saúde ou educação.
Em função dessa diversidade, é necessário selecionar do universo de
15 indicadores de desempenho, sugeridos nesse plano, àqueles que
sejam representativos para a gestão da frota do órgão ou entidade.
Da mesma forma poderão também ser definidos outros indicadores não apresentados nesse plano, mas que se façam necessários em
decorrência da característica do serviço de transporte do órgão ou entidade.
À medida que os indicadores sejam definidos, serão definidos os
processos de apuração e cálculo dos valores de referência, assim como
os fluxos de informação e os procedimentos de monitoramento, da
mesma forma os responsáveis pelas ações corretivas no órgão ou entidade quando da constatação de algum desvio de comportamento
do indicador.
PLANO DIRETOR DE TRANSPORTES FROTA OFICIAL
43
A realização desse trabalho será efetuada através da contratação e
um consultor especializado, por intermédio da SEPLAG, que trabalhará
junto a cada órgão na definição dos indicadores e processos de apuração e acompanhamento.
4.6. Curso de Ação nº 06 – Desenvolvimento e Implantação no Sistema SIGEF do Módulo de Controle
de Custos de Frota
O desenvolvimento do módulo Controle de Custos de Frota, no
sistema SIGEF permitirá através da integração com os sistemas de redes credenciadas, tanto de abastecimento de combustível como de
manutenção preventiva e corretiva, a implantação dos processos automáticos de monitoramento através de indicadores de desempenho
de transporte, que serão comparados com valores de referência calculados pelo próprio sistema SIGEF. Espera-Se com esse módulo implantar o cálculo automático dos seguintes indicadores e respectivos
valores de referência:
•
•
•
•
•
•
•
•
44
Indicador nº 3.3.5 – Quilômetros Litro,
Indicador nº 3.3.6 – Custo Operacional do Veículo,
Indicador nº 3.3.7 – Custo Quilômetro,
Indicador nº 3.3.8 – Custo Hora,
Indicador nº 3.3.9 – Custo de transporte / atividade,
Indicador nº 3.3.10 – Custo de Transporte/Setor Usuário,
Indicador nº 3.3.14 – Custo Hora Oficina,
Indicador nº 3.3.15 – Reincidência de Manutenção.
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4.7. Curso de Ação nº 07 – Desenvolvimento e Implantação no Sistema SIGEF do Módulo de Dimensionamento e Uso da Frota
O desenvolvimento do módulo de dimensionamento e uso de frota, no sistema SIGEF permitirá a implantação dos processos automáticos de monitoramento dos seguintes indicadores de desempenho de
transporte e respectivos valores de referência:
•
•
•
•
•
Indicador nº 3.3.1 - Horas Trabalhadas com o Veículo,
Indicador nº 3.3.2 - Quilômetro Veículo,
Indicador nº 3.3.3 - Taxa de Indisponibilidade,
Indicador nº 3.3.4 – Horas Ociosas,
Indicador nº 3.3.11 – Taxa de Frequência de Acidentes de Trân-
sito,
• Indicador nº 3.3.12 – Vida Útil Econômica,
• Indicador nº 3.3.13 – Idade Média da Frota,
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5. DIAGRAMA DO SISTEMA DE GESTÃO DE
FROTA - SIGEF
SISTEMA DE GESTÃO DE FROTA DE VEÍCULOS - DIAGRAMA NÍVEL ZERO
DETALHE DO CONDUTOR
DO VEÍCULO
DETALHE DO CADASTRO DO VEÍCULO
SISTEMA DO DETRAN
DETALHE DO REGISTRO
DO VEÍCULO
SISTEMA DE
MANUTENÇÃO POR
CARTÃO
MÓDULO DE CADASTRO
MÓDULO DE USO
DETALHE DAS ORDENS
DE SERVIÇO
INDICADORES DE DESEMPENHO E
VALORES DE REFERÊNCIA DE USO
DETALHE DA REDE DE OFICINAS
CREDENCIADAS
MÓDULO DE
MANUTENÇÃO
DETALHES DA CLASSIFICAÇÃO E
APLICAÇÃO DO VEÍCULO
DETALHE DA REDE DE POSTOS
CREDENCIADOS
SISTEMA DE
ABASTECIMENTO POR
CARTÃO
(GOOD CARD)
DETALHE DAS SOLICITAÇÕES
DE ABASTECIMENTO
INDICADORES DE DESEMPENHO E VALORES
DE REFERÊNCIA DE MANUTENÇÃO
MÓDULO DE CONTROLE
DE CUSTOS
MÓDULO DE
ABASTECIMENTO
INDICADORES DE DESEMPENHO E VALORES DE
REFERÊNCIAS DE CONSUMO DE COMBUSTÍVEL
SISTEMA SIGEF
DETALHE DO CADASTRO
DO VEÍCULO
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8. CONCLUSÃO
O conhecimento e a medição dos processos através de indicadores
de desempenho e a busca contínua pela melhoria dos mesmos são
condições fundamentais para que se possa prestar serviços públicos
de melhor qualidade por um menor custo. Áreas de apoio cujo custo
influencia diretamente o resultado da prestação do serviço final, como
é o caso dos transportes, devem ser muito bem apoiadas em fatos e
informações precisas.
Com a utilização de sistemas baseados em indicadores é possível estabelecer padrões de desempenho que ajudem a referenciar a
busca de melhores resultados em qualidade e custos, embasados em
dados reais e tecnicamente aceitáveis. Quando isso se torna possível
as pessoas envolvidas no processo se motivam em buscar de forma
mais atuante a implementação de melhorias, razão pela qual uma dos
primeiros projetos desse plano é a capacitação dos gestores de transportes em uma gestão focada em resultados.
É de fundamental importância para a atividade de transporte no
Poder Executivo Estadual, gerenciar custos de forma eficiente e descentralizada sem perder o enfoque de controle. Para isso será preciso
investir na construção de conhecimento e de tecnologia da informação e comunicação (TIC).
Cada curso de ação delineado nesse plano configura-se em um
projeto considerando recursos humanos, técnicos e financeiros, cada
um deles envolverá certamente capacitação de pessoas e redesenho
de processos com forte participação da tecnologia da informação sem
a qual não será possível consolidar os indicadores de desempenho de
transportes.
A Secretaria de Planejamento e Gestão – SEPLAG espera concretizar
no horizonte de 5 anos os propósitos declarados nesse plano.
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Secretaria de Planejamento e Gestão
do Estado do Ceará
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