SAP BusinessObjects Disclosure Management
Reduce the time, risk and cost of regulatory disclosures
Susana Vital Fernandes
Departamento de Soluções da SAP Portugal
Janeiro de 2011
Agenda
Introdução Introdução e Posicionamento do portfolio SAP Business Objects
Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management
SAP BusinessObjects Disclosure Management e os problemas que endereça
SAP BusinessObjects Disclosure Management overview
o Rapidez e flexibilidade
o Colaboração
o Compliance e controle
Resumo
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2
Business Analytics Solutions from SAP
Run Smarter
Analytic Applications
Enterprise Performance
Management
Strategy
Management
Planning,
Budgeting, and
Forecasting
Profitability
and Cost
Management
Consolidation
By Industry
By LoB
Financial Services
Public Sector and Healthcare
Manufacturing
Consumer Products
Retail and Telco
Utilities and more….
Service, Sales, and Marketing
Procurement
Supply Chain
Finance
Sustainability
IT, HR, and more…
Governance, Risk,
and Compliance
Enterprise GRC
Access Risk
Management
Global Trade
Services
Continuous
Transaction
Monitoring
Disclosure
Management
Enterprise Information
Management
Business Intelligence
Reporting and
Analysis
Dashboards and
Visualization
Data
Services
Master Data
Management
Data Exploration
Mobile
Event
Processing
Content
Management
Information
Governance
BI Platform
Data Warehousing
High-performance
Analytic Solutions
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Enterprise Data
Warehousing
Data Mart
Solutions
3
Clientes e Referencias
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4
A preparar o Relatório Anual …
Sábado de manhã antes de apresentar o Relatório Anual
É anual, Trimestral ou Mensal?
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5
O desafio das Publicações Financeiras e Estatutárias:
Falta automatismos, Visibilidade e Controle
Recolha de dados dispersos é consumidora de
tempo e não acrescenta valor
 Dados dispersos ao longo de diversos sistemas fonte
 Informação Legal contida em folhas excel
 Tarefas manuais de cut-and-paste para conteúdos
narrativos
Manipulação de dados aumenta custos
 Workflow via e-mail reduz a visibilidade dos status
 Instancias múltiplas de documentos e versões
 Aprovações e audits são processos pesados de gerir
Publicações descentralizadas aumentam o risco
 Cut-and-pastes manuais sobre diferentes formatos
 Adaptações de última hora causam inconsistências
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6
Accelerating the Last Mile of Finance Reduces Costs
“
Ferramentas que podem ajudar a
coordenar as demonstrações
financeiras, relatórios regulamentares
e as actividades de report aos
accionistas num único produto central
proporcionando um ambiente
colaborativo para todas as partes que
contribuem pode reduzir os custos do
processo até 30%.
Gartner Research
Financial Statement Production Solutions
Increase Market Penetration
John E. Van Decker
November 2010
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”
7
O que é XBRL?
eXtensible Business Reporting Language
A procura global por consistência nas publicações.
 Revoluciona a comunicação e divulgação de informação financeira e de negócios
 Padroniza o conteúdo de informações financeiras para a consistência na divulgação
 Conteúdo padronizado de informações financeiras para a consistência nas divulgação
 Torna a informação financeira mais fácil de pesquisar, comparar e analisar
Taxonomias XBRL para identificar a informação
 Um conjunto de standards, em formato electrónico - o equivalente a "bar-coding"
 Define itens de dados individuais em relatórios de negócios e como elas se interrelacionam
 Taxonomias pode ser estendido a indústrias ou por empresas individuais
O Compliance é obrigatório pelos órgãos reguladores, bolsas de valores e bancos
centrais
 U.S. Securities , Exchange Commission (SEC), UK Tax Authority, etc.
 Taxonomias são definidos por jurisdição
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8
Agenda
SAP BusinessObjects Disclosure Management and the problem it solves
Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management
SAP BusinessObjects Disclosure Management overview
 Rapidez e flexibilidade
 Colaboração
 Compliance e controle
Resumo
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9
SAP BusinessObjects Disclosure Management
GEA Group
“”
GEA is very excited about the release of SAP BusinessObjects Disclosure Management as part of EPM
10.0,” said Dr. Hans-Jörg Harth, head of Group Reporting, GEA Group Aktiengesellschaft. “We were able to
introduce the solution into our business in a very short timeframe thanks to its highly intuitive user
experience, which required little upfront training. Our team is now able to collaborate and work in parallel
on the creation of our financial statements with full confidence that we are always working with the current
version, complete with a full audit trail. As a result, we have been able to realize significant time savings
during the final publication and formatting of our regulatory reports.”
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10
Agenda
SAP BusinessObjects Disclosure Management and the problem it solves
Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management
SAP BusinessObjects Disclosure Management overview
 Rapidez e flexibilidade
 Colaboração
 Compliance e controle
Resumo
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SAP BusinessObjects Disclosure Management
Reduzir o tempo, o risco e custo das divulgações regulamentadas
Rapidez e Flexibilidade
 Acelerar a geração de declarações e outras publicações
 Integrar os dados para uma visão única em toda a
organização
 Optimizar o fecho desde a fonte até à publicação
Colaboração
 Atribuir a responsabilidade da publicação a equipas
distribuídas
 Automatizar o fluxo de integração e de dados
 Desenhado para ser usado por profissionais financeiros
Compliance e controle
 Produção interna de demonstrações financeiras
confiáveis
 Suportar múltiplas demonstrações financeiras e
declarações legais
 Permitir a criação de XBRL baseado em declarações
 Permitir a criação de declarações baseadas em XBRL
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Rapidez e Flexibilidade
Automate disclosure processes to accelerate the “last mile” of finance
 Acelera a geração de demonstrações
financeiras e não financeiras, enquanto
reduz os custos de compliance e
apresentação de informação
 Integrar dados de várias fontes para uma
visão abrangente e confiável da
organização
 Optimizar todo o processo de fecho
financeiro end-to-end, desde a fonte às
publicações em formato digital
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Rapidez e Flexibilidade
Acelera a criação das declarações financeiras
Reutilização de relatórios e estruturas de publicação
 Modelos de template para as declarações comuns de
divulgação financeira (10K, 10Q)
 Declarações são compostos de componentes, incluindo
capítulos e subcapítulos
 Componentes podem ser reutilizados em múltiplas outras
declarações
Versões de declarações
 O editor verifica um componente declaração para criação
de conteúdo
 Updates são verificados com uma nova versão e
comentários
 Alterações de conteúdo da versão anterior estão
destacados para fácil identificação
 Permite reversão (o roll-back) para a versão prévia da
declaração
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Rapidez e Flexibilidade
Integrar os dados para uma visão única de toda a organização
Consolida dados heterogéneos de múltiplos SAP
e fontes Não-SAP
 Consolidação de dados e notas
 Transacções financeiras de ERP
 Business intelligence
 Spreadsheets
Uma fonte de dados para todas as declarações e
publicações
 Repositório de dados central é a fonte de todas as
declarações
 Cada declaração pode conter dados de várias
fontes
 Reutilização de dados em várias declarações
Integridade dos dados através da integração
 Permite actualização dos sistemas de origem
 Dinamicamente os dados são actualizados nas
declarações
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Rapidez e Flexibilidade
Optimizar o fecho desde a fonte até à divulgação digital
Last mile of finance
 Last step of the Accounting and Financial Close
end-to-end process
 Manages the production, filing and publication of
financial statements and reports.
Seamless integration across SAP and
non-SAP systems
 Entity close data from General Ledger systems
 Corporate close data from consolidation systems
 Disclosure notes
 Business intelligence and data warehouses
 Spreadsheets
 Manual entries
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Colaboração
Permitir workflows, comunicação e colaboração e aprovações ao longo da
organização
 Atribuir a responsabilidade dos
processos de divulgação para equipas
distribuídas pelas unidades de negócio
 Automatizar a integração e o fluxo de
dados para reduzir redundâncias,
processos manuais e erros
 Desenhado para financeiros, para
utilização fácil e intuitiva
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Colaboração
Atribuir a responsabilidade de divulgação a equipas dispersas
Workflow distribuído
 Entre equipas e indivíduos
 Ao longo de diferentes níveis hierárquicos
e organizações
 Tarefas baseadas em roles
 Tarefas workflow, indicadores de status e
próximos passos
Alterações de Gestão e Aprovações
 Separação de funções entre quem edita o
conteúdo, e quem aprova o conteúdo
 Audit trails baseados em workflow, versões
e comentários às alterações de
documentos
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Colaboração
Automatizar a integração e o fluxo de dados
Uma fonte dados uma versão da verdade
 Sistemas de origem são mapeados para
um repositório central; actualizações
garantem que os dados permanece actuais
 Worksheets e reports refrescados no
repositório central de informação
Reutilização da Informação
 Capítulos individuais e subcapítulos são
reutilizáveis
 Tabelas e valores individuais podem
alimentar múltiplos documentos
 Alterações em valores e cálculos podem
causar alterações em palavras (ex.
“aumento” para “diminuição”)
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Colaboração
Desenhado para utilização por profissionais financeiros
Ease of use – Simplicidade de Utilização
 web-based interface
 Simplicidade na criação e ligação de reporting
financeiro e respeitantes capítulos
 Overview de tarefas e tempos de execução
 Ícones de status para acompanhar o
progresso da produção das diferentes
declarações, bem como o status de aprovação
 Não é necessária a intervenção dos
departamentos de sistemas de informação
Ambiente Familiar
 Utilização do Microsoft Office, que é a
ferramenta mais conhecida dentro dos
departamentos financeiros
 Versões de documentos captam todas as
alterações
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Compliance e Controle
Publicações auditáveis, demonstrações financeiras e legais confiáveis
 Reduz os riscos e erros de publicação
 Suporta múltiplos tipos de relatórios
legais e financeiros e um grande de
formatos de publicação.
 Permite que os utilizadores financeiros
criem declarações baseadas em XBRL
sem terem conhecimentos técnicos de
XBRL
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Compliance e Controle
Produção interna de confiança das demonstrações financeiras
Suporta roles diversos
 Administrador
 Funcionais para edição e aprovação
Gere as autorizações e os acessos aos dados
Versões e traceabilidade de todas as
alterações e aprovações de sistema
 Cria um audit trail das tarefas efectuadas e
das versões criadas durante o processo de
criação das declarações
 Aprovações são geridas ao nível da
componente bem como ao nível das
declarações.
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Compliance e Controle
Suporta múltiplas declarações financeiras internas e legais
Suporta múltiplos tipos de declarações
financeiras e legais
 Relatórios Financeiros(e.g. 10K, 10Q)
 Agencias reguladoras e outras (e.g. SEC,
HMRC, E-Bilanz, CAS)
 Accounting standards (e.g. IFRS, US GAAP,
UK GAAP)
 Impostos
 Sustentabilidade
Publication-ready output formats
 Microsoft Office, incluindo Word, Excel,
PowerPoint
 Adobe PDF
 HTML
 XBRL / iXBRL
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Compliance e Controle
Enable creation of XBRL-based statements
XBRL engine
 Integrated into the disclosure management
process to leverage the same source data
 Allows financial professionals to manage
mapping and tagging using drag-and-drop
XBRL taxonomies
 Supports any taxonomy in use today
 Enables financial users to execute tagging
using drag-and-drop and business rules
 Allows financial users to extend existing
taxonomies to provide additional detail to
investors
XBRL instance documents
 Creation of instance documents by the
application
 Validation and preview prior to filing
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24
Agenda
SAP BusinessObjects Disclosure Management and the problem it solves
Clientes que beneficiam do SAP BusinessObjects Disclosure Management
SAP BusinessObjects Disclosure Management overview
 Rapidez e flexibilidade
 Colaboração
 Compliance e controle
Resumo e Proposta de Valor
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SAP BusinessObjects Disclosure Management
Reduz tempo, risco e custos das publicações periódicas
Funcionalidades Chave
Proposta de Valor
Rapidez e flexibilidade
Reduz o Tempo de produção
 Acelera a geração de disclosures
 Acelera a recolha de informação
de gestão ao longo de toda a
empresa para apoiar as diferentes
publicações
 Integração dos dados para uma visão única em toda a
organização
 Optimizar o fecho desde a fonte até ao formato digital de
disclosures
Colaboração
Reduz custos
 Atribui a responsabilidade da publicação a equipas dispersas
 Simplifica e automatiza a recolha,
validação e aprovações com um
interface visual fácil de usar
 Automatiza a integração e o fluxo de dados
 Desenhado para apropriação dos profissionais da área
financeira
Compliance e Controle
 Produção interna e de confiança de demonstrações
financeiras
 Suporta múltiplas demonstrações financeiras e de
regulamentação
Diminui o Risco
 Permite a produção e publicação
confiável, completa e auditáveis
de demonstrações financeiras e
de regulamentação
 Permitir a criação de declarações baseadas em XBRL
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26
Para mais Informação
www.sap.com/disclosure-management
See SAP.com for:
Solution briefs
 Disclosure management
 Financial consolidation and reporting
Demos
 Disclosure management
 The Financial Close - Optimizing Performance and Driving
Financial Excellence
Solution in detail
 Enterprise-wide financial control
 Financial consolidation and reporting
White paper
 The Financial Close - Optimizing Performance and Driving
Financial Excellence
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27
For More Information about Achieving Financial
Excellence with SAP …
Visit the Financial Excellence Executive
Overview pages on the SAP website for
thought leadership papers, solution
briefs, demos and customer stories:
www.sap.com/financialexcellence
You can also follow us on:
www.twitter.com/cfoknowledge
www.twitter.com/sapepm
www.facebook.com/cfoknowledge
www.facebook.com/sapepm
© 2011 SAP AG. All rights reserved.
http://cfoknowledge.wordpress.com/
www.sdn.sap.com/irj/bpx
/financial-excellence
28
Obrigada!
Contact information:
Susana Vital Fernandes
Departamento de Soluções
[email protected]
+351 21 446 55 00
Appendix
Agenda
Financial Excellence
XBRL detail
Architecture
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31
SAP Solutions for Finance
SAP’s SOLUTIONS FOR FINANCE
Achieve Financial Excellence with SAP Software
Manage Enterprise Risk and Compliance
REGULATORY
COMPLIANCE &
EFFECTIVE RISK
MANAGEMENT
Accounting and Financial Close
Treasury and Financial Risk Management
OUTPERFORM
STAKEHOLDERS’
FINANCIAL
EXPECTATIONS
Manage Financial Performance
Shared Service for Financials
SUPERIOR
SERVICE AT
REDUCED
COST
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SAP’s comprehensive
portfolio of applications
and end-to-end processes
help you achieve
Financial Excellence
 Strong cash flow and
liquidity
 Compliant and accurate
financial reporting
 Maximized profitability
 Reduced cost of finance
Receivables Management
Invoice to Pay
Travel Management
32
SAP’s Acquisition of cundus, AG Assets
In December 2010, SAP announced and closed its
acquisition of disclosure management solutions from
cundus AG
Sample Joint Customers
SAP and cundus
cundus AG
 Headquartered in Duisburg, Germany, with
subsidiaries in Switzerland and the UK
 A certified SAP partner which provides BI and EPM
consulting services and related software solutions
SAP has acquired:
 cundus Financial Statement Factory – now SAP
BusinessObjects Disclosure Management
 cundus informationCollector – now SAP
BusinessObjects Notes Management
Solutions are 100% complementary to SAP’s existing
EPM and ERP solutions, and are already in use by a
number of SAP’s customers
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33
Collaborative Disclosure Management in the
Accounting and Financial Close End-to-End Process
Financial
Accounting
As part of the enterprise
performance
management (EPM)
solutions, the new
collaborative disclosure
management solutions
complete the end-to-end
accounting and financial
close process
Financial
Close
Governance
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General Ledger
Entity
Close
Corporate
Close
Reporting and
Disclosure
Reporting
and Analysis
Entity Close
Management
Sub-Ledgers
Intercompany
Reconciliation
Consolidation
Notes
Management
Disclosure
Management
Internal Controls
Master Data Governance for Financials
34
Agenda
Financial Excellence
XBRL detail
Architecture
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35
U.S. SEC Mandates XBRL Filings
Mandate for public companies operating in
the U.S. to file their financial reports using
XBRL
 Approved Dec 17th, 2008
Timetable
 Largest 500 filers (over $5 billion in
revenue) for fiscal periods ending on or
after June 15th, 2009
 All other large accelerated filers in 2010
 All remaining companies in 2011
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36
HMRC and Inline XBRL (iXBRL)
UK companies will be required to send their
Company Tax Return online using iXBRL
 Presents XBRL data in a human readable
form, either on screen or in printed output
 Enables author’s branding and layout to be
maintained, while enabling the system
recognises the embedded XBRL tags
Timetable
 Legislation in effect as of 1 January 2010
 Effective for returns delivered on or after 1
April 2011
 For accounting periods ending on or after 1
April 2010
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37
E-Bilanz Mandated in Germany
XBRL for financial statements will soon be
required in the Federal Republic of
Germany
 Taxonomy is an extended chart of accounts
 Required statements include balance sheet,
income statement, and tax reconciliation
statement
 Companies using cash-basis accounting are
exempt
Timetable
 Introduced in December 2008
 On 22 December 2010, postponement to
2012 was announced
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38
India Announces Phase 1 of XBRL Mandate
Ministry of Corporate Affairs (MCA) issued
a general circular on March 31, 2011
 XBRL filing mandated for balance sheets,
profit and loss, and other statements
 Only Phase 1 announced
Timetable
 First filing deadline is September 30, 2011,
for fiscal year ending March 31, 2011
 Applies to:
– All companies listed in India and their
subsidiaries, including overseas subsidiaries;
– All companies having a paid up capital of Rs 5
Crore and above, or have a turnover of Rs 100
Crore or above .
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39
Agenda
Financial Excellence
XBRL detail
Architecture
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40
ARQUITECTURA
The Challenge of Regulatory Disclosures:
Lack of Automation, Visibility and Control
Lack of audit trail
of approvals
Many data
sources
Manual data
consolidation
<HTML>
Decentralized
statement
publication
Numerous
document
versions
Holding
SGE 1
SGE 2
SGE 3
SGE 4
<HTML>
ZH 1
ZH 2
EG 3
EG 5
EG 1
EG 4
EG 6
EG 2
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41
Create Financial and Non-Financial Disclosure Statements
SAP BusinessObjects
Disclosure Management
Input
Entity Close Data
(e.g. General Ledger)
Workflow




External files
(e.g. Spreadsheets)
Business Intelligence
(e.g. Data Warehouse)
Corporate
Close Data
(e.g.
Consolidations,
Notes)
Output
Data integration
Collaborative editing
Workflow
Audit trail
Holding
SGE 1
SGE 2
SGE 3
<HTML>
ZH 1
ZH 2
EG 3
EG 5
EG 4
EG 6
© 2011 SAP AG. All rights reserved.
SGE 4
EG 1
EG 2
42
ARQUITECTURA Disclosure Management
SAP BusinessObjects
Disclosure Management
Input
Entity Close Data
(e.g. General Ledger)
Workflow
Data
Repository
External files
(e.g. Spreadsheets)
Business Intelligence
(e.g. Data Warehouse)
Corporate
Close Data
(e.g.
Consolidations,
Notes)
Output
Document
Mgmt
Output
Processor
Word
Processor
Holding
SGE 1
SGE 2
SGE 3
<HTML>
ZH 1
ZH 2
EG 3
EG 5
EG 4
EG 6
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SGE 4
EG 1
EG 2
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provided without a warranty of any kind, either express or implied, including but not limited to, the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement
43
ARQUITECTURA
Data Sources
Aplicações
Interface de Utilizador
HTTP
SAP BW Server
(7.x or higher)
Disclosure Management Server
(MS Server 2003 or higher)
(.Net Framework 3.5 SP1)
Disclosure Management
BW-Connector
HTTP
Queries/Views/
Bookmarks
Non-SAP BW-Data Sources
MS Office 2003 or higher
(32bit)
IIS 6.0 or higher
Disclosure Management
Application Server
Data source
specific
protocol
HTTP
Disclosure Management
Add-in
HTTP
MS SQL Server
(2008)
© 2011 SAP AG. All rights reserved.
MS Windows XP or higher
Internet Explorer 7
44
Obrigada!
Susana Vital Fernandes
Business Developer & Pre-Sales, Departamento de Soluções
SAP Portugal, Lagoas Park, Edf. 4 Piso 3, 2740-267 Porto Salvo
T +351 214465500, F +351 214465501, M +351 214465500, E [email protected]
www.sap.com/portugal
P Before printing, think about the environment
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