Para contratação de empresas:
• Conhecer previamente o serviço prestado;
• Conversar com pessoas que já tenham se
utilizado dos serviços;
• Solicitar sempre três orçamentos para fazer
comparação e poder negociar valores;
• Visita aos espaços para apreciação das
estruturas;
• Possuir planta baixa com especificações;
• Sempre fechar contrato entre as partes.
A montagem do evento:
• Ainda estamos na fase “Pré-evento”;
• Também conhecido como “transevento”;
• Início da execução do projeto acertado no
início do planejamento;
• Sua duração depende:
– Do tamanho do evento;
– Do tipo do evento;
– Da programação prevista;
– Das limitações impostas pelo espaço;
– Entre outras coisas.
A montagem do evento:
• Necessidade de cumprir integralmente
cronograma indicado no planejamento;
• Equipe entrosada e atenta a todos os itens do
evento;
• Caso necessidade de elaboração de PET ficar
atento ao horário marcado para a chegada das
equipes;
• Quanto mais organização mais facilidade para
montar e organizar tudo;
• Checar mais de uma vez o funcionamento de
equipamentos.
A fase Evento:
• É o momento em que a qualidade do
planejamento vem à tona;
• Preparação para a reação em caso de
necessidade;
• Capacidade de identificar problemas, registrálos e discuti-los posteriormente;
• É o momento mais curto e mais importante de
todo o projeto;
• Seu resultado influencia no futuro profissional
de todos os envolvidos.
Preparado? Nunca!
• Situação 1: Numa solenidade de
colação de grau, tudo está preparado,
mas duas das autoridades máximas
não haviam chegado e faltavam
apenas 10 minutos para o início do
evento. Sem estas não há como iniciar,
pois ambos abrem o evento com um
pronunciamento, o que fazer?
• Situação 2: O evento já começou. A mesa
diretora está composta. Ao verificar nos
bastidores do evento você se dá conta de
que o serviço de garçom foi contratado de
forma errada: seu trabalho estava restrito
aos instantes que antecedem o evento,
mas não no evento em si. A mesa ficaria
sem serviço de água durante todo evento.
O que fazer?
• Situação 3: após a 5ª hora de evento você nota
que o público não vai embora. Eram previstas
somente 5 horas de duração. Os convidados
sabiam do fato, mas continuavam assentados e
querendo permanecer ali. Como proceder?
• Situação 4: Para seu evento foram pensadas 8
recepcionistas a cada dia. São 5 dias de evento e
você elaborou uma escala de serviço segundo
disponibilidade apontada pelas profissionais. No
primeiro dia uma delas não apareceu e as outras
estão todas indisponíveis. O que fazer?
• Situação 5: No meio de um evento um convidado
começa a importunar os outros participantes. O
mesmo está alcoolizado. O que se pode fazer neste
caso?
• Não importa o que ocorra, se o evento está
marcado e o público está a caminho, você precisa
realizá-lo;
• O cancelamento do evento só ocorrerá em último
caso;
• Em caso de cancelamento a expectativa e o
resultado já estará comprometido.