República de Moçambique
Ministério da Educação
Guião de Planificação de Aquisições
Procurement
2012
1.
Apresentação
O presente guião foi elaborado pela Direcção de Administração e Finanças com o objectivo de
fornecer a todas as instituições e estruturas que compõem o MINED, um instrumento de trabalho
que possa apoiar e reforçar o processo de planificação de procurement em cada uma das diversas
áreas de actividade.
Neste sentido, os gestores e funcionários do MINED em geral passam a dispor de um conjunto de
indicações de utilidade prática, como meio de alcançar um patamar superior na planificação de
procurement, contratando obras, bens e serviços da melhor qualidade por um menor preço (value
for money), em perfeita sintonia com os princípios estabelecidos pelo Decreto n.º 15/2010.
O presente guião contém, pois, os seguintes elementos:

Fluxograma de processo de planificação, documento que identifica as etapas do processo de
planificação das aquisições (procurement);

Matriz dos papéis e responsabilidades de cada interveniente no processo de procurement;

Calendário de planificação de procurement contendo prazos para cada etapa;

Descrição das diferentes categorias dos objectos a adquirir - Obras, Bens e Serviços;

Descrição dos diferentes métodos de procurement;

Descrição do sistema de arquivo;
Anexo 1: Modelo de um plano básico de procurement de obras, bens e serviços;
Anexo 2: Modelo da ficha de requisição para iniciar acções e processos de aquisição;
1.1.
Integração dos Processos da Planificação do PES, PdA e Procurement
Os processos de desenvolvimento do Plano de Actividades (PdA) e do Plano de Procurement são
alinhados, devendo aqueles estar em sintonia com o respectivo Plano Económico e Social (PES).
Espera-se que o reforço do processo de planificação resulte na melhoria da qualidade dos serviços
prestados ao cliente e aos utilizadores.
A responsabilidade de apresentação do Plano de Aquisições do MINED cabe à UGEA, de modo a
facilitar a consolidação dos diferentes planos.
Em caso de dúvida, não hesite em contactar a Direcção de Administração e Finanças – DAF, ou a
respectiva Unidade Gestora de Aquisições do Estado – UGEA, em funcionamento no mesmo local.
Pessoa de Contacto: ______________________________________________________________
Tel: __________________
E-mail: _____________________
Pessoa de Contacto: ______________________________________________________________
Tel: __________________
E-mail:______________________
2
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
2.
Fluxograma do Processo de Planificação de Procurement
Intervenientes
do DAF
Julho / Agosto
Novembro /
Dezembro
Dezembro
Ano seguinte
3
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
3.
Matriz de Papéis e Responsabilidades
Cada estrutura integrante do MINED prepara um Plano de Procurement anual acompanhado pela
correspondente estimativa financeira, designada por Plano anual de Orçamento. A planificação
corresponde ao ano civil, escalonando-se de Janeiro a Dezembro.
O Plano de Procurement é composto por:
1. Lista completa de itens a serem adquiridos, seu custo estimado e razão da aquisição;
2. Lista das obras públicas a serem realizadas, sua localização e custo estimado;
3. Lista dos serviços de consultoria e necessidades de formação e seu enquadramento;
4. Custo estimado de cada pacote, o método de procurement a ser utilizado, indicação de
que está ou não sujeito a prior review;
5. Definição do timing para as principais fases ou passos do processo de aquisição.
Por forma a sintetizar os papéis e responsabilidades de cada um neste processo, deixamos-vos a
seguinte tabela:
Responsabilidades
Papéis / Acções
Cliente / Interveniente
DAF/UGEA
Plano de Procurement
Desenvolver
Controlar
Processo de Procurement
(Requisição)
1. Preparar as requisições;
1. Avaliar e aprovar as
requisições:
2. Elaborar as especificações
Lançamento e gestão do
concurso
Recebimento das obras, bens e
serviços executados
2. Iniciar o processo de
procurement
Organização e controlo do
processo
Recepção, contabilização e
controlo
Verificação e pagamento
4
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
3.1.
Papéis e Responsabilidades:
DAF:

Facultar a capacitação necessária aos clientes de modo a permitir a elaboração efectiva e
eficiente do plano de procurement;

Desenvolver um guião para auxiliar o bom desempenho dos clientes;

Proporcionar capacitação em matéria de requisição de procurement;

Dispensar formação geral sobre o regulamento de contratação em vigor e as questões
essenciais de procurement.

Executar todas as acções de procurement tal como estabelecido pelo Decreto 15/2010,
sua legislação subsidiária e instruções da UFSA, bem como, quando aplicável, nos termos
dos procedimentos em vigor do Banco Mundial;

Assegurar que todas as exigências estabelecidas são observadas;

Prestar serviços e assistência técnica de qualidade;

Assegurar a entrega e pagamentos depois da devida verificação;

Monitorar o procurement no ambito de um regime progressivamente descentralizado.
Intervenientes:

Assimilar o Plano de Procurement e ter consciência da importancia da requisição para o
planeamento;

Melhorar o entendimento sobre as várias categorias: Bens, Serviços, Obras e Consultorias;

Seguir o processo esboçado neste Guião;

Trabalhar em colaboração com a DAF de modo a optimizar os resultados;

Fornecer ao DAF informação de retorno sobre as lições aprendidas.
Consideram-se aqui intervenientes todas as estruturas integradas no MINED que participam na
elaboração do PES e do PdA.
5
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
4.
Calendário de integração de procurement com o PdA
Este é um processo longo, com início no final do primeiro semestre, a nível sectorial, indo até
Setembro quando o plano de procurement assume a sua forma provisória. Daí até ao fim do ano
tem lugar o processo dinamico que irá culminar na sua aprovação formal.
Ainda que não constituindo uma nova tarefa, é sempre oportuno reforçar o facto de que os
processos de planificação e de procurement aqui referidos requerem, para a plena execução das
actividades identificadas no PdA, que os intervenientes especifiquem com clareza e precisão quais
as obras, bens e serviços que requerem.
De modo a assegurar o adequado grau de eficácia é indispensável a integração do processo de
planificação de procurement com os congéneres processos de preparação do PES e PdA.
Assim, sublinhe-se que as etapas e o cronograma do desenvolvimento do PES, PdA e Plano de
Procurement são as seguintes:
Actividade
Output
Data Limite
Responsabilidade
Identificação das aquisições
do ano seguinte e início da
preparação do PES
Mapa de aquisições dividido pelas
três categorias: bens, obras e
serviços
15 de Junho
Finalização dos Planos de
Bens e Serviços
Planos de Procurement de Bens e
de Serviços – Provisórios
1 de
Setembro
UGEA
Finalização do Plano de
Obras
Plano de Procurement de Obras Provisório
15 de
Setembro
UGEA
Preparação dos Planos de
Procurement e de
Orçamento
Draft completo dos planos e
orçamento preparados pelas áreas
e submetidos à Direcção para
revisão
15 de
Outubro
UGEA com apoio de
cada Área / cada
Projecto
15 de
Outubro
UGEA
Início da preparação do PdA
Cada Área / Cada
Projecto
Revisão dos Planos
de
Procurement, Orçamento e
do PdA
Planos finais revistos submetidos
pelas áreas, em resultado dos
debates e correcções conjuntas
15 de
Novembro
UGEA / Direcção /
Coordenação de
Projecto
Consolidação do Plano
de Procurement e
Orçamento
Plano de Procurement com nº de
ref.ª PdA e Orçamento consolidado
enviados para aprovação superior
15 de
Dezembro
UGEA / Direcção /
Coordenação de
Projecto
Aprovação Formal do Plano
de Procurement e
Orçamento
Plano de Procurement e
Orçamento anual formalmente
aprovados
e feita
comunicação ao Banco Mundial e
parceiros
15 de Janeiro
OBS.: Vide modelos do plano de Procurement in páginas 10 a 12
6
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
5.
Tipologia dos objectos a adquirir
Esta secção irá auxiliar o correcto preenchimento da coluna 4 do plano de procurement (MEC-01),
bem como das requisições de aquisição (MEC-2).
O método de procurement a ser adoptado encontra-se ligado à categoria e ao valor da obra, bem
ou serviço a ser adquirido. Por isso é importante determinar correctamente a categoria e
subcategoria dessas mesmas obras, bens e serviços.
O Regulamento de Contratação de Empreitadas de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e
Prestação de Serviços ao Estado, promulgado pelo Decreto n.º 15/2010, deu continuidade à
estruturação do procurement iniciada pelo seu predecessor (Decreto n.º 54/2005) em três
categorias principais:
a) Obras
b) Bens
c) Serviços
Para facilitar a compreensão, o MINED subdividiu estas três grandes categorias em subcategorias
como se segue:
Obras
Bens
Serviços
Reparações
Veículos e relativos ao
Transprte
Nova Pequena Construção
Equipamento de Tecnologia
Pequenos Serviços
de Comunicação e Informação
Nova Grande Construção
Mobiliário e Objectos
relacionados
Logistica e Serviço de
Transporte
Desenho e Arquitectura
Material Educativo
Manutenção de Edificios
Outros
Material de Escritório
Protocolo e
Aprovisionamento
Outros
Outros
Consultorias
Assinale-se que a Lei subdivide expressamente os serviços de consultoria dos demais serviços, o
mesmo acontecendo com a regulamentação internacional de procurement, nomeadamente, com
as Guidelines do Banco Mundial.
7
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.
Modalidades de Procurement
Depois dos intervenientes determinarem a categoria e a subcategoria de obras, bens ou serviços
necessários, o passo seguinte do processo consiste em identificar qual a modalidade de
procurement a adoptar. Neste sentido, a presente secção irá auxiliar a identificar e determinar a
modalidade específica aplicável.
O Decreto n.º 15/2010 define os princípios gerais e estabelece os regimes aplicáveis na aquisição
de obras, bens e serviços a prestar ao Estado.
O Guião, para além de indicar o âmbito da sua aplicação, descreve no quadro abaixo os regimes
estabelecidos por lei:
a) Regime Geral
Este é a modalidade normal de procurement, a qual tem por figura central o concurso público. O
processo é regulado pelo Decreto n.º 15/2010.
Em certos casos, onde o concurso público se mostra inadequado ou não produz os resultados
desejados, a lei oferece a possibilidade de usar regimes diferentes, nomeadamente, o especial e o
excepcional.
b) Regime Especial
Este é o regime de procurement que recorre a normas e procedimentos diversos da legislação
nacional, entre as quais se contam os parceiros internacionais e, em particular, o Banco Mundial.
c) Regime Excepcional
Este é o regime de procurement que se utiliza sempre que apresenta uma situação em que o
Concurso Público não seja a forma mais conveniente de satisfação do interesse público. Uma vez
seleccionada uma determinada categoria de acordo com a secção 5, poder-se-á estabelecer a
modalidade aplicável em função dos critérios constantes da página seguinte.
8
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.1.
Modalidades de Contratação
Critérios
Obras
Bens
Serviços
Regime Geral
Ajuste Directo
Ajuste Directo
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
Ajuste Directo
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
< 262.500 MTN
-
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
< 525.000 MTN
Concurso de Pequena
Dimensão
-
-
Concurso Limitado Concurso
Público
Concurso Limitado Concurso
Público
Concurso Limitado Concurso
Público
< 87.500 MTN
-
< 175.000 MTN
< 1.750.000 MTN
Regime Excepcional
Complexidade dos requisitos de
qualificação e custo das propostas
As especificações não podem ser
previamente definidas com precisão
Até 1.750.000,00 MT (bens e serviços)
Até 3.500.000,00 MT para obras
Prévia Qualificação
Prévia Qualificação
Prévia Qualificação
Duas Etapas
Duas Etapas
Duas Etapas
-
Limitado
Limitado
Limitado
-
-
Pequena Dimensão
Pequena Dimensão
Ajuste Directo
Ajuste Directo
Shopping
Shopping
NCB
NCB
ICB – Prior approval
ICB – Prior approval
Até 262.500,00 MT (bens e serviços)
Até 550.000,00 MT (obras)
Pequena Dimensão
No caso de:
* existir um único fornecedor ou por
uniformidade da prestação
* situação de emergência
* guerra/perturbação da ordem
* concurso anterior deserto por falta
ou desclassificação dos concorrentes
* objecto da contratação respeitar à
defesa e segurança, ou ao SISE
Ajuste Directo
* abastecimentos quando em locais
diversos da nacionalidade
* o valor estimado ser inferior a 5% do
estipulado no art. 90, n.º 2 e 3
* Na contratação de arrendamento
Regime Especial
< 75.000 USD
< 100.000 USD
Shopping
< 500.000 USD
NCB
> 500.000 USD
< 5.000.000 USD
NCB
> 5.000.000 USD
ICB
9
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.2.
Banco Mundial - Regime Especial - Serviços de Consultoria
Para a contratação de serviços de consultoria, o Banco Mundial possui normas distintas do
Decreto 15/2010, cujos mais recentes métodos e limites são os seguintes:
Limites Financeiros
Métodos p/ Serviços de Consultoria
< 200.000 USD
CQS, LCS, FBS, ICB
> 200.000 USD
QCBS
ICB = International Competitive Bidding (Concurso Internacional)
NCB = National Competitive Bidding (Concurso Nacional)
QCBS = Quality Cost Based Selection (Concurso baseado no custo & qualidade)
CQS = Cost and Qualification Selection (Concurso baseado no custo & qualificações)
LCS = Least Cost Selection (Concurso baseado no menor preço)
FBS = Fixed Budget Selection (Concurso com orçamento fixo)
10
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
7.
Arquivo de documentos
No pleno cumprimento da lei, todas as estruturas do MINED e instituições dele dependentes
deverão manusear e arquivar de forma adequada o plano de procurement e as respectivas
requisições que o acompanham.
Para tal, cada departamento deverá organizar uma pasta específica de arquivo, a qual contenha o
plano de procurement e as requisições, estas arquivadas por data e pelo tipo de bem a ser
adquirido. Isto significa que o ficheiro de arquivo deverá conter os seguintes separadores, como
abaixo se descreve:
1.
Bens
1.1. Bens – Plano de Procurement
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
Versão final do plano de Procurement
Versão xx - Plano de Procurement de Bens
Versão xy - Plano de Procurement de Bens
etc. etc.
1.2. Bens – Requisições
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
2.
Requisições - Janeiro
Requisições - Fevereiro
Requisições - Março
etc. etc.
Serviços
2.1. Serviços – Plano de Procurement
2.1.1. Versão Final - Plano de Procurement - Serviços
2.1.2. Versão xx - Plano de Procurement - Serviços
2.1.3. Versão xy - Plano de Procurement - Serviços
2.2. Serviços – Requisições
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
3.
Requisições - Janeiro
Requisições - Fevereiro
Requisições - Março
etc. etc.
Obras :
3.1. Obras – Plano de Procurement
3.1.1. Versão Final do Plano de Procurement - Obras
3.1.2. Versão xx do Plano de Procurement - Obras
3.1.3. Versão xy do Plano de Procurement – Obras
3.2. Obras – Requisições
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
Requisições - Janeiro
Requisições - Fevereiro
Requisições - Março
etc. etc.
11
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
Modelo MINED_01/Bens
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departamento de _______________1
Plano de Procurement 2012 – MODELO
Bens2
Versão:_____________Data: ___/_______/______
PdA
ref #
1
Descrição do objecto
Orçamento
(Bid Budget)
Métodos de
Procurement3
Quantidade de
Contratos
Indicar o nome do departamento
Ver a descrição de tipologia dos Bens na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3
Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4
Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso
2
Data de
Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura
das Propostas
Data de
Entrega
Modelo MINED_01/Serviços
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departemento de ______________1
Plano de Procurement 2012 - MODELO
Serviços2
PdA
ref #
1
Versão:_____________Data: ___/_______/___
Descrição do objecto
Orçamento
(Bid Budget)
Métodos de
Procurement3
Quantidade de
Contratos
Indicar o nome do departamento
Ver a descrição da tipologia dos Serviços na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3
Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4
Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso
2
Data de
Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura
das Propostas
Data de
Entrega
Modelo MINED_01/Construção
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departemento de _______________1
Plano de Procurement 2009 - MODELO
Construções 2
PdA
ref #
1
Descrição do objecto
Versão:_____________Data: ___/_______/___
Orçamento
(Bid Budget)
Métodos de
Procurement3
Quantidade de
Contratos
Indicar o nome do departamento
Ver a descrição de tipologia da Construção na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3
Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4
Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso
2
Data de
Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura
das Propostas
Data de
Entrega
Modelo MINED_02_req
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Formulário de Requisição
Data: _____/_____/_______
Nome do Departamento:_____________________________________________________________
Nome do Responsável: __________________________________ Contacto: ___________________
# ref. PdA 1: __________________________________
Descrição do Objecto2:________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Classificação3: Bens / Obras / Serviços
Sub categoria4:
Bens
Veículos e relativos ao
transporte
Equipamento diverso
Mobiliário e objectos
relacionados
Material educativo
Material de escritório
Outros
Obras
Serviços
Reparações
Consultorias
Nova Pequena
Construção
Pequenos serviços
Nova Grande Construção
Logística e serviços de transporte
Desenho e arquitectura
Outros
Manutenção de edificios
Protocolo e aprovisionamento
Outros
Montante Total da Aquisição:__________________________________________________
Quantidade de Contratos:__________________________________
Data Desejada de Entrega:
_______/______/________
Data de Lançamento do Concurso5: _______/______/________
Método de Procurement: _________________________________________________________
Assinatura do chefe de Departamento:_______________________________________________
1
Sem o número de referência PdA o formulário não pode ser processado pelo DAF!
Se necessárío, as especificações poderão ser entrregues numa folha separada
3
Riscar a categoria que não é aplicável
4
Destacar através do círculo a sub-categoria correcta
5
Atenção: O lançamento do concurso tem que ter lugar pelo menos 4 meses antes da data de entrega desejada
2