Etapas do processo de implantação do Sistema de Gestão Administrati
Processo de requisição de material ou serviço e processo de requisições ao almoxarifado
Etapa
1. Conhecendo o sistema
2. Preparação da unidade
universitária
3. Instalando o sistema
4. Treinamento Gerentes de
Sistema
(Treinamento prático e
cadastramento de itens)
4.1. Preparação do ambiente com
dados cadastrais (realizado pelos
usuários treinados na etapa 4)
5. Treinamento Seção de
Materiais/Almoxarifado
(Treinamento prático e
cadastramento de itens)
5.1. Preparação do almoxarifado
para receber solicitações
(realizado pelos usuários treinados
na etapa 5)
Atividade
- Apresentação inicial do sistema
Dias úteis
estimados
0,5
- Envio documento de pré-requisitos
2
- Respostas ao documento de pré-requisitos
2
- Instalação da aplicação no Portal de Sistemas da unidade
universitária
- Configuração dos parâmetros iniciais da unidade
universitária
- Configuração do aceso do(s) Gerente(s) de Sistema(s)
- Cadastro de servidor público;
- Cadastro de usuário;
- Criação de Áreas;
- Criação de Fontes de Recurso.
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- Vinculo: Servidor público X Área;
- Vinculo: Fonte de Recurso X Área.
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- Cadastro de itens;
- Inclusão de itens no estoque;
- Movimentação inicial estoque.
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- Controle de estoque;
- Cadastro dos principais tipos de serviços solicitados na
unidade;
- Cadastro dos itens mais comuns solicitados na unidade.
- Período de solicitação;
- Treinamento coletivo dos solicitantes;
- Acompanhamento das etapas:
a) Solicitação; b) 1ª Análise/Validação; c) Análise responsável
6. Primeiras solicitações
Área;
d) Análise diretoria administrativa; e) Classificação da
despesa;
- Padronização do cadastro.
- Entrega dos itens solicitados ao almoxarifado;
7. Processamento das requisições
- Atendimento das requisições ao almoxarifado;
ao almoxarifado
- Compra de reposição de estoque;
- Verificação de solicitações pendentes de análise e/ou
classificação;
- Agrupamento de itens semelhantes;
- Separação/processamento de itens adquiridos por
8. Processamento compra/cotação adiantamento;
- Abertura de processo;
- Cotação em fornecedores;
- Solicitação de empenho;
- Informação e confirmação de empenho.
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9. Recebimento e entrega de
material
- Aguardar prazo de entrega do fornecedor;
- Recebimento de material comprado e entrega aos
solicitantes;
- Conferência de financeira do recebimento;
- Efetivação das despesas por centro de custo;
- Finalização do processo de compra;
- Gerenciamento de solicitações: Verificar pendências,
situação, andamento e próximos passos;
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stão Administrativa
ao almoxarifado
Responsável
Público-alvo
Administração da
unidade:
-Diretoria
administrativa;
Equipe de desenvolvimento -Supervisor Seção de
Materiais;
-Responsáveis com
Compras e
Almoxarifado;
-Supervisor da Seção
Equipe de Suporte ao
Administração da
Usuário
unidade.
Administração da unidade
Administração da
Auxílio remoto da Equipe de
unidade.
Suporte ao Usuário.
Equipe de desenvolvimento
Equipe de Suporte ao
Usuário
Servidor onde estiver
implantado o sistema
acadêmico
institucional.
Diretoria
Administrativa ou
indicados pela
diretoria.
Servidores designados pela
Responsável
unidade universitária
designado no passo
Auxílio remoto da Equipe de
anterior.
Suporte ao Usuário.
Equipe de Suporte ao
Usuário
Servidores da seção
de materiais: setor de
Compras e
Almoxarifado.
Servidores da seção
Seção de Materiais
de materiais: setor de
Auxílio remoto da Equipe de
Compras e
Suporte ao Usuário.
Almoxarifado.
Equipe de Suporte ao
Usuário
Toda comunidade da
unidade, envolvida no
processo de compra.
Equipe de Suporte ao
Usuário
Servidores do setor de
Almoxarifado.
Equipe de Suporte ao
Usuário
Servidores do setor de
Compras.
Compras, Almoxarifado e
Finanças da unidade,
acompanhados pela Equipe
Servidores do setor de
de Suporte ao Usuário.
Almoxarifado e da
Localmente ou de forma
Seção de Finanças.
remota, a critério dos
envolvidos no processo de
implantação.