S i s t e m a D e G e s tã o F i n a n c e i r a
para Instituições
de Ensino
V ER S ÃO 3 . 0
Sumário
1.0
2.0
3.0
4.0
Introdução................................................................................................................................................................................ 4
Um Pouco de Teoria: o Conceito de Gestão Financeira................................................................ 5
Da Teoria à Prática: como usar o Software de Gestão
Financeira 3.0 e fazer o Planejamento Financeiro ............................................................................. 18
Planejar o Resultado do Ano................................................................................................................................ 20
Passo 1 — Cadastrar os Centros de Receitas e de Apoio (Planilha 1.1) ..................... 20
Passo 2 — Cadastrar os Impostos (Planilha 1.2)................................................................................. 22
Passo 3 — Cadastrar os Rateios de Despesas (Planilha 1.3) .................................................. 29
Passo 4 — Cadastrar o Fundo de Reinvestimento (Planilha 1.4).......................................... 33
Passo 5 — Planejar as Receitas do Ensino (Planilha 1.5) ............................................................. 36
Passo 6 — Planejar as Outras Receitas (Planilha 1.6) .................................................................... 39
Passo 7 — Planejar os Salários (Planilha 1.7)........................................................................................... 42
Passo 8 — Planejar Outras Despesas e Visualizar o Planejamento (Planilha 1.8)...... 45
Passo 9 — Comparar Despesas Planejadas com Padrão .......................................................... 55
Módulo: Analisar Resultado Planejado e Formar Preço .............................................................. 57
Passo 10 — Analisar Indicadores de Competitividade (Planilha 2.1) ................................ 57
Passo 11 — Simular Ações Estratégicas (Planilha 2.2)................................................................... 59
Passo 12 — Formar Preços (Planilha 2.3) ................................................................................................ 62
Módulo: Conhecer os Resultados Mensais ............................................................................................. 65
3.1 Movimentação de Entradas e Saídas ................................................................................................... 65
3.2 Salários Pagos .......................................................................................................................................................... 68
3.3 Movimentação Resumida ............................................................................................................................. 69
3.4 Resultado Geral .................................................................................................................................................... 69
3.5 Resultado Resumido ......................................................................................................................................... 72
Módulo: Contas a Pagar .......................................................................................................................................... 75
Passo A — Cadastrar Fornecedores (Planilha 4.1) .......................................................................... 75
Passo B — Cadastrar Formas de Pagamento (Planilha 4.2) .................................................... 75
Cadastrar Contas a Pagar e Realizar Pagamentos (Planilha 4.3) .......................................... 76
Conclusão ............................................................................................................................................................................ 85
Bibliografia ........................................................................................................................................................................... 86
Glossário ............................................................................................................................................................................... 87
3
Introdução
A
árdua rotina diária de um proprietário ou diretor de instituição de ensino,
que mistura as atividades de educador com as de administrador, faz com
que ele dedique grande parte de seu tempo às atividades operacionais
necessárias ao funcionamento da instituição, deixando de lado, muitas vezes,
algumas atividades de cunho gerencial, essenciais para uma boa gestão financeira.
Para auxiliar nas atividades relativas à gestão financeira, foi desenvolvido um
trabalho denominado de Sistema de Gestão Financeira para Escolas Conveniadas
ao Positivo, composto pelo Manual de Gestão Financeira e pelo Software. Assim,
Manual e Software foram elaborados de forma integrada, de modo a permitir uma
aplicação prática.
Com o sistema é possível projetar as entradas e saídas de recursos, controlar essas
movimentações financeiras, elaborar a planilha de custos, simular os preços, apurar
o resultado real obtido no mês por centros de receita e fazer comparações com o
resultado que se espera alcançar.
Para se tornar uma ferramenta eficaz para sua gestão, será necessário adotar, em
cada procedimento, um processo que inclui os seguintes passos:
• coleta e organização de dados e informações;
• reflexão sobre as informações e dados coletados;
• elaboração de um plano das ações a serem desenvolvidas (planejamento);
• execução das ações;
• monitoramento e avaliação do progresso do plano de ações;
• resolução dos problemas encontrados na execução do plano;
• avaliação do desempenho e repetição das ações no período seguinte.
Assim, o estudo deste Manual e a aplicação efetiva do Software, seguindo os passos
antes anunciados, compõem um poderoso instrumento de gestão financeira, que,
com certeza, trará significativos resultados para sua entidade.
Como a filosofia do Grupo Positivo é a de sempre melhorar as ferramentas que
disponibiliza para as Escolas Conveniadas, é importante a utilização plena do
programa, pois isso possibilitará melhorias e adequações em versões próximas,
pois queremos seguir os passos propostos, principalmente os tendentes a
monitoramentos, avaliação e resolução de problemas para repetir as ações nos
períodos seguintes.
4
Um Pouco de Teoria:
O Conceito de Gestão Financeira
FINANÇAS SÃO UM PROCESSO DECISÓRIO: SE NÃO HOUVER DECISÕES
A SEREM TOMADAS, PODE-SE DIZER QUE NÃO HÁ FINANÇAS A FAZER.
Finanças são a função responsável pela gestão das atividades e decisões financeiras
relacionadas com a finalidade da empresa, que é criar valor para os acionistas,
gerir dinheiro da organização em toda a sua extensão, interna e externamente
a ela. Segundo os teóricos, é “a arte e a ciência da gestão do dinheiro”. A área
de finanças preocupa-se com os processos, as instituições, os mercados e os
instrumentos associados à transferência de dinheiro entre indivíduos, empresas e
órgãos governamentais.
A função financeira compreende um conjunto de atividades relacionadas com a
gestão das origens e das aplicações de recursos.
O QUE É A ORIGEM DE RECURSOS?
Algumas respostas vêm imediatamente à tona:
• recursos depositados em poupança ao longo da vida;
• recursos provenientes da venda de um carro, de um terreno;
• recursos oriundos do plano de demissão voluntária;
• recursos captados de futuros sócios de um empreendimento;
• receita auferida por serviços a serem prestados;
• valores que poderão ser conseguidos, como empréstimos de parentes ou amigos;
• valores que poderão ser emprestados de um banco.
Todas essas formas de captar recursos para o empreendimento são consideradas
origens de recursos.
Algumas origens de recursos não oneram diretamente o empreendimento. Nessa
categoria, incluem-se todos os recursos aportados por aqueles que irão compor a
sociedade (provenientes da poupança, da venda de carro e terreno, do plano de
demissão voluntária, dos sócios, de receitas, etc.). Esse tipo de capital empregado
é chamado de Capital de Risco e sobre ele incide o custo de oportunidade, que
não é efetivamente cobrado e será visto mais adiante. Outras dessas origens de
recursos são onerosas, isto é, periodicamente, devem-se pagar juros pela utilização
dos recursos e, ainda, amortizar a dívida contraída. Nessa categoria, podem ser
incluídos os recursos advindos dos empréstimos junto a parentes e amigos e dos
empréstimos bancários.
Os recursos chamados de não-onerosos, por pertencerem aos sócios, são
chamados de capital próprio. Contabilmente, são chamados de Patrimônio Líquido.
5
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Os recursos onerosos, que deverão ser pagos ao longo de determinado tempo,
são chamados de capital de terceiros. Contabilmente, são chamados de Passivo.
ORIGENS DE
INTERNAS
CAPITAL DOS PROPRIETÁRIOS CAPITAL PRÓPRIO
RECURSOS
EXTERNAS
PASSIVO
CAPITAL DE TERCEIROS
Quadro demonstrativo das origens de recursos
O QUE É A APLICAÇÃO DE RECURSOS?
Uma das mais importantes decisões de uma pessoa, ou empresa, é definir em que
serão aplicados os recursos captados.
EM QUE VÃO SER UTILIZADOS ESSES RECURSOS?
São várias as opções:
• compra do imóvel no qual a empresa vai funcionar;
• aquisição de um veículo para o transporte de pessoas e produtos;
• aquisição das máquinas e dos equipamentos necessários ao funcionamento da
empresa;
• compra do ponto para o funcionamento da empresa;
• compra do estoque de insumos ou produtos que serão utilizados na produção ou comercialização ou de materiais para uso da empresa;
• manutenção no banco, como capital de giro, dos recursos previstos para que o empreendimento possa iniciar as operações e mantê-las ao longo da vida do empreendimento. São os recursos necessários para o pagamento de salários, encargos e outras despesas decorrentes das operações da empresa.
Contabilmente, as aplicações de recursos são chamadas de Ativo e representam
os bens e direitos que a empresa possui. Os ativos, em função do tempo, são
classificados de Circulantes ou Permanentes. Os ativos circulantes representam
os bens e direitos de curto prazo (estoques para venda, material de uso, valores
a receber, etc.); os permanentes representam os bens e direitos que a empresa
possui e que irão gerar resultados ao longo do tempo de vida da empresa (imóveis,
veículos, máquinas, equipamentos, etc.).
APLICAÇÕES
BENS E
CONSUMÍVEIS OU CONVERSÍVEIS
ATIVO CIRCULANTE
DE RECURSOS
DIREITOS
IMOBILIZADOS
ATIVO PERMANENTE
Quadro demonstrativo das aplicações de recursos
REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DAS ORIGENS E APLICAÇÕES DE RECURSOS
Os valores correspondentes às origens e às aplicações de recursos são apresentados
em uma demonstração financeira denominada de Balanço Patrimonial, que reflete,
em determinado momento, a posição financeira do conjunto de bens, direitos e
obrigações de uma pessoa ou de uma empresa.
6
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
O balanço patrimonial é constituído de duas colunas. Por convenção, as contas
ativas (bens e direitos) são representados no lado esquerdo do balanço, enquanto
as contas passivas e de patrimônio líquido são representadas no lado direito.
BALANÇO PATRIMONIAL
PASSIVO
(Capital de terceiros) e
PATRIMÔNIO LÍQUIDO
Representação gráfica do balanço patrimonial
(Capital próprio)
ATIVO
(Bens e direitos)
Colocando-se de um lado o ativo e de outro o passivo, mais o patrimônio
líquido, chega-se a uma igualdade entre as origens (lado direito) e aplicações (lado
esquerdo).
Um exemplo
No prédio da escola existem diversas salas. Vamos escolher duas delas: uma sala de
aula e a sala da secretaria. A seguir, verifica-se o que foi aplicado nessas salas.
Aplicações de recursos em duas salas de aula:
Descrição
Mesa e cadeira da professora
Mesinhas e cadeirinhas para alunos
Armário
Cabide para roupas e mochilas
Tapetes
Mural ou quadro de avisos, etc.
Total das aplicações por sala
Total das aplicações para 2 salas
Quantid.
1
10
1
10
2
1
Valor un.
250,00
110,00
220,00
2,00
200,00
100,00
2
2.090,00
Valor total
250,00
1.100,00
220,00
20,00
400,00
100,00
2.090,00
4.180,00
Aplicações de recursos em uma sala para a secretaria:
Descrição
Quantid.
Valor un.
Linha telefônica
300,00
1
Aparelho telefônico
30,00
1
Computador
2.800,00
1
Impressora
210,00
1
Programa e licença office 1.200,00
1
Balcão para recepção
1
250,00
Arquivo de aço
1
110,00
Cadeira giratória
3
135,00
Escrivaninha
1
150,00
Quadro de avisos
1
100,00
Calculadora
1
50,00
Utensílios de escritório (furador, etc.) diversos
0
1
TOTAL DAS APLICAÇÕES
Valor total
300,00
30,00
2.800,00
210,00
1.200,00
250,00
110,00
405,00
150,00
100,00
50,00
180,00
5.785,00
7
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Para poder aplicar R$ 9.965,00 (R$ 4.180,00 + R$ 5.785,00) é necessária uma
fonte de financiamento (uma origem de recurso). Imagine possuir R$ 7.165,00
em uma poupança, faltando, em conseqüência, um montante de R$ 2.800,00
para completar os recursos necessários para realizar as aplicações. Poderá ser, no
entanto, adquirido o computador a prazo (pagar em parcelas).
O balanço patrimonial estaria assim constituído:
BALANÇO PATRIMONIAL
PASSIVO (capital de terceiros)
ATIVO (bens e direitos)
Fin. computador
Duas salas de aula
4.180,00
2.800,00
PATRIMÔNIO LÍQUIDO (próprio)
Sala da secretaria
5.785,00
Proveniente poupança
7.165,00
TOTAL APLICAÇÕES
TOTAL ORIGENS
9.965,00
9.965,00
COMO GERIR ESSES RECURSOS?
Aplicado o processo enunciado na introdução, depois de coletados e organizados,
informações e dados devem ser analisados, procurando-se uma interpretação
que sirva de orientação geral para a elaboração de um plano de ação, que é
um conjunto de atividades a serem executadas para se atingirem as metas e os
indicadores propostos, seus cronogramas, a definição dos órgãos responsáveis e a
previsão orçamentária.
O PROCESSO DE GESTÃO
Toda escola, antes de iniciar o ano calendário, realiza seu planejamento pedagógico,
no qual são estabelecidos as metas e as ações de ensino a serem realizadas durante
o ano. Podemos dizer que o planejamento pedagógico é uma ação rotineira nas
instituições de ensino.
No planejamento pedagógico, diretor e professores estabelecem suas metas, como
o conteúdo a ser ministrado e os objetivos de aprendizado a que a escola ou a
disciplina se propõe. Enfim, estabelece-se no planejamento pedagógico como os
fatos se darão no ano que vai se iniciar.
Entretanto, quando olhamos para a área financeira, vemos que pouquíssimas
instituições procuram estabelecer com antecedência sua meta de resultado e as
ações a serem realizadas para atingi-la.
Depois de verificadas as melhores formas de captação (recursos próprios ou de
terceiros) e aplicação dos recursos destinados à implantação do empreendimento,
pode-se iniciar a análise da viabilidade financeira da operação do negócio proposto.
Para tanto, deve-se realizar uma projeção dos possíveis resultados gerados pelo
empreendimento. A atividade de projetar os futuros resultados da empresa é
chamada de Orçamento Empresarial.
8
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
A grande vantagem do orçamento empresarial é que, em função de sua
construção, a entidade consegue distinguir melhor o que é efetivamente necessário,
o que é supérfluo na operação da empresa e disciplinar as suas operações.
PLANEJAMENTO DE RECEITAS
O passo inicial para a construção do planejamento é a previsão das Receitas. Elas
devem ser previstas em quantidade e em faturamento. Com isso, já se deverá
estabelecer uma política de preços para o serviço. Geralmente, os preços são
estabelecidos em função dos preços praticados pelos concorrentes do mercado.
A previsão da receita da empresa está relacionada ao tamanho projetado para o
empreendimento e condicionada à análise de escala do projeto. Normalmente, a
capacidade máxima da empresa, em termos de prestação de serviços, só é atingida
após alguns anos de operação. Por isso, na hora de fazer a previsão das vendas
e do faturamento da empresa, o sonho deve dar lugar à previsão mais realista
possível, ou até usar como parâmetro uma versão pessimista.
Em uma escola, as receitas provêm, entre outras fontes:
• das mensalidades cobradas pela prestação do serviço de ensino;
• da venda de comidas e bebidas realizadas pela cantina;
• dos eventos realizados;
• da venda de material didático;
• da venda de uniformes.
A título de exemplo, vamos supor que sua escola cobre uma mensalidade de
R$ 350,00 por aluno e que a escola possua 20 alunos matriculados. A receita
mensal corresponderá R$ 7.000,00.
É importante observar que alguns alunos deixam de pagar suas mensalidades.
Aos valores não-recebidos denomina-se de inadimplência. Para fins de exemplo,
imaginemos que 5% dos alunos sejam inadimplentes. Logo, o valor que não será
recebido representa R$ 350,00 (5% de 7.000,00).
PLANEJAMENTO DOS GASTOS
É necessário verificar o quanto a empresa deverá consumir de recursos para atingir
a receita prevista. A primeira dedução a se fazer é relativa aos tributos. Sobre as
receitas decorrentes das mensalidades e dos eventos incide um imposto municipal
denominado de Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).
Sobre as receitas provenientes da venda de comidas, bebidas e uniformes incide o
imposto estadual denominado de Imposto Relativo às Operações de Circulação de
Mercadorias e Serviços (ICMS). Se o fornecimento de lanches estiver incluído no
valor da mensalidade, trata-se de não-incidência estrita, não cabendo incidência de
ICMS, mas de ISS.
9
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Sobre a receita proveniente da venda de material didático não cabe a cobrança
de nenhum dos dois impostos, em decorrência de disposições constitucionais
(imunidade para livros e materiais didáticos).
Sobre todas as receitas anteriormente descritas incidem, ainda, duas contribuições:
PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento
da Seguridade Social).
Maior detalhamento dos tributos, inclusive a incidência de impostos sobre o
resultado, será visto no passo 2 (Cadastrar os Impostos).
Da receita, descontados os impostos, obtém-se a Receita Líquida, que é o valor
efetivo que a empresa terá para fazer frente aos seus gastos.
O segundo grande grupo de gastos componentes do planejamento financeiro
da empresa relaciona-se aos gastos com a produção dos serviços prestados.
Os gastos, por sua vez, podem ser divididos em custos e perdas. Custo é o
sacrifício que a empresa é obrigada a suportar para a obtenção do serviço, como,
por exemplo, o salário do professor. Perda decorre de ações voluntárias ou
involuntárias que levam ao consumo anormal de um bem ou serviço, como, por
exemplo, um incêndio, a quebra ou a obsolescência de um bem.
Os gastos podem ser distribuídos em dois grandes grupos: os fixos e os variáveis.
Os gastos fixos são aqueles que a entidade terá de arcar independentemente
do volume de atividades que ela tiver. Por exemplo, uma sala de aula requer
um professor. Esse professor recebe um salário mensal, independentemente dos
alunos que estiverem freqüentando aquela sala de aula. Da mesma maneira, a
secretária e os profissionais da recepção (porteiro, segurança, etc.) e das demais
áreas administrativas recebem um salário mensal, independentemente do número
de alunos matriculados. É forçoso concluir, portanto, que, em uma escola, a maior
parte dos custos é fixa.
Por sua vez, os custos variáveis são aqueles que se alteram proporcionalmente em
função do volume de atividades da empresa. Essa hipótese ocorre, por exemplo, na
comercialização de comidas, bebidas, uniformes e materiais didáticos: o gasto com
a aquisição dos produtos só ocorre se houver venda do produto, isto é, o número
de apostilas a serem adquiridas será idêntico ao número de alunos matriculados.
Alguns custos relacionados às duas salas, objetos do exemplo, e à contratação de
um porteiro são os seguintes:
10
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Custo mensal de uma escola com duas salas de aula
e dois funcionários administrativos
CUSTO
VALOR MENSAL
Salário das professoras (uma por sala)
1.200,00
Salário da secretária
750,00
Salário do porteiro
600,00
Encargos sobre salários (aproximadamente 60%)
1.530,00
Vale-transporte
155,00
Alimentação dos alunos
800,00
Material de uso didático
150,00
Material de limpeza
80,00
Material de consumo
150,00
Material de expediente
100,00
Luz e telefone
180,00
Energia elétrica
80,00
Aluguel das salas
300,00
Provedor da NET
49,00
Despesas diversas
200,00
Desgaste dos bens
83,04
TOTAL DOS CUSTOS MENSAIS
6.407,04
Os bens aplicados na ativo (vide balanço patrimonial) sofrem desgaste em
decorrência do uso (carteiras, cadeiras, etc.) ou da obsolescência (computador,
telefone, etc.). Uma parcela desse desgaste tem que ser atribuída a cada um dos
meses de sua utilização. O aprofundamento da questão será efetuado no passo 4
(Cadastrar o Fundo de Reinvestimento). Imaginemos, porém, como exemplo, que
os bens que compõem o ativo da escola durem por 10 anos.
O valor do ativo, como se viu, é de R$ 9.965,00, o que significa que a perda de
valor, em decorrência do uso ou obsolescência, corresponde a R$ 996,50 por ano
(R$ 9.665,00 / 10 anos). Isso corresponde a um gasto mensal de R$ 83,04
(R$ 996,50 / 12 meses).
PLANEJAMENTO DOS RESULTADOS
O sonho do empreendedor, como se viu, vai se concretizar ou não a partir
dos resultados financeiros previstos para o empreendimento. Essa etapa do
planejamento é a base para avaliar a viabilidade econômico-financeira de uma
boa idéia.
Projetam-se as receitas da empresa. Diminuem-se dela todos os tributos
incidentes sobre a receita e chega-se à receita líquida do empreendimento. É de
se acrescentar que os impostos sobre o resultado podem ser calculados sobre o
lucro real ou presumido, como se verá no passo 2 (Cadastrar os Impostos). Para o
exemplo em desenvolvimento, consideraremos a opção pelo lucro presumido.
11
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Agora, do valor da receita líquida, deduzem-se todos os custos previstos para a
operacionalização da empresa, conforme apresentado anteriormente. O resultado
é o lucro operacional da empresa.
Então, o esquema final do planejamento financeiro da empresa pode ser
representado da seguinte forma:
PROJEÇÃO DO RESULTADO MENSAL COM DUAS SALAS
Receita bruta das mensalidades
7.000,00
(-) Deduções
Inadimplência (5%)
350
ISS (5%)
350
PIS (1,65%)
11,55
COFINS (3%)
21
IRPJ (32%x15%)
336
CSLL (32%x9%)
1.270,15
201,6
Receita líquida das mensalidades
5.729,85
(-) Custos mensais previstos
6.407,04
(-677,19)
(=) Lucro operacional
PROJEÇÃO DO RESULTADO ECONÔMICO
Vimos que o resultado do empreendimento em questão resultou em um prejuízo
operacional de R$ 677,19.
Para obter esse resultado, porém, você:
a) provavelmente, deixou de aceitar ou pediu demissão de um emprego de
professora;
b) retirou da “poupança” R$ 7.165,00 para aplicar em sua escola (valor do capital
próprio).
A pergunta é: quanto você deixou de receber, mensalmente, por não estar
trabalhando como professora contratada de uma escola e por ter retirado o
dinheiro do banco e aplicado em bens utilizáveis (ativo) na escola?
Ao que se deixa de ganhar denomina-se custo de oportunidade, que não é pago,
mas deve ser considerado na análise da viabilidade do empreendimento. O conceito
de custo de oportunidade é um dos conceitos mais importantes em economia. A
escolha por uma determinada opção sempre envolve um sacrifício, exatamente
porque uma outra opção poderia ser adotada. Um célebre economista resumiu
esse dilema da economia em uma frase bem-humorada: “Não existe jantar grátis”.
No exemplo em questão, ao optar pela instalação de uma escola, você deixa de
receber, mensalmente, um salário de R$ 750,00, como professora contratada de
uma outra escola. Significa que você perde a oportunidade de receber este valor, já
12
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
que se dedicará a dirigir sua escola. É o custo alternativo que representa o montante
do valor que se deixa de ganhar por se desistir de uma opção e adotar outra.
Vamos supor, também, que o dinheiro que você tinha na “poupança” gerasse
uma receita financeira de 1% ao mês. Ao retirar o dinheiro do banco, você deixa
de ganhar, mensalmente, R$ 71,65 (1% de R$ 7.165,00). É o custo do capital. O
conceito, portanto, implica o valor que se deixa de ganhar por não se direcionarem
os recursos (patrimônio) a atividades que gerem as melhores rendas sobre o
capital. Não representa desembolso nem reservas de capital, apenas quantifica em
números, o valor que o capital imobilizado ou investido representa na empresa
quando comparado ao mercado.
Dessa maneira, é necessário realizar nova projeção de lucro:
Lucro considerando o custo de oportunidade
Lucro operacional
(-) Desistência de um salário (-) Perda de receita financeira (=) Prejuízo
(677,19)
750,00
71,65
(1.498,84)
PROJEÇÃO DO RESULTADO COM AUMENTO DE SALAS
Do exemplo em questão podem ser extraídas importantes considerações.
A primeira diz respeito à composição do ativo. A empresa não possui sede própria,
normalmente por isso, no custo mensal, foi incluído um valor relativo ao aluguel das
salas. Aconselha-se que a empresa, em fase embrionária, utilize espaços alugados
para sua instalação, primeiro para que não haja um desembolso de recursos em
ativos que irão gerar outras despesas ao longo de sua vida. Segundo, porque, com
o crescimento do empreendimento, certamente o espaço ficará pequeno e haverá
necessidade de reformas ou troca de sede. Tudo isso gera outros gastos para a
empresa. Caso o empreendedor tenha projetado o crescimento de sua empresa e
trabalhe em um espaço maior que o necessário, ele estará desembolsando recursos
desnecessários para a empresa, gerando um gasto que pode ser classificado como
desperdício. Um terceiro item deve ser considerado, geralmente o valor do aluguel
de um imóvel é menor que a taxa de remuneração do capital investido em alguma
aplicação financeira, tornando o aluguel mais barato que a posse do imóvel. A dica,
nesse caso, é alugar um imóvel para receber as instalações da empresa. Lembrese sempre dos passos sugeridos na introdução: colete e organize os dados e
informações, reflita sobre as informações e dados coletados e assim por diante.
A projeção dos resultados demonstra que a empresa apresenta um resultado
negativo de R$ 677,19 e um resultado econômico negativo de R$ 1.498,84.
Essa situação é normal quando se inicia um novo negócio e deve fazer parte do
planejamento do empreendedor. Mas não pode permanecer por muito tempo.
13
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Como os valores de mensalidade dificilmente podem aumentar, pois dependem do
valor de mercado, (concorrência), há necessidade de aumentar o número de alunos
da sala ou, com mais alunos, ampliar o número de salas, de modo a poder dividir as
despesas que acontecem fora da sala de aula.
Vamos imaginar que, ao invés de duas salas, a entidade mantivesse três salas de
aula com o mesmo número de 10 alunos por sala. Essa nova sala propiciaria uma
receita de R$ 3.500,00. É evidente que seria necessária a contratação de uma nova
professora, o que geraria custo de salário e encargos. Haveria aumento de outros
gastos também, como aluguel, material didático, etc. Não haveria necessidade,
porém, de se contratar um novo porteiro e uma nova secretária. Enquanto que,
com duas salas, os custos são divididos por 20 alunos, quando se aumenta uma sala,
esses mesmos custos são divididos por 30 alunos. Dessa maneira, o resultado seria
bem outro, de acordo com a nova projeção a seguir:
CUSTO MENSAL DE UMA ESCOLA COM TRÊS SALAS DE AULA
E DOIS FUNCIONÁRIOS ADMINISTRATIVOS
CUSTO VALOR MENSAL
Salário das professoras (uma por sala)
1.800,00
Salário da secretária
750,00
Salário do porteiro
600,00
Encargos sobre salários (aproximadamente 60%)
1.890,00
Vale-transporte
208,00
Alimentação dos alunos
1.200,00
Material de uso didático
225,00
Material de limpeza
80,00
Material de consumo
150,00
Material de expediente
100,00
Custo mensal de uma escola com três salas de aula
E DOIS FUNCIONÁRIOS ADMINISTRATIVOS
CUSTO VALOR MENSAL
Luz e telefone
180,00
Energia elétrica
100,00
Aluguel das salas
400,00
Provedor da NET
49,00
Despesas diversas
200,00
Desgaste dos bens
83,04
TOTAL DOS CUSTOS MENSAIS
8.015,04
14
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
PROJEÇÃO DO RESULTADO MENSAL COM TRÊS SALAS
Receita bruta das mensalidades
10.500,00
(-) Deduções
Inadimplência (5%)
525
ISS (5%)
525
PIS (1,65%)
17,3
COFINS (3%)
31,5
IRPJ (32%x15%)
504
CSLL (32%x9%)
(1.905,23)
302,4
Receita líquida das mensalidades
8.594,78
(-) Custos mensais previstos
(8.015,04)
(=) Lucro operacional
579,74
Vê-se, em decorrência, que os custos de uma empresa dependem do horizonte
temporal considerado. Em especial, muitos custos são fixos no curto prazo, mas
variáveis no longo prazo. Em conseqüência, quando a empresa aumenta seu nível
de produção, o custo total médio pode aumentar mais no curto prazo do que no
longo prazo.
Esse é um simples exemplo para ilustrar os procedimentos de planejamento
financeiro para proceder-se a análise de viabilidade econômico-financeira do novo
empreendimento.
ANÁLISE DO PONTO DE EQUILÍBRIO
A partir do que foi explanado, constata-se que existem custos que são atribuídos
diretamente a uma unidade administrativa (sala de aula), que são os valores
despendidos com o pagamento de salários e encargos da professora, do lanche dos
alunos, etc. Outros custos são gerados quando se analisa o empreendimento como
um todo (escola), que são os gastos com a secretária, o porteiro, etc.
Uma das análises que deve ser feita de imediato diz respeito à quantidade de
alunos que uma sala deve ter para que, com a receita gerada pelas mensalidades,
seja possível pagar os gastos gerados somente pelas alas (professora, lanche, etc.)
e sobrem valores para liquidar os gastos pertencentes à escola como um todo
(secretária, porteiro). Essa análise chama-se Análise do Ponto de Equilíbrio, que
corresponde ao nível de vendas (ou serviços) necessário para cobrir todos os
custos operacionais, fixos e variáveis. No ponto de equilíbrio, o lucro é igual a zero.
Em primeiro lugar, verifica-se qual é a receita que será gerada por um aluno.
15
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
PROJEÇÃO DA RECEITA LÍQUIDA MENSAL DE UM ALUNO
Receita bruta das mensalidades
350,00
(-) Deduções
Inadimplência (5%)
17,5
ISS (5%)
17,5
PIS (1,65%)
0,5775
COFINS (3%)
1,05
IRPJ (32%x15%)
16,8
CSLL (32%x9%)
10,08
63,51
Receita líquida das mensalidades
286,49
Em segundo lugar, dos custos relacionados anteriormente, extraem-se aqueles que
pertencem exclusivamente a uma sala.
Custo mensal de uma sala de aula
CUSTO VALOR MENSAL
Salário da professora 600,00
Encargos sobre salários (aproximadamente 60%)
360,00
Vale-transporte
70,00
Alimentação dos alunos
400,00
Material de uso didático
75,00
Material de limpeza
27,00
Material de consumo
50,00
Material de expediente
34,00
Luz e telefone
60,00
Energia elétrica
34,00
Aluguel das salas
100,00
Despesas diversas
70,00
Desgaste dos bens
28,00
1.908,00
TOTAL DOS CUSTOS MENSAIS
Se a receita líquida proveniente da mensalidade de um aluno é de R$ 286,49 por
mês, como se viu em quadro anterior, e se os gastos com uma sala montam em
R$ 1.908,00 por mês, o ponto de equilíbrio vai demonstrar quantos alunos são
necessários para que uma sala suporte seus próprios custos. O ponto de equilíbrio
será o resultado da divisão dos custos totais da sala pelo valor líquido da mensalidade
do aluno (R$ 1.908,00 / R$ 286,49), atingindo um número de 6,65 alunos.
Ao valor líquido da mensalidade denomina-se Margem de Contribuição Unitária,
que poderá ser calculada para cada uma das unidades de serviço (sala de aula). Em
outras palavras, é a diferença entre a Receita e o Custo Variável de cada unidade.
Pode-se dizer, também, que a margem de contribuição unitária é o valor que cada
unidade efetivamente traz à empresa de sobra entre sua receita e o custo que de
fato provocou e lhe pode ser imputado sem erro.
16
Um pouco de teoria: O conceito de gestão financeira
Vamos examinar a margem de contribuição da sala de 10 alunos.
PROJEÇÃO DO RESULTADO MENSAL COM UMA SALA
Receita bruta das mensalidades
3.500,00
(-) Deduções
Inadimplência (5%)
17,5
ISS (5%)
17,5
PIS (1,65%)
5,775
COFINS (3%)
10,5
IRPJ (32%x15%)
168
CSLL (32%x9%)
100,8
635,08
Receita líquida das mensalidades
2.864,93
Como o custo da sala (professora, encargos, etc.) não varia com o número de
alunos, o custo de uma sala continua sendo R$ 1.908,00. O valor líquido da
mensalidade de 10 alunos será de R$ 2.864,93. Assim, a margem de contribuição
de uma sala será de R$ 956,93 (R$ 2.864,93 – R$ 1.908,00).
A margem de contribuição unitária multiplicada pela quantidade de salas em uso
será igual à margem de contribuição total. Esta deve ser suficiente para pagar todos
os custos que ocorrem fora da sala de aula e ainda propiciar um lucro.
RATEIO DOS CUSTOS
Os custos relacionados com a sala de aula existem se a sala estiver em
funcionamento; por isso nós os chamamos de Diretos. Mas existem, também,
os custos que ocorrem fora da sala de aula (secretaria, portaria, etc.),
independentemente de estar em funcionamento uma sala de aula ou mais; são
chamados de Indiretos. É importante destacar que os custos indiretos existem
porque existe a escola. Logo, cada uma das unidades administrativas da escola deve
suportar uma parte desses custos, pois são eles que, por necessitarem de pessoas
e unidades administrativas, geram os custos pertinentes.
Para a gestão de custos, um centro é uma unidade mínima administrativa
representada por homens e máquinas, ou só por homens ou, ainda, só por máquinas.
Em uma escola, como se verá no módulo 4, (Cadastrar os Centros de Receita e de
Apoio), destacam-se a administração, o apoio didático, a secretaria, a biblioteca, etc.
No início do empreendimento, é indispensável que a entidade tenha o menor
nível possível de centros que gerem custos, para diminuir o valor do numerador
na equação do ponto de equilíbrio e proporcionar menores riscos na operação
financeira da empresa. Com duas salas de aula funcionando, por exemplo, as
funções de secretaria e portaria podem ser desempenhadas pela proprietária ou
por professoras, em horário extra.
17
3.0
Como usar o software e fazer o planejamento financeiro
Da Teoria à prática: Como usar o Software de
Gestão Financeira 3.0 e fazer o Planejamento
Financeiro
ENTENDIDOS OS CONCEITOS BÁSICOS DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO,
É HORA DE SENTARMOS NA FRENTE DO MICROCOMPUTADOR E MÃOS
À OBRA.
CONFIGURAÇÃO MÍNIMA NECESSÁRIA
Pentium 100MHz, 16 MB de memória RAM, Windows 95/98, Microsoft® Excel
5.0/95, tamanho 6 KB, Microsoft® Excel 9.0/2000, tamanho 4.800 KB (arquivo
compactado 318 KB).
A) Para baixar o software e o manual (download)
1. Acesse o site http://www.portalpositivo.com.br/spe/areafinanceira (tenha em
mãos seu Login e Senha).
2. Clique sobre a opção Download Software de Gestão Financeira versão 3.0.
3. Ao abrir a opção Salvar, selecione um diretório no seu computador e salve o
arquivo. Utilize o mesmo procedimento para o download do manual de Gestão
Financeira.
O software de Gestão Financeira já está copiado em seu micro em um arquivo
compactado. Inicialmente, descompacte o arquivo clicando com o botão direito do
mouse, selecionando a opção extrair ou descompactar.
Caso seu computador não possua compactador de arquivos, acesse a opção
de download no menu do Portal Positivo e instale o ZipGenius (compactador/
descompactador).
B) Para abrir o software de gestão financeira 3.0
Por se tratar de um arquivo de Excel, o Software pode ser aberto tanto pelo
Windows Explorer quanto pelo próprio Excel.
1. Clique duas vezes sobre o arquivo que será aberto o Excel.
2. Vai aparecer uma mensagem e a tecla Ativar Macros. Clique sobre essa opção e
a planilha de Gestão Financeira 3.0 será aberta.
18
Como usar o software e fazer o planejamento financeiro
Dicas
Caso a opção Ativar/Habilitar macros não apareça, você deverá seguir os seguintes
passos:
1. com o Excel aberto, clique em Ferramentas / Macro
/ Segurança;
2. selecione o nível Médio de segurança;
3. clique em OK;
4. feche todo o Excel;
5. clique novamente duas vezes sobre o arquivo para
abri-lo, então selecione a opção ativar/habilitar macros.
- Em todas as
planilhas, os
valores decimais
deverão ser
separados por
vírgulas e não
por pontos.
Pronto. O software estará pronto para ser usado.
Como podemos observar, o Software de Gestão
Financeira é composto basicamente por 4 grandes
módulos.
1. Módulo “Planejar o Resultado do Ano”;
2. Módulo “Analisar o Resultado Planejado e Formar Preço”;
3. Módulo “Conhecer os Resultados Mensais”;
4. Módulo “Contas a Pagar”.
19
1.0
Planejar o resultado do ano
1.0
Módulo: Planejar o Resultado do Ano
Obs.: Nas
planilhas
Neste módulo, iremos projetar as receitas e despesas da Instituição com o objetivo
de prospectar o resultado a ser obtido. Conhecendo este resultado podemos
desenvolver ações para a melhoria do mesmo.
deste módulo
são lançadas
O planejamento financeiro será feito seguindo-se 8 passos.
informações
que só serão
alteradas
Vamos iniciar o cadastramento das informações clicando sobre as planilhas
existentes.
eventualmente,
como os
Centros de
PASSO 1 – CADASTRAR OS CENTROS DE RECEITAS E DE APOIO
(PLANILHA 1.1)
Receita e
apoio,os
critérios de
rateio de
despesas e os
impostos.
1.1 CENTROS DE RECEITAS E DE APOIO
Centro de receitas ensino
1 – Educação Infantil
5 – Pré-Vestibular
2 – Ensino Fundamental I
6 – Técnico/Pós-Médio
3 – Ensino Fundamental II
7 – Supletivo / EJA
4 – Ensino Médio
8 – Superior
Centros de receitas outros
1 – Cantina
2 – Eventos
3 – Extracurriculares
4 – Material didático
5 – Uniformes
6 – Transporte
Centros de apoio
1 – Administração
2 – Apoio didático
3 – Secretaria
4 – Biblioteca
Muitas vezes, em uma empresa, o administrador ou diretor quer saber, a partir de
um resultado geral que a empresa obteve, qual filial gerou mais lucro, qual a linha
de produtos mais rentável, e assim por diante.
Em uma escola, também podemos conhecer o resultado da Pré-Escola, do Ensino
Fundamental, do Ensino Médio, da cantina, etc. Isso ajuda a conhecer melhor quem
está gerando resultado, a contribuição de cada centro de receita para o resultado
geral e a planejar ações para cada caso.
20
Planejar o resultado do ano
1.0
Para cada um dos “setores” que geram receita damos o nome de Centros de
Receita. Os diversos níveis de ensino, a cantina e o material didático são exemplos
de centros de receitas.
Para os demais “setores” que diretamente não geram receitas damos o nome de
Centros de Apoio. Como exemplo, temos a secretaria, a biblioteca, os laboratórios
de ensino, a portaria, o pátio, o almoxarifado, as salas de reunião, o ginásio de
esportes, entre outros.
No software de Gestão Financeira, vamos cadastrar os Centros de Receitas Ensino,
os Centros de Receitas Outros e os Centros de Apoio, havendo a possibilidade de
cadastrar 20 centros.
Na planilha já estão cadastrados alguns centros, os quais poderão ser alterados
de acordo com seu desejo e sua necessidade; excluídos, se em sua escola eles não
existirem; ou mesmo mesclados, para juntar diversos centros. São eles:
Centros de receitas ensino
1 – Educação Infantil
2 – Ensino Fundamental I
3 – Ensino Fundamental II
4 – Ensino Médio
5 – Pré-Vestibular
6 – Técnico/Pós-Médio
7 – Supletivo/EJA
8 – Superior
Aqui, deverão ser cadastrados os centros que foram identificados como fonte de
receitas oriundas especificamente de ensino.
Centros de receitas outros
1 – Cantina
2 – Eventos
3 – Extracurriculares
4 – Material didático
5 – Uniformes
São centros que geram receitas oriundas de outras fontes, que não de ensino.
Caso a escola tenha um outro centro específico, que não seja de ensino e que ache
importante cadastrar, poderá usar o item 6, que está em aberto (ex.: transporte da
escola, quando cobrado).
Centros de apoio
1 – Administração
2 – Apoio didático
3 – Biblioteca
4 – Secretaria
Aqui, se permite o cadastramento de centros que não são geradores de receitas,
apenas de custos. O administrador poderá trabalhar com apenas um centro de
apoio ou optar por até 6 centros individualizados.
21
1.0
Dicas:
- As células com
Planejar o resultado do ano
Para cadastrar os centros de apoio e de receitas, devemos sempre lembrar que
o faremos em função da forma que desejamos ver e analisar os resultados da
instituição e da relevância dos gastos e receitas gerados pelos centros.
fundo branco
permitem
digitação e
as coloridas
não permitem
inserção de
dados.
- Os nomes
dos centros
cadastrados
Assim, não vale a pena detalhar muito os centros de apoio, pois, além de uma
escola normalmente apresentar muitos centros de apoio, não tem muita utilidade
ficar analisando seus resultados separadamente (que serão, na verdade, apenas
valores de despesas, em alguns casos muito pequenos). Além disso, quanto mais
criarmos, tanto maior será o trabalho de separação e lançamento das despesas
no software de gestão. Por essa razão, foi criado o centro “Apoio Didático”, no
qual todos os setores de apoio ao ensino (ex.: almoxarifado, salas dos professores,
salas de reunião, pátio, recepção, ginásio e até mesmo a secretaria e a biblioteca se
desejar) poderão ser controlados.
nessa tela serão
repetidos em
diversas telas
posteriores
no software.
Porém, se em sua instituição existe um setor ou uma atividade que gera alto valor
de despesas (ex.: uma chácara para atividades de ensino e lazer, da qual seria
interessante conhecer o montante de despesas ali aplicadas), devemos criá-lo como
um centro de apoio separado.
Portanto,
qualquer
alteração nos
PASSO 2 – CADASTRAR OS IMPOSTOS (PLANILHA 1.2)
centros deve ser
feita nessa tela.
Tributos
Os tributos dividem-se em impostos, taxas e contribuições. Nas entidades que
desenvolvem atividades de ensino, constatamos a ocorrência dos seguintes tributos
e suas respectivas alíquotas.
Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ: consiste em um imposto sobre a
renda da Pessoa Jurídica, incidente quando ela apresenta lucro tributável, denominado
fiscalmente de Lucro Real. Grande parte das empresas, porém, adota a sistemática
do Lucro Presumido, para efeito de pagamento do Imposto de Renda, que é
calculado sobre uma margem de lucro que se presume existir para o tipo de negócio
que a empresa explora. Há possibilidade, ainda, de se optar pelo sistema simplificado.
A alíquota do IRPJ é de 15%, mais 10% do valor de lucro que exceder
R$ 240.000,00 (no exercício).
Quando a empresa adotar a tributação pelo lucro real, esse percentual será
aplicado sobre o contábil ajustado. Se a empresa optar pelo sistema de lucro
presumido, os 15% incidem sobre um lucro presumido, cujos os percentuais são
fixados pela Receita Federal. Para serviços, o percentual de lucro presumido é de
32%. Assim, o imposto passa a ser de 4,8% (15% de 32%) e será calculado sobre o
valor da receita do serviço. Nas vendas de produtos (cantina, conveniências, etc.), o
lucro presumido é de 8%. Assim, o imposto passa a ser de 1,2% (15% de 8%).
22
Planejar o resultado do ano
1.0
Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): incide sobre a
comercialização de produtos em geral, bem como sobre determinados serviços
(fretes, energia elétrica, telecomunicações), no âmbito do consumidor ou entre
empresas, tanto nas vendas para dentro como para fora do Estado, variando em
alíquotas por tipo de produto e modalidade de comercialização. O ICMS é um
imposto não-cumulativo que possibilita a recuperação, em cada etapa, do
imposto pago na etapa anterior. As empresas podem se enquadrar no regime
normal de pagamento ou no “Simples Estadual”. A alíquota do ICMS é seletiva,
isto é, depende do produto e da empresa, podendo chegar a até 32%.
É necessário que se consulte o regulamento do ICMS do Estado onde estiver
sediada a escola.
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): incide sobre os serviços de
competência municipal, tendo alíquotas variáveis de acordo com a natureza dos
serviços prestados e com a legislação de cada município. Com exceção do ramo
da construção civil, nas demais atividades esse tributo é devido à prefeitura do
município onde se situa a sede da empresa. A alíquota do ISS também é seletiva,
diferente em cada município, consulte seu contador. Aqui também é necessário que
se consulte o Regulamento do ISS do município onde estiver sediada a escola.
Imposto sobre a Propriedade de Bens
a) Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA): de âmbito
estadual, sobre a propriedade de veículos em geral, destinado à conservação de
rodovias, à sinalização de estradas e vias municipais.
b) Imposto sobre Propriedade Territorial Urbana (IPTU): de esfera municipal,
incide sobre o valor da propriedade de bens imóveis, assim como terrenos em área
urbana, variável de acordo com o valor venal.
As alíquotas desses dois impostos também são seletivas. Para os veículos, depende
do ano de fabricação, modelo, etc.; para as propriedades imobiliárias, depende da
área construída, da qualidade da construção, etc.
Contribuição para o Programa de Integração Social (PIS): destinada ao Programa
de Integração Social, de esfera federal, tem a finalidade de prover recursos para
a constituição de um fundo que distribui abono anual, equivalente a um salário
mínimo, aos trabalhadores de mais baixa renda. Seu recolhimento mensal é
baseado no faturamento da empresa. A alíquota do PIS é de 0.65% (para o lucro
presumido) e 1,65% (para o lucro real).
Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS): consiste no
recolhimento mensal da contribuição para fins sociais, sobre o faturamento bruto
nas empresas. A alíquota da COFINS pode ser de 3% a 7,6%, dependendo do
regime de tributação (presumido/real).
23
1.0
Planejar o resultado do ano
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): da mesma forma que o IRPJ,
a contribuição social sobre o lucro líquido pode ser calculado tendo como base
o lucro contábil (caso do lucro real) ou a receita da Instituição (caso do lucro
presumido). A alíquota da CSLL é de 9%.
Quando a empresa adotar a tributação pelo lucro real, esse percentual será
aplicado sobre o lucro real contábil ajustado. Se a empresa optar pelo sistema
presumido, os 9% incidem sobre um lucro presumido fixado pela Receita Federal.
Para serviços, o lucro presumido é de 32%. Assim, o imposto passa a ser de 2,88%
(9% de 32%) e será calculado sobre o valor da receita do serviço. Nas vendas
de produtos (cantina, conveniências, etc.), o lucro presumido é de 12%. Assim o
imposto passa a ser de 1,08% (9% de 12%).
Super Simples
É um sistema integrado de pagamento de impostos e contribuições das
microempresas e empresas de pequeno porte na esfera do governo Federal,
Estadual e Municipal, a serem calculados segundo a planilha a seguir:
RECEITA BRUTA EM 12 MESES
ALÍQUOTA IRPJ
CSLL
COFINS PIS/PASEP
(em R$)
MICRO EMPRESAS
Até 120.000,00 6,00%
0,00% 0,39% 1,19% 0,00%
De 120.000,01 a
8,21%
0,00% 0,54% 1,62% 0,00%
240.000,00
EMPRESAS DE PEQUENO PORTE
De 240.000,01 a
10,26%
0,48% 0,43% 1,43% 0,35%
360.000,00
De 360.000,01 a
11,31%
0,53% 0,53% 1,56% 0,38%
480.000,00
De 480.000,01 a
11,40%
0,53% 0,52% 1,58% 0,38%
600.000,00
De 600.000,01 a
12,42%
0,57% 0,57% 1,73% 0,40%
720.000,00
De 720.000,01 a
12,54%
0,59% 0,56% 1,74% 0,42%
840.000,00
De 840.000,01 a
12,68%
0,59% 0,57% 1,76% 0,42%
960.000,00
De 960.000,01 a
13,55%
0,63% 0,61% 1,88% 0,45%
1.080.000,00
De 1.080.000,01
13,68%
0,63% 0,64% 1,89% 0,45%
a 1.200.000,00
De 1.200.000,01
14,93%
0,69% 0,69% 2,07% 0,50%
a 1.320.000,00
De 1.320.000,01
a 1.440.000,00
De 1.440.000,01
a 1.560.000,00
De 1.560.000,01
a 1.680.000,00
De 1.680.000,01
a 1.800.000,00
De 1.800.000,01
a 1.920.000,00
De 1.920.000,01
a 2.040.000,00
De 2.040.000,01
a 2.160.000,00
De 2.160.000,01
a 2.280.000,00
De 2.280.000,01
a 2.400.000,00
24
INSS
ISS
2,42% 2,00%
3,26% 2,79%
4,07% 3,50%
4,47% 3,84%
4,52% 3,87%
4,92% 4,23%
4,97% 4,26%
5,03% 4,31%
5,37% 4,61%
5,42% 4,65%
5,98% 5,00%
15,06%
0,69% 0,69% 2,09% 0,50%
6,09% 5,00%
15,20%
0,71% 0,70% 2,10% 0,50%
6,19% 5,00%
15,35%
0,71% 0,70% 2,13% 0,51%
6,30% 5,00%
15,48%
0,72% 0,70% 2,15% 0,51%
6,40% 5,00%
16,85%
0,78% 0,76%
2,34% 0,56%
7,41% 5,00%
16,98%
0,78% 0,78% 2,36% 0,56%
7,50% 5,00%
17,13%
0,80% 0,79% 2,37% 0,57%
7,60% 5,00%
17,27%
0,80% 0,79% 2,40% 0,57%
7,71% 5,00%
17,42%
0,81% 0,79% 2,42% 0,57%
7,83% 5,00%
Planejar o resultado do ano
1.2 CADASTRO DE TAXAS E IMPOSTOS (PLANILHA 1.2)
Nessa planilha, vamos cadastrar os percentuais de impostos sobre receitas e
o percentual de inadimplência. Cadastrando esses percentuais, ao realizar o
planejamento financeiro, essas despesas serão calculadas automaticamente, a partir
da previsão da receita.
1.0
Obs.: Procure o
auxílio de seu
contador para
o levantamento
Assim, por exemplo, se em uma cidade paga-se o ISS (Imposto sobre Serviços) das
anuidades na alíquota de 5,0%, basta projetar a receita anual (Ex.: R$ 100.000,00)
para que o valor do ISS seja automaticamente previsto (R$ 5.000,00), facilitando
o trabalho de projeção de despesas (ver detalhes na seqüência, no item “Imposto
Municipal”).
dos percentuais
inerentes à sua
escola.
A planilha possibilita que os percentuais sejam individualizados, ou seja, podemos
lançar percentuais diferentes para cada centro de receitas, visto que alguns centros
de receita (ex.: cantina, que recolhe ICMS) têm tributação diferenciada em relação
aos centros de ensino (que não recolhem ICMS).
Os percentuais aqui cadastrados estarão compondo nosso planejamento geral.
Uma vez lançadas as receitas previstas, como veremos no próximo módulo, esses
percentuais calculam uma estimativa do valor dos custos que serão gerados por
essas mesmas receitas.
25
Planejar o resultado do ano
1.0
26
Planejar o resultado do ano
1.0
Como fazer
Impostos federais
Inicialmente, responda à seguinte pergunta: a escola tem algum nível de ensino que
pode optar pelo regime de tributação do Super Simples?
Se a resposta for sim, a escola (ou o nível de ensino) paga uma das alíquotas
discriminadas na tabela, já apresentada (página 24) e calculada sobre o faturamento.
Essa alíquota substitui o PIS, a COFINS, o IRPJ e a CSLL, o ICMS e o ISS, que
deverão ficar “zerados” na planilha.
Se a escola não for optante pelo Super Simples, há dois caminhos: ou ela é
tributada pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real.
Veja como ficam os dois casos:
Descrição
% DOS IMPOSTOS – LUCRO PRESUMIDO
Centro de Receitas – Ensino Centro de Receitas – Outros
PIS
COFINS
IRPJ
Contribuição Social
0,65
3,0
2,4 ou 4,8
2,88
0,65
3,0
1,2
1,08
Quando a escola (ou o nível de ensino) paga o Imposto de Renda e a Contribuição
Social pelo Lucro Presumido, o valor dos impostos é calculado na forma de
percentuais sobre o faturamento.
% DOS IMPOSTOS – LUCRO REAL
Descrição
Centro de Receitas – Ensino Centro de Receitas – Outros
PIS
0,65
0,65
COFINS
3,0
7,6
IRPJ
0
0
Contribuição Social
0
0
Como já salientamos, a 3ª. sistemática para pagamento dos impostos sobre
resultados (IRPJ e CSLL) é por meio do lucro real. Quando a escola (ou nível de
ensino) paga o Imposto de Renda e a Contribuição Social pelo lucro real, o valor
dos impostos não é calculado na forma de percentuais sobre o faturamento, e
sim sobre o lucro que a escola (ou nível de ensino) realmente teve no período
contabilizado.
O cadastro dos impostos e das contribuições federais está concluído.
27
1.0
Planejar o resultado do ano
Imposto estadual
Se a escola explorar a cantina e a loja de conveniências, também é preciso
responder a uma questão: O centro de receitas, sujeito a imposto estadual, está
enquadrado no Super Simples?
Se a resposta for sim, cadastre a alíquota do Super Simples em que o centro de
receita está enquadrado. Neste caso deixe “zerado” o campo do ICMS na planilha.
Se a resposta for não, cadastre a alíquota do ICMS mais comum em suas vendas.
Na maioria dos estados, essa alíquota é de 17% ou 18% para vendas dentro do
estado. Clique sobre o espaço do ICMS e digite o percentual, deixando “zerado” o
campo do Super Simples.
O cadastro do imposto estadual está concluído.
Imposto municipal
Para os centros de receita enquadrados no Super Simples, deixe “zerado” o campo
do ISS na planilha. Para os centros de receita que não estão enquadrados no
Super Simples, vamos cadastrar o ISS, digitando, para cada centro de receitas, o
percentual cobrado em sua cidade (consulte seu contador).
Vale observar que a base de cálculo para esse imposto é o valor do serviço
prestado, recaindo, portanto, somente sobre os centros de receitas que emitem
nota fiscal de prestação de serviço, como é o caso dos Centros de Receitas
Ensino. (As notas fiscais de comercialização e de prestação de serviços são
diferentes e, como podemos perceber, tem incidências de impostos também
diferentes). Se algum dos Centros de Receitas Outros também se enquadrar nesse
caso, deverá ter esse percentual cadastrado em sua cédula específica.
O cadastro do imposto municipal está terminado.
Inadimplência
Digitar o “percentual de inadimplência” conforme histórico da escola. Entendamse como “percentual de inadimplência” os valores realmente não recebidos. Os
valores recebidos com atraso não devem compor esse percentual. Para estabelecer
esse percentual, tome como base os valores não recebidos do último ano escolar
encerrado e divida esse valor pelo total que deveria ter sido recebido.
28
Planejar o resultado do ano
Exemplo:
Valor total não recebido no último período (ano)
Valor total que deveria ter sido recebido no
período (ano)
1.0
= R$ 5.000,00
= R$ 900.000,00
Portanto, o percentual de “Inadimplência” será o resultado do seguinte cálculo:
R$ 5.000,00/R$ 900.000,00 = 0,0055 ou 0,55%
Percentual Total: a linha do item “percentual total” mostra os totais dos
percentuais lançados em toda a coluna.
NOTA IMPORTANTE
Algumas escolas (ou níveis de ensino) apresentam prejuízo na contabilidade fiscal
e, mesmo assim, estão pagando Imposto de Renda e Contribuição Social. Se
você está no lucro presumido, veja se no último balanço sua escola apresentou
prejuízo ou um percentual de lucro inferior a 32% da receita anual. Se isso
estiver ocorrendo, converse com o contador para verificar se não é melhor
passar a pagar pelo lucro real.
PASSO 3 – CADASTRAR OS RATEIOS DE DESPESAS (PLANILHA 1.3)
1.3 Rateio de Despesas
Ao cadastrar diversos centros de receitas e de apoio, estamos considerando que
desejamos ver o resultado obtido separado para cada um dos centros cadastrados.
Assim, para conhecer o resultado real da cantina, por exemplo, será necessário
apropriar não só as receitas e despesas diretas (ex: funcionário que trabalha
na cantina), mas também outras despesas indiretamente realizadas para que o
resultado aconteça (ex: energia elétrica, água, material de consumo, etc.).
Esta é uma das planilhas mais importantes do software, onde serão estabelecidos
os percentuais de rateios das diversas despesas indiretas da Instituição para cada
um dos Centros de Receitas e Centros de Apoio.
Algumas despesas de uma escola são pagas em uma única fatura e beneficiam (ou
são utilizados) por mais de um centro de apoio e receita. Esta planilha funciona com
um filtro, distribuindo o valor dessas contas para os diversos Centros.
Ex: a conta de “água”, ou “aluguel” é paga por uma fatura que não indica que
centro de apoio ou receita a gerou. Utilizamos, desta forma, os percentuais
cadastrados nesta planilha para direcionar o valor que cabe a cada um dos centros
(ratear a despesa).
29
1.0
Planejar o resultado do ano
Cadastrando estes percentuais, não precisaremos todo mês dividir a conta de
água, de luz, o aluguel, etc., para cada centro de Apoio ou Receita e estaremos
considerando uma parte destas despesas para cada centro cadastrado.
Como fazer
Os percentuais lançados nesta planilha servirão para ratear as despesas lançadas na
planilha Planejar Outras Despesas Gerais (vide adiante planilha 1.8), para a planilha
de Formar Preços (vide adiante planilha 2.3) e também para ratear os valores
lançados na planilha Movimentação de Entradas e Saídas (vide adiante planilha 3.1)
com o objetivo de obter o resultado de cada centro de receita.
Estes percentuais dependem muito da experiência de cada administrador e de um
levantamento a ser feito na Instituição. Na seqüência, é apresentado um quadro de
sugestão de critérios de rateio para auxiliá-lo na definição destes percentuais de rateio.
Os percentuais lançados devem totalizar 100%. Não há necessidade de lançar
o percentual para a Administração, uma vez que, para auxiliar o administrador
nesta tarefa, a planilha soma os valores que foram lançados nos demais centros
e “carrega” a diferença que falta para completar os 100% para a Administração.
Desta forma, se o percentual lançado para os Centros de Apoio e Receitas for 0%
(zero), todo o valor da despesa será apropriado para a Administração.
Por outro lado, se os valores lançados ultrapassam o total de 100%, na célula
correspondente da coluna da Administração aparece um aviso: “ajustar o
percentual”. Então você pode checar a última coluna da tabela e conferir qual a
diferença que deve ser ajustada.
Despesas para as quais você precisa cadastrar percentual de rateio
Para as despesas da planilha 1.3 você precisará digitar um percentual de rateio.
Sugestões de critérios de rateio que podem ser utilizados para o rateio das despesas.
30
CONTAS A SEREM RATEADAS
SUGESTÃO DE % A SER CADASTRADO
*Aluguel
Bens de natureza permanente
Despesas com viagem
Fotocópias
Gás
Percentual da área de cada centro.
Percentual de utilização direta (ou seja,
quanto cada centro compra destes bens).
Percentual de utilização direta (ou seja, quanto
cada centro gera de despesas de viagem).
Percentual de utilização direta (ou seja,quanto
cada centro consome de fotocópias).
Percentual de utilização direta (ou seja, qual
centro consome mais gás).
Planejar o resultado do ano
1.0
Livros, revistas e jornais
Percentual de utilização direta (ou seja, para
quem os livros/revistas foram comprados).
Manutenção de equipamentos
Percentual de utilização direta (ou seja,quanto
cada centro gasta na manutenção).
Materiais de arte
Percentual de alunos por centro que utilizam.
Materiais de esportes
Percentual de alunos por centro que utilizam.
Materiais de laboratório
Percentual de alunos por centro que utilizam.
Materiais de uso didático
Percentual de alunos por centro que utilizam.
Material de expediente e consumo Percentual de utilização direta.
Material para fotocopiadora
Percentual de utilização direta ou de alunos
que utilizam.
Despesas gerais
Percentual de utilização direta.
Atenção! Mesmo que o prédio da Escola seja próprio cadastre os percentuais
da área de cada centro de apoio e de receita na linha “Aluguel”.
Exemplos
Aluguel: o critério sugerido é “Percentual da área de cada centro”. Portanto,
levaremos em conta a área ocupada por cada centro para o cálculo do
percentual a ser cadastrado.
Supondo que:
• a medida total da escola seja = 5000 m2;
• medida das salas e espaços destinados ao Centro de Receita “Educação
Infantil” = 250 m2.
Fazemos, então, o seguinte cálculo: 250/5000 = 0,05 ou 5% e cadastramos na
planilha. Desta forma o Centro de Receita “Educação Infantil”, irá absorver 5%
do custo referente a Aluguel.
Gás: o critério sugerido é “Percentual de Utilização Direta”. Portanto, levaremos
em conta a utilização desta despesa pelos diversos centros de receita e de custo
para o cálculo do percentual referente a cada Centro.
Supondo que:
• a maior parte do gás seja utilizado pelo Centro de Receita “Cantina”,
consideramos que esta absorva 80% deste custo; o restante, ou seja, 20%,
consideramos que seja destinado ao Centro de Custos “Administração”, para
atender suas necessidades.
Despesas que tem rateio direto (para as quais você não precisa cadastrar
percentual de rateio)
Algumas despesas já são rateadas diretamente, sem que você precise digitar o
percentual de rateio na planilha 1.3. Estas despesas são:
31
1.0
Planejar o resultado do ano
CONTAS QUE TEM RATEIO
DIRETO
CRITÉRIO PARA CÁLCULO DO
PERCENTUAL
Água
Quantidade de alunos, professores e
funcionários por centro.
Cursos e treinamentos
Quantidade de professores e funcionários
por centro.
Despesas com lanches e alimentação Quantidade de professores e funcionários
por centro.
Energia elétrica
% da área de cada centro.
Farmácia
Quantidade de alunos, funcionários e
professores por centro.
IPTU
% da área de cada centro.
Limpeza terceirizada
% da área de cada centro.
Manutenção imóvel
% da área de cada centro.
Materiais de copa e cozinha
Quantidade de alunos, professores e
funcionários por centro.
Materiais de limpeza
% da área de cada centro.
Materiais para piscina
Quantidade de alunos por centro.
Segurança
% da área de cada centro.
Seguro de vida em grupo
Quantidade de professores e funcionários por centro.
Seguro/convênio saúde
Quantidade de professores e funcionários por centro.
Seguros de imóvel
% da área de cada centro.
Uniformes dos funcionários
Quantidade de professores e funcionários por centro.
Vale-transporte
Quantidade de professores e funcionários por centro.
Ex: uniformes (será rateado pelo número de professores e funcionários cadastrados
na planilha 1.7 - Planejamento de salários).
Despesas que não constam das duas tabelas acima
As contas que não constam destas duas tabelas recairão diretamente para a
Administração da Instituição, ou seja, ao serem lançadas serão apropriadas
diretamente para a Administração (ex: despesa com a contabilidade, pró-labore).
Por outro lado é preciso notar que se a Piscina, por exemplo, for considerada
um centro de receita ou apoio, os gastos com materiais para piscina deverão ser
lançados integralmente para este centro (ou seja, cadastra-se 100% para o Centro
“Piscina”).
32
Planejar o resultado do ano
1.0
Da mesma forma seria feito se um ginásio de esportes fosse considerado um
centro de apoio, no que se refere aos materiais de esporte.
Atenção! Estes percentuais não precisarão ser redigitados todos os meses,
somente sendo modificados quando houver alterações muito significativas no
critério de rateio utilizado.
PASSO 4 – CADASTRAR O FUNDO DE REINVESTIMENTO (PLANILHA 1.4)
1.4 FUNDO DE REINVESTIMENTO
33
1.0
Planejar o resultado do ano
Você já deve ter notado que os investimentos realizados em bens, como
automóveis, imóveis e equipamentos utilizados na escola, perdem valor com o
passar do tempo. Isso acontece por várias razões: em função do desgaste pelo uso,
porque vão ficando obsoletos ou até mesmo porque vão “saindo da moda” (isso é
facilmente percebido quando um novo modelo de carro é lançado no mercado).
Podemos dizer que existe um custo pelo uso do bem. Esse custo não é sentido
diretamente no caixa, pois não há saída de dinheiro todo mês para “depositar
nesse fundo”. Mesmo assim, não podemos fechar os olhos para a realidade: o custo
dessa perda de valor exite.
A rigor, todas as instituições deveriam reservar uma parcela do caixa gerado no
mês, para repor equipamentos e instalações que assegurem sua competitividade.
Com esse “fundo”, a instituição poderia comprar equipamentos modernos,
reformar suas instalações de forma que sempre pudesse dar a seus alunos
ambientes modernos, atrativos e bonitos. Aliás, uma das principais causas da baixa
competitividade das escolas é a falta de atualização e modernização e uma das
principais causas de sucesso é o permanente investimento em suas instalações e
equipamentos.
Quando consideramos esse fundo como um custo em nosso resultado, devemos
fazer a seguinte interpretação: embora o caixa gerado possa ter sido maior, uma
parte desse caixa não pode ser gasta de imediato. Essa parte é que vai repor
equipamentos e instalações no futuro.
Outra vantagem de considerar o valor do fundo de reinvestimento no resultado da
empresa é que ele será incluído nas metas de nosso planejamento e da formação
de preços.
Assim, na planilha Fundo de Reinvestimento, serão cadastrados equipamentos,
veículos, mobiliários, computadores, instalações que sua escola possui (enfim, o que
na contabilidade é chamado de Imobilizado).
Ela calcula o valor de um fundo mensal para a reposição ou recompra do bem
cadastrado. O fundo total calculado é transferido para as planilhas Formação de
Preços (vide adiante planilha 2.3) e Resultado Geral (vide adiante planilha 3.4). A
soma total dos bens da escola será utilizada nas planilhas Planejamento Outras
Despesas Gerais (vide adiante planilha 1.8) e Indicadores de Competitividade (vide
adiante planilha 2.1).
Como fazer
Descrição do bem: faça uma descrição sumária do bem. Ex.: veículo Fiorino ano
1999.
34
Planejar o resultado do ano
1.0
Data de aquisição/avaliação: se o valor cadastrado do bem for o de aquisição,
nesse campo deverá ser digitada a data aproximada dessa aquisição. Se o
administrador optar por trabalhar com o valor de avaliação, a data desta é que
deverá ser digitada na respectiva célula.
Valor do bem: digite o valor aproximado de recompra do bem (ou seja, o custo
de “comprar de novo” aquele bem). Pode-se pesquisar em lojas de equipamentos
novos ou usados (conforme sua política de compra de equipamentos).
Nº. de turnos: digite 1, 2 ou 3, conforme o regime de trabalho do bem: 1 turno = 8
horas; 2 turnos = 16 horas; 3 turnos = 24 horas. Para 2 e 3 turnos, a planilha calcula
uma necessidade de geração de fundo mais acelerada, pois haverá um desgaste
maior do bem.
Vida útil: todo bem tem uma certa vida útil para a empresa, sendo que vencida sua
vida útil, deve substituí-lo.
Estime, aproximadamente, o número de anos que esse bem pode servir à empresa
antes da sua substituição. Se você estabeleceu uma política de reposição de bens
(ex.: veículos, 5 anos; computadores, 5 anos; carteiras, 6 anos; etc.), cadastre esses
prazos. O ideal é pesquisar no mercado e estabelecer uma política de renovação
dos bens. O fundo será calculado e lançado no resultado considerando-se a vida
útil desde a data de aquisição ou de avaliação cadastrada anteriormente.
Fundo Mensal: apresenta o valor mensal do fundo que será considerado no
resultado e na formação do preço da anuidade.
Percentual de rateio para os centros: se o bem cadastrado serve a mais de um
centro, digite o percentual utilizado por cada um deles. Por outro lado, se é um
bem específico de um só centro, digite “100%” na célula respectiva a este.
No final, a planilha mostra o percentual total que foi distribuído e aponta a
diferença, quando houver.
O valor do fundo de reinvestimento será todo lançado para a Administração, se os
percentuais lançados para os centros de receita e de custos forem 0 (zero).
O total do fundo calculado nessa planilha é automaticamente transferido para as
planilhas Formação de Preços (vide adiante planilha 2.3) e Resultado Geral (vide
adiante planilha 3.4), compondo as despesas operacionais da escola.
• Dessa planilha obtemos, também, o valor total dos bens (investimento total da
instituição), que será utilizado na planilha Planejamento Outras Despesas Gerais
(vinde adiante planilha 1.8).
35
1.0
Planejar o resultado do ano
• Essa planilha não precisa ser atualizada todo mês. Só faça atualizações quando
houver aquisição de um novo bem ou tiver que excluir um bem em função de
venda ou sucateamento.
• Estabeleça uma política de renovação dos equipamentos e das instalações
de sua escola. Não os deixe desatualizados. Dê atenção especial às instalações,
deixando-as atraentes. Não deixe a escola passar uma imagem de desatualização e
decadência.
• Alguns proprietários de escolas ou proprietários de instituições educacionais
fazem efetivamente um “fundo” para a renovação da escola, depositando o valor
mensal calculado em uma conta de investimento separada.
Por exemplo: pode-se fazer como uma empresária que pagava dois consórcios,
com prazo de 5 anos (tempo de vida útil das instalações, segundo sua política).
Somados, os dois consórcios se igualavam, em valor, ao total necessário para o
reinvestimento destinado à atualização da instituição. Esse valor era lançado, então,
no Resultado Geral (vide adiante planilha 3.4), representando o valor do fundo.
PASSO 5 – PLANEJAR AS RECEITAS DO ENSINO (PLANILHA 1.5)
1.5 PLANEJAMENTO DE RECEITAS ENSINO
Nessa planilha, será realizado o planejamento das receitas de ensino. Toda a
previsão de receitas e de quantidades de alunos será feita nesse quadro. Se a escola
tiver a opção de período integral e alimentação para alunos, deverá também fazer
a projeção dessas receitas. A previsão deverá ser feita com bastante critério, de
forma a não ser excessivamente otimista.
Observe que todos os centros de receitas que foram cadastrados como “Ensino”
já estão ocupando suas respectivas colunas, aguardando os demais lançamentos,
conforme veremos.
Dicas:
- O tempo de vida útil será determinado de acordo com a experiência do administrador da escola. Porém, ele poderá
consultar o site da Receita Federal, no qual encontrará uma relação de materiais e quipamentos com seus respectivos
anos de depreciação. Os endereços da Internet são os seguintes:
www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/ins/ant2001/1998/in16298ane1.htm
www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/ins/ant2001/1998/in16298ane2.htm
36
1.0
Planejar o resultado do ano
37
1.0
Dicas:
- Esses valores
são projetados,
mas devem ser
embasados em
informações
confiáveis,
seja pela
experiência do
administrador
da escola, pela
estatística dos
últimos anos,
pela previsão
de ampliação,
pelo aumento
de investimento
em marketing,
etc. Procure
evitar exageros,
trabalhando
os números de
acordo com a
sua realidade.
Planejar o resultado do ano
Como fazer
Anuidade: este item está dividido em 3 tipos.
a) Anuidade sem desconto: para cada Centro de Receitas Ensino, digite a
quantidade de alunos que estamos projetando para o próximo ano. Digite também
o valor previsto (ou já definido) da anuidade a ser cobrada (mesmo que este ainda
não seja o valor definitivo). A planilha calcula, então, o valor projetado da receita
para o ano.
b) Anuidade com desconto: com base na experiência dos anos anteriores, digite
a quantidade de alunos para os quais será necessário conceder algum desconto
em relação ao valor da anuidade normal. Estime, também, o percentual médio de
desconto a ser concedido para estes alunos. Da mesma forma a planilha calcula,
então, o valor projetado da receita para o ano.
c) Bolsa Integral: com base na experiência dos anos anteriores, digite a quantidade
de alunos para os quais será necessário conceder bolsa integral (ou seja, o aluno
não pagará nada).
Período Integral: este item está dividido em 2 tipos.
a) Período integral mensal: para cada Centro de Receitas Ensino, digite a
quantidade de alunos que estamos projetando para o próximo ano que optam
pelo período integral.
Mas, atenção! O valor a ser lançado no campo Valor Período deve ser o acréscimo
mensal cobrado em relação ao período normal (ex.: se forem cobrados R$ 90,00
de acréscimo sobre o valor da mensalidade normal, deve-se digitar esse valor). Para
o cálculo da receita total anual, este valor será multiplicado por 12 meses.
b) Número de alunos com bolsa integral: com base na experiência dos anos
anteriores, digite a quantidade de alunos para os quais será necessário conceder
bolsa integral (ou seja, o aluno não pagará nada).
Alimentação Mensal: esse item está dividido em três linhas: “Nº. de alunos”,
“Valor médio mensal/aluno” e “Custo médio mensal/aluno”. Esse cadastro é
individualizado por centro de receitas, uma vez que alguns podem ter a opção de
alimentação e outros não. Digitaremos, então, a quantidade de alunos que optarem
pela refeição em cada um dos cursos. Em seguida, digitamos o valor médio mensal
cobrado por aluno (ex.: R$ 84,00), e, finalmente, o valor do custo médio mensal
por aluno (ex.: R$ 31,20).
38
Planejar o resultado do ano
Atenção! Caso essa refeição seja servida pela cantina e esta seja terceirizada,
a escola terá somente a entrada de recursos referentes ao valor cobrado pela
locação ou sublocação da cantina. Sendo esse o caso, os valores deverão ser
lançados na planilha “Planejamento de Receitas Outros” (planilha 1.6), que
veremos na seqüência.
1.0
Dicas:
- Um refeitório
bem cuidado,
limpo e com
um cardápio
bem elaborado
pode ser uma
Esses valores são projetados, mas devem ser embasados em informações
confiáveis, seja pela experiência do administrador da escola, pela estatística dos
últimos anos, pela previsão de ampliação, pelo aumento de investimento em
marketing, etc. Procure evitar exageros, trabalhando os números de acordo com
sua realidade.
fonte de receita
extra, servindo
refeições
para pais que
precisem se
alimentar fora
Recuperação da Inadimplência
Se a escola tiver valores dos anos anteriores não recebidos, projete o porcentual
que será recuperado no ano.
de casa.
No campo “Valor dos atrasos” digite o valor total em atraso, para cada nível de
ensino.
No campo “percentual de recuperação” estime qual o percentual que será
recuperado no ano. O valor que será recuperado no ano está sendo dividido por
12 meses e apresentado junto às demais receitas na planilha 1.8 (Planejamento
outras despesas gerais).
PASSO 6 – PLANEJAR AS OUTRAS RECEITAS (PLANILHA 1.6)
1.6 PLANEJAMENTO DE RECEITAS - OUTROS
Nessa planilha será realizado o planejamento das receitas de outros centros e
digitado o percentual média de custo associado a cada tipo de receita planejada.
Observe que todos os centros de receita que foram cadastrados como Outros
(planilha 1.1) já foram distribuídos e aguardam suas respectivas previsões, para cada
um dos meses conforme veremos na próxima página.
39
Planejar o resultado do ano
1.0
40
Planejar o resultado do ano
1.0
Cantina: lançar a previsão de vendas médias da cantina, mês a mês. Caso a cantina
seja terceirizada, lançar somente a entrada de recursos referente ao valor cobrado
pela locação ou sublocação da cantina.
Dicas:
- Esses valores
serão utilizados
No campo “percentual de custo” cadastre um percentual referente ao custo das
mercadorias vendidas em relação ao preço da venda, se a cantina for terceirizada
não precisa lançar este percentual.
Exemplo: preço de venda dos lanches da cantina = R$ 2,00. Preço de compra dos
lanches da cantina = R$ 0,80. Portanto, o percentual de custo a ser cadastrado será
o resultado dos seguintes cálculos: R$ 0,80 / 2,00 = 0,40 ou 40% (cadastre o 40%).
na planilha
Eventos: se o administrador achar necessário, poderá lançar até 6 eventos
diferentes que geram receitas para a instituição no decorrer do ano (ex.: festa
junina, festa do Dia das Crianças, etc.).
“Formação de
“Planejamento
Outras
Despesas
Gerais” (vide
adiante
planilha 1.8) e
Preços” (vide
atiante planilha
2.3).
No campo “percentual de custo”, digite um percentual de custo de um evento em
relação à receita gerada. Ex. 60%.
Extracurriculares: da mesma forma que para os eventos, esse item permite ao
administrador separar a previsão de receitas “Extracurriculares” (ex.: esportes,
aulas de informática, aulas de música) em até seis tipos diferentes, projetando seus
valores no decorrer do ano.
No campo “percentual de custo” digite o percentual do custo de um
extracurricular em relação à receita gerada. Ex.: 50%.
Material didático: esse item está dividido em três linhas: “Nº. de alunos”, “Valor
médio unitário” e “Custo médio unitário”. O lançamento deve ser feito conforme
a previsão de vendas desses materiais durante o ano. O primeiro lançamento se
refere à quantidade prevista de alunos que vão adquirir o material. Logo abaixo,
lançamos o valor médio unitário que será cobrado de cada material (ex.: R$ 27,00)
e, finalmente, o valor do custo unitário de cada material (ex.: R$ 22,00), para
que seja calculada a previsão desse pagamento na planilha Planejamento Outras
Despesas Gerais (vide adiante planilha 1.8).
Uniformes: esse item também está dividido em três linhas: “Nº. de alunos”, “Valor
médio unitário” e “Custo médio unitário”. O lançamento deve ser feito conforme
a previsão de venda dos uniformes durante o ano. O primeiro lançamento se
refere à quantidade prevista de alunos que vão adquirir o uniforme. Logo abaixo,
lançamos o valor médio unitário que será cobrado de cada uniforme (ex.: R$
85,00) e, finalmente, digitamos o valor médio de custo de cada uniforme, para
que seja calculada a previsão desse pagamento na planilha Planejamento Outras
Despesas Gerais (vide adiante planilha 1.8).
41
1.0
Planejar o resultado do ano
Item “6”: esse campo está aberto, permitindo ao administrador incluir uma
nova previsão de receita que não seja de ensino. Essa inclusão deve ser iniciada
cadastrando-se o centro de receitas na planilha Centros de Receitas e de Apoio
(planilha 1.1), opção Centros de Receitas Outros, item “6”. Na planilha, estamos
utilizando o exemplo “Transporte”.
PASSO 7 – PLANEJAR OS SALÁRIOS (PLANILHA 1.7)
1.7 PLANEJAMENTO DE SALÁRIOS
Nessa planilha, será realizada a previsão de salários e encargos para os diversos
centros de receitas e de apoio, permitindo que se possa conhecer o custo real dos
funcionários para a empresa. Os valores aqui calculados serão lançados nas planilhas
Formação de Preços (vide adiante planilha 2.3) e Planejamento Outras Despesas
Gerais (vide adiante planilha 1.8).
Além do salário propriamente dito, devemos considerar, no cálculo do custo real
dos funcionários, os encargos diretos e os indiretos.
Você deve saber que, além do salário pago aos funcionários, pagam-se os chamados
encargos diretos, isto é, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS =
8,5%) e o INSS (somente a parte que compete à empresa 27,8%). Se a instituição
ou o centro de receitas estiver no Super Simples, pagará apenas o FGTS (8,0%).
Além dos encargos diretos, o custo real da mão-de-obra é onerado também pelos
chamados Encargos Indiretos, ou seja, as férias e o 13º. salário. Muitos empresários
esquecem que devem reservar, do caixa gerado no mês, uma parcela para o
pagamento das férias dos funcionários e, principalmente, do 13º. salário. Se a
empresa não faz a reserva, pode ter dificuldade para pagá-los, especialmente o 13º. salário, que se concentra nos meses de novembro e dezembro.
A planilha soma um valor referente a 1/3 (um terço) de férias e ao 13º. salário como
um custo em cada mês, independente de estarmos ou não no mês de pagamento
das férias e do 13º. salário. Ao provisionarmos esses valores no resultado do mês, é
como se estivéssemos fazendo uma reserva para esses pagamentos (chamamos de
Provisionamento).
Está sendo provisionado, também, um percentual relativo aos encargos
indenizatórios que ocorrem por ocasião de demissão sem justa causa. A média
nacional está em torno de 5%, mas a escola poderá utilizar seu próprio índice, se
tiver tal estatística.
Assim, lançamos o provisionamento dos encargos no mês que estamos apurando
por serem custos que a empresa já assumiu (e efetivamente deve aos funcionários).
42
Planejar o resultado do ano
1.0
Para que você não precise calcular e lançar o valor dos encargos indiretos (1/3 do
13º. ) para cada centro, simplificamos o processo utilizando uma taxa representativa
desses encargos. Portanto, esse custo adicional será calculado pelo programa,
conforme veremos nas tabelas “Encargos Sociais Normal” e “Encargos Sociais
Super Simples”, descritas na seqüência.
Além disso, será possível cadastrar o percentual de correção dos salários a ser
concedido no dissídio (lançar um percentual estimado para o próximo ano).
Encargos sociais – normal
ENCARGOS DIRETOS INSS
20,0% SESC
1,5% SENAC
1,0% INCRA
0,2% SALÁRIO EDUCAÇÃO 2,5% SEBRAE
0,6% FGTS
8,5% SEGURO ACID. TRAB.
2,0% ENCARGOS DIRETOS 36,3%
{(100/3/12 meses)
PROVISÕES
+ [(100/3/12 meses )
1/3 de FÉRIAS + ENCARGOS 3,79%
* 36,3%]} 13º. SALÁRIO + ENCARGOS 11,36% PROVISÃO PARA RESCISÕES 5,00% {(100/12 meses)
PROVISÕES TOTAIS
20,144%
+ [(100/12 meses )
* 36,3%]}
Encargos sociais – Super simples
ENCARGOS DIRETOS INSS
0,0% SESC
0,0% SENAC
0,0% INCRA
0,0% {(100/3/12 meses)
SALÁRIO EDUCAÇÃO 0,0% + [(100/3/12 meses )
SEBRAE
0,0% * 8%]}
FGTS
8,0% SEGURO ACID. TRAB. 0,0% {(100/12 meses)
ENCARGOS DIRETOS 8,0% + [(100/12 meses )
* 8%]}
PROVISÕES
1/3 de FÉRIAS + ENCARGOS 3,00%
13º. SALÁRIO + ENCARGOS 9,00% PROVISÃO PARA RESCISÕES 5,00% PROVISÕES TOTAIS
17,00%
43
1.0
Planejar o resultado do ano
Descrição do centro: o nome de cada centro vem da planilha de cadastro Centros
de Receitas e de Apoio (planilha 1.1), não precisando, portanto, ser digitado.
Número de colaboradores: digitar o número estimado de funcionários para cada
Centro de Receita e Apoio.
Salário: é o valor total mensal dos salários de todos os funcionários que trabalham
para o centro. Além do salário-base, deverão ser somados os valores do anuênio
e do qüinqüênio. O administrador deve pedir que a Contabilidade prepare um
relatório com essa separação e digitá-lo na presente planilha.
Outros: nessa célula deverão ser lançadas outras remunerações, tais como horas
extras e descanso semanal remunerado.
FGTS / INSS (parte da empresa): a planilha irá calcular estes dois encargos conforme
a condição tributária da instituição (Super Simples ou tributação normal). No caso
da instituição ou nível de ensino se enquadrar no Super Simples será considerado
apenas o FGTS, pois o INSS (parte da empresa) e terceiros (vide tabela dos encargos
pág. 43) não é recolhido por quem se enquadra no Super Simples.
44
Planejar o resultado do ano
1.0
Descontos dos benefícios: digite neste campo o valor descontado dos funcionários
referente aos benefícios concedidos pela instituição, tais com vale transporte,
auxílio alimentação, plano de saúde, seguro em grupo.
Provisão de 1/3 de férias, 13º. e rescisões: sobre a soma do “salário mensal” e “outros”,
a planilha calcula e provisiona o valor de 1/3 de férias, 13º. salário e rescisões.
Exemplo: (Super simples)
Valor dos Salários:
R$ 3.700,00
Percentual de Provisões:
17%
R$ 3.700,00 x 17% = R$ 629,00
Valor das Provisões:
R$ 629,00
Total geral: soma dos valores lançados nos campos “salário mensal”, “outros”,
“FGTS e INSS (parte da empresa)”, “Provisões 1/3 férias, 13º. e rescisões”,
diminuindo-se os “Descontos dos benefícios”.
Mês do dissídio: digite por extenso, o mês em que será concedido o dissídio aos
funcionários.
Percentual do dissídio: digite o percentual estimado do dissídio para o próximo ano.
PASSO 8 – PLANEJAR OUTRAS DESPESAS E VISUALIZAR PLANEJAMENTO
(PLANILHA 1.8)
1.8 PLANEJAMENTO OUTRAS DESPESAS GERAIS
Essa planilha compreende 3 partes.
Parte I – Lançamentos finais para o planejamento.
Parte II – Como estabelecer um objetivo de resultado?
Parte III – Análise comparativa com o realizado.
Como foi visto no início deste manual, o planejamento financeiro inicia-se, na
verdade, com o estabelecimento de uma Meta Financeira, ou seja, Um Objetivo de
Resultado. Embora tenhamos alterado a ordem iniciando pelo planejamento das
receitas, trataremos agora de despesas e investimentos.
Nessa planilha, o administrador vai lançar os últimos dados que faltam para que
o planejamento financeiro possa ser consolidado. São as provisões de despesas
operacionais que ainda não foram informadas.
45
1.0
Planejar o resultado do ano
Além disso, à medida que o ano vai passando e as receitas e despesas vão
ocorrendo de fato, a planilha apresenta o resultado realizado do mês, permitindo
uma rápida comparação com o planejado e indicando os desvios ocorridos.
As células com fundo branco permitem o lançamento de dados, enquanto as
coloridas apresentam valores anteriormente lançados, estando protegidas e
travadas.
Alterações em seus valores devem ser feitas, portanto, na planilha de origem da
respectiva receita ou despesa.
46
Planejar o resultado do ano
1.0
47
1.0
Planejar o resultado do ano
Como fazer
RECEITA TOTAL
Apresenta a soma das receitas dos Centros de Receitas Ensino e Centros de
Receitas Outros. Observe que temos duas colunas para cada mês: “Previsto” e
“Realizado”.
Primeiramente, vamos descrever a origem dos valores da coluna “Previsto”:
Centros de Receitas Ensino
Anuidade: o valor tem origem na planilha Planejamento de Receitas Ensino
(planilha 1.5). A planilha calcula e apresenta, para cada mês, 1/12 (um doze avos) do
valor total da anuidade prevista.
Período integral: o valor tem origem na planilha Planejamento de Receitas Ensino,
conforme a quantidade de alunos que optarem por esta modalidade e o valor
médio a ser cobrado em cada curso.
Alimentação: o valor tem origem na planilha Planejamento de Receitas Ensino, de
acordo com a quantidade de alunos que optarem pela alimentação na escola e o
valor a ser cobrado por refeição.
Centro de Receitas Outros
• Cantina: o valor tem origem na planilha Planejamento de Receitas Outros.
• Eventos: idem
• Extracurriculares: idem
• Material didático: idem
• Uniformes: idem
• Item “6”: idem CUSTOS DIRETOS
O total dos custos diretos é composto pelas diversas contas que variam conforme
o valor das receitas.
- PIS
- COFINS
- IRPJ
- Contribuição Social
- ISS
- ICMS
- Simples Federal
- Simples Estadual
As células apresentam a previsão de geração desses impostos, conforme o valor
das receitas previstas e dos percentuais
que foram cadastrados para cada centro
de receitas na planilha 1.2 “Cadastro de
Taxas e Impostos”
Inadimplência: refere-se à previsão de inadimplência sobre a receita prevista, de
acordo com o percentual estabelecido para cada centro de receitas na planilha.
48
Planejar o resultado do ano
1.0
Cadastro de Taxas e Impostos (planilha 1.2). É calculada por meio da multiplicação
da receita pelo percentual de inadimplência cadastrado.
Fornecedores (alimentação para alunos): refere-se à previsão do valor dos custos
diretos que serão gerados pela “Alimentação”, de acordo com custo da refeição
cadastrado na planilha Planejamento de Receitas Ensino (planilha 1.5), no item
“Custo Médio mensal/aluno”.
Cantina: refere-se à previsão do valor dos custos diretos desse centro. Esse valor
é calculado por meio da multiplicação da receita prevista do mês e do percentual
de custo correspondente lançado na planilha “Planejamento de Receitas Outros”
(planilha 1.6). Assim, se a receita prevista for de R$ 1.000,00 e o percentual
de custo cadastrado for de 40%, será apresentado o valor de R$ 400,00 (R$
1.000,00 x 40%).
Eventos: idem.
Extracurriculares: idem.
Material didático: refere-se à previsão do valor dos custos diretos desse centro. É
calculado pela multiplicação da quantidade de materiais que serão vendidos pelo
custo unitário do material lançado na planilha Planejamento de Receitas Outros
(planilha 1.6). Assim, se a quantidade prevista de vendas for de 100 e o valor de
custo cadastrado for de R$ 22,00, será apresentado o valor de R$ 2.200,00
(R$ 22,00 x 100).
Uniformes: idem.
Item “6”: idem.
Margem Bruta
No momento da entrada de uma receita, apenas uma parte do dinheiro é da
escola. As outras partes já estão comprometidas, não pertencem à escola, pois no
momento do recebimento são gerados impostos federais, estaduais e municipais
(que serão pagos ao governo); teremos que pagar a alguns fornecedores para repor
os produtos que vendemos (ex.: cantina); enfim, ocorrem Custos Diretos que
devem ser deduzidos da receita auferida.
Em resumo, a Margem Bruta é o valor que sobra para a escola depois de pagos os
Custos Diretos.
49
1.0
Planejar o resultado do ano
RECEITA TOTAL ( - ) CUSTOS DIRETOS ( = ) MARGEM BRUTA
Exemplo:
RECEITA TOTAL da cantina
Super Simples
6%
% de outros fornecedores/
Revenda
33%
TOTAL EM CUSTOS DIRETOS
MARGEM BRUTA = R$ 800,00
R$ 48,00
R$ 264,00
R$ 312,00
R$ 488,00
Custos
Diretos
Despesas Operacionais
Subtotal Salários: esses valores têm origem na planilha Planejamento de Salários
(planilha 1.7). As células apresentam os totais dos salários e encargos por centros
de custos e de receitas. Apresentam, também, os valores referentes às provisões
de 1/3 de férias, 13º. e rescisões para a escola como um todo.
Fundo de Reinvestimento: apresenta a soma dos valores calculados na planilha
Fundo de Reinvestimento (planilha 1.4).
A seguir são apresentadas as despesas operacionais para as quais você deverá fazer
a previsão diretamente na planilha 1.8.
Água
Aluguel
Aluguel de bens móveis
Bens de natureza permanente
Combustíveis e lubrificantes
Consultoria / Assessoria
Contribuições, associações e sindicatos
Cursos e treinamentos
Despesas bancárias
Despesas com cartórios
Despesas com informática
Despesas com Internet
Despesas com lanches e alimentação
Despesas com viagem
Despesas de cobrança
Despesas postais
Doações e atividades filantrópicas
Energia elétrica
Estacionamentos
Farmácia
50
Fotocópias
Gás
Honorários advocatícios
Honorários contábeis
IPTU
IPVA – licenciamentos
Limpeza terceirizada
Livros, revistas e jornais
Manutenção de equipamentos
Manutenção de veículos
Manutenção imóvel
Materiais de arte
Materiais de copa e cozinha
Materiais de esportes
Materiais de laboratório
Materiais de limpeza
Materiais de uso didático
Materiais para piscina
Material de expediente e consumo
Material para fotocopiadora
Planejar o resultado do ano
Outras despesas com pessoal
Pró-labore
Publicidade e Propaganda / Comunicação Visual
Segurança
Seguro de vida em grupo
Seguro / convênio saúde
Seguros de imóvel
Seguros de veículos
Serviços de terceiros
1.0
Taxas e alvarás
Táxi / ônibus
Telefones celulares
Telefones fixos
Uniforme dos funcionários
Vale-transporte
Despesas gerais
Os valores lançados na coluna do mês de janeiro são automaticamente replicados
para todos os demais meses do ano, evitando o relançamento de contas que
praticamente se repetem.
Porém, havendo necessidade de ajustes, esses poderão ser feitos diretamente
no próprio mês. Por exemplo, se o valor da conta “Honorários contábeis” for o
mesmo durante todo o ano, com exceção de dezembro, deve-se lançar o valor
inicial em janeiro e só precisaremos alterar em dezembro.
Resultado Operacional
Esse resultado é a diferença do valor que obtivemos na margem bruta menos as
despesas operacionais. É o valor que sobra depois de serem pagos todos os custos
que fazem parte da operação da escola. Pagar ou receber juros não faz parte
da operação da escola, portanto, eles serão considerados somente no resultado
extra-operacional.
MARGEM BRUTA - DESPESAS OPERACIONAIS = RESULTADO
OPERACIONAL
Resultado Extra-operacional
Esse resultado pode ser um valor positivo ou negativo. Se o valor referente a
pagamento de juros e IOF for maior que a previsão de receitas financeiras, o
resultado extra-operacional será apresentado com um sinal negativo (-), o que
significa que haverá uma diminuição do resultado da instituição. Mas se a previsão
de recebimento de juros (receitas financeiras) for maior que a de pagamentos
de juros, então o valor será positivo, aumentando o resultado da instituição. Esse
resultado, portanto, já considera os valores que não fazem parte da operação da
escola.
Lucro / Prejuízo (Antes do IRPJ e Contribuição Social)
Apresenta o resultado final do desempenho econômico-financeiro da instituição no
período mensal e anual. É calculado por:
51
1.0
Planejar o resultado do ano
RESULTADO OPERACIONAL (+/-) RESULTADO EXTRA-OPERACIONAL =
LUCRO/PREJUÍZO (ANTES DO IRPJ E CONTRIBUIÇÃO SOCIAL)
Se a instituição estiver enquadrada no regime de tributação federal Lucro
Presumido, este será o resultado líquido da mesma.
Por outro lado, se o regime de tributação federal for pelo Lucro Real, ainda
teremos que calcular uma previsão para o que será recolhido de IRPJ e
Contribuição Social, conforme citado a seguir.
Provisão para Contribuição Social (Lucro Real)
Essa linha só será utilizada pela instituição que estiver enquadrada no regime de
tributação federal Lucro Real. Ela apresenta uma provisão para recolhimento
do citado imposto, na base de 9% sobre o lucro obtido pela instituição. Esse
percentual é calculado sobre o lucro ao final do período de análise (um ano), e
distribuído na proporção de 1/12 a cada mês (portanto, pode acontecer de um
determinado mês apresentar prejuízo e mesmo assim estar sendo considerado um
valor de provisão para Contribuição Social).
Provisão para IRPJ (Lucro Real)
Assim como o item anterior, essa linha também será utilizada somente pela
instituição que estiver enquadrada no regime de tributação federal Lucro Real.
Ela apresenta uma provisão para recolhimento do citado imposto na base de 15%
sobre o lucro obtido pela instituição. Além desse percentual, se a escola ultrapassar
o lucro de R$ 240.000,00 no ano, o valor que superar esse limite será tributado
em mais 10%. Esses percentuais são calculados sobre o lucro ao final do período
de análise (um ano) e distribuído na proporção de 1/12 a cada mês (portanto, pode
acontecer de um determinado mês apresentar prejuízo e mesmo assim estar sendo
considerado um valor de provisão para IRPJ).
Resultado Líquido
Apresenta o resultado final do desempenho econômico-financeiro da instituição
no período mensal e anual, quando ela estiver enquadrada no regime de tributação
federal Lucro Real. Se a instituição estiver no regime de Lucro Presumido, esse
valor será o mesmo do item Lucro/Prejuízo (antes do IRPJ e Contribuição Social).
COMO ESTABELECER UM OBJETIVO DE RESULTADO?
Como foi visto no início deste manual, o planejamento financeiro inicia-se, na
verdade, com o estabelecimento de uma Meta Financeira, ou seja, Um Objetivo
de Resultado. Embora tenhamos alterado a ordem iniciando pelo planejamento das
receitas, trataremos agora de despesas e investimentos.
52
Planejar o resultado do ano
1.0
Como fazer
No canto superior esquerdo da planilha, encontram-se os valores referentes ao
investimento atual. Esse valor tem origem na planilha Fundo de Reinvestimento
(planilha 1.4), e é a soma do valor de todos os bens cadastrados na citada planilha.
Vamos, agora, estabelecer a meta financeira para o ano do planejamento.
Meta de retorno/lucro: inicialmente, o administrador deve fazer as seguintes
perguntas: que resultado (lucro) desejo obter no próximo ano? Esse resultado que
desejo obter é sobre o valor investido na escola ou sobre a receita total do ano? A
planilha permite estabelecer duas formas de cálculo do resultado desejado:
• uma previsão de retorno/lucro sobre o investimento total, por meio de uma taxa
de retorno anual sobre esse investimento;
• uma previsão de retorno/lucro sobre a receita total do período, por meio de
uma taxa (%) sobre esta receita.
Conforme a opção, o administrador deverá digitar o percentual de retorno/lucro
desejado logo abaixo dos títulos Sobre Investimento ou Sobre Receita.
Sobre investimento: se a opção desejada for por um retorno/lucro sobre o total
investido na escola, digite o percentual desejado (ex.: 28,9% ao ano).
Sobre receita: se a opção desejada for um retorno/lucro sobre a receita da escola,
digite o percentual desejado (ex.: 12% ao ano). Sugerimos que você utilize essa
opção pelo fato de o entendimento ser mais simples.
Valor do retorno/lucro: a partir da opção escolhida, a planilha vai calcular o “Valor
de Retorno/Lucro”, em reais. Veja o exemplo:
Exemplo: Retorno/lucro de 28,9% sobre o investimento:
Valor do investimento atual: R$ 84.800,00
Retorno/lucro (percentual): 28,9%
Retorno/lucro (reais) R$ 24.507,20
Receita total necessária: a planilha indica o valor total da receita necessária para
cumprir a meta de retorno/lucro calculado acima.
Receita total planejada: esse é o valor total que foi lançado no planejamento até
o momento. Compare o valor desse campo com o valor do campo “Receita Total
Necessária”.
53
1.0
Dicas:
Botão imprimir
resumo:
Planejar o resultado do ano
Valor do retorno pelo planejado: mostra o valor do retorno/lucro planejado
até o momento, conforme os lançamentos que foram feitos nessa planilha e nas
anteriores. Compare o valor desse campo com o valor do campo “Valor do
Retorno/Lucro” (meta).
Esse botão
se encontra
logo no início
da planilha.
Devido à
quantidade de
Com as informações cadastradas, pode-se comparar o resultado previsto com o
retorno desejado. Se o retorno calculado não for satisfatório, ou se o empresário
quiser buscar alternativas de melhoria nesse retorno, deverá utilizar a planilha
de Ações Estratégicas (planilha 2.2), na qual serão realizadas simulações para a
melhoria de resultado e que será comentada adiante.
informações
dessa planilha,
será impresso
um resumo
com as
principais
ANÁLISE COMPARATIVA COM O REALIZADO
À medida que o ano avança, as despesas e receitas efetivamente realizadas são
transferidas para esta planilha, gerando um comparativo, mês a mês, entre o
previsto e o realizado. Dessa forma, podem ser identificados os desvios entre o
planejado e o realizado, gerando planos de ação para sua correção, se necessário.
contas e totais.
Todas as informações da coluna “Realizado” vêm da planilha Resultado Geral
(vide adiante planilha 3.4) do mês correspondente, não sendo necessária qualquer
digitação adicional.
Seguindo à direita na planilha, acompanhando a evolução dos meses, temos acima
da somatória total do ano, dois quadros-resumos que permitem a comparação do
que foi previsto no planejamento e o que realmente aconteceu até o momento.
São duas informações básicas para essa comparação:
INDICADORES DE COMPETITIVIDADE
PREVISTO 
Receita total 
1.209.208,00 
Retorno (R$) 
(83.306,98) 
REALIZADO
Receita Total
106.200,00
Retorno (R$)
(36.019,51)
Junto a esses quadros, encontra-se um botão de atalho para a planilha de
Indicadores de Competitividade (planilha 2.1), que será apresentada adiante.
Com esta planilha podemos conhecer o resultado planejado da Instituição. Se este
resultado não for favorável, você poderá retornar às planilhas anteriores, reprojetar
os valores e, principalmente, definir ações (Plano de Ação) para que o resultado
seja favorável.
54
Planejar o resultado do ano
1.0
PASSO 9-COMPARAR DESPESAS PLANEJADAS COM PADRÃO (PLANILHA 1.9)
1.9-INDICADORES PADRÃO
Esta planilha permite que você compare os gastos projetados de sua empresa
(gasto por aluno) com o gasto médio (por aluno) das escolas de sua região,de
forma que você possa identificar quais são as despesas da sua organização que
precisam ser adequadas.Desta forma,auxilia você a melhorar o planejamento do
ano,demonstrando os gastos que devem ser ajustados (é importante que se faça
um plano de ação para que sejam ajustados).
Para que isto possa ser feito clique na célula em branco,abaixo de “Escolha a sua
região”:
Escolha a sua região:
Irá aparecer uma seta;clicando sobre a seta,serão demonstradas as regiões do país.
Clique sobre a região escolhida e os gastos (é a média dos gastos das escolas da
região) serão apresentados na coluna “Padrão por Aluno”:
Despesa
Salários e Encargos Sociais
FUNDO DE REINVESTIMENTO
Água
Aluguel
Aluguel de bens móveis
Bens de natureza permanente
Padrão por Aluno
R$
2.000,00
R$
354,61
R$
15,96
R$
R$
R$
148,94
21,28
3,55
Ao lado desta coluna, na coluna “Planejado por Aluno” estão demonstradas as
despesas PLANEJADAS por aluno de sua escola.
Planejado por Aluno
R$
2.293,35
R$
58,18
R$
16,17
R$
R$
R$
148,94
21,28
4,26
As despesas planejadas vieram das diversas planilhas preenchidas,dos passos 2 a 8
do Sistema de Gestão Financeira.
55
1.0
Planejar o resultado do ano
Você poderá comparar rapidamente as despesas padrão e as despesas planejadas
analisando a coluna “Relação”:
Despesa
Salários e Encargos Sociais
FUNDO DE REINVESTIMENTO
Água
Padrão por Aluno
R$
2.000,00
R$
354,61
R$
15,96
Planejado por Aluno
R$
2.293,35
R$
58,18
R$
16,17
Relação
14,67%
-83,59%
1,33%
As células em vermelho,nesta coluna,indicam que o gasto por aluno de sua
empresa é superior a 20% do gasto médio por aluno das escolas de sua região.
Estas são,sem dúvida,as despesas que devem sofrer algum tipo de redução.
As células em amarelo indicam que o gasto médio por aluno de sua escola é similar
(até 10% maior) às escolas de sua região.
E as células em verde demonstram as despesas que são menores,em sua escola,em
relação às de sua região.
COMPARAÇÃO ENTRE OS GASTOS TOTAIS DE SUA EMPRESA E OS
GASTOS MÉDIOS DAS EMPRESAS DE SUA REGIÃO
A planilha apresenta o % das despesas planejadas em relação à receita planejada de
sua organização:
72,14% É a sua relação despesas/receitas planejada
Este % é obtido a partir dos valores encontrados na planilha 1.8 (ver passo 8):
Despesas Operacionais Previstas (campo 4.0)
% =----------------------------------------------------------- x 100
Receita Total (campo 1.0)
Demonstra ,também,esta relação para as empresas da sua região (% médio das
empresa de sua região).
78,00% É a relação despesas/receitas sugerida para a sua região
Este é um indicador que permite analisar a necessidade de redução de despesas e/
ou aumento das receitas da escola.
56
Analisar Resultado Planejado e formar preço
2.0
2.0
Módulo: Analisar Resultado Planejado e Formar
Preço
No módulo anterior você planejou o resultado da instituição, projetando todas as
receitas e despesas envolvidas na operação. Agora, você poderá simular ações para
melhorar o resultado planejado; poderá, também, simular o preço a ser praticado
na anuidade.
É um módulo “opcional”, mas que pode auxiliar você nas ações de melhoria e na
tomada de decisão.
Vamos começar analisando a planilha 2.1, que apresenta os Indicadores de
Competitividade.
PASSO 10 – ANALISAR INDICADORES DE COMPETITIVIDADE
(PLANILHA 2.1)
2.1 INDICADORES DE COMPETITIVIDADE
Essa planilha permite a comparação entre o planejado e o efetivamente realizado,
de forma que se possam estabelecer ações de correção, se necessárias.
Ela demonstra, de forma resumida e de fácil visualização, os resultados obtidos
tanto no planejamento quanto nos meses já encerrados, não sendo necessária
nenhuma digitação adicional.
Essas informações servem como um “painel de controle”, no qual os resultados
apurados são comparados, de forma resumida, com os planejados.
57
2.0
Analisar Resultado Planejado e formar preço
Como fazer
Essa é uma planilha de análise, não havendo necessidade de qualquer tipo de
lançamento. Se você deseja acessar as planilhas que deram origem a essas
informações, basta clicar uma vez sobre o nome da origem (Planejamento, Anual,
Janeiro, Fevereiro, Março, etc.) no cabeçalho de cada coluna.
Na coluna “Planejamento”são demonstrados os indicadores com base no
planejamento financeiro realizado.
Na coluna “Anual”são demonstrados os indicadores acumulados dos meses já
realizados.
Nas colunas seguintes são demonstrados os indicadores de cada mês realizado
individualmente.
Receita total: demonstra o valor total das receitas previstas no planejamento e o
total de cada período analisado.
Percentual de despesas operacionais: demonstra o valor total das despesas
previstas no planejamento e o total de cada período analisado. Esse campo não
inclui as despesas com pessoal (salários, encargos, provisões de férias, 13º. e
vale-transporte) nem os custo diretos (impostos, custo do produto vendido e
inadimplência).
Para relembrar o que são as despesas operacionais retorne à planilha Planejamento
Outras Despesas Gerais (planilha 1.8).
Percentual de despesas com pessoal: demonstra o percentual das despesas com
pessoal previsto no planejamento e o de cada período analisado. Consta desse
percentual o total de salários, encargos, provisões de férias e 13º. e vale-transporte.
É calculado dividindo-se o total das despesas com pessoal pela receita total.
Lucratividade (%): demonstra o percentual de lucratividade previsto no
planejamento e o percentual obtido em cada período analisado. É calculado
dividindo-se o lucro/prejuízo (resultado líquido) pela receita total.
Lucro (R$): demonstra o valor do lucro previsto (resultado líquido) no
planejamento e o valor realmente obtido em cada período analisado.
Lucro por nº. de alunos (R$): demonstra a divisão do lucro (resultado líquido) pelo
número de alunos. Na coluna de “Planejamento”, o lucro previsto é dividido pela
quantidade de alunos projetada e, nas demais colunas que demonstram valores
realizados, o lucro obtido é dividido pela quantidade efetiva de alunos, conforme o
mês analisado.
58
Analisar Resultado Planejado e formar preço
2.0
Retorno do capital investido (%): esse indicador demonstra o percentual de
retorno sobre o investimento que a escola planeja obter e que está obtendo.
Para as colunas de “Planejamento” e “Anual”, considera-se como investimento o
valor dos bens lançados na planilha 1.4 Fundo de Reinvestimento. Para as demais
colunas (mês a mês), a fórmula considera o investimento já realizado e o valor a ser
recuperado até aquele mês.
É calculado dividindo-se o lucro/prejuízo (resultado líquido) em reais pelo
investimento realizado.
Retorno do capital investido (meses): esse indicador demonstra o tempo
de retorno do investimento em quantidade de meses. Para as colunas de
“Planejamento” e “Anual”, a fórmula considera como investimento o valor dos bens
lançados na planilha 1.4 Fundo de Reinvestimento. Para as demais colunas (mês a
mês), a fórmula considera o investimento já realizado e o valor a ser recuperado até
aquele mês.
PASSO 11 – SIMULAR AÇÕES ESTRATÉGICAS (PLANILHA 2.2)
2.2 AÇÕES ESTRATÉGICAS
Diante dos resultados obtidos no Planejamento Outras Despesas Gerais (planilha
1.8), pode se estabelecer linhas de ação que permitam atingir a meta financeira ou
melhorar os resultados planejados.
Essa planilha permite simular ações nas variáveis que geram resultados, mostrando
o reflexo que cada ação terá no resultado/lucro da escola. Em seguida pode-se
comparar esse resultado com aquele previsto no planejamento.
Podemos resumir essas ações em mudanças individuais nas variáveis, como:
• aumentar o preço médio das mensalidades;
• aumentar a quantidade de alunos;
• reduzir as despesas operacionais diversas;
• reduzir as despesas com pessoal;
• reduzir a inadimplência.
Ou ações conjuntas em mais de uma ou em todas as variáveis, tais como:
• diminuir o preço da anuidade e aumentar a quantidade de alunos;
• aumentar o número de alunos com aumento do valor da anuidade;
• aumentar a quantidade de alunos com aumento de despesas com pessoal e
redução das despesas operacionais diversas;
• outras combinações desejadas.
Dessa forma, pode-se realizar diversas simulações que ajudam a estabelecer metas
e decidir pela melhor alternativa de ação.
59
2.0
Analisar Resultado Planejado e formar preço
Depois de estabelecer as estratégias, é importante que elas sejam comunicadas
a todos os envolvidos. Somente assim um Plano de Ação poderá ser posto em
prática.
Como fazer
Lucro previsto no planejamento: esse valor vem da planilha Planejamento Outras
Despesas Gerais (planilha 1.8), sendo o resultado obtido após o lançamento de
todas as receitas e despesas.
Simulações: ações que queremos simular. Podem ser analisadas individualmente ou
em conjunto.
Índice: valor que se quer simular em relação à estratégia escolhida. Pode ser um
percentual ou uma quantidade. Esses valores podem ser positivos ou negativos,
conforme a simulação que se queira realizar (vide, a seguir, como proceder).
Novo lucro: apresenta o novo resultado/lucro que será obtido a partir da ação
estratégica que se está simulando. Compare esse novo resultado com o “Lucro
Previsto no Planejamento”. Se a simulação for feita para uma única variável, o valor
aqui apresentado será o reflexo dessa ação específica. Se a simulação for conjunta,
a célula vai apresentar o resultado das ações totais simuladas.
60
Analisar Resultado Planejado e formar preço
2.0
Redução/aumento do preço médio de anuidade: permite a simulação por meio
de um percentual. Se a intenção é simular um aumento no preço médio, lance o
percentual (ex.: 10%). Mas se a idéia é simular uma redução no preço médio da
anuidade, insira o sinal negativo (-) antes do percentual (ex.: -10%).
Redução/aumento do nº. de alunos (em quantidade): permite a simulação por
meio da quantidade de alunos. Se a intenção é simular um aumento na quantidade,
lance a quantidade (ex.: 9). Mas se a idéia é simular uma redução na quantidade de
alunos, insira o sinal negativo (-) antes do número (ex.:-9).
Redução/aumento de despesas operacionais (exceto com pessoal): permite a
simulação por meio de um percentual. Essa simulação não engloba as despesas
com salário, encargos, provisões para 13º. , férias e vale-transporte. Se a intenção é
simular um aumento no valor dessas despesas, lance o percentual (ex.: 15%). Mas se
a idéia é simular uma redução dessas despesas, insira o sinal negativo (-) antes do
percentual (ex.: -15%).
Redução/aumento de despesas com pessoal: permite a simulação por meio de
um percentual. Essa simulação serve especificamente para as despesas que não
foram consideradas na simulação anterior, ou seja, despesas com salários, encargos,
provisões para 13º. , férias e vale-transporte. Se a intenção é simular um aumento
dessas despesas, lance o percentual (ex.: 10%). Mas se a idéia é simular uma
redução nessas despesas, insira o sinal negativo (-) antes do percentual (ex,: -10%).
Redução/aumento da inadimplência: permite a simulação por meio de um
percentual. Com essa simulação é possível visualizar o que aconteceria com o
resultado alterando-se a inadimplência. Se a intenção é simular um aumento da
inadimplência, lance o percentual de aumento (ex.: 50%). Mas se a idéia é simular
uma redução da inadimplência, insira o sinal negativo (-), antes do percentual (ex.:
-50%).
Resultados previstos no planejamento: apresenta o resultado gerado no
planejamento financeiro após o lançamento das receitas e despesas, ou seja:
• o retorno/lucro (em reais);
• o retorno/lucro sobre o investimento (em percentual);
• o retorno/lucro sobre a receita (em percentual).
Simulado nas ações estratégicas: visando facilitar a comparação com o quadro
citado acima, esse quadro condensa o resultado das ações que foram simuladas, ou
seja:
• o retorno/lucro (em reais);
• o retorno/lucro sobre o investimento (em percentual);
• o retorno/lucro sobre a receita (em percentual).
61
2.0
Analisar Resultado Planejado e formar preço
Diferença: nesse campo, a planilha calcula a diferença entre o resultado previsto no
planejamento e o efetivamente realizado.
PASSO 12 – FORMAR PREÇOS ( PLANILHA 2.3)
2.3 FORMAÇÃO DE PREÇOS
Utilizando as informações lançadas no Planejamento Outras Despesas Gerais
(planilha 1.8) e nas demais planilhas de planejamento, a planilha “Formação de
Preços” consolida os custos diretos e indiretos (rateados) para os Centros de
Receita Ensino, permitindo calcular e simular o valor da anuidade a ser cobrada.
Pode-se calcular o valor da anuidade para cada Centro de Receita Ensino,
simulando-se diferentes quantidades de alunos e taxas de lucro desejadas.
Total dos Centros de Apoio: acumula o total de despesas de todos os centros
de apoio cadastrados na planilha Centros de Receita e de Apoio (planilha 1.1). As
despesas foram lançadas anteriormente, não sendo necessária nenhuma digitação
adicional.
Centro de Resultados Ensino: demonstra os centros de receitas previamente
cadastrados em Centros de Receitas e de Apoio (planilha 1.1).
Custo total: somatória de todos os custos que foram distribuídos para os centros
nas planilhas anteriores, não sendo necessária nenhuma digitação adicional.
Nº. de alunos projetado: apresenta as quantidades lançadas na planilha
Planejamento de Receitas Ensino (planilha 1.5).
Nº. de alunos (simulação): nessas células, pode-se digitar outras quantidades de
alunos para efetuar a simulação do valor da anuidade, sem precisar voltar à planilha
Planejamento de Receitas Ensino (planilha 1.5). Uma vez lançada outra quantidade
de alunos nessas células, a planilha considera o que for aqui digitado. Querendo
retornar à quantidade lançada no planejamento, basta deletar o valor da célula e a
planilha volta a considerar a quantidade anterior.
Custo por aluno (Direto): apresenta o resultado da divisão do total de custos
diretos de cada Centro de Receitas Ensino pelo número de alunos pelo qual se
optou anteriormente. Esse valor não representa o custo total por aluno, visto ainda
não ter sido considerado um valor referente aos centros de apoio.
Custo por aluno (Centros de Apoio): nesse momento, é feita a divisão do total de
custos dos centros de apoio pelo total de alunos previsto na planilha.
62
Analisar Resultado Planejado e formar preço
2.0
Custo total por aluno: demonstra a soma do custo direto (por aluno) mais o custo
recebido do centros de apoio (rateados por aluno).
Percentual total do cadastro de taxas e impostos: essa célula traz o percentual
total lançado para os Centros de Receitas Ensino (planilha 1.5) na planilha
Cadastro de Taxas e Impostos (planilha 1.2).
Valor dos impostos na anuidade: a célula calcula o valor referente a impostos
dentro das anuidades calculadas. É o resultado da multiplicação do “Valor total da
anuidade” pelo “Percentual total do cadastro de taxas e impostos”.
Percentual Margem de lucro: nessa célula, deve-se digitar o percentual de lucro
desejado na formação do preço de cada curso.
Valor da anuidade: demonstra o valor total da anuidade. Nesse valor, estão
considerados, além do custo total por aluno e o percentual de margem de lucro
desejado, os impostos e percentual de inadimplência cadastrados na planilha
Cadastro de Taxas e Impostos (planilha 1.2).
Nº. de pagamentos: quantidade de parcelas que a escola pratica para o cálculo da
mensalidade.
Dicas:
– Com base nas informações obtidas nessa planilha, o administrador poderá retornar às planilhas de planejamento
e alterar a quantidade de alunos e o valor da anuidade, refazendo o planejamento.
– Você poderá fazer simulações alterando, também, os percentuais de impostos e inadimplência bastando, para
isso, digitar os novos percentuais na planilha Cadastro de Taxas e Impostos (planilha 1.2)
– Essas Informações podem ser utilizadas para o preenchimento da planilha de custos a que se refere o decreto
nº. 3.274, de 6 de dezembro de 1999.
63
2.0
Analisar Resultado Planejado e formar preço
64
Conhecer os resultados mensais
3.0
3.0
Módulo: Conhecer os Resultados Mensais
Este é o módulo de gestão mensal. É com as planilhas que compõem este módulo
que iremos trabalhar no dia-a-dia, lançando as informações de entradas e saídas
efetivas de valores e analisando o resultado realizado do período.
As planilhas que compõem este módulo complementam a gestão financeira da
escola, pois apresentam o resultado obtido no mês para comparação com o
resultado planejado.
As diferenças encontradas entre o planejado e o realizado devem ser analisadas,
tendo suas causas identificadas e motivando ações de correção para que o
resultado planejado possa ser alcançado.
A apuração do resultado mensal será feita seguindo-se 5 passos.
CADASTRAR NÚMERO DE ALUNOS MATRICULADOS
Essa planilha permite o monitoramento da quantidade de alunos efetivos na escola
por Centro de Receitas Ensino mês a mês.
A sua constante atualização permitirá que a planilha de Indicadores de
Competitividade (planilha 2.1) nos mostre dados confiáveis quanto ao Lucro por
Número de Alunos. Desses lançamentos também depende a planilha de Resultado
Geral (planilha 3.4), no momento de ratear os centros de custos aos centros de
receitas.
3.1 MOVIMENTAÇÃO DE ENTRADAS E SAÍDAS
Nessa planilha, deverão ser lançadas, diariamente, as entradas de recursos
financeiros, separadas por tipo de acordo com o plano de contas apresentado.
Não será necessário lançar as saídas de caixa, pois elas foram lançadas no Contas a
Pagar (planilha 4.3) e serão apresentadas aqui na planilha 3.1.
Diariamente, é possível, também, conhecer o saldo de recursos da instituição.
A “Movimentação de Entradas e Saídas” é um dos mais importantes controles
financeiros da escola.
Essa planilha responde a uma pergunta importante de muitos empresários:
nesse mês, entraram ou saíram mais recursos? Seu preenchimento gera outras
informações ainda mais úteis à gestão financeira do empreendimento: permite
conhecer para onde os recursos financeiros estão indo. Com os valores pagos
separados em “contas”, é possível saber se as maiores saídas são para pagamento
de funcionários ou para pagar impostos, despesas operacionais, etc.
65
3.0
Conhecer os resultados mensais
66
Conhecer os resultados mensais
3.0
Permite, também, a comparação dos valores pagos em um mês com valores
dos meses anteriores. Com esse recurso, fica fácil identificar gastos que estão
aumentando (muitas vezes sem o conhecimento do administrador).
• A Movimentação de Entradas e Saídas apresenta valores que efetivamente
entraram na escola. Recebendo uma conta com cheque pré-datado, faça o
lançamento de entrada somente nas datas em que o cheque for efetivamente
creditado.
• Para alguns valores, como os juros de aplicações, não é necessário lançar os
valores todos os dias. Sugerimos que o lançamento seja semanal ou mensal.
Ao final de cada mês, faça uma análise da planilha prestando mais atenção
a itens como:
• total de saídas;
• grupos de despesas mais impor tantes;
• saldo inicial e final.
• Compare os fluxos de alguns meses e identifique despesas que subiram
muito. Estabeleça um máximo a gastar para cada uma dessas despesas.
• Note que, na planilha de janeiro, são apresentados os meses de outubro,
novembro e dezembro. Esses meses aparecem para que você lance o total
das mensalidades (normalmente a matrícula) recebidas no ano anterior,
mas que se referem ao ano que vai se iniciar.
Fazendo dessa forma, a planilha vai apropriar esses valores recebidos para o
ano em que se está fazendo o planejamento. Se isso não for feito, irá faltar
uma parte das anuidades para o mesmo, gerando um falso resultado.
Observação parecida fazemos para a planilha de dezembro, na qual
são apresentados os meses de janeiro, fevereiro e março. Esses meses
aparecem para que você lance o total das mensalidades (normalmente a
matrícula) recebidas no ano corrente, mas que se referem ao ano que vai
se iniciar.
Procure separar corretamente as receitas. Assim, se, ao receber alguma
parcela em atraso de um aluno, também for recebido um valor de juros,
separe esses valores, lançando o principal no campo da “Anuidade” (ex.:
Ensino Médio) e os juros como “Receitas Financeiras”. Dessa forma, os
juros recebidos serão apropriados no “Resultado Geral” no campo de
receitas extra-operacionais.
67
3.0
Conhecer os resultados mensais
Observações: Alguns valores lançados nessa planilha não serão remetidos
para a planilha Resultado Geral (planilha 3.4)” (ex.: os salários aqui
lançados não serão utilizados na planilha de Resultado Geral, uma vez que
há uma planilha específica (Salários Pagos planilha 3.2).
3.2 SALÁRIOS PAGOS
Nessa planilha, são lançados os valores efetivos do mês, dos salários e
encargos sociais por centro de receitas e de apoio, que vão compor o
Resultado Geral (planilha 3.4) do mês. Para preenchê-la corretamente,
o administrador deve pedir, a cada mês, que a Contabilidade prepare um
relatório com essa separação e deve digitá-lo na presente planilha.
A atualização dessa planilha não altera a que foi preenchida para fins de
planejamento e formação de preços já vista anteriormente.
A descrição do que cada campo significa pode ser obtida na planilha
Planejamento de Salários (planilha 1.7).
68
Conhecer os resultados mensais
3.0
3.3 MOVIMENTAÇÃO RESUMIDA
Essa planilha apresenta a Movimentação de Entradas e Saídas do mês
de forma resumida, contendo somente as contas principais. Nela, não é
necessário lançar nenhum valor.
3.3 - MOVIMENTAÇÃO RESUMIDA
JANEIRO
A) SALDO ANTERIOR
B) ENTRADAS
REALIZADO
25-mar-10
5.000,00
103.700,00
C) SAÍDAS
0,00
1) SALÁRIOS, ENCARGOS E GRATIFICAÇÕES
2) RECEITAS DEVOLVIDAS
3) PAGAMENTO DE FORNECEDORES
4) DESPESAS FISCAIS (IMPOSTOS)
5) DESPESAS OPERACIONAIS
6) DESPESAS GERAIS
7) INVESTIMENTOS E IMOBILIZAÇÕES
8) DESPESAS FINANCEIRAS
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
SALDO DO PERÍODO
108.700,00
3.4 RESULTADO GERAL
A planilha “Resultado Geral” é a ferramenta mais importante na gestão financeira,
fornecendo diversas informações relevantes para a gestão e tomada de decisão.
Podemos dizer que esse controle é a “outra face da moeda” do planejamento
financeiro, complementando-o. Com efeito, não existe planejamento financeiro
sem o respectivo controle e vice-versa.
Por meio desse controle, é possível conhecer a realidade econômico-financeira da
escola, especialmente porque responde a questões fundamentais na gestão dos
negócios, tais como:
• Afinal, no período que passou, a escola teve lucro ou prejuízo? Qual foi esse
resultado?
• Que produtos ou serviços (centros de receitas) geraram lucro ou prejuízo? Qual
foi esse resultado?
• Que produtos ou serviços (centros de receitas) tiveram resultado maiores ou
menores do que o planejado?
Veja por que é tão importante ter as respostas para essas perguntas.
Se pudermos medir o resultado obtido também poderemos medir o que será
necessário fazer para a escola melhorar esse resultado. Há muitas decisões a serem
tomadas para que o empreendimento passe a ser lucrativo ou para que o resultado
melhore, como aumentar a quantidade de alunos, reduzir custos ou melhorar as
margens. Em resumo, aqui está a verdadeira administração pelo resultado e para o
resultado e não apenas pelo caixa.
69
3.0
Obs: os valores
lançados na
planilha de
salários em um
determinado
Além disso, permite a comparação do resultado obtido com o objetivo de
resultado definido no planejamento financeiro. Essa comparação certamente gera
diversas ações para a correção ou mesmo manutenção do resultado obtido.
Permite, também, conhecer o resultado de cada centro de receitas e, com isso,
“focar”, prioritariamente, ações nos centros de receitas que não estão gerando
resultado satisfatório.
mês continuam
a aparecer
O “Resultado geral” do mês tem outra importante função, explicada a seguir.
nos meses
seguintes, para
que você não
A maioria das pequenas empresas faz sua gestão financeira baseada no caixa, isto
é, considera-se que a situação está boa quando há dinheiro em caixa.
precise digitar
alterados.
A gestão pelo caixa dá uma noção imediata da situação da empresa, mas pouco
prospectiva (isto é, não permite visualizar o futuro). Normalmente, a existência ou
não de caixa decorre de receitas, compras, custos e despesas feitas no mês (ou nos
meses) anterior(es) e só é percebida depois. Em outras palavras, ao tomar decisões
pelo saldo do caixa, o empresário está considerando apenas o passado.
Dicas:
A gestão pelo resultado é completamente diferente. Dá ao administrador uma
visão prospectiva, isto é, permite saber como o resultado obtido agora, no mês em
andamento, vai influenciar o caixa no futuro.
novamente.
Redigite
apenas os ítens
que forem
Porém, não
esqueça! Como
você já vem
fazendo o
Essa visão do futuro acontece porque, ao fazer os lançamentos na planilha, foram
incluídos todos os valores (de receitas e despesas) gerados no mês, mesmo aqueles
que ainda não foram pagos.
provisionamento
de férias e do
13º. salário na
planilha, não é
preciso lançar
esses valores na
Quer um exemplo? Se a empresa tem um veículo, a cada mês que passa ele perde
um pouco do valor por estar se desgastando. É necessário, portanto, saber que o
dinheiro em caixa não está inteiramente disponível. Parte dele deve ser reservada
para que seja possível, no futuro, repor um veículo igual ou similar e continuar a
atender bem os alunos.
data em que
o pagamento
é realizado.
Portanto, ao
pagar as férias
Assim, dizemos que parte do caixa é considerado um “Fundo de Reinvestimento”,
ou seja, uma parcela deve ser vista como custo e lançada no resultado, diminuindo
o resultado líquido. Esse valor certamente não pode ser retirado a título de divisão
ou distribuição de lucros.
e o 13º. salário,
não os lance na
planilha.
70
Outro exemplo: a cada mês que passa, os funcionários adquirem o direito de, no
final do ano, receberem 13º. e férias. Mesmo que esses valores só venham a ser
pagos no futuro, é correto considerar um valor de férias e 13º. como um custo
do mês em curso. Essa “reserva” de dinheiro nunca vai aparecer no caixa. Mas na
gestão pelo resultado fica evidente que o saldo de caixa que temos não é lucro,
em função dos compromissos futuros.
Conhecer os resultados mensais
3.0
Outra utilização importante de se conhecer o resultado líquido é que, em certas
empresas familiares, os proprietários retiram recursos mesmo que o resultado
tenha sido insuficiente. Em outras palavras, é preciso conhecer o real resultado
líquido para saber se é possível distribuí-lo.
É importante salientar que, nessa planilha, não é necessário lançar nenhum valor,
pois ela é inteiramente gerada com os dados das planilhas anteriores.
Essa é uma planilha de análise, não sendo necessária nenhuma digitação adicional.
Demonstra o resultado obtido em cada centro de receitas e no total da instituição.
Esse resultado deve ser analisado em duas etapas.
a) Considerando-se apenas as receitas e despesas diretas e rateadas para os
centros de receitas, sem a distribuição do custos dos centros de apoio (ex.:
administração). Isso poderá ser feito analisando-se o campo “5.0 – Resultado
Operacional”. Aqui você sabe se o centro de receitas conseguiu pagar suas
despesas diretas (ex.: salários e encargos) e as recebidas em rateio (ex.: energia
elétrica).
b) Considerando-se a despesa recebida dos centros de apoio (ex.: administração).
Isso poderá ser feito analisando-se o campo “7.0 – Lucro/Prejuízo (Resultado
Líquido)”. Como esses centros de apoio praticamente “prestam serviços” para
todos os Centros de Receitas Ensino, a planilha rateia o total de despesas dos
centros de apoio pelo número efetivo de alunos de cada centro de receitas. O
valor rateado aparece na linha “Rateio dos Centros de Apoio”.
O ideal é que o resultado sempre seja positivo. Contudo, nos casos em que o total
de despesas dos centros de apoio está muito alto, pode ocorrer um resultado
negativo, mesmo que o centro de receitas não seja diretamente o “culpado” desse
prejuízo.
Portanto, a análise desse resultado líquido (campo 7.0) deve ser feita levando-se em
consideração outras informações relevantes.
A coluna “Total Geral” apresenta o resultado consolidado da instituição. Esses
valores são transferidos para a planilha Planejamento Outras Despesas Gerais
(planilha 1.8) na coluna “Realizado”.
Assim, para analisar o resultado, retorne à planilha Planejamento Outras Despesas
Gerais (planilha 1.8) e compare os resultados planejados aos realizados.
71
3.0
Conhecer os resultados mensais
Dicas:
- Essa planilha
conta com um
botão especial:
“fechar o mês”.
Esse botão
“travará” todas
as informações
constantes
da planilha,
evitando
alterações
de valores e
resultados após
o fechamento
efetivo do
período
analisado.
- Ao clicar
esse botão,
será aberta
uma opção de
segurança.
- Então, o
administrador
deve optar pelo
travamento ou
não da planilha.
72
3.5 RESULTADO RESUMIDO
Essa planilha apresenta o resultado do mês de forma resumida, trazendo somente
as contas principais. Nela, também não é necessário lançar nenhum valor.
3.0
Conhecer os resultados mensais
73
4.0
Contas a Pagar
4.0
Módulo: Contas a Pagar
O Sistema de Gestão Financeira Positivo incorpora nesta versão 3.0 um módulo
destinado à gestão dos pagamentos efetuados pela organização.
É uma planilha muito prática que permite ao gestor diversos tipos de consulta de
forma simples,colaborando para a melhoria da gestão do negócio.
Vejamos as planilhas que compõe este módulo e como utilizá-las.
PASSO A – CADASTRAR FORNECEDORES (PLANILHA 4.1)
4.1-FORNECEDORES
Neste cadastro você irá digitar o nome dos fornecedores que fornecem produtos
e serviços para a escola. Com este cadastro será possível fazer consultas, na planilha
4.3, sobre as contas pagas e a pagar de um determinado fornecedor. Vejamos
alguns exemplos abaixo:
Código
1
2
3
4
5
6
7
74
4.1 Fornecedores
Descrição
Editora Positivo S.A.
Supermercado Realis Ltda.
Gráfica Cruzado Ltda.
Companhia de Eletricidade S.A.
Companhia de Água e Esgoto S.A.
Contas a Pagar
4.0
PASSO B – CADASTRAR FORMAS DE PAGAMENTO (PLANILHA 4.2)
Nesta planilha você deverá cadastrar as diversas formas com que as despesas da
escola são pagas. Vejamos alguns exemplos abaixo:
4.2-FORMAS DE PAGAMENTO
Cadastrando as formas de pagamento, será possível fazer consultas, na planilha 4.3,
sobre como foram pagas as despesas da empresa.
4.2 Formas de Pagamento
código
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Descrição
Dinheiro Caixa
Cheque Bancobrás S.A.
Cheque Bancoind S.A.
Débito conta corrente Bancobrás
TED/DOC
Cartão de Débito Credicam
Cartão de Crédito Credicam
CADASTRAR CONTAS A PAGAR E REALIZAR PAGAMENTOS (PLANILHA 4.3)
4.3- CONTAS A PAGAR
Nesta planilha deverão ser lançadas todas as contas a pagar pela empresa,
independente se pagas à vista ou a prazo.
Porque devemos fazer desta forma? Porque as despesas aqui lançadas serão
automaticamente transferidas para a planilha mensal (em “3-Conhecer os
Resultados Mensais”, PASSO 1-Movimentação de Entradas e Saídas), fazendo com
que não seja necessário relançar estas despesas mês-a-mês.
Vejamos como os lançamentos e pagamentos devem ser realizados,analisando
todos os campos.
75
4.0
Contas a Pagar
LANÇAMENTOS
Data: lance aqui o dia em que a despesa “entrou” no contas a pagar da empresa.
Exemplos:
Exemplo: 01/01/2009 digite 1/1/09.
Número do Documento: lance o número da Nota Fiscal, recibo, duplicata, boleto
que identifica a despesa. Exemplos:
Num. Doc.
12324-1
9867
4365
Tipo: lance o tipo de documento. Ex: Duplicata, Nota Fiscal.
Tipo
Duplicata
Nota Fiscal
Fornecedor: escolha o fornecedor cadastrado na planilha 4.1. Para completar este
campo, clique com o cursor sobre o campo em branco. Irá aparecer uma pequena
seta, indicando que você deve escolher algo que foi cadastrado. Clicando sobre a
seta, irão aparecer os nomes cadastrados em 4.1. Clique sobre um destes nomes
cadastrados. Exemplos:
Fornecedor
Editora Positivo S.A.
Tipo de Despesa: da mesma forma que para o campo anterior, escolha aqui o tipo
de despesa, clicando sobre um campo em branco onde irá aparecer uma seta.
Clicando sobre a seta aparecerão os diversos tipos de despesas. Clicando sobre a
despesa escolhida o campo será preenchido. Exemplos:
Tipo de Despesa
Devolução de Mensalidades
Despesas com viagem
Água
Valor: digite aqui o valor da despesa. Exemplos:
R$
R$
76
Valor
111,00
222,00
Contas a Pagar
4.0
Vencimento: digite aqui a data em que a despesa deve ser paga. Se for a vista lance
a data do dia em que estiver pagando. Exemplos:
Exemplo: 01/01/2009 digite 1/1/09.
Centro de Receitas/Apoio. Escolha, aqui, o Centro de Receita/Apoio para quem
deverá ser debitada esta despesa. Clique sobre o campo em branco e irá aparecer
uma seta. Clicando sobre a seta aparecerão os diversos Centros de Receita e de
Apoio que foram cadastrados na planilha 1.1 (ver passo 1). Clicando sobre o centro
desejado o campo será preenchido. Exemplos:
Centro de Receita/Apoio
Supletivo/EJA
Ensino Fundamental 2
Escola
Atenção: quando se tratar de despesas comuns a todos os Centros de Receita/
Apoio (ex: aluguel, consultoria/assessoria/telefone) o centro a ser escolhido deverá
ser ADMINISTRAÇÃO.
PAGAMENTOS
Data: lançar a data em que a despesa foi paga. Exemplos:
Exemplo: 03/01/2009 digite 3/1/09.
Juros/Descontos: digitar o juro ou desconto obtido. No caso de desconto digitar o
valor negativo. Exemplos:
Juros/Desc.
11,00
-2,00
77
4.0
Contas a Pagar
Valor Total: é o valor original da despesa acrescido dos juros cobrados ou
diminuído de um desconto obtido. Este campo é calculado pela planilha, não sendo
necessário digitar nada. Exemplos:
Valor Final
R$
122,00
R$
220,00
Forma de pagamento: escolha, aqui, a forma de pagamento utilizada para quitar
a dívida, clicando sobre a célula em branco. Irá aparecer uma seta;clicando sobre
a seta serão apresentadas as formas de pagamento cadastradas na planilha 4.2.
Clique sobre a forma de pagamento escolhida e a célula será preenchida. Exemplos:
Forma de Pagto
Dinheiro Caixa
Observações: campo destinado a observações necessárias. Exemplo:
Observações
Pago por André
COMO UTILIZAR A PLANILHA PARA CONSULTAS E FILTROS
Esta planilha permite visualizar as informações filtrando-as. Para isto iremos clicar
nas setas que acompanham cada um dos cabeçalhos. Ao clicar na seta serão
apresentadas as opções de consulta. Vejamos alguns exemplos de como realizar
consultas usando os filtros disponíveis.
78
Contas a Pagar
4.0
Campo Data (em “Lançamentos” ou em “Pagamentos”): ao clicar na seta
aparecem as seguintes opções:
– Classificar do mais antigo para o mais novo: clicando nesta opção, a planilha
rearranjará os lançamentos ,mostrando inicialmente os lançamentos ou pagamentos
na ordem decrescente das datas mais antigas para as datas mais novas.
– Classificar do mais novo para o mais antigo: mostrará os lançamentos ou
pagamentos na ordem inversa, ou seja, primeiro as datas mais próximas
decrescendo para as mais afastadas.
– Filtros de data: clicando nesta opção irão aparecer diversas alternativas de
consulta. Se desejar uma data (ex: 6/7) clique em “É igual a” e digite a data
desejada. Em seguida clique “OK”. A planilha vai apresentar apenas os lançamentos
ou pagamentos que contém a data escolhida.
Para retornar à planilha com todos os lançamentos ou pagamentos originais, clique
novamente na seta do cabeçalho (veja que agora ela apresenta um ícone de um
filtro, mostrando que os dados foram filtrados). Clique na opção “Limpar Filtro de
Data” e a planilha original será restaurada.
Será possível, também, filtrar os dados de um (ou mais) mês. Imagine que você
deseja consultar os lançamentos ou pagamentos realizados no mês de julho.
79
4.0
Contas a Pagar
Inicialmente clique na opção “Selecionar Tudo”. Note que todas as opções abaixo
estão, agora, desmarcadas. Em seguida clique no mês de julho. A planilha vai
apresentar os lançamentos ou pagamentos realizados neste mês.
Para que a planilha retorne à situação anterior, clique novamente em “Selecionar
Tudo” e “OK”. Todos os lançamentos ou pagamentos serão demonstrados.
À medida que muitos lançamentos ou pagamentos são feitos, a planilha poderá
conter muitos dados. Use estes recursos para demonstrar apenas os mais
recentes, que interessam para a gestão.
Campo Fornecedor: ao clicar na seta aparecem as seguintes opções:
– Classificar de A a Z: clicando nesta opção, a planilha mostrará os lançamentos
por ordem alfabética crescente, ou seja, inicialmente mostrará os fornecedores que
começam com A até os começam com Z.
– Classificar de Z a A: demonstrará inicialmente os lançamentos dos fornecedores
que iniciam com Z até os que começam com A.
– Filtros de texto: clicando nesta opção irão aparecer diversas alternativas de
consultas. Se desejamos uma relação dos fornecedores que comecem com a letra
C, clique em “É igual a” e digite a letra desejada. Em seguida clique “OK”. A planilha
vai apresentar apenas os fornecedores que começam com esta letra.
Para retornar à planilha com todos os lançamentos originais, clique novamente na
seta do cabeçalho (veja que agora ela apresenta um ícone de um filtro, mostrando
que os dados foram filtrados). Clique na opção “Limpar Filtro de Fornecedor” e a
planilha original será restaurada.
Será possível, também, filtrar os dados de um (ou mais) fornecedor escolhido.
Inicialmente clique na opção “Selecionar Tudo”. Note que todas as opções abaixo
estão,agora,desmarcadas. Em seguida clique no nome do fornecedor escolhido. A
planilha vai apresentar os lançamentos realizados apenas relativos a este fornecedor.
Para que a planilha retorne à situação anterior,clique novamente em “Selecionar
Tudo” e “OK”. Todos os lançamentos serão demonstrados.
COMO CONSULTAR AS CONTAS A PAGAR AINDA NÃO PAGAS
Para relacionar todos os pagamentos ainda não realizados de uma forma simples,
clique no cabeçalho de “Data” (em Pagamentos) e em seguida em “(Selecionar
Tudo)”. Todas as opções serão desmarcadas;em seguida clique em “(Vazias)”.
Serão relacionados apenas os lançamentos cuja célula “data” (de pagamento) estão
vazias, ou seja, ainda não receberam data de pagamento, pois a despesa não foi
paga.
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Contas a Pagar
4.0
Se você desejar filtrar os pagamentos não realizados apenas para um determinado
fornecedor, clique na seta do cabeçalho de “Fornecedor” e escolha o fornecedor
desejado.
A planilha irá mostrar os pagamentos em aberto apenas para este determinado
fornecedor.
ATENÇÃO!
Note que toda vez que você faz uma consulta com filtro aparece, no cabeçalho, um
ícone representando um filtro, avisando que os dados demonstrados estão filtrados
(ou seja, nem todos os dados disponíveis na planilha estão sendo apresentados).
Portanto se desejar retornar à planilha original, clique na seta que possui o ícone do
filtro e na opção “Limpar Filtro” que os lançamentos retornarão.
RECOMENDAÇÕES SOBRE AS ROTINAS DO CONTAS A PAGAR E GESTÃO
DAS DESPESAS
• A Planilha 4.3 de Contas a Pagar é a “porta de entrada” de todas as despesas
pagas. Portanto lance nesta planilha tanto das despesas pagas a prazo, como as
pagas a vista e aquelas pagas ou lançadas diretamente na conta bancária (ex: juros
de saldo devedor, TED ou DOC).
• Quando lançar algum valor referente a Investimento, lembre-se de cadastrar esse
investimento na planilha Fundo de Reinvestimento (planilha 1.4).
• Antes de iniciar o preenchimento dessa planilha, organize os procedimentos de
pagamentos. Não permita nenhuma retirada de dinheiro do caixa sem que seja
assinado pelo menos um vale de retirada. Exija recibo ou nota fiscal de todas as
despesas, até das mais simples.
• No início ou final do dia, pegue todos os recibos e notas fiscais de pagamento,
bem como os extratos bancários e lance no contas a pagar. Não deixe acumular
por diversos dias.
• Se necessário, solicite ao funcionário que pagou a despesa que anote no verso da
nota fiscal o tipo de despesa e para qual centro de apoio ou de receitas se destina.
Algumas escolas fazem um carimbo para registrar no verso da nota ou recibo o
tipo de despesa e o centro de apoio ou de receitas de destino.
• Não adianta apenas controlar o que se gastou: já que fizemos o planejamento
financeiro para o ano, devemos cobrar dos funcionários, e principalmente de nós
mesmos, o limite de gastos planejados para cada conta.
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4.0
Contas a Pagar
• Quando a escola pagar juros, separe esses valores e faça o lançamento na conta
destinada aos juros (“Juros pagos”) no Contas a Pagar.
Na conta “Despesas Bancárias”, lance somente pequenas despesas pagas, como
tarifas para a retirada de extrato e de talão. Juros pagos (para fornecedores,
bancos) devem ser lançados como “Juros pagos”. Despesas bancárias não precisam
ser lançadas diariamente. Você pode lançá-las semanalmente ou mensalmente. Mas
não se esqueça de fazê-lo.
Consórcio de veículo não é despesa, é investimento. Por isso, deve ser lançado
como “Investimentos e Imobilizações”. Se você está ampliando as instalações
de sua escola, lance os materiais de construção e demais gastos também como
investimento. Proceda da mesma forma com as aquisições de equipamentos
(compra de uma impressora, máquinas, etc.).
Lance as despesas com critério escolhendo a conta que mais se aproxima do
uso do recurso. Assim, por exemplo, um gasto com um determinado evento (ex.:
compra de enfeites ou materiais de decoração para a festa junina) deve ser lançado
no campo “Pagamento de Fornecedores Eventos” e não como uma despesa
operacional (ex:material de expediente).
Agindo dessa forma, será possível analisar corretamente o resultado final gerado
pelos eventos sem misturar com as despesas operacionais.
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CONCLUSÃO
O mundo dos negócios mudou. As instituições, mercados, clientes, preços e custos
mudaram. Vivemos em um ambiente de incerteza, com grandes alterações que
impactam diretamente todas as instituições.
Se a incerteza é constante, temos a certeza de que é imperativo ao administrador
a busca constante de novas ferramentas de gestão. Informe-se cada vez mais,
conheça e olhe as coisas sob um novo ponto de vista, de forma diferente. É preciso
buscar novas formas de ver o próprio empreendimento.
O software e o Manual de Gestão Administrativa/Financeira proporcionam
algumas ferramentas para que isso possa ser feito. Use o programa integralmente e
acrescente à sua experiência uma nova forma de gerir a instituição.
A efetiva utilização dos conceitos aqui apresentados irá melhorar a organização e o
controle do empreendimento e, especialmente, a sua capacidade de planejar ações
que melhorem os resultados.
Reforçando o que já foi dito muitas vezes no Manual: estabeleça um OBJETIVO
de resultados e o PLANO DE AÇÃO para obtê-lo. Faça o PLANEJAMENTO
FINANCEIRO e o CONTROLE FINANCEIRO para ver se os objetivos serão
alcançados. Trabalhe de forma pró-ativa: estabeleça onde e como chegar lá. É assim
que as maiores e melhores instituições atuam.
E, quando os conceitos aqui apresentados tiverem sido entendidos e aplicados, não
pare. Informe-se mais, aprenda mais, comece novamente.
Lembre-se que na atividade empresarial o ponto de chegada é também o de
partida.
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BIBLIOGRAFIA
CHING, Hong Y. et alii. Contabilidade e finanças para não-especialistas. São Paulo:
Prentice Hall, 2003.
IUDICIBUS, Sergio D. Contabilidade Gerencial. São Paulo: Atlas, 2001.
PADOVESE, Clóvis. Orçamento Empresarial. São Paulo: Atlas, 2002.
DROMS, William G. Finanças para Executivos Não-Financeiros. Porto Alegre:
Bookman, 2002.
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Glossário
GLOSSÁRIO
Administração. Conjuntos de princípios, normas, procedimentos e funções com
finalidade de coordenar recursos financeiros, materiais e humanos para atingir um
objetivo.
Alíquota. Percentual utilizado para calcular o valor dos impostos.
Alocação. Diz-se da reserva de verba para finalidade específica feita no conjunto de
um orçamento.
Alvará. Documento administrativo com efeito ou conotação de licença. Pode
também ser expedido por juiz, com força de mandado judicial.
Amortização. Redução gradual de uma dívida, por meio de pagamentos periódicos,
em que os juros incidem sobre o saldo devedor. Para o empresário, pode ser o
tempo no qual ele quer recuperar o valor de determinado investimento.
Balanço. Resumo contábil pelo qual verificamos a situação econômica e financeira
de uma empresa e analisamos se a mesma teve lucro ou prejuízo.
Bens. Produtos físicos tangíveis. Numa divisão genérica, podem ser: bens de capital
ou bens de produção (usados para gerar receita), como máquinas, equipamentos,
etc.; bens de consumo duráveis: com vida útil longa, como geladeira, móveis,
freezer, automóvel, etc.; bens de consumo perecíveis (com vida útil curta), como
alimentícios ou de uso limitado por modismos, épocas, etc. Podem também ter
sua classificação de acordo com o uso. Ex.: o automóvel para um taxista é um bem
capital, para qualquer outro cidadão é um bem de consumo durável. Costuma-se
chamar imóveis de bens de raiz.
Capital. Na definição imediata, dinheiro. Representado também pelo conjunto dos
recursos produtivos de uma empresa ou instituição e recursos financeiros.
Ver bens.
Capital de giro. Dinheiro disponível à operação da empresa.
Comissão. Percentagem sobre valor de uma transação, paga a título de honorário
ou intermediação.
Depreciação. Redução do valor de um bem em conseqüência do desgaste
pelo uso.
Fluxo de caixa. Controle da entrada e saída de dinheiro na empresa; tem ligação
direta com capital de giro e pode depender deste.
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Glossário
Imposto. Valor obrigatório pago ao poder público municipal, estadual ou federal.
Em tese, devem reverter em benefício do contribuinte, sob forma de benefícios
sociais e serviços à coletividade.
IOF. Imposto sobre operações financeiras, sejam de crédito, câmbio e seguro, ou
relativas a títulos ou valores mobiliários.
Juro. Remuneração que o tomador de um empréstimo paga ao dono do capital.
Leasing. Operação financeira em que se paga um “aluguel” que equivale à
prestação, por tempo determinado. Ao fim do contrato, o usuário tem opção de
compra.
Lucro. Diferença positiva entre receita e despesa. Remuneração do capital.
Mercado. Conjunto de pessoas e/ou empresas compradoras e vendedoras de
produtos, serviços e capitais que realizam trocas entre si. Nas economias abertas, é
regulado pela oferta e procura.
Obsolescência. Envelhecimento de bens ou produtos por uso ou pelo surgimento
de versões ou modelos tecnologicamente superiores.
Oferta. Quantidade de produtos ou serviços postos à disposição do mercado.
Orçamento. Previsão de quantias monetárias que deverão entrar e sair em
determinado período, geralmente dividido por departamentos ou centros de
custos.
Planejamento. Atividade destinada a organizar as várias tarefas e seus responsáveis,
em uma seqüência coesa e integrada para o atingimento de um objetivo.
Ponto de equilíbrio. Momento em que se igualam a despesa e a receita; não há
nem lucro nem perda.
Procedimento. Normas a que estão subordinados atos ou cumprimento de tarefas.
Conjunto de ações do trâmite de um processo. Método.
Produto. Sentido amplo, produto é todo e qualquer bem ou serviço resultante da
atividade produtiva de uma empresa, entidade, indivíduo ou país.
Propaganda. Divulgação por vários meios de comunicação de produtos ou
serviços postos à venda ou à disposição de clientes potenciais; ação com intenção
persuasiva.
Rateio. Divisão dos custos ou despesas que devem ser compartilhados entre
diversos setores da empresa.
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Glossário
Receita. Soma dos valores recebidos em determinado espaço de tempo.
Rentabilidade. Grau de rendimento de um investimento qualquer, geralmente
expresso pelo percentual de lucro obtido sobre o montante aplicado.
Sinergia. União de forças em prol de um objetivo comum. A junção dos membros
que compõem um ambiente traz um resultado melhor que a atividade individual
dos mesmos.
Tarifa. Taxa paga ao governo, geralmente sobre importação, exportação,
transporte de cargas e prestação de serviços, como fornecimento de energia, água,
telefonia, correios e telégrafos.
Terceirização. Atribuição a outras empresas ou pessoas das atividades de uma
empresa consideradas de apoio ou atividades-meio, para que esta possa dedicarse melhor às suas atividades-fim. Geralmente realizada por meio de contratos de
longa duração.
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Notas
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Notas
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