Título da apresentação
Curso Gestão de Projetos II
(Verdana, cor branca)
Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS
Prof.
Instrutor
Elton Siqueira
(a) (Arial Moura
preto)
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II
Gerenciamento
das Aquisições em
Projetos
Prof. Elton Siqueira Moura
OBJETIVOS
• Compreender a importância de uma boa gestão
de compras/contratos;
• Conhecer os processos de gerenciamento de
aquisições em projetos;
• Conhecer alguns tipos de contratos e suas
vantagens e desvantagens.
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
O gerenciamento de aquisições do projeto inclui
os processos para comprar ou adquirir os
produtos, serviços ou resultados necessários de
fora da equipe do projeto para realizar o
trabalho
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
•
•
•
•
Planejar aquisições
Realizar aquisições
Administrar as aquisições
Encerrar as aquisições
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Os processos envolvem contratos legais entre
um comprador e fornecedor
• É responsabilidade da equipe de
gerenciamento do projeto assegurar que todas
as aquisições atendam às necessidades
específicas do projeto e, ao mesmo tempo,
cumpram as políticas de aquisição da
organização.
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Contrato = Acordo = Combinação =
Subcontrato = Pedido de compra
• Atentar para as políticas de compras da
organização
• Buscar apoio com os especialistas em
contratos, compras, aspectos jurídicos e
disciplinas técnicas
• Elemento para identificar riscos
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Se a aquisição não for somente de materiais de
prateleira, mercadorias ou produtos comuns, o
fornecedor em geral vai gerenciar o trabalho
como um projeto
• Neste capítulo a equipe do projeto é a
compradora, e os fornecedores são
organizações externas à equipe do projeto
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Regras gerais:
– Os contratos exigem formalidade
– Todos os requisitos do produto e gerenciamento de
projetos devem estar definidos no contrato
– Se não estiver no contrato, só poderá ser feito se
uma solicitação de mudança for emitida
– Se estiver no contrato, deve ser feito
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Regras gerais:
– As mudanças no contrato devem estar por escrito
– Os contratos devem ajudar a reduzir o risco do
projeto
– Os contratos estabelecem uma relação legal
– A maioria dos governos apoia todos os contratos,
fornecendo um sistema judicial para resolução de
disputas
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Função do gerente de projetos:
– Conhecer o processo de aquisições
– Entender os termos e as condições do contrato
– Garantir que o contrato contenha todos os requisitos de
gerenciamento de projeto considerados necessários, como
comparecimento a reuniões, relatórios, ações e
comunicações
– Identificar riscos e incorporar mitigação e alocação de
riscos no contrato
– Ajudar a adaptar o contrato às necessidades exclusivas do
projeto
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
• Função do gerente de projetos:
– Estar envolvido durante a negociação do contrato para
proteger o relacionamento com o fornecedor
– Proteger a integridade do projeto e a capacidade de obter
que o trabalho seja concluído
– Exigir o cumprimento de todo o contrato e não apenas da
declaração do trabalho do contrato
– Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as
mudanças no contrato
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
Vantagens Centralização Contratos
Desvantagens
Aumento dos conhecimentos sobre
contratações
Uma pessoa de contratos pode
trabalhar em muitos projetos
Um departamento de contratação fornecerá a
seus empregados melhoria contínua,
treinamento e compartilhamento das lições
aprendidas
Pode ser mais difícil obter ajuda
sobre contratos, quando necessário
Práticas padronizadas na empresa
Os profissionais de contratações tem um
caminho de carreira claramente definido na
profissão de contratação
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
DO PROJETO
Vantagens Descentralização Contratos
Desvantagens
Acesso mais fácil aos conhecimentos sobre
contratações, porque os especialistas em contratos
estão na equipe
Não há departamento funcional para qual a
pessoa de contrato volte depois da conclusão do
projeto
Mais fidelidade ao projeto
Dificuldade para manter um alto nível de
conhecimento sobre contratações na empresa
Experiência em contratações com mais foco
Duplicação de conhecimentos e uso ineficiente
dos recursos de contratações entre os projetos
Pouca padronização das práticas de contratações
de um projeto para o seguinte
Tendência para não haver um caminho de
carreira definido na profissão de contratações
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II
Planejar as
aquisições
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
É o processo de documentação das decisões de
compras do projeto, especificando a
abordagem e identificando fornecedores em
potencial
Quais produtos e serviços precisamos adquirir
para este projeto?
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Análise de Fazer ou Comprar
– As economias de custos com a compra podem ser
excedidas pelo custo de gerenciar as aquisições
– Um dos principais motivos para comprar é reduzir
o risco para qualquer componente da “restrição
tripla”
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Análise de Fazer ou Comprar
– É melhor fazer se:
• Você tem uma fábrica ou força de trabalho ociosa
• Você quer manter o controle
• O trabalho envolve informações ou procedimentos
proprietários
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Análise de Fazer ou Comprar
Você está tentando decidir entre locar ou comprar um
item para o seu projeto. O custo diário da locação é
$120. Para comprar o item, o custo do investimento é $
1.000 e o custo diário é $ 20. Quanto tempo será
necessário para que o custo da locação seja igual ao
custo da compra?
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Análise de Fazer ou Comprar
$ 120D = $ 1.000 + $20D
$ 120D - $20D = $1.000
$100D = $1.000
D = 10
E então? Você compraria ou alugaria?
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
Resposta
Se você acha que precisará do item durante mais de 10
dias, deve considerar a compra para reduzir o custo.
Outras considerações:
– Grau de risco a ser aceito pela empresa
– Situação micro e macro da economia
– Evolução tecnológica
– Fluxo de caixa da empresa
– ...
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Seleção do tipo de contrato
– O objetivo é obter uma distribuição razoável do
risco entre o comprador e o fornecedor, e o maior
incentivo para o desempenho eficiente e
econômico do fornecedor
– Em geral existem 3 tipos de contratos:
• Custos reembolsáveis (CR)
• Tempo e material (T&M)
• Preço fixo (F)
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Seleção do tipo de contrato
– Fatores que influenciam a seleção
• O quanto a declaração de trabalho do contrato é ou pode
ser bem definida
• A quantidade ou freqüência das mudanças esperadas
após o início do projeto
• O nível de esforço e conhecimentos que o comprador
pode dedicar a gerenciar o fornecedor
• Padrões do setor para o tipo de contrato usado
• Quantidade de competição no mercado
• Quantidade de risco
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Custos reembolsáveis
• Os custos do fornecedor são reembolsados, acrescidos
de um valor adicional
• Os custos são desconhecidos
• O comprador tem maior risco de custos
• O comprador sabe o que é necessário, mas não sabe
como fazer
• O fornecedor descreverá o trabalho detalhado
• Projetos de P&D, TI, ...
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Custos reembolsáveis
• Custo mais remuneração (CMR) ou Custo mais
percentual do custo (CMPC)
– Normalmente os governos não o aceitam
– O comprador paga todos os custos e ainda um percentual de
custo como remuneração
– Os fornecedores não são motivados a controlar os custos
– Ex. Contrato = Custo + 10% dos custos como remuneração
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Custos reembolsáveis
• Custo mais remuneração fixa (CMRF)
– O comprador paga todos os custos, mas a remuneração (lucro) é
fixada em um valor monetários específico
– Ajuda a manter os custos do fornecedor sob controle
– A remuneração só é alterada com pedidos de mudanças
aprovadas
– Ex. Contrato = Custo + remuneração de $ 100.000
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Custos reembolsáveis
• Custo mais remuneração de incentivo (CMRI)
– Este tipo paga todos os custos e uma remuneração acordada,
acrescida de um bônus por superação dos objetivos de
desempenho definidos no contrato
• Custo mais remuneração de prêmio (CMRP)
– Este tipo paga todos os custos e uma proporção de bônus com
base no desempenho
– Semelhante ao CMRI, exceto que o montante do prêmio é
determinado com antecedência e distribuição
proporcionalmente dependendo do desempenho
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
Custos Reembolsáveis
Vantagens
Desvantagens
Declaração mais simples do trabalho do
contrato
Exige auditoria das faturas dos fornecedores
Em geral, exige menos trabalho para
escrever o escopo do que o preço fixo
Requer que o comprador tenha mais trabalho
para gerenciar
Em geral, o custo é inferior ao preço fixo,
porque o fornecedor não precisa fazer
acréscimos para compensar os riscos
Em geral, o fornecedor só tem um incentivo
moderado para controlar os custos
O preço total é desconhecido
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Tempo e Material (T&M)
• Geralmente usado para valores e períodos reduzidos
• O preço do contrato baseia-se em um custo por hora ou
por item e tem elementos de um contrato de preço fixo e
um contrato de custos reembolsáveis
• Ex. Contrato = $ 100 por hora + despesas ou materiais
ao preço do custo
• Ex. $5 por metro linear de madeira
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
Tempo & Material
Vantagens
Desvantagens
Rápido de criar
O lucro está incluído em todas as horas
cobradas
A duração do contrato é breve
O fornecedor não tem incentivos para
controlar os custos
É uma boa opção quando você está
contratando “braços” ou pessoas para
aumentar sua equipe
Só é apropriado para projetos pequenos
Exige mais supervisão de rotina de
comprador
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Preço Fixo (PF) ou preço global ou preço fixo
garantido
• Tipo de contrato mais comum no mundo
• Um preço é acordado para todo o trabalho
• O comprador tem o menor risco de custos, desde que o
escopo seja completamente definido
• O fornecedor tem o maior risco de custos
• Ex. Contrato = $ 1.100.000
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Preço Fixo (PF) ou preço global ou preço fixo
garantido
• PFRI (reajuste de incentivo)
– Ex. Contrato = $ 1.100.000. Para cada mês em que o projeto
termine antes do prazo, $ 10.000 adicionais serão pagos ao
fornecedor
• PFAEP (ajuste econômico do preço)
– Ex. Contrato = $ 1.100.000, mas um aumento de preço será
permitido no segundo ano para compensar aumentos nos
custos de materiais específicos
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
Preço Fixo
Vantagens
Desvantagens
Menos trabalho para ser gerenciado pelo
comprador
O fornecedor pode subestimar o preço do
trabalho e tentar obter lucros com
solicitações de mudanças
O fornecedor tem um incentivo forte para
controlar os custos
O fornecedor pode não concluir parte da
declaração do trabalho do contrato se
começar a perder dinheiro
As empresas tem experiência com esse tipo
Mais trabalho para que o comprador escreva
a declaração do trabalho do contrato
O comprador sabe o preço total no início do
projeto
Pode ser mais caro do que CR se a
declaração do trabalho do contrato estiver
incompleta: o fornecedor precisar aumentar
o preço para compensar o aumento do risco
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES
• Tipos de Contratos
– Pedido de compra
• Contrato de preço fixo
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II
Realizar as
aquisições
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
É o processo de obtenção de respostas de
fornecedores, seleção de um fornecedor e
adjudicação de um contrato.
Nesse processo a equipe receberá licitações ou
propostas e aplicará critérios de seleção
previamente definidos para escolher um ou
mais fornecedores que sejam qualificados para
realizar o trabalho
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
• Ferramentas e técnicas:
–
–
–
–
–
–
–
Reuniões com licitantes
Técnicas de avaliação de propostas
Estimativas independentes
Opinião especializada
Publicidade
Pesquisa na Internet
Negociações de aquisição
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
• Saídas principais:
– Fornecedores selecionados
– Adjudicação do contrato de aquisição
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
• Selecionar fornecedores:
– Receber e analisar as propostas, e selecionar um
fornecedor;
– Aplicar os critérios de avaliação de capacidade
identificados no plano de aquisições
– O fornecedor escolhido pode com base nos métodos:
• Ser solicitado a assinar um contrato padrão;
• Ser solicitado a fazer uma apresentação e, se tudo funcionar, passar
para as negociações;
• Os fornecedores podem ser solicitados a fazer apresentações e o
selecionado passar para as negociações;
• O comprador pode negociar com um ou mais fornecedores.
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
45
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
• Negociação
– Objetivos:
• Obter um preço justo e razoável
• Desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor
– Táticas de Negociação
• Ataques – “Se você não está ciente dos detalhes da sua
própria empresa, talvez fosse melhor sair do negócio!”
• Insultos pessoais – “Se você não entende o que está
fazendo, deveria tentar encontrar outro emprego!”
REALIZAR AS AQUISIÇÕES
• Negociação
– Táticas de Negociação
• Prazo – “O nosso voo sai hoje às 5 da tarde e nós
precisamos concluir as negociações antes disso.”
• Mentir – Não dizer a verdade. Isso pode ser óbvio ou
dissimulado
• Autoridade limitada – “Eu não posso aprovar uma
redução de seis meses no cronograma. Só fui
autorizado a oferecer três meses.”
• Pessoa ausente – “Só o meu chefe pode aprovar essa
solicitação e ele não está aqui. Por que não
concordamos em fazer somente ____? Eu posso
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II
Administrar as
aquisições
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
É o processo de gerenciar as relações de
aquisição, monitorar o desempenho do
contrato e fazer mudanças e correções
conforme necessário.
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
• Ações que precisam ocorrer:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Revisar faturas
Concluir o controle integrado de mudanças
Documentação
Fazer e gerenciar as mudanças
Autorizar pagamentos
Interpretar o que o contrato significa
Solucionar controvérsias
Realizar reuniões
Comunicar o desempenho
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
• Ações que precisam ocorrer:
– Garantir que somente pessoas autorizadas se comuniquem com o
fornecedor
– Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as
mudanças e a conformidade com o contrato
– Analisar as reclamações
– Controlar a qualidade
– Verificar o escopo
– Identificar riscos
– Monitorar e controlar os riscos
– Divulgas as mudanças para as partes apropriadas
– ....
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
Ações para contratos do tipo Custos Reembolsáveis
Certifique-se de que todos os custos cobrados sejam aplicáveis ao projeto
Audite todas as faturas
Certifique-se de que o trabalho do fornecedor esteja progredindo com eficácia
Esteja atento ao deslocamento de recursos em relação à proposta original (pessoas mais
experientes propostas e menos experientes usadas, mas cobradas a um valor mais
elevado)
Esteja atento ao acréscimo pelo fornecedor de recursos que não agregam valor ou não
realizam trabalho real
Esteja atento a cobranças do fornecedor que não constavam no plano original
Estime novamente o custo do projeto
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
Ações para contratos do tipo Tempo e Material
Oriente o fornecedor no dia-a-dia
Tente obter entregas concretas
Certifique-se de que a duração do projeto não seja prorrogada
Certifique-se de que o número de horas dedicadas ao trabalho seja razoável
Procure identificar situações em que trocar para outra forma de contrato faz sentido (você
determina a declaração do trabalho do contrato com um contrato de T&M e depois muda
para um contrato de preço fixo para a realização do projeto)
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
Ações para contratos do tipo Preço Fixo
Esteja atento a uma redução do escopo pelo fornecedor
Esteja atento a uma redução da qualidade pelo fornecedor
Esteja atento à cobrança pelo fornecedor de custos ainda não incorridos (a não ser que o
contrato permita)
Esteja atento a solicitações de mudança com preços excessivos
Procure identificar equívocos no entendimento do escopo
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
• Avaliação de desempenho do fornecedor:
– Reunião onde todos os dados disponíveis são reunidos para ver
se o fornecedor está cumprindo os requisitos
– O objetivo é identificar e recomendar ações corretivas e
preventivas necessárias, e solicitar mudanças formais
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES
• Administração de reclamações:
– Pode ser uma alegação de que o comprador fez algo que
prejudicou o fornecedor e o fornecedor está solicitando uma
compensação
– É uma forma de solicitação de mudanças do fornecedor
– Imagine trabalhar com um contrato de preço fixo e escopo
incompleto
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II
Encerrar as
aquisições
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES
É o processo de finalização de cada aquisição do
projeto.
• O encerramento é feito quando:
– Um contrato termina
– Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja
concluído
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES
• Trabalho a ser realizado durante o encerramento dos
contratos:
–
–
–
–
–
–
–
–
Verificação do produto
Encerramento financeiro
Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros
Relatórios de desempenho finais do contrato
Arquivo do contrato
Auditorias de aquisições
Lições aprendidas
Aceitação formal e encerramento
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• PMBOK – 4ª edição – PMI – 2008
• Mulcahy, R. Preparatório para o Exame de PMP
• Kerzner, H., Saladis, Frank P. Bringing the PMBOK
Guide to Life: a companion for the practicing project
manager. John Wiley & Sons, Inc. New Jersey. 2009.
USA.
• Heldman, K. Gerência de Projetos: Guia para o
Exame Oficial do PMI, 3ª Edição. Rio de Janeiro.
Elsevier. 2006