NORMAS GLOBAIS PARA
A SINCRONIZAÇÃO DE DADOS
GS1 GDSN
Normas Globais para a Sincronização de Dados
Comerciais
• Prateleiras vazias no Ponto de Venda por falta de reposição atempada?
• Camiões vazios e circuitos duplicados por falta de informação integrada?
• Caos na gestão de stocks por erros na classificação de artigos ou inserção de dados
no sistema?
Nunca mais a partir do momento em que implementa um Processo de Sincronização de
Dados com base nas Normas GS1 GDSN.
O Alinhamento de Informação Comercial é um factor crítico nas relações comerciais e para as
expectativas dos consumidores.
O segredo está na QUALIDADE DOS DADOS INTRODUZIDOS NOS SISTEMAS CENTRAIS DAS
EMPRESAS (ERP’s) na FICHA DE PRODUTO e/ou na CLASSIFICAÇÃO do artigo ou item.
A Rede Global de Sincronização de Dados da GS1 ou GDSN
(Global Data Synchronization Network), permite às empresas
terem sempre a mesma informação nos seus sistemas,
devidamente actualizada.
Qualquer alteração produzida numa empresa fica automática e imediatamente disponível para
todas as outras que fazem negócios com esta.
Informação rigorosa, fiável e actualizada ajuda tanto os operadores como os consumidores. Os
proprietários de marcas podem trazer novos produtos para o mercado de uma forma mais célere
e sem erros. Os retalhistas reduzem o trabalho administrativo e minimizam drasticamente os erros
nas ordens de compra e expedições.
No entanto, apesar desta evidência, “Quando as normas são de utilização voluntária, é preciso
lembrar que cada vez que optamos por nos desviarmos do standard global, adicionamos
complexidade, aumentamos os custos, criamos incerteza e mesmo a perda de confiança”,
observa João Picoito, responsável pela gestão desta área de negócio na GS1 Portugal, e
coordenador operacional da Plataforma GS1SyncPT (mais conhecido por se tratar de um catálogo
electónico) a qual inclui a Data Pool GS1pt. Defende ainda que a decisão estratégica nas empresas
passa por “Adoptar e não Adaptar”, incentivando fortemente os Fornecedores e Clientes a manter
ou adoptar os standards GS1.
Pragmatismo é a palavra de ordem!
FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO
da implementação de um Programa GS1 GDSN:
• Qualidade dos Dados: Assegurar que as Data Pools estão certificadas mediante normas GS1 GDSN
• Profundidade: Assegurar que estão previstas as especificidades de cada cadeia de valor (parametrização)
• Massa Crítica: Cada vez que se alarga ou aprofunda a implementação do sistema GS1 GDSN evidenciam-se melhorias notáveis na qualidade dos dados e, como tal, nos negócios, com benefícios para todos os parceiros comerciais.
EVOLUÇÃO DA SITUAÇÃO
das Normas de Sincronização de Dados em Portugal:
Iniciativa tripartida entre APED, CENTROMARCA e GS1 Portugal para a CONSTRUÇÃO DO CATÁLOGO ELECTRÓNICO DE PRODUTOS
• Criados grupos de trabalhos que definiram a forma como a GS1 GDSN deveria funcionar no
mercado nacional, por forma a encontar uma solução homogénea capaz de sincronizar com as
plataformas a nível internacional. Neste sentido os grupos de trabalho focaram as seguintes áreas
principais (Sincronização, Classificação, Medidas e Técnico)
• A plataforma, que será denominada por GS1 SyncPT deverá, de forma faseada, integrar:
- Data Pool GS1pt ou Catálogo Electrónico Certificado: A Rede Global de Sincronização de Dados
GS1, ou GS1 GDSN, é um ambiente global automatizado, baseado nos standards GS1, que viabiliza
a sincronização dos dados de forma segura e contínua, para que todos os parceiros possam ter os
dados dos itens consistentes nos seus sistemas em tempo real através de uma rede de Data Pools.
- Sincronização de dados das empresas: É a ferramenta que permitirá a sincronização de dados
públicos das empresas nacionais, recorrendo a mensagens normalizadas (GS1 EANCOM®, GS1
XML), garantido todos os aspectos de segurança exigidos pelos utilizadores, bem como os
aspectos legais e integridade da informação.
- Data Driver: É uma ferramenta que utiliza o prefixo GS1 atribuído à empresa (número que
identifica inequivocamente a empresa) para construir um código de barras ou o GTIN – Global
Trade Item Number para identificar o produto. Através da Data Driver, quando é introduzida a
informação sobre o produto, é atribuído de forma sequencial o número para o seu código de
barras. A Data Driver selecciona o código de barras mais indicado (p. ex. EAN-13), permitindo a sua
impressão automaticamente.
• Foram recepcionadas, até ao dia 22 de Janeiro, 7 candidaturas - três das quais de empresas
internacionais. Todos os candidatos têm uma vasta experiência de implementação desta
metodologia em diferentes países europeus.
• O papel da GS1 Portugal é de facilitador na implementação junto das empresas associadas
garantindo que estas cumprem as regras estipuladas a nível nacional e internacional,
disponibilizando para o efeito uma plataforma certificada.
• Pretende-se adjudicar esta plataforma a partir do segundo trimestre do ano corrente. A partir
desta altura ficará disponível para testes. A implementação ou a passagem “a produtivo”
dependerá da vontade e necessidade dos associados utilizadores (produtores e distribuidores)
Para aqueles que estão agora a começar um
Programa de Sincronização de Dados (GS1 GDSN)
Alguns conselhos sobre o que FAZER e o que NÃO FAZER para o sucesso do Alinhamento
(sincronização) de Informação Comercial
Do’s . . .
• Alinhe e Enquadre as Pessoas da Organização que estarão directamente envolvidas na
operação com uma visão comum sobre o programa
• Adopte a classificação global de produtos da GS1 e utilize os processos GS1 para requerer alterações nos standards
• Implemente o sistema GS1 GDSN de forma gradual e sustentada quer em relação a, parceiros quer em relação a produtos
• Identifique exactamente o que são os custos da operação total de forma a não criar distorções de mercado nomeadamente na equidade da distribuição de custos. As receitas superarão exponencialmente qualquer custo
• Conduza a interoperabilidade com bases de dados “acordadas” entre os parceiros comerciais envolvidos
• Construa ou adeque a sua base de dados de forma segura e sólida através da aplicação de Normas GS1. É a forma de garantir a qualidade dos dados mais importantes (comerciais
e logísticos)
• Colabore com os seus clientes e comunique a sua estratégia GS1 GDSN de forma clara com os seus parceiros comerciais.
Dont’s . . .
• Não subestime as necessidades de recursos. A implementação da GS1 GDSN não é um mero projecto técnico, é uma decisão estratégica e comercial que exige colaboração a vários níveis departamentais dentro dos Parceiros envolvidos.
• Não considere o programa de alinhamento / sincronização como uma solução para todos os problemas: a finalidade e o âmbito da aplicação da GS1 GDSN é a sincronização dos dados mais relevantes. Pode ser a base para uma infinidade de projectos colaborativos, mas não é essa a sua função principal.
• Não subscreva bases de dados locais nem financie o seu desenvolvimento nem conexões com bases de dados incompatíveis
EM CONCLUSÃO
a decisão de implementar um programa GS1 GDSN é uma decisão de topo cujo objectivo é garantir
o alinhamento da visão sobre como conduzir o negócio focalizando os recursos na selecção da
informação comercial e na garantia da qualidade dos mesmos.
GS1-The global language of business
Fundada em 1985, a GS1 Portugal-CODIPOR - Associação Portuguesa de Identificação e Codificação
de Produtos, é uma Organização privada, sem fins
lucrativos, formada por industriais, distribuidores e
prestadores de serviços, sendo a representante em
Portugal da GS1.
A GS1 Portugal-CODIPOR é multi-sectorial e tem por
objecto a gestão a nível nacional do Sistema GS1,
bem como o acompanhamento, investigação, estudo,
formação, implementação e desenvolvimento de
outros sistemas que conduzam à normalização e simplificação de procedimentos no âmbito da Indústria,
Comércio e Serviços.
A GS1 é uma Organização Global com mais de 30
anos de experiência na normalização, formada por
108 Organizações Membro Nacionais, representativas
de mais de um milhão de utilizadores que operam em
150 países, em múltiplos sectores e indústrias desde
o FMCG ( Fast Moving Consumer Goods) até à Saúde,
passando pelos Transportes e Defesa.
A GS1 oferece um portfólio de produtos, soluções e
serviços para a melhoria da eficiência e da visibilidade
das cadeias de valor, baseado na gestão das Normas
do Sistema GS1. Este sistema é de adesão voluntária
e o mais utilizado nas cadeias de valor em todo o
mundo, assegurando uma linguagem global nos
negócios.
CODIPOR - Associação Portuguesa
de Identificação e Codificação de Produtos
R. Prof. Fernando da Fonseca, 16 – Esc.II
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T +351 21 752 07 40
F +351 21 752 07 41
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