Associação Arquipélago de Manguinhos.
Estudo de caso para implementação de Planejamento estratégico e modelo
de orçamento.
Este estudo define premissas de ações e avaliações a serem implementadas e
seguidas para o período proposto até 2015. As proposições aqui apresentadas
estão ancoradas nas melhores práticas de gestão e em modelos referenciados
no mercado tanto em grandes corporações como também para instituições de
menor porte mas que exigem padrões de excelência e conformidades conforme
legislações vigentes e boas práticas consolidadas pelo mercado. O Estudo não
é um planejamento completo pois demandaria custos extras com pesquisas de
mercado, pesquisas de opinião e aprofundamento de mais estudos com
especialistas do mercado imobiliário e construção civil.
OBJETIVOS e PREMISSAS
As ações propostas foram pautadas nas seguintes premissas e objetivos:
Objetivo geral:
Tornar o empreendimento referencia no mercado local como o melhor espaço
residencial do município bem como prover todos os serviços e estrutura que os
melhores condomínios do país ofereçam aos seus usuários, sejam moradores
ou investidores dentro da capacidade de investimento que a Associação que os
representa consiga captar.
As premissas para realização de ações se baseiam na atual capacidade de
investimento e a velocidade de implementação estará sempre condicionada a
disponibilidade de aumentar ou não esta capacidade com aumento de
arrecadação.
Também será essencial respeitar a filosofia de implantação original do
empreendimento em todos os fatores que influenciaram a escolha de compra
de cada associado.
Objetivos específicos:
Dotar a Associação de modelos referenciados de gestão com implementação de
controles de todas as operações desde as ações financeiras e contábeis,
modelo organizacional da diretoria com definição clara de obrigações e
disponibilidades, passando por toda parte operacional interna, atendimento ao
público até o controle efetivo de toda informação pertinente à administração
interna e aos moradores e proprietários de lotes.
Inicialmente estas ações devem ser feitas de forma imediata e manual e ao
longo do tempo devem automatizadas ao máximo de modo a permitir que
ferramentas tecnológicas consigam transmitir em tempo real via web todos os
passos de qualquer ação como definição de investimentos, propostas e suas
implementações, inclusive controle de compras e qualquer decisão ou
proposição de trabalho.
Ações práticas como acompanhamento de ações de controle de segurança,
controle de compras e investimentos, acompanhamento contábil e financeiro
devem ser implementadas desde já e seguindo padrões de transparência,
eficiência e a legislação vigente, inclusive retroagindo movimentos passados
que não se enquadram nestes requisitos, como rever balancetes e balanços
que possam originar problemas fiscais e contábeis buscando ao máximo
reduzir riscos e problemas futuros. Problemas detectados devem receber
atenção especial em que se calcule o risco e o seu possível valor, deixando
reservas de contingência e ressalvas contábeis para cada item de risco.
Na parte gerencial deve-se definir claramente em organograma e em
fluxogramas os modelos de trabalho e as responsabilidades de cada membro.
Hoje pressupomos a diretoria trabalhando em conjunto mas com cada
membro, de acordo com suas expertises de trabalho, gerenciando um setor
especifico como gestão de projetos, pessoas e contratos, segurança,
contabilidade e finanças.
O organograma atual prevê e demanda um gestor administrativo e um gestor
operacional exercendo múltiplas funções como atendimento ao público,
organização, controle financeiro e contábil entre outras. Periodicamente, se
possível a cada 6 meses, deve-se rever estas demandas e analisar
necessidades gerenciais pois num médio prazo com o crescimento da ocupação
do condomínio e a implementação de grandes projetos internos certamente
haverá muito maior necessidade de equipes especializadas com atribuição mais
específica de funções. A projeção de ocupação é de que evoluamos de 11 casas
atuais para 25 até setembro de 2014 e cerca 60 ao final de 2015. Estas
projeções se baseiam no forte volume de projetos aprovados desde junho de
2013 até este momento (12) e às consultas para novos projetos a serem
apresentados em curto prazo (até 3 meses).
Considerando estas projeções fica já previsto que o organograma futuro tenha
além de um gestor administrativo e um operacional, um gestor
contábil/financeiro, um gestor de atendimento ao público e ao empreendedor
(e aos interessados em adquirir lotes), um gestor de projetos para fiscalização
de obras e aprovação de projetos e também um gestor de pessoas gerenciando
a equipe interna, terceiros e fornecedores. A forma de prestação destes
serviços também deve ser avaliada periodicamente com análise da melhor
forma de contratação, se terceirizada ou contratada diretamente pela
Associação, considerando a demanda e carga efetiva de trabalho e seus custos
totais de contratação.
Um orçamento claro com definição objetiva de percentuais de uso mensal da
arrecadação para cada área de trabalho como paisagismo, compra de
equipamentos e investimentos em conhecimento e pessoal deve ser seguido
bem como o máximo controle orçamentário sobre os custos mensais
constantes, se possível com definição de limites máximos para cada item. Ao
mesmo tempo por termos um projeto ainda em implantação deve-se atentar
para reavaliações periódicas de acordo com demandas que venham ocorrem de
forma não prevista, de modo a não impedir ações de trabalho que melhorem
as relações de custos e benefícios com novas necessidades.
Problemas atuais e sugestão de soluções mais viáveis analisadas.
O primeiro grande passo para tornar viável a gestão saudável dos recursos
arrecadados se deu com a mudança do modelo gerencial inicial em uso desde
2012 com a substituição da empresa gestora do condomínio que consumia em
média R$ 55.000,00 mensais pela gestão própria, inclusive de mão de obra.
Desde maio de 2013 os gastos totais da associação com este modelo não
passam de 50% do valor arrecadado. De forma surpreendente a qualidade dos
serviços ficou mais evidente e eficiente, conforme atestado por depoimentos
dos próprios associados, principalmente moradores.
Estas ações e outras futuras que viabilizem capacidade de investimento
proporcional aos gastos mensais e a filosofia de custos fixos os mais enxutos
possíveis deve ser âncora para qualquer procedimento futuro.
Ao longo das análises foi percebido que o modelo contábil implementado de
janeiro de 2012 até junho de 2013 apresentava graves falhas de
monitoramento que estão sendo corrigidas. A solução já está em implantação e
visa definir padrões e conformidades com clara imposição das regras de
negócio a serem seguidas com checagens periódicas da execução de tudo que
foi parametrizado e definido. Neste setor foram verificados problemas a serem
tratados como alguns recebimentos sem origem definida feitos através de
depósitos bancários com valores pequenos mas que podem acarretar
problemas futuros de maior dimensão.
Na parte de compras foram detectados pagamentos vultosos feitos de forma
inadequada a pessoa física sem o devido respaldo na legislação e deve-se
monitorar esta situação com risco de perdas contábeis. O modelo atual de
compras já define proibição de contratações deste tipo exigindo nota fiscal
sempre.
No controle financeiro foram diagnosticadas falhas no envio de informação do
banco Caixa para a Associação com extratos contendo dados superficiais e
dúbios para os atuais padrões de controle. Também dados sobre pagamentos
efetuados pelos associados estavam dúbios ou omissos de informação por não
haver baixas adequadas em boletos emitidos que foram substituídos por novos
boletos mas não foram cancelados em sistema, ficando erradamente em
aberto. Assim novos modelos estão sendo exigidos desta instituição, inclusive
retroagindo dados controversos, segundo diagnóstico da assessoria contábil.
Recomenda-se também imediato estudo por profissional especializado em
gestão financeira para implementar controles e padrões de trabalho para ações
internas de gestão financeira, o que já está em curso junto com a inserção de
dados confiáveis no sistema de administração implantado retroagindo
informações desde 2012.
A gestão de pessoas deve garantir o cumprimento pleno da legislação vigente
e também de acordos sindicais das categorias abrangidas. Ações que valorizem
os colaboradores também devem ser consideradas como treinamentos
especializados, estímulos a melhoria dos níveis de ensino e intelectuais, como
complementar o currículo escolar com supletivos. Está claro e já documentado
em diversos estudos de caso que quanto melhor o preparo melhor o
rendimento e o entendimento das responsabilidades. A remuneração de
mercado está em constante acompanhamento e sendo pagos valores até 25%
acima da média do mercado, o que permite cobrar melhor rendimento e
comprometimento.
Dentre as ações de transparência devem ser definidos, publicados e
explanados em assembleias todas as informações sobre arrecadação e
despesas bem como apresentadas as proposições de investimentos com um
modelo orçamentário ao mesmo tempo rígido mas parametrizável visando
atender as variáveis de investimentos compatíveis com as demandas
operacionais do dia a dia.
A gestão administrativa e operacional deve dar prioridade absoluta às
demandas e atendimento direto aos associados, permitindo contato contínuo e
apoio absoluto para solução de qualquer pendencia de moradores e
proprietários de lotes.
Especial atenção tem que ser direcionada aos proprietários para estímulo às
construções com subsídios técnicos e tempos de aprovação de projetos
reduzidos ao menor tempo possível. Com a implementação de ações de gestão
e contratação de empresa especializada de junho a novembro foram cerca de
12 novos projetos aprovados com prazo máximo de 7 dias corridos, alguns em
2 dias. Para estes associados específicos também devem ser estimulados o
contato e troca de informação direta entre eles que já usufruem de avaliação
de fornecedores, melhores formas de trabalho, compartilhamento de compras,
gerando economias de tempo e investimento na implementação de seus
projetos.
Na parte operacional foi detectada grande demanda dos associados por
melhorias na gestão de segurança. Para isto foi elaborado, aprovado em
assembleia e está em implementação o modelo de segurança que permitirá
resolver todas as demandas levantadas e até melhoras não previstas.
Estratégias de implementação e cumprimento dos objetivos gerais.
Na parte intelectual de gestão estão sendo implementadas todas as filosofias
definidas como as mais adequadas. Falhas de informação estão sendo
checadas uma a uma e corrigidas num esforço pesado e não previsto
inicialmente entre as demandas.
Visando dar a melhor estrutura possível ao loteamento estão já sendo
implementadas ações para efetivar todo o projeto paisagístico previsto quando
da implantação com destinação orçamentária definida para este fim e com
adaptações ao projeto para que não fira a legislação ambiental e também
visando economicidade das ações quando houver custos mais dispendiosos.
A filosofia de abordagem ao empreendimento deve ser a de tratar todo ele e
cada lote ocupado ou não como um investimento. E devemos ir além: até
pouco tempo este investimento era tratado como uma poupança segura sem
grandes ambições de buscar mais rentabilidade no menor prazo.
Propomos agora, com as reservas disponíveis, tratar o empreendimento como
um investimento alanvancado, termo técnico financeiro que diz sobre executar
ações que retroalimentem valorização maior e mais rápida. No mercado
financeiro para se fazer isto seria preciso especular e arriscar como fazem os
fundos de ações, com possibilidade de perder muito e ganhar muito. Aqui
podemos usar esta tática e não correr riscos pois qualquer investimento em
passivos e melhorias trará retorno ao investimento com valorização contínua,
trazendo muito maior retorno ante opção de deixar valores aplicados em
investimentos bancários que mal cobrem a inflação do período e muito menos
atrasar ações de trabalho que aumentam seus custos em valores bem mais
altos que as rentabilidades ganhas. Ou seja, quanto mais demora e lentidão
em investir menos poderá ser feito e com custos sempre maiores.
As reservas financeiras deverão ser usadas para implantar o máximo possível
de equipamentos urbanos, em especial a grande praça na área frontal do
loteamento seguindo projeto paisagístico inicial e ampliando seu uso com as
sugestões propostas pelos associados para construção de estacionamentos,
equipamentos esportivos como quadras de tênis, futebol society de 7, quadra
poliesportiva e salão de eventos panorâmico para até 150 pessoas e expansível
para mais, com uso tanto em eventos festivos como empresariais como cursos,
palestras e treinamentos que os associados queiram oferecer. A forma de
viabilizar as implementações, em que ordem cronológica e como fazr suas
manutenções devem ser definidas em assembleia, cabendo à equipe de gestão
apresentar diversas soluções com seus respectivos custos. Também já há
estudos para transformação da área de alagado atual na parte mais baixa do
empreendimento em lago com paisagismo ao redor, além da implantação de
hortas e pomares orgânicos comunitários. As prioridades de execução e o
tempo a ser dispendido para entrega de cada item será definido em
assembleias e implementados de acordo com a viabilidade financeira. Será
importante também expor que mesmo que as discussões em assembleias
definam uso de cotas extras ou aumento do valor da contribuição mensal o
retorno será provado com estudos e projeções de ganhos.
A velocidade da implementação destas ações será proporcional à capacidade
de investimento bem como das aprovações pelos associados em assembleia.
Também visando valorizar o empreendimento devem desde já ser consideradas
a homologação de normas e certificações como ISO 9000, ISO 14000 e outras
que definam e sejam parâmetro de trabalho e no futuro garantam ao mercado
que o empreendimento é diferenciado e assim que possível certificado no
máximo possível de normas internacionais, além de praticar todas as boas
práticas de gestão e organização. O fato do empreendimento estar cercado por
uma reserva quase nos obriga a ter um selo verde pois a localização
estratégica neste sentido será sempre um diferencial em relação aos outros
empreendimentos.
Da organização do orçamento
Prosseguindo com a política de transparência o orçamento definido sob
parâmetros de necessidades e realizado da forma mais econômica e funcional
possível será o grande fator de controle dos associados em relação às ações de
trabalho.
Assim ficam propostos limites para os gastos contínuos baseados nos custos
médios avaliados no período de maio a dezembro de 2013. Também ficam
definidos parâmetros para gastos variáveis que terão como fonte de gastos os
superavits alcançados e aferidos durante o período citado. A tendencia de
superavits tão vultosos deve se reduzir de forma escalonada ao longo do
tempo com o aumento da estrutura física do empreendimento. Também os
gastos propostos devem se reduzir mas numa velocidade um pouco menor.
Caso haja demanda por mais investimentos posteriores devem ser
consideradas como alternativas o uso das reservas acumuladas em valores
absolutos próximos dos propostos para uso do superavit ou aumento do valor
da contribuição mensal dos associados, opções estas a serem definidas em
assembleias futuras. Estes cenários econômicos atuais devem permanecer até
abril de 2014 quando novas análises sobre as opções acima citadas devem ser
reavaliadas e apresentadas.
A peça orçamentária
Hoje temos os seguintes gastos fixos principais como apresentados a seguir
com todos os impostos e taxas inclusos e variações máximas de até 10% entre
um mês e outro para mais ou menos:
Segurança
Gestão:
Fiscalização de obras:
Manutenção de equipamentos de segurança
Paisagismo e coleta de resíduos domésticos
Assessoria contábil
Pessoal, incluindo contribuições
Serviços públicos-água, energia, comunicação
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
22.000,00
5.600,00
1.100,00
1.100,00
1.650,00
700,00
3.500,00
1.000,00
Total:
R$ 36.650,00
Baseado na arrecadação média de R$ 78.000, incluindo as contribuições
mensais e acordos para recebimento de dívidas temos um valor aproximado de
47% de comprometimento da receita, fator ótimo para os parâmetros atuais
de serviços prestados.
Após os gastos com necessidades eventuais como ações de implementação de
novas áreas de paisagismo, contratação de serviços como análise de projetos,
compras de insumos, materiais de consumo, carros pipa e outros gastos temos
um superavit médio de R$ 32.000. Este superavit só não será alcançado
quando houver pagamentos de tratoragem e outros serviços como pintura de
meio fio, por exemplo.
Como as reservas financeiras estão num nível atual confortável o orçamento
deve prever o uso deste superavit com ações de valorização do
empreendimento. Dentre os setores a serem abrangidos elencamos 3 como
principais para alcançar estes objetivos:
paisagismo (incluindo irrigação) que deve ser cumulativo em função de estar
sujeito a variações climáticas e sazonalidades. Defina-se cumulativo como ao
não poder gastar o valor reservado num mês que fique resguardado o valor
para uso nos meses seguintes. Propõe-se um percentual de 40 a 45% do
superavit para uso nestas ações, hoje em valores médios seriam cerca de R$
12.000,00 abrangendo compras de insumos, mudas, alocação de mão de obra
extra.
equipamentos para os diversos setores como manutenção urbana (varredeira e
outros equipamentos que agilizem e melhorem os trabalhos), material para
irrigação (bombas elétricas, aspersores), equipamentos de segurança como
novas câmeras com melhor desempenho. Para este setor de investimento
propõe-se reservar de 35% a 40% de forma não cumulativa, ou seja, se não
houver demanda num mês estes valores se revertem em superavit e seriam
realocados para outros setores ou simplesmente se acumulariam às reservas
financeiras.
Um último fator de investimentos seriam melhorias intelectuais e operacionais
da gestão com contratação de serviços eventuais como treinamentos para
brigadas de incêndio e de jardinagem, serviços jurídicos de cobrança e
pareceres, organização contábil e financeira, sistemas tecnológicos,
organizacionais, obras civis e também serviços operacionais como tratoragem
de terrenos, pintura de meio fio, limpeza de instalações pluviais e outros ainda
não demandados. Também estes itens seriam não cumulativos como explicado
acima teriam reserva de uso em até 25%.
Os dispêndios previstos a cada mês e um cronograma com todas as previsões
de gastos e dispêndios estarão detalhados no orçamento analítico.